UNIT‐ 1  Communication skills. 
 
 

Q1. What is communication? Explain the process with the help of examples.   Introduction:  The term “COMMUNICATION” comes from the Latin word “COMMUNICARE”, this means  to impart or   participate.   In every mode communication is necessary and imperative.  Communication:  “COMMUNICATION is the process of passing information and understanding from one to  another”.  PROCESS OF COMMUNICATION  Communication  has  been  defined  as  a  process,  which  is  dynamic  and  ever  changing  in  nature.  Process consists of five steps:‐      ‐‐    ‐‐    ‐‐    ‐‐    ‐‐ 
      IDEA          SENDER       ENCODING       MESSAGE IS TRANSMITTED      RECEIVING       RECEIVER              DECODING                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       MEDIUM                                                                     FEED BACK                                               

Idea is generated   Idea becomes message  Message is transmitted  Receiver gets message  Receiver responds the message (Feed back) 

        IDEATION:‐ 

• The process of communication begins with ideation, which refers to the formation of idea  or selected message is to be communicated.  • The scope of ideation is determined by sender’s knowledge, experience and abilities.       SENDER:‐  • Sender  is  one  who  starts  the  process  of  communication.  Sender  may  select  the  content  and its kind.  • It may be logical or emotional. Message may be on formal subject or general subject.          ENCODING:‐  • In  this  stage  messages  are  composed  of  symbols  having  translation  of  an  already  conceived idea by sender through appropriate medium.  • Converting  idea  to  message  can  be  termed  as  encoding,  which  needs  to  have  selected  medium for it.        TRANSMISSION:‐  • Transmission  refers  to  the flow of message  over  a chosen  channel.  It is  one  of  the  most  basic  aspects  of  communication  because  it  also  involves  in  selecting  proper  time,  place  and way.         RECEIVING MESSAGE:‐  • Receiver  receives  message  from  sender  through  a  selected  medium.  The  receiver  has  to  assign meaning to a message in order to understand the message.        DECODING:‐  • Decoding is reverse of encoding. It is a process of converting a message into thoughts by  translating the received stimuli.  • Process of decoding involves to interpretation and analysis of a message, which is done by  receiver.  FEED BACK:‐  • Response is the last stage in communication process. It is an action or reaction of receiver  to the message received. Response is thus known as key to communication effectiveness.          

 

CONCLUSION:‐  The  flow  of  communication  will  be  more  effective  if  all  the  above  have  smooth  flow,  without any hindrance or noise.                    

Other form of questions would be ‐‐‐‐‐    • Draw communication cycle.  • Explain the term encoding decoding and feedback.  • Explain in detail flow of communication.                                   

 

Q2.      What  are  elements  of  communication?  Explain  each  element  with  suitable  example.   INTRODUCTION:‐  In  communication  language  embodies  (combines)  and  conveys  thoughts  along  with  language. There is also other element, which contributes to communication.    ELEMENTS OF COMMUNICATION:‐     
                                      Purpose                                        Expression                     ELEMENTS       OF             COMMUNICATION            Channel                Feedback          Intellectualism        Initiation  

Language 

Knowledge       

Attitudes 

 

 

 

 

Situation 

IN DETAIL:‐    INITIATION:‐  Communication begins a source initiates a statement in order to transmit some  thoughts need idea or information.  To give a welcome speech there must be an idea for what to speak.   

 

FEEDBACK:‐  The response of the receiver that is sent back to the source forms a feed back.  Feed back helps to know if the message was received correctly or not.  We may intend to give feed back after attending a seminar so as how far we  understood the topic.  CHANNEL:‐  Channel connects the source (E.g. speaker) and receiver (listener).They may be  connected to each otter by sound waves or light waves.  Sound  waves  are  carried  of  by  language  we  use  and  light  waves  with  facial  expression and body gestures.  SITUATION:‐  Situation  is  the  place  or  setting  in  which  a  communicative  events  occur  .The  content will differ always when you communicate with your friends and  with  your boss as according to the situation.  PURPOSE:‐  Purpose  consists  of  intention  of  the  source  or  speaker.  It  is  a  communicative  aim of speaker.  In college your teachers will speak with purpose to teach to you a given topic.  ATTITUDE:‐  The  speaker  and  the  listener carry with  them  certain  ideologies, world  views,  beliefs and aptitude.  They are under the influence of varying emotional and mental states.  Students  will  have  negative  view  towards  dull  students  of  the  class  or  to  the  naughty ones.  KNOWLEDGE:‐  The speaker has to possess adequate knowledge of the message that is to be  transmitted.  Knowledge is based upon observation, study and personal experience. 

 

There must be a proper knowledge of a given subject before examination for  students.  EXPRESSION:‐  Expression consists of the ability to transmit or communicate effectively.  There must be clarity, intelligibility and fluency for smooth flow of it.  When we have pain and sorrow we may express it with the help of tears.  LANGUAGE:‐  Language  is  one  of  the  most  important  elements  in  the  communication  process.  There  must  be  appropriate  words  and  pattern  of  sentences  to  use  language  effectively.  There should be politeness, in our language, when we are talking to our elders.  INTELLECTUATISM:‐  Communication is sustained and made effective with the intellectualism.    Speaker and listener have to express and understand views calmly, rationally,  reflectively, precisely and effectively. When intellectualism is absent, thoughts  and ideas are likely to be insufficient.  CONCLUSION:‐  Communication  needs  to  have  creativity,  which  can  be  attained  with  involvement of different elements.        Q3. Explain in detail the flow of communication.    INTRODUCTION  

 

Information flows in an organization both formally and informally. The flow of  communication can be into various directions as: ‐ (1) Vertical communication  (2) Horizontal Communication.  .Upward  .Downward          VERTICAL COMMUNICATION       

.Lateral or diagonal                         HORIZONTAL COMMUNICATION 

 

Formal communication will flow with official hierarchy level and informal flow  has no definite structure or hierarchy to follow. 
 

FLOW OF COMMUNICATION   
MANAGING DIRECTOR 
                DIAGONAL                                                                       HORIZONTAL           DIRECTOR 1                                                 DIRECTOR 2                                                                      DIRECTOR 3                     M1    M2      M3                                   M1   M2    M3                                                                  M1      M2   M3                                         UPWARD                       DOWNWARD 

        IN DETAIL:       

 

• DOWNWORD COMMUNICATION :         Downward communication flows from a manager .i.e. from top to the chain of command.  For example when managers inform, instruct or advice their subordinates, the flow of  communication is in downward pattern.  Downward communication can take any form as member notice, new policies or  procedure to ask for any analysis etc.  Conversation may be through written form, face to face or telephonic. 

           

Upward communication:  When  the  flow  of  communication  is  from  bottom  line  to  the  top  authority  it  is  termed as upward communication.  For  example  when  subordinates  send  a  report  to  inform  their  superiors  or  to  present their findings, communication flows upward.  The extent of upward communication depends on the organization.  Open  culture  creates  a  climate  of  trust,  participative  or  empowerment,  as  they  would provide input for managerial division.  Suggestion  box,  survey,  grievance  procedures,  reviews  reports  etc.  provides  information to top management.               Lateral /Horizontal communication.  This  form  of  communication  takes  place  among  peer  group  or  hierarchical  equivalent employees.  Such communication is necessary to facilitate co‐ordination, save time and bridge  communication gap.  Lateral communication enables the sharing of information with a view to apprise  the peer group of activities of a department.  This type of communication is very vital for growth of an organization as it builds  co‐operation among various branches.  Probability of communication gap is found because of decentralization.   

     

 Diagonal or cross lines.        Diagonal  or  cross  lines  communication  flows  in  all  direction  and  cuts  across  all  function and level in an organization.   For  example  sales  manager  communication  directly  to  vice  president  (production).   This  form  of  communication  deviates  from  normal  chain,  but  it’s  quick  and  efficient.  The increase use of e‐mail also encourages cross lines communication.  As there is no specific line command in diagonal communication, it is also referred  as  cross  lines,  radial  or  circle  communication,  depending  upon  structure  of  an  organization.                      

     

Q4. Explained basic forms of communication.          Introduction:‐  There are different forms of communication by which the massage can be  transmitted, it shows how massage is compassed and delivered.  Forms of communication:‐ 
  Picture/symbols/signs.                  Oral communication.          Written communication                                        Object language                                                 communication                               Body language                                Voice modulation               space distance 

    In detail:‐  1. Oral communication   Oral means stemming from mouth, message in the form of spoken words  are referred as oral communication. The use and position of words in oral  communication  can  make  difference  in  understudying  the  intent  of  message.          2.  Written communication:‐  Written communication refers to the words that are written and studied in  the form of a message.  In  an  organization  written  from  of  communication  written  from  of  communication is in the form of letters, means, reports etc.  Whenever message is transmitted in written format, they acquire a formal  structure; simple language is used, for better interpretation.    

     

 3. Body language.  Body language refers to the transfer of message through signals emitted by  body. Body language in almost all situations is involuntary.   The receiver on most occasions is able to grasp the signals and moments at  a collective’s understudying of the message.              4. Space / distance:‐  The space or distance you maintain with receiver or sender communicates  the nature of relationships between both.                         Zone that an individual maintains:‐                         Imitate     1 or 1 ½ feet                         Personal   4 approximately                         Social        10 to 11                             Public       11 feet              5. Voice modulation.  Voice modulation and inflection in the tone refers to the changes in voice    and speech patterns.  Variations in voice modulation can communication much about the feeling  and  attitude  of  the  sender.  Level  of  energy  and  peach  of  speaking  also  communication a message.             6. Object language.  Object  language  refers  to  the  message  communicated  by  the  objects.  For  example  a  respectable  dress  code  and  a  brief  case  communicate  a  class.  Object  language  allows  precede  oral  communication,  which  either  strengthens or negatives the image.       

     

           7. Picture / symbols/ signs.  Picture, symbols and signs used, to add the content for easy understanding.  Complexity  to  the  content  may  anise,  if  picture,  symbols  are  not  used  property.              It must be simple, conventional, lays and creative one.  Thus  different  forms  of  communication  are  used  to  convey  the  message  with an appropriate media or channel to make more effective.         Q5. Explain different levels of communication.                Introduction:‐  Communication is an activity which involves transmission and inter‐change  of ideas at various levels.             Levels of communication:‐             Human communication takes place at various levees as:‐  • Extra personal  • Intra personal  • Inter personal  • Organization  • Mass             

     

      In detail:‐             Extra personal communication:‐  Communication  between  human  beings  and  non‐human  entities  is  known  as extra‐personal.    For example, “A parrot responding to your greeting”.  In  this  form  of  communication,  it  require  to  perfect  co‐ordination  and  understanding between sender and receiver.  One of them will transmit information or respond in sign language.               Intrapersonal communication:‐  The  communication  that  takes  place  within  the  individual  is  known  as  intrapersonal.  Brain is linked to all the parts of the body by an electrochemical system.  When any information is sent to the brain it acts as receiver, and responds  to the sender after processing   the information.  Self  motivation,  self  determination  etc.  take  place  at  the  intrapersonal  level.               Organizational communication:‐  Communication  is  an  organization  takes  place  at  different  hierarchical  levels, which is necessary for the sustenance of any organization.  Communication  here  needs  to  be  with  proper  networking  for  a  smooth  flow. It includes as:‐           

     

Internal operational:‐  All  communication  that  Occurs  in  conducting  work  within  organization  is  known as inter‐operational.             External operational:‐  The work related communication that an organization does with people out  side the organization is called external communication personal.   All communication in an organization that occurs without purpose as far as  business is concerned is called personal communication.         Mass Communication:‐  Communication  to  a  large  audience  which  is  heterogeneous  (made  up  of  people) and anonymous (unknown).  This  type  of  communication  is  more  persuasive  in  nature,  which  also  requires more care on part of sender in encoding the message.  Oral  communication  through  mass  media  requires  equipment  as  microphone, amplifier written form need print or visual media.  Characteristics:‐  • Large reach  • Impersonality  • Presence of a gatekeeper.           

     

Q6. State the difference between general and technical communication:‐  Communication is said to be a circulatory system of an organization use of  different technology for a medium of communication is found, which make  communication process more effective.  Difference between general and technical communication  Heading  Factual  Technical communication  General  communication 

Formal elements  Structure  Audience  Technique  

Technical communication  General  form  of  is always found factual  communication  may  not  be always factual  Need  to  have  formal   There is no need of formal   elements  elements  In  this  form  it’s logically  Structure is not be always  organized and structured.  maintain  It  defines  for  specific  There  may  or  may  not  be  audience  specific audience.  Complex  and  important  There  is  no  specific  exposition  of  techniques  exposition of techniques  are found  Usually involves graphics May  or  may  not  use  graphics  Always found to be formal  Both  formal  and  informal  style  style are used  Content is technical here Content is general here general 

Graphics  Style  Content  Vocabulary  Nature     

Involves  to  have  special  Involves  vocabulary  vocabulary  Objectives 

Objectives & subjective

     

  Importance of technical communication  Technical communication plays a pivotal role in an organization whether its  business enterprise, an industry or an academic.  Communication serves as an instrument to measure the success or growth  of an organization.  Revolution  in  information  technology  is  having  a  profound  impact  on  technical communication.  Special  Skill  is  required  as  of  Change  in  Technological  Environment  These  Skills Include  1‐Knowledge of High‐tech Communication  2‐Ability to Present   3‐Explain Complex Technical Information in Simple and Familiar Style  4‐Analyyze and Understand the data  The flow of information through technical mode makes it easy and speedier   Example:‐E‐mail, fax, internet etc  Technical communication provides better and effective structure to a given  source of information      Examples: Manuals, reports, proposals. Etc.  Quality  and  quantity  of  information  is  more  overfund  through  technical  communication which becomes more organized in an organization.  Technical  communication  in  an  organization  can  be  divided  into  oral  and  written form; selection of media plays an important role here.  It is impossible for an organization to survive without communication; use  of technical aspect so can never be ignored here.    

   

Q7. Explain communication networks  A  variety  of  patterns  emerge  when  communication  combines  through  vertical  horizontal channels. The patterns are termed as communication networks. 

     

FORMAL:  There  are  five  common  communication  networks  that  play  an  important  role  in  formal network.  CHAIN NETWORK –  The  chain  network  represents  a  vertical  hierarchy  in  which  communication  can  flow only upward or downward. 

