ERP NEDİR

ERP’nin günümüzdeki tanımı nedir? Bugün artık ERP konuşulurken sadece planlama fonksiyonundan bahsedilmiyor. ERP artık bir kurumun yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak kullanılıyor. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine imkan veriyor. ERP, bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlıyor. Bu iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel karakteristikleri şöyle özetlenebilir: • • • • • ERP uygulamaları, iş süreçlerini adresler. ERP uygulamaları modüler yapıdadır. ERP uygulamaları entegredir. ERP uygulamaları kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır. Uçtan uca bir ERP çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler.

ERP hakkında kafalarda soru işareti oluşturan bazı konulara yanıt aramak gerekirse karşılaşacağımız sorular ve yanıtları şunlar olacaktır: 1.“İş süreci” kavramı şirketin bir bölümü veya özel bir fonksiyonu mudur? İş süreçleri, kurum içerisinde birden fazla fonksiyona dokunur. Bu nedenle fonksiyonlar ve bölümler üzeridir. Örneğin bir şirkette muhasebe bölümü olabilir ya da satın alma işlemi gerçekleştirilebilir. Bu bölümler işlerini süreçler aracılığıyla yapar ama süreçler bölüm veya fonksiyon değildir. Örneğin satış süreci, müşteriyi edinmekle başlayan ve ürün veya hizmetin karşılığını müşteriden tahsil edene dek süren bir dizi aşamayı içerir. Bu nedenle süreçler çok daha geniş bir yapıya sahiptir. 2.Modüler bir ERP uygulaması, standart uygulamalardan nasıl farklılaşır? ERP uygulamasının güzel yanı, içerisindeki tüm fonksiyonların entegre bir yapıda çalışmasıdır. Bu özelliğe sahip olmayan bir çözüm, iş süreçlerinin bütününü kapsayamaz. Modüler yapının önemi, ERP uygulamasını satın alma ve kurma sürecinde daha da ön plana çıkar. Bir kurum, ERP uygulamasının sahip olduğu fonksiyonların tümünü kullanmak istemeyebilir. Bu nedenle modüler yapı istenilen fonksiyonları istenilen zamanlarda kullanmayı mümkün kılar. 3.Kullandığım uygulamalar zaten entegre. Neden ERP düşüneyim? Farklı uygulamalar her zaman birbiri ile uyumlu çalışmaz ve aslında bu zor bir süreçtir. Ayrıca bir araya gelmiş birçok uygulama tek bir uygulamanın sağladığı özellikleri sağlayamayabilir. Yani 2+2 her zaman 4 etmeyebilir. Yapılan birçok araştırma göstermektedir ki özellikle orta ve küçük ölçekli kurumlar bazı işlemleri birçok kez tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında belli başlı sorunlarla karşılaşmak mümkün. Örneğin sürekli veri girişi yapmak zaman kaybına neden olmakta. Ayrıca bu girişlerde hata payı yükselmekte. Farklı uygulamalardan gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri bütünleştirip analizler yapmak elma ile armudu karşılaştırmak gibi kalacaktır. Entegre bir ERP paketinde gerekli veriler bir kere girildikten sonra ihtiyaç duyulan her noktada kullanılabilmektedir. Uygulamayı kullanan tüm süreçler ve çalışanlar, karar

verme mekanizmasındaki yöneticiler bilgileri aynı biçimde, gerçek zamanlı olarak görme şansına kavuşur. 4.Neden ERP uygulaması, kurumun sınırlarını aşmak zorunda? Günümüzde kurumların işleri zaten kendi sınırlarını aşıyor, dahili uygulamalar harici uygulamalarla bütünleşiyor. Başarılı olmak isteyen kurumlar, satın alma süreçlerini, iş ortakları ve müşterileri ile olan ilişkilerini en doğru ve etkin biçimde sürdürmek orunda. Bunların tümü harici operasyonlar gerektiriyor. 5.Kurumun bütününü adresleyen bir ERP çözümüne sahip olmanın avantajları nelerdir? Komple bir çözüm sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur. • • • Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir. Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılar. Bugün ihtiyaç duymadığınız bir özelliği yarın aktive ederek kullanmanız mümkün. Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.

KOBİ’lerin Başlıca Sorunları Dünyada birçok KOBİ, 1990’lı yıllardaki ERP fırtınasına yakalanmış ve bu sürecin maliyetlerini ve zorluğunu göğüslemekte zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır. Bugün birçok KOBi ellerindeki sistemler için güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır. ERP’yi yeniden değerlendirmek için doğru zaman mı? Günümüzde KOBİ’ler için maliyetlerin etkin biçimde yönetimi son derece önemlidir. Ayrıca KOBİ’lerin finansman eksiliği de önemli bir sorundur. Buna karşın günümüzün modern KOBİ’leri, müşteri tabanını büyütmek ve eldeki müşterileri korumak çabası içerisindedir. Her geçen gün farklılığı azalan ürün ve hizmetlerin getirdiği rekabet, KOBİ’lerin bir diğer önemli sıkıntısıdır. Bu sıkıntıların ERP ile kesiştiği noktalara bir göz atalım: • • • • • • Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin hayata geçirilmesi için finansman yetersizliği Kurumsal vizyonu ve hedefleri belirlemedeki sıkıntı Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin iletişiminde yetersizlik Çalışanların daha verimli kılınması için gerekli olan ölçütlerin eksikliği Kurumsal amaçları gerçekleştirecek kalifiye insan kaynağı eksikliği Müşteri taleplerini planlamada yetersizlik

Kurumsal stratejilerin belirlenmesi ve etkin biçimde duyurulmasının en iyi yolu, kurum içerisinde portal yapıları üzerinden çalışanlar ile etkileşimin sağlanmasıdır. Amaçlara yönelik girişimlerin hayata geçirilmesi için yine insan kaynağı ile etkin iletişim, e-işe alma sistemleri önemli avantajlar sağlayacaktır diğer yandan müşteri taleplerini öngörmeye yönelik analiz ve raporlama sistemleri süreci oldukça kolaylaştıracaktır. Her ne kadar orta

ölçekli kurumlar bu tür çözümleri hayata geçirmekte büyük ölçekli kurumlardan biraz daha yavaş olsa da ERP tüm bu sorunlara çözüm getirmektedir. Sonuç olarak... Günümüzde KOBİ’ler, teknolojiyi, stratejilerini hayata geçiren bir araç olarak konumlandırmaktadır. Gelişmiş analiz araçları, karar destek sistemleri, raporlama araçları ve süreçlere özel uygulamaların özellikleri geliştikçe, bu hedef daha kolay gerçekleşmektedir. ERP çözümleri, bu çabanın en önemli destekçisidir. KOBİ’lerin farklı iş yapma biçimleri ve kendilerine özgü dinamiklerinin çeşitliliği hala son derece fazladır. Buna karşın operasyonel maliyetlerin düşürülmesi ve yatırımların daha etkin gerçekleştirilmesi sayesinde KOBİ2ler iş amaçlarına daha etkin biçimde ulaşacaktır. Bunun yolu ERP’den geçmektedir. Bu bağlamda KOBİ2ler şu 3 noktaya dikkat etmelidir: • • • İş amaçlarının ve gerekliliklerin bugünün şartlarına göre belirlenmesi Potansiyel çözümlerin, üreticilerin ve katma değerli satıcıların değerlendirilmesi Planların bugün için değil gelecek için yapılması

BAŞARISIZ ERP PROJELERİ ERP yazılımı satın alarak yeni bir başarı hikayesine konu olmak hayaliyle yola çıkan bazı işletmeler yolun sonuna geldiklerinde; yazılımı satan ve uygulamayı yapan her iki firmaya da yüz binlerce dolar ödediklerini ama bir zaman sonra hedefledikleri noktalara gelemeden projenin hüsranla bittiğini görürler. Bugüne kadar bunun gibi başarısızlıkla sonuçlanmış ERP projeleri duymuşsunuzdur mutlaka. Peki başarı ile sonuçlanan birçok ERP projesi varken neden bazı projeler başarısızlık ve hüsranla sonuçlanıyor? Elbette bunun birçok nedeni olabilir. Biz bu yazımızda bunlardan sadece birine değineceğiz: "Değişime karşı gösterilen direnç." ERP en genel anlamıyla işletmelerde Üretim, Finans, Planlama, Muhasebe, Depo ve Envanter Yönetimi ile ilgili çeşitli görev ve fonksiyonları gerçekleştirmek için hazırlanmış, en iyi tecrübelerin ve iş metotlarının bir arada sunulduğu sistemdir. ERP sistemleri sadece belirli bir firmaya özel olarak değil tüm firmaların kullanımına imkan sağlayacak şekilde geliştirilirler. ERP ile tüm işletmelerin kullanabileceği temel fonksiyonlar,raporlar,iş süreçleri ve iş metotları gibi bilgiler işletmelerin kullanımına sunulur. Mutlaka her firmanın kendine özel iş süreçleri ve metotları vardır ama genel olarak tüm işletmelerin kullanmış oldukları sistem temel olarak aynıdır. Her ne kadar yeni başlayan her ERP Projesinin öncesinde firma çalışanları "Bizim iş metotlarımız, süreçlerimiz çok farklı, bu yazılımın bize tam anlamıyla uyacağını pek sanmıyoruz" deseler de aslında tüm işletmelerde gerçekleştirilen operasyonlar bazı küçük farklılıklar dışında tamamıyla birbirine benzemektedir. Eğer bir ERP yazılımı tüm firmalara hiç uyarlama gerektirmeden tam anlamıyla uyuyor olsaydı uygulama danışmanlığı alınmayan birçok projenin de batmamış olması gerekirdi. Yazılımı satın alıp onu bir işletmede uygulamak sanıldığı kadar çok basit değildir. ERP Projeleriyle amaçlanan, firmanın kendi süreçleri ile ERP’nin getirdiği süreçler arasında bir uyum yakalamaktır. ERP yazılımında, uygulamanın yapıldığı firmaya uymayan eksik veya fazla yönler de mevcut olabilir. ERP projelerinde en büyük hata ERP yazılımını tamamıyla firmanın kendi süreçlerine uydurmaya çalışmaktır. Bunun yerine uyumsuzluğun olduğu noktalarda firma da ERP’nin beraberinde

