You are on page 1of 147

KURSUS

JURUAUDIT KUALITI
DALAMAN
MS ISO 9001:2008
Oleh
Muhamad Bustaman bin Hj Abdul Manaf
Ketua Jabatan
Jabatan Pengurusan Kualiti
Institut Aminuddin Baki
Kementerian Pelajaran Malaysia
Sri Layang, 69000 Genting Highlands, Pahang.
Tel: 0199890524
mbustaman@iab.edu.my

m 1
bustaman/IAB/KPM/10
BIODATA
PENCERAMAH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM

A. Pengalaman: Pengurus kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin
Baki semenjak 1995.
1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan

B. Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti:

Latihan Luar Negara:


i. Strategic Management & Leadership Skills: World Trade Institute, New York, USA (1996)
ii. Quality (TQM) in Education: SEAMEO Innotech, Manila (1998)
iii. Strategic Planning in Education: University of York, England (2000- 2004)
iv. Strategy Performance Measurement Systems: U of Adelaide, Australia (2005)

C. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) ISO 9000 sejak 1998 dan Sijil Kejurulatihan MS
ISO 9000 dari MAMPU.
Berpengalaman menjadi juruaudit bersama dengan MAMPU serta memberi konsultasi dalam
pembinaan dokumen kualiti dan Audit Kualiti Dalaman.

D. Bidang kepakaran lain: Change Management, Benchmarking, Balanced Scorecard (KPI), Strategic
Leadership Skills, Leadership Coaching, Strategic Thinking Skills & Personal Balanced Scorecard.

E. Ahli panel Sistem Star Rating KPM 2008


m 2
bustaman/IAB/KPM/10
OBJEKTIF UTAMA

• Untuk melengkapkan staf IAB


dengan pengetahuan dan
kemahiran yang diperlukan untuk
melaksanakan audit ke atas
pelaksanaan sistem pengurusan
kualiti MS ISO 9001:2008 di IAB
dengan berasaskan Standard ISO
19011.

m bustaman/IAB/KPM/10 3
m 4
bustaman/IAB/KPM/10
5
m bustaman/IAB/KPM/10
m 6
bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI

• Bahagian 1:
• Pengenalan Pengurusan Kualiti &
Standard Sistem Kualiti ISO
9001:2008
• 8 prinsip kualiti
• Model Sistem Pengurusan Kualiti
• Faedah Melaksanakan MS ISO
9000
m 7
bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI

• Bahagian 2: Pengenalan Audit

• Definisi dan Jenis Audit


• Prinsip Audit
• Tanggungjawab Juruaudit
• Kelayakan Juruaudit
• Garis Panduan ISO 19011
m 8
bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI

• Bahagian 3: Keperluan Standard


MS ISO 9001:2008.
• Klausa 4-8 dalam Std

• Bahagian 4: Dokumentasi Sistem


Pengurusan Kualiti (SPK).
• Struktur Dokumentasi
• Kawalan Dokumentasi SPK

m 9
bustaman/IAB/KPM/10
TOPIK YANG DILIPUTI

• Bahagian 5: Latihan Proses Audit


• Fasa 1: Perancangan Audit
• Fasa 2: Pelaksanaan Audit
• Fasa 3: Pelaporan Audit
• Fasa 4: Audit susulan

m 10
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus

• Hari Pertama:
• 8.00 – 8.30 : Pendaftaran
• 8.30- 10.00: Pengenalan Kursus dan
Bahagian 1
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Sambungan Bahagian 1
• 2.30-4.30: Bahagian 2
• 4.30- 10.30: Pembacaan Std ISO
9001:2008

m 11
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus

• Hari Kedua:
• 8.30- 10.00: Bahagian 3: Std
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Sambungan Bahagian 3-
persembahan kumpulan
• 2.30-4.30: Bahagian 4: Dokumentasi
» Kuiz Klausa ISO 9001:2008
• 4.30- 10.30: Tugasan Kumpulan:
Semakan Dokumen

m 12
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus

• Hari Ketiga:
• 8.30- 10.00: Perbincangan kerja
kumpulan
»
Bahagian 5: Perancangan
Audit
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Tugasan Kumpulan:
Perancangan Audit
• 2.30-4.30: Bahagian 5: Pelaksanaan &
Pelaporan Audit
• 4.30- 10.30: Penyediaan senarai semak
audit
m 13
bustaman/IAB/KPM/10
Jadual Kursus

• Hari Keempat:
• 8.30- 10.00: Bahagian 5: Latihan Audit
• 10.00-10.30: Kudapan pagi
• 10.30 – 12.30: Bahagian 5: Latihan
Pelaporan Audit
• 2.30-3.30: Peperiksaan Audit
• 3.30-4.30: Penilaian Kursus &
Penutupan Kursus

m 14
bustaman/IAB/KPM/10
Bahagian 1

• Definisi Kualiti
• Pengenalan Pengurusan Kualiti &
Standard Sistem Kualiti ISO
9001:2008
• 8 prinsip kualiti
• Model Sistem Pengurusan Kualiti
• Faedah Melaksanakan MS ISO 9000

m 15
bustaman/IAB/KPM/10
Soalan 1

• Apakah itu kualiti?

m 16
bustaman/IAB/KPM/10
Definisi Kualiti
1. Fit for purpose (Juran).

2. Quality is conformance to requirements


(Philip Crosby)
3. Keupayaan sesuatu barang/perkhidmatan
yang mempunyai ciri-ciri kemampuan untuk
memenuhi sesuatu kehendak.
(Shewhart)
m 17
bustaman/IAB/KPM/10
Definisi Kualiti –ISO 9000:2000

“ darjah dimana sekumpulan sifat yang wujud


memenuhi keperluan-keperluan” (3.1.1)
Sifat (3.5.1) bermaksud ciri-ciri yang mebezakan sesuatu
samada sedia wujud yang atau diberikan, kualitatif
atau kuantitatif atau jumlah yang banyak dan terdapat
banyak kelas sifat seperti fizikal, deria, kelakuan,batas
waktu, ergonomic dan fungsian.
Keperluan (3.1.2) adalah amalan yang biasa digunakan
oleh syarikat, pelanggannya dan atau pihak yang
berminat.
m 18
bustaman/IAB/KPM/10
Kesimpulan: Definisi
The experts and gurus have various
definitions…. But they all add up to the
same thing:
“ Meeting the customer’s requirement”

m 19
bustaman/IAB/KPM/10
m 20
bustaman/IAB/KPM/10
7 PERFORMANCE CRITERIA (Sink & Tuttle Model, 1989)
1. Efficiency
5. Quality of work life
3. Quality Assurance