 

This type of network is found as direct –line of authority communications with no  deviations.  Y‐NETWORK‐   Y‐Network  is  in  effect  a  multi‐level  hierarchy  and  combination  of  horizontal  and  vertical flow of communication. 

   

 

It is found that two subordinates report to one senior, with two levels of authority  above the latter.  WHEEL NETWORK‐   Wheel  network  refers  to  several  subordinates  reporting  in  a  superior.  This  is  a  combination of horizontal and diagonal flow of communication.  

   

CIRCLE NETWORK‐   Circle  network  allows  employee  to  interact  with  adjacent  members  but  no  further.  There  is  a  vertical  communication  between  superiors  and  subordinates.  Horizontal is only at lowest level. 

 

   

ALL CHANNELS –   This  form  of  communication  network  is  least  structured,  which  enables  each  employee to communication freely with the others.  All are equal as no employee formally or informally assumes a leading role. 

   

INFORMAL NETWORK MODELS   Besides  flow  through  formal  network  communication  in  an  organization  also  travels in informal networks.      The Grapevine  The  informal  network  is  very  active  in  almost  every  organization.  The  different  patterns of networks found are:‐      1. Single stand:  Single  stand  is  the  way  in  which  most  people  are  view  in  grapevine.  Here  the message is passed from one person to another along a single stand. 

   

 

2. Gossip:  In  gossip  network  one  person  passes  information  to  all  other.  As  one  to  many form. 

   

 

 

3. Probability:  In  this  form  of  network  the  information  is  passed  by  at  random,  no  fix  structure is found here. 

            

    4. Cluster:  Cluster  is  the  most  popular  form  of  grapevine  in  which  some  people  will  pass information to select few others.  I   F                   In general informal / grapevine is:  Not expensive  Rapid  Multidirectional  Voluntary and unforced one              But:  Should not ignore information received through grapevine  Should use supplement formal channel.  Should identify but not threaten source of information  Should try to understand human relationship involved 
B C E D J A

 UNIT‐2  Verbal and Non Verbal Communication  Skill 
Q1.  Discuss the main elements of non verbal communication.                                    OR  What are the main components of non verbal communication?               Following are the component & non verbal communication.  1) Kinesics:  • Kinesics  is  word  related  to  gestures,  facial  expression  and  eye  contact.  • One  can  express  Intimacy,  love,  hate,  anger,  affection,  agreement  through your eyes.  • The face also conveys happiness, sadness, love, radness and hatred  ness.  • Gestures are used to call someone close, or instruct to go away.  2) Proxemics:                      • Proxemics is derived from ‘Proximity’ which means ‘nearness’.  • Distance  or  closeness  that  we  maintain  among  ourselves  communicate definite message.    3)  Haptics:  • Haptics is related to human touch.  • Touch can communicate different message.  • It depends on location, duration, intensity, frequency, instrument &  touch.  • Touch  can  communicate  care  for  someone,  concern,  anger  or  violence 

• Aggressive touches such hating or pushing.  • The location of touch such as  handholding or face touching  convey  intimacy & friendliness.  4)  Chronemics:  • Chronemics  is  the  study  related  to  study  of  how  human  beings  communicate through their use of time.  •  In the professional world, time is a valuable commodity. When you  are late for an appointment, people react negatively.  • If  you  arrive  early,  you  are  considered  either  over  –  eager  or  aggressive.  5)   Body language:  • Body has its own language.  • Body language skill is one of the essential qualities of a professional.      There are some important points to be remembered to a master to a good  body language.        5.1   First Impression:                    First impression is the last impression.       5.2   Eye contact  • Eye contact with the audiences creates intimacy.  • The speaker becomes a part of the audience for some moment.  • Shift your vision in all direction with little pause.  5.3 Facial expression:  • A speaker must look pleasant & confident.  • Avoid fear from mind.  • The  “toilet  going”  facial  expression  creates  bad  impression  about  the  speaker.        5.4 Gesture control: 

      5.4.1 Hands:‐  • Keep your hands empty & still.  • Avoid playing with objects.  • Genuine  &  impressive  hand  gestures  are  good  to  confidence  &  vitality.                          5.4.2     Legs:‐  • Legs should be still & firm.  • Speaker should stand firmly.  • Don’t change place every now & then.  • Speaker with interest & enthusiasm.      Q2.    Explain barriers of effective communication.  1. Intrapersonal Barriers  2. Interpersonal Barriers  3. Organizational Barriers.    1.) Intrapersonal Barriers:‐  • Individuals are unique because of their idiosyncrasies.  • Each interprets the same information in different ways.   • Certain  common  causers  are  responsible  for  the  individual’s  inbuilt  barriers.    1.1Wrong  Assumptions:‐  • Many barriers storm from wrong assumptions.  • Wrong  assumptions  are  generally  made  because  the  sender  or  receiver does not have          adequate knowledge about each other  back ground. 

• A  skilled  communication  keeps  these  issues  in  mind  prevent  them  from becoming barriers.    1.2Varied Perception:‐  • Individual in organization precive situations in different ways.  • The best way to overcome this barrier is to step back and take a wide  perspective of the issue.    1.3Differing Backgrounds:‐  • No two persons have a similar background.  • Our background plays a significant role in how we interpret message.  • To  enhance  your  communicate  on  skill,  it  is  necessary  to  know  the  background of your audience.  • Empathy or identification with another person is the solution to their  barrier.    1.4Wrong Inferences:‐  • Inferences are more dramatic then facts and for this reason they give  more scope for gossip and rumor to burgeon.  • Inferences  supported  by  facts  are  essential  for  professionals  when  they analyze materials, solve problems & plan procedures.    1.5Impervious categories:‐  • In general, we react positively to information only if it is in consonance  with our own views and attitude.            • Conversely, when we receive information that does not confirm to our  personal  views,  habits  and  attitudes,  appears  unfavourable  to  us,  we  tend to create negatively or even disbelieve.   

      • Rejection,  distortion  and  avoidance  are  three  common,  undesirable,  and negative reactions to unfavorable information.  • Similarly people who are very rigid in their opinions way face problems  in communicating effectively.    1.6Categorical Thinking:‐  • People who feel that they “know it all” are called pan sophists.  • This  type  of  thinking  exists  in  people  who  feel  that  they  know  everything about a particular subject, and therefore refuse to accept  any further information on that topic.  • The clue to deleting this barrier in others and ourselves is the use of  words  like  all,  always,  everybody,  everything,  every  time  and  there  opposite like none, never, nobody and nothing.  • To avoid this barrier, substitute these words with phrase like “in most  situations “or likely.    2.) Interpersonal barrier:‐  • Interpersonal barriers occur due to the in appropriate transaction of  words between two or more people.  • The two board categories into which this barrier can be classified are.  1. Inefficiency in communication skill.  2. Negative aspect nurturing in the element.                 2.1 Limited vocabulary:‐  • An  inadequate  vocabulary  can  be  a  major  hindrance  is  communication.  • During  your  speech  if  you  are  at  a  loss  for  words,  your  communication skill will be very ineffective and you will leave a poor  impression on the audience.   

    • On the other hand if you have varied and substantial, vocabulary you  can create an indelible impression on your listeners        

2. Communication across culture.  1. Cross culture communication:‐  • Cross  culture  communicational  flexibility  is  a  major  requirement  for  successful communication in our modern world.  • The presentation examines the length and breadth of the issue.  2. Non verbal communication:‐  • Facial expression, other gestures, posture, bodily movements and the three  distances (intimate, personal and social) are introduced.  • The basic example of “sign language “are demonstrated cross culturally and  the communicational implication of each are discussed.  3. Creative perception:‐  • Participants  are  introducing  to  the  method  and  principle  for  sharpening  observational and listening skills in cross cultural contexts.  4. Cross culture difference:‐  • In the global arena workplace we tend to minimizing or even to ignore our  cultural difference while mythologizing that they no longer exist.  • But  this  is  a  dangerous  myth  for  it  greatly  heightens  the  potentials  for  miscommunication.  5. Cross culture miscommunication:‐  • We  communicate  through  language,  symbols,  gestures  and  our  whole  bodies. 

    • But just as we are able  to communicate through all these  means,  there is  always  the  potentials  to  miscommunication  or  send  unintended  or  false  massage.  • Chance  of  miscommunication  where  the  communication  is  mixing  of  HC  and LC communication modes such as When one party is communicating in  a HC way and other in a LC way, or when a LC  medium is used in a HC way.  6. Understanding conflicts in different cultures.  • Much  of  the  conflicts  we  experience  in  our  global  ‘market  place’  today  is  due to the experience of unfulfilled culture specific expectations.  • We can avoid the conflict by understanding what result cross culturally, in  other  words  by  understanding  what  is  ‘acceptable’  and  what  is  not,  cross  culturally.  • A basic method for discovery of conflicting cultural pathways is presented.  7. Responding to conflicts in different cultures:‐  • Understanding  why  conflicts  occur  is  one  thing  and  resolving  them  is  another.  • Every culture has its own pathways for resolving conflicts.  • When  Parties  in  conflict  are  on  different  cultural  tracks  their  expectations  regarding  the  stages  and  processes  of  the  resolution  process  will  be  different.  • This usually results in a heightening of anxiety, fear or frustration, which in  turn leads to a break in the process or the further devolution of the process  and more conflict.          • Fostering  the  conflict  resolution  process  can  also  mean  adapting  the  implicit expectations of European peace building NGO to those of the local  groups in conflict. 

         

   

UNIT‐3  Listening skills 
 
Q1. What is the difference between listening and hearing? Explain in brief  different types of listening.  INTRODUCATION  No  communication  process  is  complete  without  listening.  We  spend  near  about  45% of our working time in listening only.  Listening is a process of receiving. Interpreting and reacting to a message received  from the speaker  However listening and hearing are not same.  Hearing  is  solely  dependent  on  the  ears,  is a  physical  act,  and  barring  physically  impaired persons.  Every one can hear without deliberate effort, as hearing is merely the vibration of  sound waves on eardrums.  On other hand, listening requires a voluntary attention and then making a sense  of what is heard.  It  requires  conscious  efforts  to  interpret  the  sound,  words  and  its  meaning  to  react the message.  It also depends on the knowledge and attitude towards the sender in the listening  proces 

 

1

   

     

TYPES OF LISTENING:  Different  situation  requires  having  different  types  of  listening  there  are  certain  skills, which are basic and necessary for different types of listening.   

 

In Detail: 
  2

   

• Active Listening:  Active Listening reflects a whole orientation to the speaker  In this form of listening the receiver absorbs as whole to what is being said and  makes  an  attempt  to  verify  all  that  is  being  said  Active  listening  involves  verbal  feedback and would respond the message.  Here,  listener  will  not  only  pay  attention  towards  verbal  but  nonverbal  is  also  equally important.   This kind of listening is found during discussion or with interesting topic.    SIGNALS: Leveling and assimilation takes place.    • PASSIVE LISTENING   This kind of listening is where there a physical presence but mentally absent.   In this kind of listening, listener is partly or entirely ignoring the message as well  as speaker.  He/she might be “Pretending” to listen or thinking.  There will be a heap of verbal garbage in the form alterance without any actual  process     Signal: ‐ pretending like listening.      • Selective listening :‐   Selective listening is listening to part of conversation, while ignoring the most of  it.   Listener  is  here  only  concern  to  the  related  message  .When  there  is  too  much,  unrelated  or  uninteresting  information,  will  load  to  selective  listening.  Listening  happens to be at superficial level and will not go beyond understanding. 
  3

   

Signal: ‐ Hearing partial.       

• Empathetic Listening :  In  this  form  of  listening,  the  receiver  is  able  to  understand  the  view  point  of  speaker exactly the same as intend to.  Match between self and others / speakers perception = Empathetic Listening  Empathetic listening is paying attention to another person with empathy.  Empathy: ‐ Feeling as a same one.  [Emotional, compassion, feeling, insight]  It is an excellent technique to help one to attain, “Active Listening”.    • Appreciative Listening :‐  This  is  a  listening  for  deriving  pleasure  or  for  entertainment.  The  quality  of  appreciative listening depends on large extent to three factors as :‐  1. Presentation   2. Perception  3. Previous experience  For example, we are listening to a comedian, musician or entertainer.    • Critical Listening :‐  When the purpose is to accept or reject the message or to evaluate critically,  one requires having critical listening.  For example, when you would purchase from sales person, you would critically  examined and listen before spending on it.     
 

