1

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah
Pada saat ini, hampir segala bidang membutuhkan komputer sebagai alat bantu. Hal ini dikarenakan komputer memiliki kelebihan, baik itu dari segi kecepatan, keefesienan, keefektifan maupun ketelitiannya. Terutama untuk menangani hal – hal yang bersifat luas dan memiliki objek yang banyak. Peningkatan peradaban ini juga dipacu dengan mencuatnya teknologi informasi dan telekomunikasi yang ditandai dengan serbuan arus informasi yang dahsyat dan internetworking komputer dengan cari mudah, cepat dan murah yang akan berdampak luas pada aplikasi dalam kehidupan sekarang dan masa yang akan datang. Perkembangan teknologi ini telah menciptakan aplikasi - aplikasi yang beragam jenis dalam pemanfaatannya seperti memudahkan dalam penyampaian informasi, mudah diproses, bersifat interaktif serta distribusi mudah. Kebutuhan sistem yang baik pada PD. Media Info Computer sangat diperlukan untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi dalam pengolahan data. Dengan adanya suatu sistem, diharapkan dapat meringankan proses pengolahan data khususnya dalam transaksi penjualan. PD Media Info Computer merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang penjualan komputer, spare part komputer, dan aksesoris dan perlengkapan komputer. Pada saat ini sistem penjualan pada PD. Media Info Computer masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin pada seringnya terjadi keterlambatan penyusunan laporan penjualan, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam

2

pencatatan transaksi. Oleh karena itu, PD. Media Info Computer bermaksud akan menjadikan sistem penjualan yang komputerisasi untuk memaksimalkan kinerja. Diharapkan setelah sistem penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat. Bersumber dengan permasalahan yang terjadi diatas, penulis memilih judul “ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PD. TJAT SENTOSA”.

1.2. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud : Maksud dari penulisan Kuliah kerja Praktek (KKP) adalah sebagai persyaratan menempuh mata kuliah tugas akhir dan untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan program perkuliahan Strata Satu jurusan Teknik Informatika pada Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika (STIKOM CKI) Jakarta. Tujuan : Tujuan dari dari penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) adalah Memberikan masukan perbaikan dan pengembangan sistem penjualan pada PD. Tjat sentosa dengan sistem yang ada untuk menjadi sistem yang berkomputerisasi guna meningkatkan kemampuan kinerja dan pengolahan data pada sistem pejualan.

1.3. Ruang Lingkup Masalah

3

Seiring berjalannya waktu, dalam penggunaan sistem penjualan manual banyak terjadi kendala-kendala dari masalah - masalah yang dihadapi dibanding penggunaan sistem penjualan yang berkomputerisasi diantaranya:

1. Pengulangan dalam pencatatan transaksi penjualan.
2. Pengulangan dalam pencatatan data pelanggan. 3. Kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan barang produk. 4. Sering terjadi keterlambatan penyusunan laporan.

Atas dasar kendala tersebut di atas, penulis mencoba menerapkan sistem komputerisasi agar mendapat informasi yang cepat dan akurat dan dapat diandalkan sehingga dapat mempelancar proses kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem yang mampu meningkatkan aktifitas dan mutu kerja. berkomputerisasi

1.4. Batasan Masalah
Mengingat luasnya permasalahan yang ada dan agar supaya pembahasan lebih terarah pada sasaran, maka penulis membatasi penelitian hanya pada sistem penjualan barang pada PD. Tjat Sentosa dimana kegiatan yang akan dibahas meliputi : data pelanggan, transaksi penjualan, data barang, laporan pelanggan, laporan

penjualan, laporan barang pada PD. Tjat Sentosa

1.5. Metode Penelitian

4

Dalam menunjang pencarian fakta dan pengumpulan data guna mendapatkan pemecahan masalah yang berkaitan dengan sistem penjualan, maka diperlukan pemahaman tentang data - data yang diperlukan dalam pembuatan sistem tersebut. Untuk mengetahui hal tersebut maka diperlukan beberapa metode penelitian dalam menyusun penulisan ini, maka penelitian ini dilakukan degan cara sebagi berikut :

1. Studi Lapangan a. Wawancara Pengumpulan data dilaksanakan dengan wawancara atau dialog langsung dengan karyawan/i mengenai seluk beluk perusahaan yang berhubungan dengan bahan laporan yang akan di susun. b. Observasi Pengamatan secara langsung pada dunia kerja tentang cara kerja, sarana dan fasilitas kerja serta untuk mendapatkan gambaran yang nyata terhadap obyek penelitian yang dilakukan sehingga mendapatkan data, informasi serta keterangan lainnya yang diperlukan. c. Praktek Terjun langsung ke lapangan kerja, dan metode ini berdasarkan pengalaman yang di alami langsung oleh penyusun. 2. Studi Pustaka Penulis menganalisa dengan cara membaca dan

mempelajari teori-teori yang ada didalam artikel - artikel maupun bahan tulisan lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti, khususnya mengenai sistem penjualan dan mengadakan survey terhadap data yang merupakan langkah penting dalam penelitian,

5

yang berarti menelusuri data yang ada serta menelaahnya secara tekun merupakan kerja kepustakaan yang sangat diperlukan.

1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai isi dan pembahasan Kuliah Kerja Praktek (KKP), maka dalam sistematika penulisan ini dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini, merupakan bab pendahuluan yang menjelaskan mengenai Latar Belakang Masalah, Maksud dan Tujuan Penulisan, Ruang Lingkup dan Batasan Masalah, Penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini, menjelaskan mengenai teori-teori yang melandasi penelitian serta pembahasan-pembahasan pada penulisan ini, seperti Konsep Dasar Sistem, Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi Menejemen, Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan,Tahap Analisa, Sistem Operasi Microsoft Windows, Alat Bantu Analisa Sistem Flow Map, DFD. Metodologi Penelitian, dan Sistematika

6

BAB III

ORGANISASI Dalam bab ini, menjelaskan mengenai hal yang berhubungan dengan perusahaan sebagai tempat Kuliah Kerja Praktek (KKP), diantaranya seperti Sejarah Singkat Organisasi, Struktur Organisasi, Tanggung Jawab dan Kewenangan, dan Paralatan Hardware Software yang berjalan.

BAB IV

STUDI KASUS Dalam bab ini, akan diuraikan mengenai Analisa Sistem Berjalan, Analisa Sistem Dokumen Masukan Sistem yang Berjalan, Analisa Sistem Keluaran yang Berjalan, Analisa Permasalahan Sistem yang Berjalan.

BAB V

PENUTUP Bab ini merupakan bab penutup yang berisikan tentang kesimpulan-kesimpulan dari hasil Analisa Sistem serta saran-saran yang diajukan penulis dalam mengatasi berbagai hambatan dan masalah sesuai dengan kemampuan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis.