4. Innovation 2. Effectiveness

INPUT A PROSES D OUTPUT


@
OUTCOME
C
6. Productivity
m 21
bustaman/IAB/KPM/10 7. Budgetability
Latarbelakang ISO
• ISO atau International Organisation For
Standardisation- organisasi antarabangsa
bukan kerajaan dengan keahlian lebih 170
buah negara.
• “In 1946, delegates from 25 countries met in London and
decided to create a new international organization, of which
the object would be "to facilitate the international coordination
and unification of industrial standards".
• Badan ISO, rasmi beroperasi 23 February
1947, in Geneva, Switzerland
m 22
bustaman/IAB/KPM/10
Latarbelakang ISO
• Oleh kerana "International Organization for
Standardization" would have different acronyms in
different languages ("IOS" in English, "OIN" in
French for Organisation internationale de
normalisation), its founders decided to give it also a
short, all-purpose name”.
• “They choose "ISO", derived from the Greek
isos, meaning "equal". Whatever the
country, whatever the language, the short
form of the organization's name is always
ISO”.
m 23
bustaman/IAB/KPM/10
INTERNATIONAL ORGANISATION FOR
STANDARDISATION (IOS)

1. Tujuan:
“untuk mempromosi pembangunan standard .... untuk
memajukan kerjasama di kalangan negara ahli dalam
bidang saintifik, ekonomi dan teknologi”
2. Fungsi Utama IOS
• Menghasilkan siri standard yang boleh diguna pakai dalam
semua jenis industri/perkhidmatan di pelbagai negara
• Jenis standard: simbol, kod, sukatan, saiz dan speed.

m 24
bustaman/IAB/KPM/10
Apa itu ISO 9000?
ISO 9000, adalah satu standard bertulis
yang menetapkan dan menerangkan
elemen keperluan asas yang perlu ada
dalam SISTEM KUALITI bagi
memastikan perkhidmatan diberikan oleh
sesebuah organisasi dapat memenuhi
kehendak pelanggan.

m 25
bustaman/IAB/KPM/10
ISO
• Sistem Pengurusan Kualiti : Berasaskan
dokumentasi. “Document what you do, do
what you document and prove it”
• Bukan standard atau perkhidmatan:
Konsep pencegahan
• Berasaskan kepada prinsip kepastian
kualiti : Konsep kualiti yang universal dan
dikenal pasti melalui pengiktirafan oleh
pihak ketiga
m 26
bustaman/IAB/KPM/10
ISO...
1.‘Say what you do’- mendokumenkan prosedur
pelaksanaan proses kerja yang memberi kesan kepada
kualiti produk atau perkhidmatan.
2.‘Do what you say’- melaksanakan aktiviti kerja
sebagaimana dinyatakan dalam prosedur
3.‘Record what is done’ - senggara rekod aktiviti sebagai
bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan.
4.‘Improve, based on results’- perbandingan antara apa
yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang dirancang.
Maklumat tersebut boleh membantu sebarang kekurangan
kepada sistem kualiti

m 27
bustaman/IAB/KPM/10
Versi Standard

Standard Pertama: 1987


Standard Kedua: 1994 (IAB bermula-
dengan MAMPU)
Standard Ketiga: 2000 (MOODY INT’)
Standard keempat: 2008- versi terkini

m 28
bustaman/IAB/KPM/10
PRINSIP ASAS ISO 9000
Prinsip Pertama: ISO 9000 adalah standard
bagi sistem kualiti.
Prinsip Kedua: ISO 9000 berasaskan kepada
dokumentasi
Prinsip Ketiga:ISO 9000 menekankan
pencegahan
Prinsip Keempat: ISO 9000 adalah satu
standard universal.
m 29
bustaman/IAB/KPM/10
EMPAT STANDARD MS ISO
9000:2008
1. MS ISO 9000:2008 QMS – Fundamentals
and Vocabulary
2. MS ISO 9001:2008 QMS – Requirements
3. MS ISO 9004:2008 QMS – Guidance for
Performance Improvement
4. MS ISO 19011: Guidelines on Quality and
Environmental Auditing

m 30
bustaman/IAB/KPM/10
Take 5!

m 31
bustaman/IAB/KPM/10
Why standards matter
• Standards make an enormous and positive
contribution to most aspects of our lives.
• Standards ensure desirable characteristics of products and services such as
quality, environmental friendliness, safety, reliability, efficiency and
interchangeability - and at an economical cost.
• When products and services meet our expectations, we tend to take this for
granted and be unaware of the role of standards. However, when standards
are absent, we soon notice. We soon care when products turn out to be of
poor quality, do not fit, are incompatible with equipment that we already
have, are unreliable or dangerous.
• When products, systems, machinery and devices work well and safely, it is
often because they meet standards. And the organization responsible for
many thousands of the standards which benefit the world is ISO.
• When standards are absent, we soon notice.

m 32
bustaman/IAB/KPM/10
Standard merangkumi
bidang berikut

• Manufacturing, processing, servicing, printing, forestry,


electronics, steel, computing, legal services, financial
services, accounting, trucking, banking, retailing, drilling,
recycling, aerospace, construction, exploration, textiles,
pharmaceuticals, oil and gas, pulp dan paper,
petrochemicals publisching, shipping, energy,
telecommunications, plastics, metals, research, health care,
hospitality, utilities, pest control, aviation, machine tools,
food processing, agriculture, government, education,
recreation, fabrication, sanitation, software development,
consumer products, transportation, design, instumentation,
tourism, communications, biotechnology, chemicals,
engineering, farming, entertainment, horticulture,
consulting, insurance, and so on.
m 33
bustaman/IAB/KPM/10
What standards do
ISO standards:
• make the development, manufacturing and supply of
products and services more efficient, safer and cleaner
• facilitate trade between countries and make it fairer
• provide governments with a technical base for health,
safety and environmental legislation, and conformity
assessment
• share technological advances and good management
practice
• disseminate innovation
• safeguard consumers, and users in general, of products
and services
• make life simpler by providing solutions to common
problems

m 34
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits
standards provide

• Standardization of screw threads helps to keep chairs,


children's bicycles and aircraft together and solves the
repair and maintenance problems caused by a lack of
standardization that were once a major headache for
manufacturers and product users.
• Standards establishing an international consensus on
terminology make technology transfer easier and safer.
They are an important stage in the advancement of new
technologies and dissemination of innovation.
• Without the standardized dimensions of freight containers,
international trade would be slower and more expensive.

m 35
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits standards
provide
• Without the standardization of telephone and banking
cards, life would be more complicated.
• A lack of standardization may even affect the quality of life
itself: for the disabled, for example, when they are barred
access to consumer products, public transport and buildings
because the dimensions of wheel-chairs and entrances are
not standardized.
• Standardized symbols provide danger warnings and
information across linguistic frontiers.
• Consensus on grades of various materials gives a common
reference for suppliers and clients in business dealings.

m 36
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits
standards provide
• Consensus on grades of various materials gives a common
reference for suppliers and clients in business dealings.
• Agreement on a sufficient number of variations of a product
to meet most current applications allows economies of
scale with cost benefits for both producers and consumers.
An example is the standardization of paper sizes.
• Standardization of performance or safety requirements of
diverse equipment makes sure that users' needs are met
while allowing individual manufacturers the freedom to design
their own solution on how to meet those needs.
• Standardized computer protocols allow products from
different vendors to "talk" to each other.
• Standardized documents speed up the transit of goods, or
identify sensitive or dangerous cargoes that may be handled
by people speaking different languages.
m 37
bustaman/IAB/KPM/10
Examples of the benefits
standards provide
• Standardization of connections and interfaces of all types
ensures the compatibility of equipment of diverse origins
and the interoperability of different technologies.
• Agreement on test methods allows meaningful
comparisons of products, or plays an important part in
controlling pollution - whether by noise, vibration or
emissions.
• Safety standards for machinery protect people at work, at
play, at sea... and at the dentist's.
• Without the international agreement contained in ISO
standards on metric quantities and units, shopping and
trade would be haphazard, science would be unscientific
and technological development would be handicapped.

m 38
bustaman/IAB/KPM/10
Take 5!

m 39
bustaman/IAB/KPM/10
Dalam Standard versi 2008, ia
berlandaskan kepada amalan
lapan prinsip kualiti

8
PRINSIP
KUALITI

m 40
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kualiti Pertama
Prinsip Pertama: Organisasi Bermatlamatkan Pelanggan
• Organisasi bergantung kepada pelanggan mereka. Oleh itu organisasi
hendaklah memahami keperluan pelanggan yang sedia ada dan pada
masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk
melebihi jangkaan pelanggan.

Faedah Utama
• Pemahaman menyeluruh organisasi terhadap keperluan dan jangkaan
pelanggan dan stakeholder
• Matlamat dan sasaran prestasi yang ditetapkan mestilah berkaitan
dengan memenuhi keperluan pelanggan.
• Peningkatan prestasi organisasi (perubahan) mestilah berasaskan untuk
memenuhi keperluan pelanggan.
• Memastikan sumber manusia mempunyai pengetahuan dan kemahiran
yang diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan.
m 41
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kedua: Kepimpinan

Ketua organisasi (PIHAK PENGURUSAN) bertanggungjawab:


• mewujudkan halatuju dan matlamat organisasi dengan
jelas.
• mewujudkan dan mengekalkan persekitaran dalaman yang
sesuai untuk stafnya supaya mereka dapat terlibat
sepenuhnya dalam mencapai objektif-objektif organisasi
yang telah ditetapkan bersama.
Faedah Utama
• Staf akan lebih faham dan bermotivasi ke arah pencapaian
objektif dan matlamat.
• Aktiviti akan dinilai, diperkemas dan dilaksanakan dengan
cara yang lebih bersatu.
• Kepimpinan melalui teladan, menggalakkan
m 42
penambahbaikan
bustaman/IAB/KPM/10 yang berterusan.
Prinsip Ketiga: Penglibatan Staf
(kerja berpasukan)
Staf atau pekerja di semua peringkat adalah
merupakan tunggak sesebuah organisasi dan
penglibatan mereka sepenuhnya membolehkan
keupayaan mereka digunakan untuk faedah-
faedah organisasi.
Faedah Utama
• Pekerja yang bermotivasi, komited dan terlibat.
• Pekerja merasakan lebih bertanggungjawab atas
prestasi masing-masing.
• Pekerja lebih seronok untuk terlibat dan
menyumbang kepada penambahbaikan.
m 43
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Keempat: Pendekatan
Proses
Hasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan
lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti
yang berkaitan diurus sebagai suatu proses.
Faedah Utama
• Keupayaan mengurangkan kos dan memendekkan
cycle times melalui penggunaan sumber-sumber.
• Hasil yang bertambah baik, konsisten dan boleh
jangka.
• Membolehkan peluang-peluang penambahbaikan
diberi keutamaan dan fokus.
m 44
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kelima: Pendekatan
Sistem Untuk Pengurusan
Dengan mengenal pasti, memahami dan
menguruskan sesuatu sistem untuk proses-proses
yang berhubung kait bagi sesuatu objektif, ia dapat
menambahkan kecekapan dan keberkesanan
sesebuah organisasi.
Faedah Utama
• Memperkemaskan proses-proses yang akan
menyumbang kepada hasil yang diperlukan.
• Keupayaan untuk fokus kepada usaha proses-
proses
• Memberikan keyakinan kepada pihak yang
berkepentingan terhadap keberkesanan dan
kecekapan organisasi.
m 45
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Keenam: Peningkatan
Berterusan
• Peningkatan berterusan hendaklah
dijadikan sebagai objektif tetap sesuatu
organisasi.
Faedah Utama
• Peningkatan kelebihan persaingan boleh
menyumbang kepada penambahbaikan
keupayaan organisasi.
• Keupayaan bertindak balas dengan cekap
kepada peluang-peluang.

m 46
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Ketujuh: Pendekatan Berfakta
Dalam Membuat Keputusan
• Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa
sesuatu data/maklumat.
Faedah Utama
• Keputusan yang lebih jelas
• Keupayaan untuk mempamerkan keberkesanan
keputusan yang lalu melalui rujukan kepada fakta-
fakta sejarah.
• Keupayaan untuk mengkaji semula dan merangsang
ke arah penyemakan semula keputusan dan
pandangan.

m 47
bustaman/IAB/KPM/10
Prinsip Kelapan: Hubungan yang Saling
Bermanfaat Dengan Pembekal

Sesuatu organisasi dan pembekal-pembekalnya


adalah saling bergantung antara satu sama lain
dan hubungan yang saling bermanfaat dapat
mempertingkatkan keupayaan yang
menguntungkan kedua-dua pihak.
Faedah Utama
• Meningkatkan keupayaan untuk mewujudkan nilai bagi
kedua-dua pihak
• Fleksibel dan pantas bertindak ke atas maklum balas
bersama terhadap pasaran yang berubah-ubah.
• Mengoptimumkan kos dan sumber-sumber.
m 48
bustaman/IAB/KPM/10
Penambahbaikan Berterusan Sistem
Pengurusan Kualiti (PDCA)
4.0

TANGGUNGJAWAB
PELANGGAN PENGURUSAN
& ATASAN (5.0) PELANGGAN
STAKE- &
HOLDERS STAKE-
PENGUKURAN,
PENGURUSAN ANALISIS &
HOLDERS
SUMBER (6.0) PENAMBAHBAIKAN (8.0)
BERPUAS-
HATI

PENZAHIRAN
PENZAHIRAN
KEPERLUAN PRODUK
PRODUK
INPUT
(7.0)
(7.0)
INPUT (Product Realization) PRODUK OUTPUT
OUTPUT
(Product Realization) PRODUK

Aktiviti Penambahan Nilai

m
Aliran informasi
Model Proses Sistem Pengurusan
49
bustaman/IAB/KPM/10
Keperluan MS ISO 9001:2008
dibahagikan kepada lima seksyen:
Seksyen Sistem Pengurusan Pemahaman mengenai proses dan
4 Kualiti dokumentasi

Seksyen Tanggungjawab Pengurusan dan isu pentadbiran


5 Pengurusan

Seksyen Pengurusan sumber Mengenai sumber kewangan,


6 manusia, peralatan dan persekitaran
kerja
Seksyen Proses penyampaian Keperluan proses dan proses yang
7 perkhidmatan. diperlukan bagi mengubah input
kepada produk

Seksyen Pengukuran, Analisis Mengenai isu seperti pengukuran


8 dan Penambahbaikan produk/perkhidmatan, pemantauan
sistem dan proses penambahbaikan.
Mbustaman-IAB-KPM 50
Rehat!

m 51
bustaman/IAB/KPM/10
AUDIT
KUALITI
DALAMAN
Bahagian 2
Prinsip dan
Pengurusan Audit
m 52
bustaman/IAB/KPM/10
PRINSIP-PRINSIP
PENGAUDITAN
 Std ISO 19011:2002
 Definisi audit kualiti
 Objektif-objektif audit
 Ciri-ciri auditor
 Jenis-jenis audit kualiti
 Prinsip Audit
 Tanggungjawab Juruaudit

m 10 53
bustaman/IAB/KPM/10
Definisi Audit Kualiti
Proses yang sistematik,
berkecuali dan
didokumenkan untuk
mendapatkan bukti audit dan
menilaikannya secara
objektif dalam menentukan
kriteria audit telah dipenuhi.
(ISO 19011:2002, page 1)

m 11 54
bustaman/IAB/KPM/10
Penjelasan: definisi

1. Audit Kriteria (3.2):


• Set dasar, prosedur atau keperluan yang
digunakan sebagai rujukan.
• Set of policies, procedures or requirements

2. Penemuan Audit (3.3)


Keputusan penilaian yang dibuat ke atas bukti
yang telah diperolehi dengan kriteria audit.
Penemuan boleh menyatakan keakuran
terhadap kriteria audit, atau peluang untuk
penambahbaiakan

m 55
bustaman/IAB/KPM/10
Teminologi Utama Audit Kualiti
• Auditor: Orang yang melakukan aktiviti
pengauditan

• Auditee: Pihak yang diaudit.

• Klien/Pembekal/Subkontraktor: Pihak yang


dinilai

m 25 56
bustaman/IAB/KPM/10
Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti Sistematik (bukan rambang tetapi terperinci)

• Mesti Bebas (tidak dilakukan oleh mereka yang


berkepentingan)

• Mesti menentukan sama ada aktiviti-aktiviti kualiti


telah memenuhi keperluan “planned
arrangements” (termasuk aktiviti-aktiviti dalam
Quality Std ISO 9004)

m 16 57
bustaman/IAB/KPM/10
Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti meliputi “related results” iaitu memeriksa
hasil setelah aktiviti-aktiviti kualiti dilaksanakan
(dengan memeriksa rekod, produk, proses,
membuat keputusan dll)

• Mesti menentukan “compliance with planned


arrangements” iaitu dasar dan prosedur umum
seperti kontrak, pelan, spesifikasi, lukisan/lakaran,
prosedur khusus dan arahan.

m 06/21/98 @ Hakcipta Terpelihara HMA 17 58


bustaman/IAB/KPM/10
Audit Kualiti Bermakna:
• Mesti menentukan sama ada “arrangements”
diimplementasikan dengan berkesan. Keberkesanan
diukur melalui:
» sama ada aktiviti telah dilakukan dengan betul
» Menepati sasaran
» Jadual ditepati dll

• Mesti menentukan sama ada “planned arrangements”


adalah sesuai untuk mencapai objektif iaitu sama ada
peruntukan yang dibuat oleh pembekal dapat
memenuhi objektif organisasinya (objektif kualiti)

m 18 59
bustaman/IAB/KPM/10
Audit Kualiti Bermakna:
• Audit Sistem Kualiti melibatkan
pemeriksaan sesuatu “produk”tetapi
bukan untuk mengesahkannya (certify)

• Audit Sistem Kualiti juga melibatkan


pemeriksaan sesuatu operasi dan rekod-
rekod operasi untuk mempastikan rekod-
rekod itu menggambarkan operasi yang
lalu.

m 19 60
bustaman/IAB/KPM/10
FLOW CHART OF IQA: ISO 19011
Authority for the audit
programme

Establishing
the internal audit program
obectives
responsibilitties Plan
resources
procedure and guidance

Implementing internal audit program competence and


scheduling audits evaluation of
evaluating auditors auditors Do
selecting audit team
Improving the audit directing audit activiries
Act Audit activities
programme maintaining records

Monitoring & reviewing


the internal audit program
monitoring & reviewing
Check
identifying needs for corrective
identifying needs for prevention actions
identifying opportunities for improvement

61
Jenis Audit
– Audit Luaran (External Audit) = Audit
Persijilan/pihak ketiga
– Audit Dalaman (Internal Audit) = Audit
pertama
– International Register of Certified Auditors
(IRCA) menggunakan :
– Assessment = Audit
– Assessors = Auditors

m 15 62
bustaman/IAB/KPM/10
Tujuan Pengauditan

• Audit dilaksanakan untuk:


• mencari fakta, bukan kecacatan
• mengelak daripada “deterioration” dalam standard
• Kegunaan audit dapat dilihat apabila ianya
diasaskan kepada standard yang perlu
dipatuhi oleh sesebuah organisasi (contohnya
standard ISO 9000)

m 06/21/98 28 63
bustaman/IAB/KPM/10
ROLES OF IQA
 As a powerful tool to measure the effectiveness
of quality management system

 Evaluates organisation’s compliance with QMS


in all aspects related production and quality
control

 Detects any shortcomings in the implementation


of QMS

 Recommend the necessary corrective and


preventive actions
64
BENEFITS OF IQA

 Tells you the health of a quality system

 Identify the root of a problem and plan for corrective


and preventive actions with timeline

 Achieve better allocation of resources

 Able to avoid potentially big problem

 Learn what an auditors look for

 Continuous improvement

65
Mbustaman-IAB-KPM 66
Mbustaman-IAB-KPM 67
Limitations of audit
• It can neither help in prioritizing changes nor in allocating
resources.
• Audit cannot mobilize people to take action.
• Audit cannot generate better data than the measures
used to gather those.
• An audit, by itself cannot improve performance.
• An audit should not be used for wrongful purposes. It
should not be used for personal indictment and to justify
improve actions.
68
PRINCIPLE OF AN AUDITOR