 
4

   

• Projective Listening :‐  In this type of listening, the responses of receiver are in state of. The image of  camera  can  be  use  to  understand  the  concept,  which  means  eye  of  camera  only takes what is been showed to it. There will be list attempted to work and  understand.  Signal: ‐ Message understanding within receiver frame.    • Relationship Listening :‐  The  relationship  listening  is  either  to  help  and  individual  or  to  improve  the  relationship among the people.  The rapeutic listening is a special type of relationship listening which allows a  troubled person to talk through a problem.    • Comprehensive Listening :‐  This  type  of  listening  is  required  by  the  students,  to  listen  to  lectures  to  understand  and  comprehend  the  message.  Comprehensive  listening  is  required to receive and interpreted message.  Listening is necessary but above all, to adopt different type listening according  to the situation is also important.           Q2. Describe Features Of Good Listener (Active Listener).  As it is not very easy to pay full attention to what others say and to listen them  carefully  the  following  are  some  traits  to  be  a  good  listener,  these  characteristics  improve  one’s  efficiency  in  listening  and  with  the  increased  listening efficiency one can justify him wherever he goes. They are as under:  

 

5

   

1) A good listener should concentrate on the message fully avoiding physical  distractions such as an attractive face or fragrance of a perfume.  2) A listener’s capacity to absorb the information is always much more than a  speaker’s  ability  to  talk  and  therefore  the  listener  gets  a  lot  of  time  between two points. During the time, a good listener should not allow his  mind to wander or day dream.  3) A  good  listener  gives  the  speaker  a  chance  to  complete  this  speech.  He  should not jump to conclusions about the message unless the speaker has  finished.  4) A  good  listener  should  not  allow  his  prejudices  to  close  his  mind  to  the  conveyed information. If one is prejudiced, he can never accept the truth.  5) A listener should take notes if he or she feels it desirable to use it at a later  stage.  However  this  might  destruct  him  or  her  from  listening  and  so  it  is  advisable to take minimum notes.  6) One  shouldn’t  be  afraid  to  ask  questions  to  make  the  things  clear  where  doubts arise. In fact this leads the speaker to believe that you really want to  collect information.  7) One important trait of a good listener is patience. Though he or she may be  in hurry, he or she should listen the speaker patiently.  8) The  listener  should  control  his  or  her  temper  while  listening.  Though  he  feels completely disagreement with what the speaker says, he should calm  down and discus at the end of the speech.  9) A  good  listener  should  send  some  verbal  utterances  as  ‘Yes’  ,  ‘hum’  and  some  non  –  verbal  signs  as  rolling  eyes  to  indicate  that  the  listener  is  following what the speaker is saying.    Q3. Discuss various barriers to effective listening.  Introduction :  Listening  is  one  of  the  most  import  skills  to  complete  the  process  of  communication  effectively.  Listening  is  obtain  information,  understanding,  learning or to enjoyment. 
  6

   

Barriers To Effective Listening :  Listening is a complex process. It is desirable to take care of the barriers that  may obstruct the smooth flow of communication.  A) PHYSICAL BARRIERS     • Noise  • Physical Discomfort  • Physical Distraction    One chief cause of bad listening could be person’s inability to hear properly.  NOISE:  Refers to any sound that disturbs the listening process.  For  e.g.    When  talk  to  someone  on  a  running  bus  or  train,  surrounding  sound with disturb the listening process.    Physical  Discomfort:  Disrupts  the  listening  process  as  one  is  not  comfortable while listening.  For e.g. One cannot be comfortable to listen in hot summer without a fan  or air – conditioner.  Physical  Distraction:    Is  where  one  get’s  distracted  from  the  speaker  to  what he/she is speaking.  For e.g.  When a person talks to some one in a crowded market    B) PSYCHOLOGICAL BARRIERS    • Emotional  • Mind set  • Anxiety  • Fear  • Age & attitude    Most common barriers to listening is caused by listeners disturbed mind i.e.  is psychological in nature.    Emotional  Disturbance:  Can  prove  to  be  a  barrier  to  effective  listening  because it leads to lack of interest and concentration. 

 

7

   

For  e.g.  Feeling  anger  over  arousal  of  emotion  adversely  effect  to  decode  the message.    Age and attitude : Difference of age and attitude often makes one fed that,  person speaking cannot have interest or relevant to say.  E.g. parents guiding children will not be cared much by children’s.    Mindset :  If a conversation starts with certain mind set, than no listening  or partial listening will take place.  Meaning here might be wrongly inferred or vital part may be skipped off.  For e.g. Students will not listen, if they have mind set of faculty is funny by  nature.    Anxiety,  Fear:  Feeling  of  anger,  frustration,  sadness,  anxiety  or  fear  influence our reception and receptivity to others ideas.          C )  Linguistic Barriers :     • Improper message decoding  • Ambiguous Language  • Jargon    Improper Message Decoding: Improper message decoding during listening is  the recurrent barrier in the process of oral communication. Such message is  decoded  incorrectly  the  listener,  it  may  lead  to  confusion  and  misunderstanding.    Ambiguous  Language:  Decoding  an  oral  message,  listener  should  concentrate on the linguistic code.   E.g. If he/she does not understand a lecture in French.    Jargon:  Use of difficult words should be avoided here.    D) Cultural Barriers:    • Cultural Difference  • Different Values  • Different social norms 
  8

   

  Cultural  Difference:  If  the  speaker  and  listener  belong  to  different  cultures  and  share  different  values,  listening  and  comprehension  could  become  a  difficult process in oral communication.    Different  Values:  Listener  who  assigns  meaning  to  message  sues  and  meanings are assigned in terms of the listener’s frame of reference.    Different  Social  Norms:    The  interpretation  of  meaning  can  create  misunderstandings during intercultural communication due to differences in  norms and values are our personal guides to thought and behavior and exert  a strong influence on us.              

 

9

UNIT‐4  Presentation Skills.   
   1. Basic step for presentation strategy. 

a) Formulate a strategy  b) Develop a flexible flowing structure  c) Methodologies of how you present you present  d) Response to questions and challenge    2. Elements of good presentation.      OR 

2. Organizing content.  • Introduction   • The Main body  • The conclusion    1. Introduction  • Address the audience  • Introduce your self   • Provide Impact  • Indicate the aim of your presentation, by explaining you also indicate the relevance of it  for the audience.  • Indicate the main topic of the presentation.  2. The Main body:‐  • The ideas should be supported by facts, illustration and claims. 

• The topic discussed in the body should be organized in the logical manner.  o Chronological order:‐      Starting with the oldest event and ending with the most recent.  o Spatial order:‐  Discussing one topic in different places. For e.g. – unemployment in east the west.  o   Causes and Effects:‐     

Describe  causes  and  effects  of  something;  especially  suitable  when  you  want  to  explain why something happened.      For e.g. ‐ The cause of a disaster the effect of measure.  o   Problem and solution :‐  Offer a solution for a problem for e.g. How to reduce the rate of unemployment?  o Sequential order:‐      This order is related to chronological order. It explains the steps in process.  o General to specific:‐   Start with a general picture and then move on to a detail.  o Specific to general:‐         Start with a detail and put it in a more general contest.  o Start  with  something  small  and  familiar  then  move  on  to  something  larger  and  less familiar.  3. The Conclusions:‐  • In the final phase of presentation, you should either summaries the main   points  of your presentation or put what you have said in a certain perspective.  • You should not add new facts to your presentation in the conclusion.  • You should take time to round off your presentation.  • Use a phase like “with this I would like to conclude my presentation”.   

  Q‐3 Define the purpose of presentation.  Ans:  1) Describe:‐  • In this type of presentation, the aim is usually to give information or to explain  the situation.  • The contents are after general and factual.   • When the speech comes to an end the audience should have knowledge that  they did not know on the subject before they started listening.  2)  Instruct:‐  • In this type of presentation, the aim is to teach the audience knowledge and  skills.  • After  the  presentation  the  listener  should  be  able  to  do  something  which  he  did not know how to do.  3) Persuade:‐  • In this type of presentation, the aim is to stimulate people to do something.  • After the presentation you want the listener to believe something that he did  not believe before he started listening.    4) Entertain:‐  • In this type of presentation the aim is to entertain people.  • The  aim  of  this  type  of  presentation  is  mostly  to  make  the  audience  feel  happy, but they may be hidden goals.  • Crucial element of this presentation is humor.  • For  most  people,  it  is  very  difficult  to  give  a  humorous  presentation  because  the humor is not spontaneous.                 

Q ‐4 Types of virtual aids generally used in presentation.  Ans:            1) Flip chart  2) Overhead transparencies  3) Poster                     4) 35 mm slides  5) Videotapes 

1) Flip chart:‐  • Help the speaker proceed through the material.  • Convey information.  •  Provide audience with something to look at in addition to the speaker.  • Can be prepared prior to, as well as during the presentation.  • Can be converted to slides.               Limitation:‐  • May require the use of graphics talent.  • Are not suitable for use for a large audience setting.  • May be difficult to transport.                Benefit:‐  • Flip chart are quick inexpensive.  2) Overhead transparencies:‐  • The standard transparency size is 8”×11”.The only piece of hardware required  is an overhead transparency projector (OHP).  • Overlay transparencies provide a good growing presentation.  • Speaker  can  use  an  overhead  projector  with  significant  light  in  the  room,  so  enabling the speaker to maintain eye contact with the audience. 

                      Limitations:‐  • The projected image size is sometime too small to be seen from the back of  a large room.  • It is difficult to write on the transparency while it is on the projector.  • Sometimes the projector head gets in the audience’s way.  • Some speakers feel captive to the machines.    3) Posters:‐  • Posters are prepared graphic devices.  • Posters are permanent and portable.  • Poster can be used alone or in a series to tell a story.  • Poster works the best in small audience sizes.                        Limitation:‐  • Posters tend to contain too much detail.  • Transporting them can be difficult.  • The  more  elaborate  posters  require  extensive  presentation  can  be  quite  costly.  4) 35 mm slides:‐  • Slides  have  high  credibility  with  audiences  because  viewers  looking  at  photographic slides taken in the field often feel that seeing believes.  • The only hardware required is a slide projector and a screen slide programs  are easy to package in slide trays.  • Changes  in  slides  or  in  their  sequencing  can  be  done  rapidly  to  meet  changing condition or audiences.                        Limitation:‐  • Slides  cannot  be  made  using  photocopying  machine.  Therefore,  they  require more time and   money to produce than overhead transparencies.  • The lights must be dimmed more for slides than overhead transparencies. 

• Slides require a great deal of preparation and rehearsal.  5) Videotapes:‐  • A videotape electronically carries both a picture and a sound track.  • Its  features  of  sound  movement,  vivid  image,  color  and  variety  hold  an  audience’s attention the way film does.                             Limitation:‐  • Videotapes production can be expensive to create and require experienced  production teams.  • In large meetings, the audience may not be able to see the monitor.                Q‐5 Tips pertaining to the use of visual aids.  Ans:    1) Overhead transparencies:‐  • Use larger fonts, avoid decorative fonts.  • Separate the transparencies using sheets of paper.  • Keep transparencies uncluttered.  • Show only the required information.  • Do not add multiple colors or exciting backdrops to your slides.  • Familiarize yourself with the operation of the overhead projector.  • Be ready with your notes in case of power failures. 

 

2)  35 mm Slides:‐  • Check the computer system.  • Familiarize yourself with the operation of the slides.  • Transfer your file to the hard disk.  • Be familiar with the operation of slide show.  • Rehearse your presentation.  • Keep printed copy of the slides. 

 

3)  Flip charts:‐  • Use different colored markers.  • Keep two pads of paper.  • Write in large letters.  • Use only one slide of the chart.  • Wait for the audience to grasp the contents before turning pages.  4)  Posters:‐  • Each poster should contain one message or theme, words, charts diagrams must be  penned in a large enough size to be seen by everyone in the room.     

  Q‐6 how does the visual aid help you in making presentation effective?  Ans:‐  • • • • Increase audience interest.  Illustrate key points.  Signal transition from one part of the presentation to the next.  Increase impact of message. 

• Help listener to retain information.  • Help you present ideas without depending on notes.  • For those not familiar with your language or accent, turn the incomprehensible  into something understandable.          Q‐7  Explain modes of delivery which can use for making presentations.  Ans:  There are four modes of delivery which can be used for making presentation.  Extemporaneous  Manuscript  Impromptu  Memorization    1) Extemporaneous:‐  • Extemporaneous presentation is by far the most popular and effective method  when carefully prepared.  • When  speaking  extempore  you  must  prepare  the  notes  beforehand  and  rehearse your presentation.  • There is no need to learn every word and line by rote.  Advantage:‐  • As  you  have  enough  time  to  prepare  for  the  presentation,  you  work  hard  on  the theme.  • The supporting material helps to present your points clearly.  • It enables one to move freely with ease.  • Your delivery sounds natural and spontaneous to the audience as it allows you  to establish a rapport with the audience through more eyes contact.  Disadvantage:‐  • If  presentation  is  inadequate,  you  can  get  lost  and  find  yourself  uncomfortable.  1) 2) 3) 4)

• If you rely too much on note cards and start reading out from them instead  of  just  consulting  them  for  reference,  then  your  speech  will  lose  its  spontaneity.  2) Manuscript:‐  • In  manuscript  presentation,  material  is  written  out  and  you  are  supposed  to  read it out aloud verbatim.  • You are not supposed not to memorize the speech and then recollect it.  • Do cultivate familiarity with speech.  • You should know what is written where.                        Advantages:‐  • It’s permanent and accurate record of whatever you have to say.  • There is no chance of tampering with the facts and figures.  • The material is organized systematically.                      Disadvantages:‐  You get less time for making proper eye contact.  There is not much scope either for non‐verbal communication.  Adaptation is rather difficult.  Conversational flavor along with vocal inflection takes a back seat here, which  is a great asset for you as speaker.  3) Impromptu:‐  • The impromptu mode, as the word suggests in what you use when you have to  delivery an informal speech without preparation.                        Advantages:‐  • You  sound  very  natural  because  you  do  not  get  enough  time  to  make  any  elaborate preparation.  • You get a chance an express your thoughts irrespective of what others think or  say about that particular topic.  • You are spontaneous as you say what you feel, not what you ought to say.                      Disadvantage:‐  • The  presentation  lacks  organized  development  of  ideas  because  of  the  shortage of time.  • Chances of rambling are very high. Various points may hang loose.  • • • •

• There is frequent use of vocalized pauses.      4) Memorization:‐  • This method of presentation is very difficult for most of us.  • Probably only handful of you can actually memorize an entire speech.  • Usually you memorize the main parts and are in the habit of writing key word  on your cards to help you out through the actual presentation.                        Advantage:‐  • It’s very easy for such speaker to maintain an eyes contact with the audience  throughout presentation.  • It is possible to finish the speech in allotted time.                       Disadvantage:‐  • Memorization requires too much of time.  • Even your mnemonic skills fail you if you have not rehearsed adequately.  • No flexibility or adaptation is possible during the speech.          Q8.  Discuss impact of body language in making presentation effective.  The  study  reveals  that  60%  of  all  human  communication  is  your  body  language  and  30%  of  what you say is your tone.  1) Personal appearance:‐  • Makes the first impact on the audience includes dress, hairstyle, make‐up etc.  2) Posture:‐  • Refers to the way one stands sits and walks.  • A  good  speaker  stands  tall;  feet  together  with  the  weight  directly  over  the  instep keeping his chin parallel to the floor.  3) Caution:‐  • A  relaxed  shoulder  and  protrude  stomach  indicate  that  the  speaker  is  discouraged, tired and worm out. 

