PERSETUJUAN PEMBIMBING Tugas Akhir dengan judul “SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH” telah

disetujui oleh pembimbing untuk diajukan ke sidang ujian Tugas Akhir pada :

Hari Tanggal

: :

Pembimbing

Drs. Marimin NIP. 130 818 769

Mengetahui: Ketua Jurusan Manajemen

Drs. Sugiharto, M.Si NIP. 131 286 682

ii

HALAMAN PENGESAHAN Telah dipertahankan didepan tim penguji Tugas Akhir ini dan diterima sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan studi akhir program Diploma Tiga (D3) program Studi Manajemen Perkantoran Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada :

Hari

:

Tanggal:

Penguji I

Penguji II

Drs. Marimin NIP. 130 818 769

Drs. Ade Rustiana, M.Si NIP. 132 003 070

Mengetahui : Dekan

Drs. Agus Wahyudin, M.Si. NIP. 131 658 236

iii

PERNYATAAN Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benarbenar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain baik sebagian atau seluruhnya pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang,

Ririn Irmawati NIM. 3354303032

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO “Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini “ “Kemurahan hati tidak berhenti pada orang yang kamu beri. Dengan memberi kamu mengajar orang lain untuk memberi juga”. “Belajarlah untuk tersenyum sekalipun ada hatimu”. “Sesungguhnya sesudah kesulitan ada kemudahan”. ( Q.S Al Insyiroh : 6). “Berharaplah selalu kepada Allah SWT untuk mendapatkan hasil yang terbaik tetapi siapkanlah diri apabila mendapatkan yang terburuk. Dan jadikan pengalaman sebagai guru yang sejati karena orang yang berakhlak akan mengambil pengalaman sebagai pelajaran”. yang kurang menyenangkan

Persembahan : Ku Persembahkan untuk : ♦ Bapak dan Ibuku tercinta ♦ Kakak dan adikku tersayang Elina, Andri, Indra dan Garnis. ♦ Teman-teman prodi Manajemen Perkantoran.

Almamaterku

v

KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayahNya, bahwasanya dengan bekal ilmu yang terbatas ini penullis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Drs. Agus Wahyudin. M.Si, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang atas bantuannya dalam memberikan ijin untuk melakukan penelitian. 2. Drs. Sugiharto. M.Si, Ketua Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan bantuan dalam proses penyusunan ijin penelitian. 3. Drs. Marimin, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan, perhatian dan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir. 4. Ir. Kusmaningsih. MP, Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang telah memberikan ijin untuk penelitian. 5. Semua staf karyawan Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang secara langsung maupun tidak langsung memberikan bantuan kepada penulis. 6. Bapak, ibu, kakak dan adikku tersayang yang telah memberikan dorongan dan semangat untuk terus maju.

vi

7. Teman-teman dan sahabatku yang telah memberikan dorongan untuk tetap bersemangat. 8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan sehingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari dengan sepenuhnya bahwa dalam penulisan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan agar dapat diperbaiki dikemudian hari. Semoga Tugas Akhir ini dapat sedikit sumbangan pengetahuan yang berarti. Amin.

Semarang,

2006

Penulis

vii

SARI RIRIN IRMAWATI. 2006. “ Sistem Kearsipan Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah”. Program Studi Manajemen Perkantoran D3 Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Kata Kunci : Sistem, Kearsipan Setiap kantor baik pemerintah maupun swasta memerlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna kelancaran dalam melakukan berbagai kegiatan administrasi. Dan yang terpenting dapat mendukung tercapainya tujuan suatu organisasi. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna memperlancar dalam pengambilan keputusan dan kegiatan kearsipan lainnya. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah: (1) Sistem kearsipan apa yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? (2) Bagaimana pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? (3) Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.? Lokasi penelitian di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Jalan Jenderal Gatot Soebroto (Tarubudaya) Ungaran. Objek kajian dari penelitian ini adalah sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi, wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan analisis deskriptif kualititif. Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik sesuai prosedur yang ada. Sedangkan kedala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan antara lain: pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat terkumpul, ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja, tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan, kurang adanya kesadaran pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, serta pengamanan dan pemeliharaan arsip kurang maksimal. Berdasarkan kesimpulan maka penulis memberi saran sistem kearsipan yang digunakan harus dapat dimengerti, mudah dipahami dan dilaksanakan dengan baik, pengurusan dan pengendalian surat perlu ditingkatkan guna kelancaran dalam pemrosesan surat, dan kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan perlu diatasi dan ditindak lanjuti jika dilihat dari aspek sumber daya manusia yaitu perlu ditingkatkan kualitas sumber daya manusia supaya dapat menerapkan ilmu yang dimiliki serta meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip. Jika dilihat dari aspek lingkungan maka ruang penyimpanan arsip sebaiknya dipisah dengan ruang kerja serta pemeliharaan dan pengamanan arsip harus ditingkatkan supaya lebih efektif dan efisien.
viii

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ..................................................................................... PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................................. HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... PERNYATAAN ............................................................................................ MOTTO DAN PERSEMBAHAN ............................................................... KATA PENGANTAR................................................................................... SARI ....... ...................................................................................................... DAFTAR ISI ................................................................................................. DAFTAR GAMBAR................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... A. Latar Belakang ..................................................................... B. Permasalahan ...................................................................... C. Tujuan Penelitian ................................................................. D. Manfaat Penelitian ............................................................... BAB II LANDASAN TEORI .................................................................. A... Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan ............................... B. Fungsi Arsip......................................................................... C. Macam-macam Sistem Kearsipan........................................ i ii iii iv v vi viii ix xi xii 1 1 4 4 4 6 6 8 9

D. Tahap Sistem Kearsipan....................................................... 12 E. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip.................................. 27
ix

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN................................................. 31 A. Lokasi Penelitian.................................................................. 31 B. Objek Kajian ........................................................................ 31 C. Metode Pengumpulan Data.................................................. 32 D. Metode Analisis Data........................................................... 33

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .......................... 34 A. Gambaran Umum................................................................. 34 a. .. Sejarah Singkat Dinas Peternakan .............................. 34 b... Aktivitas Kearsipan....................................................... 43 c. .. Sumber Daya Manusia .................................................. 44 d... Fasilitas Pendukung ...................................................... 44 B. Hasil Penelitian .................................................................... 46 C. Pembahasan ......................................................................... 59

BAB V

PENUTUP ................................................................................... 62 A. KESIMPULAN.................................................................... 62 B. SARAN ................................................................................ 62

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

x

DAFTAR GAMBAR 1. Gambar 1 : Bagan Pengurusan Surat masuk Penting. 2. Gambar 2 : Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa. 3. Gambar 3 : Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting 4. Gambar 4 : Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa.

xi

DAFTAR LAMPIRAN 1. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. 2. Pedoman Wawancara. 3. Bentuk lembar disposisi. 4. Bentuk kartu kendali surat masuk dan keluar. 5. Bentuk lembar pengantar surat rutin. 6. Bentuk Tab/folder. 7. Bentuk sekat/ guide. 8. Bentuk rak arsip. 9. Bentuk filling cabinet/ lemari arsip. 10. Bentuk doos arsip. 11. Bentuk daftar pertelaan arsip yang akan dipindahkan. 12. Bentuk berita acara pemindahan arsip inaktif. 13. Bentuk daftar pertelaan arsip yang akan musnahkan/diserahkan. 14. Bentuk berita acara pemusnahan arsip 15. Berita acara penyerahan arsip dinamis inaktif dari Dinas Peternakan kepada Badan Arsip Daerah. 16. Surat Permohonan Ijin Penelitian. 17. Surat Ijin Penelitian 18. Surat Keterangan telah melakukan penelitian. 19. Lembar formulir bimbingan 20. Surat Rekomendasi.
xii

1

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Di era sekarang ini kearsipan sangatlah penting. Sejalan dengan adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi didukung pula dengan adanya kemajuan di bidang informasi. Maka semakin banyak dokumendokumen, berkas ataupun arsip-arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Dalam hal ini arsip merupakan pusat informasi. Oleh karena itu lembaga baik pemerintah maupun swasta masing-masing memiliki cara atau aturan dalam menata arsip, baik surat masuk maupun keluar yang disusun sedemikian rupa dan digolong-golongkan menjadi beberapa kelompok. Proses pengurusan atau penggolongan surat masuk maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan kearsipan. Kearsipan ini sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Arsip atau dokumen diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi. Untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur. Kearsipan yang teratur dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang metodenya dapat membantu pimpinan baik lembaga pemerintah maupun swasta guna kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan ataupun tugas yang

