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Sistemas_Informaticos

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LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EL CASO DE LAS BASES DE DATOS COMO HERRAMIENTA PARA EL ANÁLISIS ACADÉMICO En la actualidad, una de las

características dominantes de la sociedad tiene que ver con el incremento masivo de la información basada en la tecnología digital que están cambiando la forma de trabajar y de vivir a través computadora y las telecomunicaciones. Uno de estos avances tecnológicos se refiere a los Sistemas de Información que permiten ordenar y clasificar, administrar, transmitir y manipular todo tipo de objetos. Los sistemas de información que se definen como un conjunto de elementos que interactúan entre si, para poder procesar la información, a través de un hardware, un software, un procesamiento personal y datos1. Es decir, un sistema de procesamiento de datos, sistemas de información gerencial, sistema de soporte de decisiones, sistema de información ejecutiva, sistemas expertos y agentes de software. Para los fines de este ensayo, solo abarcaremos el sistema de procesamiento de datos como herramienta para el seguimiento y análisis de una parte del proceso de evaluación académico. Bases de Datos Nos centraremos principalmente en el manejo de Base de Datos entendida “(como) una colección de información relacionada con un tema particular. Las bases de datos son usadas para almacenar información, tal como directorios telefónicos, información de inventarios o gastos”2. Estas se gestionan mediante múltiples programas computacionales que se actualizan constantemente, como lo son SPSS, Access, SQL server y Excel, estos son los que se trabajan con más frecuencia. Las bases de datos permiten ordenar datos lógicamente, los cuales generalmente no siempre están ordenados adecuadamente como los que nos referiremos a continuación. A través de éstos programas se ordenan sistemáticamente y tienen como fin producir información a cerca de un fenómeno en el momento oportuno. La base de datos es una herramienta de suma importancia, puesto que tiene una eficacia y una eficiencia para poder procesar datos. Es decir, se tiene la capacidad para ordenar un número elevado de registros, sin la necesidad de acumular los registros o datos en
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Murdick, Robert G. Sistemas de Información administrativa, México, Prentice Hall, 1988, pp. 26 y Long, Larry y Long, Nancy. Introducción a las computadoras y los sistemas de información, México, Prentice Hall, 1999, pp. 82 2 Romero Gómez, Antonio. Computación básica II: Word, Excel y Access XP. México, Exodo, 2006, pp. 295.

hojas de papel, archiveros esto que es muy tardado y complicado, puesto que se tiene que buscar hoja por hoja. En éste sentido, la eficiencia y eficacia de las bases de datos se muestra cuando defines, creas, recuperas, actualizas, revisas y mantienes la integridad de los registros. La entrada del sistema de información, es decir, las bases de datos son el resultado de registros de algún evento. Las consultas o vistas permiten solicitar información precisa acerca de los datos registrados, que posteriormente se puede imprimir o enviar vía Internet o en una página Web interactiva. Sin el mayor problema, se puede agregar registros o eliminar sin tener la incertidumbre de repetirlo debido al identificador (ID) único. El procesamiento de las bases de datos abarca desde la clasificación, la cual se refiere a ordenar y clasificar los datos de diferentes formas, por ejemplo: orden alfabético, por apellido paterno, por nombre, por número de registro, de mayor a menor, de menor a mayor, etc. Una ventaja de suma importancia es que se pueden elaborar sumarios, es decir, la información se puede presentar de una forma condensada para mostrar totales y subtotales o cualquier cálculo matemático. Pero esto no es todo, además se pueden hacer algunos cálculos para describir a la población registrada, por ejemplo: seleccionar todos profesores que tiene 20 años de servicio en la institución, y después saber si esos mismo son hombres o mujeres, si son casados o solteros, si viven en el norte o en el sur, etc. Para el almacenamiento de la base de datos, puede tenerse varios formatos como textos, imágenes, gráficas, fotografías y otra información digital, de tal forma que pueda recuperarse con facilidad en su uso posterior. Se pueden utilizar varios formatos para introducir los datos, por ejemplo Access tiene los formatos siguientes: autonumérico, texto, memo, fecha/hora, si/no, objeto OLE, hipervínculo, moneda y datos adjuntos. Lo que permite manejar de una manera sistemática los datos dependiendo de sus características. El sistema de base de datos permite obtener los datos o los resultados de una operación o del manejo total en varias versiones donde se pueden imprimir informes, documentos con formatos establecidos que el mismo programa crea con una excelente presentación. Además, también se pueden obtener algunas sub formularios e incluso en algunos caso