7

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Definisi dan Pengertian
1. Konsep Dasar Sistem Yang akan diuraikan dari konsep sistem ini, maka dijelaskan beberapa pengertian sistem. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. (Pengertian Sistem dan Analis Sistem, media.diknas.go.id). “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapantahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya”. (Pengertian Sistem dan Analis Sistem, media.diknas.go.id). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. (Pengertian Sistem dan Analis Sistem, media.diknas.go.id) Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen

8

atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya. a. Sub Sistem Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya. b. Supersistem Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada,jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri

9

dari bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem. c. Klasifikasi Sistem Sistem sebagai berikut: 1) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan a) Sistem alamiah adalah Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak di buat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam. b) Sistem buatan manusia adalah Merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin (Human Machine System), contohnya seperti sistem informasi berbasis komputer karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 2) Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup a) Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. b) Sistem tertutup adalah Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. 3) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik a) Sistem abstrak adalah Sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi, yaitu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, seperti yang akan di paparkan dibawah ini, yaitu

10

yang

berupa

tentang

pemikiran

hubungan

antara

manusia dengan tuhannya. b) Sistem fisik adalah Sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya. 4) Sistem deterministik dan sistem probabilistik a) Sistem deterministik adalah Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, contohnya sistem komputer karena tingkah lakunya dapat diprediksikan atau di pastikan berdasarkan program – program komputer yang dijalankan. b) Sistem probabilistik adalah Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi atau di pastikan, karena mengandung unsur probabilistik d. Karakteristik Sistem Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut

1) Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah dari komponen – komponen yang saling bernteraksi, yang berarti saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen –

11

komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem yang memiliki sifat – sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2) Batasan Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem yang dipandng sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah – pisahkan. 3) Lingkungan Luar Sistem (Environtment) Lingkungan luar sistem adalah bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi sistem tersebut. harus Lingkungan dikendalikan, luar sistem jika ini dapat di menguntungkan ataupun merugikan. Lingkungan luar yang merugikan karena tidak kendalikan akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem, sedangkan lingkungan luar yang menguntungkan harus dijaga diplihara.karena merugikan energi sistem. 4) Masukan Sistem (Input) Masukan sistem adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa pemeliharaan ( Maintenance Input) dan sinyal (Signal Input). Contoh dari maintenance input adalah “program” yang dgunakan untuk mengoperasikan komputer. Sedangkan contoh dari signal input adalah “data” yang akan diolah menjadi informasi. 5) Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai proses yang merubah masukan menjadi keluaran, contohna sistem akuntansi.

12

Sistem ini akan mengolah transaksi menjadi laporan – laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. 6) Keluaran Sistem (Output) Keluaran sistem atau output adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, yang berupa informasi yang digunakan sebagai masukan untuk mengambil keputusan. 7) Penghubung Sistem (Interface) Penghubung atau interface adalah media yang digunakan untuk menghubungkan antara sistem dengan sistem yang lainnya. 8) Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki sasaran atau tujuan yang pasti yang bersifat determinan. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan berguna dan sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan yang telah direncanakan. e. Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah suatu tahap setelah menganalisa suatu sistem dengan mempersiapkan komponen – komponen bagi pemenuhan kebutuhan yang diperlukan oleh suatu sistem dan persiapan untuk mengimplementasikannya dalam suatu bentuk sistem yang nyata (real) dapat menggambarkan sistem yang dibentuk berupa perencanaan sistem pembuatan sketsa dan pengaturan elemen – eleman yang saling terkait baik berupa perangkat lunak maupun perangkat keras dari penggunakan komputer agar sistem yang dibangun dapat berfungsi secara optimal dan maksimal. 2. Konsep Dasar Informasi a. Informasi

13

Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi atau perusahaan, sehingga informasi sangat penting di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi buruk. Dengan demikian informasi tersebut dapat didefnisikan sebagai berikut : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya“. Menurut (Jogiyanto, 1999 : 8 ). “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang”. Menurut (Gordon B. Davis, 1995: 28). Dengan difinisi yang tersebut di atas maka informasi sendiri dapat di definisikan sebagai berikut : 1) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang memakainya. 2) Informasi adalah hasil pengolahan data yang telah mempunyai arti sehingga dapat di gunakan khususnya oleh manejemen dalam membuat keputusan dan perencanaan. 3) Informasi adalah data yang diproses atau data yang telah memiliki arti. Dari definisi di atas sumber informasi adalah data. Sedangkan definisi Data adalah “Kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan suatu kesatuan yang nyata”. menurut ( Jogianto HM, 1999: 8 ) Data kemudian diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pemakainya sehingga disebut Informasi. Jadi definisi data dan informasi sebenarnya sangat bergantung dari pemakainya. Namun, ada hal-hal yang menentukan kualitas dari informasi terebut. Kualitas dari

14

informasi tergantung dari tiga hal yaitu akurat, tepat waktu, dan relevan. 1) Akurat Artinya Informasi dapat menjelaskan suatu hal dengan sebaik-baiknya dan sebenar–sebenarnya sehingga bebas dari kesalahan dan menimbulkan pemahaman yang benar tentang hal ini. 2) tidak 3) Tepat Waktu boleh Relevan lambat, karena kebutuhan pengambilan Artinya Informasi harus datang pada saat yang dibutuhkan, keputusan yang cepat. Artinya Informasi tersebut bermanfaat dan sesuai dengan kebutuhan pemakainya. b. Siklus Informasi Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah data tersebut tidak akan berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan informasi apabila diolah dalam suatu model, penerima kemudian menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input dan diproses kembali lewat suatu model. Siklus ini disebut juga dengan siklus informasi. (Jogiyanto H.M, 1999 : 9)

15

Gambar 1 Siklus Informasi Konsep Dasar Sistem Informasi a. Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi pimpinan didalam pengambilan keputusan. Informasi dapat di peroleh dari sistem informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dari kegiatan strategis suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.(Jogiyanto, 1999 : 11). b. Komponen-komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing saling berinteraksi satu sama lainnya

16

membentuk 1)

satu

kesatuan

untuk

mencapai

sasaran.

Komponen-komponen sistem informasi yaitu : Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2) Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3) Blok keluaran dari sistem informasi adalah keluaran yang

Produk

merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4) Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5) Basis Blok Basis Data data merupakan kumpulan data yang saling

berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dibasis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. 6) Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak

17

sistem

dapat

dicegah

ataupun

bila

terlanjur,

terjadi

kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat teratasi. 4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Di dalam perusahaan, peran informasi sangat penting untuk mengelola sumber daya, perencanaan strategis dan masih banyak lagi. Untuk mengelola informasi ini dengan baik, diperlukan manajemen informasi. Manajemen Informasi adalah seluruh aktivitas mungkin. Sistem Informasi yang ada didalam manajemen informasi digunakan untuk mengelola sumber daya dan pengambilan keputusan disebut Sistem Informasi Manajemen. Yang didefinisikan : “Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (terintegrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung (Gordon B. Davis, 1995: 3) Walaupun sistem informasi tidak harus menggunakan komputer, namun pada saat ini sistem informasi sangat erat kaitannya dengan komputer. Komputer digunakan dalam sistem informasi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi informasi. Komputer memiliki proses pengolahan data yang cepat. Oleh karena itu, banyak muncul istilah Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS). fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi”. Menurut memperoleh informasi, menggunakannya seefektif

18

5. informasi

Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan merupakan subset dari sistem manajemen yang menyediakan informasi untuk

memecahkan masalah penjualan perusahaan. Banyak orang yang berpikiran sempit mengenai penjualan, seperti hanya mencakup periklanan. Namun, penjualan didefinisikan sangat luas. Satu definisi menyatakan bahwa : “Penjualan terdiri dari kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan”. Menurut (Raymond McLeod, 2001). Dalam membahas pengertian penjualan, penulis dapat menjelaskan sebagai suatu kejadian hubungan antara permintaan dan penawaran yang titik temunya ialah suatu penjualan dan pembelian, saling tukar menukar barang, jasa dan uang, sehingga pembeli terpenuhi kebutuhannya dan penjual tercapai tujuan untuk menyampaikan barang dan mendapatkan untungan dari hasil usahanya, dan penjualan terbagi atas 2 jenis, yaitu a. Penjualan Secara Tunai Konsumen atau pelanggan menyerahkan langsung biaya yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan produk tersebut. b. Penjualan Secara Kredit Pembeli tidak langsung atau secara berkala mengeluarkan biaya untuk mendapatkan produk. Pesanan penjualan merupakan sumbangan yang sangat berarti bagi kesuksesan penjualan memberikan harapan kepada perusahaan dan bidang kegiatan pemasaran lainnya untuk

