Professional Documents
Culture Documents
JURUAUDIT KUALITI
DALAMAN
MS ISO 9001:2008
Oleh
Muhamad Bustaman bin Hj Abdul Manaf
Ketua Jabatan
Jabatan Pengurusan Kualiti
Institut Aminuddin Baki
Kementerian Pelajaran Malaysia
Sri Layang, 69000 Genting Highlands, Pahang.
Tel: 0199890524
mbustaman@iab.edu.my
m 1
bustaman/IAB/KPM/10
BIODATA
PENCERAMAH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM
A. Pengalaman: Pengurus kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin
Baki semenjak 1995.
1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan
C. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) ISO 9000 sejak 1998 dan Sijil Kejurulatihan MS
ISO 9000 dari MAMPU.
Berpengalaman menjadi juruaudit bersama dengan MAMPU serta memberi konsultasi dalam
pembinaan dokumen kualiti dan Audit Kualiti Dalaman.
D. Bidang kepakaran lain: Change Management, Benchmarking, Balanced Scorecard (KPI), Strategic
Leadership Skills, Leadership Coaching, Strategic Thinking Skills & Personal Balanced Scorecard.
m bustaman/IAB/KPM/10 3
m 4
bustaman/IAB/KPM/10
5
m bustaman/IAB/KPM/10
m 6
bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI
• Bahagian 1:
• Pengenalan Pengurusan Kualiti &
Standard Sistem Kualiti ISO
9001:2008
• 8 prinsip kualiti
• Model Sistem Pengurusan Kualiti
• Faedah Melaksanakan MS ISO
9000
m 7
bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI
m 9
bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI
m 10
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Pertama:
• 8.00 – 8.30 : Pendaftaran
• 8.30- 10.00: Pengenalan Kursus dan
Bahagian 1
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Sambungan Bahagian 1
• 2.30-4.30: Bahagian 2
• 4.30- 10.30: Pembacaan Std ISO
9001:2008
m 11
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Kedua:
• 8.30- 10.00: Bahagian 3: Std
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Sambungan Bahagian 3-
persembahan kumpulan
• 2.30-4.30: Bahagian 4: Dokumentasi
» Kuiz Klausa ISO 9001:2008
• 4.30- 10.30: Tugasan Kumpulan:
Semakan Dokumen
m 12
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Ketiga:
• 8.30- 10.00: Perbincangan kerja
kumpulan
»
Bahagian 5: Perancangan
Audit
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Tugasan Kumpulan:
Perancangan Audit
• 2.30-4.30: Bahagian 5: Pelaksanaan &
Pelaporan Audit
• 4.30- 10.30: Penyediaan senarai semak
audit
m 13
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus
• Hari Keempat:
• 8.30- 10.00: Bahagian 5: Latihan Audit
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Bahagian 5: Latihan
Pelaporan Audit
• 2.30-3.30: Peperiksaan Audit
• 3.30-4.30: Penilaian Kursus &
Penutupan Kursus
m 14
bustaman/IAB/KPM/10
Bahagian 1
• Definisi Kualiti
• Pengenalan Pengurusan Kualiti &
Standard Sistem Kualiti ISO
9001:2008
• 8 prinsip kualiti
• Model Sistem Pengurusan Kualiti
• Faedah Melaksanakan MS ISO 9000
m 15
bustaman/IAB/KPM/10
Soalan 1
m 16
bustaman/IAB/KPM/10
Definisi Kualiti
1. Fit for purpose (Juran).
m 19
bustaman/IAB/KPM/10
m 20
bustaman/IAB/KPM/10
7 PERFORMANCE CRITERIA (Sink & Tuttle Model, 1989)
1. Efficiency
5. Quality of work life
3. Quality Assurance
4. Innovation 2. Effectiveness
1. Tujuan:
“untuk mempromosi pembangunan standard .... untuk
memajukan kerjasama di kalangan negara ahli dalam
bidang saintifik, ekonomi dan teknologi”
2. Fungsi Utama IOS
• Menghasilkan siri standard yang boleh diguna pakai dalam
semua jenis industri/perkhidmatan di pelbagai negara
• Jenis standard: simbol, kod, sukatan, saiz dan speed.
m 24
bustaman/IAB/KPM/10
Apa itu ISO 9000?