4) The posture of sitting:‐  • The posture of sitting may convey an air optimism or sadness or be indicative  of a sense of failure or of in attractiveness.  5) Walk gracefully:‐  • Move  legs  freely  from  the  hips;  lift  your  feet  from  the  floor.  Walk  in  straight  line, avoid a stride or ting step.  6) Gesture:‐  • All  oral  communication  is  accompanied  by  gesture  such  as  shrugging  of  shoulders, flourish of the hands movement of the head etc.  • These gestures  enhance the  impact and add a greater value to what  is being  said.  7) Facial Expressions:‐  • Face is the most expressive.  • A smile = friendliness  • A frown= discontent  • Raising the eye brow= disbelief  • Tightening the jaw muscles= Antagonism   Can add to the meaning conveyed through verbal means.  8) Eye contact:‐  • The eyes are an extension of the brain and a window of the soul.  • A better eye contact leads to more effective communication.  9) Space & Distancing:‐  • It differs from culture to culture.  • In formal gathering it may be ranging from 4 ‐12 feet.                   Paralinguistic:‐  • Body Language and Paralanguage are components of non verbal communication.  • Paralinguistic  features are  non  verbal  vocal  clue  that  help  you  to  give  urgency  to  your  voice.  • Your  voice  your  trademark.  It  is  that  part  of  yourself  that  adds  human  touch  to  your  words. 

• Voice gives extra life to your delivery.  • Therefore,  you  may  find  it  useful  to  understand  the  characteristic  nuances  of  voice,  namely Quality, Volume, Pace/rate, Pitch, Articulation, Pronunciation, Pauses.      1. Quality:‐  • Quality is a characteristic distinguishes one voice from another.  • Each one of us has a unique voice.  • While the quality of one’s voice can’t be changed, it can be trained for  optimum impact.  • Very few people are naturally blessed with deep resonant quality.  • Everybody  can  improve  upon  the  quality  of  the  voice  and  develop  it  to  its  fullest  potential.     2. Volume:‐  • Volume is the loudness or softness of the voice.  • Your voice should always project but need not always be loud.  • One way to improve your voice & speaking is through reading aloud.     3. Race/Rate:‐  • Rate is number of words which you speak per minute. (WPM‐Word Per minute)  • The normal rate is from 120 to 150 words.  • Cultivate your pace so as to fit in this reasonable limit.  • If the person speaks too slowly and monotonously, he is most likely to the considered a  dull speaker.  • A fast speaker also causes discomfort because the listeners do not get time to grasp the  thoughts and switch from one thought to another.  • Use pauses to create emphasis.  4. Pitch:‐  • Pitch refers to the number of vibration per second of your voice. 

• The rise and fall of the voice conveys various emotions.  • Lowness of pitch can indicate sadness, shock, dullness.  • High pitch can indicate joyous, ecstatic, triumphant and even energy.  • A well balanced pitch results in a clear and effective tone.  • Pitch is also influenced by your air supply.  5. Articulation:‐  • Speaker  should  be  careful  not  to  slop,  slur,  chop,  truncate  or  omit  sounds  between  words or sentences.  • Lazy articulation, slurred sounds or skipping over words will lower the credibility of the  speaker.  • Develop in yourself the ability to speak distinctly.  6. Pronunciation:‐  • If articulation means speaking out all the sounds distinctly, then pronunciation requires  us to speak out sound in way that is generally accepted.  • One  should  be  careful  enough  to  pronounce  individual  sounds  along  with  word  stress  according to the set norms.  • Whenever  there  is  confusion,  always  consults  a  good  dictionary  &  try  to  pronounce  it  accordingly.  7. Voice modulation:‐  • Voice  Modulation  pertains  to  the  way  we  regulate,  vary  or  adjust  the  tone,  pitch  and  volume of the sound and speaking voice.  • Modulation of voice brings flexibility and vitality to your voice.  • One can express emotions, sentiments like impatience, careful planning, despondency,  suspicion etc. in the best possible way.  8. Pause:‐  • A pause is a short silence flanked by words. 

• A pause in speaking lets the listener reflect on the massage and digest it accordingly.  • It helps you glide from one thought to another one.  • It embellishes your speech because it is a natural process to give a break.  • Be spontaneous.  • If you become too self conscious, this process becomes artificial.   

 

UNIT‐5  INTERVIEWS 
  Q1.  Explain  the  expectation  in  you  from  your  prospective  employer  when  you  appear for an interview.  In  general,  employees  are  looking  for  two  things:  whether  the  candidate  can  handle a specific job and evidence that the person will fit in the organization.       Following are the attributes an employer looks for in his employees:  1) Integrity: Your answers must reflect the total character.  2) Intelligence: It includes basic common sense as well as presence of mind.  3) Endurance: Reflect endurance through your statements. Even the slightest  sign of laziness will lay you out of the queue.  4) Team players: Project the ability to work in team. Top executives are team  builders.  5) Self  –  confidence:  Answers  like  ‘may  be’  etc  depict  lack  of  commitments  and self‐confidence. At the same time, over‐confidence and over‐smartness  should be avoided.  6) Sense  of  humour:  Project  grace  even  under  difficult  conditions.  Occasionally,  laugh  at  yourself  and  cultivate  a  readiness  to  accept  the  mistakes.  7) A  ‘can‐do’  attitude:  This  can  be  done  by  showing  enthusiasm  to  take  responsibilities.  8) Accomplishments:  It  is  important  to  show  what  you  have  achieved.  This  contributes to meet he targets.  9) An ability to think quickly: Your answers should be spontaneous.  10) Logical  professions:  If  there  is  a  gap  in  the  progression,  then  there  is  always a chance that one will be asked. Be honest about your failures.  11) Performance:  Ensure  to  reflect  that  your  performance  is  either  industry  specific or function specific. 

12) Relevant experience: Talk of experience which will make value addition to  the current jobs.  13) Motivation: What has led you to this ‘position ‘.     Employers  are  usually  concerned  with  the  candidate’s  experience.  Intelligence, communication skills, enthusiasm, creativity and motivation.          Q2. Explain different types of interviews.  Depending  on  their  objective  and  nature,  interviews  can  be  categorized  into the following types:  • • • • • • • • •          Job Interviews : Here, the candidate wants to learn about the position and  the organization, the employer wants to learn about the applicant’s abilities  and  experience.  Both  hope  to  make  a  good  impression  and  to  establish  rapport.  In  the  initial  round,  job  interviews  are  usually  formal  and  structured.   Information  interviews  :  The  interviewer  seeks  facts  that  bear  on  a  decision or contribute to basic understanding. Information flows mainly in  one direction : one person asks a list of questions that must be covered and  Job  Information  Persuasive  Exit  Evaluation  Counseling  Conflict‐resolution  Disciplinary  Termination 

listens  to  the  answers  supplied  by  the  other  person,  e.g.  doctor  patient,  boss subordinate.  Persuasive interviews : One person tells another about a new idea, product  or  service  and  explains  why  the  other  should  act  on  his  or  her  recommendations. Persuasive interviews are often associated with, but are  certainly  not limited to selling.  These persuasive interviews require skill in  drawing  out  and  listening  to  others  as  well  as  the  ability  to  impact  information.  Exit interviews : The interviewers try to understand why the interviewee is  leaving the organization or transferring to another department or division.  The  interviewer  tends  to  ask  all  the  question  while  the  interviewee  provides answers. Encourage the employee to focus on events and process  rather than on personal grips.  Evaluation Interviews : Supervisor periodically gives an employee feedback  on  his  performance  and  discusses  progress  towards  predetermined  standards or goals to evaluate the area that require improvement.  Counseling interviews: A supervisor talks with an employee about personal  problems  that  are  interfering  with  work  performance.  The  interviewer  is  concerned with welfare of both the employee and organization.  Conflict resolution interviews: Two competing people or groups of people  with opposing point of view explore their problems and attitudes. The goal  is to bring two parties closer together cause adjustments, in perception and  attitudes and create more productive climate.  Disciplinary  interviews  :  A  supervisor  tries  to  correct  the  behavior  of  an  employee  who  has  ignored  the  rules  and  regulation  of  the  organization.  The  interviewer  tries  to  get  the  employee  to  see  the  reason  for  the  rules  and  agree  to  comply.  The  interviewer  also  reviews  the  facts  and  explores  the person’s attitude. 

Termination interviews: A supervisor informs an employee for the reason  of termination of latter’s of job. The interviewer tries to avoid involving the  company  in  legal  action  and  tries  to  maintain  a  positive  relationship  as  possible with the interviewee.    Q3.  Your  friend  is  going  for  an  interview.  What  tips  will  you  give  him  /  her  for  better performance?  The following are few tips that would be given for better performance in an  interview to a friend of mine:  • • • • • • • • • • • • • • • • • • Be well prepared.  Brush up your subject and general knowledge.  Memorize your resume.  Know about the company.  Dress appropriately.   Be smart, clean, and well groomed.  Carry a briefcase or neat folder containing all relevant papers.  Show up 10 – 15 minutes early. In case you feel you may get delayed, call  up and inform.  When you meet your interviewer(s), shake their hands confidently.  Stay calm, don not fidget or twiddle your thumb.  Be polite.  Never chew gum or smoke during the interview.  Be yourself, be honest.  Show a real interest in the job.  Be aware of all the answering techniques.  Do not answer a question you did not understand; ask for clarification first.  Speak  clearly  using  positive  words/phrases  such  as  enjoy,  enthusiastic,  positive attitude, excellence, striving to be my best, etc.  Appropriately  use  the  top  five:  non‐verbal  eye  contact,  facial  expression,  posture, gestures, and space. 

• • • • •

In the end, restate your interest in the job.  Smile and say ‘thank you’.  Tell them how you look forward to seeing them again.  Shake hands firmly.  Tell them how much you enjoyed the interview.       

   

UNIT‐ 6  Group Discussion 
 

Q1. Your friend is going for an interview he/she has to first appear for a group discussion. What tips you would give him/her for better performance. Introduction  Now  days  the  importance  of  teamwork  and  group  communication  has  been  increased a lot, it also acts as apart of selection process.  Guidelines for group discussion  To a friend of my following would be few tips to take care of in a group discussion.  • Be thorough with current issues.  • Always enter the room with a piece of paper/ dairy or pen.  • Listen to the topic well.  • Jot down as many ideas you can in first few minutes.  • Organize your ideas before speaking.  • Speak first only if you have something sensible to say.  • Identity  your  supporters  and  opponents  and  allow  your  supporters  to  augment your ideas.  • Keep a track of time and share time fairly.  • Have an open mind and listen to others views.  • Maintain an eye contact while speaking and listening.  • Do not indulge in parallel conversation.  • Body language and discipline should be properly maintained. 
 

• Use fact, humor and wit.  • Draw of silent members and encourage them to speak.  • Look at topic from all various angles and perspective  • Be loud enough to be heard by everyone.  • Avoid personal attacks and name calling  • Support your points with suitable or related facts.  • Try to be group centered rather than self centered.  • Attempt  to  arrive  at  a  consensus  through  your  ultimate  aim  to  reach  a  conclusion within specified time.  • Do not take a negative stance of any member in a group.  • Use proper language and adhere principle of politeness.  Thus, about given tips would aid a friend to go for a group discussion and put into  better performance.    Q2. Importance of group discussion in recruitment procedure introduction Group  discussion,  which  is  conducted  for  the  selection  process  is  a  well  – formulated devices that is used for judging the personality, communication skill,  knowledge and their ability to work as a team.    IN DETAIL:‐  Group discussion has become an integral part of most of selection process today,  the four components generally evaluated are as:‐   
 

 

• Knowledge  • Communication skills  • Group behavior  • Leadership potential        Knowledge  • This refers to the depth and range of your knowledge as well as analytical  and organizational abilities.  • Some  knowledge  of  the  topic  concerned  &  supported  by  common  sense  which will be able to win laurels.  • If  is  important  to  have  a  fairly  good  general  knowledge  and  awareness  of  the current situation, to perform in a good discussion well.  • In this approach candidates are being evaluated on how you think and not  on what you think.  • Of  course  the  contribution  of  your  knowledge  must  be  relevant,  rational,  convincing and above all interesting appealing to selection panel.      Communication skills:‐   During a group discussion, candidate will be assessed in forms of:  • Active listening  • Clarity of expression 
 

• Language & vocabulary  • Appropriates of body language    LISTENING:  • Listening is an important in group discussion, as it will help you to pick up  the thread of discussion and continue.  •  It  is  easy  for  the  selection  panel  to  identify  poor  listeners  as  their  discussion lacks continuity.                                   CLARITY OF EXPRESSION:  • The  panel’s  perception  of  a  candidate’s  personality  and  ability  to  influence and convince others depends greatly upon right tone. Voice and  articulation.  •  It is not sufficient to have ideas but have to be express effectively.  •  Fluency’ modulation and good delivery are also important here.      LANGUAGE:  • Language used should be accurate, free from grammatical errors,  •  It should  be direct,  clear and  precise with ideas flowing in an organized  manner.  •   Language used must be kept simple and unambiguous.  •   Using too much of jargon, high sounding words or ambiguous expression  may project as showoff. 
 

  BODY LANGUAGE:‐  • Score  of  a  group  discussion  depends  not  only  on  your  verbal  communication but also non‐verbal skills.  •  The  selection  panel  observes  your  appearance,  eye  contact,  posture,  gestures and facial expression.  •  Your gestures and mannerism would reflect your attitude than what you  say.  • Body language is of an important weightage for assessment of candidates  accordingly.    GROUP BEHAVIOUR:‐    • Group  behavior  reflects  ability  to  interact  with  other  members  of  a  group  on brief acquaintance.  • Participating in a group discussion involves co‐ordination and co‐operation  among various members.  • The  selection  panel  notes  the  difference  in  amount  of  participation  by  members.  • This  needs  to  have  an  appropriate  verbal  and  non‐verbal  means  of  communication.           

 

Leadership skills:‐  • The success of any team depends, to a large extent on its leader.  •  Candidate  who  posses  both  functional  ability  and  co‐coordinating  ability  will emerge as the leader.  • Functional  ability  involves  knowledge,  mental  and  physical  energy,  emotional stability, communication skill and objectivity.  •   Co‐coordinating  involutes  to  have  traits  as  group  adaptability  and  motivation.  • Organization would aid to above aspect in a group discussion as to select  an appropriate candidates best suitable for a given job.   