19

mengetahui apakah volume penjualan mengalami peningkatan atau tidak mungkin dengan kata lain penjualan mengalami peningkatan atau tidak dapat dibuat dari volume penjualan yang diterima. Mengingat begitu pentingnya fungsi penjualan bagi perusahaan untuk kelangsungan usahanya banyak perusahaan kini berupaya untuk mempertahankan usahanya dengan terus menerus meningkatkan hasil penjualan atas produknya. Dalam kegiatan penjualan terdapat tindakan, menarik para pembeli agar membeli hasil produk suatu perusahaan dan menjadi pelanggan tetap. Sedangkan dalam pemasaran merupakan suatu kegiatan proses penyaluran dari barang dan jasa yang dilakukan agar barang tersebut bisa diperoleh dengan mudah. Penjualan merupakan fungsi pemasaran yang penting peranannya apabila penjualan berhasil dengan baik menghasilkan suatu laba / keuntungan usahanya. 6. Laporan-laporan Pada Sistem Penjualan Pada Sistem Penjualan ini akan membahas tentang laporanlaporan apa saja yang dapat disediakan, yang merupakan data– data yang berguna bagi terbentuknya informasi terhadap penilaian kemajuan atau kemunduran hasil penjualan yang dapat dilakukan dalam tempo perhari, perminggu, perbulan, bahkan pertahun. Ketika membuat keputusan, pimpinan tidak selalu mencoba mencapai yang terbaik. Namun, dalam banyak kasus pimpinanlah yang harus memutuskan alternatif mana yang terbaik. 7. Tahap Analisa Tahap analisa adalah tahap penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Tahap ini merupakan tahap kritis dan sangat penting karena akan dapat menentukan berhasil tidaknya sistem yang akan bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat bertahan terus melakukan kegiatannya bahkan mengembangkan

20

dibangun atau dikembangkan. Kesalahan pada tahap analis akan menjadikan kesalahan pada tahap-tahap yang selanjutnya. Pada tahap analisa sistem yang sangat berperan adalah seorang analis sistem yang memiliki tugas menganalisa sistem untuk menemukan kelemahan-kelemahannya sehingga ia dapat mengusulkan suatu perbaikan atau solusinya. Dalam tahap analisa ini, digunakan oleh analis sistem untuk : a. Identifikasi masalah. Cara melakukan identifikasi masalah yang paling tepat adalah dengan melakukan penelitian atau mengumumkan hasil penelitian yang dilakukan pada tahap perencanaan sistem. Rincian hasilnya yang terlibat. b. Mengorganisasikan tim proyek. Yaitu menyusun tim proyek yang terlibat termasuk pemakai sistem yang nantinya digunakan pada kegiatannya. c. dengan terlibat Mendefinisikan kebutuhan informasi. dalam berbagai kegiatan pengumpulan Analis sistem mempelajari kebutuhan informasi pemakai informasi. Caranya yaitu dengan melakukan wawancara, pengamatan, pencarian catatan, dan survei. Selanjutnya la menganalisa kelemahan sistem dan menganalisa kebutuhan data-data dan informasi. Pada langkah ini analis sistem membuat dokumentasi yang bisa berupa diagram alir sistem yang berjalan, diagram arus data, dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem. Langkah ini merupakan tindakan untuk memahami bagaimana pengguna melakukan pekerjaannya dari awal hingga akhir. Kapan dan bagaimana mulai melakukan hingga mengakhiri berupa identifikasi penyebab masalah, identifikasi titik keputusan, dan identifikasi personel-personel

21

aktivitas, data, informasi, dan laporan apa yang dibutuhkan dan dihasilkannya. e. Laporan investigasi hasil dan Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus ditemukan dalam langkah ini. Membuat laporan hasil analisa. analisa menghasilkan apakah hasil dari penelitian menunjukkan bahwa proyek

pengembangan sistem dapat diterima atau ditolak. Laporan tersebut diberikan pada pihak manajemen organisasi. Apabila laporan hasil analisis usulan diterima maka selanjutnya yang harus akan dipersiapkan dikembangkan. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisa ini adalah : a. Convertion 1) Tujuan : Mendeteksi 2) Hasil sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya (memburuk). : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistem. b. Initial investigation 1) Tujuan penekanan : pada Memberikan sistem saat ini dengan daerah-daerah yang menimbulkan rancangan sistem

permasalahan. 2) Hasil : Penjelasan sistem saat ini. c. Requirement analysis (determination of ideal systems) 1) Tujuan: pemakai Mendapatkan dari sistem konsensus yang dari komunitas Sebuah informasi ideal.

penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi). 2) Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem. d. Generation of system alternatives

22

1) Tujuan:

Menggali (explore) perbedaan dari alternatif

sistem dalam mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan sistem idealnya. 2) Hasil : Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan digunakan untuk memperbaiki sistem. e. Selection of proper system 1) Tujuan: dengan Membandingkan alternatif-alernatif terstruktur, sistem memilih menggunakan metodologi

alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management. 2) Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem. 8. Sistem Operasi Microsoft Windows Windows adalah sistem operasi dengan modus tampilan grafik atau Graphical User Inteiface (GUI) yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft, sehingga visualisasinya akan lebih menarik penggunaanya dan lebih mudah menggunakannya. untuk mendapatkan sistem operasi Windows kita harus membayar pada vendornya yaitu Microsoft. Contohnya Windows 3.10, Windows 3.11 (workgroup), Windows 95, Windows 98 yang merupakan sistem operasi untuk pengguna tunggal (singleuser). Sedangkan untuk single maupun multiuser telah dikembangkan Windows NT, Windows 2000, Windows XP atau disebut windows 2002, dan Windows 2003. Hingga saat ini banyak pengguna komputer yang mengunggulkan Windows XP karena fitur-fitur yang dimilikinya. Windows XP (eXPerience) merupakan sistem operasi berbasis Windows yang muncul dan perkembangan versi-versi sebelumnya. Banyak kelebihan yang ditawarkan XP dibandingkan dengan para pendahulunya. Windows XP dipaket dengan antarmuka yang berbeda, lebih familiar bagi pengguna awam sekalipun, juga integrasi dengan Internet yang semakin mantap,