ISO 9000, adalah satu standard bertulis
yang menetapkan dan menerangkan
elemen keperluan asas yang perlu ada
dalam SISTEM KUALITI bagi
memastikan perkhidmatan diberikan oleh
sesebuah organisasi dapat memenuhi
kehendak pelanggan.
m 25
bustaman/IAB/KPM/10
ISO
• Sistem Pengurusan Kualiti : Berasaskan
dokumentasi. “Document what you do, do
what you document and prove it”
• Bukan standard atau perkhidmatan:
Konsep pencegahan
• Berasaskan kepada prinsip kepastian
kualiti : Konsep kualiti yang universal dan
dikenal pasti melalui pengiktirafan oleh
pihak ketiga
m 26
bustaman/IAB/KPM/10
ISO...
1.‘Say what you do’- mendokumenkan prosedur
pelaksanaan proses kerja yang memberi kesan kepada
kualiti produk atau perkhidmatan.
2.‘Do what you say’- melaksanakan aktiviti kerja
sebagaimana dinyatakan dalam prosedur
3.‘Record what is done’ - senggara rekod aktiviti sebagai
bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan.
4.‘Improve, based on results’- perbandingan antara apa
yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang dirancang.
Maklumat tersebut boleh membantu sebarang kekurangan
kepada sistem kualiti
m 27
bustaman/IAB/KPM/10
Versi Standard
m 28
bustaman/IAB/KPM/10
PRINSIP ASAS ISO 9000
Prinsip Pertama: ISO 9000 adalah standard
bagi sistem kualiti.
Prinsip Kedua: ISO 9000 berasaskan kepada
dokumentasi
Prinsip Ketiga:ISO 9000 menekankan
pencegahan
Prinsip Keempat: ISO 9000 adalah satu
standard universal.
m 29
bustaman/IAB/KPM/10
EMPAT STANDARD MS ISO
9000:2008
1. MS ISO 9000:2008 QMS – Fundamentals
and Vocabulary
2. MS ISO 9001:2008 QMS – Requirements
3. MS ISO 9004:2008 QMS – Guidance for
Performance Improvement
4. MS ISO 19011: Guidelines on Quality and
Environmental Auditing
m 30
bustaman/IAB/KPM/10
Take 5!
m 31
bustaman/IAB/KPM/10
Why standards matter
• Standards make an enormous and positive
contribution to most aspects of our lives.
• Standards ensure desirable characteristics of products and services such as
quality, environmental friendliness, safety, reliability, efficiency and
interchangeability - and at an economical cost.
• When products and services meet our expectations, we tend to take this for
granted and be unaware of the role of standards. However, when standards
are absent, we soon notice. We soon care when products turn out to be of
poor quality, do not fit, are incompatible with equipment that we already
have, are unreliable or dangerous.
• When products, systems, machinery and devices work well and safely, it is
often because they meet standards. And the organization responsible for
many thousands of the standards which benefit the world is ISO.
• When standards are absent, we soon notice.
m 32
bustaman/IAB/KPM/10
Standard merangkumi
bidang berikut
m 34
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits
standards provide
m 35
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits standards
provide
• Without the standardization of telephone and banking
cards, life would be more complicated.
• A lack of standardization may even affect the quality of life
itself: for the disabled, for example, when they are barred
access to consumer products, public transport and buildings
because the dimensions of wheel-chairs and entrances are
not standardized.
• Standardized symbols provide danger warnings and
information across linguistic frontiers.
• Consensus on grades of various materials gives a common
reference for suppliers and clients in business dealings.
m 36
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits
standards provide
• Consensus on grades of various materials gives a common
reference for suppliers and clients in business dealings.
• Agreement on a sufficient number of variations of a product
to meet most current applications allows economies of
scale with cost benefits for both producers and consumers.