getirdiği tecrübe edilmiş,denenmiş ve birçok firmada başarılı olmuş süreçlere uymayı bilmelidir. İşletme için bir çok yeni ve faydalı iş metodunu da beraberinde getirmekte olan bir ERP yazılımından maksimum şekilde faydalanabilmek için, firmanızdaki tüm çalışanları bu sistemin ana hatlarını çizmiş olduğu iş metotlarına adapte etmek zorundasınız. Eğer bu sistemi kullanacak farklı departmanlardaki bazı kişiler, ERP yazılımı ile birlikte gelen iş metotlarının geçmişte kullanmakta oldukları sistemden daha iyi olduğu konusunda diğerleri ile aynı fikirde değilseler, yeni yazılımı kullanmaya karşı ya ayak direyecekler ya da yeni yazılımı tamamıyla geçmişte kullanmakta oldukları sisteme benzetmek amacıyla bilgi işlem desteği isteyeceklerdir. İşte bu, ERP projelerini çöküşe doğru götüren kırılma noktasıdır. Bu noktadan sonra firma içerisinde yazılımın uygulanıp uygulanmayacağı veya uygulamanın nasıl yapılacağı üzerine girişilen politik savaşlar başlar. Eğer işletme içerisinde yeniliğe,değişime karşı ayak direyenler ERP yazılımının, tamamıyla kendi iş süreçlerine göre değiştirilmesi konusunda diğerlerini ikna ederlerse işler çok kötüye doğru yol alıyor demektir. Bilgi işlem ekibi, yazılımı firma içindeki değişim karşıtlarının isteklerine uygun hale getirmek için giriştiği çok uzun ve maliyetli uyarlama çabaları yüzünden adeta çamura saplanır kalır. Bilgi işlem ekibi, ERP yazılımı üzerinde yaptığı birçok uyarlama sonunda tamamıyla kendi şirketlerine göre değiştirilmiş bir yazılım meydana getirebilirler. Yazılım üzerinde yapılan bütün bu kapsamlı değişikliklerden sonra yazılımı asıl geliştiren firmanın piyasaya süreceği yeni versiyonu bu işletmeye yüklemenin mümkün olmayacağını bilmek için de kahin olmak gerekmez. Yapılan bu uyarlamalar ERP Yazılımını güncellenmesi mümkün olmayan, yeni versiyonlarla upgrade edilemeyecek bir hale getirmiştir. Bazı şirketler insanların alışkanlıklarını değiştirmenin yazılımı şirkete uyarlamaktan daha kolay olacağına dair bir varsayımda bulunurlar. Ama durum aslında öyle değildir. Eğer bazı çalışanlar değişime ayak direrse ve bu direnişin önü kesilip insanlar sisteme adapte olmaya ikna edilemezse ERP projeniz muhtemelen başarısızlıkla sonuçlanacaktır. Bu yüzden çalışanlar ERP’nin sadece bir yazılım değil aynı zamanda dünyada kabul görmüş bir yönetim bilişim sistemi olduğuna ikna edilmelidirler. Eğer çalışanlar, dünyadaki birçok şirketin kullanmakta olduğu bu yeni sistemle birçok fayda ve kolaylık elde edebileceklerine ve rakipleriyle rekabet edebilmek için bu sistemin gerekli olduğuna inanırlarsa ERP projelerinin başarısı için çok önemli bir eşik atlatılmış olur.

ERP Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlaması, kısaltılmış orjinal adıyla ERP. Planlama ve kaynak kısmını şimdilik unutun, fakat ERP'nin en ilgi çeken kurumsal kısmını aklınızda tutun. ERP bir kurumun tüm bölümlerini tek bir bilgisayar sistemi altında toplayarak değişik departmanların ortaklaşa veri paylaşımı sağlar. Bu ortak bilgi sistemi sayesinde, ihtiyaç duyulan tüm bilgiler bir veritabanında kurumsal çalışanların hizmetine sunulur. Klasik sistemde her departman kendi iş akışlarına uyumlu bilgisayar sistemleriyle çalışır. ERP bu farklılıkları bütünleşik bir yazılım mimarisiyle ve tek bir veritabanını kullanarak çalışacak şekilde birleştirerek operasyonel özellikleri ve ihtiyaçları

farklı çok sayıda departmanın birbirleriyle iletişim halinde kolaylıkla bilgi paylaşımına imkan tanır. Bu bütünleşik yapı yaklaşımı eğer başarı ile kurum bünyesinde kurulur ve uygulanırsa ilerleyen zaman içinde kuruma olumlu anlamda muazzam geri getirileri olacaktır. Örneğin bir müşteri siparişini irdeleyelim. Tipik bir sipariş değerlendirme aşaması kağıda dökülmüş olarak bölümler arasında, ve çoğu zaman da departmanlar arası bilgisayarların birbiriyle iletişim sorunları arasında dolaşır. Tüm bu departmanlar arası gidip gelmeler gecikmelere ve siparişin kaybolmasına neden olabilir, bilgisayarlar arası veri iletişimi sırasında farklı doküman formatlarının ürettiği hatalarda cabası. Bu ağır aksak sorunlu sistemde hiç kimse tam anlamıyla siparişin durumu konusunda net bir bilgi sahibi de olamıyor kurum içinde, mesela finans bölümü siparişin yüklenip yüklenmediğini veri havuzundan sağlıklı bilgi alamamakta çoğu zaman. Hayal kırıklığına uğramaya alışmış müşterilerin sıklıkla duyduğu yanıt ise çoğunlukla "Depoyu aramalısınız" olur. ERP sayesinde eski tip birbirinden kopukçalışan bilgisayar sistemleri artık tarih olmuştur, finans, İK, imalat ve depo gibi tüm bu operasyonları tek bir bütünleşik bilgisayar yazılımı farklı modüllere ayırarak eskiden tek başına çalışan sistemleri birbirine entegre etmiştir. Finans, imalat, ve depo yine kendi yazılım sistemlerini kullanıyor farkı ise yeni yazılım artık birbiriyle entegre olmuş durumda, bu sayede finanstaki biri depo verilerine ulaşıp siparişin yüklenip yüklenmediğini görebilir. Çoğu çözüm sağlayıcı ERP yazılımlarını esnek modüler yapıda kurulumuna imkan tanırlar, bu sayede tüm yazılım paketini satın almak durumunda kalmazsınız. Örneğin Pek çok firma sadece ERP'nin finans ya İK modülünü alıp, geri kalan fonksiyonları da ihtiyaç duyulan başka bir zamanda satın alabilirler.

ERP'nin ABC'si?
Bilgi çağının, küreselleşmenin yaşandığı, insan, bilgi ve etkin yönetimin önem kazandığı, değişimin kaçınılmaz olduğu ve hatta değişimi yönetmenin giderek zorlaştığı rekabet ortamında artık sadece üretmek yetmiyor. Hız, kalite, azalan maliyetler ve verimlilik, koşulsuz müşteri memnuniyeti gibi faktörlerin önemi artık daha önem arzediyor. İşletmenizin tüm bölümlerinde sürekli oluşan ve dolaşan, güvenilir veriye hızla ulaşmaya, bu veriyi kurumsal bilgiye çevirerek, karar alma süreçlerinizi hızlandırıp, güçlendirmeye çok daha fazla ihtiyacınız var. ERP'nin planlama özelliğinin yanında artık işletmenin genelinde gerçekleşen tüm operasyonların tek bir uygulama sistem mimarisi altında uyumlu entegrasyonu da son derece önemlidir. Bu sayede ERP kurumun bütününde tüm operasyonların takip ve analizini kolaylaştırır. İş akış süreçleri ve çözümleri birbirlerinden farklı olan çok sayıda bölümün tek bir platform ve veritabanını kullanarak bütünleşik bir yapıda entegrasyonu ile güvenilir, sağlıklı, hızlı bilgi paylaşımı kurum içindeki operasyonlarınızın başarı ile sonuçlanması açısından son derece önemlidir. Bu sistem bütünlüğü kurumsal kaynak verimliğinin sağlanması, iş performansının artırılması, bölümler arası sağlıklı veri alışverişi ile verilecek kararların hızlı ve doğru

alınmasına yardımcı olarak hizmet ve ürün kalitesini artıracaktır. ERP uygulamaları kurum içi entegrasyonun yanında, operasyonların kurum sınırları dışında geçen kısımlarını da destekler. Bütünlük ve devamlılık arzeden bu süreçleri ERP çözümlerinin genel özellikleri olarak ele alırsak:
• • • •

• • • • • • • •

ERP uygulamaları, kurumunda bütününde ilgili departmanların iş akışını düzenler. ERP uygulamaları entegre yapılardan meydana gelir. ERP uygulamaları birbiriyle uyumlu çalışabilen departman ve operasyonlara göre geliştirilmiş modüler yapılardan meydana gelir. ERP uygulamaları sadece kurum içi çözümleri sağlamakla kalmaz, kurumun sınırlarını aşan, farklı lokasyonlardaki tesislerine, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır. Malzeme, makine, işçi gibi tüm kaynakların en verimli şekilde kullanılmasının sağlanması ve buna bağlı olarak maliyetlerde azalma hedeflenir. Değişken üretim koşullarına hızlı tepki verebilme, dolayısıyla rekabet gücünün arttırılması hedeflenir. Kalitenin ve izlenebilirliğin sağlanması Her aşamada maliyetlendirmeye imkan tanıması Simülasyon özelliği sağlaması. Verilen müşteri hizmetlerinin kalite ve memnuniyetini artırması. Tüm seviyelerde hız ve disiplinin sağlanması. Kurum yönetimin karar verme süreçlerini hızlandırarak, kurum içinde kontrol yeteneğinin gelişmesini sağlaması.

ERP Hakkında Sık Sorulan Sorular (SSS):
1. İş akışı kavramı nedir?
İş akışları kurum içerisinde birden çok departmanı ve operasyonel faaliyetlerle ilişkilidir. Örneğin satış süreci müşteri hizmetleri temsilcisinin satış teklifi vermesiyle başlar, ürün ya da hizmetin teslimatından, karşılığının müşteriden tahsil edilmesine kadar sürer. Süreçler birden çok departmanla ilgili çok geniş ve uzun sürer.

2. Modüler yapıdaki ERP uygulamalarının bütünleşik uygulamalardan farkı nedir?
ERP uygulamalarının içerisindeki tüm fonksiyonların entegre bir yapıda çalışması en önemli özeliğidir. Entegre bir yapıya sahip olmayan ERP uygulamaları firma içindeki iş akışlarının tümünü sonuçlandıramayacaktır. Satınalma, kurulum ve iş süreçlerinin sonlandırılması gibi tüm bu nedenlerden dolayı modüler yapı son derece önemlidir. Bir kurum, ERP uygulamasının sahip olduğu fonksiyonların tümünü kullanmak yerine istenilen modüler fonksiyonları ihtiyaç duyduğu zamanlarda kullanmayı tercih edebilir.

3. Neden ERP'ye ihtiyaç duymalıyım?
Firmaların kendi içerisinde kullandığı çok farklı uygulamalardan elde ettiği veriler değişik özellikler taşıyacağı için bu bilgileri birleştirip sağlıklı analizler elde etmek çoğu zaman mümkün olmayacaktır. Bu da ERP uygulamalarının entegre yapıda olmalarını zorunlu kılar. Entegre bir ERP paketinde istenilen veriler bir defa sisteme girildikten sonra ihtiyaç duyulan her zaman dilimi ve operasyon noktasında kullanılabilmektedir. Uygulamayı kullanan tüm

operasyonel yapılar ve çalışanlar, ve karar verme mekanizmasındaki yöneticiler bilgileri aynı şekilde, gerçek zamanlı olarak görme şansına kavuşur.

4. ERP ve kurum içi kurum dışı uygulamalar arasında sağlıklı iletişimin önemi?
Son derece hızlı değişen ve gelişen iş koşullarında kurum içi operasyonlar, kurum dışı uygulamalarla bütünleşme gerekliliğini de beraberinde getiriyor. Operasyonel faaliyetlerini başarı ile yönetmek ve geliştirmek isteyen kurumlar, iş süreçlerini, iş ortaklarıyla ve müşterileriyle ile olan işbirliklerini doğru ve efektif olarak sürdürmeleri son derece önemlidir.

5. Entegre bir ERP sistemine sahip olmanın getirileri nelerdir?
Bütünleşik yapıdaki bir ERP uygulamasının kuruma getirisi, birbirinden bağımsız yapıdaki uygulamalardan çok daha fazla olacaktır.
• • •

ERP Uygulamaları Ölçeklenebilirdir: İşletmenin gelecekteki büyüme perspektifine uygun olarak genişleyebilme ve geliştirilebilme özelliğine sahiptir. ERP Uygulamaları Fonksiyoneldir: Bütünleşik yapıdaki ERP uygulamalarına gerektiği zaman yeni modüller ekleyebilirsiniz. ERP Uygulamaları Sürekliliği Olan Destek ve Hizmet İçerir: ERP çözüm sağlayıcı firmanı sürekli ve kesintisiz destek ve hizmeti son derece önem arzeder.