23

dan tidak ketinggalan fasilitas multimedia yang menarik. Sebagai sebuah sistem operasi yang besar, Windows XP membutuhkan minimal memori sebesar 128 MB, dan hanya mau bekerja pada komputer PC yang menggunakan prosesor berkecepatan 400 MHz atau yang lebih tinggi. Komputer PC lama yang. akan menggunakan Windows XP harus meningkatkan kemampuan BIOS di dalam motherboard (yang merupakan inti seperangkat kode komputer), sebuah prosedur yang mungkin tidak user-friendly bagi para pengguna awam yang tidak mau pusing dengan masalah teknis seperti ini. Windows XP adalah sistem operasi komputer PC yang sangat stabil. Stabil dalam arti yang sesungguhnya, baik dalam kinerja hardware maupun perangkat lunaknya, sesuatu yang selama ini menjadi dambaan para pengguna PC yang selalu kesal karena menghadapi komputer menggantung (hang) setiap kali menambah perangkat tertentu. Kehadiran Windows XP diharapkan mampu meneruskan kesuksesan generasi windows sebelumnya. Windows XP dibangun dan pengintegrasian kelebihan Windows 2000 berupa kestabilan dan sekuriti dengan fitur-fitur multimedia dan interface yang menarik. Tidak hanya itu saja tampilan desain antarmukanya yang baru lebih dan bagus serasa lebih hidup. Windows XP Profesional yang merupakan penerus dan Windows 2000 Professional lebih ditujukan pada pemakaian kelas korporat atau Mobile User dengan menambahkan kemampuan untuk pengguna notebook dan fasilitas untuk akses jarak jauh. Microsoft mengklaim bahwa Windows XP Professional lebih cepat 46% dibandingkan Windows 98SE. Versi ini mempunyai kelebihan pada fasilitas remote desktopnya, kinerja, performansi, serta sekuriti yang bagus.

24

2.2.

Alat Bantu Analisa Sistem
1. Flowmap Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Bila seorang analis dan programmer akan membuatlowmap,ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti : a. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. b. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. c. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. d. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. e. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. f. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar. Beberapa simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan flowmap, antara lain:

25

a. Simbol Dokumen adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input/ output dalam proses manual, mekanik, atau computer.

Gambar 2 Simbol Dokumen b. Simbol Kegiatan Manual adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan kegiatan manual.

Gambar 3 Simbol Kegiatan Manual c. Simbol Kartu Plong adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input/output yang menggunakan kartu plong (punched card).

Gambar 4 Simbol Kartu Plong d. Simbol Proses adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

26

Gambar 5 Simbol Proses

e. Simbol Operasi luar adalah syimbol yang digunakan untuk menunjukkan operasi yang dilakukan di luar program computer.

Gambar 6 Simbol Operasi Luar f. Simbol Pita Magnetik adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input/ output menggunakan pita magnetik.

Gambar 7 Simbol Pita Magnetik g. Simbol Hardisk adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input/ output menggunakan hardisk.

Gambar 8 Simbol Hardisk h. Simbol Diskette adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input/ output menggunakan diskette.

27

Gambar 9 Simbol Disktte

i. Simbol Drum Magnetik adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input/ output menggunakan drum magnetik.

Gambar 10 Simbol Drum Magnetik j. Simbol Pita Kertas Berlubang adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input/ output menggunakan kertas berlubang.

Gambar 11 Simbol Kertas Berlubang k. Simbol Keyboard adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan input yang menggunakan online keyboard.

Gambar 12 Simbol Keyboard l. Simbol Display adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan output yang menggunakan monitor.

28

Gambar 13 Simbol Display

m. Simbol Garis Alir adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan arus atau alur dari proses.

Gambar 14 Simbol Garis alir n. Simbol Penghubung adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman yang lain.

Gambar 15 Simbol Penghubung 2. Diagram Arus Data (DAD atau Data Flow Diagram) Suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komputer sistem yang saling dari berhubungan ini sesuai aturan mainnya. kita Keuntungan menguraikan DAD level adalah lebih memungkinkan rendah,

menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menjadi yang sedangkan

29

kekurangannya adalah tidak menemukan proses pengulangan, keputusan dan proses perhitungan. Kelebihan utama pendekatan aliran data, yaitu : a.Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem. b. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem. c.Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data. d. Menganalisa sistem yang diajukan untuk menentukan apakah ditetapkan. Disamping itu terdapat kelebihan tambahan, yaitu : a. Dapat digunakan sebagai latihan yang bermanfaat bagi penganalisa, sehingga bisa memahami dengan lebih baik keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem. b. Membedakan sistem dari lingkungannya dengan menempatkan batas-batasnya. c. Dapat digunakan sebagai suatu perangkat untuk berinteraksi dengan pengguna. d. Memungkinkan penganalisis menggambarkan setiap komponen yang digunakan dalam diagram. DAD dibagi menjadi tiga tingkatan / tahapan, yaitu : a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang diproses atau dengan kata lain dagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem umum / global dari keseluruhan sistem yang ada. b. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terinci. data-data dan proses yang diperlukan sudah

30

c. Diagram Rinci Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. Simbol – simbol atau lambang – lambang yang digunakan dalam membuat Data Flow Diagram yang lazim digunakan terdiri dari 4 (empat) buah simbol yaitu sebagai berikut :

a. Proses Proses adalah sesuatu yang dikerjakan oleh sistem. Sebuah proses harus memilki aliran data yang masuk kedalam proses sehingga masukan harus mengeluarkan informasi atau hasil dari proses tersebut (keluaran).

Gambar 16 Simbol Proses b. Aliran Data (Data Flow) Menunjukkan aliran data yang masuk dan keluar dari sistem atau data yang mengalir diantara proses, data store dan entitas luar. Arah dari aliran data ditujukan dengan anak panah. Dan garis atau aliran data ini diberi nama sesuai dengan nama data yang dialirkannya.

Gambar 17 Simbol Aliran Data c. Entity atau entitas Merupakan sesuatu yang berada di luar sistem, tetap dapat memberi masukan bagi sistem atau menerima keluaran dari sistem.

31

Gambar 18 Simbol Entitas d. Simpanan Data (Data Store) Simpanan data atau data store merupakan suatu tempan kegiatan penyimpanan data.

Gambar 19 Simbol Simpanan Data

BAB III ORGANISASI 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
1. Sejarah Singkat Organisasi PD. Tjat Sentosa adalah sebuah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang penjualan bahan – bahan bangunan. Baik penjualan dalam jumlah banyak maupun satuan. Disamping itu selain bergerak di bidang penjulan bahan – bahan bangunan PD. Tjat Sentosa juga menjual barang – barang consumers Good. PD.Tjat sentosa didirikan pada tahun 1983 oleh Budyanto Totong dan Totong Kurniawan, yang berada di Jl. Gajah Mada No. 56 Jakarta Barat. Beliau mendirikan usaha ini karena beliau melihat usaha perdagangan bahan – bahan bangunan dan Consumers Good ke depannya sangat bagus dengan memegang sebuah prinsip ”Pembangunan akan semakin maju” dengan prinsip itu beliau juga mempunyai beberapa tujuan dalam menjalankan usahanya, yaitu: a. Membuka lapangan kerja baru yang bisa mengurangi tingkat pengangguran.

32

b. Memenuhi kebutuhan masyarakat dalam bidang pengadaan bahan – bahan bangunan. Dari tujuan tersebut ada juga visi dan misi yang dipupukkan selama karyawan bekerja di perusahaan ini. Adapun visi dan misi perusahaan antara lain : Visi ”Memberikan pelayanan sebaik – baiknya kepada pelanggan dan memberikan kualitas produk yang maksimal dengan harga yang terjangkau.” Misi “Berperan serta secara aktif dan selalu mencari terobosan guna mengembangkan kerja sama, saling menguntungkan antar perusahaan melalui hubungan kerja yang sehat dan harmonis, membuka lapangan kerja bagi masyarakat.” Dengan demikian PD. Tjat sentosa mempunyai fungsi sebagai salah satu usaha untuk menjalin kerja sama yang menguntungkan sesama mitra kerja, membangun persahabatan antar mitra kerja, dan membuat kerja sama antar individu, masyarakat, negara dan institusi di Indonesia. 2. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah bagian dari penelitian perwujudan pola tetap hubungan di antara fungsi – fungsi, bagian – bagian, maupun orang yang menunjukan kedudukan seseorang untuk bertanggung jawab atas tugas dan wewenang yang berbeda – beda yang telah diberikan dalam suatu organisasi. Strutur organisasi dalam suatu perusahaan merupakan suatu bentuk tingkatan dari suatu fungsi di dalam perusahaan tersebut. Struktur organisasi dapat juga sebagai kerangka yang mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan organisasi.