2

berkaitan dengan kedinasan. Karena pada dasarnya arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali dperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. (The Liang Gie, 1990: 12) Dalam menjalankan tugas, seorang pimpinan memerlukan arsip sebagai penunjang kelancaran tugas pokok terutama didalam pengelolaan surat, harus dapat dilaksanakan dengan tertib dan terkendali. Karena arsip adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusankeputusan yang harus diambil oleh pemimpin. (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :30). Begitu juga Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi yang juga melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk memperlancar dalam pengambilan keputusan, maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem. Sistem adalah serangkaian dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan dengan tujuan untuk melakukan suatu fungsi. Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Selain itu kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat

3

menurut aturan dan prosedur yaitu berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali suatu arsip. (Sularso Mulyono, dkk. 1985 : 3) Dengan demikian sistem kearsipan adalah sistem penerbitan (Ordenan, arranging) dan penguraian (beschrijven, deskription) daripada bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi. (Prajudi Atmosudirjo. 1990:3). Adapun yang menjadi alasan penulis mengambil judul dalam tugas akhir ini adalah pada kenyataannya bidang kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah belum mendapat perhatian dari pegawai yang menangani kearsipan karena mengingat jumlah pegawai kearsipan yang sedikit dan karena banyaknya pekerjaan sehingga pekerjaan yang dilakukan hanya sebatas kerja sambilan serta dalam penyimpanan arsip masih kurang teratur jika dilihat dalam penataannya masih kurang tertib. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik. Mengingat pentingnya suatu kearsipan yang diterapkan oleh suatu instansi baik pemerintah maupun swasta. Maka penulis tertarik untuk mengambil judul Tugas Akhir tentang : “ SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH “.

4

B. PERMASALAHAN Adapun masalah yang akan dikemukakan penulis adalah : 1. Sistem kearsipan apa yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? 2. Bagaimana pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? 3. Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? C. TUJUAN PENELITIAN 1. Untuk mengetahui sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. 2. Untuk mengetahui pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. 3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

D. MANFAAT PENELITIAN 1. Manfaat Teoritis Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan dan menambah wahana pengembangan tambahan pengetahuan tentang sistem kearsipan serta memberikan tersendiri bagi Mahasiswa Manajemen

Perkantoran pada khususnya.

5

2. Manfaat Praktis a. Bagi Mahasiswa Dapat menambah pengetahuan, menjadi sumber informasi tentang sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah serta menambah pengalaman di dunia kerja yang sesungguhnya serta sebagai gambaran sampai dimana teori-teori yang penulis terima di bangku kuliah bila diterapkan di lapangan. b. Bagi Perguruan Tinggi Sebagai referensi bagi mahasiswa khususnya tentang sistem kearsipan atau yang ada kaitanya dengan penulisan tugas akhir ini. c. Bagi Perusahaan Sebagai bahan referensi dan pertimbangan mengenai sistem kearsipan yang ada pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

6

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti: a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya. c. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan. Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa Indonesia, mempunyai arti :

1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan. 2. Bahan-bahan baik, baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambargambar hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan. Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai berikut :

7

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam kadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa. Sedangkan menurut The Liang Gie, 1990:12 Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan dengan mudah dan cepat. Sistem adalah suatu cara atau rangkaian prosedur yang menjadi suatu kesatuan untuk melakukan suatu fungsi. Kearsipan adalah penempatan kertaskertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. ( Sularso Mulyono,1983 :3 ). Selain itu kearsipan juga berarti masalah aktivitas penyelenggaraan arsip sejak dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau dilestarikan.(E. Martono, 1982 : 26).

8

Sistem kearsipan sering disebut filling sistem yaitu sistem, metode atau suatu cara yang dipergunakan dalam pengurusan dan penyimpanan arsip dengan mempergunakan suatu metode yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Prajudi Atmosudirjo yang dimaksud sistem kearsipan itu sendiri adalah sistem penerbitan (Ordenan, Arronging) dan penguraian (Beschrijuen, Description) dari pada arsip setiap waktu dapat digunakan oleh pimpinan organisasi. B. Fungsi arsip Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu : 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis ini dibedakan menjadi dua yaitu : a) Arsip aktif Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih diperlukan dan sering dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. b) Arsip Inaktif Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi sustu organisasi.

9

2. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari. C. Macam-macam Sistem Kearsipan Menurut Hadi Abubakar 1991 : 28 sistem kearsipan dibagi menjadi 3 antara lain : a. Sistem Deretan Sistem deretan ini dikelompokkan menjadi 2 yaitu : 1. Sistem Kronologis Sistem kronologis adalah suatu sistem yang menata bundel-bundel arsip berdasarkan tanggal surat masuk dan keluar. 2. Sistem Numeric Agenda ( Sistem Kaulbach ) Siatem numeric agenda adalah suatu sistem yang didasarkan pada nomor agenda surat masuk atau keluar b. Sistem Hubungan Sama Sistem hubungan sama dibagi menjadi 2 yaitu : 1. Alamat Patner (Sistem Alphabetis) Alamat pathner adalah suatu sistem yang semua surat masuk atau keluar ditata berdasarkan dari instansi mana surat tersebut datang atau kemana surat tersebut ditujukan, maka surat masuk atau keluar disusun secara alphabetis. Alphabetis ini diatur berdasarkan indeks abjad. Sistem ini disebut sistem Alphabetis. Dengan sistem ini surat masuk

10

atau keluar lebih mudah ditemukan kembali serta lebih mantap dan sistematis. 2. Sistem Berdasarkan Isi Surat Sistem berdasarkan isi surat adalah suatu sistem yang tersulit penggunaannya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah menemukan surat atau arsip. Syarat penggunaan sistem ini adalah dengan pola klasifikasi kearsipan. Karena pola klasifikasi kearsipan merupakan sarana untuk menemukan kembali arsip dengan lebih cepat dan mudah. c. Sistem Kearsipan Pola Baru/ Sistem Kartu Kendali Sistem kearsipan Pola Baru adalah merupakan gabungan dari sistem partner (alphabetis/abjad) dan sistem isi surat (pokok soal). Dengan sistem ini akan lebih efisien dan surat atsu arsip yang diperlukan lebih cepat ditemukan kembali. Sistem penyimpanan arsip menurut Sularso Mulyono, dkk (1985: 12) menuliskan 5 macam sistem yaitu : 1. Sistem abjad 2. Sistem Pokok Soal (Subjek) 3. Sistem Tanggal (Kronologis) 4. Sistem Nomor a. Sistem Klasifikasi Desimal b. Sistem Terminal Digit 5. Sistem Wilayah

11

Sedangkan (The Liang Gie, 1983 : 219-220 ) mengatakan bahwa aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip. Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi lima yaitu : 1. Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Berdasarkan urutan abjad ini, sepucuk surat yang beerhubungan dengan seseorang langsung dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat dan mudah kalau semua surat dicampur adukkan. 2. Sistem Pokok Soal Sistem pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut urutan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari. 3. Sistem Geografis Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pengelompokkan menurut nama tempat (wilayah). Sistem ini sering disebut dengan sistem wilayah (lokasi). Pada sistem ini setiap arsip baik surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama disimpan dalam satu berkas atau tempat tertentu.

12

4.

Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kode-kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.

5.

Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dipakai bagi arsiparsip dan yang harus diperhatikan suatu jangka waktu tertentu.