Nasıl bir ERP Çözümü Tercih Edilmeli?
ERP çözümlerinin başarıya ulaşabilmesi için kendi yapınıza, var olan teknolojik sistemlerinize ve kurumsal hedeflerinize en uygun çözümü seçip ve hayata geçirmeniz son derece önemlidir. ERP çözüm belirleme sürecinde, zaman ve maliyet kaybına neden olmadan, operasyonel verimliliği artıracak, sistem kurulduktan sonra da etkin kullanımını sağlayacak sistematik bir yol izlenmeli, ihtiyaçlar çerçevesinde en uygun çözüm belirlenmelidir. Kapsamlı bir çözüm metodu, kurumsal hedeflerin belirlenmesi ile başlayan ve çözümün farklı parametrelerine dek uzanan bir süreci içermektedir. Yaşadığımız yoğun ve hızlı değişim sürecinde Pek çok işletme gerçekleştirilen operasyonel faaliyetlerin bütününü kontrol etmekte güçlüklerle karşılaşmaktadır, bundan dolayı stratejik kararların alınması uzun zaman alır. Kurumsal çözüme karar verilmeden önce iş süreçleri ve kurumun kendi ihtiyaçları net olarak belirlenmelidir. Bazı kurumlar iş akışlarının yetersizliği ve düzensizliği, kurumun iş gücü ve operasyonel olarak büyümesi, bazıları da kurumun genel performansının yetersizliğinden dolayı yeni bir çözüm arayışına ihtiyaç duyarlar. Yeni çözümden beklentiler tespit edilmeli, yapılamayan iş faaliyetlerinin yapılabilmesi, gerçekleştirilen operasyonel faaliyetlerin daha ucuz, hızlı ve kaliteli olarak daha az insanla rekabet avantajları sağlaması. Çözümün kurum içinde mi kurumda dışından mı sağlanacağı, var olan sistemden yeni sisteme veri transferinin yapılabilmesi. Yeni sistemin hangi zaman aralığında uygulamaya başlanacağı, çalışanların intibak süreleri ve yeni çözümün kurumun faaliyetlerini nasıl etkileyeceği tespit edilmeli. Bir sonraki adım çözüm sağlayıcı firmanın değerlendirilmesi. Çözüm sağlayıcı firmanın

sürekliliği, desteği ve karşılıklı sağlıklı bir işbirliği ve strateji, ERP uygulamasının başarısı için son derece önemlidir. Çözüm sağlayıcı firmanın vizyonu, referansları, çözüm ürettiği sektörlere yönelik bilgi ve tecrübe birikimi, coğrafi yaygınlığı önemli kriterler olacaktır. Bu çözümler arasında kendi kurumsal yapılarına en uygun çözümü sağlayacak alternatifler belirlenir. ERP projelerinin uzun soluklu projeler olduğu düşünülerek çözüm sağlayıcı firmanın sürekli ve kesintisiz destek ve servis sağlama başarısı, kapasitesi, hangi tipte destek araçlarına ve yöntemlerine sahip olduğu değerlendirilmelidir. Son aşamada sağlanacak çözümün, kurumun gelecekte büyüme ve artan iş yoğunluğuna uygun olup olmadığı, yeni modüllerin ilave edilebilmesi, değişen teknolojik ve iş koşullarına göre esneklik özelliğine dikkat edilmelidir.

Başarılı ERP Uygulamaları
ERP çözümlerinin kurum içerisinde hayata geçirilmesi çoğu zaman uzun, sıkıntılı ve maliyetli bir süreç olarak görülür. ERP projelerinde ilgili kurumun yapısı, ihtiyaçları, gelecekle ilgili perspektifleri iyi analiz edilir ve planlanırsa, çözümün kurulum ve uygulanması daha makul bir zaman, maliyet süreci içerecek şekilde sonuçlandırılır. Üst yönetimin ERP projesinin planlama aşamasından, kurulum, ve uygulama süreçlerine kadar tüm süreçler boyunca projeye olan inanç, kararlılık ve destekleri projenin başarısı için son derece önemlidir. ERP projesinin başarısında diğer önemli bir etken kurumsal ihtiyaç ve beklentilerin doğru tespit edilmesi, ERP'yi sadece teknolojik bir uygulama olarak görmeyip kurumun bugün ve gelecekteki operasyonel faaliyetlerini yürütecek bütünleşik bir sistem olarak ele değerlendirilmesi olacaktır. ERP uygulamalarının kurumsal yapıya entegrasyonu önemli bir süreçtir. ERP uygulamalarının kurulum aşamalarından uygulama ve yenileme aşamalarına kadar uzanacak bu uzun süreçte uygun görevlendirme, süreç analiz ve raporlama sistemlerinin geliştirilmesi de planlanmalıdır. İhtiyaç ve beklentileri doğru tespit edilen işletmeye, pazardaki alternatif çözüm sağlayıcılar içerisinden kuruma en uygun çözüm sağlayıcı ve ERP uygulaması belirlenmelidir. Çözüm sağlayıcı firmanın destek ve hizmet kalitesi, sürekliliği de ERP uygulamalarının başarısı için önemlidir. ERP uygumaları hayata geçirildikten sonra üst yönetimin destek ve katılımıyla kurum için gerekliliği, getirileri, ilgili araçların kullanımı gibi konularda çalışanlar düzenli ve sürekli olarak bilgilendirilmeli ve gerektiğinde eğitim danışmalık gibi destekler alınmalıdır. Entegre edilen çözümün geliştirilebilir ve yeni modüllerin ilave edilmesine izin verecek bir esneklikte olması da önemli bir kriterdir.

ERP'nin işlerimde sağlayacağı yararlar nelerdir
Firmaların ERP'yi tercih etmeleri için 5 önemli neden vardır.

1. Entegre Finansal Bilgiler
Firma CEO'su firma hakkında genel bir performans değerlendirmesi elde etmek istediğinde Pek çok farklı doğru bilgiye ulaşacaktır. Finansın kendine ait gelir rakamları mevcuttur, satışların farklı bir rakamı vardır, ve buna benzer şekilde farklı departmanların farklı gelir tabloları olacaktır. ERP ise soru işareti bırakmayacak tek bir doğru tabloyu oluşturacaktır çünkü herkes aynı sistemi kullanır.

2. Entegre Müşteri Sipariş Bilgisi
ERP sistemleri müşteri siparişlerinin müşteri ilişkileri temsilcileri tarafından alınıp, yükleme yapılanana kadar ve finansın gönderdiği fatura bilgileri gibi tüm verilerin toplandığı yerdir. Birbirinden kopuk, iletişim kuramayan çok farklı sistemlerin yerine bu bilgiyi tek bir sistemde toplayarak, firmalara farklı lokasyonlarda gerçekleşen iş akışlarını, siparişleri daha kolay takip etmeyi, imalatı koordine etmeyi, fatura ve yükleme işlemlerini takip etmeyi sağlar.

3. Standardizasyon ve İmalat İşlem Hızlarının Artması
İmalatçı firmalar, özellikle büyük birleşme ve satınalmalar ile farklı iş üniteleri, iş yöntemleri, bilgisayar sistemleri olan kurumları bir sistemde altında toplar. ERP tüm bu farklı imalat aşamaları için bir standard metot geliştirir. Standardizasyon sayesinde tüm bu iş akışları tek bir entegre bilgisayar sistemi ile zamanı olumlu kullanırken, verimliliği artırır ve maliyetleri düşürür.

4. Stokları optimize eder
ERP imalat iş akışlarını düzenleyerek, siparişin işletme için de hangi aşamada olduğunu görmemize imkan tanır. Çalışan sistem içinde stok kayıtlarının düzenli ve yeterli düzeyde kontrolünü sağlar, bu da müşterilere daha iyi teslimatlar imkanı tanırken, stok düzeyinin de firma için ideal seviye de olmasını ve yüklemelerin sorunsuz yürümesini sağlar. Gerçek anlamda tedarik zincirinizi geliştirmek istiyorsanız Tedarik Zincir Yönetimine ihtiyacınız olacak, her ne kadar ERP bunu yapabilsede.

5. İK Bilgilerinin Standardizasyonu
Özellikle çok sayıda departmana sahip firmalarda, İK tek bir çatı altında toplanmamıştır, en basitinden çalışanların sosyal hakları, iletişim ve hizmetler gibi. ERP bu sorunu da çözer. Çoğu çözüm paketleri oldukça ayrıntılı gelişmiş çözümlerdir, her sektörün özel durumlarına göre geliştirilerek o sektör için tek bir çözüm olur adeta.

ERP bir şirketin iş performansını nasıl arttırır?
ERP'nin en önemli yararı çok farklı sorunlara çözümler üreterek firmanızın müşteri sipariş alma metotlarını geliştirmesi, bunları iş emirlerine dönüştürerek fatura ve girdi takibini kolaylaştırmasıdır, ERP olmasaydı eski metotlarla iş süreçleriniz devam edecekti. Bundan dolayı ERP genellikle gerçek bir ofis aracı olarak adlandırılır. Sadece satın-alma giriş işlemlerine imkan tanımakla kalmaz (Her ne kadar çoğu ERP çözüm sağlayıcı firma CRM yazılımını bunun için geliştirmiş olsa da); aksine, ERP siparişi alır, sunduğu yazılım aracılığıyla iş akışlarını farklı adımlarla çizelgeleme yaparak işlemleri otomatik olarak planlar. Bir müşteri hizmetleri temsilcisi herhangi bir müşteri siparişini ERP sistemine girdiğinde, artık siparişi tamamlamak için tüm gerekli bilgilere sahiptir. (Örneğin; finans modülünden müşterinin kredibilitesi ve sipariş tarihi, stok modülünden envanter seviyesi, ve lojistik modülden liman yükleme çizelgelemesi gibi ilgilere ulaşmak mümkün.) Farklı bölümlerdeki tüm çalışanlar aynı bilgiyi görüntüleyebilir ve güncelleyebilir. Bir departman siparişle ilgili işlemini tamamladıktan sonra ERP aracılığıyla otomatik olarak diğer bölüme yönlendirilir. Siparişin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için sadece sisteme giriş yapmanız ve sipariş izini takip etmeniz yeterli. Bu sayede sipariş işlemleriniz hızlı bir şekilde planlanır, müşteriler siparişlerini eski sisteme göre daha az hata oranı ile daha hızlı alırlar. ERP bu başarısını diğer önemli iş emirlerinde de gerçekleştirir, çalışanların sosyal yardımları ya da finansal raporlar gibi. Bu istenen ERP sonucu olmakla beraber, gerçekte ise bu süreç daha uzun ve zordur. Şimdi basit olmasına rağmen bir örnekle irdeleyelim bu konuyu. Finans kendi işini yapar, depo kendi işini yapar, departmanlar arası her hangi bir bölümde sorun meydana gelirse, bu sorun ilgili kimse hariç diğer departmanları ilgilendirmeyecek. ERP ile çalışan sistemler de bu artık geçerli değil. Müşteri ilişkileri temsilcisinin görevi artık sadece sipariş girişini yapıp enter tuşuna basmak değil. ERP ekranı artık onların sorumluluklarını daha da genişletiyor. Finans departmanından müşterinin kredibilitesini öğrenebilir, depo kayıtlarında ürünün stok durumunu öğrenebilir. Müşteri zamanında ödeme yapabilecek mi? Malı zamanında teslim edebilecek mi? Tüm bunlar müşteri ilişkileri temsilcilerinin daha önceden öngöremediği karar destek sistemleridir, tüm bu cevaplar müşteriyi ve kurum içindeki her bir departmanı etkiler. Fakat bunlar sadece müşteri ilişkileri temsilcilerinin elde ettiği yararlar değildir. Artık depo çalışanları da halihazırda tuttukları ya da kağıt üzerinde ki envanter kayıtlarını online sisteme girerler. Eğer bu tür envanter kayıtları sisteme aktarılmazsa, müşteri ilişkileri temsilcileri ilgili ürünü stok verilerinde düşük stok olarak görünce istenen ürünün stoğunda bulunmadığını söyleyecektir. Muhasebe işlemleri, sorumluluk ve iletişim hiç bu kadar test edilmemiştir daha önce. İnsanlar değişimi sevmezler genel olarak, ve ERP'nin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini merak ederler. Bu da ERP uygulamalarındaki en önemli zorluklardan biridir. Gerçekte firmaların iş yapış yöntemlerinin değişiminde yazılımın etkisi daha azdır. Eğer ERP'yi çalışanlarınızın sipariş alma yöntemlerini geliştirmek, ürün imalatı, yükleme ve hesap işlemleri için kullanacaksanız faydalarını göreceksiniz. İnsanların iş yapış yöntemlerini değiştirmeden

sadece yazılım yüklemenin firmanıza hiç bir getirisi olmayacaktır. Aksi durumda yeni sistemi eski sistemle değiştirmekle iş süreçleriniz yavaşlayacak ve herkes yeni sistemin hiç bir katkısının olmadığını düşünecektir.