33

STRUKTUR ORGANISASI PD. TJAT SENTOSA

PIMPINAN

MARKETING

GUDANG Gambar 20 Struktru Organisasi

KASIR

3.

Tanggung Jawab dan Kewenangan Tanggung jawab dan kewenangan dalam suatu perusahaan

bertujuan untuk menjalankan suatu usaha dan juga untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian dalam struktur organisasi tersebut. Berdasarkan bagan struktur organisasi PD. Tjat Sentosa dapat dijelaskan tanggung jawab dan kewenangan dari tugas masing – masing bagian adalah sebagai berikut : a. Pimpinan

34

Merupakan suatu posisi yang tertinggi dalam perusahaan yang bertanggung c. Gudang Merupakan posisi yang bertanggung jawab: 1) 2) 3) Membuat nota pengeluaran. Membuat faktur kirim. Membuat Laporan persediaan barang. jawab mengatur dan mengawasi dalam berjalannya usaha tersebut.

d. Marketing Merupakan posisi yang bertanggung jawab : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) e. Kasir Merupakan posisi yang bertanggung jawab : 1) 2) 3) 4) Menerima pembayaran dari trasaksi penjualan. Membuat Berkas Slip Pembayaran. Membuat Struk Setoran Pembayaran. Membuat Kwitansi. Mencari calon pelanggan Mempromosikan barang – barang yang tersedia di Membuat berkas Order. Membuat Faktur Penjualan. Membuat Nota Permintaan. Membuat Laporan Pelanggan. Membuat Laporan Penjualan.

PD. Tjat Sentosa untuk dijual.

3.2. Peralatan hardware/ Software yang Berjalan
Sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau aspek antara

35

lain perangkat lunak pemakai (Brainware).

(Software), perangkat keras (Hardware), dan

Dalam mengembangkan suatu sistem diperlukan peralatan tambahan atau peralatan pendukung sehingga sesuai dengan apa yang diharapkan. Ini berarti kemampuan yang cukup baik dan berguna bagi sistem sehingga tujuan penerapan sistem dapat tercapai. Untuk itu penulis akan menguraikan prasarana atau peralatan pendukung yang harus tersedia pada system di sini berarti aplikasi program dan computer itu sendiri. Adapun spesifikasinya sebagai berikut. 1. Perangkat Keras (Hardware)

“Perangkat keras adalah suatu alat yang bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung, yang mendukung proses komputerisasi.” menurut (Jack Febrian, 2004, hal : 222). Perangkat keras yang digunakan merupakan peralatan fisik baik peralatan input, proses maupun peralatan output pada sistem komputer. Adapun spesifikasi minimal perangkat keras komputer yang digunakan pada Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini menggunakan spesifikasi perangkat keras komputer sebagai berikut : a.Processor b. d. e. f. Mouse g. h. 52x32x52 Floppy Disk CD Room Ram Monitor KeyBoard c.Harddisk : intel(R)Core(TM)2 Duo 2.00 Ghz : 1.99 Gb : 320 Gb : SVGA 14” : 102 keys : Optical Mouse : 1,44 M (3,5”) : Samsung

36

i. Printer

: lexsmark Z 605

Konfigurasi sistem komputer adalah sebagai berikut :

KEYBOARD

HARDDISK

CPU

DISKET

MONITOR

PRINTER

Gambar 21 Konfigurasi Sistem Komputer 2. Perangkat Lunak (Software)

37

“Perangkat lunak merupakan kumpulan – kumpulan perintah yang dieksekusi oleh mesin untuk menjalankan pekerjaannya.” menurut (Jack Febrian, 2004, hal : 382). Adapun perangkat lunak yang digunakan pada aplikasi adalah sebagai berikut : a. XP Profesional b. 2003 Paket Software : Microsoft Office Operating Sistem : Microsoft Windows ini

BAB IV STUDI KASUS Analisa Sistem Berjalan
1. Flow Dokumen (Flow Map) Sistem Berjalan Dalam suatu sistem terdepat beberapa alur atau flowmap untuk menggambarkan keadaan sistem yang berjalan pada suatu perusahaan yang sedang dianalisa oleh penulis. Dengan adanya flowmap penulis bisa lebih mudah menganalisa system yang berjalan pada PD. Media Info Computer. Setelah melihat dan memahami keadaan sistem yang berjalan pada PD. Media Info Computer, maka penulis menggambarkan keadaan sistem yang berjalan dengan flowmap sebagai berikut pada gambar 22 :

38

P ELAN GGAN

M AR K ET I NG

GU D AN G

K ASI R

PI M P IN AN

Buat surat order

s urat order

N ot a perm intaan

Surat order

Buat nota perm int aa n

Buat not a pengeluar an

N ota perm intaan N ota pengeluaran

N ot a pengeluaran

Buat fakt ur kirim

f akt ur penjualan

Buat f ak tur penjualan

F aktur kirim

B uat st ruk pem bayar an

fak tur penjualan f akt ur penjualan

fak t ur penjualan

St ruk pem bayaran

f ak tur penjualan F akt ur kirim Buat laporan penjualan Pack ing dan k irim barang s lip pem bayaran

S truk pem bayaran fak t ur penjualan laporan penjualan F akt ur kirim

Buat k w it ans i

B uat s lip pem bayar an

k w it ans i

Laporan penjualan

s lip pem bay aran

kw itansi

Gambar 22 Flow Map Sistem Berjalan

39

2.

Prosedur Sistem Berjalan Setiap perusahaan memerlukan prosedur sistem agar

pekerjaan dapat terlaksana dengan baik. Oleh karena itu dalam prosedur sistem penjualan PD. Tjat Sentosa yang berjalan terdapat beberapa proses sebagai berikut : a. Prosedur Order Barang Pelanggan memesan barang kepada marketing dan pelanggan membuat surat order untuk pembelian barang dan diberikan kepada marketing. Marketing menerima surat order dan membuat nota permintaan barang 2 rangkap untuk diberikan gudang dan sebagai arsip. b. Prosedur Pengiriman Barang Gudang menerima nota permintaan barang dan membuat nota pengeluaran barang 2 rangkap untuk diberikan kepada marketing dan sebagai arsip. Marketing menerima nota pengeluaran barang dan kemudian membuat faktur penjualan 3 rangkap untuk diberikan kepada gudang, kasir, dan arsip. Gudang setelah menerima faktur penjualan kemudian membuat faktur kirim. Setelah membuat faktur kirim gudang melakukan pengiriman barang dengan memberikan faktur penjualan dan faktur kirim. c. Prosedur Pembayaran Setelah pelanggan menerima faktur penjualan dan faktur kirim dari gudang. Dan kasir menerima faktur penjualan dari marketing kemudian kasir membuat struk pembayaran 2 rangkap yang diberikan kepada pelanggan dan sebagai arsip. Setelah pelanggan menerima struk pembayaran kemudian pelanggan membuat slip pembayaran dan diberikan kepada kasir. Kasir setelah menerima slip pembayaran, kemudian kasir membuat kwitansi untuk diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan trnsaksi penjualan selesai.

40

d.

Prosedur Laporan Penjualan Setelah arsip – arsip terkumpul kemudian marketing

membuat laporan penjualan untuk diberikan kepada pimpinan. 3. Data Flow Diagram (DFD) Sistem Berjalan Setelah membuat flowmap sistem yang berjalan untuk memudahkan penulis dalam menganalisa sistem yang berjalan pada PD. Tjat Sentosa, maka penulis membuat diagram arus data yang menggambarkan bagaimana arus data yang berupa masukan diproses menjadi keluaran pada sistem yang sedang berjalan pada PD. Tjat Sentosa antara lain terdapat pada gambar-gambar berikut : a. Diagram Kontek Sistem Berjalan Diagram kontek sistem berjalan pada sistem informasi penjualan pada PD. Tjat Sentosa adalah diagram yang menggambarkan secara keseluruhan sistem yang berjalan diantaranya terdapat entitas pelanggan, marketing, gudang, kasir, dan pimpinan. Juga terdapat aliran data gambar 23. berjalan dan proses keseluruhan pada sistem yang berjalan terdapat pada

41

Surat order & data pelanggan PELANGGAN Faktur kirim & faktur penjualan KASIR

kwitansi slip pembayaran

SISTEM PENJUALAN PD. TJAT SENTOSA Slip pembayaran nota pengeluaran Struk setoran pembayaran nota permintaan

GUDANG

Gambar 23 Diagram Kontek Sistem Berjalan
PIMPINAN

Laporan pelanggan Laporan penjualan Laporan barang

b. Diagram Overview ( Zero ) Sistem Berjalan

42

Diagram Overview sistem berjalan pada sistem informasi penjualan pada PD. Tjat Sentosa adalah diagram yang menggambarkan penjabaran proses pada diagram kontek sistem yang berjalan, diantaranya terdapat pada gambar 24.
surat order & data pelanggan 1.0

PELANGGAN

Nota permintaan

GUDANG

PENJUALAN BARANG

Pelanggan penjualan

2.0

faktur kirim & faktur penjualan

PENGIRIMAN BARANG

Nota pengeluaran

Barang

3.0 PEMBAYARAN PEMBELIAN BARANG

slip pembayaran kwitansi

Slip pembayaran

struk pembayaran 4.0

KASIR

BUAT LAPORAN

Laporan pelanggan Laporan penjualan Laporan barang PIMPINAN

Gambar 24 Diagram Overview Sistem berjalan

c.

Diagram Rinci Sistem Berjalan Diagram rinci sistem yang berjalan pada sistem informasi

penjualan pada PD. Tjat Sentosa adalah diagram yang

43

menggambarkan secara detail proses dan aliran data pada diagram overview sistem yang berjalan sehingga semua terlihat jelas bagaiman proses dan kegiatan yang terjadi pada sistem informasi penjualan pada PD. Tjat Sentosa, diantaranya terdapat pada gambar – gambar di bawah ini : 1) Diagram Rinci 1. 0 Diagram rinci 1. 0 adalah diagram rinci yang menjabarkan proses sistem yang berjalan dalam diagram overview pada gambar 24 yaitu proses 1. 0 di mana proses tersebut merupakan kegiatan proses penjualan. Pada gambar 25 adalah gambaran diagram rinci 1. 0.
PELAN GGAN

1.1

Surat order & data pelanggan

BU AT SU R AT OR D ER BAR AN G

Pelanggan

1.2

BU AT FAKTU R PEN JU ALAN

Penjualan

1.3

BU AT N OTA PER M INTAAN

N ota perm intaan

GUD AN G

Gambar 25 Diagram Rinci 1. 0 Sistem berjalan

Spesifikasi proses diagram rinci 1.0 a) Nomor Proses Nama Proses : 1.1 : Buat Surat Order Barang

44

Uraian

: Dalam sistem penjualan pada PD. Tjat Sentosa pelanggan yang memesan barang harus membuat surat order barang sehingga menghasilkan data pelanggan.

b) Nomor Proses Nama Proses Uraian

: 1.2 : Buat Faktur Penjualan : Setelah pelanggan membuat surat order kemudian dengan data pelanggan dan surat order bagian penjualan membuat faktur penjualan berdasar data pelanggan, surat order barang dan data penjualan.

c) Nomor Proses : 1. 3 Nama Proses Uraian : Buat Nota permintaan : Setelah bagian penjualan membuat faktur penjualan kemudian membuat nota 2) Diagram Rinci 2. 0 Diagram rinci 2. 0 adalah diagram rinci yang menjabarkan proses sistem yang berjalan dalam diagram overview pada gambar 24 yaitu proses 2. 0 dimana proses tersebut merupakan kegiatan proses pengiriman . Pada gambar 26 adalah gambaran diagram rinci 2. 0. permintaan barang kepada gudang.

45

2.1

PELANGGAN

BUAT NOTA PENGELUARAN

Nota pengeluaran

GUDANG

2.2

BUAT FAKT UR KIRIM

Barang

2.3

Faktur kirim+faktur penjualan

PENGIRIMAN BARANG

Gambar 26 Diagram Rinci 2. 0 Sistem berjalan Spesifikasi proses diagram rinci 2.0 a) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 2.1 : Buat Nota Pengeluaran : Setelah gudang menerima nota permintaan kemudian membuat nota pengeluaran. b) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 2. 2 : Buat Faktur Kirim : Setelah gudang membuat nota gudang pengeluaran kemudian

membuat faktur kirim berdasar data barang yang tersedia.

46

c) Nomor Proses Nama Proses Uraian

: 2. 3 : Pengiriman Barang : Setelah gudang membuat faktur kirim kemudian gudang melakukan pengiriman dengan memberikan faktur kirim dan faktur penjualan kepada pelanggan.

3) Diagram Rinci 3. 0 Diagram rinci 3. 0 adalah diagram rinci yang menjabarkan proses sistem yang berjalan dalam diagram overview pada gambar 24 yaitu proses 3. 0 dimana proses tersebut merupakan kegiatan proses pembayaran pembelian barang. Pada gambar 27 adalah gambaran diagram rinci 3. 0.
3.1 PELANGGAN Slip pembayaran TERIMA PEMBAYARAN Slip pembayaran KASIR

3.2

BUAT STRUK PEMBAYARAN

Struk pembayaran

3.2

kwitansi

BUAT KWITANSI

Gambar 27 Diagram Rinci 3. 0 Sistem berjalan

47

Spesifikasi proses diagram rinci 3.0 a) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 3.1 : Terima Pembayaran : Setelah pelanggan menerima faktur penjualan dan faktur kirim kemudian pelanggan melakukan pembayaran dengan memberikan slip pembayaran kepada kasir. b) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 3. 2 : Buat Struk Pembayaran : Setelah kemudian pembayaran. c) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 3. 3 : Buat Kwitansi : Setelah kwitansi pelanggan. 4) Diagram Rinci 4. 0 Diagram rinci 4. 0 adalah diagram rinci yang menjabarkan proses sistem yang berjalan dalam diagram overview pada gambar 24 yaitu proses 4. 0 dimana proses tersebut merupakan kegiatan proses buat laporan. Pada gambar 28 adalah gambaran diagram rinci 4. 0. kasir dan membuat diberikan struk kepada pembayaran kemudian kasir membuat kasir kasir memeriksa slip membuat dan struk mengelompokkan pembayaran

4.1

pelanggan

BUAT LAPORAN PELANGGAN

Laporan pelanggan

48

4.2

penjualan

BUAT LAPORAN PENJUALAN

Laporan penjualan

PIMPINAN

4.3

barang

BUAT LAPORAN BARANG

Laporan barang

Gambar 28 Diagram Rinci 4. 0 Sistem berjalan Spesifikasi proses diagram rinci 4.0 a) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 3.1 : Buat Laporan Pelanggan : Merupakan laporan tentang pelanggan yang terdapat di perusahaan. Data diambil dari file pelanggan. b) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 3. 2 : Buat Laporan Penjualan : Merupakan laporan penjualan secara keseluruhan. Data yang dibutuhkan dari file penjualan. c) Nomor Proses Nama Proses Uraian : 3. 3 : Buat Laporan Barang : Merupakan laporan tentang barang yang terdapat di perusahaan. Data diambil dari file barang.

Analisa Dokumen Masukan Sistem Berjalan
Analisa dokomen masukan Dokumen masukan adalah dokumen yang akan mengalami pemrosesan didalam sistem berjalan. Dokumen masukkan inilah yang

49

akan mempengaruhi hasil laporan dari dokumen yang akan dihasilkan. Dokumen masukan pada system penjualan PD. Tjat Sentosa adalah sebagai berikut : 1. Nama Masukan Distribusi Media Fungsi Format Elemen Data : Surat Order : Pelanggan : Kertas : Untuk memesan barang : Lampiran 1 : No. Pesanan, Tgl Pesanan, Nama Pelanggan, Alamat Nama Barang, Jumlah. Hasil Analisa : Surat Order dari pelanggan diterima oleh marketing membuatkan 2. Nama Masukan Distribusi Media Fungsi Format Elemen Data Hasil Analisa dan faktur kemudian penjualan marketing dan nota Pelanggan, Telepon,

permintaan barang ke gudang. : Nota Pengeluaran Barang : Gudang : Kertas : Untuk membuat dokumen pengiriman barang dan faktur kirim kepada pelanggan : Lampiran 2 : No. Nota, Tgl Nota, Nama Pelanggan, Nama Barang, Jumlah, Keterangan. : Marketing akan menerima nota pengeluaran barang dari gudang yang kemudian gudang membuatkan dokumen pengiriman barang ke pelanggan. 3. Nama Masukan Distribusi Media : Slip Pembayaran : Pelanggan : Kertas

50

Fungsi Format Elemen Data Hasil Analisa

: Untuk tanda bukti pembayaran ke kasir. : Lampiran 3 : No. Slip, Tgl Slip, Nama Pelanggan, No. Faktur, Jumlah Bayar. : Kasir akan menerima slip pembayaran dari pelanggan selanjutnya kasir akan membuatkan kwitansi ke pelanggan.

4. Nama Masukan Distribusi Media Fungsi Format Elemen Data Hasil Analisa

: Struk Pembayaran : Kasir : Kertas : Untuk menyatakan bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran. : Lampiran 4 : No. Struk, Tgl Struk, Nama Pelanggan, No. Faktur, Jumlah Bayar. : Transaksi pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan terhadap barang yang telah dikirim.

Analisa keluaran Sistem Berjalan
Analisa dokumen Keluaran Sistem Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem, yang termasuk proses Dokumen keluaran pada system penjualan PD. Tjat Sentosa adalah sebagai berikut : 1. Nama Keluaran Distribusi Media Fungsi : Nota Permintaan : Gudang : Kertas : Untuk memberitahuakan kepada gudang agar mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan. Format : Lampiran 5

51

Elemen Data

: No. Nota, Tgl Nota, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Keterangan. Nama Barang, Jumlah,

Hasil Analisa

: Nota ini dibuat oleh bagian penjualan yang ditujukan ke bagian gudang tentang barang yang diminta.

2. Nama Keluaran Distribusi Media Fungsi Format Elemen Data

: Faktur Penjualan : Penjualan : Kertas : Untuk bukti penjualan ke pelanggan dan kasir : Lampiran 6 : No. Faktur, Tgl Faktur, No. Surat Order, Nama Pelanggan, Nama Barang, Jumlah, Harga Satuan, Jumlah Harga, Total.

Hasil Analisa

: Faktur diserahkan kepada pelanggan dan kasir untuk memberitahukan transaksi penjualan yang dilakukan dan besar tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan dan yang harus dterima kasir.

3. Nama Keluaran Distribusi Media Fungsi Format Elemen Data

: Faktur Kirim : Gudang : Kertas : Untuk membuat kwitansi dari bagian kasir. : Lampiran 7 : No. Fkatur Kirim, Tgl Faktur Kirim, No. Faktur, Nama Barang, Jumlah Barang, Harga Satuan, Jumlah Harga.

Hasil Analisa

: Pelanggan akan menerima faktur kirim dari bagian gudang yang kemudian kasir membuat kwitansi setelah menerima faktur penjualan dari bagian penjualan.

52

4. Nama Keluaran Distribusi Media Fungsi Format Elemen Data Hasil Analisa

: Kwitansi : Kasir : Kertas : Untuk membuat bukti pembayaran dari kasir kepada pelanggan. : Lampiran 8 : No. Kwitansi, Tgl Kwitansi, Nama Pelanggan, No. Faktur, Jumlah Bayar, Terbilang. : Kwitansi diserahkan kepada pelanggan dengan nilai nominal yang tercantum sebesar nilai pembayaran.

5. Nama Keluaran Distribusi Media Fungsi

: Laporan Penjualan : Pimpinan : Kertas : Marketing akan membuat laporan tentang barang yang telah dijualnya ke bagian pimpinan.

Format Elemen Data Hasil Analisa

: Lampiran 9 : : Bagian pimpinan akan menerima laporan penjualan sesuai dengan barang yang telah dijualnya oleh marketing kepada pelanggan.

6. Nama Keluaran Distribusi Media Fungsi

: Laporan Pelanggan : Pimpinan : Kertas : Marketing akan membuat laporan tentang data pelanggan yang telah membeli baranag yang telah dijual oleh marketing.

Format Elemen Data

: Lampiran 10 : -

53

Hasil Analisa

: Bagian pimpinan akan menerima laporan pelanggan sesuai dengan transaksi yang dilakukan marketing dan pelanggan.

7. Nama Keluaran Distribusi Media Fungsi

: Laporan Barang : Pimpinan : Kertas : Gudang akan membuat laporan tentang jumlah stok barang yang bekurang dari penjualan ke bagian pimpinan.

Format Elemen Data Hasil Analisa

: Lampiran 11 : : Bagian pimpinan akan menerima laporan penjualan sesuai dengan barang yang telah dijualnya oleh marketing kepada pelanggan.

Analisa Permasalahan Sistem yang Berjalan
Setelah penulis mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan pada sistem penjualan PD. Tjat Sentosa, permasalahan yang ditentukan diantaranya : 1. Pencatatan data transaksi masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama untuk dapat mengetahui data transaksi. Program masih menggunakan excel. 2. Sering terjadi kerangkapan data. 3. Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data pelanggan. 4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data persediaan barang. 5. Pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama. Dengan adanya masalah yang terdapat dalam sistem penjualan PD. Tjat Sentosa, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah pada sistem tersebut. Mungkin dengan membangun sebuah sistem banyak

54

penjualan yang komputerisasi dapat dijadikan sebagai salah satu pemecahan masalah untuk pembangunan manajemen sebuah institusi yang sistemnya masih dilakukan secara manual dan tentunya hal ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan serta berbagai aspek lainnya, seperti : ketersediaan sarana pendukung yang memadai sehingga memudahkan untuk mengimplementasikan sistem agar terlaksana dengan baik dan berdaya guna. Dan dengan sistem penjualan yang berkomputerisasi perusahaan juga akan mendapat keuntungan dibanding dengan system manual, yaitu: 1. Efisiensi kerja dapat ditingkatkan 2. Tidak memerlukan tempat yang besar untuk menyimpan dokumen informasi yang dihasilkan. 3. Proses pemeliharaan data dapat dilakukan dengan mudah dan waktu yang relatif singkat. 4. Penyajian laporan lebih cepat dan tepat waktu bila sewaktu-waktu diperlukan. 5. Menggunakan alat bantu yang sudah ada dan serta mengoptimalkan sumber daya yang sudah ada. Dan dalam suatu sistem yang bisa menguntungkan tidak menutup kemungkinan bahwa sistem komputerisasi juga ada kerugianya, diantaranya: 1. Membutuhkan biaya investasi untuk pembangunan serta implementasi sistem. 2. Dibutuhkan waktu pelatihan personil serta peralihan dari sitem yang lama ke sistem yang baru.

55

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan
Setelah menganalisa permasalahan yang selama ini terjadi pada PD. Tjat Sentosa, maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut : 1. Tjat 2. Penerapan sistem komputerisasi pada sistem penjualan PD. Sentosa terhadap Pelanggan akan sangat membantu

perusahaan dalam memenuhi kebutuhan laporan yang diharapkan. Sistem penjualan PD. Tjat Sentosa yang berkomputerisasi dimaksudkan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja dalam pengolahan data, guna memperoleh informasi dengan cepat dan akurat sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan bagi pimpinan dalam menentukan langkah dan tujuan yang dicapai.

5.2. Saran
Sistem penjualan pada PD. Tjat Sentosa yang masih menggunakan sistem manual pembuatan laporan penjualan masih lambat dan bisa jadi kurang akurat. Dengan sistem penjualan yang berkomputerisasai diharapkan dapat mengurangi permasalahan yang selama ini sering dihadapi oleh PD. Tjat Sentosa. Namun, untuk menjaga agar sistem yang berkomputerisasi tersebut dapat berkerja dengan baik tentunya diperlukan tenaga yang memilki kemampuan dibidang komputer agar selalu menjaga sistem tersebut.

Program

aplikasi

pengolahan

data

yang

baik

dapat

menghasilkan informasi yang tepat sehingga menunjang pengambilan keputusan. Dengan adanya bantuan komputer sebagai alat bantu pengolahan data yang cepat dan akurat maka semua kegiatan yang

56

terjadi akan lebih cepat dan dapat mengurangi atau menghindari kesalahan. Selain itu informasi yang dihasilkan akan lebih cepat dan akurat sehingga mempermudah pengambilan keputusan oleh pimpinan PD. Tjat Sentosa. Akhir kata penulis mengucapkan semoga dengan adanya Penelitian dan penganalisaan pada sistem penjualan PD. Tjat Sentosa dapat menjadi bahan pertimbangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengembangkan sistem manual menjadi sistem yang berkomputerisasi dalam mengefesiensikan proses pengolahan data penjualan. Dan Penulis mengucapkan terimakasih kepada PD. Tjat Sentosa dengan adanya Kuliah Kerja Praktek (KKP) penulis dapat menerapkan ilmu yang diperoleh dari Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika ( STIKO CKI ).

Bp/Ibu……………….. ……………………….. ………………………..

57

SURAT ORDER
Kepada Yth :…………….. …………….. ……………… No Nama Barang Satuan Nomor : ………… Tanggal : ………… Jumlah

Hormat Kami, ( )

Lampiran 1

FAKTUR PENJUALAN

58

Nomor Faktur Tanggal No. Surat Order Nama Pelanggan / Costumer No Nama Barang

: …………………………………… : …………………………………… : …………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Jumlah Harga Satuan Jumlah Harga

Total : Diterima Oleh BagianPenjualan

(

)

(

)

Lampiran 6

NOTA PENGELUARAN BARANG

59

Nomor Nota Tanggal Nama Pelanggan/Counter

: ………………………… : …………………………. : …………………………………………… ……………………………………………….

Sesuai dengan nota permintaan barang bagian penjualan, berikut kami keluarkan barang-barang sesuai dengan pesanan berikut ini : No Nama Barang Jumlah Keterangan

Demikian nota pengeluaran ini disampaikan. Diterima Oleh Bagian penjualan

(

)

(

)

Lampiran 2

FAKTUR KIRIM
Nomor : ……………………. Kepada Yth : ………...............

60

Tanggal No. Faktur

: ……………………. : ……………………. Jumlah Harga Satuan

………………… ………………… Jumlah Harga

No Nama Barang

Diterima Oleh

Bagian Penjualan

(

)

(

)

Lampiran 7 NOTA PERMINTAAN BARANG Nomor Nota : …………………

61

Tanggal Nota Nama

: …………………

Pelanggan/Counter : ................................................ ................. …………………………………………… …………………………………………… Mohon untuk dikeluarkan barang-barang sebagaimana permintaan pelanggan tersebut di bawah ini : No Nama Barang Jumlah Keterangan

Demikian permintaan ini disampaikan. Diterima Oleh Bagian Penjualan

(

) Lampiran 5 KWITANSI

(

)

62

Nomor Kwitansi Tanggal Kwitansi

: ………………… : …………………

Nama Pelanggan/Counter : ......................... No. Faktur Jumlah Bayar : ......................... : .........................

Terbilang : ......................................................................... ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ..............................................

Pelanggan

Kasir

(

)

(

)

Lampiran 8 STRUK PEMBAYARAN

63

Nomor Struk Tanggal Struk

: ………………… : …………………

Nama Pelanggan/Counter : ......................... No. Faktur Jumlah Bayar : ......................... : .........................

Kasir

(

)

Lampiran 4 SLIP PEMBAYARAN

64

Nomor Slip Tanggal Slip

: ………………… : …………………

Nama Pelanggan/Counter : ......................... No. Faktur Jumlah Bayar : ......................... : .........................

Pelanggan

(

)

Lampiran 3 LAPORAN PENJUALAN PER

65

No

Nama Barang Jumlah Barang

Harga Satuan

Total Harga

No 1. 2. 3. 4.

Account Piutang Dagang Utang Dagang Penjualan Barang Dagangan Beaya Transport

Debit

Kredit

Jakarta,…………

Pimpinan

Marketing

(

)

(

)

Lampiran 9 LAPORAN PELANGGAN PER

66

No

Nama Pelanggan

No. Telp

Alamat

Keterangan

Jakarta,.............. Pimpinan Marketing

(

)

(

)

Lampiran 10 LAPORAN BARANG PER

67

No

Nama Barang

Kode Barang

Jumlah Barang

Keterangan

Jakarta,.............. Pimpinan Gudang

(

) Lampiran 11

(

)

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful