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¡Vamos a mejorar nuestra

comunidad!

Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA

Marzo 2006
Introducción:
¡Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!

¿Qué desea usted sobre su comunidad?

Deseo más Quiero que


oportunidades sepamos
de empleo… aprovechar
bien nuestros
recursos…

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad.


¿Pero cómo podemos lograrlo?

¿Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande?


¿Buscar una manera de conseguir el financiamiento? ¿Hacer un plan de
téquio igual para todos? ¿Motivar la participación de las mujeres y los
jóvenes?
¿Esfuerzos
Si, claro. Son muy importantes para que pequeñas y
continuos?
se mejore nuestra comunidad. Pero, a
veces uno dice, “no se en qué método
podemos lograr una mejor vida”.

El mejoramiento no necesariamente requiere


gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño
cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos
pequeños y continuos.

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En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario, vamos a aprender
unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de
PHCA, Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la
práctica (monitoreo).

1. Palabras claves

Primero, vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras


importantes en nuestro proyecto.

(1) Proyecto Comunitario

Un Proyecto es…….
“Un trabajo” o “una serie de trabajos” a lograr un objetivo o a
solucionar un problema.

Un proyecto comunitario es……


Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema
común de nuestra comunidad.

Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo


establecido.

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Normalmente el Proyecto lleva……
• Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte
un objetivo común
• Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para
cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto)
• Las instalaciones, equipos, materiales proporcionados (Qué
recursos ocupa para el Proyecto)
• Un costo determinado (Financiamiento)

¿Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad, hay


otras maneras más

(2) Objetivo superior (Propósito, sueño, etc…) Deseo que


nuestra
comunidad sea
El Objetivo superior es un donde crecen
los bebes muy
propósito o sueño que no se sanos.
logra sólo con este proyecto.
Pero lo que quisiéramos lograr
en el futuro de largo plazo.

(3) Objetivo del proyecto

El Objetivo del proyecto es lo que


el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto.

(4) Resultados esperados

Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en


forma concreta. Son los logros necesarios para que el Objetivo del
proyecto se haya convertido en realidad.

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(5) Actividades

Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los
resultados esperados.

El objetivo superior, el objetivo del proyecto, los resultados esperados y


las actividades se relacionan en la manera siguiente.

OBJETIVO SUPERIOR
Si cumple el objetivo del proyecto,
se acerca al objetivo suprior.

OBJETIVO DEL PROYECTO


Si cumple los resultados esperados,
logra el objetivo del proyecto.

RESULTADOS ESPERADOS

Si cumple las actividades, logra


los resultados esperados.

ACTIVIDADES

En nuestro proyecto, vamos a ¡Vamos a


definir claramente el objetivo trabajar en la
manera
superior, el objetivo del proyecto, eficiente!
los resultados esperados y las
actividades. Esta manera ayuda a nuestras actividades
propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo,
para que podamos llegar al propósito con más
eficiencia.

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2. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento

No sé qué pasa…
Pero a lo mejor
Don Alberto cultiva maíz todos saldrá bien este
los años. Cada año se parece que año.
cosecha menos que el año
anterior. Pero Don Alberto
sembró en misma manera este
año también. Este año él cosechó
otra vez menos que el año
pasado.

Don Chepe también cultiva maíz todos los años. El año pasado Don
Chepe cosechó menos que el año antes. El decidió hacer algo para
mejorar su cosecha. Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su
comunidad, y le recomendó aplicar el abono orgánico. Don Chepe
aprendió la producción de abono, y lo aplicó a su maíz este año. Don
Chepe visita a su campo
muy a menudo a ver el
desarrollo de maíz, y ¡Parecen
muy sanas
aprendió cuánto abono mis plantas!
necesita aplicar para
mejor desarrollo de las
plantas. Este año Don
Chepe cosechó más que
el año pasado y decidió
aplicar el abono la
cantidad adecuada
según lo que aprendió a
través de su trabajo de
este año.

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Vimos el ejemplo de dos señores. ¿Qué es la diferencia entre estos dos
señores? ¿Qué resultado hizo la diferencia de los señores?

Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y


bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. Pero,
Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un
punto de mejoramiento para cosechar más. No fue un gran cambio,
pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica.

¿Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender
un concepto famoso de mejoramiento, se llama “KAIZEN”.

KAIZEN es una palabra japonesa, que significa literalmente mejora,


proviene de dos vocablos japoneses, Kai que significa Cambio y Zen
que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como
físico.

El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de
PHCA que veamos en próximo capitulo.

El Kaizen por lo regular toma un


pequeño paso a la vez, es por Kaizen me ayudará
a mejorar la
eso la traducción al español
cosecha de mis
mejora continua. frutas también.

Una definición más cerca al


significado de la palabra en japonés es el de
"desarmarlo completamente y volverlo a
armar de una mejor manera", es decir, repetir
las mismas pero cada vez con una idea nueva
para mejorarlo.

Veamos los ejemplos de la aplicación del


Kaizen de Japón en las columnas.

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Columna 1
KAIZEN de TOYOTA

KAIZEN es una palabra japonesa que significa “cambio


positivo” o “mejoramiento,” literal y generalmente. La palabra se desarrolló en el
mundo de negocios y industrias, en el cual señala un “sistema de cambio continuo en
calidad, tecnología, procesos, cultura corporativa, productividad, seguridad y
liderazgo (Wikipedia).”
TOYOTA, una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida,
empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el
Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System). En el propio
sentido de la mega-empresa, Kaizen significa un “sistema de mejoramiento continuo
en el cual se eliminan, uno por uno, casos de desperdicios sin requerer muchos gastos
(Toyota Georgetown).” Sí, es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen; ¡quiere
ser lo más eficiente y eficaz que posible!
Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción
bajo el principio de Kaizen. Se suman en dos tipos de operaciones principales. Uno es
“Jido-ka (automatización).” En ésta se paran las líneas de producción al detectarse
problemas, y se los atienden inmediatamente. No se re-comienzan las líneas hasta
que se resuelven los problemas. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos, identificar
and corregir las áreas de problemas, y aumentar la calidad en el proceso de
producción. El otro es “Just-in-Time (justo-a-tiempo).” Se refiere a que se
producen no más que lo que se necesita, cuando se necesita y cuánto se necesita.
El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de
tanteo y prueba, la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y
satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes, creo yo) (el Sr.
Minoura). Es decir, el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear, Hacer,
Checar y Actuar (PHCA).
Hay dos puntos que recordar. Uno es que, hacia mejoramiento, no se persiguen
cambios drásticos. En su lugar se intentan pasos pequeños. El otro es que se espera a
todos los empleados pensar. Los empleados de TOYOTA, sin considerar sus títulos o
posiciones, realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para
mejoramiento. O sea, en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su
maquinaria. “No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos,” emfatiza el
Sr. Teruyuki Minoura, Director Gerente Principal. Además, afirma, “El Sistema de
Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de ‘Pensamiento.’”
TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier
esquina de sus talleres. Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas
más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. Y Kaizen se brinda por
la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento.

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3. Ciclo de PHCA

Ahora, vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un


método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo.

(1) ¿Qué es el ciclo de PHCA?

PHCA es un ciclo que consiste en Planear,


Hacer, Checar y Actuar (PHCA). Es una
metodología para mejorar cualquier tipo
de actividad o trabajo.

La terminación de una vuelta del ciclo de


PHCA fluye en el principio del siguiente,
y repite el flujo del ciclo hasta que llega a
la meta.

Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier


tipo de actividad.

(2) Pasos de PHCA ¿Qué cosa


puedo cambiar
para mejorar mi
Vamos a ver cada paso del ciclo trabajo?
de PHCA y aprender qué
necesitamos hacer.

Paso 1: PLANEAR

• Analizar la situación. Estudiar


y definir el problema; buscar
áreas de cambios para mejoramiento, y pensar la mejor acción
posible.

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• Desarrollar un plan.

¡OJO!
El plan no tiene que ser un desafío grande. Puede ser
un esfuerzo pequeño.

Paso 2: HACER

• Poner el plan en práctica.

Paso 3: CHECAR

• Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo.


• Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados
del plan.
• Es importante identificar “¿Qué se ha aprendido?” y “¿Qué otra idea
de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?”.

Paso 4: ACTUAR

• Si los resultados no están según lo esperado, reconsiderar la


dirección hacia el objetivo.

¡OJO!
Después de ACTUAR, regresa a PLANEAR otra vez
con la nueva idea que ha surgida.

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(3) ¿Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad?

Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo, es muy


importante practicar las claves siguientes.

Clave 1: ¡Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de


mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo!

¿Cómo puedo ¿Cómo puedo


usar menos evitar la
leñas para enfermedad
cocinar? de mi ganado?

Clave 2: ¡Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en


nuestro Proyecto!

Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. Para mejorar nuestra


actividad, hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo, y
actuar o modificar el plan cuando es necesario.

Además, a través de CHECAR se puede aprender la lección importante


y el punto para el mejoramiento, luego ACTUAR lo que aprendido en el
siguiente paso.

CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. En siguiente paso,


vamos a aprender una manera de MONITOREO.

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Columna 2
MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA
en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL

Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945, Japón era un país


derrotado. Las ciudades quedaron quemadas, las bases comerciales e industriales se
perdieron, y la gente careció recursos básicos para vivir, incluyendo la comida
adecuada. Sin embargo, dentro de los veinte años siguientes, Japón re-nacería como
un país totalmente distinto; un país de gran crecimiento económico.
¿Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los
eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida. Se llama el Programa
de la Defusión de Mejoramiento de la Vida, el cual inició el gobierno japonés en
1948. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la
vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios.
Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los
Extensionistas de Mejoramiento de la Vida, que fueron los oficiales del gobierno y
trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. Por ejemplo,
introdujeron un vestido simplificado, dieron cursos de cocinas nutricionales y
ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños, lavanderías y jardines
de niños. Sin embargo, su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. Fue no más que
hacer sugerencias y dar informaciones, dejando a la gente misma realizar
acciones.
Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. La
situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición
vieja - era oscura, no había ventanas, había humo y húmedo, causando varias
dificultades físicas a las mujeres. Y, así se iba a quedar para siempre. Nadie
preguntó si se podía mejorar. Sin embargo, a través del Programa de la Difusión de
Mejoramiento de la Vida, las cocinas en la comunidad se modernizaron, con
chimeneas para que no se quedara el humo adentro, la posición elevada del fogón que
facilitó a mujeres permancerse en pie, ventanas que permitieron entrar el aire y la
luz, etc.
Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que
se vieran sus efectos. En el caso del fogón, se observó cuánto consumo de
combustible se cambió por el fógon. Según el Ministreo de Agricultura, Silvicultura
y Pescas de Japón, tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el
impacto los Extensionistas. ¿No se parece a un proceso de monitoreo? Este método
ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos.
Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas
de salud, nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas. Además, creó
“agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura, Silvicultura y Pescas de
Japón).” Es decir, la gente, antes pasiva, empezó a tomar la iniciativa por su propio
bienestar. El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel
mental, construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los
1960s.

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4. Monitoreo del Proyecto

(1) ¿Qué es monitoreo?

MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las


actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. De no ser
así, hay que decidir qué hacer.

MONITOREO = CHECAR y ACTUAR

¡OJO!
¿Porqué es importante un monitoreo?
Monitoreando nuestras actividades, podemos lograr mejores
resultados con menos gastos y tiempo. Monitorear es mirar el
proceso, al contrario de lo rendido ya, así que nos permite espacio
para que podamos descubrir problemas, y corrijamos y
modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde…

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(2) ¿Cómo se monitorea nuestro proyecto?

HOJA DE MONITOREO

Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las


actividades, pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a
monitorear.

La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente.

Cronograma

Resultado Medio de
Indicador Responsable E F M A M J J A
Esperado Verificación
Plan
Real

Medio de
Actividad Indicador Responsable E F M A M J J A
Verificación
Plan
Real
Plan
Real

El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado


Esperado. Recuerda, es lo que queremos lograr a través de las
actividades, y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de
nuestro proyecto.

El cuadro abajo es para monitorear las Actividades. Recuerdo, son


todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del
proyecto. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto, y
llenar la primera columna.

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¡Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro!

En la ultima pagina de esta guía, se encuentra la hoja de monitoreo


blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro
proyecto.

INDICADOR

Para monitorear las actividades, necesitamos información que nos


indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de
nuestro proyecto.

Cuando decimos “ha cosechado Puedo decir que “he


cosechado bien” porque
bien”, ¿qué indique si es la cosecha hay mayor cantidad de
es bien o mar? Sí, claro que es la cosecha que el año
pasado.
cantidad de la cosecha por el
tamaño de campo y el número de
plantas. La información de la
cantidad de cosecha nos permita
valorar si es bien cosecha o mar.

A ese tipo de información le


llamamos indicadores, ya que
nos indican o nos dicen algo sobre
nuestro proyecto.

Para monitorear el proyecto, tenemos que buscar un indicador para


cada actividad del proyecto.

Un indicador es algo que se puede pesar, medir o contar.

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Ejemplo de “Indicador”: Reforestación

Veamos los ejemplos de una actividad “Reforestación”.

ACTIVIDAD INDICADOR
Número de las plantas plantadas en el
bosque
Reforestación del bosque
Número de las plantas pegadas

El “número de las plantas plantadas en el bosque” indica el avance de


una actividad “Reforestación del bosque”, es decir, si hemos plantado
más, está avanzada más la actividad.

En misma manera, el “número de plantas pegadas” indica el avance de


la reforestación. Porque si hay menos plantas pegadas después del
trabajo de reforestación, es decir, hay algún problema en la manera o
técnica de reforestación. Por lo tanto, no está logrando bien el objetivo
de la actividad.

El “número de las plantas plantadas en el bosque” y el “número de


plantas pegadas” pueden ser los indicadores de una actividad
“reforestación del bosque”.

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MEDIO DE VERIFICACION

Ya que tenemos indicadores por actividad, nos falta decidir cómo vamos
a checar o revisar esos indicadores. A esto le llamaremos medio de
verificación.

Ejemplo de “Medio de verificación”: Reforestación

Vamos a ver el ejemplo.

MEDIO DE
ACTIVIDAD INDICADOR VERIFICACIÓN
Reforestación del Número de las plantas Consultar a memoria de
bosque plantadas en el bosque trabajo

Número de las plantas Contar las plantas pegadas


pegadas

¿Cómo vamos a revisar el indicador “número de las plantas plantadas


en el bosque”? Sí, nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo,
si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y
plantamos.

¿Cómo vamos a checar el indicador el “número de las plantas


pegadas”? Para saberlo, necesitamos visitar el lugar de trabajo después
de cierto tiempo, y “contar las plantas pegadas”.

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RESPONSABLE

Tenemos que decidir quiénes


A ver cuántas
van a ser responsable del
plantas están monitoreo.
pegadas aquí…

Regularmente es un comité
de monitoreo que debe
recibir constantemente
información de los
resultados de monitoreo o
bien buscarla ellos mismos
en campo.

La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y


colecciona la información de los indicadores según la hoja de
monitoreo.

CRONOGRAMA

Para completar el hoja de monitoreo, debemos poner un tiempo para la


medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo.
A esto le llamamos cronógrama.

En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas


de PLAN, y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en
las columnas de REAL.

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Ejemplo de “Cronógrama”: Reforestación

Veamos un ejemplo del Para llegar a 600


cronograma siguiente. plantas en total,
plantaremos 200
más en Marzo y
Suponemos que estamos en el Mayo.

mes de Febrero ahora. El mes


pasado plantamos 200 plantas en el bosque como
planeábamos. Esperamos que peguen 80% de las que
plantadas cada vez dentro de un mes. Entonces,
necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. Si
hay más que 160 plantas pegadas, esta actividad está
caminando bien como hemos planeado. Pero si hay menos
plantas pegadas, hay que pensar ¿Qué es el problema?
¿Cómo podemos mejorar el resultado?

Cronograma
(Cada letra significa los meses del año.)
Medio de
Actividad Indicador Responsable E F M A M J
Verificación
Reforestación Número Consultar la Comisariado Plan 200 400 600
del bosque de plantas memoria de de bienes
plantadas trabajo comunales
en el Real 200
bosque

Número Contar las Comisariado Plan 160 320 480


de plantas plantas de bienes
pegadas pegadas comunales
Real

Hasta aquí, ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. ¡Vamos a


platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para
el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. ¡Ya
podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa!

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REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN)

Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir


para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo
calificamos el proyecto.

Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a
tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto.

Recordamos que lo importante es, confirmar avance del proyecto y


buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso, a través de
monitoreo. Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a
nuestro objetivo.

Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para


mejorar nuestra mañana!

¡OJO!
En todas las cosas que hacemos, hay el punto de cambio para el
mejoramiento sin falta. Nada más que necesitamos ser flexible en
nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para
encontrar una de las buenas ideas.
¡Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada!

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Hoja de Monitoreo

Titulo del Proyecto:


Objetivo del Proyecto:
Periodo del Proyecto:

Resultado Medio de Primero Año Segundo Año


Indicador Responsable
Esperado Verificación E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D
Plan
Real

Medio de
Actividad Indicador Responsable E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D
Verificación
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real
Plan
Real

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