pueden funcionar como instrucciones a procesos automáticos en el manejo de algunos robots industriales. Sin embargo, el punto clave de las bases de datos es ir más allá de una tabla o archivo donde se puede mostrar información, sino un conjunto de tablas a través de las cuales se pueden relacionar (Base de datos relacional) para obtener algunos resultados, pero de dos tablas o más, e incluso de dos o más bases de datos. Esto es fundamental, puesto que se pueden combinar los datos de un profesor, con los datos de la universidad, con los datos de sus clases realizadas y más aun con las tesis que ha dirigido. En este sentido, es en el que se plantea a las bases de datos como una herramienta que permite tener toda la información bien ordenada, cada una correspondiente a su materia y al mismo tiempo tener la facilidad de poder juntarla en cualquier momento para poder analizar las tendencias que se van dando con todos estos datos. Esto a través de los objetos que nos proporciona Access como son: Tablas, Consultas, Formularios, Informes. Ejemplo del Caso de Becas a la Carrera Docente Ahora bien, explicaré en un proceso más empírico la aplicación de ésta herramienta, a través de una de mis experiencias en el manejo de las bases de datos en el programa Access y esta corresponde a las Becas a la Carrera Docente de la División de Ciencias Sociales y Humanidades de la Universidad Autónoma Metropolitana, Unidad Azcapotzalco, que corresponde a las carreras de: administración, derecho, economía, humanidades y sociología. Donde, se otorga un apoyo a los profesores que solicitan la beca para la carrera docente y que se da de conformidad con los artículos 233 IX del 274-I al 274-23 del Reglamento de Ingreso, Promoción y Permanencia del Personal Académico a los profesores de la división de Ciencias Sociales y Humanidades que se solicitan en tiempo y forma y a los que expresamente tiene derecho a ella. Dicha base de datos está estructurada de tal forma que hay una tabla por cada Carrera, además hay tablas correspondientes a los Sabáticos y las Becas No Otorgadas. Estas tabla están constituidas por campos, donde aparece un Id con formato autonumérico, el No. Económico del profesor con formato Número, el nombre del profesor y el nivel al que pertenecen (A, B, C, D) con formato de texto, el año al que pertenece dicha beca con formato fecha/hora y por último observaciones con formato de texto. La captura de

la información se dio a través de los dictámenes que aparecen en hojas de papel, las cuales se transcribieron tal cual aparecen en los documentos (Ver Cuadro 1).
Cuadro 1 Estructura de Base de Datos

Tras haber capturado los registros, el manejo de dicha base de datos, tiene varias formas y mecanismo de utilizarse. Por un lado, se permite “Editar” los contenidos que ya han sido capturados. Es decir, si hay algún error en el nombre de un profesor se puede modificar y no se pierde el registro. También podemos “Ordenar” de acuerdo a un orden alfabético, tanto del nombre, apellido, No económico, sexo, del profesor, esto se puede realizar de forma ascendente o descendente. Se pueden hacer “Búsquedas” con datos específicos, por ejemplo, podemos buscar a todos los profesores que tengan el apellido “López” o todos los que corresponden a hombres o mujeres. Un rasgo más de las bases de datos es que se pueden hacer filtros, es decir, “localizar un grupo de registros que tengan una característica en común…visualizar o modificar temporalmente un subconjunto de registros que se encuentran en una hoja de datos (tabla)”3, por ejemplo los profesores que pertenecen al Nivel D a esto se le llama un “filtro por selección”. Access es un manejador de bases de datos relacionales, es decir, que podemos tener información de dos o más tablas y relacionarlas entre si para extraer datos de ambas. Esto es fundamentalmente importante, por que la información permanece segmentada, pero siempre está la posibilidad de incorporarse por partes o toda. Esto se realiza a través de un campo común entre ellas, en el caso de la Base de Datos que estamos ejemplificando es el campo Número Económico (Ver Cuadro 2). Las relaciones nos
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Ibíd. pp. 282 y 359

serán útiles para poder realizar consultas, formularios, informes. Esta es una de las características más significativas de Access, puesto que permite el uso de varias tablas al mismo tiempo, lo que facilita el manejo de la información si se quiere dar seguimiento a un profesor determinado, a través de las relaciones se pide a través del No Económico todos los datos que haya y así poder generar distinciones o exigir un mayor trabajo a los profesores que pertenecen a la División.
Cuadro 2 Cuadro de Relaciones en Access

A través de estas tablas relacionadas, se pueden ejecutar Consultas, Formularios, Informes. Las Consultas, reúnen datos de varias tablas almacenadas para presentarlas en una sola tabla y con un orden específico, además que se pueden guardar y se pueden utilizar posteriormente sin necesidad de abrir de nuevo las tablas con los contenidos. Al mismo tiempo también se pueden realizar algunos cálculos matemáticos, como sumas, promedios, porcentajes y otros tipos te totales. Además nos permite trabajar con los datos específicos que queremos, sin que lo demás nos provoque conflictos para organizar los datos. Los formularios, son herramientas que permite crear ventanas personalizadas, para poder introducir más registros, para ver el contenido de la base de datos, modificar el contenido de la base de datos, buscar registros, vistas previas de informes e incluso eliminar registros. Los informes, son una parte fundamental de la base de datos y

Tablas

dependen de los formularios y las consultas, puesto que son los datos que llegan a los usuarios de una forma clara, precisa y sin la incertidumbre de tener algún dato equivoco, puesto que son documentos extraídos con fidelidad. Además, es una forma de mostrar presentablemente la información a los usuarios que no conocen bien la Base de Datos y que es lo que permite la toma de decisiones respecto de la información que se tenga. Consideraciones Finales Hemos explicado este sistema de Base de Datos de Becas a la Docencia con Access y cuales han son algunas de las funciones y ventajas que se tienen en relación con los sistemas convencionales de archiveros, listas, es decir, la información, no siempre surge de los sistemas informáticos. La información es el elemento de mayor valor en el espacio académico y las tecnologías han sido capaces de proporcionarnos herramientas como las Bases de Datos para poder analizar, interpretar de una manera eficiente y eficaz para poder tomar decisiones. Para ello es importante y necesario tener la información en una sola fuente, con la finalidad de contar con datos verídicos, con facilidad, rapidez y oportunos cuando sean necesarios. Las facilidades de las bases de datos nos permiten tener bien actualizada la información por que en cualquier momento se puede anexar algún registro. Además, ayuda a eliminar la repetición en los datos por que se va formando durante el proceso de la rutina, es decir, donde se va generando la información. En este sentido, su utilidad va más allá del ejemplo presentado, puesto que es útil no solo para la Beca a la Carrera Docente, sino también para organizar tesis, el Número de clases impartidas, profesores materias, cursos, convocatorias, reuniones. Sin lugar a dudas la tecnología nos brinda muchas herramientas sofisticadas para organizar y facilitar cada una de nuestras acciones de una forma ordenada. Bibliografía Murdick, Robert G. Sistemas de Información administrativa, México, Prentice Hall, 1988. Long, Larry y Long, Nancy. Introducción a las computadoras y los sistemas de información, México, Prentice Hall, 1999. Romero Gómez, Antonio. Computación básica II: Word, Excel y Access XP. México, Exodo, 2006, pp. 295.

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