PROTOCOLO PARA EL DESARROLLO DE UNA

VIDEOCONFERENCIA

La videoconferencia es un sistema de intercomunicación que

permite la interacción visual, auditiva y verbal entre personas
distantes, desde cualquier lugar, con equipos compatibles que envían
señales sobre diferentes canales de transmisión; haciendo posible
verse, escucharse y compartir información como fotografías y dibujos.

PROTOCOLO DE LA VIDEOCONFERENCIA

Existen varios tipos de protocolos para realizar una conferencia:

 Protocolo del Espacio Físico

 Protocolo de Presentación Personal
 Protocolo para desarrollar una videoconferencia

Protocolo del espacio Físico:

Al diseñar el espacio físico para ubicar una sala de videoconferencia

debemos tener presente las siguientes reglas:

 Para adecuar los espacios físicos, debemos tener en cuenta el

número de personas que participarán en la videoconferencia.

 Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben

ofrecer una iluminación indirecta adecuada, para evitar las
sombras en la cara del conferencista o de los participantes.

 Una sala de reunión debe tener una acústica de buena calidad

para evitar la reverberación del sonido y evitar los ruidos externos.

Protocolo de Presentación personal:

Al colocarnos frente a una cámara de televisión debemos tener

presentes algunas reglas:

 Seleccionar adecuadamente nuestro vestuario evitando los

colores blanco, negro y azul oscuro, las telas con muchas rayas,
cuadrados, o dibujos complejos tampoco son aconsejables.

 Evitar las telas que producen ruido cuando la persona camina,

los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con
llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar.

 Cuando usemos maquillaje debemos evitar las sombras,

rubores y labiales demasiado oscuros.
  Demasiadas joyas pueden reflejar la luz y producir ruidos al
movernos. Cuando los aretes que usamos son más grandes que
nuestros ojos, interfieren con el contacto visual del público, a
través de la cámara.

 Evitar usar gafas oscuras, so pena de parecer como un

mapache.

 Evitar que el cabello nos tape la cara, los caballeros deben

mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia
para una mejor presentación.

 Debemos sentarnos derechos y evitar balancearnos sobre la

silla.

 El conferencista debe evitar leer sistemáticamente sus apuntes,

ya que los televidentes sólo verán la parte superior de su
cráneo.

 Debemos mirar la cámara para entablar una comunicación

visual con los asistentes a la videoconferencia.

 Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.

Protocolo para desarrollar una videoconferencia:

Para desarrollar una videoconferencia en el SENA debemos realizar el

siguiente procedimiento:

 Solicitar con 8 días de anticipación al centro que pertenecemos

o a la Dirección general del SENA el espacio para hacerla,
incluyendo la fecha y hora para su realización, el nombre de la
persona que va a realizar la videoconferencia y el tema a tratar.
 Hay que tener en cuenta que todos los viernes, se envía por
correo o se publica la programación de las videoconferencias de
la semana siguiente.