D. Tahap – tahap Kearsipan Dalam melaksanakan tugas pekerjaan suatu instansi khususnya bagian yang menangani kearsipan harus melakukan berbagai tahap atau kegiatan kearsipan antara lain : a. Pengurusan dan pengendalian surat Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan-kegiatan mencatat surat masuk dan keluar dalam kartu kendali rangkap tiga. Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan perlu diketahui bahwa yang dicatat dalam kartu kendali adalah surat yang masuk atau surat keluar yang penting. Sedangkan untuk surat masuk dan keluar biasa maupun rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat. Adapun bentuk dari kartu kendali surat masuk dan keluar (Terlampir). Selain itu yang perlu dicatat dalam kartu kendali antara lain :

13

a. Kolom indeks Kolom ini diisi dengan masalah yang menonjol dalam surat, sesuai jenis indeks nama orang, nama instansi, nama tempat ataupun masalahnya. b. Kolom tanggal Diisi sesuai dengan tanggal masuknya surat, nomor urut sesuai dengan nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf (M) dilingkari, berarti surat masuk. Dan kalau (K) dilingkari berarti surat keluar. c. Kolom kode Diisi dengan kode yang sesuai masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi kearsipan dari instansi yang telah dibuat. d. Kolom isi ringkas Diisi uraian ringkas tentang isi surat. Uraian ini harus benar-benar ringkas, tetapi jelas masalah yang terkandung dalam surat tersebut. Sedangkan surat dibaca secara teliti, tepat dan cepat. e. Kolom lampiran Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut. f. Kolom dari Diisi dari instansi surat itu dari mana datangnya. g. Kolom kepada Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan

14

h. Kolom nomor surat Diisi nomor sesuai dengan nomor surat yang masuk i. Kolom tanggal Diisi tanggal surat masuk tersebut. j. Kolom pengolah Diisi unit kerja di instansi tersebut yang akan menangani surat tersebut. k. Kolom paraf Setelah surat tersebut disampaikan ke unit kerja dan diterima, maka yang menerima surat tersebut membubuhi paraf sebagai tanda terima. l. Kolom catatan Kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat tersebut, misalnya lampiran tidak ada, surat tidak lengkap lembarannya. Dalam pengurusan dan pengendalian surat masing-masing organisasi menggolongkan surat tergantung pada organisasi yang

bersangkutan. Penggolongan surat dibagi menjadi 3 macam yaitu surat penting, biasa dan rahasia. Sebelumnya juga telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar dari instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan. Jadi akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya.

15

Adapun pengurusan dan pengendalian surat sebagai berikut : 1. Pengurusan dan pengendalian surat masuk a). Penerimaan surat Surat-surat yang masuk diterima oleh penerima surat kemudian dikirimkan kepada pencatat surat. b). Pencatat surat Pencatat surat memisahkan mana yang termasuk surat penting, biasa / rutin dan rahasia. Kemudian pencatat membuka surat tersebut dan mencatat hal-hal yang perlu. Untuk surat penting dicatat pada kartu kendali rangkap 3 (tiga) dan untuk surat rutin/biasa dan surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat selanjutnya surat dikirimkan kepada pengarah surat untuk surat penting dikirim bersama ke tiga kartu kendalinya yang berwarna putih (I), kuning (II) dan merah muda (III), Surat biasa dikirim bersama lembar pengantarnya rangkap 2 (dua), sedangkan untuk surat rahasia pencatat surat membuka sampul surat pertama karena biasanya surat rahasia bersampul ganda, kemudian mencatat hal-hal yang perlu pada lembar pengantar surat dan selanjutnya dikirim kepada pengarah surat bersama lembar pengantarnya. c). Pengarah atau pengendalian 1. Surat penting

16

Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah surat (atasan unit kearsipan) untuk mengontrol pengisian kartu kendali tersebut. Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan kolom pengolah yang dikosongkan oleh pencatat, karena pencatat tidak dapat menentukan dengan tepat kolom-kolom tersebut. Kartu kendali yang berwarna putih (I) ditahan oleh pengarah surat yang berfungsi sebagai kontrol terhadap surat masuk tersebut. Pengendalian kartu kendali dapat dilaksanakan sesuai dengan keadaan. Surat beserta 2 kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) diteruskan ke unit pengolah, kartu kendali putih (I) disimpan dalam kotak kartu kendali oleh pengarah sebagai kartu kontrol. 2. Surat biasa dan rahasia Dari pengarah surat, surat tersebut bersama 2 lembar pengantarnya langsung dikirim kepada pengolah. Lembar pengantar (I) dikirimkan kembali kepada pengarah surat sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. d). Penyampaian ke unit pengolah Di unit pengolah surat penting diterima oleh petugas Tata Usaha dan kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) diparaf. Setelah itu kartu kendali kuning (II) dikembalikan ke penata arsip di unit kearsipan. Sedangkan kartu kendali merah muda

17

(III) masih melekat pada surat tersebut. Untuk surat biasa Unit pengolah menerima surat dan 2 lembar pengantarnya dibubuhi paraf. Lembar pengantar (I) surat tetap berada pada unit pengolah untuk disimpan dan lembar pengantar (II) dikirimkan kembali ke ke pencatat di unit kearsipan. Sedangkan untuk surat rahasia surat beserta lembar pengantar diterima oleh unit pengolah sebagai bukti surat tersebut sampai. e). Penyimpanan Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning (II) yang telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu kendali sebagai bukti, bahwa surat penting berada pada unit pengolah. Untuk surat biasa setelah lembar pengantar surat sampai di unit kearsipan maka oleh pencatat surat disimpan kembali apabila masih diperlukan. Tetapi apabila tidak maka lembar pengantar surat tersebut dapat dimusnahkan karena sudah tidak terpakai. Sedangkan untuk surat rahasia lembar pengantar surat rahasia setelah diterima oleh pengarah surat kemudian disimpan ke dalam tempat khusus.

18

Bagan Pengurusan Surat Masuk Penting Unit Kearsipan Pencatat Pengarah surat Surat
SURAT SURAT I II

Penerima surat

Penata arsip

Unit Pengolah

SURAT

I II III

II III

III I II II

(Hadi Abu Bakar, 1991 : 39 ) Keterangan : 1). Kartu kendali I warna putih. 2). Kartu kendali II warna kuning. 3). Kartu kendali III warna merah muda. Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa Unit Kearsipan Pencatat Pengarah
SURAT

Unit Pengolah Penata arsip
SURAT

Penerima

I II

I

II

I

II

( Hadi Abu Bakar, 1991 : 42 ) Keterangan : 1). Lembar pengantar I 2). Lembar pengantar II

19

2. Pengurusan dan pengendalian surat keluar 1. Pembuatan konsep surat Surat baik penting, dan biasa sebelum diketik harus dikonsep terlebih dahulu oleh pengolah kemudian diketik rangkap beserta tembusannya menjadi surat selanjutnya diperiksa kembali oleh pengolah, apakah surat tersebut sudah sesuai dengan konsepnya atau tidak. Setelah itu surat ditanda tangani oleh pengolah. 2. Pencatatan surat Surat keluar setelah ditandatangani maka unit pengolah mencatat dengan mengisi 3 kartu kendali apabila surat tersebut penting yaitu kartu kendali putih (I) dan kuning (II). Kemudian diteruskan ke unit kearsipan untuk dikirimkan ke alamat instansi, sebagai tujuan surat keluar tersebut. Setelah semua kolom kartu kendali diisi, tanda (K) dilingkari. Tembusan surat (B) beserta kartu kendali merah muda (III) disimpan di unit pengolah. Selanjutnya surat beserta tembusan dan dua kartu kendali (kuning dan putih) diteruskan ke pencatat unit kearsipan. Oleh pencatat unit kearsipan surat tersebut diberi nomor, tanggal surat, stempel dan menyiapkan sampulnya. Tembusan surat juga dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali kuning (II) setelah itu diberi paraf dan dikembalikan lagi unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya sudah diterima oleh pencatat unit kearsipan.kemudian

20

kartu kendali kuning (II) tadi dikembalikan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat. Untuk surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2, setelah dicatat surat beserta arsip surat dan kedua lembar pengantar biasa disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan, setelah surat aslinya dikirimkan arsip surat distempel jam dan tanggal pengirimannya selanjutnya arsip surat dan lembar pengantar surat biasa II disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan dan lembar pengantar biasa I disimpan pada Unit Kearsipan pada pencatat. Sedangkan untuk surat rahasia surat tersebut langsung

disampaikan kepada unit kearsipan sudah dalam keadaan tertutup disertai dengan lembar pengantar surat rahasia rangkap dua setelah kedua lembar pengantar surat diparaf maka lembar II dikembalikan kepada Unit Pengolah dan lembar I disimpan oleh pencatat . 3. Pengiriman surat Surat keluar tersebut dimasukkan dalam sampul dituliskan untuk siapa dan alamat yang dituju kemudian diteruskan ke ekspedisi untuk dikirimkan ke alamatnya.

21

Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting Unit Pengolah
A T I II III T I II

Pencatat
A T

Unit Kearsipan Pengarah Penata arsip

ekspedisi

I

T II II DITELITI DISIMPAN II DISIMPAN

( Hadi Abu Bakar, 1991 : 41) Keterangan : A= Surat Asli, T= Tembusan, dan I, II, III = kartu kendali Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa Unit Pengolah
A I II

Pencatat
A I II

Unit Kearsipan Pengarah Penata arsip

ekspedisi

T

T

T II I

(Hadi Abu Bakar, 1991 : 44)

22

Catatan : Untuk surat masuk apabila oleh unit pengolah diteruskan kepada unit kerja yang selanjutnya maka surat tersebut diteruskan dengan 2 lembar disposisi. Sebelum surat diajukan ke atas maka petugas tata usaha meleketkan 2 lembar disposisi dengan karbon pada surat tersebut. Selanjutnya oleh petugas tata usaha diteruskan ke unit kerja bawahan untuk diproses. Unit kerja bawahan menerima surat tersebut dan membubuhi paraf dibelakang lembar disposisi ke II dan dikembalikan ke tata usaha pimpinan. Selanjutnya petugas tata usaha menyimpan lembar disposisi II dalam kotak lembar disposisi. Sesuai tanggal penyelesaian surat. (Hadi Abubakar, 1991 : 33-47). b. Penyimpanan Arsip Tahap ini merupakan prosedur atau langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. dalam hal ini suatu surat atau arsip disimpan berdasarkan sistem kearsipan yang telah ditentukan. Adapun langkah-langkah atau prosedur penyimpanan antara lain : 1) Pemeriksaan Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat memperoleh kepastian bahwa ataupun surat-surat untuk ataupun surat yang

warkat

bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.

23

2) Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan. 3) Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan mmberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada. 4) Menyortir Menyortir adalah mengelompokkan atau mengklasifikasikan warkatwarkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan (Zulkifli Amsah, 1992:66). Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang digunakan. 5) Menyimpan Menyimpan adalah menempatkan dokumen sesuai sistem

penyimpanan dan peralatan yang digunakan.

24

c.

Tahap Penyusutan dan Pemusnahan arsip 1.1 Penyusutan arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : 1) Memindahan arsip inaktif dari unit pengolah keunit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Sedangkan penyusutan arsip sendiri bertujuan untuk : 1) Menghindari pencampuradukkan arsip aktif dan inaktif. 2) Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,

pemeliharaan, kepegawaian, dan tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif menjadi longgar. 3) Untuk memudahkan pencarian kembali arsip apabila sewaktuwaktu diperlukan.. 4) Untuk memudahkan pengiriman ke ARNAS ( Sutarto, 1997 ) Dalam penyusutan arsip yang terpenting adanya jadwal retensi arsip yaitu suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.

25

Daftar retensi tersebut menunjukkan : 1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (di satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif). 2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing kelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke ANRI. Tujuan dari daftar retensi arsip menurut Basir Barthos yaitu: a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama. b. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi. c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen. Selain itu dalam penyusutan arsip terdapat adanya pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip adalah dengan cara menyiangi (weeding) arsip yang telah habis jangka waktu penyimpanannya dan sudah tidak dipergunakan lagi. ( Sularso Mulyono, dkk. 1985 :59 ). Dengan cara ini akan diperoleh : 1. Arsip yang harus dipindahkan ke pusat penyimpanan. 2. Arsip yang akan dimusnahkan. Pemindahan arsip ke pusat penyimpanan arsip tidak dilakukan lembar demi lembar, tetapi dilakukan perberkas. Tidak semua arsip yang berada di pusat penyimpanan setelah habis

26

jangka waktu penyimpanannya mesti dipindahkan ke arsip nasional, demikian pula tidak semua arsip yang habis jangka waktu penyimpanan mesti dimusnahkan. 1.2 Pemusnahan arsip Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi. (Sularso Mulyono dkk, 1986 : 60). Didalam peraturan pemerintah No.34 tahun 1969 tentang penyusutan arsip, disebutkan bahwa arsip yang perlu mendapat persetujuan yang berumur diatas 10 tahun. Dalam pemusnahan arsip ada 3 ketentuan yang berlaku antara lain: 1. Perlu daftar pertelaan arsip 2. Harus dibuatkan berita acara pemusnahan arsip. 3. Harus disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang. Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodik, kalau berpatokan pada jadwal retensi niscaya setiap tahun akan ada pemusnahan. Cara memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : 1. Pembakaran

27

Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Pembakaran arsip harus dilakukan dengan sempurna, artinya perlu dicek apakah kertas sudah terbakar sempurna (sudah jadi abu). 2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Dengan demikian, apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu apakah di suatu lubang atau bak maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur. 3. Pencacahan Arsip Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. E. Pengamanan dan Pemeliharaan arsip 1.1 Pengamanan arsip Arsip yang disimpan harus dijamin aman, baik dari kerusakan maupun dari kehilangan. Salah satu metode perlindungan arsip yang sangat vital dilakukan dengan cara : a. Membuat duplikat untuk tujuan perlindungan dan disimpan pada lokal perusahaan yang tempatnya berlainan. b. Menyimpan pada ruangan khusus atau almari besi. c. Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital.

28

Selain itu untuk mencegah terjadinya kehilangan, setiap pengeluaran arsip yang sifatnya meminjam (digunakan dibagian lain) perlu bukti peminjaman. Untuk mencegah kerusakan, perlu ditertibkan agar petugas atau siapapun yang masuk ruang penyimpanan dilarang membawa barang atau makanan yang dapat menimbulkan datangnya serangga atau hewan sehingga mengakibatkan kerusakan arsip. 2.1 Pemeliharaan arsip Arsip harus dijaga keamanannya, baik segi kualitas (tidak mengalami kerusakan), kualitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya), pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara : a. Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), tenang (dengan sinar matahari meskipun jangan terkena sinar matahari langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas. b. Pemeliharaan tempat penyimpanan Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya dengan mengunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus sering terbuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Juga penataan arsip di lemari tersebut diatur secara renggang agar ada udara

29

diantara berkas-berkas yang di simpan itu, perlunya tingkat kelembapan yang diinginkan. Karena apabila tumbuhnya jamur dan sejenisnya, sudah pasti akan merusak arsip yang disimpan. c. Tindakan preventif Ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisasisa makanan menyebabkan masuknya serangga/hewan lain dalam ruangan tempat penyimpanan. Demikian pula, petugas atau orang lain tidak diperkenankan merokok di ruangan. Selain asapnya dapat menimbulkan kerusakan kertas, nyala api untuk menghidupkan rokok dan puntung rokok dapat membahayakan arsip. Di samping tindakan tertentu, untuk mengamankan arsip dapat di pasang tabung pemadam kebakaran. d. Tempat dan letak arsip Tempat arsip sebaiknya terbuat dari tempat logam kalau tempat arsip dari kayu, maka harus dipilih kayu berkwalitas (misalnya kayu jati). Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin. Di samping tempat yang memadai, letak arsip juga perlu diatur, yaitu tidak boleh terlalu berdekatan, arsip harus terletak pada tempat yang longgar dan tidak boleh terlipat.

30

e. Kondisi arsip Untuk menjaga keutuhan arsip salah satu pemeliharaannya adalah menjaga kebersihannya, baik dengan peralatan sederhana seperti kemucing maupun dari peralatan modern yaitu vacuum cleaner. Secara nasional pemerintah mempunyai kewajiban dan

penyelamatan arsip, baik arsip yang berasal dari kegiatan pemerintah maupun arsip dari organisasi swasta atau perorangan. Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional RI untuk diperbaiki.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian yang dilakukan penulis pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Jl. Jenderal Gatot Soebroto (Tarubudaya) Ungaran. B. Jenis Data Adapun jenis data yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Data primer Yaitu data yang diperoleh langsung dari lapangan dalam hal ini bertindak sebagai responden adalah pegawai dilingkungan kantor Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah mengenai sistem kearsipan. 2. Data sekunder Sumber data yang diperoleh secara tidak langsung memberi keterangan dan bersifat melengkapi sumber data primer. Dalam hal ini yang menjadi sumber data sekunder adalah buku, literatur, dokumentasi, dan sumber bacaan lain yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. C. Objek Kajian Objek kajian penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi titik penelitian (Suharsimi Arikunto, 2002:96). Adapun objek kajian dalam penelitian yang penulis lakukan adalah mengenai sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
31

D. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam laporan ini adalah : a. Observasi Observasi adalah pengamatan secara langsung yang meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap suatu objek menggunakan seluruh alat indera (Suharsimi Arikunto, 2002:13). Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan secara langsung mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. b. Wawancara Wawancara atau interview adalah suatu cara mengumpulkan data dengan dialog langsung yang dilakukan oleh pewawancara (interview). (Suharsimi Arikunto, 2002 :132). Metode wawancara yang digunakan penulis untuk mendapatkan data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada unit organisasi yang terkait dengan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. c. Dokumentasi Dokumentasi adalah data yang diperoleh dengan cara

mengumpulkan data-data yang disediakan oleh instansi. (Suharsimi Arikonto, 2002 : 236). Yang dimaksud dokumentasi ini adalah mencari atau mendapatkan data-data mengenai hal-hal atau variabel-variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, notulen, agenda dan lain-lain.

