You are on page 1of 32

for PT AJN

Yoke S. Fabianto
yoke_sf@yahoo.com
TUJUAN
Prosedur Pengendalian dokumen
 Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara
dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan
pengendalian dokumen dan rekaman agar kegiatan
tersebut dapat berjalan dengan baik dan dipelihara.
2 Macam Dokumen
 Dokumen Internal
 Semua dokumen yang dibuat, diterbitkan, diberlakukan
dan dikendalikan oleh perusahaan itu sendiri
 Dokumen Eksternal
 Dokumen yang dibuat dan diterbitkan oleh lembaga,
organisasi, instansi, diluar perusahaan ini, dibuat untuk
kepentingan perusahaan dan disimpan/ dipelihara oleh
perusahaan
LEVEL DOKUMEN
1. Pedoman Mutu/ Quality Manual
2. Prosedur Mutu/ Quality Prosedur
3. Petujuk Kerja/ Work Instruction/ Standard Operating
Practice
4. Rekaman/ Records/ Form
 Formulir/ blanko/ borang
 Lampiran
 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
 Dokumen Pendukung
 Dokumen Teknis/ Gambar
 Lain-lainnya
Penempatan Dokumen
 Dokumen didistribusikan ke seluruh
departemen sesuai dengan
kepentingan masing2
 Dokumen yang terdistribusi tersimpan
dan terpelihara di tempat yang baik
mudah terlihat dan mudah dijangkau
 Pendistribusian tercatat dengan baik
dan diperiksa secara berkala
keberadaannya oleh petugas
Format Dokumen
1. Format judul dan pengesahan adalah format seperti
yang tampak di halaman depan
2. Daftar distribusi
3. Daftar Perubahan Dokumen
4. Format isi adalah format seperti yang tampak di
halaman 3 Format flow chart adalah format seperti
yang tampak di halaman berikutnya
5. Format dokumen rekaman adalah format yang
dirancang sesuai dengan kebutuhannya, dan
dilampirkan dalam WI/ standard operating practise
Identifikasi Dokumen
 Heading (lihat contoh)
 Tata Cara Penomoran
 Contoh Q3 –AJN-PPPS-001
 Q3 Quality Document PT AJN – Level Dokumen
 AJN Perusahaan
 PPPS Code Divisi (SDMU, TINF, AKTR, MRKT, KEUA, SPIA)
 001 No. Urut Dokumen di masing2 Divisi
Format Footer
 Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT.
AJN dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian
maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seijin
tertulis dari Direktur Utama
pt asuransi jiwa nusantara

By: Yoke S. Fabianto
Dokumentasi yang
baik ??
Dokumen yang baik adalah yg:
 Jelas
 Tidak ber-tele2/ To the point
 User Friendly
 Mudah dipahami
Hindari tenggelam dalam Detail…..
 Penggambaran detail boleh dilakukan dengan cara yang
mudah dipahami misalnya dengan point2, bukan dengan
deskripsi yang membingungkan.
 Contoh gambaran aktivitas yang dilakukan oleh petugas
penerima telepon, tidak perlu di tambah “jika petugas
sedang cuti hamil atau tidak masuk maka harus………….”
 “Tujuan dibuatnya prosedur dan WI ini adalah
menggambarkan aktivitas2 pekerjaan, setelah semua tugas
dan langkah proses pekerjaan dituliskan agar dapat
dilaksanakan dengan cara yang konsisten, demikian juga
setiap ketidaksesuaian dan kecacatan potensial tidak
terulang kembali”
Dan prosedur yang jelek……
 Kenapa harus menggunakan sepuluh kata jika bisa
hanya dengan satu?
 “Posedur yang tercantum dalam point di atas bisa saja
tidak berlaku jika ada beberapa ekses external yang sangat
berpengaruh dan mendahului semua proses tersebut,
sehingga semua parameter ini akan tidak berlaku”

