REGISTRO DE LIBROS

Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales. ³los comerciante deberán registrar en la Cámara de Comercio con jurisdicción principal, los libros de contabilidad que consideren necesarios´. Para asentar en orden cronológico sus operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales que no superen las operaciones de un mes, a lo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de cada cuenta, sus móviles débitos créditos y sus saldos, por periodos no mayores a un mes´ (Art. 1º., decreto 1798 y decreto 2649 de 1993).

LIBROS PRINCIPALES Llamados también mayores, son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes, y en los cuales registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso determinado. De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: y y y Inventarios y Balances Diario Mayor

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES ³Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborara un inventario y balance general que permitan conocer de

manera clara y completa la situación de patrimonio´ (Art. 5 C. de Co.). Ellos deben registrarse en el libro de Inventarios y Balances, de acuerdo con las normas legales. a. Registro en el libro de Inventarios y Balances: después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de Inventarios y Balance, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas: 1. Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados (generalmente se utiliza para mercancías y para propiedad, planta y equipo). 2. Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de la cuenta y sus subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotado junto a la cuenta, únicamente el numero del anexo que amplía la información; este es el caso de mercancías, donde hay grupos y subgrupos de artículos para detallar (Art. 21 decreto Reglamentario 1798/90 y decreto 2649 de 1993). 3. Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad. 4. Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario. 5. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta, una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: el grupo de activo, grupo pasivo. En este libro se refleja la ecuación patrimonial; por ello las cuentas se presentan por grupos, así: primero las cuentas de Activo, luego las cuentas de pasivo y, por último, las cuentas patrimonio. Se debe recordar que si se

desconoce el patrimonio, este valor se obtiene aplicando la ecuación patrimonial: Patrimonio = Activo = Pasivo

Libro Diario Es un libro principal, denominado generalmente Diario Columnario, en el que se registran en orden cronológico cada comprobante de diario elaborado por la empresa durante un mes. Este libro puede ser de 12 o más columnas, según el numero de cuentas que maneje la empresa. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y de créditos, la información necesaria que se traslada al libro Mayor en la columna de movimiento mensual a. Registros en libros Diario con deber y haber: una vez elaborado el comprobante diario con sus soportes, se procede e diarizar, teniendo en cuenta las siguientes columnas: 1. Fecha: aquí se describe el año, mes y día del comprobante que se está registrando. 2. Detalle o descripción: en esta columna se escribe el nombre y número del comprobante. 3. Una serie de columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde al nombre de una cuenta; las dos últimas, se utilizan para Cuentas Varias, donde la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos débitos y créditos. 4. Al finalizar el periodo contable, se registraran, en igual forma que el comprobante de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta información se traslada al libro Mayor y Balances. c. Corrección de errores: cuando se escriben en alguna cuenta valores incorrectos, esto debe corregirse en la fecha que se advierte el error, por medio de un contra-asiento: se escribe en un renglón, entre

paréntesis, el valor errado en la misma columna, y en el otro renglón, el valor correcto en la columna correspondiente. En el detalle se explica la anulación y corrección del error cometido. 3. Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética; la información se toma del libro Diario Columnario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. a. Registros en el libro Mayor de Balances: una vez asentado el movimiento mensual en el libro Diario Columnario, se procede a pasar al Mayor la información, teniendo en cuenta las siguientes columnas: 1. Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada región. 2. Código: se escribe el numero que corresponde a cada cuenta, según el catalogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan Único de Cuentas para comerciantes. 3. Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo debito o crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior. 4. Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento debito y crédito mensual da cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro Diario Columnario 5. Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas Saldo anteriores y movimiento, así: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan. Ejemplo cuadro de movimientos con saldos

Soportes Contables y Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa.

Soportes Contables y y y y y y y y y y Recibos de caja. Factura de venta. Cheque. Letra de cambio. Pagare. Nota debito. Nota crédito. Recibo de Caja Menor y Reembolso de Caja Menor. Nota de contabilidad Comprobante diario de contabilidad.

1. Recibo de Caja. Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudado por las empresas. 2. Factura de Venta. Es un documento que el vendedor entrega al comprador y contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad. 3. Cheque. Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador, paga una determinada suma de dinero. 4. Nota Debito.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de su cliente un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de factura. 5. Nota Crédito. Es cuando la empresa concede descuento y rebaja que no están liquidadas en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de la mercancía para su contabilización. Se utiliza un soporte que se denomina nota crédito. 6. Recibo de Caja Menor y Reembolso de Caja Menor. Es un soporte de los gastos pagados en efectivo por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. 7. Nota de Contabilidad. Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específicos como es el caso de los asientos de corrección y ajustes y cierre también se puede utilizar nota debito o nota crédito según la cuenta que afecte. 8. Comprobante Diario de Contabilidad. Es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación en la cual se indicara el número, fecha, origen, descripción, y cuenta de la operación. 9. Libro de Inventario y Balance. Es el libro que todo comerciante elabora para que le permita conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. 10. Libro de Diario. Es un libro principal en el que se registra en orden cronológico cada comprobante de diario elaborado por la empresa durante un mes.

11. Libro mayor y de Balance. Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética, la información se toma del libro diario y columnario y se detalla analíticamente en libros auxiliares.

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