32

d. Kepustakaan Kepustakaan adalah metode pengumpulan data yang digunakan penulis dengan mempergunakan buku atau referensi yang berkaitan dengan masalah yang sedang dibahas. Kepustakaan diperoleh penulis dengan cara membaca buku dan literatur yang terkait dengan sistem kearsipan. E. Metode Analisis Data a. Teknik Penyajian Data Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai dengan yang diharapkan dalam penyusunan tugas akhir ini dan untuk diperoleh suatu kumpulan maka data yang terkumpul akan dianalisis kualitatif dengan langkahlangkah yaitu mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam suatu pendataan. Penyajian data pemilihan ini dipergunakan metode deskriptif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan-kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan yang dihadapi serta solusinya. b. Metode Analisis Data Dari data yang diperoleh kemudian disajikan berdasarkan analisis. Secara umum analisis data yang digunakan adalah secara kualitatif yaitu analisis yang tidak didasarkan pada perhitungan statistika yang berbentuk kualitatif (jumlah) akan tetapi dalam bentuk pertanyaan dan uraian yang selanjutnya akan disusun secara sistematis dalam bentuk Tugas Akhir.

33

34

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum a). Sejarah Singkat Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Dalam rangka meningkatkan pendapatan peternakan yang

menunjang pelaksanaan program pembangunan dibidang peternakan untuk mensukseskannya diperlukan diversifikasi usaha-usaha tertentu untuk mencapai tujuan tersebut perlu adanya suatu organisasi sebagai wadahnya. Untuk mengetahui pertumbuhan Dinas Peternakan Propinsi Jawa Tengah maka dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Masa penjajahan Belanda (1841) Pada masa ini dibentuk Dinas Kehewanan di daerah-daerah. Pada tahun 1905 dibentuk Jawatan Kehewanan Pusat (Burgelijke Veeartsenijkundige Dients (BVD)). Urusan pemerintah dibidang kehewanan pada tahun 1912 diatur dalam Staatblad 1912 No. 423 dan 435 yang meliputi: pemberantasan penyakit menular, perbaikan peternakan, kesehatan atau kebersihan (Hygiene) veteriner. 2. Masa Sebelum Keputusan Menteri Dalam Negeri No.363 tahun 1977 Dinas Peternakan mulanya diberi nama Dinas Kehewanan dibentuk berdasarkan pangkal (UU No.10Tahun 1950) dan penyerahan urusan lebih lanjut dari pemerintah pusat kepada Provinsi Jawa Tengah dibidang kehewanan (Peraturan Pemerintah No.33 Tahun

35

1951) penyerahan sebagian urusan pemerintah dalam lapangan kehewanan Provinsi Jawa Tengah. No.33 Tahun 1951 tersebut telah ditetapkan Keputusan Dewan Pemerintah Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah tanggal 10 Desember 1958 No.H.130/1/20 yaitu tentang susunan dan pembagian lapangan pekerjaan pada Dinas Kehewanan Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah sebagai akibat dihapuskan daerah-daerah administratif Karesidenan dan Kawedanan dengan peraturan pemerintah No.50 Tahun 1960 jo Peraturan presiden No.20 Tahun 1963. Hal ini dilaksanakan dengan keputusan Gubernur Kepala Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966 No.HU 7/1/9 yaitu peraturan penetapan Susunan Organisasi dan Lapangan Tugas Dinas kehewanan Provinsi Jawa Tengah. Pada tanggal 6 Januari 1959 dikeluarkan peraturan daerah tentang“ Penyerahan Urusan Kesehatan Hewan Kepala Daerah Swatantra bawahan“ kemudian tanggal 19 Juli 1961 PERDA tentang “Penyerahan sebagian tugasnya dalam lapangan kehewanan kepada Dinas Tingkat II. Dikeluarkannya keputusan Presiden tanggal 18 Januari 1968 ditetapkan perubahan sebutan Direktorat Jenderal Kehewanan pada Departemen Pertanian menjadi Direktorat Jenderal Peternakan pada Departemen Pertanian. Untuk itu dikeluarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 29 Juli 1968 No.Hukum.G.2/1/4, yang merubah sebutan Dinas Kehewanan Provinsi

36

Jawa Tengah sebagaimana ditetapkan berdasarkan surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966 No. HU.7/1 menjadi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. 3. Masa Sesudah Keputusan Menteri Dalam Negeri No.363 Tahun 1977. Dengan dikeluarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 363 Tahun 1977 tentang Pedoman Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah, maka diadakan penertiban Dinas-dinas yang ada di Jawa Tengah termasuk Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah. Dinas Peternakan diatur dalam keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966 No. HU 7/1/9 jo tanggal 29 Juli 1968 No. Hukum G.28/1/4 selanjutnya ditertibkan sesuai Peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan mendasar surat kawat Menteri Dalam Negeri tanggal 15 Juni 1981 No.061/5812/5, perlu ditambah sub dinas penyebaran peternakan pada Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah sebagai tindak lanjut telah ditetapkannya PERDA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah No.22 Tahun 1981 tentang perubahan pertama kali PERDA No.4 Tahun 1980 tentang susunan organisasi dan Tata kerja Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah. 4. Perubahan terakhir tentang “Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah dengan Peraturan Daerah No.9 Tahun 1996.

37

− Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Dinas Peternakan Propinsi Jawa Tengah Kedudukan : Dinas Peternakan merupakan unsur pelaksanaan pemerintah daerah dibidang peternakan yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui sekretaris daerah. Tugas Pokok : a. Melaksanakan kewenangan desentralisasi di bidang peternakan yang diserahkan kepada pemerintah daerah. b. Melaksanakan kewenangan dibidang peternakan yang bersifat lintas kabupaten/kota. c. Melaksanakan kewenangan kabupaten/kota dibidang peternakan yang di kerjasamakan dengan atau diserahkan kepada provinsi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d. Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi yang dilimpahkan kepada Gubernur dan tugas pembantuan dididang peternakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Dinas Peternakan mempunyai fungsi yaitu : a. Pelaksanaan rumusan kebijakan teknik dibidang peternakan sesuai kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur.

38

b. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program, pelaksanaan fasilitasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan dibidang peternakan. c. Pelaksanaan perumusan, penetapan, pengawasan dan pengendalian mutu benih, bibit, pakan dan produk hasil peternakan. d. Pelaksanaan perumusan penetapan pengawasan dan pengendalian standar teknis rumah potong hewan, rumah sakit hewan, dan satuan pelayanan peternakan terpadu. e. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kesehatan masyarakat veteriner lintas kabupaten/kota serta pemberdayaan masyarakat. f. Pelaksanaan pengaturan dan pengawasan penggunaan bibit unggul peternakan. g. Pelaksanaan fasilitasi perencanaan kawasan peternakan

berdasarkan kesepakatan antar kabupaten /kota. h. Pelaksanaan pengaturan, pengamatan, pentelidikan dan

penggolongan wabah penyakit hewan menular lintas kabupaten/ kota. i. Melaksanakan pemberian dukungan pengendalian eradiksi

(pembasmian) penyakit hewan menular. j. Pelaksanaan pemantauan, peramalan dan pengendalian serta penanggulangan eksplosi penyakit hewan menular. k. Pelaksanaan urusan kepegawaian, keuangan, hukum, hubungan masyarakat, organisasi dan tata laksana, serta umum dan perlengkapan.