An example is the standardization of paper sizes.
• Standardization of performance or safety requirements of
diverse equipment makes sure that users' needs are met
while allowing individual manufacturers the freedom to design
their own solution on how to meet those needs.
• Standardized computer protocols allow products from
different vendors to "talk" to each other.
• Standardized documents speed up the transit of goods, or
identify sensitive or dangerous cargoes that may be handled
by people speaking different languages.
m 37
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits
standards provide
• Standardization of connections and interfaces of all types
ensures the compatibility of equipment of diverse origins
and the interoperability of different technologies.
• Agreement on test methods allows meaningful
comparisons of products, or plays an important part in
controlling pollution - whether by noise, vibration or
emissions.
• Safety standards for machinery protect people at work, at
play, at sea... and at the dentist's.
• Without the international agreement contained in ISO
standards on metric quantities and units, shopping and
trade would be haphazard, science would be unscientific
and technological development would be handicapped.
m 38
bustaman/IAB/KPM/10
Take 5!
m 39
bustaman/IAB/KPM/10
Dalam Standard versi 2008, ia
berlandaskan kepada amalan
lapan prinsip kualiti
8
PRINSIP
KUALITI
m 40
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kualiti Pertama
Prinsip Pertama: Organisasi Bermatlamatkan Pelanggan
• Organisasi bergantung kepada pelanggan mereka. Oleh itu organisasi
hendaklah memahami keperluan pelanggan yang sedia ada dan pada
masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk
melebihi jangkaan pelanggan.
Faedah Utama
• Pemahaman menyeluruh organisasi terhadap keperluan dan jangkaan
pelanggan dan stakeholder
• Matlamat dan sasaran prestasi yang ditetapkan mestilah berkaitan
dengan memenuhi keperluan pelanggan.
• Peningkatan prestasi organisasi (perubahan) mestilah berasaskan untuk
memenuhi keperluan pelanggan.
• Memastikan sumber manusia mempunyai pengetahuan dan kemahiran
yang diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan.
m 41
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kedua: Kepimpinan
m 46
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Ketujuh: Pendekatan Berfakta
Dalam Membuat Keputusan
• Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa
sesuatu data/maklumat.
Faedah Utama
• Keputusan yang lebih jelas
• Keupayaan untuk mempamerkan keberkesanan
keputusan yang lalu melalui rujukan kepada fakta-
fakta sejarah.
• Keupayaan untuk mengkaji semula dan merangsang
ke arah penyemakan semula keputusan dan
pandangan.
m 47
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kelapan: Hubungan yang Saling
Bermanfaat Dengan Pembekal
TANGGUNGJAWAB
PELANGGAN PENGURUSAN
& ATASAN (5.0) PELANGGAN
STAKE- &
HOLDERS STAKE-
PENGUKURAN,
PENGURUSAN ANALISIS &
HOLDERS
SUMBER (6.0) PENAMBAHBAIKAN (8.0)
BERPUAS-
HATI
PENZAHIRAN
PENZAHIRAN
KEPERLUAN PRODUK
PRODUK
INPUT
(7.0)
(7.0)
INPUT (Product Realization) PRODUK OUTPUT
OUTPUT
(Product Realization) PRODUK
m
Aliran informasi
Model Proses Sistem Pengurusan
49
bustaman/IAB/KPM/10
Keperluan MS ISO 9001:2008
dibahagikan kepada lima seksyen:
Seksyen Sistem Pengurusan Pemahaman mengenai proses dan
4 Kualiti dokumentasi
m 51
bustaman/IAB/KPM/10
AUDIT
KUALITI
DALAMAN
Bahagian 2
Prinsip dan
Pengurusan Audit
m 52
bustaman/IAB/KPM/10
PRINSIP-PRINSIP
PENGAUDITAN
Std ISO 19011:2002
Definisi audit kualiti
Objektif-objektif audit
Ciri-ciri auditor
Jenis-jenis audit kualiti
Prinsip Audit
Tanggungjawab Juruaudit
m 10 53
bustaman/IAB/KPM/10
Definisi Audit Kualiti
Proses yang sistematik,
berkecuali dan
didokumenkan untuk
mendapatkan bukti audit dan
menilaikannya secara
objektif dalam menentukan
kriteria audit telah dipenuhi.
(ISO 19011:2002, page 1)
m 11 54
bustaman/IAB/KPM/10
Penjelasan: definisi
m 55
bustaman/IAB/KPM/10
Teminologi Utama Audit Kualiti
• Auditor: Orang yang melakukan aktiviti
pengauditan
m 25 56
bustaman/IAB/KPM/10
Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti Sistematik (bukan rambang tetapi terperinci)
m 16 57
bustaman/IAB/KPM/10
Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti meliputi “related results” iaitu memeriksa
hasil setelah aktiviti-aktiviti kualiti dilaksanakan
(dengan memeriksa rekod, produk, proses,
membuat keputusan dll)
m 18 59
bustaman/IAB/KPM/10
Audit Kualiti Bermakna:
• Audit Sistem Kualiti melibatkan
pemeriksaan sesuatu “produk”tetapi
bukan untuk mengesahkannya (certify)
m 19 60
bustaman/IAB/KPM/10
FLOW CHART OF IQA: ISO 19011
Authority for the audit
programme
Establishing
the internal audit program
obectives
responsibilitties Plan
resources
procedure and guidance
61
Jenis Audit
– Audit Luaran (External Audit) = Audit
Persijilan/pihak ketiga
– Audit Dalaman (Internal Audit) = Audit
pertama
– International Register of Certified Auditors
(IRCA) menggunakan :
– Assessment = Audit
– Assessors = Auditors
m 15 62
bustaman/IAB/KPM/10
Tujuan Pengauditan
m 06/21/98 28 63
bustaman/IAB/KPM/10
ROLES OF IQA
As a powerful tool to measure the effectiveness
of quality management system
Continuous improvement
65
Mbustaman-IAB-KPM 66
Mbustaman-IAB-KPM 67
Limitations of audit
• It can neither help in prioritizing changes nor in allocating
resources.
• Audit cannot mobilize people to take action.
• Audit cannot generate better data than the measures
used to gather those.
• An audit, by itself cannot improve performance.
• An audit should not be used for wrongful purposes. It
should not be used for personal indictment and to justify
improve actions.
68
PRINCIPLE OF AN AUDITOR
Ethical
Professional
Fair
69
Prinsip seorang Juruaudit
• Kelakuan beretika – asas kepada profesionalisme
kepercayaan, integriti, kerahsiaan, dan
kebijaksanaan
• Kewajaran Penyampaian – kewajipan untuk
melaporkan yang benar & tepat
• Berkecuali – asas kepada keadilan dan kebenaran
kesimpulan audit
• Pendekatan berasaskan bukti – kaedah yang
rasional untuk menghasilkan kesimpulan audit yang
boleh dipercayai
70
Keperibadian Juruaudit (ISO 19011)
Suka berdebat
Mudah membuat keputusan tanpa usul periksa (bukti)
Agresif
Pemalas
Cuai
Tidak konsisten dengan keputusan yang dibuat
Sikap tahu semuanya
MENCARI KESALAHAN
m 73
bustaman/IAB/KPM/10
GUIDANCE FOR AUDITEE
m 75
bustaman/IAB/KPM/10
Bahagian 3
KEPERLUAN-
KEPERLUAN SISTEM
PENGURUSAN
KUALITI STANDARD
MS ISO 9001: 2008
m 76
bustaman/IAB/KPM/10
Std MS ISO 9001: 2008 SPK
Mbustaman-IAB-KPM 77
Struktur Kandungan Standard
Terbahagi Kepada 8 Para
0. Pengenalan 0.1 Am
0.2 Pendekatan proses
0.3 Hubung kait dengan ISO 9004.
0.4. Kompatibiliti dengan sistem
pengurusan lain
1. Skop
1.1 Am
1.2 Applikasi
2. Rujukan Nomatif
3.Terminologi dan definisi
4.Sistem pengurusan kualiti
Mbustaman-IAB-KPM 78
5. Tanggungjawab
Pengurusan
5.1 Komitmen pengurusan
5.2 Keutamaan pelanggan
5.3 Dasar kualiti
5.4 Perancangan
5.5 Tanggungjawab, kuasa
dan komunikasi
5.6 Kajian semula
pengurusan Mbustaman-IAB-KPM 79
6. Pengurusan
sumber
6.1 Bekalan sumber
(Kewangan)
6.2 Sumber Manusia
6.3 Infrastruktur
6.4 Persekitaran kerja
Mbustaman-IAB-KPM 80
7. Proses penyampaian
perkhidmatan
7.1 Perancangan bagi penyampaian
perkhidmatan pengurusan
7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan
7.3 Reka bentuk dan pembangunan proses
7.4 Perolehan
7.5 Proses penyediaan perkhidmatan
7.6 Kawalan bagi kaedah penentukuran
peralatan.
Mbustaman-IAB-KPM 81
8. Pengukuran, analisa
dan penambahbaikan
8.1 Am
8.2 Pemantauan dan
pengukuran
8.3 Kawalan ke atas
perkhidmatan yang tidak
memenuhi keperluan
8.4 Analisis data
8.5 Penambahbaikan yang
menyeluruh.
Mbustaman-IAB-KPM 82
Penambahbaikan Berterusan Sistem
Pengurusan Kualiti (PDCA)
4.0
TANGGUNGJAWAB
PELANGGAN PENGURUSAN
& ATASAN (5.0) PELANGGAN
STAKE- &
HOLDERS STAKE-
PENGUKURAN,
PENGURUSAN ANALISIS &
HOLDERS
SUMBER (6.0) PENAMBAHBAIKAN (8.0)
BERPUAS-
HATI
PENZAHIRAN
PENZAHIRAN
KEPERLUAN PRODUK
PRODUK
INPUT
(7.0)
(7.0)
INPUT (Product Realization) PRODUK OUTPUT
OUTPUT
(Product Realization) PRODUK
Aliran informasi
Model Proses Sistem Pengurusan
Mbustaman-IAB-KPM 83
AKTIVITI PELAKSANAAN AUDIT
84
Proses Pengauditan
(Umum)
SEDIAKAN PROGRAM AUDIT 1
RANCANG AUDIT 2
MENJALANKAN AUDIT 3
06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 39 85
1. Program Audit
• Program disediakan oleh Wakil
au
Pengurusan dit
06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 40 86
Merancang Pengauditan
• Menjadi tanggungjawab Wakil Pengurusan &
Ketua juruaudit merancang dan mengelola
• Pasukan audit dipilih daripada mereka yang
berkelayakan.
• Mengumpulkan maklumat untuk merancang
yang berkaitan dengan skop, termasuk
maklumat juruaudit untuk penyusunan ahli
pasukan dan proses yang akan diaudit.
• Memeriksa dokumen sistem kualiti untuk
perancangan audit
06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 41 87
Merancang Pelan Pengauditan
• Pelan audit adalah gambaran mengenai
aktiviti dan penyusunan audit.
• Ia merangkumi maklumat pelaksanaan
audit seperti:
• 1. proses/aktiviti yang akan diaudit
• 2. Tarikh, masa pengauditan
• 3. Kriteria audit
• 4. Nama juruaudit dan auditi
• 5. Masa untuk mesyuarat pembukaan &
penutupan
06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 42 88
CONTOH PELAN AUDIT
Tarikh
Ketua Juruaudit
Juruaudit
Kriteria Audit
Skop Audit
Masa Pasukan Audit & Ketua Masa Juruaudit
m 89
bustaman/IAB/KPM/10
AUDIT SCHEDULE
Typical Daily Audit Schedule
Schedule for Jan 21, 2010
8:00 – 8:30 Auditor Preparation
8:30 – 9:00 Opening Meeting
9:00 – 9:30 Document control
9:30–10:30 Top Management commitment
10:30–11:30 Purchasing
11:30–12:30 Working Lunch
12:30– 2:30 Product Realization (Centre A)
2:30 – 4:30 Auditor Work Times
4:30 – 5:00 Closing Meeting
m 93
bustaman/IAB/KPM/10
Melaksanakan Audit
m 94
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Pembukaan
• Sesi perbincangan ‘pembukaan’ di antara
pasukan audit dan auditee.