 Ethical

 Professional

 Fair

69
Prinsip seorang Juruaudit
• Kelakuan beretika – asas kepada profesionalisme
kepercayaan, integriti, kerahsiaan, dan
kebijaksanaan
• Kewajaran Penyampaian – kewajipan untuk
melaporkan yang benar & tepat
• Berkecuali – asas kepada keadilan dan kebenaran
kesimpulan audit
• Pendekatan berasaskan bukti – kaedah yang
rasional untuk menghasilkan kesimpulan audit yang
boleh dipercayai

70
Keperibadian Juruaudit (ISO 19011)

• Berfikiran terbuka dan matang


• Mempunyai pertimbangan yang baik
• Mempunyai kemahiran analisis/teknikal
dan berpendirian tetap
• Bersikap realistik dan mempunyai
kemahiran sosial
• Berkemahiran kemunikasi
• Personaliti positif: peramah, tolong
menolong, bersopan, merendah diri &
jujur)
71
Keperibadian Juruaudit (ISO 19011)

• Berfikiran terbuka dan matang


• Mempunyai pertimbangan yang baik
• Mempunyai kemahiran analisis/teknikal
dan berpendirian tetap
• Bersikap realistik dan mempunyai
kemahiran sosial
• Berkemahiran kemunikasi
• Personaliti positif: peramah, tolong
menolong, bersopan, merendah diri &
jujur)
72
Ciri-ciri personaliti negatif

Suka berdebat
Mudah membuat keputusan tanpa usul periksa (bukti)
Agresif
Pemalas
Cuai
Tidak konsisten dengan keputusan yang dibuat
Sikap tahu semuanya
MENCARI KESALAHAN

m 73
bustaman/IAB/KPM/10
GUIDANCE FOR AUDITEE

When being audited:


• Be honest, open and cooperative
• Volunteer information
• Report deficiencies and difficulties if
you know of any
• Ensure that underlying causes are
identified
• Ask the auditor if you’re not sure
74
rehat!

m 75
bustaman/IAB/KPM/10
Bahagian 3

KEPERLUAN-
KEPERLUAN SISTEM
PENGURUSAN
KUALITI STANDARD
MS ISO 9001: 2008

m 76
bustaman/IAB/KPM/10
Std MS ISO 9001: 2008 SPK

Standard yang menjadi asas bagi….


• Keperluan yang mesti dipatuhi
• Keperluan asas bagi membentuk sistem kualiti
• Persijilan. Asas penilaian oleh badan persijilan.
• Standard yang menjelaskan keperluan SPK bagi
tujuan menilai kemampuan organisasi memenuhi
kehendak pelanggan.
• Standard adalah anjal

Mbustaman-IAB-KPM 77
Struktur Kandungan Standard
Terbahagi Kepada 8 Para
0. Pengenalan 0.1 Am
0.2 Pendekatan proses
0.3 Hubung kait dengan ISO 9004.
0.4. Kompatibiliti dengan sistem
pengurusan lain

1. Skop
1.1 Am
1.2 Applikasi

2. Rujukan Nomatif
3.Terminologi dan definisi 
4.Sistem pengurusan kualiti 
Mbustaman-IAB-KPM 78
5. Tanggungjawab
Pengurusan
5.1 Komitmen pengurusan
5.2 Keutamaan pelanggan
5.3 Dasar kualiti
5.4 Perancangan
5.5 Tanggungjawab, kuasa
dan komunikasi
5.6 Kajian semula
pengurusan Mbustaman-IAB-KPM 79
6. Pengurusan
sumber
6.1 Bekalan sumber
(Kewangan)
6.2 Sumber Manusia
6.3 Infrastruktur
6.4 Persekitaran kerja

Mbustaman-IAB-KPM 80
7. Proses penyampaian
perkhidmatan
7.1 Perancangan bagi penyampaian
perkhidmatan pengurusan
7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan
7.3 Reka bentuk dan pembangunan proses
7.4 Perolehan
7.5 Proses penyediaan perkhidmatan
7.6 Kawalan bagi kaedah penentukuran
peralatan.
Mbustaman-IAB-KPM 81
8. Pengukuran, analisa
dan penambahbaikan
8.1 Am
8.2 Pemantauan dan
pengukuran
8.3 Kawalan ke atas
perkhidmatan yang tidak
memenuhi keperluan
8.4 Analisis data
8.5 Penambahbaikan yang
menyeluruh.
Mbustaman-IAB-KPM 82
Penambahbaikan Berterusan Sistem
Pengurusan Kualiti (PDCA)
4.0

TANGGUNGJAWAB
PELANGGAN PENGURUSAN
& ATASAN (5.0) PELANGGAN
STAKE- &
HOLDERS STAKE-
PENGUKURAN,
PENGURUSAN ANALISIS &
HOLDERS
SUMBER (6.0) PENAMBAHBAIKAN (8.0)
BERPUAS-
HATI

PENZAHIRAN
PENZAHIRAN
KEPERLUAN PRODUK
PRODUK
INPUT
(7.0)
(7.0)
INPUT (Product Realization) PRODUK OUTPUT
OUTPUT
(Product Realization) PRODUK

Aktiviti Penambahan Nilai

Aliran informasi
Model Proses Sistem Pengurusan
Mbustaman-IAB-KPM 83
AKTIVITI PELAKSANAAN AUDIT

84
Proses Pengauditan
(Umum)
SEDIAKAN PROGRAM AUDIT 1

RANCANG AUDIT 2

MENJALANKAN AUDIT 3

LAPORKAN HASIL AUDIT 4

JALANKAN AUDIT SUSULAN 5

LENGKAPKAN REKOD AUDIT 6

06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 39 85
1. Program Audit
• Program disediakan oleh Wakil
au
Pengurusan dit

• Program audit dalaman: 2 kali


• Program audit luar: 1kali (Badan
Persijilan)
• Program audit mendefinisikan lokasi,
tarikh audit dan mengenalpasti
auditor.

06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 40 86
Merancang Pengauditan
• Menjadi tanggungjawab Wakil Pengurusan &
Ketua juruaudit merancang dan mengelola
• Pasukan audit dipilih daripada mereka yang
berkelayakan.
• Mengumpulkan maklumat untuk merancang
yang berkaitan dengan skop, termasuk
maklumat juruaudit untuk penyusunan ahli
pasukan dan proses yang akan diaudit.
• Memeriksa dokumen sistem kualiti untuk
perancangan audit
06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 41 87
Merancang Pelan Pengauditan
• Pelan audit adalah gambaran mengenai
aktiviti dan penyusunan audit.
• Ia merangkumi maklumat pelaksanaan
audit seperti:
• 1. proses/aktiviti yang akan diaudit
• 2. Tarikh, masa pengauditan
• 3. Kriteria audit
• 4. Nama juruaudit dan auditi
• 5. Masa untuk mesyuarat pembukaan &
penutupan
06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 42 88
CONTOH PELAN AUDIT
Tarikh
Ketua Juruaudit
Juruaudit
Kriteria Audit
Skop Audit
Masa Pasukan Audit & Ketua Masa Juruaudit

m 89
bustaman/IAB/KPM/10
AUDIT SCHEDULE
Typical Daily Audit Schedule
Schedule for Jan 21, 2010
8:00 – 8:30 Auditor Preparation
8:30 – 9:00 Opening Meeting
9:00 – 9:30 Document control
9:30–10:30 Top Management commitment
10:30–11:30 Purchasing
11:30–12:30 Working Lunch
12:30– 2:30 Product Realization (Centre A)
2:30 – 4:30 Auditor Work Times
4:30 – 5:00 Closing Meeting

hak milik muhd mbustamanIABKPM 90


bustaman/IAB/KPM
Penyediaan Senarai Semak
• Alat bantuan untuk memandu, memberi
peringatan mengenai maklumat yang perlu
diperolehi dan fakta yang perlu disahkan.
• Panduan mengenai soalan yang akan ditanya
dan keberkesanan proses temubual.
• Kaedah popular dalam menyediakan soalan:
• a. menukar kenyataan dalam standard atau prosedur
menjadi soalan
• b. meringkaskan kenyataan tersebut
• c. ayat peringatan
m 91
bustaman/IAB/KPM/10
contoh
• “ Catatkan maklumat pelanggan dalam borang maklumbalas
dengan betul dan lengkap”
• Kenyataan ini akan ditukar seperti berikut:
• “ Apakah maklumat pelanggan yang dicatatkan dalam Borang
Maklumbalas?”
• Atau,
• “Catatkan maklumat pelanggan dalam Borang Maklumbalas dengan
betul dan lengkap”.
• Jika diringkaskan, ia akan ditulis seperti berikut:
• “Maklumat pelanggan- Borang Maklumbalas”.
• Atau,
• “catatkan maklumat pelanggan dalam Borang Maklumbalas dengan
betul dan lengkap”.
• Jika ditulis sebagai peringatan:
• “Semak maklumat pelanggan dalam Borang Maklumbalas”.
m 92
bustaman/IAB/KPM/10
SENARAI SEMAK
Bahagian di audit
Tarikh: Muka surat: /
Juruaudit
Rujukan (Klausa) Perkara yang diaudit Catatan Penemuan
Audit

m 93
bustaman/IAB/KPM/10
Melaksanakan Audit

m 94
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Pembukaan
• Sesi perbincangan ‘pembukaan’ di antara
pasukan audit dan auditee.
• Pengerusi: Ketua Juruaudit
• Agenda mesyuarat:
• 1. Memperkenalkan juruaudit terlibat
• 2. Penerangan mengenai
tujuan/skop/kaedah audit

m 95
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Pembukaan
• 3. Penerangan mengenai ketidakakuran
• 4. pengesahan Jadual audit
• 5. pengesahan kerahsiaan
• 6. melangkapkan keperluan pentadbiran
audit spt borang kehadiran, borang
maklumbalas
• 7. Penjelasan mengenai isu-isu yang
mungkin timbul ketika audit
m 96
bustaman/IAB/KPM/10
Temubual Audit
• Temubual adalah salah satu kaedah yang
penting untuk mendapatkan maklumat.
Melalui proses temubual, pengumpulan
maklumat berlaku dan seterusnya
pengumpulan bukti objektif.

m 97
bustaman/IAB/KPM/10
Temubual Audit
Soalan yang akan dikemukakan oleh
Juruaudit mestilah:
*Memerlukan jawapan yang boleh memberi
maklumat yang dikehendaki,
*Tidak mencadangkan jawapan, dan
*Tidak mengandungi ayat dan implikasi yang
beremosi.

m 98
bustaman/IAB/KPM/10
Temubual Audit
• Lazimnya, proses temubual audit
mempraktikkan 3 jenis soalan yang
berikut:
• SOALAN TERBUKA,
• SOALAN TERTUTUP, dan
• SOALAN PENJELASAN.

m 99
bustaman/IAB/KPM/10
Soalan Terbaik Semasa Audit
“SHOW ME…”
atau
“BOLEH BERIKAN SAYA...”
atau
“Tolong tunjukkan..”

m 100
bustaman/IAB/KPM/10
Kaedah A-LOCK (ask, listen, Observe & Check)
• Tanya soalan,
• Berhenti bercakap,
• Dengar jawapan yang diberikan,
• Minta penjelasan jika keliru/tidak faham
• Langkah pemerhatian dan pemeriksaan ke atas
bukti objektif,
• Buat catatan yang perlu,
• Jika sudah berpuashati, tanya soalan yang
seterusnya.
m 101
bustaman/IAB/KPM/10
Persekitaran Audit
• Faktor elemen fizikal: keselesaan
persekitaran
• Elemen emosi: mencari keakuran bukan
ketidakakuran. Jaga “eye contact”’ dan
body language”.
• Kaji pendengar yang baik:
• a. mendengar dengan fikiran terbuka
• b. Gunakan bahasa badan yang betul
m 102
bustaman/IAB/KPM/10
sambungan

• c. menjadi pemerhati- auditi cakap lebih.


Jangan menyampuk atau ganggu auditi
bercakap.
• d. Tumpukan kepada maklumat yang ingin
dicari
• e. elak dari terus buat kesimpulan

m 103
bustaman/IAB/KPM/10
THE GOLDEN RULES OF AUDITING
• Be prepared
• Retain an open mind
• Be professional
• Do not waste time
• Present a true and fair view

Calm, Courteous, Professional, Polite & Firm

hak milik muhd mbustamanIABKPM 104


bustaman/IAB/KPM
TAKE 5!

hak milik muhd mbustamanIABKPM 105


bustaman/IAB/KPM
EXTRA NOTE : AUDIT
CONDUCT

COMMUNICATION SKILLS
QUESTIONING SKILLS
LISTENING SKILLS

hak milik muhd mbustamanIABKPM 106


bustaman/IAB/KPM INTERNAL Q AUDIT - MAS 97 3
DEVELOP GOOD AUDITING SKILLS

• Avoid leading, multiple, & trick questions


• Listen intently
• Be observant & take note
• Try to establish root cause of deficiencies
• Actually witness & document objective
evidence
• Avoid giving advice
• Remain calm, courteous, polite,
professional & firm
hak milik muhd mbustamanIABKPM 107
bustaman/IAB/KPM
COLLECTING EVIDENCE…Communication

• Communicate clearly
• Be open minded
• Be aware of biases
• Ask question in regard to the
QMS
• Do not make assumptions
• Lead auditors should rely on the
audit team
hak milik muhd mbustamanIABKPM 108
bustaman/IAB/KPM
Questioning Skills
Explaining your need :
• Give reasons for asking questions
• Don’t demand information, request
it politely
• Don’t use deception to obtain
information

hak milik muhd mbustamanIABKPM 109


bustaman/IAB/KPM 5
Type of Questions
• Closed questions
• Probing questions
• Emotive questions
• Trick questions
• Hypothetical questions
• Systematic questions
• Leading questions
• Multiple questions
hak milik muhd mbustamanIABKPM 110
bustaman/IAB/KPM 6
Don’t ask
• Leading questions
• Emotive questions
“Don’t you use red reject labels ?”
“ Why don’t you stamp these documents
UNCONTROLLED”
• In general don’t ask closed questions:
“…Do you have a procedure for
controlling noncomforming product ? ”

hak milik muhd mbustamanIABKPM 111


bustaman/IAB/KPM 7
Requests
- Sebagai tambahan kepada
soalan, auditor perlu memeriksa
dan mendapatkan bukti-bukti.
- Jika auditee tidak memberikan
kerjasama, auditor perlu
meminta dengan cara yang baik
untuk mendapatkan bukti.

hak milik muhd mbustamanIABKPM 112


bustaman/IAB/KPM 10
Example Requests
• “ I would like to see some results of
the design verification activities
you performed on project X”
• “Having examined your audit
procedures and found them
satisfactory, I would now like to
examine the file of audit reports”

hak milik muhd mbustamanIABKPM 113


bustaman/IAB/KPM 11
SOME QUESTION TO ASK THE AUDITEE

Are these open ended or closed ended?


1. Are things being done the way you documented them?
2. Is the department manager and staff following their own
procedures and work instructions?
3. Is your system effective?
4. Are you meeting your quality objectives?
5. Is the quality objectives?
6. What is your responsibility and authority?
7. In what way does the quality policy effect what you do?
8. What feedback do you receive about your performance?
9. When problems arise, what do you do about them?

hak milik muhd mbustamanIABKPM 114


bustaman/IAB/KPM
METHODS FOR IMPROVING AUDITING SKILLS

Ask question instead of giving direct orders, if you are


the audit team leader.

There are two things that every person in the world


appreciates….
…..to be asked
…..to be thanked.

hak milik muhd mbustamanIABKPM 115


bustaman/IAB/KPM
COLLECTING EVIDENCE
• Write down the information
as you conduct the audit.
• Keep all of your notes
together.

hak milik muhd mbustamanIABKPM 116


bustaman/IAB/KPM
COLLECTING EVIDENCE

Documentation to audit:
• Policies
• Procedures
• Work instructions
• Records
• External documents

hak milik muhd mbustamanIABKPM 117


bustaman/IAB/KPM
Listening Skills
• Intelligent and active
listening
• Hearing, understanding
and remembering the
message
• Taking part in the
interaction
• Feedback
hak milik muhd mbustamanIABKPM 118
bustaman/IAB/KPM 8
Listening problems:
• Selective attention
One of the first
• Premature steps to improving
conclusions listening skills is
• Personal prejudices to identify factors
which hinder
effective listening

hak milik muhd mbustamanIABKPM 119


bustaman/IAB/KPM 9
Giving Feedback
• When something is found that is in your
opinion good, give praise
• When problems are uncovered, don’t jump
to conclusions
• Don’t indicate that there is nonconformity
• Point out potential problems
• If there is evidence of nonconformity in the
system then say that there is a weakness
not a NC
hak milik muhd mbustamanIABKPM 120
bustaman/IAB/KPM 13
Pengumpulan & Pengesahan Bukti
Objektif
• Bukti objektif merujuk kepada:
“ data supporting the existence or verify of
something” Std ISO 9000
Terbahagi 3 kategori:
1. Dokumen (rekod, fail, minit mesyuarat, laporan
kursus)
bukti ini menunjukkan perkara yang telah berlaku
atau aktiviti/proses yang telah dilaksanakan
mengikut prosedur.

06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 44121


• 2. Pelaksanaan – ia merujuk kepada
aktiviti yang dilaksanakan sebenar dan
boleh diperhatikan.(present)
• 3. Manusia – tahap pengetahuan dan
pemahaman yang diperlukan untuk
melaksanakan prosedur pada masa depan
(future)

m 122
bustaman/IAB/KPM/10
WHAT ARE AUDIT FINDINGS?

• An observation is a positive, negative, or neutral fact


that is supported by objective.
• A nonconformity is the non-fulfillment of a requirement.
• An audit-finding is a written statement or conclusion
describing a nonconformity. It concludes:
• The requirement, as it is stated In the quality standard, or regulation
• The observation which provides evidence that the standard or
regulation is not being met

RECORD ALL AUDIT FINDINGS!

hak milik muhd mbustamanIABKPM 123


bustaman/IAB/KPM
Penemuan Audit & penilaian
Awal (1)
• Maklumat atau bukti audit yang diperolehi
semasa sesi temubual, pemerhatian ke
atas aktiviti atau proses dan pengesahan
yang dibuat ke atas dokumen hendaklah
dicatatkan atau direkodkan di dalam
Senarai Semak. Maklumat atau bukti audit
tersebut hendaklah dicatat atau direkod
dengan jelas dan lengkap termasuk bukti
yang spesifik dan objektif.
m 124
bustaman/IAB/KPM/10
Penemuan Audit & penilaian
Awal (2)
• Catatan atau rekod ini adalah penting untuk
menyediakan laporan penemuan audit dan
kesimpulan audit serta hendaklah diikuti
dengan penilaian awal ke atas keakuran
pelaksanaan sesuatu aktiviti atau proses
seperti:
“AKUR” atau “TIDAK AKUR”
“TIDAK BOLEH DISAHKAN”
“TIDAK CUKUP BUKTI”
m 125
bustaman/IAB/KPM/10
Penemuan Audit & penilaian
Awal (3)
 “PERLU RUJUK…” atau
 “BERKESAN” atau “TIDAK BERKESAN”

m 126
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (1)
• Perbincangan ini bertujuan untuk:
 Membuat penilaian semula ke atas
penemuan audit dan lain-lain maklumat
yang dikumpulkan oleh semua juruaudit
(menilai pelan audit, kerjasama auditee,
rintangan/kesusahan yang dihadapi).
Persediaan untuk menyediakan laporan
audit.
m 127
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (2)
Mencapai persetujuan ke atas semua
laporan audit yang akan
dikemukakan/dilaporkan kepada pihak
yang diaudit.
Tanggungjawab Ketua juruaudit
menentukan klasifikasi NC (ketidakakuran)

m 128
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (3)
• Keputusan yang dicapai melalui penilaian
ke atas penemuan audit boleh
dikategorikan kepada tiga (3) iaitu:
 Keakuran
Ini menunjukkan bukti objektif yang
diperolehi dapat membuktikan keakuran
pelaksanaan kepada keperluan yang telah
ditentukan.
m 129
bustaman/IAB/KPM/10
Perbincangan Pasukan (4)
 Ketidakakuran
Ketidakakuran (nonconformance) bermaksud
tidak memenuhi keperluan yang telah
ditetapkan (the nonfulfillment of specified
requirements)
 Pemerhatian/peluang penambahbaikan
Komen yang dibuat ke atas sistem
pengurusan kualiti untuk tujuan
penambahbaikan atau perkara kurang bukti.
m 130
bustaman/IAB/KPM/10
Klasifikasi Ketidakakuran
• 1 : Major
• a. “ Ketidakakuran yang berlaku telah
menunjukan kegagalan sepenuhnya untuk
memenuhi mana-mana klausa STD 9001:2008
atau kriteria audit yang lain”
• b. tidak akur kepada keperluan SPK yang
mengakibatkan kesan buruk/besar terhadap
kualiti produk/perkhidmatan yang diberikan
kepada pelangan dan organisasi gagal
mengambil tindakan pembetulan
m 131
bustaman/IAB/KPM/10
Sambungan: major
• c. Ketidakakuran yang konsisten dan
berulang-ulang terhadap keperluan SPK.
• d. Ketidakakuran yang berlaku terhadap
SPK yang boleh membawa kepada
ketidakpatuhan kepada keperluan undang-
undang yang berkaitan dengan kualiti
produk/perkhidmatan.

m 132
bustaman/IAB/KPM/10
NC Minor
• NC yang terasing dan tidak konsisten
dalam memenuhi keperluan yang telah
ditetapkan
• NC yang berlaku tidak memberi kesan
kepada kualiti produl/perkhidmatan
• NC yang tidak memberi kesan dalam
memenuhi keperluan, kehendak dan
jangkaan pelanggan.
m 133
bustaman/IAB/KPM/10
Kesimpulan Audit
• Semasa membuat kesimpulan audit,
Ketua Juruaudit haruslah mengambil kira
tujuan utama audit dilaksanakan. Selain
daripada menilai sejauh mana keakuran
kepada keperluan yang ditetapkan, audit
juga adalah aktiviti untuk mengenalpasti
peluang penambahbaikan. Maka, boleh
kita katakan bahawa peluang
penambahbaikan perlu
m 134
bustaman/IAB/KPM/10
Kesimpulan Audit
diutamakan kepada pihak pengurusan
auditee berbanding dengan ketidakakuran.

m 135
bustaman/IAB/KPM/10
COMPLETION
• All conformities are addressed
• All corrective actions implemented
• All corrective actions evaluated as effective
• Audit completed

hak milik muhd mbustamanIABKPM 136


bustaman/IAB/KPM
Mesyuarat Penutup (1)
• Mesyuarat ini dipengerusikan oleh Ketua
Juruaudit dan dihadiri oleh pasukan audit,
auditee dan pengurusan atasan organisasi
yang di audit. Mesyuarat ini adalah aktiviti
penutup proses audit untuk pasukan audit
membuat kesimpulan ke atas audit yang
telah dilaksanakan.

m 137
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Penutup (2)
• Tujuan Mesyuarat Penutup diadakan
adalah untuk:

 Mengucapkan terima kasih kepada


semua pihak yang terlibat dalam proses
audit di atas sokongan dan kerjasama
yang telah diberikan sepanjang proses
audit.
m 138
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Penutup (3)
 Menjelaskan secara ringkas mengenai
proses audit yang telah dilaksanakan (cth:
kaedah audit, persampelan dan laporan).
 Menjelaskan bahawa semua penemuan
audit ankan dikekalkan kerahsiaannya.
Mana-mana rekod/laporan/dokumen yang
mengandungi maklumat rahsia akan
dikembalikan kepada organisasi.
m 139
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Penutup (4)
 Melaporkan semua penemuan audit yang
merangkumi Laporan Ketidakakuran,
Laporan Pemerhatian dan Laporan
Peluang Penambahbaikan supaya
difahami dan dipersetujui, dan disahkan
oleh auditee. Biasanya ia dilaporkan oleh
juruaudit yang bertanggungjawab ke atas
penemuan audit atau laporan tersebut.
m 140
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Penutup (5)
 Menjelaskan kaedah untuk menutup
ketidakakuran yang dilaporkan dan
persetujuan mengenai jangkamasa
tindakan susulan (lihat Bahagian 9)
 Menjelaskan kesimpulan audit serta
syor/cadangan bagi tujuan persijilan
kepada organisasi yang diaudit. Ini adalah
penting untuk memastikan organisasi
m 141
bustaman/IAB/KPM/10
Mesyuarat Penutup (6)
faham mengenai keputusan yang akan
diambil oleh Badan Persijilan.
 Memastikan semua rekod audit adalah
lengkap ( senarai kehadiran, pengesahan
audit daripada organisasi, laporan telah
ditandatangani dan lain-lain dokumen bagi
tujuan pentadbiran audit).

m 142
bustaman/IAB/KPM/10
Laporan Hasil Audit
• Dapatan audit dibuat secara verbal semasa
mengaudit.
• Hasil audit didokumenkan dalam bentuk
laporan (conformities and nonconformities)
• Dilaporkan dalam Mesyuarat Penutup
(closing meeting)
• Cadangan tindakan pembetulan
dikemukakan kepada pihak pengurusan
organisasi

06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 45143


Audit Susulan
• Cadangan tindakan pembetulan dikemukakan
kepada auditor untuk dinilai.
• Auditor membuat keputusan menerima/menolak.
• Jika auditor menerima, teruskan untuk
diimplementasi.
• Jika sebaliknya, buat cadangan baru.
• Implementasi tindakan pembetulan diperiksa
sama ada melalui perhubungan atau
pengauditan terus di tempat organisasi.
• Hendak melihat sama ada nonconformity telah
dapat diatasi.

06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 46144


Melengkapkan Rekod Audit

• Auditor perlu mengawasi pelaksanaan tindakan


pembetulan
• Lengkapkan rekod audit setelah semua
tindakan pembetulan dilakukan dengan
berkesan.
• Masa / tarikh ditentukan untuk audit
pengawasan (surveillence audit)

06/21/98 Mbustaman-IAB-KPM 47145


CONCLUSIONS

Nobody likes to be
audited………..

It is a means to have
continuous improvement

Module 9 146
GMP Workshop Kuala Lumpur
SEKIAN, TERIMA KASIH

m 147
bustaman/IAB/KPM/10

You might also like