Q3. Discuss techniques of organizational group discussion: INTRODUCTION:‐  In  an  organization,  the  group  discussions  are  mainly  used  for  group  decision  making. Members of interacting group take the responsibility of explaining their  ideas and arriving at a consensus.    TECHNIQUES:‐  In order to minimize the censor themselves and pressure other group members,  the following techniques may be used:‐                            #Brainstorming 
 

                          #Nominal group technique                            #Delphi technique         BRAINSTROMING:‐  • Brainstorming  is  a  method  for  generating  a  variety  of  ideas  and  perspectives.  •    It  is  as  uncritical  as  possible  because  criticism  inhabits  the  free  flow  of  ideas.   • In this form, a group of six to twelve people will sit around a table and a  group leader states the problem in a clear manner.  • Members may suggest as many alternatives as they can, & make a note of  it.  • No  criticism  is  allowed,  all  alternatives  are  recorded  for  discussion  and  analysis.  • There are two types of brainstorming as:‐  1. Story board :‐ it identifies major issues   2. Lotus Board:‐ Core thoughts are presented in surrounding ideas like  petals.  This technique is mainly for process of generating ideas only.  Nominal Group Technique:‐  •  In this technique group members are all physically present in a traditional  committee meeting. They operate independently. 
 

• Before discussion, members write down ideas on the problem.  • Each member takes turn going around presenting their ideas, no discussion  take place until all ideas have been recorded.  • Group will than discuss ideas for clarity and evaluate them.  • Each  member  silently  and  independently  rank‐orders  the  ideas  and  final  decision is determined by the idea with highest ranking.  Delphi Technique:‐  • The Delphi technique is more  complex and time consuming  alternative in  group decision making.  • This technique never allows the group member to meet face to face.  • The  problem  is  identified  and  members  are  asked  to  provide  potential  solutions through a series carefully designed questionnaire.  • Each  member  anonymously  and  independently  completes  the  first  questionnaire and results are complied at control location.  • Each member receives a copy of the results.  • After viewing results, members are again asked for their solution, the steps  would be repeated as often as necessary until consensus is reached.  • This  technique  is  used  more  over  when  members  are  geographically  scattered.  Conclusion:‐  An  organization  can  decide  upon  the  type  of  group  discussion  it  needs  to  have  mainly on the basis of time, urgency, location and complexity of decisions to be  made.     
 

 

                           

 

                                        

UNIT‐7  Paragraph Development 
 
Q‐(1) what is a paragraph? Show the various components of paragraph. Explain  it in brief.  Ans: A group of sentences is called paragraph.          Characteristics on components of effective paragraph.  1) 2) 3) 4) Cohesion  Coherence  A topic sentence  Adequate development.                 

(1)Cohesion:‐    The sentences are referring to the main idea or a thesis of the paper is known as  unity in the paragraph.   The use of different reference words gives cohesion to the paragraph.   It relates one sentence with another.   Cohesion helps you to avoid monotony and makes your paragraph compact.  For  e.g.:‐This  is  an  apple.  The  apple  is  sweet.  The  apple  is  fresh.  The  apple  is  imported from simla. The apple is exported to many Asian countries.  The  above  paragraph  has  no  grammatical  mistakes  but  it  has  monotony  and  unnecessarily, Lengthens the Paragraph. The same paragraph can be redrafted in  the following way.  “This is an apple which is sweet, fresh and red in colour.It is imported from simla  and exported to many Asian countries.”  (2) Coherence:‐ 

 The sentence should be organize in a logical manner and should follow a definite  plan of development.  There  are  four  basic  mechanical  considerations  in  providing  transition  between  ideas.  • Repetition of key words of phrases   • Use of transitional tags   • Use of parallel grammatical structure  • Use of pronoun     (3) A topic sentence:‐  A controlling idea is the main idea, your attitude, your evaluation of something  • This controlling idea is expressed stated in the form of topic sentence.  • Just as an essay has a thesis that expresses the main idea of the essay.  • A  paragraph  has  a  topic  sentence  that  states  the  central  idea  for  the  paragraph.  • Topic  sentences  can  appear  at  several  points  in  paragraph,  either  at  the  beginning, middle or end.  (4) Adequate development:‐  • In  addition  to  unity  and  conference  a  paragraph  should  also  be  well  developed,  that  is  every  idea  discus  in  the  paragraph  so  be  adequately  explained and supported through evidence and example.  • This  ideas  of  course  should  all  work  together  to  explain  and  support  the  controlling idea of essay or paper.      Q. (2) narrates the steps develop a paragraph adequately.  Ans: ‐   • The  first  thing  you  should  keep  in  the  mind  is  that  controlling  the  idea is positive. That is your paragraph is supporting the idea. Central  idea of the should match it. 

• Next,  your  topic  sentences  of  the  paragraph  state  the  main  idea  of  the paragraph.        Q. (3) Attributes of good paragraph:‐  The following are the attributes of good paragraph writing:‐  1. It should be concise and precise   2. It should not be lost merely in jungle of words.  3. It should not have monotony.  4. The reference word should be used in the appropriate manner.  5. Topic sentences must explore the central idea of it.  6. The idea should have interrelationship with each other.  7. It should have cohesion and coherence in style.  8. The ideas should be organized in logical sequences.  9. It should be corrected with all grammatical faults and punctuations.  10. The spelling should be spelt correctly.      Q. (5) Explain different types of paragraph:‐   • Narration  • Exposition  • Definition  • Description  • Comparison 

• Process analysis  • Persuasion  1. Narration:‐  • A narrative differs from Mere listing of events.  • Time and place and person are normally established.  • Narrative  serves  as  the  opening  anecdote  that  illustrated  the  topic  of  the  story.  2. Expostion:‐  • Exposition is explanatory writing  • Exposition can be incidental part of a description or a narration, or it can be  the heart of an article.  • Aside  from  clarity  the  key  problem  with  exposition  is  credibility.  What    makes your explanation believable?  3. Defination:‐  • Here, the paragraph defines the objects on process.  • The contents are often general and factual.  • After  reading  the  paragraph,  readers  have  knowledge  or  information  that  they did not know on object or process before they started reading.  4. Description:‐  • Description requires you to record a series of detailed observation.  • Be especially careful to make real observation.  • The  success  of  a  description  lies  in  the  difference  between  what  a  reader  can imagine and what you actually saw and recorded; from that gap arises  a spark of engagement.  • Use sensory language. 

• Go light on adjectives and adverbs.  • The key problem in description is to avoid being static on flat.  • Adopt  a  strategy  that  makes  your  description  into  little  story:  move  from  far to near, left to right, old to new.  5) Comparison:‐  • Here, paragraph of two different objects or process are compared.  • It  may  compare  more  than  two  different  objects  or  process,  in  order  to  identity the advantage and disadvantage of each objects or process.  • Before writing a comparison draws up a chart and fills it in.  • Find  out  certain  elements;  compare  those  elements  with  the  element  of  other objects or process.  6) Process analysis:‐  • Here, paragraph describes a process in sequential order.      1. Analyse the process in to series of steps.  2. Put the steps into sequence. 

  3.    Isolate  the  steps:  number  them,  use  bullets,  put  them  in  separate  paragraph.    4. Use illustration keys to the steps when appropriate. 

  5.  Always  ask  an  outsider  to  read  your  process  analysis  to  see  if  it  can  be  followed.  7) Persuasion: ‐   • Here, paragraph is written, to persuade people to do something or change  their minds or Take an action, more is needed than your opinion or sense of  conviction.  • Given  paragraph  also  serve  to  little  article  and  brings  a  sense  of  closer  in  the from of “ok, now get up and act!” 

                                                                                              

    UNIT‐8 LETTER WRITING 
Letter head format [Block style]          Inquiry letter  Shriji private limited  25, north Main Street  Ashram Road  Ahmedabad‐3840005.         October 16, 2009.       Mr.Bharat Patel  Mahajan publication house  Gandhi road  Ahmadabad‐ 380014.    Dear Sir,  Subject: Inquiry for Books  We are very much impressed by your advertisement of new books on automobile  and customer relationship. We are leading dealers of automobile parts in our city  since  last  10  years.  We  are  interested  in  buying  few  books  for  building  better  customer relationship  Please send us your latest catalogs and price list. As we are your new customer,  we request you to offer us maximum discount and favorable terms of payment. 

 

Our requirement is urgent we would like to know whether you can deliver the  goods within 15 days.  If your price list and terms are acceptable. We would place  on order soon.  Thank you.  Yours faithfully  P.K.vora  (Sales Manager)    Unsolicited Inquiry Letter      Shriji Institute of management  Gayani mandir Road  Navrangpura  Ahmedabad‐380006    Mahajan Furniture House  Gandhi Road  Ahmadabad‐ 3800017.    Dear Sir,  Subject: ‐ Inquiry for Furniture.  We have been dealing in the business of Furniture for last 25 teams. We are  interested in your furniture for our new college building this year.     

OCTOBER 24, 2009. 

We request you to send us latest catalogue and price list. We wish to place an  order of various furniture from you. Therefore we request   you to us your  generous discount.  If your terms and conditions of business are favorable, we shall be your valued  customer with big orders. We expect prompt and positive reply.    Thank You,  Yours Faithfully,  Shiv Patel.  (Management In charge)               Reply to Inquiry    Mahajan Furniture House  Gandhi Road  Ahmadabad‐ 3800017.      October 27, 2009.      

Shriji Institute of Management       Gayani mandir Road  Navrangpura    Ahmedabad‐380006.        Dear Sir,      Subject: ‐ Reply to Inquiry.        We thank you for your inquiry dated on 24th October, 2009 asking prices and  particulars of our “Mahajan Furniture”. We are pleased to send you here with  detailed catalog and price list.    We shall grant you discount of 20% on the prices mentioned in the price list, if  your order is above Rs. 2, 00,000. Our Terms of Payment will be: “PAYMENT  AGAINST DELIVERY DOCUMENTS THROUGH YOUR BANKERS”. The packing and  forwarding will be done free of cost.    We assure you to execute your order with in 15 days from the date of the receipt  of your order. We hope, you will find our price & terms – conditions most  reasonable.      We look forward to serve you satisfactory.      Yours faithfully,      R. K Vora.  (Sales Manger)            

Placing an Order        Shriji Institute of Management   Gayani mandir Road  Navrangpura    Ahmedabad‐380006.    November 2, 2009.    Mahajan Furniture House  Gandhi Road  Ahmadabad‐ 3800017.      Dear Sir,  Subject: ‐ Placing an order.   Thank  you  very  much  for  quotation  letter  of  1st  October.  We  are  pleased  to  confirm  our  order  number  346  for  the  following  goods  as  per  your  quotation  letter no.‐443.  Serial  No  1  2  Items  Benches  Round Table Quantity 140 34 Description Medium Size Brown  &  Cream  Color  Slim Show  Revolving     

 

 

3  4 

Computer Table Chairs 

40 40

5   

Self Cupboard

154

3 drawers 

Since we require the goods before 15th November, 2009.we requests you to send  the  goods  as  soon  as  possible.  Your  terms  and  condition  for  business  are  favorable to us.  We  request  you  to  send  us  an  advance  cheque  of  Rs.1,  20,000/‐  before  30th  October, 2009 in the name of Shiv furniture private Ltd.  We thank you for your valued custom.    Yours sincerely,  Shiv Patel.  (Management In charge)            Accepting an Order    Mahajan Furniture House  Gandhi Road  Ahmadabad‐ 3800017.    November 6, 2009.    Shriji Institute of Management   Gayani mandir Road  Navrangpura    Ahmedabad‐380006.       

    Dear Mr. Patel,  Subject: Accepting an order.   

 

 Thank you for placing such a large order. Glad you agree on our price and terms.  We are happy to accept your order.  We would be able to deliver your order between 1‐3rd November through Kataria  transport services. Please ensure that you receive list of goods and consignment  copy.   Hope  you  will  agree  with  our  proposal  and  expect  prompt  conformation  of  accepting your order.    Yours faithfully,  R.K. Vora.  (Proprietor)        Letter for complain  Modified Block format          Neel‐Kamal Electronics  Mahajan Street     Kalawad road  Rajkot.360005.   

  January 20, 2009.    Shrimad Electronics.  Trikonbag marg  Jubali road  Rajkot 360004.    Dear Sir,  Subject: Complain for wrong goods.  We  have  received  the  consignment  sent  by  you  against  our  letter  no.104.We  thank you very much for your prompt execution of our order. However we would  like to draw your attention to the following complaint.  On opening the consignment, we found that 50 TVs were in a damaged condition  out  of  total  of  250.As  our  customers  do  not  buy  such  broken  goods,  we  are  sending them back with request to send us new 50TVs as early as possible.  We are sure that you will agree to pay the transportation cost of replacement. We  hope we look forward for your prompt attention.                                                                                                                        Yours faithfully,                                                                                                                                   V.K Dutta                                                                                                                               (Proprietor)               

 

      Adjustment letter                                                                                                              Shriji electronics                                                                        25, nav‐path                                                                         Navarangpura, Street                                                                        Gandhi road                                                                        Ahmedabad‐380016.  October 16‐2009.  Kamalkunj electronics  20, janpath marg  Karol bag  Delhi‐110001.    Dear sir,         

 Subject:‐Adjustment for damaged goods  Thank you for your letter NO‐PN‐104. We are sorry to know that you received 50  TV’s in damaged condition. We are sorry for the inconvenience caused to you.  On inquiry we found that the damaged was caused because of mishandling of  goods during transit. The damage has been caused by the transporter. So we  request you to claim for the re compensation from carry Transport Company.  We have followed all your instructions properly. So we are not responsible for the  damages. We think our explanation will satisfy you and will continue your  patronage.                                                                                                                          Sincerely yours                                                                                                                             Ketan Patel, 

                                                                                                                       (Sales manager)                                          Collection letter ‐Block style       Kam‐wov electronics  23, Navkiran Street  Ponal road  Chandni chock  Delhi‐110004.    October 24‐2009    Shiv‐krupal Electronics  Gandhi Road  Navrangpura  Ahmedabad‐380015.        Dear Sir,  Subject: ‐ Collection of due amount.  We hope that our prompt delivery of goods would have supported you during the  heavy rush of festive. We would like to inform you that. We have not received the  remaining balance amount of given consignment. 