39

− Struktur Organisasi Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi ataupun kantor guna mencapai tujuan yang telah ditentukan, diperlukan adanya wadah agar terdapat suatu keteraturan arah dan tujuan yang dikehendaki, yaitu tempat dan wadah dalam bentuk organisasi. Dalam suatu kantor sudah pasti mempunyai susunan

organisasi, struktur organisasi yang menunjukkan hubungan-hubungan antara fungsi dan bagian, maupun orang-orang yang mempunyai kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda. Susunan Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. 1. Susunan Organisasi Dinas Peternakan terdiri dari : a. Kepala Dinas b. Bagian Tata Usaha membawahi : 1) Sub Bagian Kepegawaian 2) Sub Bagian Keuangan 3) Sub Bagian Hukum, hubungan masyarakat, organisasi dan tatalaksana. 4) Sub Bagian Umum c. Sub Dinas Program membawahi : 1) Seksi perencanaan dan program 2) Seksi data dan informasi peternakan 3) Seksi evaluasi dan pelaporan d. Sub Dinas Produksi dan Perbibitan membawahi :

40

1) Seksi bibit ternak 2) Seksi budidaya dan pelestarian bibit unggul 3) Seksi pakan dan teknologi peternakan e. Sub Dinas Pengembangan Peternakan membawahi : 1) Seksi pelayanan usaha dan promosi 2) Seksi sumberdaya 3) Seksi pengembangan kawasan f. Sub Dinas Kesehatan Hewan dan Masyarakat Veteriner membawahi : 1) Seksi pengamatan dan penyelidikan penyakit hewan 2) Seksi pencegahan dan pemberantasan penyakit hewan 3) Seksi kesehatan masyarakat veteriner g. Kelompok jabatab fungsional, terdiri dari sejumlah jabatan fungsional yang terbagi kelompok sesuai dengan bidang

keahlian dan keterampilannya. 2. Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. 3. Sub Dinas-sub dinas, masing-masing dipimpin oleh kepala Sub Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. 4. Sub bagian-sub bagian masing-masing dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

41

5. Seksi-seksi masing-masing dipimpin oleh kepala seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala sub Dinas yang bersangkutan. 6. Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang pejabat fungsional senior sebagai ketua kelompok dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. 7. Bagan organisasi Dinas Peternakan Provinsi sebagaimana

tercantum dalam lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peraturan daerah. − Job Deskripsi Tugas-tugas dari masing-masing jabatan antara lain : 1. Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah bertugas : a). Melaksanakan kewenangan desentralisasi dibidang

peternakan yang diserahkan kepada pemerintah daerah. b). Melaksanakan kewenangan bidang peternakan

kabupaten/kota yang diserahkan/dikerjasamakan provinsi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. c). Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi dibidang

peternakan yang dilimpahkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Bagian Tata Usaha bertugas melaksanakan pengelolaan urusan administrasi kepegawaian, keuangan, umum, serta hukum, organisasi dan tatalaksana. Bagian Tata Usaha ini terdiri dari

42

beberapa sub bagian yang masing-masing mempunyai tugas yaitu : a). Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas yaitu

menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan pengembangan pegawai, mutasi pegawai dan administrasi kepegawaian. b). Sub Bagian Hukum, hubungan masyarakat, organisasi dan ketatalaksanaan mempunyai tugas yaitu melakukan

pembinaan produk hukum, dokumentasi dan informasi hukum, kelembagaan. c). Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas yaitu menyiapkan bahan Rencana Anggaran Pendapatandan Belanja Dinas pembukuan, perhitungan anggaran dan

Peternakan,

verivikasi serta perbendaharaan. d). Sub Bagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan surat-menyurat, perlengkapan. 3. Sub Dinas Program mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah dibidang perencanaan dan penyusunan program peternakan berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Peternakan. kearsipan, rumah tangga serta

43

4. Sub

Dinas

Produksi

dan

Perbibitan

mempunyai

tugas

melaksanakan sebagian tugas Dinas Peternakan dibidang Produksi dan Perbibitan. 5. Sub Dinas Pengembangan Peternakan bertugas melaksanakan tugas Dinas Peternakan dibidang pengembangan peternakan. 6. Sub Dinas Kesehatan Hewan dan Kesehatan Masyarakat Veteriner mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah dibidang kesehatan hewan dan kesehatan masyarakat veteriner. 7. Kelompok jabatan fungsional pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah bertugas sesuai dengan jabatan fungsional masingmasing sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. b). Aktivitas Kearsipan Setiap kantor baik pemerintah maupun swasta selalu melakukan berbagai kegiatan administrasi. Adapun kegiatan administrasi tersebut yaitu kegiatan yang berhubungan dengan masalah kearsipan. Begitu juga Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah juga melakukan berbagai aktivitas ataupun kegiatan dibidang kearsipan. Pengelolaan kearsipan dilakukan oleh Bagian Umum yang merupakan Unit Kearsipan. Kegiatan ataupun aktivitas kearsipan yang dilakukan antara lain pengurusan surat, penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta penyusutan dan pemusnahan arsip, apabila arsip tersebut sudah tidak dipergunakan lagi. Aktivitas ataupun kegiatan kearsipan tersebut harus dapat dilaksanakan

44

dengan baik dan juga perlu ditingkatkan guna kelancaran kegiatan kearsipan. c). Sumber Daya Manusia Dalam melakukan aktivitas kearsipan perlu adanya Sumber Daya Manusia yang mengelolanya. Disamping itu juga harus provesional, cekatan dan terampil. Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

sumber daya yang menangani masalah kearsipan ada 2 orang. Keduanya berpendidikan SLTA dan Sarjana. Akan tetapi dalam melaksanakan kegiatan kearsipan tersebut masih sebatas kerja sambilan. Oleh karena itu masih diperlukan tenaga ataupun pegawai yang khusus menangani ataupun mengurus masalah kearsipan. Sehingga dengan begitu dapat memperlancar semua tugas-tugas kearsipan serta supaya tugas-tugas lain tidak terbengkalai. d). Fasilitas Pendukung Dalam melaksanakan aktivitas kearsipan diperlukan fasilitas pendukung guna kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut. Misalnya saja dalam pengurusan surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah memerlukan sarana pendukung yaitu : 1. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyamapian, penemuan kembali, sekaligus alat penyerahan arsip. 2. Lembar Pengantar adalah sarana pencatatan surat masuk biasa dan surat rahasia yang masih memerlukan tindak lanjut.

45

3. Lembar Disposisi adalah isian untuk mencantumkan instruksi atau informasi mengenai isi surat dinas. Selain itu dalam penyimpanan ataupun penataan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah juga menggunakan peralatan dan perlengkapan sebagai pendukung. Adapun peralatan dan perlengkapan tersebut antara lain : 1. Filling Cabinet Adalah lemari untuk menyimpan arsip aktif yang didalamnya tempat untuk menyimpan map atau folder. 2. Tickler File Adalah kotak tempat menyimpan kartu kendali. 3. Rak Arsip Adalah suatu rak tempat menyimpan arsip inaktif pada unit kearsipan. 4. Map/ folder Adalah map tempat menyimpan arsip sehingga dapat terhimpun dalam suatu wadah yang baik. 5. Sekat/guide Adalah suatu pembatas atau petunjuk antara pokok masalah dengan rincian atau sub-sub masalah. 6. Doos/ boks arsip Adalah suatu dos tempat memasukkan arsip inaktif untuk kemudian disimpan pada rak arsip. Adapun bentuk dari peralatan dan perlengkapan kearsipan (terlampir).

46

B. Hasil Penelitian Sistem kearsipan sangat berperan penting dalam penyelenggaraan administrasi, sehingga dapat memperlancar proses administrasi. Adapun tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah pencarian atau penemuan kembali arsip. Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah merupakan unit

organisasi yang setiap harinya mengurusi kegiatan administrasi. Adapun tahap atau kegiatan yang dilakukan antara lain pengurusan dan pengendalian surat serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kearsipan. Adapun hasil dari penelitian ini meliputi : 1. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan sistem abjad dan pokok soal akan dapat memperlancar penyimpanan arsip dan mempermudah penemuan kembali surat maupun arsip. Kedua sistem tersebut masih dipergunakan sampai sekarang walaupun terkadang dalam penataannya masih kurang teratur. Kode pokok soal yang dipergunakan dalam penyimpanan surat antara lain Kode 000-099 100-199 200-299 300-399 Masalah Umum Pemerintahan Politik Keamanan dan Ketertiban Umum

47

400-499 500-599 600-699 700-799 800-899 900-999

Kesejahteraan Sosial Perekonomian Pekerjaan Umum dan Ketenagaan Pengawasan Kepegawaian Keuangan

Dalam menggunakan sistem pokok soal maka penata arsip menentukan masalah-masalah yang umum dipermasalahkan. Masalahmasalah tersebut dikelompokkan menjadi satu masalah. Selanjutnya masalah tersebut dijadikan sub-sub masalah begitu seterusnya. 2. Pengurusan dan Pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Dalam pengurusan dan pengendalian surat baik masuk maupun keluar pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sarana pencatatannya menggunakan kartu kendali. Dengan kartu kendali akan mempermudah pengendalian surat. Kartu kendali hanya dipergunakan untuk mencatat surat masuk maupun keluar penting, sedangkan surat biasa dan rahasia menggunakan lembar pengantar surat. Cara pencatatan dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat suratnya yaitu surat penting, biasa maupun rahasia. Adapun disana juga dibuat ketentuan bahwa semua surat yang masuk dari instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu Unit Kearsipan. Dengan demikian unit kearsipan dapat mudah untuk mengontrol dan mengawasinya.