 “Prosedur ini berlaku untuk semua
departemen dan fungsi-fungsi di dalamnya
kecuali proses eksternal”
Membuat prosedur yg user friendly
 Gunakan kalimat sederhana (pendek)
 Mulailah dengan kata kerja
 Hindari penggunaan kalimat pasif dan hindari kalimat
negatif
 Jelaskan siapa yang melakukan tugas tersebut
 Gunakan Program Word Prosessor yang Umum
dipakai
 Gunakan kertas putih untuk memudahkan
pembacaaan.

www.iso9000store.com
But how much
documentation do I
need?
www.iso9000store.com
Hindari terlalu banyak dokumen &
Overlaping:
 WI/ Standard Operating Practice didokumentasikan
untuk hampir semua hal secara virtual
 Tumpang tindih dan pengulangan – termasuk adanya
lebih dari satu WI untuk satu proses pekerjaan.
Atau terlalu sedikit:
 Minimnya Work Instruction/ Standard Operating
Practice pada proses yang berpengaruh terhadap
kualitas produk, harus dihindari
 Karyawan/ pegawai melakukan proses pekerjaannya
dengan cara mereka sendiri
 Ada banyak variasi dalam menjalankan proses
pekerjaan karena tidak terdokumentasi dengan baik.
Documentation: Jumlah yang Tepat
 Perlu diingat bahwa tujuannya adalah
konsistensi proses Anda.
 Jika ada dua orang yang ditraining untuk
mengerjakan pekerjaan ini, apakah
mereka akan melakukan dengan cara
yang sama?
 Jika jawabannya “mungkin tidak sama”
maka dibutuhkan Work Instruction atau
Standard Operating Practice.
Manual

Procedures

Work Instructions

Records
Clarify Your Terminology:
 Procedure Procedure: Describes the process.

 Work Instruction Standard Operating Practice / Work
Instructions: Tells how to perform the
process.

 Attachment Attachment: Information attached to
the procedure to help clarify the
procedure.

 Form Form: Record/ Evidence of the
performed process
What Will You Control?
 Procedures  External Docs: Customer
 Work Instructions Drawings
 Forms  Prints
 Attachments  Drawings
 Routers/Traveler
Rencanakan Infrastruktur
 ISO telah menetapkan spesifikasinya
 Persiapkan rencana dan blueprint Anda sendiri
 Anda dapat memilih untuk menggunakan:
 Word Processing program misalnya: Word. Etc.
 Database yang sudah ada, familiar
 Atau Paket Software dokumen kontrol
Apa yang terbaik untuk Perusahaan
anda?
 Pilihlah sistem untuk Perusahaan Anda sesuai dengan:
 Ukuran Perusahaan
 Jenis Computer set-up dan ketersediaan
 Jumlah proses yang ada
 Seberapa sering perubahan untuk proses2 atau
dokumen
Perusahaan mungkin membutuhkan
lebih dari satu jenis sistem dokumentasi
 Contoh:
 Satu untuk Quality System Document
 Satu untu Engineering documents
 Satu untuk Environment Management System document
 Satu untuk Health & Safety Management System document
 etc

 Dokumen2 tersebut sangat berbeda satu dengan
lainnya
Masalah Umum
 Karyawan yang menulis dokumen tidak tahu
perbedaan antara Prosedur dan Work Instruction.
 Terminologi belum dibakukan definisinya, dan tidak
konsisten pemakaiannya
 Tidak disimpan berurutan (tidak teratur)
Masalah Umum
 Tidak ada proses penelusuran perubahan, dan tidak
ada training cara merubah dokumen
 Penggunaan dokumen yang tidak konsisten
 forms
 lampiran
 gambar2
 dokumen external
Masalah Umum
 Pengesahan/ Persetujuan
 Pendistribusian
 Memelihara Keteraturan distribusi
Masalah Umum
 Terlalu banyak dokumen terdisdtribusi. Sistem
tidak mampu memelihara

 Kegagalan mengontrol Eksternal dokumen

 Hindari permasalahan ini dengan perencanaan
yang baik……………..
Dan akhirnya semua terletak pada
tempatnya
And All the pieces will fall in place.