 

Your advance amount was also received a week late. We would like to know the  reason  for  the  late  Payment  mode.  If  there  is  any  genuine  reason  please  let  us  know, so that we take into consideration.  We request you to pay the amount latest by November 3.2009.we would charge  5% interest. If do not receive the payment on time. Hope you will pay attention  for the same and replay as soon.  Yours truly,  Bakul chavda    [Accounting head]                             

    Sales letter 

                                                                             Home Enterprise                                                                 Gandhi road,  Ahmedabad‐380014            PHONE NO: (079) 2345849                                                                                    www.homemakers.com                                                                                                    11 may 20008  Campbell Company  Cannaught place  New dehli‐110005.    Dear Sir,     

Have you ever thought how your visitors would react when u offer then juices and  cold drinks all ready in a jiffy? Fruits and flavors of all rind go hand in hand in our  nearly punched product   HOME JUICE MAKER.  There  are  several  automatic  as  well  as  well  as  manually  operated  juice  making  attachment where you ran just drop in the fruit pour all required ingredients and  watch our machine speed up to prepare your fruit juice just in a few minutes. It  will  also  reduce  your  work  by  automatically  separating  the  ring  and  seeds  in  a  waste can, readily be discarded.  As  owners  of  our  juice  maker  you  are  entitled  to  additional  advantage  like  its  capacity to even, make coffee or tea with extra attachment. It is very handy and  makes life to easy that even children can handle it safely.   At  present  we  offer  juice  makers  in  for  different  colors  as  white,  grey,  blue  and  green.  There  is  an  offer  of  30%  discount  on  placing  an  order  before  30th  may  2008.  Sending  the  enclosed  form  today  together  with  requisite  cast.  Your  own 

juice maker will be sent free of delivers cost to your doorstep just 6 days from the  receipt of your order.  Yours faithfully,  M.K. Gupta  Sales manager.           Theory ‐‐‐‐Business Letters.         1. Heading/Letter Head  This includes organization’s Name, Full address, telephone no., fax and E‐mail.  e.g.  HI. Tech Graphics  513, Circular Road  Bangalore – 560001.  “Serving your needs sience‐1990”  Phone:‐ 080—2345963                                                               E‐mail –  sale@tech.com      2. Date  This includes date, month and the year, which can be written as:‐  American format: ‐ June 3, 2009.  Parts of Business letter:‐ 

British Format: ‐ 3 June, 2009.    3. Inside Address  This  part  is  identify  the  receipt  (To  whom  letter  is  been  written).  It  includes  Name  of  a  person/post  in  an  organization  or  specific  department,  street  address or post box no. city and state name along with postal code.  e.g.   The General Manager  Lion Industries Limited  East Patel Nagar  Andheri‐ East.  Mumbai ‐ 400001      4. Salutation.  It you do not know specific name the salutations would be:‐  Dear sir/ Dear Madam.  Dear Colleagues,  To All Sales Reps.  To Whom It May Concern:  Dear students.  If you do not know gender, saluatation would be as:‐   Dear B.M. Patel  Dear Sheetal Sharma.   

If you know the First/Last Name, Saluatations would be as:‐  Dear Mr. Gupta  Dear Ashok     It you are writing to a higher authority level, saluatation will be as:  Respected sir/Madam  Respected Principle sir.     5. Subject Line  This element lets the recipient know at a glance, what a letter deals about.  e.g.  Subject: ‐ Information regarding inspection.    6. Message  The Main part of business letter, which informs the reader about the message.  The first part will have general introduction to the subject. Second part deals  with main matter and last part will include closing.    7. Complimentary Close :‐  This element is a single word or phase as:‐  Beginning                                                                 End  Dear Sir/Madam                                                    Yours Faithfully,  Dear Mr. Brown                                                      Yours sincerely, 

Dear John                                                               Yours sincerely/Kind Regards,  Respecter Sir                                                          Respectfully Yours/yours  obediently,    8. Signature Line  Signature Line includes your signature, name and title  e.g.    Cordially yours,     

Mr. Santosh Gupta.  (Senior Executive)    Per‐pro signature.  It a organization has delegated the authority of signing letters to an executive  by the power of authority, that executive will add per‐pro or PP just before the  name of the organization and sign below it as:‐  Cordially,  Per‐pro. Share well Industries  Laxmi Pandey.    9. Attention Line:‐  Attention line can be use to draw the attention of a particular person or  department in an organization. Attention line is to be placed two space below  the inside address. 

e.g.  

 

Attention: ‐ Personal Manager.  Subject: ‐ Information on new recruitment.    Dear Mr., Gupta,      10.Addressee Notation :‐   This sort of information generally appears at double space above the inside  address, in all capital letters. It can be as:‐  PERSONAL INFORMATION, CONFIDENTIAL, PLEASE FORWARD THOUGH  PROPOER CHANNEL etc……    11.Copy Notation  This indicates who is receiving a courtesy copy (CC) or carbon copy. Some  companies indicates copies made on a photocopier (PC) or may use recipients  are listed in the order of rank or alphabetical order.    CC: Charles Mathew  PC: Lena Madan  C: Rahul Bhatt    12.Post Script 

Letters may also bear postscripts i.e. after thoughts to the letter, to the  message that require emphasis or personal notes. Postscript is usually last  item on any letter and may be preceded by P.S or PS or nothing at all. Second  thought will be written as P.S.S.  Try to avoid postscript as they convey an impression of poor planning.  e.g.   PS :‐ please instruct you office to give prior information in case of not  supplying water on a particular day.    13.Mailing Notation:‐  14.This is placed either at the bottom of the letter, after reference initials or  enclosure or at the top of the letter, above the inside address on left  side/middle  e.g.     BY Speed Post  By courier  By registered post.    Principles of Business Letter.  • Use “you” attitude.  • Clear and concise.  • Correct and complete.  • Emphasize the positive approach.   

• Courteous and considerate.  • Use natural Tone.    Steps:‐  • Identify your purpose  • Analyze your audience  • Collect data to support  • Organize your message.     

                                    

UNIT‐9  Technical Report. 
Q1.Define technical reports and states its types in brief:‐   Report:    “A report is a formal document written for a specific audience to meet a specific  need”.   Types of reports:‐    On the basis of communication media and situation reports can be classified as:‐                                                  Types of reports 
                                                                                                                                                                                                    Oral               Formal                  Statutory                         Routine                 Informational                        Written         Informal             non‐statutory                     Special              Interpretative     

In Detail:‐             1. Oral reports:‐  • An  oral  report  is  a  face  to  face  communication  of  an  experience  or  observation.  • It  is  comparatively  informal  and  time  saving.  Also  simple  and  easy  to  present.  • It trends to be vague and provides no records for future reference.  • For E.g.:‐ Sales report, Conference reports…..       2. Written reports:‐  • A written report is relatively more accurate and precise. 

                                    

• It is more formal and gives a permanent record.  • For E.g.:‐Project report ,Research report, Progress reports              3. Informal reports:‐  • Informal  reports  are  generally  informed  of  person  to  person  communication.  • In formal report is often written in a form of letter or a memorandum.  • For E.g.:‐ Laboratory reports, Daily reports, Trip reports.           4. Formal reports:‐  • A formal report is presented in a prescribed form.  • It is prepared in accordance with an established procedure and submitted  to authority concern.  • Formal  reports  are  generally  long  reports  with  elaborate  description  and  discussion.  • For E.g.:‐Annul report, Thesis project, and Technical report.          5. Statutory report:‐  • Statutory  reports  are  prepared  and  presented  according  to  the  form  and  procedure laid down by law are called statutory report  • Reports are submitted at the statutory meeting of share holder’s, directors  to annual general meeting.  • Annual returns, auditor reports are example of statutory reports.         6. Non‐statutory reports:‐ 

                                    

• Formal  reports  which  are  not  required  under  only  law  but  which  are  prepared  to  help  the  management  in  formulating  policies  and  taking  important decision are called non‐statutory reports.         7. Routine reports:‐  • This reports are prepared and presented in the usual routine of business.  • Such  reports  contain  more  statement  of  facts  without  opinion  or  recommendation.  • Routine  reports  are  usually  written  on  the  prescribed  preformed  are  presented at prescribed intervals, so also know as periodic reports  • For E.g.:‐Daily product report, Monthly sales report.          8. Special reports:‐  • Special reports are related to a single occasion or situation.  • Special reports deal with non‐recurrent problems.  • According  to  the  function  a  report  can  be  either  informational  or  interpretive.  • For E.g.:‐Inquiry reports, Research reports, Thesis Reports.          9. Informational reports:‐  • Informational  report  presents  the  data  collected  or  facts  observed  in  an  organization.  • It does not have conclusion or any recommendation.  • For E.g.:‐Conference report, Seminar report, Trip report.          10. Interpretative reports:‐  • This report not only contains facts but also evaluation of data. 

                                    

• The  report  includes  having  report  conclusion  and  may  also  have  recommendation for actions.  •  Reports are generally based an analysis or investigation of the problem or  research.  • Reports  should  be  reader  oriented  with  detail  and  documentary  required  based on the type selected.   • For E.g.:‐Project report, Market research report.  Q2. Discuss characteristics and objectives of technical reports.   Report is a description of an event to a person who was not actually present an  the sense. It is based on evidence, information and other related facts.  *Character tics:‐  1. Precision:‐   

• Effective  report,  clearly  reflect  their  purpose.  Precision  gives  unity  and  coherence  to  report  and  makes  it  valuable  document.  Investigation  ,  analysis and recommendation should be directed by central purpose.  2. Factual details:‐  • Report  should  be  detailed  and  factual,  depending  upon  your  specific  audience needs. Accuracy of facts is very essential to a good report.  • Inaccurate facts may load to disastrous decision.    3. Relevance:‐  • The  fact  in  report  must  not  only  be  accurate  but  also  relevant.  Irrelevant  facts  make  a  report  confusing;  exclusion  of  relevant  facts  renders  it  incomplete and is likely to mislead.  4. Reader oriented:‐ 

                                    

• Drafting report needs to take care of the person going to react it. A good  report is to reader oriented.  5. Objectivity:‐  • The  objectivity  should  come  as  logical  conclusion  to  investigation  and   analysis. The objectivity should be natural outcome of analysis.  6. Easy language:‐  • A  good  report  should  be  written  in  simple,  unambiguous  language  and  clear one.  • It should be brief and grammatically accurate.  7. Brevity:‐  • Brevity is the essence of soul it would be in brief as much as possible.  8. Special format:‐  • A technical report should involve format including the give contents as set  to the standards.  9. Homogeneity:‐   

• A  good  report  should  deal  with  one  topic  at  a  time.  All  section  of  your  report should focus on the topic.  *Objective of Reports:‐  ‐To present a record of accomplished work.  ‐To record an experiment research.  ‐To document schedules time tables and milestone.  ‐To document current status.  ‐To record and clarify complex information for future reference. 

                                    

‐To present a topic in an organized form.  ‐To present information to a large number.(annual report).  ‐To recommend actions                                       

                                    

 

TYPES OF REPORT    1.LETTERHEAD FORMAT      Shriji Consultancy Private Ltd.  B‐12/16, Ring Road  Ahmedabad‐380016.  Gujarat‐[India]  www.shrijigroup.com       
January 20, 2009.    Mr. S.R.Patel    Chief engineering officer  SDL limited, SDLP Building  36‐B Nehru Road  Ahmedabad‐380060.  Gujarat‐[India]      Subject: Inspection Report      Dear Sir,      Shriji consultancy team inspected AP section of the computer department  in SDL to collect various parameters to determine the rating and working of 

                                    

the system. A detail description regarding different location visited is given  below:‐      Location A: ‐ Customer service  The system used here was found of low configurations and few systems did  not  work  properly.  It  was  observed  that  data  in  system  could  not  be  retrieved quickly. There is need to install anti‐viruses as soon as possible.    Location B: ‐ Account Department  The  systems  here  were  found  better  than  customer  service  department,  but  due  to  fluctuation  in  voltage  few  systems  does  not  boot  immediately  .stabilizers should be used to prevent fluctuations, For accurate and  better  result in accounting‐ software named as “tally‐9.0” should be used.        Location C: ‐ Production  System  used  at  production  department  needs  to  be  immediately  changed  as  they  are  of  very  low  configuration  and  few  parts  are  really  damaged.  System also does not properly support new operative system.    The inspection team included senior computer engineers Mr. Nikhil Bhatt,  Mr. Vipul Patel and Mr. Sumit Vora, all at Shriji consultancy.      We at Shriji consultancy believe that the findings of the team will help you  to go ahead with your plan to modernize   the support system with smooth  roadways.      Sincerely,    S.K.Bhatt  [General Manager] 

                                    

         

 

          MEMO FORMAT        Innovate Solution Private Ltd.        Interoffice memorandum.        Date   : ‐ March 4, 2008  To   : ‐ Mrs. Shailly Vora               Director [Sales]  From  : ‐ Krupa Patel                  Chief Training Manager.                Subject: ‐ Inter‐ISPL meet on telemarketing strategies.     Report:  Sales managers from all 12 head office of Innovate Solution in India got  together  from  12‐15th  February  2008,  to  share  their  experience  of  the  use  and  effectiveness of telemarketing strategies in India and discuss future plan of action.  There  were  sessions  on  sales  training  courses  to  run  in  the  head  offices  and  activities  at  the  training  centers  at  various  parts  of  India.  Each  representative’s  participant received set of materials produced by the corporate training center in  Mumbai.  Expert  sales  trainers  like  Mr.  Sanjay  Shah,  Dr.B.N.Vasu,  Mr.  Sailesh  Parekh  coordinator  ISPL  Training  Center  and  other  co‐coordinators  enlighten  the  participants through their speech and subsequent workshops. 

                                    

The workshops were highly interactive and participants actively participate in the  deliberations.  The  level  of  interest  and  commitment  was  remarkable.  The  meet  was very enlightening and successful.         

Yours truly,    Krupa Patel.

                                    

  PRINTED FORM  Repetitive and routine data:‐              TOUR REPORT 

Report on participation in professional conference office order no. 1464 dated on  20th January, 2008.  Name of officer  Designation             Name of conference:       Innovate concepts in sales and marketing.  Name of organizer:           Indian management Association.   Conference venue:         Hotel Faa‐ Mumbai  Duration of conference:  January 14‐16, 2008.  Organization of conference:  (a)Sponsors:‐       • Air Sahara  • Tata Consultancy  • Indian Airlines                  : Jayesh Pandit.  : Senior marketing manager,   Regional office   Shriji Consultancy Private Ltd.   Andrei (west)   Mumbai‐53. 

                                    

(b)Number of Participants:   125  (c)Number of Sessions:            12  (d)Number of Presentations:     32  Date:     25th January, 2008.        Signature: Jayesh Pandit.        Structure of   Formal Report.    The following elements should appear in the formal report:  1. The Title page.  2. Acknowledgement.  3. Letter of Transmittal.  4. Table of Content.  5. Abstract and Executive Summary.  6. Introduction.  7. Findings. 

                                    

8. Conclusions.  9. Recommendation.  10.Appendix.  11.References and Bibliography.                                     

                                    

   

Title Page    AHMEDABAD COUNCIL OF SIENCE AND TECHNOLOGY  ACST‐(GIDC) AHMEDABAD‐380010  GUJARAT.  ROLE OF SCIENCE AND TECHNOLOGY IN THE DEVELOPMENT OF RURAL  AREAS IN AHMEDABAD.        REPORT PREPARED  BY  SUNIL KADAN.    PREPARED FOR  THE CHAIRMAN  ACST‐AHMEDABAD.   November 27, 2009 

                                                

Letter of Transmittal  AHMEDABAD COUNCIL OF SIENCE AND TECHNOLOGY  ACST‐(GIDC) AHMEDABAD‐380010  GUJARAT. 
RANJAN SHUKLA  THE CHAIRMAN   ACST    Dear Sir,  I have a great pleasure in submitting the report on role of science and technology  in the development of rural areas.   I would like to express my thanks to my colleagues and encouraged me to work  hard. They have been very generous in extending their constant help to carry out  this study properly.  Unexpected  growth  of  science  and  technology  has  brought  out  many  radical  changes in the society. Science and technology has become enmeshed with every  activity of our society today. The impact of science and technology is reflected in  transportation, communication, health conditions, automation, and environment  and so on. Since major portion of India resides in rural areas, to promote the use  of science and technology and this area will be greatly benefited. 

                                    

The chairman of ACST has invited me as secretary to write an interpretive report  on  The  Role  of  Science  and  Technology  in  the  Development  of  Rural  Areas.  The  study  is  based  on  the  information  received  from  the  department  on  the  percentage distribution of expenditure for five years.(2004‐2009)  The present study gives an overview of the distribution of expenditure over five  years.  The  present  study  will  certainly  help  you  to  take  further  decision  on  allocation of more funds.  I hope the study will prove useful for making proper recommendation.    With Regards  Yours faithfully  Sunil Kandan.  Marketing Analyst  (ACST)          SAMPLE OF ACKNOWLEDGEMENT.      I should thank every one associated with the assignment and preparation of this  report.   

                                    

I thank my organization, Ahmedabad council of science and technology for giving  me  an  opportunity  to  conduct  the  research  report  project.  A  special  word  of  thank to Mr. Ravi Kumar (Director & Chief Executive), Mr., Nitin Khana (DGM) and  other Executives of  Ahmedabad council of science and technology for giving  me  necessary guidance and support in my project work.  I also thank all respondent of survey, who gave me valuable information to carry  out the study in better way.  Finally,  I  wish  to  thank  my  Family  members  and  all  my  colleagues  of  my  department, who colleagues of my department, who contributed valuable inputs  of the research, work.                    LETTER OF TRANSMITTAL  CERTIFICATE  ACKNOWLEDGEMENT  ABSTRACT  1. INTRODUCTION                                2   SAMPLE OF TABLE OF CONTENT. 

                                    

2. OVERVIEW                                        3  3. MAJOR PROJECTS                           4  4. PROGRAMMES                                 6  5. BACKGROUD                                    9  5.1 SIGNIFICANCE OF STUDY  5.2 PROBLEM IN DETAIL  7.  SCOPE OF STUDY                              13  8.  DATA SOURCES                                 14  9. FINDINGS AND ANALYSIS                  18  10. CONCLUSIONS                                 26  11. RECOMMENDATIONS                      32  12. BIBLOGRAPHY                                  40                                 

UNIT-10 Technical Proposals
PROPOSALS : A piece of communication – either oral or written that can persuade someone to accept the suggested views or ideas is a proposal. It is a systematic, factual, formal and persuasive description of a course of action or a set of recommendations. PURPOSE : Purpose of writing proposals varies from organization to organization. Given below are a few purposes of proposals: To initiative a new project. To provide fresh ideas. To solve problems To reinforce innovative strategies To persuade the customer to purchase goods or service To conduct the basic research before developing a new plan To modernize the office procedures of an organization TYPES OF PROPOSALS : Proposals may be classified as follows : (A) In-Formal and Formal Proposals : This type depends on the length and format. In-formal proposals don’t require lengthy descriptions and discussion. They are brief and written to initiate small projects and so mostly they are in printed form, letter or memo formats. Formal proposals are lengthy and written to initiate big projects. As such they require descriptions and discussions and written in manuscript format.

1

(B)Internal and External Proposals : This type depends on the nature of the addressee. An internal proposal is for reader within an organization. It may offer to study a problem in the organization and present options to solve it . An enter proposal is addressed to people outside an organization. It may offer a plan to solve a problem of that organization and give appropriate recommendations.

(C ) Solicited and Unsolicited Proposals : A proposal written in response of a particular request from a client is known as solicited proposal. Government and Non – government agencies, some companies solicit proposals for their projects. On the other hand, unsolicited proposals are written without any request for a proposal. As these proposals propose solutions to problem and constructive recommendations, they are based on an object assessment of a situation by and individual on a firm. CHARACTERISTICS OF A PROPOSAL : The following are the characteristics of proposals : • Proposals should be more creative in comparison of other forms of professional writing. • Proposal should lead to believe the decision makers that their needs would be fulfilled. • Proposals should contain a course of action with the ‘rationale ‘. If it is absent, no one is going to accept what is proposed. • Proposals should keep in mind the customer’s convenience, financial benefit and prestige. • Proposals look attractive and written neatly. • Proposals should include background, objective, description, summary of the problem. • Proposals should convince the customer that the proposed course of action will lead to future benefits.

2

Q1.) Draft a proposal as a general secretary students union of your institution for setting up a canteen in your campus, draft this proposal to Vice President of student – gymkhana in memorandum format. Date : October 6, 2009. To : Vice president of students Gymkhana. From : General Secretary of students Subject : Setting up a canteen in campus Introduction : The purpose of writing this proposal is for setting up a canteen in campus. In this proposal first will give gist of proposal, followed by the relevant background information require. The proposal shall through light on following aspects as : • • • •

Problems faced by students Objective Work plan Estimated cost

PROBLEMS FACED BY STUDENTS / BACKGROUND : The problem faced by college students is of good food during their break hours. As there is no canteen facility inside the campus, student generally move out and have snacks from lari-wala The food which they in take is • Unhygienic  • Low quality of material used.  • Open vessel  • Surrounding atmosphere is full of pollution 
3

All these above factors may create a adverse effect on health of students. OBJECTIVE:The main objective of this canteen would be to provide a healthy staff to students it will also take care for                Providing food                    Using good quality of raw staff                  Specified area where students can sit and enjoy the food       Good food at economy rate       Friendly atmosphere  Work plan This project is split into three phases as:• Setup a canteen area /construction  • Catering  • Setup of inside arrangement  Construction The construction of canteen would beat the back of tennis    court. Area occupied for this would be approximately 150  square feet. Inside area will cover  • Kitchen  • Service place  • Sitting  area  • Wash room  Catering The food items will be given on contract bases to our client Ganesh caterers, it will include all kind of snacks ,cold drinks and mini lunch. Quality of raw material will be always checked by our supervisory staff. Inside setup For inside setup, we shall have stiffing arrangement in the form of chairs and tables, cash counter area, service area and kitchen. Estimated cost:-

4

           The expenditure expected would be as:‐  1. Construction    13,00,00  2. Equipments        80,000  3. Electrical cost     25,000  4. Furniture            1,50,000  5. Misc. expenses     25,000  Duration:The construction would be expected to complete within time duration of 2months.Furniture would require 1month and electrical work would require 15days to complete the work. Conclusion:We must not let the problem to grow more and let the problem to grow more and try to set out the facility or students as soon as possible, it is therefore requested to accord approval to the setting up of a canteen in the campus area.

Yours truly,

S.P. Patel (General Secretary of Students)

5

Effective Solicited Proposal in Letter Format: JWS Remolding Solutions 121 Phases -1, VATVA GIDC, Ahmedabad – 380013. Contact: (079) 26546378 E-mail: jws@worldnet.att.net

October 29, 2009. Mr. Dharmesh Patel Data Dimensions 15 HR Marg Vata, Ahmedabad – 380027. Dear Mr. Patel: Subject: Proposal for Home Office Construction. JWS Remodeling Solutions would be happy to convert your existing living room area into a home office according to the specifications discussed during our October 14 meeting. We can schedule the project for the week beginning Novemeber 12, 2009 (two weeks from today). The project will take roughly 3 weeks to complete. Our construction approach is unique. We provide a full staff of licensed trade’s people and schedule our projects so that when one trade finishes, the next trade is ready to begin. To expedite this project, as you requested, we have agreed to overlap several trades whose work can be done concurrently. JWS Remodeling Solutions will provide the following work: • Remove baseboard, door casing, fluted casing and sheetrock to prepare for construction of new partition wall at north end of living room. • Partition and finish walls to create two separate storage closets at north end of living room with access through two 36” six-panel door units. Replace all disturbed sheetrock. • Hand and trim new door units and replace all disturbed baseboards and door casings.
6

• Move cold air return from west wall to east wall of living room. • Paint or finish all surfaces/trim to match specs used throughout house. The work does not include custom office cabinetry, carpeting or phone or cable wiring. We would be happy to bid on these projects in the future. JWS Remodeling Solutions has been in business in the Michigan area for over 17 years. We have a strong reputation for being a quality builder. We take great pride in our work and we treat all projects with the same high – level attention, regardless of their size or scope. Our trade’s people are all licensed, insured professionals with years of experience in their respective crafts, Enclosed is a copy of our company brochure discussing our qualifications in greater detail, along with a current client list. Please contact any of the names on this list for references. The total cost for this project is Rs. 3,20,000 broken down as follows : Materials and supplies Rs. 1,80,000 Labor Rs. 1,00,000 Disposal fees Rs. 40,000 ____________ Total Rs. 3,20,000 If you would like to have JWS Remodeling Solutions complete this work, please sign one copy of this letter and return it to us with your deposit in the enclosed envelope. We currently anticipate no construction delays, since the materials needed for your job are in stock and our staff of qualified workers is available during the period mentioned. If you have any questions regarding the terms of this proposal, please call me.

Sincerely,

Dhaval Sharma, (President.)

7

8

                                    

 

UNIT‐11 Technical Description. 
 
Q1. Describe guidelines for writing good description.  *.Introduction:‐   A  technical  description  begins  with  a  definition  of  the  object  or  process  to  be  described and a general break down of the components which will be detailed.  *.Guidelines:‐   The  following  sections  are  always  found  in  descriptions  which  are  to  be  taken  care of.  #.Introduction:‐   • It should be carefully planned should include to have‐  • General description of object and its function.  • Indicate the audience need in terms of knowledge and back ground.  • Show the specific about to be described.  #.Overview:‐  • Overview should be in brief that reveal the objects.  • Overall framework, arrangement, shape and purpose.  #.Content:‐  • Divide the object into parts and describe each part.  • Should have enough detail to use or draw it. 

                                    

• It should reveal its role and its relation to others.  #Order:‐   Organize the part description to help your order.  • Spatial order (top to bottom)  •  Priority  order  • Chronological order    #Format:‐  • Heads: ‐ Identify topic with clear, nested section headings.  • Lists: ‐ Itemize related features with indenting and marks.  • Figures: ‐ Integrate figures and text with labels and features.    #Verbal Cues:‐   • Parallelism: ‐ Use parallel words and phrases for parallel ideas.  • Proleptics: ‐ Use verbal links to signal how your description fits together.     #Comparison:‐   • Compare features or parts with other things accordingly.  #Contrast:‐   • Contrast properties with the properties of others to reveal their  significance.        #Specifics:‐   • Induce relevant specific features as size, shape, color, material, technical  names, abbreviation, symbols etc.  • Omit irrelevant background, confusing details and needless work. 

                                    

           #Conclusion:‐  • A description is one complete cycle of operation details with a proper  texture.    Q2. Define object description and process description.    Object description:‐  Description  is  the  process  of  making  an  object,  idea  or  process  to  unknown,  someone who is unfamiliar with it. 
• •

Description will of function‐ when and why of its use. 

 

The physical appearance of the object and its component parts.  It will include a general description of the object, dimensions, appearance  and components.    An account of the components sequential and logical order along with their  relationship.    The definition of idea or object is to be followed by a detailed description    of parts in logical order.  The  detailed  plans  of  proposed  system  requirement,  cost  estimation  and  even models that can be used.  The designing – the physical and logical coding. 

 

 
• •

  Process description:‐  • The  technical  description  of  a  process  talks  about  how  something  works. 

                                    

A typical process description will have the following elements.  Defining the audience  • Definition that tells when and why the process is performed.   • Language, words and information should thus effective and relevant  to the audience.  Selecting an organizational principle  • The  general  operation  gives  idea  as  to  the  skills  and  time  required,  pre and post operation conditions.  • Organizational principle for is generally chronological.  • The flow of sequence has to be based on the audience’s knowledge  level and intended use of description.  • Description of steps why and when it takes place, how long it last and  what are human interventions required.       Choosing approximate visual aids  • Graphic  representation  like  a  flow  chart  can  very  effectively  represent a process and explain the sequences involved.  • The decision tree can help, as to perform or not certain actions in a  certain situation.        Q3. Draft a technical description on new laptop model of Dell.      DELL‐ LAPTOP  VULCHAIN 614‐Z    Overview:‐  Dell is making their laptop as thin and light as possible. Dell has started  adding “Z” to the names of the thinnest and lightest models which offers 

                                    

best battery life in each category. To that end, the inspiron 14z offers  consumers “66%” better battery life. The Models has an impressive sound  system and a trendy look.    Features:‐    Intel code 2 DUO T58790 @ 2.0 GHZ  RAM: ‐ 3 GB    Hard Disk: ‐ 320 GB  Operating system: ‐ Vista Home Basic  Inbuilt Features: ‐ Bluetooth, wireless connections and DVD Writer.  Special Features: ‐ WEB CAM and External Mouse  14.1 Wide screen‐led Backlit  INTEL GMA GRAPHIC  Available in Colors: ‐ Sliver, Black and Blue.  Care offer Price: ‐ Rs. 43,980   
 
                 

UNIT‐12  EFFECTIVE READING SKILLS   
Q1. Explain reading comprehension and state techniques used for good  comprehension.  Reading Comprehension:‐  Reading comprehension refers to the ability to understand information presented  in  written  form.  Good  reading  means  building  frameworks  for  linking  words  to  thoughts.  Techniques of good reading:‐  • • • • • • •     IN DETAIL:‐    • Skimming  is  used  to  read  quickly  without  pausing  to  study  the  details.  Skimming  is  done  at  a  speed  three  to  four  times  faster  than  normal  reading.  • Often  skimming  is  done  when  there  is  lots  of  material  to  read  in  a  limited time.  • This technique is useful when we want specific information rather than  reading for understanding.  Skimming and scanning.  Non‐verbal skills.  Structure of the text.  Structure of paragraphs.  Punctuation  Meaning of words.  Author’s viewpoint. 

• Skimming works well to find dates, names, and places, to review graphs,  tables and charts.  • Here reading may take with title, subtitles, subheading, and illustration,  first and last paragraphs.    • Scanning is a technique often used while looking a word in telephone  book or dictionary.  • Scanning means moving eyes quickly down their page seeking specific  words and phrases.  • Reading  more  carefully  and  looking  for  specific  information  that  are  is  interested in.  • Once scanning is over, might need to skim it.  • Scanning is found as for numbers, letters, steps or words.     Non‐verbal  signs  may  include  certain  style  features  such  as  different  fonts,  bold print, underlining or italics. The meaning of these style features can vary  from one text to another.  Structure  of  the  text:‐Moreover  a  text  may  start  with  title‐  subtitle‐  Introduction‐ Body and followed by conclusion or summary.  Most important aspect of reading is prediction begins with title. Introduction  informs and body deals with subject matter. Conclusion sum ups and puts right  perspective.  Structure  of  paragraph:‐A  typical  paragraph  consists  of  three  parts.  First  paragraph  deals  with  heart  of  issue/subject.  Second  consist  of  detain  information of the subject and last paragraph is summary of the matter. 

Reader  will  have  good  impression  of  the  content  with  first  sentence  in  a  paragraph.  Punctuation:‐It  is  partly  based  on  grammar.  Understanding  the  meaning  and  usage punctuation marks will make simple to understand the structure.  It marks indicates ideas to interpret of a given text.  Determining the meaning of words:‐  Reader  would  have  wide  range  and  flexible  vocabulary  will  encounter  those  words  which  are  unfamiliar  but  earning  will  be  understood  if  relationship  between words and form is taken correctly.  Summarizing:‐It  is  very  difficult  to  remember  the  complete  of  long  text.  Summary is a short outline of text containing all its important aspect.  The length of summary largely depends on the density of the text. The average  length of a good summary is about one third of original text.         Steps can be taken when summarizing a text:‐  • • • • • •   Q2. what can be the reasons for poor reading?  Ans‐  Effective  communication  is  always  essential  in  all  professional  level.  Listening and reading is important wheel of communication process.  Writing 9%  Speaking 30%  Familiarize with material.  Select important information.  Para phase the information.  Select important information.  Insert links between sentences and paragraphs.  Adjust the length of summary. 

Listening 45%  Reading 16%  Reasons for poor comprehension are:‐  • • • • •           Q3. Describe the tips for Improving Comprehensive skills, and what steps would  be taken to become an active reader.    1. Read a verity of materials. Do not limit your self to text book.  2. Read a fairly long portion of the material. It would be difficult to  access reading comprehension based on one or two paragraph.  3. Try to read an entire section or chapter instead.  4. Circle unknown or unfamiliar words as you read.  5. After reading recall as much as the information as possible.  6. Consider how interesting the subject matter is and how much you  already know about the subject.  7. Answer questions about the materials after reading it.  8. Check the accuracy and completeness of you recollection.  9. Improve attention and concentration while reading.  10.Enhance registration and recall of text information to memory.  11.Pay attention to supporting cues.  12.Enhance vocabulary.  Inability to understand words.  Inability to understand sentence.  Inability to understand how sentences relate to one another  Lack of interest or concentration  Inability to understand how information points together in a meaningful  way. 

13.Anticipate and predict.  14.Make reading more active process.  15.Increase involvement while reading.                 Tips for speeding up your Activity Reading:‐                 
Survey:  • • • • • • Gather the information you need to focus on the work and set your goals  Read the title to prepare for the subject.  Read the introduction or summary to see what the author thinks on the key points.  Notice the bold heading to see what the structure is used.  Notice any maps, graphs, or Charts.  Notice the reading aids, italics boldface, questions at the end of the chapter  Read:  • • Read the first section with your questions in mind.  Look for the answer and make up new question if necessary.    Recall: 

SQ3R  Try to follow the SQ3R technique  S= Survey.  Q= Questions.  R= Read.  R= Recall.  R= Review. 

• • • •     • • •

After each section stop for a while and think about each questions.  See if you can answer them from memory.  If not, take a look back at the text.  Repeat this exercise as many times as you need. 

Review:  Once you have finished the whole chapter, go back over all the questions from all the topics.  See you if can still answer.  If not look back and refresh your memory. 

UNIT‐13  JOB APPLICATION 
JOB APPLICATION:‐  Job  application  letter  is  to  persuade  employers  to  read  the  attached Resume.  Features to be kept in mind, while writing application letters are  as follows :‐  • Make your individualistic  • Catch the readers’ attention  • Highlight your educational / professional qualification    Make Your Individualistic:  Each  individual  possess  certain  traits  that  are  marked  and  specially suited for a particular job.  Highlight  the  qualities  and  present  them  in  a  fashion  that  designates specially suited for the post.    Catch the readers’ attention:  While writing a letter, there may be hundreds of other applicants  with almost same qualification.  There must be something in writing that would attract the reader  to hold the application in hand.  It should be clear and unambiguous and should act as a pointer to  the capabilities of the candidate.    Highlight Your Educational / Professional Qualification:   

 

1

Once  the  attention  of  the  reader  has  been  captured,  it  is  necessary to sustain interest.  The educational / Professional qualification describes how best a  candidate would opt to the job.  Present this detail with accuracy and in a manner that appeals the  reader.  • Spell strongest Qualification  • Summaries other relevant qualification  • Conjoins qualification with need of a company  • Present any other brief accomplishment  • Refer back to the resume          Q1: Prepare a Resume suitable for the past of a computer  engineer.    Krupal Pujara.    Email:‐Krupal_Pujara@yahoo.com  Mail:‐248, Ashok Bhavan            Science city road            Sola.             Ahmedabad – 380045.           India.  Contact:‐079‐25872910 
  2

                079‐25831476.        Objective:‐  To  associate  myself  with  an  organization  that  provides  a  challenging job and an opportunity to prove innovative skills and  diligent work.    Professional experience:‐  Project trainee [July 2006 –December 2007]  Satyam computer service Ltd, A’bad.  Project:‐Metadata management system  Description:‐Metadata Manager is a to 01 to create and maintain  data marks. It stores to all details about marks.  Data base, Technology & Languages used:‐  Oracle, Java, Xml, Pl/Sql, swing.        Responsibilities:‐  • Design a database in Oracle to hold metadata  • Designed  an  appropriate  graphical  user  interface  for  the  system.  • Development of security system for this application.   
  3

        Project details:‐    Implementation of source File Transfer system (January 2004‐may  2004)  If  involves  the  design  and  implementation  of  kerberas  for  file  transfer protocol in c language.  Kerberas improves the security of FTP by preventing reply attacks  and IP doffing.  Learning Aids Development (January 2001‐May 2001):‐  It  involves  the  design  development  of  applets  for  BITS  virtual  university.        Courses done:‐  • Network security   • Computer security   • Network programming      Educational Background.    Degree   Name  of  Year  of  Division/class  institute  passing  obtained.  M.E. 
 

–soft  Birla  institute 
4

‐‐‐‐‐

Perusing 

ware  system(1st  year)  B.E.  Computer  Higher  Secondary  Secondary 

of  Technology,  Rajasthan  –  Alpha  Institute  2008 of  Engineering,  Ahmedabad  C.N.  Seth  2004 School  ,  Ahmedabad  C.N.  Seth  2002 School  ,  Ahmedabad  First Class‐72%

Distinction‐ 84%  Distinction  88%  ‐

                                                                         Software Skills:‐  Programming Languages:‐c, c++, Java and visual Basic.  Technologies:‐HTML,  Java  security,  XML,  SQL,  PL/SQL  and  GNU  make.  Operating system:‐Linux, UNIX, Windows 98,95,2000 and DOS.  Security  experience:‐Have  helped  to  uncover  multiple  serials  security holes in the LAN network to build firewall. 
  5

    Personal Details:‐  Date of Birth          :‐28th April 1989.  Marital status        :‐Single.  Language known   : ‐ English, Hindi, and Gujarati.  Permanent address: ‐ 248, ashok bhavan                                         Science city road                                         Sola                                         Ahmedabad‐380045.      Reference:‐  •    Mr. Sandip Patel                 Satyam Analyst                 Satyam computer service LTD.                Ahmedabad, Gujarat                  India.  • Mr. Hardik vora  Senior software engineer  Satyam computer service LTD,  Ahmedabad, Gujarat  India.               
  6

        Q2. Unit an application for the past of computer programmer at  wipro  ltd,  advertised  in  the  times  of  India,  dated  Oct  10,  2004.Send  your  application  to  the  manager  [HR],  wipro  ltd.10,  MG Road, Banglore‐500002.  Krupal Pujara,    48/CB Shavan Complex,  Science city Road,    Sola,  Ahmedabad‐380016.     17th oct. 2009    Mr. Balu Subramanim,  Manager [HRD]  Wipri ltd,  10 M.G. Road,  Banglore‐500002    Dear Sir,    As per your advisement in the times of India dated 10th Oct 2009  for  the  past  of  computer  programmer  would  like  to  take  and  opportunity to apply for the same post, my varied experience and  my Qualification are for this position. 
  7

    I  have  worked  as  a  project  trainee  in  satyam  computer  service  limited for past 6 month .I was involved in developing a graphical  user interface for Meta data management system. So I have hands  on experience in java swing, java security, oracle and JDBC.    As  a  software  engineer  in  your  organization  I  assure  that  I  will  work hard for the improvement of your company .further more, I  work well with others.    I  would  appreciate  your  keeping  this  inquiry  confidential.  Thank  you for your consideration.                                                                                                                            Yours faithfully,                                                                                                                        (Krupal pujara.)    ENCL: Resume.        Q3.  A  recent  college  graduate  responding  to  a  local  newspaper  article  about  the  company’s  plan  to  arrange  a  new  computer  center. Write an application letter to the HRD.      6123 Fartigton Complex,  Block No B – 23  
  8

Paldi  Ahmedabad – 380034   Gujarat.    January 22, 2009.      The Manager (Human Resource)  Shriji Private Limited    5th Cross Road  Khatrej  Ahmedabad – 380079.    Dear Sir,  I  have  just  read  on  article  in  the  news  paper,  ‘THE  HINDU’  (20th  January  2009)  about  Taylor’s  new  computer  center  at  north  of  Baroda.  I  would  be  happy  to  apply  for  a  post  as  an  entry  level  programmer at the center.    I  understand  that  Taylor  makes  both  in‐house  and  customer  documentation.  My  technical  writing  skills  as  described  in  the  enclosed  resume  will  be  well  suited  to  your  company.  I  am  a  recent  graduate  of  Grow  More  Institute  of  Technology  in  Ahmadabad with computer science.    I  will  be  glad  to  meet  you  at  your  convenience  and  discuss  how  my education can suit your needs. You can contact me at (079) –  26387489 OR at keyur@myc.alumni.com.   
  9

Sincerely,      (Keyur Patel)     ENCL: ‐ Resume                                                                                                                   Q4.  Explain  importance  of  uniting  resume  in  job  application  along with its types and the standard parts of a resume.  Resume is a part of job application letter .it is a technical as well  as  marketing  document  which  presents  past  and  present  performance  to  prospective  employer,  which  can  assess  future  potential.    A  Prospective employer forms his first impression from resume  it can help to short list of candidates to be considered.   An effective resume can open the door to possible employment.  Résumé  is  a  biographical  sketch,  which  is  objective,  easily  accessible and detailed.  Types Of Resumes:  There are mainly three types of resumes as :     • Chronological Resume  • Functional Resume 
  10

• Hybrid / Combination Resume    Selection  of  each  one  depends  on  the  specific  job  description  applied for and past accomplishments.    Chronological Resume:    This  resume  emphasizes  on  education  and  work  experience,  which clearly relates to the job you are seeking.  Under each position, there needs to describe your responsibilities  & accomplishment.  The Chronological resume begins with most recent experience.  This approach is most common way of organizing the information  n a resume and preferred by most employers.    Functional Resume:    Functional resume features the skills that bring a candidate to the  job.  It  provides  examples  of  the  most  significant  experiences  that  demonstrate these abilities.  More  over  it  emphasizes  on  individual  field  of  competence.  It  demonstrates  the  applicant’s  ability  to  handle  the  position  they  are applying for.  Functional  resume  follow  “Skill”  category  followed  by  “work  history” and scaled down “education” section.     
  11

Hybrid / Combination Resume :    This includes the best features of the chronological and functional  resumes. This type may turn out to be very long and repetitious in  nature.    A resume must include the qualities as:  • Employer’s need  • Should be concise  • Should be honest    Standard parts of resume:‐  • • • • • • • • • Educational/professional qualifications  Work experience  The  heading  Special  skills, Abilities ,Aptitudes  Career objective  Achievements and Awards  Related course work , special projects  Reference  Activities and interest 

  A resume includes having:‐    Introduction / Opening Summary.  • Professional Summary  • Career Highlights profile 
  12

• Background statement    Competencies Heading  • Skills  • Relevant skills  • Core Competencies  • Area of expertise  • Special Strength  • Knowledge encompasses  • Qualifications    Employment Experience  • Work experience / Corporate experience  • Employment History  • Project assignments  • Additional work experience    Achievements  • Key achievements  • Awards  • Professional recognition    Education / Training  • Education  • Certification  • Specialized Training  • Additional courses  • Workshops and conferences 
  13

  Technical Skills  • Technical skills  • Computer skills  • Software programs expertise  • Technical knowledge    Additional Background  • Publications  • Presentations  • Foreign languages    Bio summary / Personal Highlights         Name, Gender, Nationality, Local, Address, Permanent address,  Contact No, Personal No, E – Mail etc…         

 

14