BE/CRE – Organização de documentos administrativos

A organização funcional da BE/CRE constitui um elemento base da acção da biblioteca, devendo ser disponibilizado tempo efectivo para a sua concretização. Esta organização será registada em suporte papel, e apresentada em dossiers guardados na BE/CRE em área de acesso reservado. Fica aqui uma lista orientadora da documentação necessária, mas que não deve ser considerada exaustiva nem rígida:
1. Documentação Institucional 1.1 Projecto Educativo, Regulamento Interno e Projecto Curricular do Agrupamento Fichas de identificação e caracterização da/s escola/s • Contactos: Nome, código, morada, tel., fax, e-mail • Caracterização: espaços, meio onde se inserem, população escolar, anos 1.2 de escolaridade, nº de turmas/salas, professores e educadores, etc. Nota: estes dados são mais relevantes em caso de escolas em agrupamento ou recursos partilhados 1.3 Plano/s de Actividades da/s escola/s 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1 .10 Projectos curriculares das turmas Plano de acção da biblioteca Projectos / Candidaturas … (incluir impresso de candidatura à rede RBE) Acordos e Protocolos estabelecidos Relatórios de Actividades Actas e registos de reuniões Referências legislativas aplicáveis

2. Documentação Formativa 2.1 Documentos de referência da RBE 2.2 2.3 2.4 Textos e referências para formação em biblioteconomia Guias práticos para execução de actividades na biblioteca Guias e referências para formação de utilizadores

3. Documentação técnica: 3.1 Manual de Procedimentos Informações de segurança, incluindo: • Nome de utilizador e palavra-passe de computadores da biblioteca 3.2 • Nome de utilizador e palavra-passe de programa de gestão da biblioteca • Nome de utilizador e palavra-passe de serviços web 3.3 3.4 3.5 Endereços de sites web e e-mails da BE/CRE Formulários e modelos de impressos em utilização na BE/CRE Materiais de registo, observação e recolha de informação

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4. Documentação de Apoio ao Funcionamento da biblioteca 4.1 Normas de funcionamento da BE 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4 .10 4 .11 Guia de utilizador Horário de funcionamento da BE Plano de Actividades da BE (anual) Planos operacionais da BE (trimestrais/mensais) Grelha de ocupação fixa da BE por turmas ou grupos Horário do coordenador e equipa Distribuição de funções/tarefas pela equipa Tabela de execução de tarefas Registo de sugestões e reclamações Dados de obtidos em observação e recolha de informação

5- Documentos adicionais Devem ainda existir na biblioteca, nos formatos adequados: • Livro de Registo (impressão de computador ou manual) • Inventário de existências • Arquivo de Correspondência recebida / enviada • Lista de Contactos • Registo de aquisições • Documentos de gestão corrente • Portefólio de biblioteca • Registo histórico fotográfico e audiovisual Notas: • Nos serviços administrativos da escola devem constar determinados documentos formais, pelo que devem informar-se junto aos respectivos serviços e fornecer os documentos necessários. • Os documentos de anos anteriores devem ser arquivados no arquivo de longa duração da escola. • O descarte de documentos, incluindo qualquer registo de actividades na biblioteca, está regulamentado por legislação específica. • A eliminação de documentos não deve ser feita sem adequada destruição de forma a impedir posterior leitura.

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