You are on page 1of 36

Jilid 30 Bil.

1/2005

Laman web: www.intanbk.intan.my

ISSN 0127-1733

INTEGRITI DAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN
n n n n n n n n n n MEMBUDAYAKAN INTEGRITI PERKHIDMATAN DALAM AWAM ........................... 3 • Dari Meja Ketua Editor PENGURUSAN KEWANGAN AWAM ................................................................................................... 4 • Dato’ Abdul Rahim Abdul INTEGRITY AND ACCOUNTABILITY IN FINANCIAL MANAGEMENT .................. 7 • Dr. Abdul Rahman Hashim and Gurdev Singh. PUBLIC SECTOR PERFORMANCE IMPROVEMENTS IN MALAYSIA AND CHALLENGES AHEAD ..� 10 • P. Rajasundran KETELUSAN DALAM PENGURUSAN TENDER ....................................................................... 14 • Ho Khek Hua ISU PUNGUTAN HASIL � 16 • Hj. Zainon Aznan Hashim INTEGRITI DAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN BAYARAN ............... 20 • Kamaruddin Zainal KEUNGGULAN PENJAWAT AWAM DALAM PENGURUSAN KEWANGAN .... 22 • Hj. Abd. Rahman Abdullah ‘MANAGERS’ DALAM KONSEP LET MANAGERS MANAGE ....................................... 29 • Hj. Abd. Rahman Abdullah KOD - PETUNJUK AKAUNTABILITI PENGURUSAN ASET ........................................... 33 • Azizah Mohd. Noh

Buletin INTAN
P E N G U R U S A N I N TA N

PENGARAH Dr. Hj. Malek Shah Hj. Mohd Yusoff Timbalan Pengarah (Akademik) Dr. Abdul Rahman Hashim Timbalan Pengarah (ICT) / Ketua Pusat Teknologi Pengurusan (IMATEC) Dr. Azizah Abdul Manan Ketua Pusat Kuantitatif (KUANTITATIF) Haji Kamudin Jalil Ketua Pusat Kepimpinan (KEPIMPINAN) Dr. Tam Weng Wah Ketua Pusat Pembangunan Ekonomi dan Pengurusan Perniagaan (EKONOMI) Ketua Pusat Kerajaan Tempatan dan Daerah (PKTD) Dr. Rothiah Hj. Omar Ketua Pusat Pengurusan Kewangan (KEWANGAN) Pusat Pengurusan (KUALITI) Mohd. Musaddik Abd. Majid

Ketua Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI) Rahimah Yeop Ketua Pusat Pembangunan Profesional (PROFESIONAL) Haji Abdul Halim Abdul Hamid Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan (R & D) Nik Pa Raja Kechik Pengarah Kampus Wilayah Selatan (IKWAS) Kluang Haji Aziz Mohd Akil Pengarah Kampus Wilayah Tengah (INTENGAH) Jalan Elmu, Petaling Jaya Haji Hadzir Mohd Zin Pengarah Kampus Wilayah Timur (INTIM) Kemaman Kamaruzaman Yaacob Pengarah Kampus Wilayah Utara (INTURA) Sungai Petani Hj. Aziz Muhamad Pengarah INTAN Sarawak Mohd. Zaini Zain Pengarah INTAN Sabah Muhammad Mentek Pendaftar En. Zainal Yang

SIDA NG

R E DA K S I

Ketua Editor Dr. Hj. Malek Shah Hj. Mohd Yusoff Timbalan Ketua Editor Nik Pa Raja Kechik Editor Hj. Abd. Rahman Abdullah Maizan Ismail Alzian Baharudin DTP Salleh Hj. Yassin Madzida Abdul Kadir Jurutaip Siti Farahwaheeda Yusof Khairul Niza Salleh

Jurufoto Abdul Azizi Jaafar Pentadbiran dan Pengedaran Sinin Saim Aida Suhaini A. Sani Jalaluddin Mohd. Nor ISSN: 0127 - 1733 Laman web www.intanbk.intan.my Diterbitkan dan dicetak: Unit Penerbitan dan Percetakan, Pusat Penyelidikan dan Pembangunan (R&D), INTAN Bukit Kiara, Kuala Lumpur

2

Jilid 6 Bil. 1/2005

Buletin INTAN

Dari Meja Ketua Editor...

Membudayakan Integriti Dalam Perkhidmatan Awam

Warga Perkhidmatan Awam!
Pelbagai usaha, dasar dan program telah diperkenalkan oleh kerajaan untuk memperbaiki sistem penyampaian perkhidmatan oleh kementerian, jabatan dan agensi-agensi kerajaan. Di antaranya ialah usaha-usaha mengemaskinikan undang-undang, peraturan dan prosedur kerja bagi mengurangkan kerenah birokrasi dan meningkatkan amalan dan penghayatan budaya kerja yang sihat berasaskan nilai-nilai murni, beretika dan berintegriti. Bagi mempercepatkan proses membudayakan integriti dalam masyarakat, terutamanya di kalangan anggota perkhidmatan awam, kerajaan telah melancarkan Pelan Integriti Nasional (PIN), menubuhkan Institut Integriti Malaysia (IIM) dan yang mutakhir ialah memperkenalkan konsep Islam Hadhari. YAB Perdana Menteri, Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi pernah menyeru kita dengan kata-katanya, “bekerjalah bersama saya, bukan untuk saya.” Ini bermakna, kepimpinan YAB Perdana Menteri mengharapkan kita, kakitangan awam bekerja seikhlas dan sekuat beliau untuk rakyat dan negara. Kesungguhan pemimpin utama negara ini seharusnya membawa kesan yang mendalam kepada perasaan dan fikiran kita, anggota perkhidmatan awam. Rayuan ini lahir daripada hati seorang pemimpin yang tulus dan ikhlas. Beliau benar-benar mahu menjadikan masyarakat Malaysia sebagai sebuah masyarakat yang mempunyai nilai moral dan etika yang dipaksikan dengan nilai keagamaan dan kerohanian yang utuh dan ditunjangi oleh budi pekerti yang luhur. Kita juga menyedari usaha membudayakan integriti bukanlah sesuatu yang mudah. Ia memerlukan komitmen dan kesungguhan semua pihak. Ia melibatkan perubahan minda dan penghijrahan cara hidup yang memerlukan tindakan secara terus menerus dan berulang-ulang. Untuk berubah, kita harus ‘membuka’ minda kita untuk menerima sesuatu yang baru yang tentunya lebih baik. Selagi pemikiran kita tidak terbuka, tidak sedia menerima yang baru, selagi itulah apa juga program yang diperkenalkan oleh kerajaan menjadi sia-sia. YAB Perdana Menteri juga pernah berkata “letih tidak wujud dalam kamus saya kerana apa yang saya lakukan adalah kerana Allah. Allahlah majikan saya. Saya suka bekerja untuk-Nya. Dan akhirnya kepada Allahlah saya dihadapkan.” Andainya warga perkhidmatan awam memahami dan menghayati katakata beliau itu, nescaya hasrat kerajaan untuk menjadikan perkhidmatan awam Malaysia sebagai sebuah perkhidmatan awam yang bersih dan berintegriti ke arah membentuk sebuah negara yang cemerlang, gemilang dan terbilang akan menjadi satu kenyataan. Ini seterusnya akan meningkatkan martabat dan imej negara di persada antarabangsa. Marilah bersama-sama kita menyahut seruan YAB Perdana Menteri untuk mengembalikan maruah negara di arena antarabangsa dengan membudayakan integriti dalam kehidupan kita, terutama dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan kewangan awam. Dr. Hj. Malek Shah bin Hj. Mohd Yusoff

Jilid 6 Bil. 1/2005

3

perkara utama yang harus diambil perhatian oleh semua ketua-ketua jabatan ialah melaksanakan perbelanjaan secara berhemah dan pada waktu yang sama berikhtiar untuk mengekalkan pertumbuhan ekonomi yang kukuh melalui langkah sustainable deficit. Prosedur-prosedur kewangan yang telah ditetapkan adalah berasaskan prinsip-prinsip kawalan kewangan awam bagi memastikan tidak berlaku sebarang penyelewengan. ketua-ketua jabatan hendaklah mengenal pasti dan menyusun semula keutamaan (priority) pelaksanaan projek-projek di Jabatan masing-masing bagi memastikan projek-projek yang dilaksanakan memberi faedah yang tinggi kepada rakyat. Bagi menjamin pengurusan kewangan yang mantap. ketua-ketua jabatan harus mengambil perhatian secara serius terhadap teguranteguran audit. Pelaksanaan projekprojek ini secara efektif dan terkawal membolehkan Kerajaan meneruskan langkah-langkah ke arah mengurangkan defisit bajet. Oleh yang demikian. Dalam usaha memastikan ekonomi terus berkembang. fokus kepada perbelanjaan secara berhemah perlu seiring dengan usaha-usaha untuk meningkatkan lagi kutipan hasil Kerajaan. Kawalan dan pemantauan berterusan ke atas pematuhan prosedur-prosedur kewangan ini juga. Setiap jabatan kerajaan harus sentiasa berusaha gigih dan meningkatkan inisiatif untuk menggalakkan pematuhan dan seterusnya memungut hasil yang lebih melalui pelbagai program serta operasi yang dilaksanakan secara terancang dan berstrategi. Kerajaan sentiasa berusaha untuk melaksanakan keseimbangan dalam perbelanjaan ke arah mengurangkan defisit bajet. Sehubungan dengan ini. Untuk tujuan ini. Tambahan pula dalam usaha kita untuk memastikan ekonomi negara terus berkembang. pematuhan kepada prosedur-prosedur kewangan adalah perlu bagi memastikan wang awam dapat diurus dengan baik dan seterusnya mengekalkan good governance di jabatan masing-masing.Buletin INTAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM oleh: Dato’ Abdul Rahim bin Abdul Langkah Mengurangkan Defisit Bajet Usaha untuk memantapkan pengurusan kewangan di Jabatan-jabatan Kerajaan bukanlah perkara baru bagi kita semua. Dengan itu dapat membantu melicinkan lagi sistem penyampaian perkhidmatan yang lebih baik. malah ia sentiasa diberi penekanan oleh pucuk pimpinan kita dari dahulu lagi. langkah untuk mengurangkan defisit bajet ini merupakan salah satu perkara yang dititikberatkan oleh YAB Perdana Menteri dan diakui oleh beliau sendiri bahawa ia merupakan salah satu cabaran yang berat selama beliau menjawat jawatan Perdana Menteri. langkah-langkah penambahbaikan dapat dilaksanakan dengan mengambil contoh sistem 4 Jilid 6 Bil. kita seharusnya bertindak secara lebih proaktif bagi memastikan pelaksanaan projek-projek yang dikenal pasti dilakukan dengan segera. ketua-ketua jabatan hendaklah mengambil langkah-langkah untuk mengurangkan tunggakan hasil semasa dan juga mengatasi masalah tunggakan hasil yang melebihi 3 tahun. Kerajaan telah mengambil ketetapan untuk melaksanakan beberapa projek yang dapat memberikan impak berganda kepada ekonomi negara. dapat mengurangkan teguran-teguran audit dari segi ketidakpatuhan terhadap prosedur-prosedur yang sedang berkuat kuasa. Melalui kaedah ini. Justeru itu. Teguran-teguran ini perlu diterima sebagai satu perkara positif untuk meningkatkan lagi sistem pengurusan kewangan jabatan. Bagi mengekalkan mekanisme ‘check and balance’ dalam pengurusan kewangan. 1/2005 . Projek-projek tersebut perlu dilaksanakan mengikut tatacara perolehan yang ditetapkan seperti sebut harga dan tender bagi mendapatkan harga yang lebih kompetitif. Oleh itu. Pematuhan Kepada Prosedur-prosedur Kewangan Untuk terus menjamin pengurusan kewangan yang baik di jabatan-jabatan kerajaan.

Oleh itu. Kerajaan telah mengambil ketetapan untuk melaksanakan beberapa projek yang dapat memberikan impak berganda kepada ekonomi negara. Langkah ini juga dapat mengelakkan perbelanjaan yang tinggi ‘Christmas shopping’ pada penghujung tahun. Ketua-ketua jabatan juga hendaklah memastikan keperluan membeli aset berasaskan fungsi dan penggunaannya. salah satu langkah yang boleh dilaksanakan oleh ketua-ketua jabatan adalah dengan memastikan aset-aset yang berlebihan hendaklah diurus secara pengagihan semula (redeployment). kawalan kepada asas perolehan yang betul tetapi juga dari segi urusan kawalan stor dengan mewujudkan satu sistem inventori yang lebih kemas serta cara pengendalian dan penyimpanan yang cekap dan berkesan. Oleh itu. Pembelian aset berdasarkan ciri-ciri ‘nice to have’ perlu dielakkan bagi memastikan setiap perbelanjaan yang dibuat mempunyai nilai faedah terbaik kepada jabatan. Pembelian aset harta modal yang tinggi harus mengambil kira tawaran harga menyeluruh (total cost bid) daripada setiap pembekal yang menyertai perolehan Kerajaan yang merangkumi kos penyelenggaraan sekurang-kurangnya 5 tahun. jabatanjabatan dikehendaki memastikan peruntukan kewangan telah dilulusk an ter lebih dahulu. menyediakan spesifikasi dan penyediaan dokumendokumen berkaitan sehingga keputusan memilih pembekal atau kontraktor yang berjaya. perhatian kepada budaya penyelenggaraan adalah amat penting dan perlu dipupuk supaya jangka hayat penggunaan sesuatu aset itu dapat dipanjangkan. Susulan daripada pembelian-pembelian aset ini. kecurian dan keusangan barang-barang yang disimpan. persaingan terbuka dan adil dan saksama. Pengurusan Aset dan Inventori Penekanan terhadap pengurusan aset-aset di setiap jabatan adalah amat perlu bagi memaksimumkan penggunaan aset yang sedia ada dan juga untuk mengelakkan Kerajaan mengalami kerugian yang besar dari segi pembaziran. Melalui kaedah ini. Ke arah perbelanjaan yang berhemah. Berdasarkan kajian yang dibuat oleh MAMPU. ketua-ketua jabatan hendaklah mengenal pasti dan menyusun semula keutamaan (priority) pelaksanaan projek-projek di Jabatan masingmasing bagi memastikan projek-projek yang dilaksanakan memberi faedah yang tinggi kepada rakyat. ketua-ketua jabatan perlu memastikan pemeriksaan inventori serta verifikasi stok dilaksanakan mengikut Jilid 6 Bil. Adalah wajar bagi kita mengkaji tahap perancangan dan persediaan awal perolehan di jabatan masingmasing. ia dapat mengurangkan perolehan dibuat dengan tidak mematuhi peraturan semasa dengan alasan ‘keperluan segera’. menyediakan perancangan bagi sebarang perolehan di mulakan dengan kajian pasaran. Dengan adanya perancangan. nilai faedah yang terbaik. setiap perolehan yang telah dikenal pasti dapat mempraktikkan prinsipprinsip perolehan seperti telus (transparent). didapati kelewatan pelaksanaan projek bukannya berpunca daripada tatacara yang ditetapkan seperti sebut harga dan tender. 1/2005 5 . Sebelum sebarang perolehan dilaksanakan. Tindakan ini adalah penting untuk menjamin penjimatan dalam perbelanjaan supaya langkahlangkah yang berkesan diambil bukan sahaja dari segi Dalam usaha memastikan ekonomi terus berkembang. perancangan perolehan tahunan adalah amat penting dengan berdasarkan keperluan yang lepas dan semasa. Seterusnya. stok barang-barang yang berlebihan. Kebanyakan kelewatan adalah berpunca dari kurangnya perancangan perolehan oleh agensi pelaksana di samping kurang pengawasan kontrakkontrak oleh agensi dan kelemahan pihak pembekal atau kontraktor yang telah dianugerahkan kontrak Kerajaan.Buletin INTAN pengurusan kewangan jabatan-jabatan lain yang lebih baik bagi mewujudkan sistem kerja yang lebih tersusun dan telus. Amalan ini juga dapat menjamin penjimatan dalam perbelanjaan dan mengurangkan kos-kos tambahan bagi membaik pulih aset serta kos penggantian semula aset yang baru. Bagi memaksimumkan penggunaan aset yang sedia ada.

mekanisme sistem laporan dirangkumkan untuk memudahkan pemantauan oleh setiap jabatan. Untuk menjayakan hasrat Kerajaan ini. Bhg. Penutup Saya percaya Seminar Pengurusan Kewangan ini akan dapat memberi banyak manfaat kepada kita semua. ketua-ketua jabatan perlu memastikan kedua-dua sistem ini dapat dilaksanakan di jabatan masing-masing. Pelaksanaan e-SPKB dan e-Perolehan Selaras dengan matlamat Kerajaan untuk mempertingkatkan lagi sistem pengurusan kewangan secara online. Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia (Operasi). bertempat di Dewan Seri Baiduri. kita mestilah beramanah’. perkara tersebut telah diulang semula dengan menitik beratkan kepimpinan jabatan perlu memastikan Jawatankuasa ini bermesyuarat dan melaksanakan tanggungjawab yang telah digariskan. Adalah diingatkan. E-Perolehan juga akan membolehkan aksesibiliti yang lebih luas dan maklumat sesuatu perolehan dapat disebarkan dan mudah diperoleh oleh semua pihak yang berminat. ia akan dapat memberi peluang secara adil dan saksama kepada pembekal dan kontraktor yang berkelayakan dan bagi pihak Kerajaan dapat memilih harga yang lebih menguntungkan. setiap ketua-ketua jabatan harus memainkan peranan untuk meningkatkan lagi ketelusan dalam perolehan Kerajaan. Dato’ Abdul Rahim bin Hj. setiap ketua-ketua jabatan perlu memastikan setiap pegawai dan kakitangan sentiasa ‘accountable’ dalam menjalankan tugas pengurusan kewangan. Dengan pelaksanaan perolehan secara terbuka ini. Berdasarkan laporan suku tahun yang dikeluarkan. we must therefore be trusted’ n Petikan ucapan perasmian Seminar Pengurusan Kewangan Ketuaketua Jabatan Persekutuan Semenanjung Malaysia. ‘Kita telah diberi amanah. ‘We hold the people trust. Melalui kaedah-kaedah perolehan yang diamalkan termasuk tender terbuka. ia dapat mengelakkan jabatan mengemukakan permohonan kepada Perbendaharaan untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus. Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik (e-SPKB) dan Sistem e-Perolehan telah pun diperkenalkan. 1/2005 . Ketelusan Dalam Perolehan Kerajaan Bagi menjamin akauntabiliti di pihak Kerajaan. Kuala Lumpur. Sistem e-Perolehan ini adalah satu lagi komitmen Kerajaan untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan. Dokumen-dokumen perolehan juga boleh diperoleh secara elektronik. jawatankuasa ini dapat membantu ketua-ketua jabatan untuk mengenal pasti kelemahan-kelemahan dalam pengurusan kewangan dan akaun dan seterusnya mengambil langkah-langkah penambahbaikan yang perlu. Melalui Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2004. Abdul. Oleh Y. projek siap mengikut jadual dan juga bertanggungjawab mengambil tindakan terhadap kontraktor yang lewat atau gagal menyiapkan projek dan atas sebarang kecacatan pada projek berkenaan. ‘We are accountable to each other and to the people dan bertanggungjawab kepada Allah SWT di Hari Penghitungan’. Pada 16 Mei 2005. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Dalam usaha kerajaan untuk memantapkan lagi pengurusan kewangan dan akaun. Bagi mencapai hasrat ini. Tambahnya lagi. Sepertimana kata YAB Perdana Menteri dalam ucapannya di Majlis Perdana Persidangan Awam ke Lima. Untuk meningkatkan lagi ketelusan dan akauntabiliti. Bagi mencapai tahap penguasaan yang cekap.Buletin INTAN tempoh masa yang ditetapkan berdasarkan peraturan yang sedia ada. INTAN Bukit Kiara. bagi memastikan manfaat daripada pelaksanaan projek-projek dapat dinikmati oleh rakyat. agensi pelaksana adalah bertanggungjawab untuk mentadbir kontrak dengan berkesan melalui follow-up dan follow-through. ketua-ketua jabatan juga perlu memastikan pegawai dan kakitangan yang terlibat dihantar mengikuti sesi latihan e-Perolehan anjuran bersama INTAN dengan Unit e-Perolehan Perbendaharaan Malaysia. memantau dan menyelia semua urusan kewangan supaya ia berjalan lancar dan menepati peraturan yang telah ditetapkan. 6 Jilid 6 Bil. Kerajaan telah mengarahkan penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di semua agensi Kerajaan bagi membantu mengawasi.

acting on what you have Jilid 6 Bil. Jabbra and Dwivedi said “Accountability is the fundamental pre-requisite for preventing the abuse of delegated power and for ensuring instead that power is directed towards the achievement of broadly accepted national goals with the greatest degree of efficiency. Do the work and monitor progress. organisational or even national. requiring that they be answerable for their policies. Thus in every decision made to award a tender. These inspectors must administer no funds themselves. What do these terms actually mean? Integrity as defined in the Oxford Dictionary is quality of being honest and upright in character. even at personal cost and saying openly that you are acting on your understanding of right from wrong. clear and straightforward. scrutineers and public advocates”. discerned. problems still continue to occur year after year and this is clearly evident by the Auditor-Generals Report. Collin English Dictionary. honesty. it has to be acknowledged that there have been tremendous improvements in financial management especially in the last few years.Buletin INTAN INTEGRITY AND ACCOUNTABILITY IN FINANCIAL MANAGEMENT Dr. accountability is even more important since the funds are actually public monies and liable for close scrutiny by all interested parties. accessible. transparency. Other attributes of integrity are being able to discern what is right and wrong. which highlights the many incidents of financial mismanagement. 1/2005 7 . adhering to proper code of conduct and having good values and ethics. despite numerous reminders on the importance of good financial management and proper record keeping. accountability means being liable and able to explain all expenditures incurred by an organization and ensuring that all transactions are done honestly and adhere to all laws. Amongst the more important are as follows. it is defined as adherence to moral principles. There are a number of basic ingredients to ensure accountability in the conduct of affairs of an organisation. Report on results. In fact. private employers or service providers to account. therefore. be it public or private. putting interest of the public first and doing an honest days work. Transparency is defined as the state or quality of being transparent which in turn means that easily understood. Accountability as defined in the Oxford Advanced Learners dictionary means a requirement to give an explanation of one’s actions.C. “Some officials handle large sum of money: It is. auditors. Thus integrity encompasses a whole range of good values and ethics at all levels be it personal. policies and financial regulations. Abdul Rahman Hashim and Gurdev Singh In the Malaysian public sector. Accountability refers to the ability to call public officials. In the case of financial management. Integrity and accountability are extremely important elements in ensuring good financial management in any entity.) said in his book The Politics. simple. necessary to have other officials to receive and examine the accounts. In the case of the public sector. different cities call them examiners. expenditures. effectiveness. These words are often heard and repeated by various quarters. It encompasses a wide range of elements such as honesty. Integrity is often misunderstood or interpreted as only encompassing corruption. more importantly integrity also includes good governance. probity and prudence”. and Evaluate results and provide feedback INTEGRITY and ACCOUNTABILITY are buzzwords in the current public administration. wholeness and soundness. · · · · · Set measurable goals and responsibilities Plan what needs to be done to achieve the goals. quotation or other associated matters in financial management there should be clear cut criteria and be able to stand up to close scrutiny. However. Accountability is an age old concept and Aristotle (400B. actions and use of funds. Corruption is actually only one of the elements that affect integrity. trustworthiness.

In the Malaysian public sector. Besides these. The leader in an organisation should be committed to accurately and honestly reporting the financial management of his organisation. In order to achieve financial integrity and accountability a leader has to: · Know his responsibility and details of the job. and all transactions have been carried out with honesty and integrity according to the laws and financial procedures. problems still continue to occur year after year and this is clearly evident by the AuditorGenerals Report. Thus the controlling officer has to shoulder a heavy responsibility. In the public sector the consequences are even more serious as it affects the whole country and it’s entire population suffers from such indiscretions on the part of unscrupulous leaders. The third E is Effectiveness or the impact of these monies being spent or what has been achieved for the money spent on a programme or on the delivery of a service. streamlined or consolidated. He should set an example of honest and ethical conduct. This performance measurement allows one to determine the physical or financial performance over a certain period of time. · Ensure close supervision of staff to eliminate waste. duplication and errors. and · Ensure all laws. subject to any directions given by the financial authority. · Eliminate costly waste. However. By being able to measure performance it is possible to ensure that the money spent is done so wisely and achieves what it sought to achieve and ultimately it ensures that there is accountability and transparency. namely Economy meaning there should be value for money spent.Buletin INTAN In financial management the concept of integrity and accountability is tied to the management of public finances and assets in an efficient and honest way. The responsibility and accountability of a leader in a public sector entity in ensuring sound financial management is even heavier as can be seen from the responsibilities of the Controlling Officer (Pegawai Pengawal) as stated in Financial Procedure Act 1957 (revised 1972) “ to control. a leader should also ensure the following: · Establish clear goals and ensure that there are regular reports on the progress of meeting these goals. and · Give full commitment and put aside personal prejudices and preferences. · Ensure that reliable. 1/2005 . complete and timely data are maintained and used for decision-making at all levels. the leader is responsible for the overall financial integrity and accountability. · Be able to carry out the tasks entrusted to him. In any organisation. This means that goods and services that are being purchased should not be over-priced and should meet the minimum criteria of quality for the amount being spent on them. it has to be acknowledged that there have been tremendous improvements in financial management especially in the last few years. The second aspect is of Efficiency measured to theratio of input over output or the measurement of cost involved in producing the service or goods. Here the 3 E’s are of utmost importance. · Ensure that programs that do not work or are redundant should be terminated. the expenditure authorized under that purpose and to be the chief accounting officer in respect of all public monies collected. which highlights the many incidents 8 Jilid 6 Bil. This is a lame excuse and efforts should be made to measure efficiency because in today’s globally competitive world efficiency is one of the important cornerstone of success. regulations and policies are strictly adhered to at all times. · Ensure all programs and operations achieve their intended results efficiently and effectively. which gives assurances that accounts maintained are regular. Some countries have even been bankrupted and are languishing in poverty due to the indiscretions and the lack of integrity and accountability on the part of their leaders. received or disbursed and all public stores received. despite numerous reminders on the importance of good financial management and proper record keeping. · Know the standard and level of evaluation. avoiding actual or apparent conflicts of interest in personal and professional relationships and promote ethical behaviour in the work environment. fraud and mismanagements. as he is responsible for all the finances of his organization. held or disposed of by or an account of the department or service for which the purpose is provided”. While spending public monies one should ensure that the money being spent on goods or services is actually worth the money. This important measure is very seldom used in the public sector with the excuse that it is difficult to do so because the public sector is for serving the public. Failure to do so has serious and disastrous results and this can be seen from the Enron example as well as numerous other foreign as well as local examples where public listed companies and even banks have failed.

simple and clear. Strategic planning is important as it forecasts the future financial requirements of an organisation in a systematic and coherent manner. Every single ministry and department puts forth yearly plans of additional expenditure but how many organisations put forth plans on savings proposals? Without leadership. making an expressed effort to put financial management in order. accountability and integrity. Visibility and leading by example shows the staff that the leaders at all levels are actually concerned with managing the finances of an organisation with due care. Constant Reminders: The various aspects of financial integrity and accountability have to be consistently and regularly be drummed into the minds of all staff in an organization. No excuses and pressure from any quarter should be entertained. Violators should be hauled up and the due process of law be applied. it is crystal clear that integrity and accountability are the cornerstones of ensuring that there is good and sound financial management. budgeting will be conducted as a routine affair whereas budgeting for performance calls for budgeting according to ministerial/departmental priorities. Thus in any organisation where the leader is able to practice the principles of integrity. INTAN Jilid 6 Bil. In short. Thus in conclusion. J. 1/2005 9 . savings proposals and oneoff. Xavier. There should be complete commitment to integrity and accountability by everyone at all levels in any organisation. If an entity waits for only external audits the damage done may be serious with dire consequences.Buletin INTAN of financial mismanagement. Leadership is needed to set goals and priorities for development plans and for operational budgeting – strategic planning for the sub-allocation of expenditure targets across the various programs and activities. All accounts should be readily accessible. accountability and transparency the whole organisation can be expected to follow suit and thus the organisation can have a solid financial management system in place n Reference 1. Selvaraj. INTAN 2.A. The leader in an organisation should be thus held accountable for all major expenditures incurred by an organisation and be able to defend any queries with relevant facts and figures. close supervision is of utmost importance. Internal Audits: The importance of regular internal audits is extremely important to ensure that any financial irregularities are discovered quickly and the necessary action is taken decisively to ensure that no further damage is done. N. Cultivating financial skills amongst financial managers and staff is of utmost importance. a proper training policy for all financial personnel should be in place and strictly implemented. Most of the incidents highlighted in the Auditor Generals Report are due to non.compliance to the existing laws. (2001). Strategic planning is needed for new policies. Mentoring/ coaching new personnel is a very useful and hands-on method of ensuring trained personnel who do not make mistakes that can lead to audit queries. Supervision includes visits to the actual project sites to monitor the projects and to the finance section to see what is going–on. If the leaders responsible for financial management follow according to the steps stated above it will ensure that there is sound financial management in the public sector. Strategic planning also involves the creation of a holistic plan and puts a structure in place in the organisation for the implementation of this plan. Budgeting For Performance-Principles and Practice. Leadership is about making a commitment to excellence. Once again it means supervision at all levels of staff since malpractices can be at any level. regulations and financial procedures or simply due to the complete lack of integrity and accountability on the part of the financial managers. which need to be inculcated by all staff in an organisation through various means and practices. (2000). Leading Human Resource Performance. Jabbra and Dwivedi 3. Values and ethics including religious obligations are also important aspects. Commitment from the leader will give the proper signals to the other personnel involved in financial management thus enabling the organization to have good and proper financial management. Amongst the pre-requisites in order to ensure sound financial management are the following: Staff training: Ensuring that your staff is well trained and equipped with the necessary financial procedures and financial management aspects. Close supervision: Since handling of finances invariably involves money and this often leads to vary malpractices.

Rahman Abdullah Buah yang baik tentunya berasal daripada benih yang Di kalangan anggota perkhidmatan awam. berpandukan undang-undang dan peraturanmemahami dan mengamalkan dengan sempurna peraturan kewangan yang ditetapkan. rungutan orang awam. di samping pada masa menjadi anutan seseorang penjawat awam. dalam menguruskan kutipan hasil. umumnya dapat diterima Pengertian ciri-ciri penjawat oleh mana-mana anggota awam yang baik dan berkualiti Anggota perkhidmatan awam masyarakat. Air sungai yang mengalir jernih di hilir adalah antara mereka yang hampir setiap hari. nilai-nilai dan berkualiti. Inilah tertinggi perkhidmatan awam. yang sama berhadapan dengan yang disarankan oleh agama orang awam. serta sebabnya.Buletin INTAN Keunggulan Penjawat Awam Dalam Pengurusan Kewangan oleh: Hj. walaupun telah banyak diperkatakan oleh seper ti inilah yang sering mereka menganut fahaman pegawai-pegawai pengurusan terdedah kepada aduan dan agama yang berbeza. penjawat-penjawat awam perlulah betul. Begitulah berurusan dengan orang awam. sekiranya dilaksanakan oleh Mereka ber tanggungjawab penjawat-penjawat awam yang mengendalikan wang tunai mempunyai dan mengamalkan atau menguruskan harta benda Tidak kira apa jua agama yang ciri-ciri penjawat awam yang baik kerajaan. menjurus kepada tuntutan guna kuasa. unsur dan nilainilai ketuhanan dijadikan ahli-ahli akademik dan juga terdedah kepada peluangsebagai salah satu elemen ahli-ahli politik. sentiasa ramah nilai-nilai murni yang bersesuaian dengan dan mesra dengan pelanggan serta berperibadi mulia. Sekiranya mereka bahawa pada setiap masa. Secara amnya peluang untuk melakuk an dalam Rukun Negara dan juga keseluruhan penjelasan tersebut penyelewengan dan salah Teras Perkhidmatan Awam. diri daripada terdorong untuk mengambil kesempatan 10 Jilid 6 Bil. teratur. malah mereka juga dapat menahan berkaitan dengan orang awam. dapat melaksanakan tugastidak kira dimana mereka tugas rasmi dengan tepat dan berada. Abd. Mereka bukan sahaja kewajipan yang mesti dilaksanakan terutama sekali mampu menghadapi pelanggan dengan senyuman semasa mereka melaksanakan tugas-tugas rasmi yang dan kemesraan. peraturan dan perundangan negara. bukan sahaja berpunca daripada air yang jernih di hulu. Tuntutan mereka merupakan warga perkhidmatan awam yang mengamalkan nilai-nilai murni ini menjadi satu cemerlang dan patut dicontohi. perbelanjaan cekap dan cemerlang hanya akan dapat dihasilkan wang awam dan pengendalian harta atau aset awam. ada di baik. tetapi juga terlibat juga dengan pengurusan kewangan yang baik. 1/2005 .

telus. Mahathir Muhammad melancarkan dasar penerapan nilai-nilai Islam di kalangan penjawat awam bagi meningkatkan lagi kualiti peribadi penjawat perkhidmatan awam agar sentiasa mendapat kepercayaan umum. faktor kemanusiaan iaitu pelaksana yang melaksanakan proses pengurusan kewangan dengan berpandukan kepada sistem dan peraturan-peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan. Pengurusan kewangan yang teratur. malah seluruh aspek perkhidmatan awam akan mengalami peningkatan kualiti yang cemerlang. berbudi mulia. Jilid 6 Bil. Ia juga merupakan benteng terakhir yang diharapkan dapat menahan mereka dari terjebak dalam jenayah rasuah. Kedua-duanya saling melengkapi. bagaikan ‘isi dengan kuku’. tegas. berakhlak. Dasar ini adalah sebagai pelengkap kepada dasar-dasar lain seperti kepimpinan melalui teladan. pemikiran dan perilaku yang berasaskan nilai-nilai murni seperti amanah. pemaaf dan merendah diri. bersyukur dan adil. penggunaan kad perakam waktu dan pemakaian tanda nama. bukan sahaja pengurusan kewangan yang cekap dan cemerlang dapat dihasilkan. Nilai-nilai ini pula digolongkan ke dalam dua kumpulan iaitu nilai-nilai teras dan nilainilai kembangan. Tahap keyakinan dan amalan ‘Kepercayaan Kepada Tuhan’ dan ‘Berpegang Teguh Kepada Ajaran Agama’ adalah penentu utama tahap kecemerlangan dan kualiti setiap penjawat awam. tekun. jujur. bersopan santun.Buletin INTAN semasa menguruskan hal-hal kewangan. KEUNGGULAN PERIBADI Keunggulan peribadi seseorang penjawat awam dapat dilihat melalui sikap. Kedua. Nilai-nilai teras ialah sifat-sifat amanah. bertanggungjawab. A. 1/2005 11 . bijaksana. Hubungan antara nilai teras dan nilai kembangan adalah bagaikan ‘irama dan lagu’. bekerjasama. taat setia. prosedur dan kawalan auditan yang mampu mewujudkan keadaan yang seimbang (check and balance) di antara pihak yang bertanggungjawab dan pelaksana. bekas Perdana Menteri Malaysia yang disayangi. Nilai-nilai kembangan pula ialah berdisiplin. dan profesional. Nilai Teras tidak akan sempurna sekiranya diamalkan secara berasingan. Sesuai dengan konsep ketuhanan yang membentuk amalan nilai-nilai murni. berani. 1994) menyatakan bahawa penjawat awam yang berkualiti seharusnya mempunyai dua aspek keunggulan iaitu keunggulan peribadi dan keunggulan ikhtisas (professional competency). baik dan lengkap bergantung kepada dua faktor utama. kemesraan. peraturan. cemerlang dan berkualiti. mengelakkan diri daripada melakukan penyelewengan atau salah guna kuasa. benar. iaitu. gemilang dan terbilang. Ia perlu disisipkan dan dihiasi dengan nilai-nilai kembangan. Dengan mempunyai keunggulan peribadi dan keunggulan ikhtisas seseorang penjawat awam. dihayati dan diamalkan secara bersama oleh warga perkhidmatan awam yang ingin menjadikan diri mereka sebagai penjawat-penjawat awam yang cemerlang dan berkualiti. Y. komitmen. adil. Berbahagia Tun Dr. Buku Citra Karya (INTAN. dedikasi. sistem pengurusan kewangan yang mengandungi undang-undang. Mereka inilah yang dikatakan sebagai penjawat awam yang menghayati etika dan nilai-nilai murni perkhidmatan awam. Keduanya perlu digandingkan. penyelewengan dan salah guna kuasa. pertama.

kukuh dan berkembang dengan subur. Mahathir Mohamad melancarkan Dasar Penerapan Nilai-nilai Islam Dalam Pentadbiran di kalangan penjawat awam bagi meningkatkan lagi kualiti peribadi penjawat perkhidmatan awam agar sentiasa mendapat kepercayaan umum. Y.Buletin INTAN Nilai Individu dan Organisasi Dalam mana-mana organisasi. Sikap ‘tidak apa’ dan ‘biarkan’ yang ada pada anggota organisasi menyebabkan standard nilai yang dipamerkan tidak menepati piawaian yang didokumenkan. ahli-ahli organisasi. malah pada masa yang sama memperlihatkan tahap kebersihan. Fenomena ini bukan sahaja menggambarkan nilai kebersihan. 1/2005 . unsur dan nilai-nilai ketuhanan dijadikan sebagai salah satu elemen dalam Rukun Negara dan juga Teras Perkhidmatan Awam. Inilah yang dikatakan ‘cakap tak serupa bikin’ atau ‘bikin tak serupa cakap’. Dasar ini adalah sebagai pelengkap kepada dasar-dasar lain seperti Kepimpinan Melalui Teladan. Nilai dan Agama Penghayatan nilai juga ditentukan oleh tahap kepercayaan dan pegangan agama seseorang individu. amanah dan kejujuran pemerhati-pemerhati yang melihat tingkah kelakuan penghisap rokok sedemikian tanpa sebarang teguran dan tindakan. nilai-nilai yang disarankan oleh agama umumnya dapat diterima oleh mana-mana anggota masyarakat. berdisiplin dan berintegriti. Unsur ketuhanan ini juga turut bergema dalam laungan lagu ‘Negara Ku’ iaitu ‘Rahmat Bahagia Tuhan Kurniakan’. Sesuai dengan konsep ketuhanan yang membentuk amalan nilai-nilai murni. amanah dan kejujuran penghisap rokok. Tingkah laku. Hasil kajian yang dibuat oleh INTAN pada tahun 1993 mengenai ‘The Study of Managerial Values in the Malaysian Civil Service’ mendapati kebanyakan pegawai 12 Jilid 6 Bil. Penggunaan Kad Perakam Waktu dan Pemakaian Tanda Nama. Kita boleh menerima keadaan sedemikian kerana hati kecil kita mengatakan ‘tidak apa’. Kita inginkan persekitaran yang bersih daripada sampah dan habuk. Nilai-nilai murni individu secara am dipengaruhi oleh nilai-nilai murni dan budaya amalan masyarakat. Tahap keyakinan dan amalan ‘Kepercayaan Kepada Tuhan’ dan ‘Berpegang Teguh Kepada Ajaran Agama’ adalah penentu utama tahap kecemerlangan dan kualiti setiap penjawat awam. Sering kali. pedoman dan kawalan secara tidak langsung kepada tahap amalan nilai-nilai murni seseorang individu. Tidak kira apa jua agama yang menjadi anutan seseorang penjawat awam. Inilah sebabnya. tetapi kita masih membenarkan penghisap-penghisap rokok membuang habuk dan puntung rokok merata-merata. Rukun Negara yang pertama iaitu ‘Kepercayaan Kepada Tuhan’ dan Teras Perkhidmatan Awam yang ketujuh iaitu ‘Berpegang Teguh Kepada Ajaran Agama’ adalah merupakan elemen asas kepada pembentukan rakyat Malaysia yang mempunyai jati diri. penyelewengan dan salah guna kuasa. Kita tidak menegur atau tidak ‘kuasa’ untuk menegur. tetapi juga bergantung kepada amalan. Begitulah juga keadaannya dalam sesebuah organisasi. A. bukan sahaja bergantung kepada piawaian yang didokumentasikan. tanggapan dan penerimaan anggota masyarakat sering menjadi kayu pengukur. Berbahagia Tun Dr. ahli-ahli organisasi akan dipengaruhi dan dikongkong atau dikawal oleh tanggapan penerimaan dan tingkah laku. dalam mengamalkan konsep kebersihan. kepercayaan agama dan tahap pendidikan. bekas Perdana Menteri Malaysia yang disayangi. Tahap kebersihan yang perlu dipamerkan dalam sesebuah organisasi. Misalnya. walaupun mereka menganut fahaman agama yang berbeza. penerimaan dan perilaku anggota organisasi. Ia juga merupakan benteng terakhir yang diharapkan dapat menahan mereka dari terjebak dalam jenayah rasuah. tahap pengamalan sesuatu nilai tidak menyamai dengan piawaian yang ditetapkan dan dipersetujui oleh anggota-anggota organisasi. tuntutan dan kewajipan untuk menghayati nilai-nilai murni adalah merupakan keperluan asas bagi setiap individu sekiranya organisasi berkenaan ingin terus wujud.

Buletin INTAN kerajaan percaya bahawa nilai yang sangat penting untuk diterapkan demi kejayaan perkhidmatan awam ialah ‘Kepercayaan Kepada Tuhan’. penyelewengan ini bagi tempoh mingguan atau digambarkan dalam laporan bulanan. pintar dan melalui peningkatan pengetahuan. kemahiran dan kecekapan dengan menghadiri kursus. pengurusan kewangan awam digunakan untuk melaksanakan Tindakan ini menyebabkan seperti ini jika berterusan tugas-tugas rasmi. sama ada berkanun perlu menyediakan anggaran belanjawan Jilid 6 Bil. 1/2005 13 . kurang mahir dan dalam laporan Ketua Audit undang-undang dan peraturantidak peka dengan peraturan Negara. Kegagalan penjawat awam Ketua Audit Negara yang kawalan yang paling berkesan melengkapkan diri dengan antara lain membangkitkan ialah kawalan yang dibuat oleh pengetahuan dan kemahiran isu perbelanjaan melebihi individu terhadap dirinya sendiri. intelektual. mereka perlu meningkatkan pengetahuan. terk ini ak an menyebabk an peruntukan yang diluluskan. adalah langkah awal hanyalah pada masa-masa yang sangat penting untuk tertentu atau melalui laporan meningkatkan pengetahuan Kelemahan dan tugas-tugas yang dilaksanakan dan kemahiran. berwawasan. Mereka perlu berubah dari satu tahap ke satu tahap yang lain. bacaan. Kesediaan mereka menghadiri kursus. Pada masa-masa lain. mahir. masih boleh ditingkatkan kualiti berilmu. kemahiran dan kecekapan. Untuk berubah. bererti masih lagi peraturan negara dan organisasi dan perubahan semasa. mereka meyakinkan pula awam yang terlibat dalam pegawai lain bahawa pendapat pengurusan kew angan. KEUNGGULAN IKHTISAS dan peraturan yang mereka terdiri daripada mereka gunakan adalah betul dan perlu yang tidak menepati ciriKeunggulan ikhtisas ialah diikuti. kemahiran belanjawan. produktif. Kelemahanyang perlu diamalk an. ada di antara peraturanbank dalam tempoh yang tahap amanah dan kejujuran peraturan tersebut yang sepatutnya. Diri individu berkenaanlah mereka berada pada ‘takuk lama’. Mereka tidak semua kementerian. Kawalan daripada membaca dan meneliti nota-nota serta mendengar penyelia atau pegawai kanan ceramah. Setiap penjawat awam tidak mungkin dapat dipantau seminar. Contoh pelaksanaan kerja yang iaitu mereka yang cekap. inovatif. Berkemungkinan tidak dimasukkan ke dalam atau barang yang dihasilkan. diskusi dan berbagai dan dikawal pada setiap masa semasa mereka cara lain lagi. hasil yang boleh diusahakan dalam tugas dengan berpandukan yang dikutip tidak akaun dan menetapkan kuantiti dan kualiti kepada peraturan-peraturan sebenar sesuatu perkhidmatan yang sama. Lebih terdapat penjawat-penjawat serta keyakinan kepada hukummembimbangkan lagi sekiranya hukum agama. dan telah berubah. persidangan. jabatan dan badan-badan boleh sama sekali berada pada tahap statik. profesionalisme yang tinggi. Kawalan ini mereka boleh dianggap sebagai dan masih lagi dinyatakan adalah bersandarkan kepada tidak cekap. Penjawat awam yang berkualiti seharusnya kemahiran ialah dalam proses penyediaan anggaran berupaya meningkatkan pengetahuan. menjalankan tugas-tugas rasmi. Perbendaharaan menetapkan bahawa dan kecekapan dari semasa ke semasa. peralatan dibeli di luar yang menentukan kemampuan Mereka melaksanakan tugasperaturan kewangan. kefahaman dan kreatif. dan tahap kesempurnaannya result-oriented. ciri penjawat awam yang mereka yang mempunyai tahap berkualiti. dipinda atau kelemahan dalam jumlah masa yang perlu dimansuhk an sama sek ali. pengetahuan.

prosedur dan tatacara kerja yang telah ditetapkan oleh pihak-pihak berkuasa kewangan. Rentetan peristiwa yang disiarkan dalam media masa pada tahun-tahun lalu dan berulang lagi pada tahun ini memperlihatkan bahawa ramai penjawat awam yang mempunyai profesionalisme tanpa digandingkan bersama dengan keunggulan peribadi. Konsep akauntabiliti tidak akan dapat berfungsi dengan baik sekiranya pelaksanaan tugas-tugas rasmi tersebut tidak digandingkan dengan kesahihan legaliti. Penjawat awam sama ada pegawai perakaunan atau Pegawai Pengawal hendaklah mengamalkan konsep akauntabiliti dalam melaksanakan tugas-tugas rasminya. seseorang penjawat awam hendaklah memahami dan menghayati empat perkara berikut: a) b) c) d) Rukun Negara. mengamalkan. Penerapan Nilai-nilai Islam dalam Perkhidmatan Awam. Ciri utama dalam sistem ini ialah penyediaan Perjanjian Program. Akauntabiliti dan Legaliti Penjawat awam yang cemerlang dan berkualiti seharusnya mengetahui. Pelaksanaan keduakedua konsep ini dihiasi pula dengan penghayatan konsep integriti yang mengandungi himpunan nilainilai murni dan etika kerja organisasi. Dasar Peningkatan Nilai Tidak kira apa tugas yang dilakukan. 1/2005 . Kelemahan yang paling ketara ialah mengenai objektif setiap aktiviti. amanah. Cekap dan Amanah. legaliti dan integriti secara bersepadu akan melahirkan penjawat-penjawat awam yang jujur. Usaha-usaha melahirkan penjawat awam yang berkualiti. Integriti. Bersih. berkeunggulan peribadi di samping mempunyai keunggulan ikhtisas begitu giat dilaksanakan oleh Kerajaan dan perkhidmatan awam. jabatan atau agensi berkenaan. peraturan. serupa dengan objektif kementerian. Ketiadaan salah satu di antara tiga konsep tersebut. Objektif iaitu sesuatu aktiviti dengan aktiviti yang lain adalah sama. Dasar Pandang Ke Timur. dan lain-lain. Teras Perkhidmatan Awam. Sepatutnya objektif sesuatu aktiviti berbeza dengan objektif aktiviti yang lain. Setiap tahun objektifnya sama. akan melemahkan kelancaran pelaksanaan pengurusan kewangan yang seterusnya akan menjejaskan imej perkhidmatan awam. Pada asasnya untuk memenuhi tuntutan tersebut. tidak kira apa jawatan yang disandang dan tidak kira di mana kita bertugas. seorang penjawat awam tidak dapat lari daripada tanggungjawab untuk melaksanakan tugas dengan penuh tanggungjawab. Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan Awam. menghayati dan menjiwai nilai-nilai integriti dan konsep akauntabiliti yang bersandarkan kepada kesahihan legaliti.Buletin INTAN mereka dengan menggunakan Sistem Belanjawan Diubahsuai. Dalam pengurusan kewangan. berbudi mulia dan diyakini oleh masyarakat umum. seperti Kepimpinan Teladan. Gandingan ketiga-tiga konsep ini. Tidak ada perbezaan di antara satu objektif aktiviti dengan objektif aktiviti yang lain. konsep kesahihan legaliti bermaksud undang-undang. lambat-laun akan terjebak dan melibatkan diri dalam kes-kes pecah amanah. berakauntabiliti dan berintegriti. dan Dasar-dasar awam. Hanya dengan kecekapan dan kepintaran pegawai-pegawai Polis Di Raja Malaysia serta komitmen sebilangan anggota masyarakat yang tampil ke hadapan memberi maklumat kepada pihak berkuasa telah mengheret penjenayah ini ke muka pengadilan. walaupun setelah 10 atau 20 tahun berlalu semenjak penubuhan aktiviti berkenaan. penipuan dan salah guna kuasa yang dilakukan secara licik dan terancang. Dasar Penerapan Nilai-nilai 14 Jilid 6 Bil. memahami. Masih banyak kelemahan-kelemahan yang dapat dikesan dalam Perjanjian Program yang disediakan oleh agensi. berbeza dengan objektif organisasi serta berubah mengikut keperluan dan masalah semasa. iaitu akauntabiliti.

peralatan dibeli di luar peraturan kewangan. Mereka diharap menjadi penjawat awam yang mempunyai keunggulan peribadi dan keunggulan ikhtisas agar perkhidmatan awam dapat mewujudkan suatu pengurusan kewangan yang teratur. Perlakuan mereka yang segelintir inilah yang telah menjejaskan imej perkhidmatan awam secara keseluruhannya. cemerlang dan diyakini rakyat. bererti masih lagi terdapat penjawat awam yang terlibat dalam pengurusan kewangan. rosak susu sebelanga’. masih juga terdapat sebilangan pegawai yang tidak menepati ciri-ciri penjawat awam yang berkualiti. INTAN (1998). malah mereka juga mengambil kesempatan untuk menipu orang awam. Semoga seruan YAB Perdana Menteri. Program Pengurusan Kualiti Secara Menyeluruh. perbelanjaan dan pembayaran. Sinar Harapan Seruan daripadaYAB Perdana Menteri. penubuhan Institut Integriti Malaysia dan pelaksanaan konsep Islam Hadhari akan berjaya melahirkan wajah dan imej baru perkhidmatan awam yang dapat dibanggakan oleh rakyat Malaysia dan gah di persada antarabangsa n Rujukan: INTAN (1979). Namun setelah sekian lama Kerajaan dan perkhidmatan awam melaksanakan berbagai-bagai usaha untuk mewujudkan pengurusan kewangan yang teratur. cekap dan berakauntabiliti. yang meminta ‘bekerja bersama saya’ dan ‘berikan maklumat yang benar bukan cerita elok-elok belaka’ diharap dapat meningkatkan lagi keinsafan dan iltizam penjawat awam. 1/2005 15 . terdiri daripada mereka yang tidak menepati ciri-ciri penjawat awam yang berkualiti. Pelancaran Pelan Integriti Nasional. Kelemahan-kelemahan dalam pengurusan kewangan awam seperti ini jika berterusan dan masih lagi dinyatakan dalam laporan Ketua Audit Negara. Kelemahan dan penyelewengan ini digambarkan dalam laporan Ketua Audit Negara yang antara lain membangkitkan isu perbelanjaan melebihi peruntukan yang diluluskan. Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam. Tonggak Dua Belas dan yang terakhir iaitu Arahan YAB Perdana Menteri No. serta hasil yang dikutip tidak diakaun dan tidak dimasukkan ke dalam bank dalam tempoh yang sepatutnya. penyediaan dan penyelenggaraan akaun sememangnya memerlukan penjawat awam yang berkualiti dan berintegriti. Citra Karya – Panduan Perkhidmatan Cemerlang. cekap. Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi. terutama yang terlibat dalam pengurusan kewangan.Buletin INTAN Islam dalam Pentadbiran. Panduan Perkhidmatan Cemerlang. Nilai dan Etika Dalam Perkhidmatan Awam. menunjukkan bahawa Kerajaan dan Perkhidmatan Awam Malaysia begitu serius dalam usaha membentuk keunggulan peribadi penjawat awam. pungutan dan penerimaan hasil. ‘disebabkan nila setitik. urusan sebut harga dan tender. Mereka bukan sahaja tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan kewangan dan perakaunan. Nila Setitik Rosak Susu Sebelanga Pengurusan kewangan yang meliputi aktiviti penyediaan belanjawan. 1 Tahun 2000. Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia. Jilid 6 Bil.

For instance the atmosphere of the 16 Jilid 6 Bil. a lot more remains to be done.Buletin INTAN Public Sector Performance Improvements in Malaysia And Challenges Ahead oleh: P. This paper will discuss some of the important improvements in the Public Sector. Commitment of top management. the Treasury still holds lot of restrictions in spending and does not practice one of the aims of MBS i. In this way accountability and transparency can be enhanced and productivity improved. However. There has been lot of improvements. the weaknesses and challenges ahead. Introduction. quality. timeliness and cost of producing outputs. continuous training and addressing resistance of staff to change and continuous monitoring of improvements are required. Rajasundram Although a lot of success has been achieved.e. “Let Managers Manage”. 3. Their performance will affect the way the public feel about their services. Australia and Singapore where the controlling officers of ministries function very much as the Chief Executive Officers of companies. 1. a lot more remains to be done. are also given authority to decide best the appropriation of allocations to programmes/activities to achieve their objectives. Commitment of top management. 2. The objectives of MBS are good in that managers are held accountable and responsible for programmes/ activities under their control while at the same managers The counter services are a reflection of the services of departments. These are mainly to be seen in the implementation of Public service administrative circulars “Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)”. Although a lot of success has been achieved. the benefits. 1/2005 . Statutory Bodies and Local Authorities. continuous training and addressing resistance of staff to change and continuous monitoring of improvements are required. One of the important aspects of MBS is the development of key performance indicators to assess to what extent the organisation has satisfied the clients’ expectations. Counter services The Public Sector includes the Federal and State Governments. The Modified Budgeting System (MBS) The implementation of MBS has helped managers of ministries and departments translate their objectives into appropriate programmes to achieve organisational objectives and to maximise the resources given to them. The mindset of treasury managers has to change to allow independence in management of allocations for controlling officers. The performance of the agencies is monitored on the basis of outputs produced and the inputs used. The performance is measured on the quantity. The last 20 years has seen major changes and innovations introduced in the Public sector towards better services to the public. This has already been done in countries such as New Zealand. The government has introduced many reforms in public administration to enhance efficiency and effectiveness of the civil service beginning with the excellent work culture initiative in 1989 (Gerakan Budaya Kerja Cemerlang).

approval and payment.Services With the introduction of e-commerce. there are lessons to be learnt to consolidate and to prepare for the future. Public can now make most payments in one center. This has saved a lot of time for departments in preparing the vouchers manually and then dispatching them to the AGO for reeking before verification. This has helped the public a lot by saving on time taken and transport expenses saved. The time saved by the departments can be better utilized productively in other areas where there are weaknesses or shortage of manpower. payment processes have been streamlined. Payment can also now be made electronically (EFT. Contractors and Civil Servants and the Public can now expect faster payment. E-Government The Electronic Government initiative by the government has brought forth many benefits and although it is not as smooth as expected. 4. (iii) E. The public is also informed electronically when payments have been made. Many government agencies The E. There has been much progress in these area departments across the public sector. The Departments also provide suggestion boxes and questionnaires to monitor their performance and address weaknesses to further improve their services in the future. The Government had also successfully initiated payments of bills in one center (One stop payment centers). suppliers and other parties. electricity and water bills can all be paid in one place reducing the need for people to travel from one department to another to make payments.Buletin INTAN counters has changed a lot to welcome the public with convenient facilities such as comfortable waiting rooms. This system is linked to the electronic vote accounting system so that supplies ordered. Procedures and processes have been reviewed to delete unnecessary or duplicating processes. Number of forms to fill have also been reduced. Telephone. Costs have also been reduced. (ii) E-Procurement One of the common complaints of clients is delay in processing of application for permits. For instance.Procurement (E-Perolehan) system has also been introduced to enable electronic record of suppliers and supplies so that departments can use this database to order supplies. Suppliers. Processing of Applications and Payments have also obtained ISO certification for their core processes reviewing and refining their processes to maintain service excellence. Payments can also be done electronically through the banking system through internet services. (e-maklum). received and certified can be routed to the payment function and enable speedier payments to suppliers. 5. Thus the productivity of the economy as a whole will be enhanced as the working population does not have to travel far for settlement of bills. motor vehicles dealers can now apply for registration and payment Jilid 6 Bil. The initiatives are: (i) Implementation of the electronic vote book and payments system Departments can now key in vouchers at their level and transmit them to the Accountant Generals office (AGO) for verification and payment.Electronic Fund transfer) to customers and this will save time for banks and AGO for processing of cheques and help avoid fraudulent manipulation that can occur in payment by cheques. licenses and payments to contractors. 1/2005 17 . This has been made possible through quality control systems in line with the PKPA on process improvements and total quality management. Departments also provide faster service for handicapped people and senior citizens and even open counters on weekends and at night to facilitate working public. a number queuing system for first come first serve and also the enquiry section where the staff can advise and reroute the public to the appropriate counter or officer.

Universities and top management have timely information for decision-making. 7. the Public Works Department and the Department of Agriculture. These two privatised entities are also among the top 50 companies in terms of market capitalisation. 6. 1/2005 . the Malaysian Centre for Remote Sensing. With the banker as intermediary. the Land and Mines Department. the Road Transport Department (RTD) can vet new applications for transfer and road tax payment and collect electronic payment (direct debit) through the merchants account. They also generate support industries to further enhance economic activity and productivity. Privatisation and corporatisation The government has progressively reduced the involvement of the Public sector in business activities as it is not profit oriented rather the whole objective of government is to promote growth and economic activities so that the nation as a whole prospers. the Survey Department. Similar efforts have also been made to enable efficient financial management and reporting systems for the State Government Departments. Some of the privatisations have not been successful and the causes and consequences need to be studied to guide future privatisations. The SAGA system is a standard for government statutory bodies as such there is comparability among entities of similar nature eg. For instance the maintenance of roads previously done by the Public Works Department has been privatised so also the maintenance and cleaning services in the hospitals.Buletin INTAN of road tax for new vehicles from their office through internet. Companies and individuals can also now access the Survey Department database to get information on land for instance for construction and valuation purposes for a fee. (iv) By using Computer aided Land Survey system. The aim of the government is also to reduce the financial burden of the public sector in future specifically with regard to pensions and medical expenses and to spur private sector participation. (v) Th e M i n i s t r y o f L a n d a n d Co o p e rat i ve Development has also developed a common database for geographical information whereby the public can now access information from many departments through Malaysian centre for Geospatial data Infrastructure (Macgdi) involving the Valuation Department. There are also areas where the government has privatised certain services of government entities. This has saved a lot of time for businesses (time is invaluable) as well as RTD itself . Further the Accountant General’s Department has reviewed the accounting systems of the Federal Government under the Reengineering project to 18 Jilid 6 Bil. 40% on plan drawings and 62% on conversion of maps from imperial to metric system. The new system will be implemented in stages starting in 2005. public and stakeholders to provide faster and more value-added services in response to customer demand and the changing environment with the expanded use of information technology (IT). the Survey Department of Johor has saved 60% of staff time spent on computation. The government has also set up monitoring authorities in the relevant ministries to make sure these privatised entities subscribe to fair pricing of services and also social responsibilities such as providing power and telecommunications facilities to rural areas where the privatised entities would rather not invest for fear of being less profitable. The latter is important so that the Hospital Administrators can focus their time on their core With the implementation of the Standard Accounting Systems for Government agencies (SAGA) PKPA 1/96 Statutory Bodies are now able to produce their final accounts to parliament on time. Accounting Systems improve service delivery to departments. In this respect the two biggest privatisations namely the National Electricity Board and the Telecommunications has helped the government save billions in operating and development expenditure.

resource availability and employee learning and growth. i. The privatisation however does not mean the government will retrench the staff whose functions has been privatised. Conclusion The Public sector has made a lot of progress in financial management or service delivery and attached great importance to the use of information technology to review processes.e. Adapting Balanced scorecard to fit Public and Non-profit sectors. Niven. Tools such as the balanced scorecard can be used aid organisational 9. Jilid 6 Bil. A Model for Managing Change (1994) (iv) Paul R. The staff should also be nurtured and the quality culture inculcated so they share the common goals of the organisation. rather these staff are either absorbed into the privatised entities or redeployed to other sectors where there is a shortage of manpower. These include awards for innovation introduced in public services and the Prime Ministers’ Quality award. The staff should also be given sufficient training so that they can implement the circulars and disseminate the objectives to lower levels. Objectives n Key performance measures n Targets n Initiatives n improvement with focus on the customer needs. Like any other sector it is not free from globalisation pressures and it must continuously improve and adapt to changes in the environment and implement the best practices in government to spur economic growth and ensure prosperity for all.Buletin INTAN business. innovative. clinical services thereby providing value for money and customer satisfaction. 8. The Public sector employees have to respond to these challenges and be trained. internal processes. Incentives and challenges Each of these attributes is dealt with in greater details as below to map out the strategies to achieve the vision and mission of the organisation. Some of the computerisation projects have not been successful and the reasons should be a lesson to avoid waste of public funds. Basically the Balance Scorecard addresses the following aspects: n Financial n Customer n Internal processes n Employee learning and growth The government has also initiated various awards to encourage service excellence. 1/2005 19 . However with all these circulars in place. shorten waiting time and provide efficient and effective services. The change management strategies need to be prepared so that new developments especially in electronic government are well communicated to the staff and the fear of resistance to the new systems are addressed to ensure success. This has contributed to efficiency in providing maintenance services and promoted effectiveness of healthcare. without commitment and constant supervision the objectives of the circulars cannot be met. competitive productive and responsive to change n References: (i) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Pindaan sehingga Mei 1997 (ii) Laporan Kemajuan Pentadbiran Awam tahunan oleh MAMPU (iii) Morris and Raben. The training should also be regular so that it can cater for transfers of staff and retirement so that the new staffs are well trained. Here the public sector has to revisit its vision and mission and take a total approach to service improvement and organisational excellence. While lot of attention has been paid to improvement of service delivery less has done to examine the vision and mission of the organisation and the strategy to achieve the objectives. The vision and mission of the department must be clear and communicated to all levels of management.

pada masa yang diperlukan dan dengan nilai yang terbaik untuk wang. ketelusan bermakna mempraktikkan prinsip adil. Perhubungan dengan pembekal boleh dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu: • • • Sebelum tender ditutup. tender dihantar selepas waktu tutup. Tender adalah suatu cara pembelian yang berasaskan pertandingan. Penilaian dan tawaran tender dibuat secara adil dan saksama. Ciri-ciri tender yang telus Tender melibatkan dua pihak yang mempunyai objektif yang berlainan iaitu pembeli yang ingin memperoleh nilai terbaik untuk wang. a) Peraturan Tender Yang Jelas Atas kepentingan ini.Buletin INTAN KETELUSAN DALAM PENGURUSAN TENDER oleh: Ho Khek Hua persaingan ini. Peraturan-peraturan ini meliputi perkaraperkara berikut: • • Pemberitahuan tender melalui media yang sesuai dan syarat-syarat kelayakan pembekal dinyatakan. saksama dan jujur kepada semua pembekal. mereka membuat tawaran yang terbaik kepada pembeli dan mempercayai bahawa tawarannya akan dipertimbangkan secara adil. pindaan kepada tawaran selepas tender ditutup. Pembeli bertanggungjawab mengendalikan tender secara telus berasaskan prinsip adil. pada masa yang diperlukan dan dengan nilai yang terbaik untuk wang bagi mencapai matlamat organisasinya diuruskan secara adil. Bagi pembeli. Hasil daripada peningkatan persaingan ini. saksama dan jujur oleh kedua-dua pihak yang terlibat iaitu pembeli dan penjual. kedua-dua pihak ini mempunyai tanggungjawab yang sama berat untuk memastikan ketelusan dalam tender. Mempamerkan sesalinan dokumen tender untuk membolehkan pembekal yang berminat membuat semakan sebelum membuat keputusan untuk mengambil bahagian. saksama dan jujur berasaskan kualiti yang dikehendaki. Dari segi tender. tender untuk memperolehi apa yang diperlukan oleh organisasinya mengikut kualiti yang dikehendaki. peningkatan persaingan akan menggalakkan mereka berusaha dengan lebih gigih supaya sentiasa kompetitif. Hasil daripada peningkatan Peraturan tender perlu jelas dan mudah difahami oleh pembekal. Atas kepentingan ini. Selepas tender tutup hingga tawaran tender. dan Menetapkan apa yang boleh dibuat dan tidak boleh dilakukan oleh pembekal. Manakala. pembeli perlu mengendalikan tender secara telus. Perhubungan dengan penender yang jelas. Perhubungan pembekal yang jelas • • • b) Menentukan bentuk dan tahap perhubungan adalah penting bagi pembeli dan pembekal. pembeli akan memperoleh penjimatan dan nilai untuk wang. Sebagai contoh. pembeli perlu mengendalikan tender secara telus. Ketelusan bererti jelas. Dalam hubungan ini. Proses tender yang telus. Contohnya. Ini akan memantapkan lagi keyakinan pembekal dan seterusnya meningkatkan lagi persaingan di antara pembekal. dan Selepas tawaran tender Bentuk dan tahap perhubungan dalam ketiga-tiga 20 Jilid 6 Bil. Bagi pembekal. peningkatan persaingan akan menggalakkan mereka berusaha dengan lebih gigih supaya sentiasa kompetitif. saksama dan jujur manakala pembekal pula membuat tawaran secara jujur dan terbaik serta berkemampuan memenuhi obligasi sebagaimana yang dijanjikan. pembekal ingin memperoleh pulangan yang terbaik. Bagi pembekal. Dalam pertandingan yang terbaik adalah pemenang. Ini akan memantapkan lagi keyakinan pembekal dan seterusnya meningkatkan lagi persaingan di antara pembekal. Menetapkan kelayakan pembekal supaya mereka yang berkelayakan sahaja yang boleh mengambil bahagian dalam tender. Bagi pembekal pula. 1/2005 . Tender yang dikatakan menepati prinsip ini ialah apabila ia diterima oleh kedua-kedua pihak yang terlibat. Menetapkan syarat-syarat bagaimana sesuatu tender boleh diterima dan ditolak. Justeru itu. tender yang telus perlu mempunyai ciri-ciri berikut: a) b) c) d) Peraturan tender yang jelas. Prinsip ini adalah teras dalam tender. pembeli akan memperoleh penjimatan dan nilai untuk wang. dan e) Pengurusan aduan tender.

• Adil dan jujur. “the process should be transparent. perhubungan dengan penender. penilaian dan tawaran tender dan pengurusan aduan tender dapat dibuat n Menurut YAB Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi. • Peraturan dipatuhi dan tidak menukarkan peraturan untuk menyesuaikan keperluan atau keadaan. Peraturan dan kriteria yang menentukan pemenang dinyatakan dengan jelas dan diterima oleh mereka yang mengambil bahagian. dan Pegawai yang mempunyai kepentingan dikecualikan daripada mengendalikan tender. 1/2005 21 . spesifik dan boleh diukur.Buletin INTAN peringkat ini perlu ditetapkan dengan jelas supaya dapat memantapkan lagi ketelusan dalam tender dan mengelakkan kekeliruan di antara pembekal dan juga pembeli. direct negotiation will be limited to very special cases”. just. • Tawaran yang paling menguntungkan. kewujudan saluran menerima dan menyiasat aduan tender yang di luar kawalan pembeli adalah penting supaya pembekal berasa aduan mereka akan diberi pertimbangan yang sewajarnya dan mereka tidak diberi pandangan negatif oleh pengendalian tender. “openness” dari segi memaklumkan penender yang berjaya dan nilai tawaran boleh dipamirkan dalam kenyataan awam agensi berkaitan supaya pembekal boleh menambahbaik kelemahan mereka. Penilaian dan keputusan hendaklah konsisten dan dibuat mengikut: • Asas yang sama (equal basis). dan • K e a h l i a n L e m b a g a Te n d e r d i w a r t a k a n (diumumkan). Tender tidak dikecualikan daripada keperluan ini. • Asas atau kriteria penilaian ditetapkan dalam dokumen tender. proses tender. Dengan itu Kementerian Kewangan selaku penentu tatacara-tatacara perolehan kerajaan dan merupakan pihak ketiga dalam urusan perolehan akan dapat memainkan peranan secara efektif. Tawaran tender dibuat dalam tempoh sah laku tawaran. Standard Ketelusan Tender Tahap ketelusan tender agensi kerajaan dari semasa ke semasa hendaklah dibandingkan dengan tender yang diamalkan oleh badan-badan antarabangsa seperti Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia. • Keputusan yang adil dan saksama. mereka menghendaki tender diuruskan berpandu kepada perkara berikut: • Award kepada tawaran yang terbaik. Mengemukakan dokumen tender yang lengkap dan sempurna. “tender processes need to be transparent. Amalan semasa ialah pihak yang menerima aduan juga merupakan pihak yang mengendalikan tender. acceptable. • Sistem pemprosesan tender yang telus. Oleh itu. Di samping itu. with open tendering being the norm. dan • Pegawai yang kompeten dan jujur. tender perlu diuruskan mengikut: • • • • • • d) Tatacara-tatacara yang ditetapkan dalam dokumen tender. Untuk meningkatkan ketelusan dalam penilaian dan tawaran tender. Jilid 6 Bil. Bagi pembekal. Ini menyebabkan pembekal lebih selesa mengadu melalui kesatuan pembekal atau media. Kelayakan asas menepati syarat. Kehendak pembekal Dalam pertandingan. pemenang adalah terbaik dari mereka yang mengambil bahagian. c) Proses tender yang telus e) Pengurusan aduan tender Aduan adalah maklum balas untuk penambahbaikan. Ini bertujuan untuk mengenal pasti jurang perbezaan agar penambahbaikan ke atas peraturan tender. democratic. Perdana Menteri Malaysia. Kementerian Kewangan boleh mewujudkan satu unit aduan perolehan bagi mendapat maklum balas dan meneliti aduan-aduan perolehan yang dikendalikan oleh semua agensi kerajaan untuk menambah baik ketelusan dalam pengendalian perolehan agensi-agensi kerajaan. Membenarkan bantahan ke atas spesifikasi yang menjurus kepada jenama tertentu. • Dasar perolehan yang jelas. Penilaian dan tawaran tender dibuat secara adil dan saksama Penilaian tender dibuat berasaskan kriteria-kriteria yang ditetapkan dengan jelas dan difahami oleh pembekal.syarat tender. • Kesamaan kuasa ahli Lembaga Tender. Selaras dengan keperluan ini. Ini akan menggalakkan “openness”. participatory and responsive to people’s needs”. fair.

Buletin INTAN ISU PUNGUTAN HASIL oleh: Hj. 22 Jilid 6 Bil. kelemahan pengurusan dan sebagainya. cuma tahap kesilapan serta kekerapan berulangnya kesilapan yang sama di pelbagai jabatan yang dipertikaikan. Pengauditan ‘Attestation’ Pengauditan ini diadakan bagi memberi pendapat sama ada Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan yang disediakan oleh Jabatan Akauntan Negara bagi sesuatu tahun menggambarkan kedudukan kewangan Kerajaan yang benar serta rekod perakaunan mengenainya telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. sudah pasti kesilapan-kesilapan boleh berlaku. Teguran-teguran ini seolah-olah dipandang sepi oleh jabatan-jabatan kerajaan yang lain. Kaedah Pengauditan Bagi melaksanakan tanggungjawabnya. 1/2005 . kelemahan pengurusan harta. Peranan Audit Peranan Audit adalah menentukan jabatan-jabatan kerajaan melaksanakan tugas-tugas kewangan sejajar dengan undang-undang dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh Kerajaan. Ketua Audit Negara dikehendaki mengaudit Penyata Akaun Awam serta aktiviti-aktiviti Kerajaan Persekutuan dan melaporkannya kepada Yang DiPertuan Agong yang akan mengarahkan supaya laporan itu dibentangkan di Parlimen. Masalah-masalah yang popular termasuk lah ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Perbendaharaan. Pihak Audit bukannya ‘fault finder’ atau pencari kesalahan seperti mana tanggapan yang dilemparkan oleh sesetengahtengah pihak. pembaziran. Antara lain. diguna dan diakaun mengikut peraturan-peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Sekiranya jabatan-jabatan kerajaan membaca Laporan Audit yang dikeluarkan setiap tahun dan peka terhadap permasalahan yang ditimbulkan maka perkara yang sama tidak akan diulangi lagi di pada masa-masa hadapan. Menurut Perkara 106 Pegawai Pengawal bagi sesuatu kementerian/jabatan yang dilantik oleh Menteri Kewangan mengikut Seksyen 15 (A) Akta Acara Kewangan 1957 pula berperanan untuk mewujudkan akauntabiliti dalam pengurusan kewangan kerajaan. Di dalam menjalankan tugas-tugas tersebut. Zainon Aznan Hashim dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957. Ini diakui sendiri oleh pihak Audit dalam laporannya bagi tahun 2003. Boleh dikatakan teguran-teguran yang hampir sama diketengahkan. Jabatan Audit Negara telah menjalankan tiga kaedah pengauditan terhadap kementerian/jabatan Kerajaan seperti berikut: 1. hanya jabatan-jabatannya sahaja yang berbeza. Pegawai Pengawal bertanggungjawab untuk menentukan bahawa peruntukan kewangan dan sumber lain yang secukupnya diperolehi. Peranan Pegawai Pengawal Pendahuluan Setiap tahun Ketua Audit Negara mengeluarkan laporan tahunan dan setiap tahun juga terdapat masalahmasalah yang hampir sama dibangkitkan oleh pihak Audit mengenai kelemahan-kelemahan pengurusan kewangan yang terdapat di agensi-agensi kerajaan.

Kawalan Hasil. Pengurusan Kewangan dan Akaun. namun peranannya dalam melicinkan pengurusan kewangan amatlah jelas. 4. Di antara contoh yang boleh disenaraikan ialah: 1. 6. menyimpannya dengan selamat dan mengakaunkannya dengan betul. b. d. Kawalan Pengurusan Dalam aspek ini. Sungguh pun perkara-perkara seperti Carta Organisasi. Pengauditan Pematuhan Pengauditan yang dibuat adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di kementerian/ jabatan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan. 2. Peraturan-peraturannya tidak banyak berubah. 4. berhemat dan mencapai objektif/ matlamat yang telah ditetapkan. Penilaian telah dibuat oleh pihak Audit terhadap bidang-bidang berikut: 1. Tujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di pejabat-pejabat berkenaan telah diuruskan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan. Manual Prosedur Kerja tidak lengkap dan kemas kini. 5. Fail meja tidak lengkap dan tidak teratur. adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk memungut hasil yang patut diterima. Audit Pematuhan 2003 Pada tahun 2003. dan Jawatankuasa Kewangan dan Akaun tidak bermesyuarat mengikut jadual. Sungguhpun perkara-perkara di atas merupakan arahan yang telah lama dikeluarkan oleh Kerajaan melalui pekeliling-pekeliling yang berkaitan. 3. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang dibangkitkan oleh pihak Audit nampak tiada kaitan secara langsung dengan kerja-kerja kewangan. Kawalan Perbelanjaan. Carta Organisasi tidak disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Arahan Perbendaharaan dan pekelilingpekeliling yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari masa ke semasa masih diguna pakai. Pengauditan Prestasi Pengauditan ini pula adalah untuk menentukan sama ada sesuatu aktiviti Kerajaan dilaksanakan dengan cekap. seseorang kakitangan kewangan yang baru bertugas tidak dapat menggunakannya sebagai panduan kerja yang betul. Contohnya. 5. Carta Organisasi. dan Pengurusan Aset. jika Fail Meja tidak dilengkapkan dengan senarai tugas yang teratur dan terkini. 3. 1/2005 23 . Kawalan Hasil Menurut Arahan Perbendaharaan 53. dan Menubuhkan Unit Audit Dalam. Ini mungkin mengundang kesilapan atau penyelewengan jika tiada penyeliaan yang rapi. Ianya wujud sejak zaman pemerintahan British lagi. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Senarai Tugas tidak disediakan dengan jelas dan tidak disahkan oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab. Penurunan kuasa tidak disediakan. 2. Tugastugas ini tidak dilakukan sendiri oleh Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai atasan yang lain tetapi dijalankan oleh kakitangan di peringkat operasi. Namun masih terdapat 3. Pungutan hasil bukanlah perkara baru bagi jabatanjabatan kerajaan. c. Jabatan Audit Negara telah menjalankan pengauditan kepada 107 buah pejabat Kerajaan. Audit memberi penekanan kepada peri mustahaknya pihak pengurusan memberi perhatian terhadap perkara-perkara yang mempunyai kaitan rapat dengan kelicinan pengurusan kewangan seperti: a. terdapat jabatan-jabatan yang diaudit tidak mematuhi sepenuhnya. Pengurusan Kumpulan wang Amanah. namun masih Jilid 6 Bil.Buletin INTAN 2. Pegawai Pengawal perlu memastikan supaya perwakilan kuasa yang secukupnya diberi secara bertulis kepada anggotaanggota yang terlibat dan satu sistem pungutan yang lengkap diwujudkan di jabatannya. Kawalan Pengurusan. Menubuhkan Jawatan Kuasa.

Buletin INTAN teguran-teguran yang remeh berulang setiap tahun mengenai pungutan hasil. maka kemungkinan masalah itu terlepas pandang dan akhirnya menyebabkan kesukaran bagi Kerajaan 24 Jilid 6 Bil. Buku Vot. malah boleh menjurus kepada pembaziran serta penyelewengan. maka jabatan kerajaan berkenaan perlu melaporkan kepada Bahagian Pinjaman Perumahan. Penurunan kuasa dan pengagihan tugas anggota yang tidak teratur. Kawalan dokumen-dokumen hasil tidak teratur. Secara asasnya terbahagi kepada dua kategori iaitu Wang Amanah yang wujud di bawah Seksyen 9 Akta Acara Kewangan 1957 (AAK). Jika ia tidak diselenggarakan dengan betul. 2. disokong dengan dokumen sewajarnya. Bagi tujuan tersebut. Sebagaimana yang kita maklum bahawa Buku Vot merupakan nadi akaun bagi jabatan kerajaan. Wang Amanah di bawah Seksyen 9 AAK merupakan sumbangan atau wang yang dipungut oleh jabatan bagi sesuatu tujuan. pinjaman perumahan. semua perolehan kerajaan perlu dibuat dengan mematuhi peraturan-peraturan semasa supaya memberi pulangan yang terbaik kepada kerajaan. Pungutan lewat dimasukkan ke bank. Apa yang temui oleh pihak Audit berbeza daripada apa yang sepatutnya berlaku. Kelemahan-kelemahan yang ketara termasuklah di peringkat pengurusan. manakala di bawah Seksyen 10 pula merupakan Wang Amanah Kerajaan seperti Kumpulan Wang Pendahuluan Diri. Ringkasnya. masalah-masalah teknikal. Sebagai contoh. dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa serta diakaunkan dengan betul. Kelemahan mengenai pengurusan perolehan banyak diketengahkan dalam Laporan Audit tahun 2003. Perkara ini perlu diberi perhatian serius kerana implikasinya yang negatif. 1/2005 . antaranya ialah: 1. maka akan berlakulah akaun yang tidak tepat dan ini akan mengakibatkan perbelanjaan yang melebihi peruntukan dan pelbagai akibat sampingan negatif terhadap perakaunan perbelanjaan jabatan. Perbendaharaan Malaysia supaya tindakan sewajarnya boleh diambil untuk mendapatkan balik pinjaman itu. 3. 4. Pengurusan Kumpulan Wang Amanah Wang Amanah merupakan wang yang khusus diakaunkan dalam akaun amanah bagi tujuan-tujuan tertentu. Daftar Bil. Masalah-masalah ketidakpatuhan terhadap prosedurprosedur dalam perbelanjaan dan bayaran bukan sahaja menyalahi undang-undang dan peraturan. Tetapi jika tiada rekod diselenggarakan. pinjaman kenderaan dan lain-lain. dan 6. pentadbiran kontrak dan lain-lain. Penyelenggaraan rekod pungutan tidak kemas kini dan kurang teratur. Masalah-masalah yang ditimbulkan mungkin remeh tetapi dalam sistem perakaunan kesemuanya merupakan perkara yang tidak boleh diabaikan kerana boleh mengakibatkan kepincangan akaun yang boleh menjuru kepada penyelewengan. Kawalan Perbelanjaan Secara asasnya. dan Wang Amanah yang diwujudkan di bawah Seksyen 10 di bawah Akta yang sama. Masih terdapat jabatanjabatan yang tidak menyelenggarakan Buku Vot dengan teratur dan kemas kini. Penyata penyesuaian tidak disediakan dan lain-lain lagi. Penurunan kuasa yang jelas kepada anggota yang terlibat perlu juga diberi untuk menentukan akauntabiliti. jika seorang kakitangan kerajaan yang mempunyai pinjaman perumahan meletakkan jawatan. ia perlu diperakaunkan dengan teratur dan kemas kini. Di samping itu. Ada jabatan-jabatan yang tidak mempunyai rekod lengkap mengenai pinjaman perumahan serta pinjaman-pinjaman lain yang diberi kepada anggotanya. ketua jabatan bertanggungjawab bagi memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang dibuat mempunyai peruntukan. 5. Tidak kira sama ada wang amanah itu wujud di bawah Seksyen 9 atau Seksyen 10 AAK. Daftar Pembayaran perlu diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Pihak Audit mengesan beberapa jabatan yang tidak menyelenggarakan Akaun Amanah tersebut dengan teratur. Tiada kawalan secukupnya terhadap kemasukan wang ke bank.

Pengurusan Aset Aset yang dipegang oleh jabatan-jabatan kerajaan terbahagi secara kasarnya kepada dua kategori iaitu aset yang digunakan. namun masih terdapat jabatan-jabatan kerajaan yang agak ketinggalan dalam hal ini. Kehendak pekeliling tersebut adalah jelas dan mudah difahami. Menurut Seksyen 18 Akta Acara Kewangan 1957 (dipinda tahun1972). Persoalannya? • • • • • • Apa yang tidak kena? Adakah anggota kerajaan kurang latihan? Adakah peraturan tidak jelas? Adakah tiada penyeliaan atau kurang seliaan? Adakah ketua jabatan tidak turun padang? Adakah sistem kerja tidak kena? mendapatkan balik bayaran tersebut. Laporan Audit yang dikeluarkan setiap tahun hendaklah diedarkan kepada semua jabatan. Menurut pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan. Syor Seperti mana yang diperkatakan pada mula lagi bahawa perkara ini berulang-ulang setiap tahun. pegawai yang bertanggungjawab boleh dikenakan tindakan surcaj jika tidak melaporkan hal perletakkan jawatan kakitangan kerajaan yang belum selesai membayar balik pinjaman perumahan mereka. pihak berkuasa kewangan hanya boleh mengesyorkan tidakan surcaj. rekod-rekod tidak dikemas kini. Tetapi jabatan-jabatan kerajaan dan anggotanya perlu berusaha lebih gigih untuk meningkatkan prestasi pengurusan kewangan . Namun masih terdapat teguran-teguran yang remeh mengenai pungutan hasil berulang setiap tahun. Arahan Perbendaharaan dan pekelilingpekeliling yang dikeluarkan oleh kerajaan dari semasa ke semasa masih diguna pakai. Tugas Suruhanjaya pula Jilid 6 Bil. Rekod- Persoalan-persoalan yang di atas hanya dapat dijawab sendiri oleh jabatan-jabatan yang terbabit. dan barang-barang stor. Terdapat juga penyalahgunaan Wang Amanah Khas yang ditubuhkan untuk jabatan di bawah Seksyen 9 AAK di mana perbelanjaannya tidak menurut surat cara amanah yang berkaitan. Ianya wujud sejak zaman pemerintahan British lagi. Tanggungjawab untuk meningkatkan pengurusan kewangan perlu dipikul bersama oleh semua pihak yang terlibat. Perbendaharaan akan mengesyorkan perkara tersebut kepada Pegawai Pengawal yang akan membawa kes itu kepada Suruhanjaya berkaitan. Peraturan-peraturannya tidak banyak berubah. 2. rekod harta modal serta inventori tidak diselenggarakan dengan teratur. kalau ada pun. Dari segi pelaksanaannya. cuma jabatanjabatannya sahaja yang berbeza. Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991 telah pun dikeluarkan bagi mengawal aset kerajaan. Di antara syor yang mungkin boleh dipertimbangkan ialah: 1. Bagi aset yang digunakan dipanggil harta modal dan inventori.Buletin INTAN Pungutan hasil bukanlah perkara baru bagi jabatan-jabatan kerajaan. Penggunaan dokumen-dokumen baru telah diperkenalkan supaya wujud keseragaman dalam pengurusan aset di jabatanjabatan kerajaan. Jabatan-jabatan pula dikehendaki memaklumkan perkara-perkara yang dibangkitkan itu kepada unit-unit yang berkaitan di jabatan masing-masing supaya menjadi sempadan dan teladan. Pelbagai kemungkinan boleh diandaikan. Sudah hampir 14 tahun Pekeliling berkenaan dikeluarkan oleh Perbendaharaan tetapi perlaksanaannya belum boleh dibanggakan. 1/2005 25 .

Perbendaharaan dicadangkan diberi kuasa terus untuk membawa kes surcaj dengan Suruhanjaya berkaitan. satu perakuan perlu dibuat dan dihantar kepada ketua jabatan sebagai pengesahan bahawa tindakan-tindakan sewajarnya telah diambil untuk hari berkenaan. Everyone of you is a leader and you are responsible for whatever is entrusted upon you. 5. Akhirnya disebabkan beberapa kemungkinan maka tindakan surcaj itu tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya. khususnya dalam penyelenggaraan rekod perakaunannya. al-Hadith 26 Jilid 6 Bil. 1/2005 . Pihak Audit juga boleh mengambil tindakan susulan untuk menyemak sama ada sesuatu syor tindakan surcaj itu dilaksanakan sepenuhnya atau tidak oleh Pengawai Pengawal. Jabatan Audit Negara telah melaksanakan Program Anak Angkat di mana 10 buah pejabat yang dikenal pasti bermasalah dalam pengurusan kewangan telah diberi bimbingan dan nasihat. Untuk mengurangkan kerenah ini. A show of honesty is in any profession or business the surest way of growing rich. Pada penghujung hari. Perbendaharaan perlu mengumumkan kepada semua jabatan Kerajaan dari semasa ke semasa bilangan anggota kerajaan yang dikenakan tindakan surcaj dan jenis-jenis kesalahan yang dilakukan. Mulai tahun 2003. Penyelia-penyelia kewangan pula perlu mempunyai senarai semak tentang tugas yang mesti dilakukan setiap hari. Jean De La Bruyere Setiap orang daripada kamu adalah ketua dan kamu bertanggungjawab terhadap amanah kamu itu. Tindakan sedemikian mungkin akan memberi kesan yang positif kepada semua yang terlibat dengan tugas-tugas kewangan. dan mengambil masa. Jangan tunggu sampai pihak Audit jadi ‘bapa angkat’ kita n Rujukan: Arahan Perbendaharaan Laporan-laporan Audit Kejujuran dalam apa jua profesyen atau perniagaan adalah jalan yang pasti mencapai kejayan. Penutup Pihak Audit pula telah mengambil pendekatan yang baru dalam usaha meningkatkan prestasi pengurusan kewangan. Ketua-ketua jabatan sendiri perlu membuat semakan mengejut secara lebih kerap sungguh pun Arahan Perbendaharaan 309 menetapkan pemeriksaan perlu dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam bulan. dan 6. 4. Prosesnya adalah mengikut peraturan-peraturan yang tertentu. 3.Buletin INTAN diturunkan kepada Lembaga Tatatertib.

Namun demikian. seperti di hotel-hotel dan sebagainya dinyatakan sebagai menghadiri mesyuarat. Antara sebab keadaan ini berlaku adalah seperti berikut: Takrifan Menghadiri Kursus Sebagai Tugas Rasmi Perbendaharaan Malaysia telah mengeluarkan Pekeliling Perbendaharaan yang baru bagi tuntutan perjalanan pegawai awam semasa menjalankan tugas rasmi dalam dan luar negara. Sering kita mendengar terdapat jabatan/agensi kerajaan yang tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi di bawah Objek Sebagai 27000 – Bekalan dan bahanbahan lain akan mengenakan perbelanjaan yang dilakukan kepada objek sebagai yang lain. 1/2005 27 . Setiap tahun Jabatan Audit Negara melalui laporan tahunannya akan mendedahkan pelbagai jenis kelemahan dan ketidakpatuhan jabatan/agensi Kerajaan terhadap peraturan-peraturan berkaitan dengan urusan bayaran. Ianya merupakan penambahbaikan terharap kadar-kadar tuntutan yang melibatkan tuntutan perbatuan. Perbezaan kelayakan elaun pegawai bagi menjalankan tugas rasmi dan menghadiri kursus agak besar. 4 Tahun 1992. Penyelenggaraan rekod-rekod bayaran seperti daftar bil. bayaran gaji pegawai/ kakitangan yang berpindah dan tuntutan perjalanan. Oleh kerana menghadiri kursus juga dianggap sebagai menjalankan tugas rasmi. Tidak keterlaluan jika dikatakan ada pula yang menganggapnya sebagai kreativiti dalam pengurusan bayaran. daftar baucar dan daftar pembayaran juga tidak kemas kini. Oleh itu terdapatnya perbuatan mentakrifkan kursus yang dijalankan di luar pejabat. Ketidakpatuhan dan kelemahan ini dapat diatasi sekiranya ketua-ketua jabatan memberi perhatian yang serius dengan memastikan semua peraturan dan prosedur diikuti serta dipatuhi sepenuhnya tanpa sebarang tolak ansur. taklimat dan lain-lain lagi bagi mendapat amaun kelayakan yang lebih tinggi dengan tujuan untuk mendapatkan kemudahan tempat berkursus yang lebih selesa. Pekeliling Perbendaharaan berkaitan dengan kadar-kadar tersebut bagi menghadiri kursus masih berpandukan kepada pekeliling yang lama iaitu Pekeliling Perbendaharaan Bil. Menggunakan perbelanjaan keatas objek sebagai yang lain. Kelewatan mengesahkan dokumen sokongan bayaran dan lewat atau gagal mematuhi prosedur -prosedur perolehan adalah antara punca yang menyebabkan kelewatan tersebut. bayaran sewa hotel. ada beberapa kaedah dan pendekatan yang dilaksanakan di kalangan pegawai awam dalam urusan bayaran ini sebenarnya boleh dianggap sebagai mengetepikan soal integriti dalam pengurusan kewangan Kerajaan.Buletin INTAN INTEGRITI DAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN BAYARAN oleh: Kamaruddin Zainal Kelemahan dalam pengurusan bayaran kerajaan kerap menarik perhatian pelbagai pihak termasuk lah orang awam yang berurusan dengan jabatan dan agensi Kerajaan serta di kalangan anggota dan pegawai awam sendiri. elaun makan dan lojing. Namun demikian. Contohnya ialah kelewatan membuat bayaran kepada kontraktor/pembekal. Jilid 6 Bil. adalah disyorkan supaya tuntutan perjalanan Pekeliling Perbendaharaan juga dipanjangkan pemakaiannya bagi menghadiri kursus. tidak timbul lagi masalah dalam menukar perakuan dan status aktiviti yang dilakukan oleh pegawai awam. Dengan itu. contohnya di bawah Objek Sebagai 28000 – Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil Yang Dibeli. Ini dapat dilakukan secara pakatan dengan pihak pembekal untuk mengeluarkan invois seolah-olah pembelian tersebut adalah untuk tujuan penyelenggaraan.

W. perbuatan dan tindakan yang bertentangan dengan moral dan nilai-nilai murni ini berterusan dan tidak dibendung. Oleh itu ada pihak yang mengambil kesempatan membuat perakuan dan kenyataan yang dianggap sebagai “mendaruratkan keadaan” supaya membolehkan perolehan terus dilakukan dan ada kemungkinannya peruntukan untuk membiayainya tidak mencukupi atau tiada langsung. Pengesahan Palsu ke Atas Bayaran Terdapat juga kejadian di mana bekalan atau kerja tersebut tidak dapat disempurnakan atau disiapkan mengikut jadual yang ditetapkan dalam tahun kewangan semasa.B. Sebagai langkah mudah untuk mengatasi kesulitan mendapatkan pembiayaan sesuatu aktiviti itu maka ada pihak yang memilih jalan singkat atau mudah ini dengan menggunakan kuasa yang ada secara memanipulasikan fakta dan butiran-butiran bayaran seolah-olah ianya dilakukan atas urusan rasmi kerajaan. Justeru pembayaran ini dapat diselesaikan mengikut perbekalan di bawah Arahan Perbendaharaan 59. Perdana Menteri dalam ucapannya di Majlis Perdana Persidangan Awam ke 5 “We are accountable to each other and to the peopledan bertanggungjawab kepada Allah S. kita mesti beramanah” “We hold the people trust. dan ada pula pihak-pihak tertentu menganggapnya sebagai perkara remeh-temeh. Dengan itu baucar bayaran disediakan dan cek dikeluarkan walaupun bekalan belum diterima dan kerja pula masih belum disiapkan sepenuhnya.A. amalan membelanjakan peruntukan jabatan terhadap perbelanjaan bagi aktiviti-aktiviti yang dianggap tidak rasmi masih dilakukan.T di Hari Penghitungan”. Akibatnya berlakulah pembelian yang tidak mengikut prosedur seperti memecah kecilkan kaedah perolehan.(a)(i) yang menyebut bahawa “ Pegawai yang mengesahkan dokumen sokongan bayaran adalah bertanggungjawab bahawa perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurna. Perolehan yang sepatutnya diuruskan secara tender akhirnya dibuat melalui dua sebut harga bagi bekalan atau kerja yang sama. Dalam keadaan ini pengesahan dibuat dalam dokumen pembelian seolah-olah bekalan telah diterima dan kerja pula disahkan telah disiapkan sepenuhnya bagi menyokong dan meneruskan urusan pembayaran ke atas perbelanjaan berkenaan. Perbelanjaan ke Atas Aktiviti Tidak Rasmi Di samping itu juga. pembelian dibuat di saat-saat akhir dan ianya dikendalikan secara tergesa-gesa. Ini merupakan satu kesalahan di mana pengesahan palsu telah dilakukan ke atas pembayaran berkenaan. Tambahnya lagi “Kita telah diberi amanah. di samping tiada usaha secara lebih komited dan penuh rasa tanggungjawab untuk membetulkan keadaan. Ia dianggap sebagi tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan 102. maka hasrat Perdana Menteri untuk mewujudkan Perkhidmatan awam yang lebih berintegriti tidak akan tercapai n 28 Jilid 6 Bil.Buletin INTAN Perancangan dan Kawalan: Peruntukan Lemah Selain itu perancangan serta kawalan peruntukan yang lemah menyebabkan baki peruntukan jabatan masih tinggi sehingga penghujung tahun. atas kegagalan dalam memastikan peruntukan ada atau mencukupi. 1/2005 . serta kegagalan mematuhi syarat-syarat dan prosedur-prosedur perolehan yang sedang berkuat kuasa. Perbekalan ini membenarkan perolehan dibuat tidak mengikut kaedah-kaedah perolehan sepatutnya. Bayaran “Telepas Pandang” Terdapat juga pembayaran bagi bekalan dan perkhidmatan yang telah diterima secara suci hati akibat daripada kelemahan pihak yang memesan.” Penyalahgunaan Perbelanjaan Darurat Arahan Perbendaharaan 55 merupakan peruntukan yang membolehkan pegawai awam melakukan “perbelanjaan darurat” sebarang keperluan dalam situasi kecemasan yang boleh memudaratkan orang awam. we must therefore be trusted” Jika amalan-amalan negatif. Dalam usaha untuk membelanjakan baki peruntukan tersebut. Seperti kata Y. Perakuan dibuat dengan alasan kesilapan dan kelemahan ini adalah tidak disengajakan atau lebih popular diistilahkan sebagai “terlepas pandang”.

yang ditetapkan ini tidak misi dan objektif kementerian agihan peruntukan mengikut dipatuhi Pegawai Pengawal atau jabatan masing-masing. Adak ah pengurus tersebut tersebut juga diikuti dengan adalah Pegawai Pengawal. ‘Biarlah Pegawai-pegawai konsep baru. Dalam konteks Sebelum SBD. semua perkara yang berhubung ini. syarat yang jelas iaitu. seolah-olah mendapatkan peruntukan bagi membiayai pelaksanaan merupakan kembangan idea dan falsafah yang Jilid 6 Bil. penghasilan output boleh dikenakan tindakan yang Perbendaharaan menurunkan dan pencapaian impak yang sewajarnya seperti surcaj dan sebahagian kuasa pengurusan dirancang. Perbendaharaan memeriksa. Perbendaharaan diperkenalkan dalam pengurusan kewangan awam berperanan sebagai ‘pengawal perbelanjaan’ dengan bagi menggantikan Sistem Belanjawan Program hanya menunjukkan sedikit ‘kepercayaan’ kepada tahap dan Prestasi (SBPP). jabatan dan agensi-agensi untuk Konsep ‘let managers manage’ SBD. ia diiringi dengan falsafah ‘biar kemampuan Pegawai Pengawal dan pegawai-pegawai pengurus mengurus’ atau lebih dikenali dengan lain yang bertindak bagi pihak Pegawai Pengawal. 1/2005 29 . Dinamakan SBD oleh lain-lain tindakan tatatertib. keutamaan. Pengawal mentadbir organisasi mereka’. Abd. P e g a w a i keadaan dan keperluan organisasi Latar belakang Pengurus SBD Pengawal tidak dibenarkan s e r t a m e r e k a s e b e n a r ny a menurunkan kuasa ini kepada bertanggungjawab terhadap SBD adalah sistem belanjawan pegawai-pegawai lain. perlu Pegawai-pegawai Pengawal. dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan. ‘managers’ yang dimaksudkan dalam SBD ialah dengan perbelanjaan dan agihan peruntukan. kepada pembentukan program. ‘Biarlah PegawaiSistem Belanjawan Program dan pegawai Pengawal mengurus Prestasi yang telah diubahsuai peruntukan kewangan yang dan ditambah dengan beberapa diberikan kepada mereka’. bagi Dengan pelaksanaan SBD dan Ketua Jabatan atau Ketua Pusat memastikan kuasa yang telah dengan kepercayaan bahawa Tanggungjawab? diberikan ini dilaksanakan Pegawai Pengawal dan pegawai kanannya lebih memahami d e n g a n t e r a t u r. menilai dan seterusnya Batasan Kuasa membuat keputusan berhubung dengan permohonan kementerian. kewangan kepada Pegawaikerana sistem ini berasal daripada Pengawal. Sekiranya perkara-perkara yang perlu ya n g m e m b e r i p e n e k a n a n syarat-syarat dan peraturan dilakukan untuk mencapai visi. Semua perkara yang melibatkan ungkapan ‘let managers manage’. Rahman Abdullah Pengurus SBD 1990an Apabila Sistem Belanjawan Diubahsuai (SBD) program dan aktiviti mereka.Buletin INTAN ‘Managers’ Dalam Konsep ‘Let Managers Manage’ oleh: Hj.peruntukan perlu dirujuk kepada dalam ungkapan falsafah ini? tiga tugas dan tanggungjawab Perbendaharaan. perbelanjaan dan pengagihan Tetapi siapakah sebenarnya pengurus yang dimaksudkan Penurunan kuasa bagi ketiga.

atau daripada satu aktiviti kepada satu aktiviti yang lain. peranan dan kuasa pengurus dalam SBD tidak ada bezanya dengan pengurus dalam SBPP. tetapi mereka tidak pula diberi kuasa untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa atau melantik pemverifikasi stok. Tatacara Pengurusan Stor. “ Walaupun pegawai diperingkat ‘pengurusan bawahan’ ini telah diberi kuasa melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. Sebelum pelaksanaan Sistem Belanjawan Diubahsuai. dan daripada satu aktiviti kepada satu aktiviti yang lain dalam program yang sama. ‘pada masa menjalankan kuasa-kuasa yang telah diwakilkan. tertakluk kepada had nilai perolehan aset tersebut.. Pengurus SBD 2002 Sehingga kini. konsep ‘let managers manage’ yang benar-benar dapat direalisasikan dalam pengurusan kewangan awam adalah melalui perwakilan kuasa untuk melupuskan dan menghapus kira aset awam seperti yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. Akta Acara Kewangan 1957. peraturan yang telah ditetapkan bagi penubuhan lembaga pemeriksa dan pelantikan pemverifikasi stok. Melalui Surat Pekeliling ini.. 4 Tahun 1990. 1/2005 . Selain daripada kuasa untuk mengagih-agihkan Batas Perbelanjaan kepada program dan aktiviti serta kuasa memindahkan peruntukan yang diberikan Perbendaharaan kepada Pegawai Pengawal. Waran yang membenarkan pemindahan peruntukan daripada Objek Am Aktiviti yang mempunyai lebihan kepada Objek Am Aktiviti yang berkurangan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal sendiri atau bagi pihaknya oleh mana-mana pegawai bawahannya yang lain yang diberi kebenaran secara bertulis olehnya di bawah Seksyen 15A(2). kuasa untuk pindah peruntukan (viremen) adalah di bawah bidang kuasa Perbendaharaan. Perenggan (3) menetapkan. kelengkapan dan lain-lain harta benda Kerajaan . penurunan kuasa dinyatakan melalui Pekeliling Perbendaharaan ialah kebebasan bagi Pegawai Pengawal mengagih-agihkan Batas Perbelanjaan kepada program dan aktiviti mengikut keutamaan yang difikirkan wajar oleh Pegawai Pengawal dan kuasa untuk memindahkan peruntukan dari satu Objek Am kepada satu Objek Am yang lain dalam aktiviti yang sama.Buletin INTAN terkandung dalam Ordinance Perwakilan Kuasa 1956. Panduan 187 menyatakan: “Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa rancangan verifikasi stok fisikal adalah mencukupi. 3 Tahun 2002. loji. Penurunan kuasa Perbendaharaan kepada ‘pengurusan bawahan’ dalam urusan pelupusan dan hapus kira ini akan lebih lengkap dan sempurna sekiranya pada masa yang sama Perbendaharaan menurunkan juga kuasa kepada ‘pengurusan bawahan’untuk menubuhkan dan melantik ahli-ahli lembaga pemeriksa bagi tujuan pelupusan dan pelantikan pemverifikasi stok bagi tujuan pemeriksaan stor dan aset.. Tanpa kuasa akan wujud suatu proses atau tindakan 30 Jilid 6 Bil. (Pekeliling Perbendaharaan Bil. Panduan 218 pula menetapkan: “Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal atau Setiausaha Kerajaan Negeri bagi maksud membuat laporan terhadap barang-barang. Pekeliling Perbendaharaan Bil. Beliau hendaklah memilih pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja dalam organisasi stor itu untuk memeriksa stok-stok”. Satu salinan penurunan kuasa ini perlu dihantar kepada Jabatan Akauntan Negara. PegawaiPengawal adalah dikehendaki mengemukakan p e r m o h o n a n k e p a d a Pe r b e n d a h a r a a n b a g i memindahkan peruntukan sama ada daripada satu objek am kepada satu objek am yang lain. Perbendaharaan bukan sahaja menurunkan kuasa meluluskan pelupusan dan hapus kira kepada Pegawai Pengawal. Peringkat pegawai yang diturunkan kuasa pelupusan dan hapus kira ini dinyatakan dengan jelas dan diwartakan dalam PU(B)513 bertarikh 8 Oktober 2001. Tetapi semasa Sistem Belanjawan Diubahsuai mula dilaksanakan pada 1990. tetapi juga kepada ketua Jabatan Persekutuan di peringkat ibu pejabat dan negeri. 4 Tahun 1990).. Ini bererti konsep ‘managers’ SBD tidak lagi tertumpu kepada Pegawai Pengawal sahaja tetapi telah diperluaskan sehingga kepada peringkat ‘pengurusan bawahan’ iaitu kepada Ketua Jabatan. Pada masa ini. 3 Tahun 2002 untuk meluluskan pelupusan dan hapus kira aset awam. dinyatakan dalam Panduan Perbendaharaan.

Perbendaharaan memulakan perenggan dua dengan kenyataan berikut. tidak ada penurunan kuasa yang baru daripada Perbendaharaan kepada Pegawai Pengawal. Ini bererti. 1/2005 31 . bagi mempercepatkan proses tindakan pelupusan. Perbendaharaan menurunkan kuasanya lagi kepada Pegawai Pengawal melalui pekeliling-pekeliling berikut: Pekeliling Perbendaharaan Bil. Kuasa Yang Diturunkan Setelah hampir 3 tahun SBD diperkenalkan pada tahun 2002. sama ada di peringkat persekutuan.. 4 Tahun 2002: Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai Pengawal Bagi Meluluskan Pembelian Harta Modal. Prinsip SBD perlu pengukuhan Dua prinsip penting SBD iaitu. Proses ini tidak diperlukan sekirannya Perbendaharaan memberikan juga kuasa bagi menubuhkan Lembaga Pemeriksa atau pelantikan Pemverifikasi Stok kepada pegawai ‘pengurusan bawahan’.. Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi yang menyeru ketuaketua jabatan agar meneliti semula proses kerja bagi mengurangkan ‘red tape’ dalam usaha memperbaiki dan meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan.Buletin INTAN yang memerlukan penglibatan Pegawai Pengawal. Perbendaharaan menurunkan kuasanya sehingga ke peringkat ketua-ketua Jabatan. Pekeliling Perbendaharaan Bil. ‘Let Managers Manage’ dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan stor dan aset. hanya Pegawai Pengawal sahaja yang akan memberi dan menandatangani dokumen kelulusan. 5 Tahun 2002: Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai Pengawal Bagi Meluluskan Pengisian Jawatan. Pegawai Pengawal tidak dibenarkan menurunkan kuasa ini kepada pegawaipegawai lain. • Pekeliling Perbendaharaan Bil... semasa melaksanakan tugas-tugas yang disebutkan dalam pekeliling tersebut. ”Selaras dengan matlamat Sistem Belanjawan Yang Diubahsuai – Modified Budgeting System (MBS). Penurunan kuasa bagi ketiga-tiga tugas dan tanggungjawab tersebut juga diikuti dengan syarat yang jelas iaitu. Jilid 6 Bil. Penurunan kuasa ini dapat melengkapkan falsafah SBD. Konsep Pegawai Pengawal telah dinyatakan dalam Seksyen 15 (A).. Konsep ini juga dijelaskan dalam Arahan Perbendaharaan 10.. Berbanding dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2002.. Akta Acara Kewangan 1957 yang menetapkan bahawa ‘Pegawai Pengawal ialah pegawai-pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan di peringkat persekutuan dan dilantik oleh Menteri Besar atau Ketua Menteri di peringkat negeri’. penurunan kuasa selepas Pekeliling tersebut hanyalah kepada Pegawai Pengawal sahaja. Suatu perkara yang perlu diketahui dan difahami oleh semua pegawai awam. Apakah yang dapat ditentukan dengan ungkapan ‘seberapa praktikal yang boleh’ dan ‘bersesuaian dengan peringkat akauntabiliti’? Apakah ukuran atau norma yang dapat digunakan bagi menentukan tahap praktikal atau tahap kesesuaian peringkat akauntabiliti? • • Matlamat SBD Dalam setiap pekeliling yang dinyatakan di atas. Selepas tahun 2002. Pegawaipegawai lain tidak dibenarkan menandatangani dokumen kelulusan melainkan bagi perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan pentadbiran tugas-tugas tersebut.”.‘kuasa membuat keputusan perlulah diberi seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan dan kuasa membuat keputusan perlulah bersesuaian dengan peringkat akauntabiliti’. Sekiranya syarat-syarat dan peraturan yang ditetapkan ini tidak dipatuhi Pegawai Pengawal boleh dikenakan tindakan yang sewajarnya seperti surcaj dan lain-lain tindakan tatatertib”. Perbendaharaan dengan ini menurunkan kuasa kepada Pegawai Pengawal untuk meluluskan . “Bagi memastikan kuasa yang telah diberikan ini dilaksanakan dengan teratur.. negeri atau badan-badan berkanun adalah mengenai konsep Pegawai Pengawal. Pada masa yang sama tindakan seperti ini adalah tidak selaras dengan seruan YAB Perdana Menteri. 3 Tahun 2002: Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai Pengawal Bagi Meluluskan Perjalanan Tugas Rasmi Ke Luar Negara. hapus kira dan verifikasi stok.

Perbendaharaan secara jelas menerangkan melalui Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan. ‘pengurus’ SBD bukan sahaja merujuk kepada Pegawai Pengawal tetapi juga merangkumi ketua-ketua jabatan Persekutuan di peringkat ibu pejabat dan negeri. ‘ ‘Kementerian digalakkan memperkenalkan peraturan pengurusan yang akan membolehkan penurunan kuasa dan kelonggaran-kelonggaran kepada pihak pengurusan bawahan sebaik sahaja didapati sesuai berbuat demikian. Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab (accountable) sepenuhnya bagi memastikan matlamat-matlamat yang terkandung dalam perjanjian program dicapai serta menentukan bahawa wang awam dibelanjakan secara cekap dan cermat’. Kecuali dalam urusan pelupusan dan hapus kira. Oleh itu. dan sekarang ini kepada Sistem Belanjawan Diubahsuai. Bermula dengan Sistem Belanjawan Tradisional. Kesimpulan Sistem pengurusan belanjawan Malaysia berubah daripada satu sistem kepada sistem yang lain. Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat’. Perkara 34 menyatakan. 1/2005 . Sebarang perwakilan kewajipan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis. Sehubungan dengan ini. Perlu ditegaskan bahawa apa jua penurunan kuasa dilaksanakan. beralih kepada Sistem Belanjawan Program dan Prestasi. Arahan Perbendaharaan tersebut menyatakan: ‘Semua Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan kewangan pejabat masingmasing dengan sempurna. 3 Tahun 2002 supaya falsafah ‘let managers manage’ benar-benar dapat direalisasikan dalam pengurusan kewangan awam n Rujukan: Pekeliling Perbendaharaan Bil. Pengurus SBD Sejak SBD dilaksanakan pada tahun1990. Pengurus yang dimaksudkan dalam falsafah ‘Let Managers Manage’ ialah Pegawai Pengawal kementerian atau jabatan. Kementerian-kementerian Perintis perlulah berusaha untuk memperkenalkan langkahlangkah yang akan membolehkan halangan-halangan kepada usaha-usaha desentralisasi kuasa membuat keputusan diatasi’. menyimpannya dengan selamat serta juga bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul. 11 Tahun 1988 Pekeliling Perbendaharaan Bil. sudah tiba masanya konsep ‘pengurus’ SBD diperluaskan kepada pegawaipegawai pengurusan bawahan seperti ‘pengurus’ dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002 Pekeliling Perbendaharaan Bil. telah dijelaskan dalam Arahan Perbendaharaan 53. 3 Tahun 2002 32 Jilid 6 Bil.Buletin INTAN Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 11 Tahun 1988. 5 Tahun 2002 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. Peralihan daripada satu sistem kepada satu sistem yang lain bukan sahaja bertujuan menyesuaikan sistem belanjawan dengan peningkatan jumlah peruntukan tetapi pada masa yang sama menunjukkan peningkatan tahap kepercayaan atau keyakinan Perbendaharaan kepada Pegawai Pengawal. selaras dengan usahausaha kerajaan untuk meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan. Peraturan yang menetapkan bahawa Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pengurusan kewangan agensi. Tanggungjawab tersebut adalah bagi memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka. 4 Tahun 2002 Pekeliling Perbendaharaan Bil. Lampiran A. bahawa beberapa kuasa pengurusan kewangan yang pada mulanya hanya berada pada Perbendaharaan kini diturunkan kepada Pegawai Pengawal sahaja untuk melaksanakannya. biarpun sesudah ‘kuasa’ diberikan kepada pegawai-pegawai lain.

Manakala rekod bagi aset dan barang-barang bekalan pejabat. seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991. KEW. 314 dan KEW. PP-TPS (72) pula menetapkan bahawa ‘Seberapa boleh. peraturanperaturan berhubung dengan rekod-rekod yang perlu disempurnakan oleh pegawai-pegawai yang menguruskan aset telah ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan. terdapat 38 borang yang perlu diselenggarakan oleh Pegawai Stor atau Penyelenggara Stor. Panduan Perbendaharaan -TPS (2) menyatakan: ‘Bahagian Kawalan Stok bertanggungjawab ke atas perancangan dan organisasi. menentukan kod barang. Antara butiran yang perlu dicatat dalam borangborang tersebut ialah Nombor Kod. Dalam pengurusan aset awam. Panduan (2) dan Panduan (72). 312. Tanpa rekod. 300A-2) adalah teratur dan betul. malah usahausaha untuk meningkatkan tahap akauntabiliti dan integriti perkhidmatan awam juga akan menemui kegagalan. masih banyak agensi-agensi kerajaan yang tidak menyediakan sistem kod dalam pengurusan aset agensi mereka. 300-Z7. 300A-1 dan Kew. menyedia dan mengemaskinikan katalog barang-barang. 315. 300A1 hingga KEW. rekod adalah sumber asas yang mampu menjanakan maklumat. borang yang digunakan ialah borang KEW. Seperti juga dalam bidang-bidang pengurusan yang lain. Rekod adalah asas bagi menunjukkan tahap prestasi pelaksanaan dan amalan konsep akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan kewangan. menentukan kuantiti yang akan dikeluarkan. namun sehingga kini belum ada suatu sistem yang ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi menentukan kod barang-barang. Jilid 6 Bil. Kesempurnaan catatan rekod akan mengurangkan ruang dan peluang berlakunya penyelewengan dan salah guna kuasa. Arahan untuk mengadakan sistem kod terkandung dalam TPS. menyemak dan menentukan bahawa segala Baucar PemesananPengeluaran Barang-barang (Kew. Contohnya dalam Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor. Satu perkara penting dalam pengurusan aset ialah penyelenggaraan rekod.Buletin INTAN KOD – Petunjuk Akauntabiliti Pengurusan Aset oleh: Azizah bt. KEW. Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS). Namun dengan kebebasan ini pun. 1/2005 33 . Mohd Noh Walaupun Perbendaharaan telah mengeluarkan arahan untuk mencatatkan nombor kod dalam kebanyakan borang-borang stor dan aset. pegawai penerima hendaklah memberi kod kepada semua barang-barang yang diterima atau bekasnya hendaklah menggunakan teg atau tanda pengenalan bagi memudahkan pengendalian penstoran. mengusaha dan menguruskan pembelian dan lain-lain’. Pekelilingpekeliling dan Surat-surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa. Kementerian. bukan sahaja fakta dan maklumat tidak dapat disampaikan secara bertanggungjawab dan meyakinkan. 313. jabatan dan agensi-agensi kerajaan adalah bebas untuk merangka dan membentuk sendiri kod barang-barang di bawah kawalan mereka. bermula dari borang KEW.

meja mesyuarat dan lain-lain lagi. KOD GABUNGAN HURUF DAN ANGKA: WKY 6607 nombor pendaftaran kenderaan yang didaftarkan di Wilayah Persekutuan. angka atau gabungan huruf dan angka. Kod yang dicadangkan bagi membentuk kod barang-barang ialah berdasarkan objek lanjut kod perbelanjaan. 34 Jilid 6 Bil. Kod juga boleh digunakan untuk merujuk tempat. Sistem kod hasil dan perbelanjaan ini dibahagikan kepada empat objek. Pekeliling Perbendaharaan 5/2004 Objek Lanjut 35102 Pengkelasan Utama 01 Pengkelasan Lanjut 01 Jenis-jenis Kod Kod boleh dibentuk dengan menggunakan huruf. Namun dengan kebebasan ini pun. Ada beberapa kaedah yang boleh digunakan untuk membentuk sistem kod bagi mengenal pasti sesuatu barang. rak dan sebagainya. namun sehingga kini belum ada suatu sistem yang ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi menentukan kod barang-barang. 1/2005 . Blok ‘B’ . Definisi kod yang bersesuaian dengan pengurusan rekod ialah ‘serangkai huruf atau nombor yang digunakan untuk mengenal pasti sesuatu tempat atau objek’. Satu daripadanya ialah dengan berpandukan sistem kod hasil dan perbelanjaan seperti yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2004. Di antara sistem kod barang-barang yang biasa diketahui dan digunakan secara meluas dalam bidang perniagaan ialah sistem ‘bar code’. Sistem Kod Walaupun Perbendaharaan telah mengeluarkan arahan untuk mencatatkan nombor kod dalam kebanyakan borang-borang stor dan aset. masih banyak agensi-agensi kerajaan yang tidak berupaya mewujudkan sistem kod dalam pengurusan aset agensi mereka. Kementerian. jabatan dan agensi-agensi kerajaan adalah bebas untuk merangka dan membentuk sendiri kod barangbarang di bawah kawalan mereka. Contohcontoh kod: KOD HURUF: Lampiran ‘A’. Zon ‘C’. meja pembantu tadbir.Buletin INTAN Pengertian Kod Kamus Dewan Edisi Ketiga terbitan Dewan Bahasa dan Pustaka memberikan beberapa definisi berhubung dengan perkataan kod. 35102 ialah Objek Lanjut dalam sistem kod hasil dan perbelanjaan. KOD ANGKA: 04 dalam kad pengenalan membawa maksud tempat kelahiran di Melaka. 35102 01 01 - Perabot dan lengkapan dari kayu pengelasan utama yang mungkin diandaikan merujuk kepada ‘meja’ berikutnya ialah penjelasan mengenai meja. Dalam pengurusan aset penggunaan kod ialah kaedah untuk mengenal pasti suatu barang terutama yang disimpan di dalam stor. meja bilik kuliah. sama ada meja pegawai. bilik. Bar-kod ini dibaca atau diterjemahkan maksudnya dengan cara meletakkan bar-kod ini melepasi sinaran cahaya pada alat pengesan kod (scanner). Contoh pembentukan kod berdasarkan objek lanjut. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1986. laci. objek sebagai. iaitu objek am. Sistem ini dilambangkan melalui satu rangkaian garis-garis hitam dan putih yang mewakili huruf atau angka. objek kawalan lanjut dan objek lanjut.

setiap meja tersebut diberikan nombor siri bermula dari angka 01 hingga angka 30.Buletin INTAN Apabila nombor kod barang-barang digabungkan dengan nombor siri. 1/2005 35 . Ketua-ketua jabatan boleh mewujudkan sendiri sistem kod barang-barang mengikut keperluan jabatan dan maklumat yang ingin dimasukkan ke dalam nombor kod tersebut. Yang penting ialah menyediakan sistem kod yang akan menyumbang ke arah pewujudan sistem rekod aset jabatan yang sistematik dan kemas kini n Rujukan: Arahan Perbendaharaan Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 1992 Kejujuran dalam apa jua profesyen atau perniagaan adalah jalan yang pasti mencapai kekayaan. Tanggungjawab Jabatan Sistem kod yang dinyatakan di atas adalah contoh bagi merangka suatu sistem kod barang-barang di jabatan. al-Hadith Jilid 6 Bil. Andaikan sesebuah jabatan mempunyai 30 meja yang sama dan kod bagi meja tersebut ialah 351020101. maka sesuatu yang diambil selain gaji tidak lain melainkan penipuan. Contoh nombor inventori ialah nombor kod 351020101 digabungkan dengan nombor siri 01 menjadi 35102010101. Contohnya kod bagi meja di atas ialah 351020101. Apabila nombor kod digabungkan dengan nombor siri. A show of honesty is in any profession or business the surest way of growing rich. All men are honest-until they are faced with a situation temting enough to make them dishonest Ahmad Sarji Abdul Hamid Sesiapa yang telah dilantik bagi menguruskan sesuatu tugas dan dibayar gaji. ia boleh digunakan sebagai nombor inventori yang berasaskan kepada kod objek lanjut perolehan. Untuk menjadikan kod tersebut sebagai nombor inventori. Whoever is hired to do a task and be paid. whatever is received other that that is squandering. Jean De La Bruyere Semua manusia adalah jujur sehinggalah mereka berhadapan dengan godaan-godaan yang boleh menjadikan mereka tidak jujur. ia akan menjadi nombor inventori yang mempunyai maklumat. Dengan adanya nombor kod ini. jabatan boleh mewujudkan ‘katalog’ iaitu daftar bagi barang-barang standard.

The book contains 13 chapters.BUKU TERBARU TERBITAN INTAN Buletin INTAN Strengthening Public Service Delivery: Forging Ahead Together The book traces the development of administrative service from the early days of British invention in the affairs of the Malay states. Selangor. and the establishment of the British residential system of administration in Perak. covering subjects like an insight into the events leading to the Pangkor Engagement. starting from the occupation of Singapore and Penang by the British East India Company in the 17th century to the conclusion of Pangkor Engagement in 1874 through the establishment of the Federal Malay States in 1896. Proceeding: Strengthening Public Service Delivery: Forging Ahead Together 36 Jilid 6 Bil. 1/2005 . the British officer appointed to administer Perak.W. the establishment of Malayan Union in 1947.W. to the formation of the Straits Settlement and Federated Malay States Civil Service which developed into the Malayan Civil Sevice in 1920. Birch. Negeri Sembilan and Pahang. the British Military Administration in 1945. the formation of the Federal of Malaya and the Emergency in 1948. Several chapters are devoted to the development of the administrative service beginning from the establishment of the Straits Settlements Cadet Service when Penang. the consequent murder of J. and the declaration of Merdeka in August 1957. the Japanese occupation from December 1941 to August 1945. Malacca and Singapore were formed into a British Crown Colony in 1866.