• Pengerusi: Ketua Juruaudit
• Agenda mesyuarat:
• 1. Memperkenalkan juruaudit terlibat
• 2. Penerangan mengenai
tujuan/skop/kaedah audit
m 95
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Pembukaan
• 3. Penerangan mengenai ketidakakuran
• 4. pengesahan Jadual audit
• 5. pengesahan kerahsiaan
• 6. melangkapkan keperluan pentadbiran
audit spt borang kehadiran, borang
maklumbalas
• 7. Penjelasan mengenai isu-isu yang
mungkin timbul ketika audit
m 96
bustaman/IAB/KPM/10
Temubual Audit
• Temubual adalah salah satu kaedah yang
penting untuk mendapatkan maklumat.
Melalui proses temubual, pengumpulan
maklumat berlaku dan seterusnya
pengumpulan bukti objektif.
m 97
bustaman/IAB/KPM/10
Temubual Audit
Soalan yang akan dikemukakan oleh
Juruaudit mestilah:
*Memerlukan jawapan yang boleh memberi
maklumat yang dikehendaki,
*Tidak mencadangkan jawapan, dan
*Tidak mengandungi ayat dan implikasi yang
beremosi.
m 98
bustaman/IAB/KPM/10
Temubual Audit
• Lazimnya, proses temubual audit
mempraktikkan 3 jenis soalan yang
berikut:
• SOALAN TERBUKA,
• SOALAN TERTUTUP, dan
• SOALAN PENJELASAN.
m 99
bustaman/IAB/KPM/10
Soalan Terbaik Semasa Audit
“SHOW ME…”
atau
“BOLEH BERIKAN SAYA...”
atau
“Tolong tunjukkan..”
m 100
bustaman/IAB/KPM/10
Kaedah A-LOCK (ask, listen, Observe & Check)
• Tanya soalan,
• Berhenti bercakap,
• Dengar jawapan yang diberikan,
• Minta penjelasan jika keliru/tidak faham
• Langkah pemerhatian dan pemeriksaan ke atas
bukti objektif,
• Buat catatan yang perlu,
• Jika sudah berpuashati, tanya soalan yang
seterusnya.
m 101
bustaman/IAB/KPM/10
Persekitaran Audit
• Faktor elemen fizikal: keselesaan
persekitaran
• Elemen emosi: mencari keakuran bukan
ketidakakuran. Jaga “eye contact”’ dan
body language”.
• Kaji pendengar yang baik:
• a. mendengar dengan fikiran terbuka
• b. Gunakan bahasa badan yang betul
m 102
bustaman/IAB/KPM/10
sambungan
m 103
bustaman/IAB/KPM/10
THE GOLDEN RULES OF AUDITING
• Be prepared
• Retain an open mind
• Be professional
• Do not waste time
• Present a true and fair view
COMMUNICATION SKILLS
QUESTIONING SKILLS
LISTENING SKILLS
• Communicate clearly
• Be open minded
• Be aware of biases
• Ask question in regard to the
QMS
• Do not make assumptions
• Lead auditors should rely on the
audit team
hak milik muhd mbustamanIABKPM 108
bustaman/IAB/KPM
Questioning Skills
Explaining your need :
• Give reasons for asking questions
• Don’t demand information, request
it politely
• Don’t use deception to obtain
information
Documentation to audit:
• Policies
• Procedures
• Work instructions
• Records
• External documents
m 122
bustaman/IAB/KPM/10
WHAT ARE AUDIT FINDINGS?
m 126
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (1)
• Perbincangan ini bertujuan untuk:
Membuat penilaian semula ke atas
penemuan audit dan lain-lain maklumat
yang dikumpulkan oleh semua juruaudit
(menilai pelan audit, kerjasama auditee,
rintangan/kesusahan yang dihadapi).