48

Adapun pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut : a. Surat Masuk 1). Penerima Surat masuk di unit kearsipan dan diterima oleh penerima surat kemudian diserahkan kepada pencatat surat. 2). Pencatat Pencatat surat membuka sampul surat dan mencatat segala hal untuk surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap 3 berwarna putih, kuning dan merah muda. Sedangkan untuk surat biasa dan rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rangkap 2. 3). Pengarah dan penyampaian ke unit pengolah a). Surat penting Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah untuk selanjutnya pengarah mengisi kolom kartu kendali yang masih dikosongkan oleh pencatat surat. Kemudian 2 kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) diserahkan ke unit pengolah sedangkan kartu kendali putih (I) tetap ditahan di pengarah guna kontrol terhadap surat tersebut. Unit pengolah menerima surat dan kartu kendali (kuning dan merah muda) beserta lembar disposisi yang (diparaf) dari pimpinan dan memberikan disposisi beserta surat kepada pelaksana. Selain itu kartu kendali kuning (II) dikembalikan

49

ke penata arsip di Unit Kearsipan. Sedangkan kartu kendali merah muda (III) beserta lembar disposisi yang masih melekat pada surat tersebut dikembalikan ke Unit Pengolah. b). Surat biasa Dari pengarah surat, surat tersebut bersama 2 lembar pengantar langsung dikirim kepada pengolah. Setelah di paraf lembar pengantar I dikirimkan kembali kepada pengarah surat di unit kearsipan sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. Sedangkan yang II tetap berada di pengolah. Unit pengolah kemudian mengisi lembar disposisi beserta suratnya untuk disampaikan kepada pimpinan. Setelah mendapat paraf kemudian diteruskan ke Unit pelaksana. c). Surat Rahasia Dari pengarah kemudian unit pengolah menerima surat rahasia beserta 2 lembar pengantar dan menyerahkan kepada pimpinan unit pengolah. Setelah diterima oleh pimpinan maka lembar pengantar I dikembalikan kepada pencatat di unit kearsipan. sedangkan lembar pengantar II tetap berada di unit pengolah. Jadi untuk surat rahasia ini berhenti sampai diterima oleh pimpinan. 4). Penyimpanan Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning (II) yang telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu

50

kendali ditata menurut abjad sebagai bukti bahwa surat penting berada pada unit pengolah. Untuk surat biasa setelah lembar pengantar surat sampai di unit kearsipan maka oleh pencatat surat disimpan kembali. Sedangkan untuk surat rahasia lembar pengantar surat rahasia setelah diterima oleh pengarah surat kemudian disimpan.

Bagan pengurusan surat masuk penting Unit Kearsipan Pencatat Pengarah Unit Pengolah Penata arsip
SURAT

Penerima

SURAT

SURAT

SURAT

LD

I II III

I II III II

II III

I

SURAT

LD

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Keterangan : 1. Kartu Kendali warna Putih (I), kuning (II), merah muda (III). 2. Lembar disposisi (LD).

51

Bagan pengurusan surat masuk biasa Unit Kearsipan Pencatat Pengarah
SURAT SURAT SURAT

Unit Pengolah Penata arsip
LD

Penerima
SURAT

I II

I II I II

II I LD SURAT Unit pelaksana

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Keterangan : 1. Lembar pengantar I dan lembar pengantar II 2. Lembar disposisi=LD b. Surat keluar 1. Pembuatan konsep surat Surat penting, biasa sebelum diketik harus dikonsep dahulu oleh pimpinan kemudian diserahkan unit pengolah untuk diketik menjadi surat rangkap 2 yang I untuk surat yang dikirim dan II sebagai arsip. Setelah itu surat diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani atau disahkan. Untuk surat rahasia diserahkan dalam keadaan tertutup.

52

2. Pencatatan surat a. Surat Penting Surat keluar setelah ditandatangani dan mendapat pengesahan dari pimpinan unit pengolah lalu dicatat dalam kartu kendali surat keluar rangkap 3 yaitu putih (I), kuning (II) dan merah muda (III). Setelah itu surat beserta kartu kendali tetap berada di unit pengolah untuk mendapatkan paraf. Kemudian kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) beserta arsip surat tetap berada di unit pengolah sedangkan kartu kendali putih (I) diserahkan pada unit kearsipan. kemudian kartu kendali kuning (II) dikembalikan pada unit kearsipan. dan untuk selanjutnya surat keluar diserahkan ke ekspedisi untuk dikirimkan. b. Surat biasa Surat biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa rangkap 2, setelah dicatat surat beserta arsip surat dan 2 lembar pengantar disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan, setelah surat aslinya dikirimkan arsip surat distempel jam dan tanggal pengirimannya selanjutnya arsip surat dan lembar pengantar surat biasa II disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan dan lembar pengantar biasa I disimpan pada Unit Kearsipan pada pencatat.

53

c. Surat Rahasia Surat rahasia langsung disampaikan kepada unit kearsipan sudah dalam keadaan tertutup disertai dengan lembar pengantar surat rahasia rangkap 2 setelah kedua lembar pengantar surat diparaf maka lembar II dikembalikan kepada Unit Pengolah dan lembar pengantar I disimpan oleh pencatat. 3. Pengiriman surat Surat keluar tersebut dimasukkan dalam sampul dituliskan untuk siapa dan alamat yang dituju kemudian diteruskan ke ekspedisi untuk dikirimkan ke alamatnya. Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting Unit Pengolah
ARSIP
SURAT

Pencatat

Unit Kearsipan Pengarah Penata arsip
ARSIP
SURAT

Ekspedisi

SURAT

I II III

I II III

ARSIP III I

II

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Keterangan : Kartu kendali putih (I), kuning (II), dan merah muda (III).

54

Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa Unit Pengolah
SURAT

Pencatat
SURAT

Unit Kearsipan Pengarah Penata Arsip

Ekspedisi
SURAT

I

ARSIP

I II

ARSIP

II

ARSIP

II I

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Keterangan : Lembar pengantar (I) dan Lembar Pengantar (II). Dalam pengurusan dan pengendalian surat Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik akan tetapi terdapat kendala yaitu dalam pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat terkumpul 2 sampai 3 surat dan pegawai atau petugas yang khusus menangani surat hanya sebatas kerja sambilan. 3. Penyimpanan Arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Arsip – arsip yang ada pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah disimpan berdasarkan sistem kearsipan yaitu sistem abjad dan pokok soal. Adapun cara penyimpanannya yaitu :

55

a. Pemeriksaan Setiap lembar surat atau arsip diperiksa untuk diketahui mana arsip yang siap untuk disimpan serta perlu diteliti kembali apa sudah diberi disposisi atau belum. b. Mengindeks Surat maupun arsip pada Dinas Peternakan diindeks berdasarkan abjad nama orang dan indeks masalah sesuai dengan kartu kendali dan dituliskan pada surat atau arsip disebelah kanan atas dengan mengunakan pensil. c. Memberi tanda Surat atau arsip yang telah diindeks maka untuk selanjutnya diberi kode berupa tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok guna memudahkan dalam penyimpanan arsipnya. d. Menyortir Surat atau arsip setelah dindeks dan diberi kode maka harus dikelompokkan atau diklasifikasikan yang tidak mempunyai sangkut paut dalam pokok masalah dipisahkan.. e. Menyimpan Setelah surat atau arsip dikelompokkan maka untuk selanjutnya dilakukan penyimpanan dengan meletakkan arsip atau surat tersebut pada tempat penyimpanannya. Dalam meletakkan arsip atau surat ke filling cabinet dilakukan tidak hanya diletakkan saja tetapi juga diatur yaitu :

56

a. Arsip atau surat yang telah dikelompokkan dimasukkan dalam map/folder yang disusun berurutan kebelakang menurut kode klasifikasi. b. Kemudian map yang berisi surat tersebut dimasukkan dalam filling cabinet yang didalamnya terdapat sekat yang memisahkan antara surat yang satu dengan surat yang lain berdasarkan pokok masalah. Untuk arsip aktif disimpan pada filling cabinet sedangkan untuk arsip inaktif diletakkan pada rak arsip. Dalam penyimpanan arsippun juga terdapat kendala yaitu ruang penyimpanannya menjadi satu dengan ruang kerja, sehingga menyebabkan ruangan tersebut menjadi arus lalu lintas pegawai. Hal ini yang dapat menyebabkan segi keamanan dan kerahasiaamn arsip kurang terjaga. 4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Penyusutan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah dilakukan dengan cara : 1). Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yaitu: a. Unit pengolah meneliti arsip-arsip aktif yang sudah mencapai masa inaktif yaitu dengan melihat daftar retensi arsip. b. Memisah-misahkan antara arsip aktif dan inaktif serta menata arsip inaktif tersebut untuk dipindahkan di unit kearsipan.

57

c. Unit pengolah memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan dengan membuat berita acara pemindahan arsip disertai daftar pertelaan arsip rangkap 2 (dua) . d. Pemindahan arsip inaktif dilakukan sekurang-kurangnya enam bulan sekali. 2). Pemusnahan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah dilakukan dengan : a. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan dan menyampaikan daftar tersebut kepada pimpinan untuk

memperoleh persetujuan. b. Setelah mendapat persetujuan maka arsip-arsip tersebut

dikelompokkan dan dimasukkan ke dalam doos arsip untuk selanjutnya dibawa ke Badan Arsip Daerah untuk dimusnahkan disana dengan membuat berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip rangkap 1 (satu). 3). Penyerahan arsip Penyerahan arsip dari Dinas Peternkan Provinsi Jawa Tengah ke Arsip Nasional dilakukan sekali dalam setahun melalui Badan Arsip Daerah. Penyerahan arsip ini dilaksanakan dengan membuat berita acara rangkap dua disertai daftar pertelaan arsip. Lembar I untuk Arsip Nasional dan lembar II untuk Badan Arsip Daerah.

58

5. Pengamanan dan pemeliharaan arsip Pengamanan dan pemeliharaan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah masih dilakukan dengan cara yang sederhana yaitu dengan melakukan pengontrolan kemungkinan adanya debu cara membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan kemucing dan memberikan kapur barus (kamperisasi) pada tempat penyimpanan arsipnya. Selain itu melarang pegawai untuk membawa makanan dan menaruh makanan ke tempat penyimpanan arsip. 6. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Dari hasil penelitian diatas maka terdapat adanya kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Kendala-kendala tersebut antara lain : 1. Dalam pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat yang masuk terkumpul dahulu. 2. Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja. 3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan karena pegawai yang tidak cakap. 4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip. 5. Dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal .

59

C. Pembahasan Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi yang melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima baik itu surat maupun dokumen lain. Untuk itu suatu surat atau dokumen diatur, ditata dengan tertib berdasarkan suatu sistem kearsipan. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok masalah. Dengan menggunakan kedua sistem tersebut dapat memperlancar penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah menerapkan sistem kearsipan pola baru atau lebih dikenal sistem kartu kendali. Dengan kartu kendali akan mempermudah pengendalian surat. Cara dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat suratnya yaitu surat penting, biasa maupun rahasia. Adapun langkah dalam pengurusan dan pengendalian surat masuk yaitu penerima, pencatatan, pengarah/pengendali, penyampaian ke unit pengolah dan penyimpanan. Sedangkan untuk surat keluar yaitu pembuatan konsep surat, pencatatan dan pengiriman. Jadi dari hasil analisa antara teori dan fakta dalam pengurusan surat sama hanya saja pada fakta yang ada terkadang pengurusan surat yang masuk tidak ditangani secara langsung tetapi menunggu surat yang datang terkumpul dulu setelah terkumpul baru diproses.

60

Pada dasarnya arsip-arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang sudah tidak dipergunakan atau habis masa berlakunya disusutkan dan dimusnahkan dengan disertai berita acara dan daftar pertelaan arsip. Untuk pemusnahan arsip tidak dilakukan sendiri melainkan arsip tersebut dimasukkan dalam doos arsip untuk selanjutnya dibawa ke badan arsip daerah untuk dimusnahkan. Pengamanan dan pemeliharaan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah hanya sebatas membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan kemucing seperti almari arsip / filling cabinet, boks arsip. Selain itu digunakan kamperisasi yaitu memberikan kapur barus secukupnya pada tempat penyimpanan arsip dan melarang pegawai untuk membawa makanan dan menaruh makanan ke tempat penyimpanan arsip guna menghindari kerusakan dan kehilangan arsip. Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan sering terjadi adanya kendala-kendala yang dihadapi. Adapun kendala-kendala yang dihadapi yaitu pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat yang masuk terkumpul dahulu, ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja, Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan karena pegawai yang tidak cakap, kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, serta pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal . Untuk mengantisipasi kendala-kendala tersebut maka langkah yang harus diambil yaitu : pengurusan surat yang masuk harus segera diproses

61

supaya tidak menumpuk, memisahkan ruang penyimpanan arsip dengan ruang kerja, meningkatkan tata kerja kearsipan dengan memberikan pelatihan ataupun kursus-kursus bagi pegawai yang menangani masalah kearsipan, serta meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip. Sehingga diharapkan dalam menjalankan kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan lancar.

62

BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN 1. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan kedua sistem tersebut dapat memperlancar penemuan kembali arsip serta memudahkan penyimpanan ataupun penataan arsip. 2. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik dan sesuai prosedur yang ada. 3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yaitu: dalam pengurusan dan

pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat terkumpul, ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja, tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan karena pegawai yang tidak cakap, kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip.

B. SARAN 1. Untuk memperlancar jalannya proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip agar mudah dan cepat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sebaiknya sistem kearsipan yang ada harus dapat dimengerti, mudah dipahami dan dilaksanakan dengan baik.

63

2. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sebaiknya ditingkatkan kembali guna kelancaran dalam pemrosesan surat yaitu mulai dari penerimaan, pencatatan, pengarah/pengendali, penyampaian sampai pada penyimpanannya.
3.

Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah perlu di atasi dan ditindak jika dilihat dari beberapa aspek yang ada yaitu 1). Sumber Daya Manusia. − Perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia supaya dapat menerapkan ilmu yang telah dimiliki yaitu dengan memberikan pelatihan, kearsipan. − Meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya suatu arsip yaitu dengan memberikan arahan, bimbingan tentang kearsipan selain itu perlu adanya tanggung jawab dari pengelola arsip. 2). Lingkungan/tempat − Ruang penyimpanan arsip dan ruang kerja sebaiknya perlu dipisahkan supaya tidak menjadi lalu lintas pegawai serta supaya kerahasiaan dan keamanan arsip dapat terjaga. − Pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu ditingkatkan yaitu tidak hanya membersihkan dengan kemucing saja sebaiknya perlu menggunakan vaccum cleaner supaya lebih efesien dan efektif. pendidikan, kursus-kursus mengenai pengelolaan

DAFTAR PUSTAKA Abu Bakar Hadi. 1991. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Djambatan. Amsyah, Zulkifly. 1992. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka Cipta.. Badan Arsip Daerah Daerah Provinsi Jawa Tengah. 2005. Pedoman Standar Pembinaan Kearsipan. Dinas Peternakan Propinsi Jawa Tengah. 1986. Himpunan peraturan

perundangan tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah. Gie, The Liang. 1983. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur Cahaya. Martono, E. 1982. Rekord Manajemen Dan Filling Dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta : Karya Utama. Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty. Sutarto,. 1997. Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : gajah Mada University Press. Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT. Grafindo Persada.

PEDOMAN WAWANCARA

1. Bagaimana proses pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? 2. Sistem kearsipan apa yang digunakan? 3. Bagaimana cara penyimpanan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? 4. Peralatan dan perlengkapan apa sajakah dalam penyimpanan arsip? 5. Langkah-langkah apa sajakah yang dapat digunakan untuk menemukan kembali arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? 6. Bagaimana penyusutan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah ? 7. Bagaimana cara pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip ? 8. Ketentuan-ketentuan apa saja yang berlaku dalam pemusnahan arsip ? 9. Bagaimana langkah pemusnahan arsip ? 10. Dalam jangka waktu berapa dilakukan pemusnahan arsip ? 11. Bagaimana cara menjaga keamanan arsip ? 12. Bagaimana cara menjaga keutuhan arsip ? 13. Apakah ada dana untuk perawatan arsip ? 14. Bagaimana cara pemeliharaan arsip? 15. Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan?

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful