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Wie Sie das Büro überleben

Wie Sie das Büro überleben

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Das Büro Leben ist voller Tücken und Stolpersteinen. Eine satirische Ansicht die hilft die täglichen Fallen zu meistern.
Das Büro Leben ist voller Tücken und Stolpersteinen. Eine satirische Ansicht die hilft die täglichen Fallen zu meistern.

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Published by: moguai on Jun 28, 2008
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09/06/2012

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Sie lernen jemanden kennen, sagen sich gegenseitig den Namen und
kurz danach ist der Name schon wieder weg.

Das können Sie aktiv dagegen tun:

Wiederholen Sie den gerade gehörten fremden Namen: "Guten Tag,
Herr Landgraf."

Beim Austauschen von Visitenkarten ist oft zu sehen, daß diese sehr
schnell verstaut werden. Nehmen Sie sich einfach etwas Zeit. Sehen
Sie sich den Namen in aller Ruhe an - Sie können ihn sogar vorlesen.

In der Regel wird das Ihrem gegenüber eher schmeicheln, als daß es
ihn stören würde, und doch bleibt diese Möglichkeit oft ungenutzt. Die
asiatischen Völker nutzen fast immer diese Gelegenheit. Keine
Visitenkarte wird ungelesen verstaut.

Beim Einprägen von Namen können Sie natürlich auch die
Memotechnik nutzen. So gehen Sie vor:

Stellen Sie den Namen geistig-bildhaft dar.

Verbinden Sie die Person mit diesem Bild.

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Sprechen Sie den Namen richtig aus. Beispielsweise lernen Sie
jemanden kennen, der Schneider heißt. Sofort stellen Sie sich vor, wie
er im Schneidersitz sitzt.

Es stellt sich Ihnen jemand vor mit dem Namen Fabris. Sie denken an
eine Fabrik und aus dem Schornstein kommt Rauch in Form eines S.
Jetzt sollten Sie den Namen noch einmal wiederholen: Der Herr heißt
richtig Fabris.

Frau Müller sitzt vor der Mühle. Herr Schmidt ist ein Schmied, Frau
Pankowitz erzählt einem Panker einen Witz und Herr Paraskiwogloubus
fliegt Paraski. Wo? Auf dem Globus. "Paraski-Wo-Globus". Den Namen
richtig zu wiederholen ist auch hier wichtig.

An diesen Beispielen haben Sie gesehen, dass ein bisschen Fantasie
dazugehört. Trainieren Sie daher täglich.

Zeittipp: So sparen Sie Zeit beim Schreiben

Nicht jede Anfrage müssen Sie mit einem aufwendigen Schreiben
beantworten. Vermerken Sie kurze Antworten oder Nachfragen direkt
auf dem Ihnen vorliegenden Schreiben - und dann ab ins Fax damit.

Haben Sie alles griffbereit? Flache, beschriftete Schublade mit
Geschäftspapier, Faxformularen, Vordrucken, Kurzmitteilungen und
Schmierpapier sollten Sie unbedingt direkt an Ihrem Arbeitsplatz
haben.

Adressen: Ist Ihre Adressverwaltung (Papier und/oder EDV) effizient?
Wenn Sie häufig suchen müssen: Nehmen Sie sich die Zeit und
schaffen Sie Abhilfe.

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Sie müssen nicht immer vollständige Texte schreiben. Skizzieren Sie
Ihre Entwürfe (Papier oder EDV) und überlassen Sie Ihrer Assistenz die
endgültige Formulierung und die optische Gestaltung. Der fertige Brief
wird Ihnen zur Unterschrift vorgelegt.

Schreiben Sie stets deutlich lesbar, das erspart Ihnen und dem
Empfänger Ihrer Nachricht Zeitverluste durch lästige Rückfragen.

Müssen Sie überhaupt alles schriftlich machen? In vielen Fällen tut es
auch ein kurzer Anruf.

Ein unaufgeräumter Schreibtisch birgt viele Ablenkungsgefahren:
Räumen Sie auf, schaffen Sie Platz.

Bevor Sie schreiben: Machen Sie sich kurz die wesentlichen Punkte
bewusst und legen Sie eine Reihenfolge fest.

Sie legen unbedingt Wert auf Fehlerfreiheit: Überarbeiten Sie Ihren
Text höchstens 2mal. Achten Sie beim ersten Mal ausschließlich auf
Inhalt (stimmen Fakten und Zahlen?) und Stil.

Erst im zweiten Durchgang suchen Sie (im nun bereits geänderten
Text) nach Rechtschreib-, Interpunktions- und Grammatikfehlern. Bei
kurzen Texten mit unkomplizierten Inhalten können Sie die beiden
Arbeitsgänge zusammenlegen.

Bei Kurzmitteilungen oder -anmerkungen ist ein schneller Check das
Maximum. Lediglich Schreiben von besonderer Bedeutung (mit
juristischen, vertraglichen oder wirtschaftlichen Konsequenzen) sollten
Sie, Ihr Teilhaber oder Ihre Assistenz weiteren Kontrollen unterziehen.

Prüfen Sie: Was müssen Sie überhaupt selber schreiben? Delegieren
Sie und vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter - Sie haben
sie ja schließlich eingestellt.

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Der Umgang mit Computer und Textverarbeitung dauert bei Ihnen zu
lange? Schaffen Sie unbedingt Abhilfe. Nehmen Sie sich die Zeit,
Funktionen und Möglichkeiten besser kennen zu lernen und schneller
zu nutzen.

10 verschenkte Minuten pro Tag - das macht eine komplette Woche
pro Jahr! Außerdem: Immer wiederkehrende Probleme und
Zeitverluste am Computer sind stimmungsstörend und demotivierend.

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