Persediaan untuk menyediakan laporan
audit.
m 127
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (2)
Mencapai persetujuan ke atas semua
laporan audit yang akan
dikemukakan/dilaporkan kepada pihak
yang diaudit.
Tanggungjawab Ketua juruaudit
menentukan klasifikasi NC (ketidakakuran)
m 128
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (3)
• Keputusan yang dicapai melalui penilaian
ke atas penemuan audit boleh
dikategorikan kepada tiga (3) iaitu:
Keakuran
Ini menunjukkan bukti objektif yang
diperolehi dapat membuktikan keakuran
pelaksanaan kepada keperluan yang telah
ditentukan.
m 129
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (4)
Ketidakakuran
Ketidakakuran (nonconformance) bermaksud
tidak memenuhi keperluan yang telah
ditetapkan (the nonfulfillment of specified
requirements)
Pemerhatian/peluang penambahbaikan
Komen yang dibuat ke atas sistem
pengurusan kualiti untuk tujuan
penambahbaikan atau perkara kurang bukti.
m 130
bustaman/IAB/KPM/10
Klasifikasi Ketidakakuran
• 1 : Major
• a. “ Ketidakakuran yang berlaku telah
menunjukan kegagalan sepenuhnya untuk
memenuhi mana-mana klausa STD 9001:2008
atau kriteria audit yang lain”
• b. tidak akur kepada keperluan SPK yang
mengakibatkan kesan buruk/besar terhadap
kualiti produk/perkhidmatan yang diberikan
kepada pelangan dan organisasi gagal
mengambil tindakan pembetulan
m 131
bustaman/IAB/KPM/10
Sambungan: major
• c. Ketidakakuran yang konsisten dan
berulang-ulang terhadap keperluan SPK.
• d. Ketidakakuran yang berlaku terhadap
SPK yang boleh membawa kepada
ketidakpatuhan kepada keperluan undang-
undang yang berkaitan dengan kualiti
produk/perkhidmatan.
m 132
bustaman/IAB/KPM/10
NC Minor
• NC yang terasing dan tidak konsisten
dalam memenuhi keperluan yang telah
ditetapkan
• NC yang berlaku tidak memberi kesan
kepada kualiti produl/perkhidmatan
• NC yang tidak memberi kesan dalam
memenuhi keperluan, kehendak dan
jangkaan pelanggan.
m 133
bustaman/IAB/KPM/10
Kesimpulan Audit
• Semasa membuat kesimpulan audit,
Ketua Juruaudit haruslah mengambil kira
tujuan utama audit dilaksanakan. Selain
daripada menilai sejauh mana keakuran
kepada keperluan yang ditetapkan, audit
juga adalah aktiviti untuk mengenalpasti
peluang penambahbaikan. Maka, boleh
kita katakan bahawa peluang
penambahbaikan perlu
m 134
bustaman/IAB/KPM/10
Kesimpulan Audit
diutamakan kepada pihak pengurusan
auditee berbanding dengan ketidakakuran.
m 135
bustaman/IAB/KPM/10
COMPLETION
• All conformities are addressed
• All corrective actions implemented
• All corrective actions evaluated as effective
• Audit completed
m 137
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Penutup (2)
• Tujuan Mesyuarat Penutup diadakan
adalah untuk:
m 142
bustaman/IAB/KPM/10
Laporan Hasil Audit
• Dapatan audit dibuat secara verbal semasa
mengaudit.
• Hasil audit didokumenkan dalam bentuk
laporan (conformities and nonconformities)
• Dilaporkan dalam Mesyuarat Penutup
(closing meeting)
• Cadangan tindakan pembetulan
dikemukakan kepada pihak pengurusan
organisasi
Nobody likes to be
audited………..
It is a means to have
continuous improvement
Module 9 146
GMP Workshop Kuala Lumpur
SEKIAN, TERIMA KASIH
m 147
bustaman/IAB/KPM/10