Toplam Kalite Yönetimi (TKY- TQM) ve ERP Hakkında
TQM ve ERP sistemleri arasındaki ilişki ile ilgili bu yazıyı hazırlama aşamasında öncelikle konu üzerine dünyada neler yazılıp çizilmiş araştırmak istedim. Şaşırtıcı bir şekilde bu iki kavrama ilişkin çok az şey yazıldığını gördüm. İnternet üzerinde tek olarak �Total Quality Management (TQM)� veya �Enterprise Resource Planning (ERP)� anahtar kelimeleri ile arama yaptığınızda çok sayıda ciddi kaynağa ulaşabiliyorsunuz. Fakat iki konuyu birlikte ele almış çok az sayıda içerik var. Oysaki ilk bakışta birbirinden ayrı görünen bu iki kavram günümüzde artık iç içe geçmiş durumda. Bu iki kavramın bu kadar bağımsız düşünülmesinin sebepleri ayrı bir yazı konusu olabilir. Bu yazıda asıl vurgulamak istediğim toplam kalite yönetimini (TKY - TQM) uygulayan veya hedefleyen şirketler için ERP ya da Türkçe adıyla kurumsal kaynak planlama yazılımlarının artık bir zorunluluk halini aldığıdır. İsterseniz TQM ve ERP arasındaki ilişkiyi her iki kavramında temelinde bulunan değer ve prensipleri karşılaştırmalı inceleyerek ortaya koymaya çalışalım.

Müşteri odaklılık
Toplam kalite yönetiminin temel prensipleri arasında müşteri odaklılık en başta gelir. Müşteri odaklılık ile kastedilen ise müşteri ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak ve müşteri tatminini sürekli geliştirmeye çalışmak şeklinde özetlenebilir. ERP sistemlerinin avantajlarını incelediğimizde yine aynı olguyu en başta görürüz. Müşteriyle olan diyalogu kayıt altına almak dolayısıyla anlaşmazlıkları en aza indirmek ve müşteriyi sistemli bir şekilde dinlemek, müşteri taleplerine daha kısa sürede cevap verebilmek, müşteriye sunulan hizmetlerin kalitesinde artış başarıyla uygulanmış bir ERP sisteminin avantajları arasında yer alır.

Takım Çalışması
Yine toplam kalite yönetimi temel prensiplerine göre bir işletmede süreçlere tam katılım ve süreçler üzerinde ekip çalışması oluşturulmalıdır. Herhangi bir ERP projesinde başlangıç noktası süreçleri tanımlamak ve şirkette departmanlar üstü bir proje takımı oluşturmak olacaktır. Ekip çalışmasında ana amaç işletmenin tüm bölümler ve personel tarafından bir bütün olarak görülebilmesini, dolayısıyla birbirinden ayrık duran alt süreçlerden ziyade bütünleşik üst süreçlere odaklanılması sağlamaktır. Başarıyla hayata geçirilmiş bir ERP projesinde tüm departmanlar birbirinin ihtiyaçlarını daha iyi kavrar. Veri alışverişi merkezi bir veri tabanı üzerinde ve çoğunlukla insan eli değmeden gerçekleştiği için verinin doğruluğu ve güvenilirliği artar. Dolayısıyla ERP sayesinde şirket faaliyetlerini birbirinden bağımsız bölümler halinde değil bir ekip olarak yürütmeye zorlanacaktır.

Sürekli İyileştirme
Yine toplam kalite yönetimi temel prensipleri arasında yer alan sürekli iyileştirme ERP yazılımı uygulayan bir işletmede doğal olarak sağlanır. İyi bir ERP yazılımı seçimi yapmış bir işletme bu yazılımla birlikte aslında pek çok en iyi uygulamayı (best practice) miras alır. Ayrıca ERP yazılımının bakım ve versiyon yükseltmelerini düzenli sürdürmesi halinde yazılım, şirketin gelişimine katkısının sürekliliği sağlanır.

Tedarikçi İlişkileri
Tedarikçi bilgilerinin güncel ve sağlıklı tutulması, analizi, tedarikçi değerlendirme yine TQM uygulamalarında önemli yere sahip olup hemen hemen tüm gelişmiş ERP sistemlerinde bu konulara özelleşmiş uygulamalar mevcuttur.

Doğru güvenilir veri ve istatistiki analiz
Toplam kalite yönetimi için üretim verisi (ürün ağaçları, rotalar), kalite kontrol kriterleri ve değerleri, ürünler hakkında müşteri şikayetleri, iş emri verileri gibi Pek çok önemli bilginin sistematik bir şekilde oluşturulması, toplanması, analiz edilmesi ve değerlendirilmesi kilit öneme sahiptir. Günümüz hızlı üretim koşullarında gelişmiş bir ERP sistemi olmadan bu verilerin doğru ve güvenilir bir şekilde oluşturulması neredeyse imkansızdır.

Sonuç
Günümüzde toplam kalite yönetimini alınması zorunlu bir belgenin çok ötesinde, bir yönetim biçimi olarak algılayan ve tam anlamıyla uygulamak isteyen işletmeler için ERP yazılımı yatırımı kesinlikle bir zorunluluktur. Aksi halde kurumda toplam kalite yönetimini sağlamak çok daha maliyetli bir iş halini alacaktır. Henüz TQM ve ERP uygulaması yapmamış işletmelerin her iki projeye de aynı anda başlaması ve entegre projeler olarak görmesi en yüksek getiriyi sağlayacaktır. Bir ERP seçme aşamasında bulunan firmaların TQM prensiplerini gözeterek bu seçimi yapmalarını öneriyorum. Seçecekleri yazılımın sadece bugünkü ihtiyaçlarına cevap vermesini yeterli değildir. Sürekli iyileştirme prensibi çerçevesinde gelecek ihtiyaçlarını da karşılayacağına ikna olmaları gerekir. Ayrıca yazılımın esnek olması ve süreçlerde oluşacak revizyonlara kolaylıkla ayak uydurmasını sağlayacak altyapıya sahip olması gerekir. Yine TQM ve ERP gereklerini iyi bilen bir danışman ekiple çalışmak da işin önemli anahtar başarı faktörleri arasında yer alır.

ERP Projelerinin Analiz ve Kurulum Süreleri
ERP kurulumu kısa zaman alacak bir süreç değildir. İhtiyacınız olan çözüm kapsamına, şirketinizin büyüklüğüne, operasyonel faaliyetlerinizin çeşitlilik, yoğunluk ve iş yapma yöntemlerinize göre değişir. 3 ya da 6 aylık sürelerde ERP kurulumu yaptığını söyleyen firmalar sizi yanıltmamalı. Firma küçük boyutlarda olabilir veya kurulum firmanın sadece belirli kısmı için ya da firma sadece finansal modülleri kullanmak isteyebilir. (bu durumda ERP yazılımı pahalı bir muhasebe programından başka bir şey değildir) ERP başarısı için çalışanlarınızın da iş yapış yöntemlerini değiştirmelisiniz. Bu tür değişimler

hiçte kolay olmayacaktır. Eğerki iş yapış yöntemleriniz mükemmel olarak sürüyor (siparişler zamanında teslim ediliyor, verimlilik diğer tüm rakiplerinizden daha yüksek, tamamen müşteri memnuniyeti elde ediyorsunuz), bu durumda ERP'ye ihtiyacınız olmayacaktır tabiiki. Önemli olan ne kadar süreceği değildir, gerçekçi bir yaklaşımla ERP dönüşüm çabaları 1-3 yıl gibi ortalama bir zaman alacaktır. Fakat ERP'ye neden ihtiyacınız olduğundan çok, ERP ile işlerinizi nasıl geliştirebileceğinizi hesap etmelisiniz.

ERP - E-Business İlişkisi
ERP kurum içi firmanın tüm departmanlarını ve kurum dışı tüm iş ortaklarını çok geniş bir entegre yapı ile bütünleştirse de yine de dış sistemlere kapalı bir uygulamadır. Özellikle internet teknolojisinin hızla yaygınlaşması ve mobil teknoloji gibi faklı haberleşme teknolojilerinin hızlı gelişimi ERP sistemleriyle de gerektiği ölçülerde entegrasyon firmalara önemli avantajlar sağlayacaktır. E-Business uygulamalarıyla kurumsal ERP uygulaması kontrollü ve gerekli görülen düzeyde dış sistemlerle de hızlı bilgi ve hizmet paylaşımına imkan tanır. Örneğin bir kurumsal müşteriniz için internet üzerinden sipariş vermek hem zaman, iletişim ve hem de maliyet yönünden avantajlı olabilir. Bu durumda bazı kurumsal bölümlerinizi de internet ortamında takip edilebilmesine izin vermeniz gerekecek. Ürün bilgileri, fiyat, stok, sipariş durumu gibi. ERP uygulamalarını başarı ile uygulayan firmalar için ERP - E-Business entegrasyonu hiç de zor olmayacaktır.

ERP - MRP - II İlişkisi
MRP-II (Manufacturing Resource Planning) üretim yapan bir şirketin malzeme-tezgah-parainsan gibi kaynaklarının eş güdüm içinde kullanılmasını sağlamak için geliştirilmiş bir yöntemdir. Üretim ve envanter planlama dünyasında en çok tercih edilen yöntem olan MRP-II doğal olarak bir ERP uygulaması içinde çok önemli bir yer alır. ERP�nin üretim yapan bir firmada uygulanması halinde stok-sipariş-imalat-satınalma gibi planlanması gereken eylemler genellikle MRP-II metodolojisi ile düzenlenir. MRP-II aynı zamanda kendi içerisinde bir entegre sistemdir ve tercih edilen yöntem ERP çalışması ile tamamen benzerdir. Tanımı itibarı ile MRP-II metodolojisi ağırlıklı olarak üretim yapan sektörlerde kullanıldığı için, yaygın bir yanlış kanı ile iki değişik yöntem varmış gibi algılanır. Üretim yapan firmalarda genelde izlenen sıra aşağıdaki gibidir. Bu süreç boyunca, hazır olundukça SCM, CRM, MES, FCP gibi uygulamalarda sisteme ekleniyor olabilir.

MRP > MRP-II > ERP > E-BUSINESS >
1970�li yılların sonlarından beri firmalarda uygulanmaya çalışılan MRP II sistemleri firma düzeyindeki tüm kaynakları ortak bir veri tabanında toplamakta ve firma içerisindeki tüm çalışanların aynı dilden konuşmasını sağlamaktadır. Ancak yoğun rekabet, uluslararası pazarlara açılma gereksinimi değişik coğrafi bölgelerde merkezi olan işletmeler için uluslararası firmaların genelinde entegrasyonun sağlanması yolunda bilişim teknolojisi için yeni bir gereksinimin doğmasına neden olmuştur. Son yıllardaki teknolojik gelişmeler, firmaların pazarda tutunabilmelerini zorlaştırmış, klasik yaklaşımların yetersizliğinin açığa çıkması ile beraber yöneticiler kullandıkları üretim teknolojilerini ve yönetimsel yaklaşımlarını tekrar gözden geçirmek zorunda kalmışlardır. Öte yandan gümrük duvarlarının yıkılması neticesinde küresel ekonomi ve küresel rekabet kavramlarının ortaya çıkması, tedarikçiden başlayarak, tüm üretim sürecini ve müşteriyi de içine alan tedarik zinciri yönetimi - supply chain management kavramını ön plana çıkarmıştır. Pazardaki güçlü değişimlere ve teknolojik gelişmelere şirketlerin organizasyonel yapılarındaki kurumsallaşmaya yönelim de eklenince ortaya yeni bir kavram, ERP (Enterprise Resources Planning - Kurumsal Kaynak Planlaması) çıkmıştır. Günümüzdeki MRP II sistemleri firma düzeyinde satış yönetimi, üretim planlama ve kontrolü, satınalma gibi faaliyetleri yönetebilmektedir. MRP II paketlerinin yetersiz kaldığı diğer noktalarda ise ek modüller ya da entegre çalışabilen paketler devreye girmiştir ancak bu firma düzeyinde kalmıştır ve firmalararası bilgi iletişimini sağlayamamıştır. Küreselleşmenin doğal bir sonucu olarak değişik coğrafi bölgelerdeki iş faaliyetlerinin dağıtık veri tabanları ve küresel entegrasyon yoluyla yönetilmesi önem kazanmış ve ERP olgunluk çağına girmiştir. ERP, firmalararası global bilgi entegrasyonunu gerçekleştiren bütünsel bir yazılım stratejisidir. Stratejik Planlama Sisteminin uygulamaya aktarılmasında başlıca kullanılan araç bütçelerdir. Bütçelerin oluşturulması sürecinde işletmenin bölümleri kendi bütçelerini hazırlamakta ve bu hazırlık sırasında satış bütçesi esas alınarak gider bütçeleri oluşturulmaktadır. Yıl içinde ancak önemli değişmeler olması halinde altı ay veya üç aylık periyotlar ile revize bütçeler yapılmaktadır. Daha sonra faaliyetler bu bütçelere göre kontrol edilmekte ve sapma analizleri yapılmaktadır. Müşteri talebinin sürekli nitelik ve nicelik olarak değiştiği ve bu değişimin tahmin edilmesinin ne kadar zor olduğu bilinen bir gerçektir. Faaliyetlerimizi bu değişime uygun hareket edebilecek hale getirebilmenin yolu ERP yaklaşımından geçmektedir. Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dağıtım kaynaklarımızın kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek, faaliyetlerimizi değişime duyarlı hale getirebilmek ancak ERP yaklaşımı ile olası olabilmektedir. ERP'nin diğer bir özelliği, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde (yurt içi ve dışı) bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Bu çerçevede, hangi müşteriye ait hangi siparişin hangi dağıtım merkezinden karşılanması veya hangi fabrikada üretilmesi gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının nereden karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan Makine, malzeme, işgücü, enerji, bilgi vd. üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa olarak kullanılabileceği belirlenmiş olmaktadır. Diğer bir deyişle, müşteriye ait siparişin en kısa sürede, istenen kalite ve maliyette karşılanabilmesi için tüm bağlı işletmelerin dağıtım, üretim ve tedarik kaynaklarının kapasite ve özellikleri aynı anda

dikkate alınmaktadır. ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazındaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazında ademi merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlanmaktadır. Merkeziyetçiliğin derecesi farklı boyutlarda düşünülebilir. Örneğin tüm fabrikaların uzun vadeli satınalma kontratlarının merkezi olarak yapılması veya fabrikaların kendilerinin yapması öngörülebilir. Keza müşteri kredi kontrolü merkezi veya ademi merkezi olarak yapılabilir. Ancak zorunlu olarak talebin fabrikalara yönlendirilmesi, fabrikalararası nakliyat, performans analizi, mali konsolidasyon merkezi olarak yapılmak zorunda olan faaliyetlerdir. Sonuç olarak, ERP; işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim, dağıtım ve mali kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım sistemidir.

CRM Nedir?
Küresel rekabet, firmaların ürünlerini ve sunduğu hizmetleri daha rekabetçi bir şekilde müşterilerine servis etme zorunluluklarını da beraberinde getirmekte. Bu rekabet ortamında yeni müşterilerin kazanılmasının oldukça zor olduğu ve mevcut müşterilerle olan ilişkilerin de son derece başarılı bir şekilde yürütülmesinin gerekliliği Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM Customer Relations Management) kavramını ortaya çıkarmıştır. Müşteri ve ihtiyaçlarının başarılı bir şekilde analiz edilmesi, sunulan ürün ve hizmetlerin her aşamada müşteriyi tatmin edebilmesi, iletişimin başarıyla sürdürülmesi ve planlanması, müşteri bilgilerinin güncel ve başarılı analizi firmalar için hayati bir konu haline gelmiştir. Satış otomasyonu, kampanya ve servis yönetimi, müşteri veri ambarı, müşteri segmentasyonu, satış kanalları, kontak yönetimi, farklı iletişim yönetim modelleri gibi fonksiyonlar da firmalar için önemi artan konular olmuştur. Tüm bu gereksinimlerin Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) adıyla tek platformda elektronik ortamda yapılması da e-CRM kavramını ortaya çıkarmıştır. e-CRM size müşterilerinizi daha iyi tanımayı, müşteri ihtiyaçlarını Önceden belirlemeyi, talep değişimini yakından takip etmeyi, satış organizasyonunu yönlendirmeyi, müşteri memnuniyetini arttırmayı, müşteri ilişkilerinde daha başarılı olarak müşteri odaklı firma olmanızı sağlayacaktır.

ERP Uygulamada Görülen Aksaklıklar
Maliyet Unsurları
ERP paketlerinin program fiyatları, firmanın verdiği eğitim, danışmanlık fiyatları, kurulum sürelerinin uzun sürmesi gibi durumlar ERP uygulamalarını kullanmak isteyen firmaları zorlayan önemli unsurlardandır. Buna görünmeyen maliyetler, eğitim gören kullanıcılar, ve bu yüzden iş veriminin düşmesi, personelin daha fazla çalışmasını eklersek gerçek maliyetler çok daha yükselebiliyor.

Kurulum süresinin uzun olması
Kurulum süresi en iyimser yaklaşımla 6 aydan başlamaktadır. 1 yıllık bir süre normal kabul edilmektedir. Bu sürenin sonunda başarılı olma olasılığı kesin değildir, kurulumun sonunda başarısız olan Pek çok proje vardır.

Mevcut yazılımlarla uyum, uyarlama
ERP her ne kadar entegre bir yazılım olsa da, şirketin özel durumlar için özellikle üretimde kullandığı bazı yazılımlar ERP tarafında yer almaz. Özellikle elektronik, ilaç sanayi, inşaat şirketleri ve tekstil sektörü bu tip yazılımlar kullanmaktadır. Bunlar o şirkete özgü yazılımlardır, genel değildir, her şirkete ait böyle yazılımları pakete eklemeye kalksalar, hiçbir yazılım şirketi bununla baş edemez. Bu nedenle bu tip özel yazılımlar ERP paketinde yer almaz ve bunların ERP yazılımına entegre edilmesi gereklidir. Bu da kendisi entegre bir sistem olan ERP sisteminin bozulmasına yol açar, çünkü dışardan yapılan her ekleme, değişiklik ERP sisteminde bozulmalara yol açar. Yazılımcılar bu konuda deneyim sahibidir. Böyle bir yazılım ya bağımsız çalışacak, böylece ERP nin entegrasyon özelliği bozulacak yada sisteme entegre edilecek bu da riskler taşıyacaktır.

Maliyet, geri dönüşüm ROI
Çeşitli hesaplamalara göre ERP sistemlerinin kendini ödemeye başlaması 18 aydan sonra gerçekleşmektedir. Bu süreden sonra maliyetini çıkarıp kara geçmesi de zaman alacaktır. İyimser tahminlere göre kendini amorti etmesi için en az 3 yılı gözden çıkarmak gerekir.

ERP uygulamalarının başarısızlık nedenleri
Pek çok ERP uygulamasının başarısız olma nedenleri arasında, ERP uygulanacak kurumun ihtiyaç ve istek analizlerinin tam olarak tespit edilmemesi, uygulama zamanının doğru seçilememesi, entegratörün sektörle ilgili yeterli bilgi ve tecrübe birikimine sahip olmaması gibi nedenlerden dolayı istenen sonuç elde edilemeyebilir. Bunların nedenleri sıralayacak olursak;
• • • • • • • • •

Üst yönetimin ERP'ye olan inanç ve destek eksikliği Kurumun sorunlarının ve gelecekle ilgili beklentilerinin yetersiz analizi Entegrasyonu sağlayan firmanın ve ürünün doğru seçilmemesi Entegrasyonu sağlayan firmanın çözümle ilgi destek, araç ve yöntemlerinin yetersizliği Uygulanacak ERP uygulamasının gerekliliği ve pozitif propagandasının yeterli olarak yapılmaması ERP projesinin analiz, kurulum ve uygulama süreçlerinde doğru görevlendirmelerin yapılmaması Kurum ve personelin eski iş yapma yöntemlerinden vazgeçmekte direnmesi Personelin isteksizliği veya eğitim düzeyinin düşüklüğü, Sisteme veri girişlerinin yetersiz, hatalı, düzensiz olması ve sürekli olmaması

ERP uygulamasının istenilen sonucu verebilmesi için sistem içinde sağlıklı veri girişlerinin

mutlaka yapılması gerekir. Veriler kurumun yapısına uygun belirlenen kriterler ışığında girilmiyorsa, ilgili zamanlarda, doğru girilmiyorsa, sistemin doğru sonuçlar üretmesi beklenemez. Örneğin, stok takip sorumlusu stok bilgilerini girmiyor yada gecikmeli olarak giriyorsa, güncel stok bilgilerine ulaşılamaz. Dolayısıyla müşteri temsilcisi teklif ve sipariş aşamalarında istenilen hizmet kalitesini kurumsal müşterilere sağlayamayacak, teslimatlarda sorunlar yaşanacak, finans bölümü sıkıntılar yaşayacak, üst yönetim firma ile ilgili dönemsel raporları sağlıklı alamayacak. Sistemin kullanıcıları işlerini yapmadıkları sürece kusursuz bir ERP uygulamasının dahi başarılı olma şansı yoktur.

ERP ve KOBİ'ler
İmalat sanayi sektöründe (1-50) arası işçi çalıştıran sanayi işletmeleri, (50-150) arası işçi çalıştıran orta ölçekli sanayi işletmeleri KOBİ kapsamında değerlendirilir. KOBİ�ler üretime ve istihdama katkıları, değişen pazar koşullarına hızla uyum sağlama esneklikleri, büyük işletmeleri tamamlama yetenekleri, bölgelerarası dengeli büyüme ve çevre korumasına olumlu etkileri ve gelirin daha adil dağılımı açısından oldukça önemli roller üstlenmektedirler. Oluşturduğu iş imkânları ve gelir dağılımına yaptığı katkılardan ötürü hemen her ülkede KOBİ�ler desteklenmektedir. KOBİ�lerin ülke ekonomilerindeki yeri ve önemini bazı karşılaştırmalarla daha da somutlaştırabiliriz. Örneğin, Almanya'da mevcut işletmelerin %85'i 100�den daha az işçi çalıştıran işletmelerdir. Japonya'da 300�den daha az işçi çalıştıran işletmeler, mevcut işletmelerin %99'unu kapsamaktadır. ABD'de ise 100�den daha az işçi çalıştıran işletmelerin mevcut işletmelere oranı %34'tür. ERP uygulamaları KOBİ'lerde 1990'lı yıllardan itibaren yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. ERP uygulamasının kurulum, entegrasyon, maliyet yönetimi oldukça önemlidir. KOBİ'ler hizmet verdikleri müşterileri ellerinde tutmak ve müşteri sayısını artırmak için ERP uygulamalarından önemli ölçüde yardım alırlar.
• • • • • • • • • • •

Kurumsal strateji, vizyon ve hedeflerin hayata geçirilmesi. Kurum içinde ERP uygulamalarıyla çalışanların etkin entegrasyonunun sağlanması.v Yeni entegrasyonla kurum içinde etkin bir kurumsal eğitim ve kültürün yaygınlaşması. ERP insan kaynakları uygulamalarının sistem üzerinde etkin kullanımı. Kurumsal hedeflere uygun görevlendirme ve eğitim desteği sağlanması. Siparişlerin etkin planlaması ve takibi. Yeni pazar ve ürünlerin tespiti ve geliştirilmesi. ERP uygulamaları, projede sorumlu yönetici ve çalışanlara karar destek sistemleri, detaylı analiz ve raporlama imkanı sunar. ERP, KOBİ'lere etkin iş yapış yöntemleri ve kendi dinamiklerini geliştirme de yardımcı olur. Operasyon maliyetlerinin düşürülmesi, verimliliğin artırılması ve kar marjının yükseltilmesi. Yatırımların daha etkin planlaması ve gerçekleştirilmesi.

ERP ve Malzeme İzlenebilirliği
Günümüzde firmaların ürün çeşitliliği ve üretim sayıları artıyor. Gün içersinde yüzlerce iş emri, bunlara bağlı olarak bir o kadar satın alma siparişleri açılıyor. Tedarikçi sayıları arttığı gibi, ürünlerin sevk edildiği müşteri sayısını artırmak her firmanın hedefi. Takibinde gittikçe zorlandığımız bu sistemin bir noktasında bir sorun çıktığını düşünelim. Sorunu fark ettiğimiz noktada bunun nedenini belirleyebiliriz ama kaynağını bulmamız ne kadar mümkün?
• • • • • • • •

İşçi hatası ise kim yaptı? Hangi işçimizin eğitimine dikkat edeceğiz? Kalıbın eskimesi ise hangi makinemizin üstündeydi bu kalıp? Aynı kalıpla başka hangi üretimleri yaptık? Belki de aldığımız hammaddededir sorun. Kimden aldığım hammadde? Aynı partiyi kullanarak başka üretimler de yaptım mı? Depomda bir yerde duruyorlar mı yoksa sevk ettim mi? Hangi müşterilerime ne zaman sevk ettim?

Eğer firmamızda izlenebilirlik yoksa bu soruların cevaplarını bulmak ya imkansızdır ya da çok zaman alacaktır. Malzeme izlenebilirliği satın alma, üretim, depo transferleri, sevk süreçlerinde oluşan malzeme akışının, gerekli belgelerin birbirlerine bağlanması ile takibini yapar. Böyle bir sistemin oluşabilmesi için firma önce kendi süreçlerini gözden geçirmeli ve izlenebilirliğe uygun bir hale getirmelidir. Daha sonra sistemde gerekli kurgular yapılıp, süreçler esnasında gerekli veri girişleri yapıldığında izlenebilirlik raporuna ulaşılabilir. Bu yazımda ileri ve geriye doğru izlenebilirliğin nasıl yapılacağından ve faydalarından bahsedeceğim. Malzeme izlenebilirliği nasıl sağlanır? İş kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminin yeteneklerine gelmeden önce işletmenin süreçlerinin malzeme izlenebilirliğe uygun olması gerekir. Kimi işletmelerde bu mümkünken kimilerinde kısmı olarak yapılabilir durumdadır. Mesela parti, parti takip ettiğimiz hammaddelerimizi bir kazana atıp karıştırıyorsak ve bu kazandan parça parça yarı-mamul üretiyorsak bu noktada izlenebilirlik büyük ölçüde kaybolmaktadır. Bunun önüne geçmek üretim metodu yüzünden mümkün değildir. Başka bir örnek olarak bir firmada kullanılan metal plakaları örnek gösterelim. Yarı mamulümüz olan plakalar oluşturuldukça büyük kutulara atılıyor ve bu kutular depoda boş olan yere konuyor ve kullanma zamanı geldikçe de rast gele alınıyor. İzlenebilirliğin gene kaybolduğu bir durum fakat gerekli düzenlemeler yapıldığı takdirde -kutuların büyüklüklerinin tek partiyi alacak kadar olması, kutuların belli bir düzenle depoya yerleştirilmesi ve çekilmesi ileizlenebilirliğin sağlanabileceği bir örnek. ERP ile malzeme izlenebilirliğini sağlamak isteyen firmaların ilk olarak kendi fiziksel ortamında bunu olanaklı kılması gerekiyor. İkinci örnek gibi durumlar için gerekli düzenlemelerin yapılması gerekirken, ilk örnek gibi durumlar için ne kadara kadar bir izlenebilirlik yapılabilir bunun kararının verilmesi gerekiyor. ERP kullanan bir firmanın izlenebilirliği sağlaması için an başta satın alma süreçlerinde parti takibi yapması gerekir. Malzemelerin firma içindeki dolaşımına bakarsak, ilk olarak irsaliye

ile depomuza alınırlar, daha sonra firma içi transfer belgeleri ile çeşitli depolarda dolaşabilirler. İş emirleri ile üretime girip gene iş emirleri ile üretimden çıkıp depoya girebilirler. Ürün halini aldıktan sonra ise irsaliye ile müşterilere sevk edilirler. ERP� de izlenebilirliğin sağlanması arka planda bu belgelerin birbirleri ile ilişkilendirilmesi ile yapılır. Satın alma yaparken o partiye verilecek no elle girilebilir veya bir numarator aracılığı ile sistem tarafından da verilebilir. Herhangi bir transfer yaparken hangi malzemeden ne kadar miktarda transfer edildiği bilgisinin yanında hangi partilerden olduğu da belirtilmelidir. İş emirlerine malzeme çıkışı yapılırken hangi partilerden çıkılacağı LIFO, FIFO gibi yöntemler ile sistem tarafından otomatik verilebileceği gibi eğer böyle bir sistem tercih edilmez ise kişiler tarafından hangi partilerin çekildiği sisteme girilmelidir. Barkodlu sistemlerin kurulması bu gibi noktalarda firmalara hız katacaktır. İş emirlerinde oluşan yarı mamullerin veya mamullerinde aynı şekilde takibinden sonra geriye müşteriye giden ürünlerin hangi partiden yollandığının irsaliye üzerinde belirtilmesi kalır. Bu şekilde belgelerin birbiri ile ilişkilendirilmesi sonucu artık ileri ve geriye yönelik izlenebilirliğin yapılması mümkündür. Bunu bir örnek ile açıklayacak olursak, diyelim ki bir müşteriniz gönderdiğiniz ürünlerin bir parçasının sorunlu olduğunu size bildirdi. Bu noktada kendinden alacağınız bilgi hangi tarihte malı aldıkları gibi bir şey olabilir. Amacınız müşterinizin bahsettiği malı hangi irsaliye ile gönderdiğiniz bilgisine ulaşmaktır. İrsaliyeye ulaştıktan sonra geriye yönelik izlenebilirlik yapabiliriz. Bu irsaliyeye bağlı bütün iş emirlerini ve satın alma siparişlerini görebiliriz. Bağlı iş emirlerinde o partiyi hangi işçinin yaptığı, hangi makinede ne zaman yaptığı gibi bilgilere ulaşabiliriz. Bu durumda ilişkili makinelerin kontrolü yapılabilir veya işçilere gerekli eğitimler verilebilir. Aynı zamanda ilgili iş emrinin içine girerek, her operasyondan sonra yapılmış üretim kalite kontrol verilerine ulaşabiliriz. Sevk edilmiş sorunlu ürünün final kalite kontrol verilerini inceleyebiliriz. Eğer sorunun nedeni üretimde değil de, yapılan satın almalarda ise müşterideki irsaliyedeki ürünü oluşturan hammaddelerinizin satın alma belgelerine ulaşarak hangi tedarikçiden ne zaman almış olduğunuz bilgisine ulaşabilirsiniz. İlgili satın alma için yapılan giriş kalite kontrol sonuçlarına bakabiliriz. Geriye doğru izleme yapılıp sorunların kaynağı bulunduktan sonra ileri doğru izleme yöntemi ile bu sorunu başka nereye sıçramış olduğunu görebilirsiniz. Örnekten gidecek olursak yaptığınız satın almadaki bozuk hammaddenin hangi iş emirlerinde kullanıldığını görebilirsiniz. Belki ara stoklarınızda o hammaddeden yapılmış yarı mamulleriniz vardır. Bu yarı mamullerin hangi deponuzun hangi stok yerinde bulunduğu bilgisi önem kazanacaktır. Böylece bu yarı mamullerde gerekli kontrolleri ve yeniden işlemeleri yapabilirsiniz. Veya iş emirleri ile ürün haline getirildikten sonra arkasından irsaliyeler geliyordur yani sorunlu malı başka müşterilerinize de sevk etmiş olabilirsiniz. O zaman da gerekli irsaliyelere ulaşarak hatanızı müşterileriniz size şikâyette bulunmadan telafi edebilirsiniz. Yukarıdaki anlatılanlar izlenebilirliğin yararlarına güzel bir örnek oluşturuyor. Satın alma, üretim süreçleri, malzeme transferleri ve sevkler birbirinden kopuk süreçler olduğu noktada karşımıza çıkan sonuçları analiz etmek imkansız gözüküyor. Malzeme izlenebilirliği ise bu süreçlerin birleştirilmesini sağlıyor. Böylece durumları hızlıca analiz edip ve sorunlara zamanında müdahale edebiliyoruz. Üretim verimliliğimizi ve müşteriye verilen hizmetin kalitesini arttırmakla beraber izlenebilirlikten alınacak raporlar tedarikçi değerlendirme, proses kalite kontrol, işçilerinizin ve makinelerinizin değerlendirilmesi gibi analizler için size gerekli verileri sağlayacaktır. Bu özellikleri ile malzeme izlenebilirliği, müşteri odaklı çalışan, rekabetçi firmalar için önemli ve vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir.

Bilgi Sistemleri – MRP – MRP II – ERP – Kurumsallaşma
Bilgi Sistemleri Herhangi bir işin yapılabilmesi için gereken teknik bilgi, tecrübe ve becerilerin bir potada eritilmesi ile, sebep ve sonuç ilişkilerini kurarak, bilimsel temellere dayalı; her türlü aktarılabilir öğretiyi kuran, geliştiren, yönetim sistemlerine bilgi sistemleri adı verilmektedir. Amacı; işletmelerde uygulanmakta olan her tür işin belirli bir sistem altında toplanması sonucunda, kurumsallaşmaya doğru adım atılmasını sağlamaktır. Kurumsallaşma süreci tamamlandıktan sonraki yönelim ise, işletmeye ait stratejik hedeflerin geliştirilmesini sağlamaktır. Bilgi Sistemlerinin içerdiği konular aşağıdaki gibidir: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Kalite Yönetim Sistemleri MRP, MRP II Sistemleri ERP Sistemleri Üst Düzey Yönetim Sistemleri Orta Kademe Yönetim Sistemleri İnsan Kaynakları Finans Stratejik Planlama Sistemleri Doküman Yönetimi

MRP Sistemi MRP : Malzeme İhtiyaç Planlaması, Türkçe tanımının İngilizce karşılığı olan Material Resource Planning kelimelerinin baş harfi ile anılır. İmalatın yapılabilmesi için gereken malzemelerin miktarsal analizini büyüteç altına almaktadır. Kısaca MRP, işletmelerde bulunan lojistik bölümlerine yönelik bir uygulama sistemidir. MRP II Sistemi MRP II : Üretimin Kaynak Planlaması, Türkçe tanımının İngilizce karşılığı olan Manufacturing Resource Planning kelimelerinin baş harfi ile anılır. MRP Sisteminden ayrılması için sonuna iki anlamına gelen (II) ifadesi eklenir. İmalatın hangi tezgahlarda, hangi sırada , ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını analiz etmektedir. Kısaca MRP II, işletmelerde bulunan lojistik bölümleri ile üretim bölümlerine yönelik bir uygulama sistemidir. Bu sistemin işletmelerde uygulanabilmesi için, son derece iyi etüt edilmiş bir proses ağacı, MRP sistemi, makine ekipman ve teknik değer analizinin oluşturulmuş olması gerekmektedir. ERP Sistemi ERP : Enterprise Resource Planning yani Yüksek Seviyeli Kaynak Planlaması anlamındadır. Bir işletmede, gelen siparişten başlayarak, tüm üretim hatlarının organizasyonu ve takibi ile, ürünlerin satışından sonraki ticari uygulamaların ve

maliyet kriterlerinin de içinde bulunduğu; inceleme, planlama ve takibinin matematik modelleme yöntemleriyle yapılmasıdır. İmalatın, ne şekilde, hangi makinelerde, hangi zaman diliminde ve kimler tarafından yapılacağının; oluşan maliyetlerin ve malın geri dönüşlü olarak izlenebilirliğinin sağlanması ERP Sistemi kullanılarak gerçekleştirilebilir. ERP uygulanan işletmelerde, zaman ve insan verimliliği maksimum seviyelere çıkmaktadır. Fire, reklamasyon, yanlış birim fiyatı tespiti, tezgahların boşta kalma süreleri, terminlerde gecikme, atıl stok gibi durumlar ise minimize edilmektedir. Sistem, karlılığı maksimuma çıkarmaktadır. ERP Sistemi, işletmenin bütününü kapsadığı için, özellikle yönetim kademesindeki kişilerin, karar verebilme, gözlem yapabilme ve doğru, net bilgilere ulaşarak firmanın tüm süreçlerini izleyebilmelerini sağlayan bir yapıdır. Uygulama sonucunda;

o o o

Ne idik, Ne olduk, Nasıl yapıyorduk, Nasıl yapıyoruz, Ne ile yapıyorduk, Ne ile yapıyoruz

Gibi karşılaştırmalı soruların doğru cevapları bulunabildiği gibi,

o o o o

Nasıl yapmalıyız, Ne ile yapmalıyız, Ne zaman yapmalıyız, Yapmalı mıyız, Yoksa.......

Gibi geleceğe ilişkin kestirimlerin yapılabilmesi sağlanır. Kurumsallaşma İşletmenin, sektörel standartlara uygun, küreselleşmeyle paralel doğrultuda hareket kabiliyetine sahip, sadece üretim ve kalitesiyle değil insan kaynaklarıyla da ölçeklenebilir olması kurumsallaşmayı getirmektedir. Standartlara uygun olabilmesi için, kalite sistemlerine sahip olmalıdır. Küreselleşmeyle paralel olabilmesi için, içinde bulunduğu çağın gerçeğine uygun stratejileri izlemesi gerekmektedir. Üretim kalitesinin olabilmesi için, Bilgi Sistemine sahip olması gerekmektedir. İnsan kaynaklarıyla ölçeklenebilir olması için, çalışanlarının ve orta kademe yöneticilerinin gerekli alt yapı ve bilgi ile donatılmış olması gerekmektedir. Sonuç olarak aşağıdaki piramit oluşmaktadır.

ERP Teknolojileri ve Pazarı
Yerel ve global rekabet, her geçen gün artıyor. Bu amansız rekabet karşısında, babadan kalma iş yapma yöntemleri pek fayda sağlamıyor. Günümüzde şirketler, daha verimli çalışmanın yollarını bilgi teknolojilerinde arıyor. Bilgiyi iyi kullanan, yarışta öne geçiyor. Başta üretim sektörü olmak üzere hemen her alanda bilgiyi kâra dönüştüren sistemler büyük rağbet görüyor. Bu sistemlerin başında kurumsal kaynak planlaması (ERP) geliyor. Dünyanın lider ERP firmaları, pazarın sürekli artan talepleri karşısında, daha gelişmiş çözümlerle karşımıza çıkıyor. . İşletmeler neden Kurumsal Kaynak Planlamasına önem vermeli ve bu yönde gerekli yatırımları yapmalılar? Şirketlerin özellikle maliyetlerini kontrol edebilmesinin ve operasyonlarını bilinçli bir biçimde yürütmesi büyük önem taşıyor. Bu noktada, ERP uygulamaları gibi entegre çözümler, siparişten sevkıyata, tüm aşamalarda ihtiyaç duyulan bilgileri bünyesinde barındırdığı için, şirketlere operasyonlarının kârlılığı konusunda en temel verileri sunuyor. Dolayısıyla, rekabette üstünlük sağlamak açısından kritik bir araç haline geliyor. Bir şirketin, maliyetlerini kontrol altına alması için kaynaklarını iyi yönetmesi gerekiyor. Bu kaynaklar, insan, makine ya da malzeme olabiliyor. Birçok şirket, maliyetlerine hakim olamadığından, kaba fiyatlandırmalar ve alışkanlıklar ile hareket ediyor. Oysa ERP uygulamaları, şirketlere, neyi, nasıl, kaça mal ettiğini ve ne kadara satması gerektiğini gösteriyor; karar alırken yardımcı oluyor. ERP; müşteri ilişkileri, satış, satınalma, üretim yönetimi, kalite yönetimi, bakım yönetimi gibi her noktada kaynakları en etkin biçimde izlemeyi ve buna ilişkin birtakım aksiyonlar almayı sağlıyor. ERP, yalnızca kaynak kullanımında değil, operasyonel verimlilikte de rol oynuyor. Şirketlerintemel iş süreçlerinde maliyetlerin düşürülmesini ve tekrar eden operasyonların ortadan kaldırılmasını sağlayarak kuruma hem hız, hem de değer katıyor. İşletme, dağınık yapıya sahip olsa da fark etmiyor. ERP, bu yapıdaki şirketlere de hangi depodan nereye mal teslim edileceği, tedarik zincirinin kontrolü, siparişlerin İnternet’ten alınması ve uygun bir rota üzerinden teslim edilmesi gibi ileri düzey uygulamalarda yardımcı oluyor. Bunun

dışında, modern teknolojili ERP’ler, Web portalları gibi özel “kokpit”ler sunuyor; uyarı mekanizmalarıyla, günlük operasyonları hatırlatıyor; ileri düzey raporlama özelliğiyle, bu operasyonların hızla ve etkin bir biçimde yapılmasını sağlıyor. Günümüzün sürekli değişen piyasa ve rekabet ortamında ayakta kalmanın ve büyümenin yolu, yeni iş koşullarını önceden tahmin edip bunlara hızlı yanıt verebiliyor olmanıza bağlı. Firmaların bunu başarabilmesi için ise tüm birimlerini güçlü ve esnek bir şekilde destekleyen, birbirine bağlayan gelişmiş bilgi sistemlerine ihtiyaçları var. İş hayatında bu teknolojik sisteme kurumsal kaynak planlaması (ERP) deniyor. İşletmeler, kurumsal büyüklüklerine göre ERP’ nin getirdiği değişime nasıl hazırlanmalı? Yazılımın bir konuyu çözebiliyor olması, şirketin hemen bu değişimi gösterebileceği anlamına gelmez. Şirket içinde bu değişime direnç gösterebilecek yaklaşımların kırılması çok önemlidir. ERP projeleri, yazılıma ve tedarikçi firma danışmanlarına harcanan paralarla çözülemez. Bu işin üç ayağı vardır ve herhangi birinin eksik olması, sonucu doğrudan etkiler: • Yazılım: Teknoloji, fonksiyonalite, vb. • Tedarikçi danışman ekibi: Tecrübe, empati, yaklaşım • Müşteri proje ekibi: En önemlisidir; çünkü proje, sanıldığının aksine “tedarikçinin yapması gereken” bir proje değil, “müşterinin projesidir”. Bu nedenle, proje ekibinin, şirket içinde, yeterli zamanı harcayabilecek ve değişime açık kişilerden seçilmesi gerekir. Genelde, iyi bir yazılım seçip yeterli bütçe ayrıldığında, şirketin hayatının değişeceği gibi bir beklenti var. Bu, tamamen aldatıcıdır. İyi bir proje planı, adım adım varılan küçük hedefler, esnek bir yazılım, kendisini tamamen şirketin gelişimine ve bunu yaparken araç olarak kullanabileceği ERP sistemine adamış güçlü bir ekip, neyi ne zaman beklemesi gerektiğini bilen bir proje yöneticisi ve üst yönetim ile başarılı projeler yaratılabilir. ERP projeleri, diğer yatırım projeleri gibi, temelde tek bir nedenle yapılır: bir an önce yatırılan parayı geri döndürmek. Bu nedenle, geri dönüşüm süreci ne kadar kısa ise, proje temelde o denli başarılıdır. Yatırımın geri dönüşünü etkileyen unsurların başında, firmaların, beklentilerine uygun bir proje planı oluşturması yatar. Adım adım kurup devreye almak tercih edilmelidir. Öncelikle, sistemin temel işleyişinin en kısa sürede devreye alınması ve yatırımın temel olarak geri dönüşü hedeflenmeli; bu tamamlandığında ise, bir sonraki hedef koyulmalıdır. ERP, yeniden yapılanmayı getirir. Alıştığımız iş yapış şekilleri, endüstri standardı iş yapış şekillerine uygun olarak yeniden oluşturulur. Şirketin alışkanlıkları, baştan sona tekrar sorgulanır. Burada dikkat edilecek konu, şirketin “ana arterlerinin” sağlıklı bir şekilde çalışmasını sağlamaktır. Projelerde şirketin temel akışları yeniden sorgulanıp endüstri standardı modellerle karşılaştırılmalıdır. Detay çalışmalarda, müşterinin uzun vadede kendi kendine yapabileceği bir değişim anlayışı ve platformu sunmak tercih edilmelidir. Müşterinin kendi ayakları üzerinde durmayı öğrenemediği ve tedarikçi firmaya bağımlı kaldığı ERP projeleri, beklenen verimi sağlayamaz. E-iş ve ERP etkileşimi nasıl gerçekleşmeli? ERP ile kurulan satış, satınalma, üretim, finans, muhasebe gibi arka ofiste oluşturulan temel yapıların sağlam ve kontrollü yürümesi durumunda, bunun üzerine inşa edilecek her türlü Eiş ile ilgili uygulama, örneğin sahada çalışan personel için mobil uygulamalar, e-satınalma

portalleri (tedarikçilerle entegre bir ortam yaratıp tekliflerini web ortamından girmesi), esatış (müşterilerin siparişlerini web ortamından girmesi ve siparişlerinin durumunu webortamından takip edebilmesi), işletme performansı (yöneticilere özgü, belirtilen KPI lar doğrultusunda özet bilgilerin web ortamında görülebilmesi), e-tedarik (EDI yardımıyla ana sanayiden sipariş bilgilerinin otomatik sisteme çekilmesi), vb. uygulamalar ERP altyapısıyla sağlıklı ve etkin biçimde işleyebiliyor ve gerekli noktalarda entegre çalışabiliyor. ERP sisteminin uygun çalışmadığı durumlarda bu bilginin dışa açılması çok sağlıklı olmuyor. Türkiye ERP Pazarı nasıl bir gelişim süreci izliyor? Teknolojik alanda, açık kodlu ERP, bileşen mimarisi ve Web portalları önem kazanacak. Fonksiyonalite anlamında, sonlu kapasite planlama ve ürün konfigüratörü öne çıkacak. Kavramsal olarak ise kurumsal varlık yönetimi, ürün yaşam çevrimi ve tedarik zinciri yönetimi ile sık sık karşılacağız. Türkiye’de ERP’nin itici gücü, ağırlıklı olarak üretim sektörü. Oysa yurtdışında, üretim sektörüne yönelik çalışmalar yıllar önce tamamlandı. Şu anda servis, telekom, havayolları ve enerji santralleri gibi “varlık yönelimli” sektörler revaçta. Bu trend, Türkiye’de yavaş yavaş başlıyor ve 2-3 yıl içinde yoğun bir talep oluşacak

Daha Verimli Üretim İçin ERP Şart
ERP çözümünün işlev yelpazesi ne kadar genişse, kuruma kattığı değer de o kadar zengin oluyor. Öyle ki çok az değişiklikle ya da hiç değişiklik yapmayarak sistem aktif kullanıma alınabiliyor. Modüler yapısı sayesinde, yakın zamanda ortaya çıkabilecek çekirdek ihtiyaçların yanı sıra gelecekte oluşabilecek ileri düzey ihtiyaçlara da hitap ediyor. Üretimde ERP Günümüzde, sipariş bazlı üretim yapan ve karma (siparişe ve stoğa) çalışan büyük ve orta ölçekli üreticiler, ERP çözümlerine büyük ilgi gösteriyor. Bu çözümler, proje yönetimi, mühendislik entegrasyonları, sonlu kapasite planlama, ürün konfigüratörü, ve satış sonrası destek hizmetleri gibi konularda verimliliği artıran ve rekabet şartlarını yükselten yaklaşımlar içeriyor; ürün, müşteri ve yatırım malzemelerine yönelik yaşam çevrimi süreçleri sunuyor. ERP çözümleriyle, projelerde esneklik ve maliyet kontrolü sağlanıyor. Sipariş üzerine tasarım ve mühendislik yapan üreticilere yönelik ERP uygulamaları, proje ve ürün yapılarını entegre eden ve her proje aktivitesi için esneklik ve maliyet kontrolü sağlayan proje çözümleri sunuyor. Eski projelerden gelen bilgiler tekrar kullanılarak teklif verme ve planlama aşamaları, içerik ve maliyet açısından daha etkin bir biçimde kurulabiliyor. ERP çözümleri, karma üretim yeteneklerini destekliyor. Çoğu işletme, stoğa üretimden siparişe üretime, üretim yelpazesi boyunca uzanan ürünlere sahip bulunuyor. ERP, siparişe özel üretim yapan firmaların mühendislik ihtiyaçları ile stoğa üretim yapan firmaların üretim planlama ve detaylı çizelgeleme ihtiyaçlarına esnek bir biçimde yanıt veriyor. Entegre Yaşam Çevrimi ERP’nin entegre yaşam çevrimi yaklaşımıyla, bilgiyi etkin bir şekilde paylaşmanın yanı sıra ürün, varlık ve müşteri yaşam çevrimleri boyunca daha sağlıklı kararlar vermek mümkün oluyor. Bu yaklaşım, müşterilere daha yenilikçi ürün ve hizmetlerin daha etkili olarak

sunulmasını sağlıyor. Endüstriyel üretime yönelik ERP uygulamaları, geniş fonksiyonalite ve kullanım kolaylığını birleştiren iş akışlarını kapsıyor. Finans, tedarik zinciri yönetimi, şirket performansı yönetimi ve işgücü yönetimi ile tamamlanıyor. ERP, dağınık yapıya sahip şirketler için önemli bir avantaj. Bu yapıdaki şirketlere, hangi depodan nereye mal teslim edileceği, tedarik zincirinin kontrolü, siparişlerin İnternet’ten alınması ve uygun bir rota üzerinden teslim edilmesi gibi ileri düzey uygulamalarda yardımcı oluyor. Bunun dışında, modern teknolojili ERP’ler, Web portalları gibi özel “kokpit”ler sunuyor; özel uyarı mekanizmalarıyla, günlük operasyonları hatırlatıyor; ileri düzey raporlama özelliğiyle, günlük operasyonların hızla ve etkin bir biçimde yapılmasını sağlıyor. Bu durum, işgücünün de daha verimli kullanılmasını olanaklı kılıyor. ERP’ye geçmemiş şirketlerde genellikle karşılaşılan durum, farklı departmanlarda (muhasebe, satış, planlama, kalite, vs.) bağımsız yazılımların kullanılması. Bu yazılımlar entegre çalışamadığında, kaynakların etkin kullanımı mümkün olmuyor. Şirketlerin operasyonel kısmında, başka bir deyişle temel iş süreçlerinde, maliyetlerin düşürülmesi ve birtakım mükerrer operasyonların giderilmesi kuruma katma değer sağlıyor. ERP, tekrarları önleyerek operasyonların hızlandırılmasını mümkün kılıyor. Bir şirketin, maliyetlerini kontrol altına alması için kaynaklarını iyi yönetmesi gerekiyor. Bu kaynaklar, insan, makine ya da malzeme olabiliyor. Birçok şirket, maliyetlerine hakim olamadığı için, kaba fiyatlandırmalar ve alışkanlıklar üzerinden hareket ediyor. ERP uygulamaları, şirketlere neyi, nasıl, kaça mal ettiği ve ne kadara satması gerektiği konusunda bir karar destek sistemi sunuyor. Adım Adım Kurulmalı Bazı işletmeler, ne istediğini tam olarak biliyor ve çözmek istediği konulara odaklanıp işin sınırlarını makul seviyelerde tutmaya çalışıyor. Ne istediğini bilen işletmelerde, ERP paketinden maksimum verim sağlanabiliyor; çünkü bu tarz uygulamalar, bir yazılımın kurulup devreye alınması gibi görünse de aslında bir işletmenin değişim sürecinin, çok katı biçimde bir sistematiğe oturtulması oluyor. ERP’yi adım adım kurmak, her zaman en etkili sonucu veriyor. Önce, teklif verme, satış, üretim planlama, sevkıyat ve finans gibi konuları kapsayan temel ERP kurulmalı; bu sistemler oturduktan sonra, bakım, insan kaynakları, Web portalları ve ileri düzey raporlamalar gibi adımlar devreye alınmalı. Bu aşamalı uygulama, ERP paketinden maksimum verim alınması için en önemli husus. ERP, beraberinde değişim mühendisliği çalışmasını da gerektiriyor. Yazılım ne kadar güçlü ve firmaya ne kadar uygun olursa olsun, müşteri tarafında ciddi bir proje ekibine ve belli oranda harcama yapılmasına ihtiyaç var. Şirket, buna hazırlıklı değilse ve ERP’yi 1-2 ayda devreye alıp kullanma eğilimi varsa, hüsrana uğruyor. ERP, şirketlerin yıllardır süren sorunlarını bir anda sıfırlamıyor. İyi bir sistematiğe geçmek isteyen firmalara gerekli aracı sunuyor. Bunu yaparken, iyi bir stok yönetimi nasıl sağlanır, iyi bir maliyet sistemi nedir, iyi bir müşteri ilişkileri yönetiminde nelere dikkat edilmesi gerekir gibi belli bazı birikimleri onlarla paylaşıyor.

İngiliz araştırma şirketi PMP’nin son araştırması, dünyada ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması – Enterprise Resource Planning) yazılımlarından kaçış olduğu, buna karşın firmaların e-İş uygulamalarına yöneldikleri sonucunu verdi.
PMP’nin araştırmasına göre bugünün şirket dünyasında, ERP programları artık ilgi çekmiyor. PMP’nin araştırmasına katılanların sadece % 16’sı, kurumsal uygulama ortamlarının merkezinde bir ERP programı olduğunu ifade etti. PMP’nin aynı konudaki geçen yıl araştırmasında bu rakam % 34’tü. Araştırmaya göre, firmalar ERP yazılımlarını kaldırarak yerine özel hazırlanmış yazılımlar yerleştirmeye başladılar (%20) Yine araştırmanın sonuçlarından birisi, artık kurumların sistemlerinin merkezlerinde bir e-iş platformunun mutlaka yer almasını istedikleri şeklinde. Araştırmaya katılanların sadece % 7’sinde e-iş, özel bir uzman departman tarafından yönetiliyor. Ama büyük bir kesimde (% 60) e-iş operasyonun pek çok bölümünü ilgilendiren bir uygulama halini almış durumda. Bu eğilimin bir parçası olarak, araştırmaya katılanların 2/3’ü (% 67) ön ofis e-iş sistemlerini 2 yıldan beri arka ofis süreçlerine bağlamaya çalıştıklarını ifade ettiler. Genele bakılırsa, şirketler yazılım yatırımlarını e-iş platformalarına yönlendirmeye başlamış durumdalar. Bunun nedeni de operasyonel verim ve başarının arttırılması isteği olarak gösteriliyor (% 96). Bu firmaların % 50’si e-iş yazılımları ile birlikte gerçekten de bir maliyet tasarrufu yapabildiklerini söylüyorlar. Araştırmaya katılanların ¾’ü (% 74), yönetim bilgilerini daha iyi toparlayacak yazılımlar arıyor. % 71’i de kendi bölümleri arasında bilgi paylaşımını destekliyor. % 60, kurumsal bilgilerin, personel bazında ulaşımı için yöntem arıyor. Ancak, bilişim yatırımlarında, "para" hala önemli bir kavram. Ekonomik ve iş hayatını ilgilendiren dalgalanmaların, bilişim yatırım planlarını etkilemediğini, araştırmaya katılanların % 44’ü söylerken, % 30 bilişim harcamalarını kıstıklarını kabul ediyor. Yeni kurumsal sistem inisiyatiflerinde, maliyet bariyeri hala en önemli kavram. Araştırmaya katılanların % 49’u kötü tanımlanmış projelerin maliyeti arttırdığını düşünürken, % 45 iş sistemleri analizinde zorluklardan, % 45 ise beklentilerin yüksek olması sorunlarından bahsediyor. kaybolan para Şirketlerin ROI (yapılan yatırımın geri dönüşü – Return Of Investment) konusunda yaklaşımı ise daha sıkılaşmış durumda. % 42 firma ROI’nin çok önemli olduğunu düşünüyor. % 24 sadece finansal verilere değil, başka kavramlara da baktıklarını ifade ediyor.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful