You are on page 1of 27

EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Ive Bajazita bb, 11420 Smederevska Palanka, Srbija i Crna Gora


Tel: 026/324-
026/324-106, 064/1904460, Faks: 026/324-
026/324-106

AKCIONO PLANIRANJE

pripremio Milan Milošević


EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

9 Akciono planiranje je planiranje koje vas vodi u


svakodnevnom radu.
9 Bez strateškog okvira vi nećete znati gde idete i zašto
tamo idete a na kraju neće ni biti važno gde idete.
9 Bez akcionog plana strateški plan će ostati veliki san i vi
tamo nećete stići.
9 Ovo predavanje će vam pomoći da uradite detaljan i
koristan (upotrebljiv) akcioni plan i omogućiće vam da
savladate veštinu akcionog planiranja koja se može
koristiti u svakoj organizaciji i projektu.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

9 Ovo predavanje je za one koji imaju ograničeno iskustvo u


planiranju uopšte ili u akcionom planiranju.
9 Moguće je da niste bili uključeni u rad neke organizacije, projekta ili
radne jedinice (odeljenja), ili jednostavno niste bili uključeni u
planiranje rada ranije.
9 Naše iskustvo je da su mnoge organizacije veoma dobre u
akcionom planiranju jednom kada shvate šta treba da urade,
odnosno tada mogu da planiraju.
9 Problemi nastaju kada ovo planiranje nije locirano unutar
strateškog okvira i organizacija nastavlja da radi bez strateškog
razmišljanja.
9 Za one koji su nesigurni kako da planiraju svoje aktivnosti ili
osećaju da nisu sigurni da rade na pravi način ovo predavanje će
biti korisno.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Kada će ovo predavanje biti korisno?


9 Kada treba da planirate operativno na bazi procesa strateškog
planiranja, kao i kada je neophodno napraviti razliku između
strateškog plana i operativnog i akcionog planiranja.
9 Kada su vam potrebne ideje da vam pomognu da razvijete proces
akcionog planiranja.
9 Kada ste spremni pokrenete novu organizaciju ili projekat od faze
strateškog planiranja u fazu operativnog planiranja.
9 Kada osetite da je potrebno da promenite operativni plan jer su se,
naprimer, promenile strategije.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Šta je to akcioni plan?

Akciono planiranje je proces koji vodi dnevne aktivnosti organizacije ili


projekta. To je proces planiranja koji govori šta treba da bude
urađeno, kada to treba da bude urađeno, ko to treba da uradi, i koje
resurse ili ulaze treba angažovati da bi se to uradili.
To je razlog zašto se akciono planiranje takođe zove i operativno
planiranje. Kada se operativni plan predstavi kao osnova da dobijemo
donaciju, ili da se drugi angažuju u datom procesu ili projektu koristi
se i termin “poslovni plan”.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Plan ljudskih resursa


Kada pripremate akcioni plan korisno je da razvijete plan angažovanja ljudskih
resursa baziran na njemu. Ovo je apstrakt prikaza u terminima ljudskih resursa
da bi ste realizovali vaš plan. U ovom planu treba da se nađu:
• Potrebe za saradnicima koji su već angažovani, dodatni saradnici ili podrška
koja je nužna,
• Potrebe izgradnje kapaciteta saradnika u cilju njihovog osposobljavanja da
realizuju aktivnosti.
Plan ljudskih resursa vam omogućava da napravite vremenski okvir da bi ste
realizovali planirane aktivnosti.
Plan ljudskih resursa obezbeđuje da jasnije sagledate uticaje vašeg akcionog plana
na nivou ljudskih resursa. Ovo će omogućiti da operacionalizujete vaše planove
i biće korisna referenca za donatore.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Izlazi
Izlazi su one stvari koje vam pokazuju da su aktivnosti sa uspehom
realizovane. Izlazi su rezultat aktivnosti. Izlazi su ono što mora da
proizađe iz aktivnosti ukoliko se postignu rezultati i ukoliko je
strateški plan uspešan.
Oblast ključnih rezultata vašeg strateškog plana postaju ciljevi vašeg
akcionog plana.
Korisno je sumirati očekivane izlaze za period za koji se planira u
“apstrakt prikaza izlaza”. Ovo vam omogućava da imate kratku listu
za proveru rezultata, skup indikatora za testiranje pitanja: “Da li
preduzimamo aktivnosti koje su planirane i da li one proizvode
izlaze koji su predviđeni?”.
Ovo je takođe dobra osnova za prezentiranje napretka donatoru.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Većina aktivnosti se sastoji iz sledećih elemenata:


9 Iz izjave šta mora da bude postignuto (izlazi ili rezultati koji
su dobijeni u procesu strateškog planiranja)
9 Iskaza o koracima koji moraju da se slede da bi se dostigli
ciljevi
9 Vremenskog plana koji govori kada treba neku aktivnost
preduzeti i koliko dugo treba da traje (KADA);
9 Razjašnjenje ko je odgovoran za za to da svaka aktivnost
bude uspešno realizovana (KO);
9 Razjašnjenje o ulazima/resursima koje je neophodno
angažovati.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Određivanje resursa
Resursi koji su vam potrebni za realizaciju akcionog plana su:
9 ljudi
9 vreme
9 prostor
9 oprema
Sve gore pobrojano najčešće znači novac. Budžet sumira ono što
vam je neophodno da realizujete vaš akcioni plan. Budžet ne
možete da pripremite dok ne izradite akcioni plan.
Na bazi izloženog akciono planiranje je proces u kome planirate šta
će se desiti u projektu ili organizaciji u zadatom periodu vremena,
razjašnjavate koji resursi su vam potrebni da bi to bilo moguće.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

ŠTA MORA DA BUDE NA RASPOLAGANJU?


Strateški okvir rada organizacije ili projekta treba da bude određen
• Jasnu viziju društva kome težite i jasno razumevanje problema koji su pred vama
da bi se postigli ciljevi.
• Skup vrednosti koje izražavaju u šta verujete i koje su osnova za ono čemu težite.
• Jasnu izjavu o misiji koja govori šta je vaša organizacija, kako to radi, ko su
korisnici i, gde je to potrebno, sa kim ćete biti partneri.
• Sveobuhvatni cilj koji parafrazira specifični problem koji pokušavate da rešite u
smislu stvaranja pozitivne situacije koju pokušavate da dostignete.
• Trenutni zadaci ili namere projekta koje izražavaju šta vi kao organizacija ili projekat
nameravate da postignete kratkoročno ili srednjeročno kao vaš doprinos
sveobuhvatnom cilju.
• Oblast ključnih rezultata koji daju oblik vašoj strategiji za postizanje trenutnih
ciljeva.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

KO TREBA DA BUDE UKLJUČEN U PROCES


IZRADE AKCIONOG PLANA?

• Ko treba da učestvuje u procesu akcionog


planiranja?
• Ko, ukoliko uopšte treba, facilitira taj proces?
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Da li vam je potreban spoljni facilitator?


Spoljnji facilitator treba da vam omogući da sprečite neke
neželjene situacije:
¾ Previše planiranja za kratko vreme;
¾ Nedostatak detalja u planiranju;
¾ Nedovoljno sekvencioniranje vremenskog plana tako da imate
nepotrebna zadržavanja;
¾ Nedovoljna jasnoća ko je zašta odgovoran i određenost autoriteta
koji odlučuje o tome kada su aktivnosti završene;
¾ Nedovoljno razmišljanje o rigoroznom korišćenju resursa
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

PRIPREMNI RADOVI
Da li su nam potrebne dodatne informacije da bi smo planirali?

Obezbeđenje činjenica:
9 1. Koje rezultate ste pokušali da ostvarite?
9 2. Koje aktivnosti smo planirali da bi smo postigli cilj?
9 3. Da li smo postigli planirane rezultate?
9 4. Ukoliko nismo, zašto?
9 5. Da li su aktivnosti imale smisla u terminima onoga što želimo da postignemo?
9 6. Da li smo mogli da postignemo iste rezultate sa manjim troškovima, uz
korišćenje manje resursa, i uz manje naprezanje organizacije?
9 7. Šta ćemo drugačije uraditi u budućnosti?
9 8. Šta smo naučili iz ove analize?
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

AGENDA (PROGRAM RADA)


• 1. Razjasniti rezultate na kojima treba raditi.
• 2. Za svaki rezultat (oblast rezultata) izlistajte korake koji su
potrebni da bi se postigli.
• 3. Sekvencionirajte korake u logičkom redosledu koji je
neophodan za njihovu realizaciju koristeći alate kao što je
gantogram ili mrežni dijagram .
• 4. Napravite kratak pregled izlaza.
• 5. Odredite ko će za svaku aktivnost biti odgovoran
• 6. Napravite kratak pregled ljudskih resursa koji su vam
potrebni.
• 7. Napravite kratak pregled troškova.
• 8. Spojite sve to u skicu radnog plana.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

TABELA KOJA ĆE VAM POMOĆI U IZRADI AKCIONOG PLAN

Oblast rezultata:
Indikator postignuća
rezultata:
Sredstvo verifikacije
dostizanja rezultata:
Aktivnosti Vremenski okvir Odgovorn Troškovi/ulazi
(početak i završetak a osoba
aktivnosti)
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

ŠTA MORAMO DA POSTIGNEMO?

Koje korake treba da uključimo?


Da bi ste doneli ove odluke :
9 Procenite prednosti i mane svake opcije
9 Uporedite ove opcije u skladu sa kriterijima kao što su:
‰ Usklađenost sa pristupima organizacije ili projekta
‰ Kapacitet zapošljenih da koriste tu strategiju
‰ Troškovi
‰ Vreme potrebno za realizaciju
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Kada se određena aktivnost mora realizovati?


9 Da identifikujete datum do kada određena aktivnost mora biti
postignuta.
9 Da odredite realističan datum početka aktivnosti da bi se
postigao rezultat.
9 Da izračunate koliko vremena neka aktivnost zahteva.
9 Da razjasnite šta je potrebno da se desi da bi se počelo sa
realizacijom aktivnosti i koliko je vremena za to potrebno.
9 Da razjasnite šta je potrebno da se desi kada se počne sa
realizacijom aktivnosti i koliko vremena za to treba.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

KO ĆE BITI ODGOVORAN?
U odlučivanju odgovrnosti za realizaciju aktivnosti treba uzeti u obzir
sledeće:
9Iskustvo, veštine, mogućnosti, neophodno poverenje da će zadatak
uraditi
9Ko ima vreme da uradi taj zadatak onda kada treba da se uradi, kao i
mogućnost da ga uradi.
9Spremnost da posao uradi ili da nauči da ga uradi. Naravno da će uvek
biti poslova koje niko neće želeti da uradi ali postoje ljudi kojima je
prirodno da urade taj posao jer je iz njihovog delokruga. Ukoliko neko nije
potpuno kompetentan ili iskusan za neki posao treba proceniti da li da mu
se poveri posao uz dodatno vreme da se uputi u taj posao od strane
odgovorne osobe smatrajući da je to dobra investicija za organizaciju.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

KOJI ULAZI/RESURSI SU POTREBNI?

9Finansijska sredstva
9Ljudi
9Materijali
9Usluge
9Transport
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

OD AKCIONOG KA POSLOVNOM PLANU


Poslovni plan je samo jedan od načina na koji ćete prezentirati vaš akcioni plan u
kontekstu vašeg strateškog okvira drugim zainteresovanim stranama.
9 Naslovna strana
9 Apstrakt
9 Sadržaj
9 Profil organizacije ili projekta koji predstavlja plan sa srevisima ili
proizvodima koji se nude
9 Informacije o menadžementu organizacije
9 Analiza problema i analiza rešenja problema
9 Akcioni plan
9 Kratak pregled izlaza i vremenskog okvira
9 Kratak pregled zapošljenih i potrebnih ljudskih resursa
9 Budžet (finansijski plan)
9 Prilozi i dodatna dokumentacija
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

IMPLEMENTACIJA
Implementacija znači transformaciju plana u akciju.
Implementacija znači preduzimanje aktivnosti da bi
ste videli kako vaše strateške ciljeve dostižete
realizacijom akcionog plana. Svo planiranje sveta
ne vredi ukoliko nema implementacije.
Implementacija zahteva:
9 Efektivan radni plan na nivou timova/odeljenja
9 Individualne planove koji su bazirani na radnim planovima
timova i na organizacionim prioritetima
9 Dobro upravljanje
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Radni plan:

9 Specificira zadatke koji treba da budu urađeni


9 Određuje ko će biti zašta odgovoran
9 Kada nešto mora da bude urađeno
9 Određuje neophodne resurse
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Individualni planovi
Kada svaka radna jedinica na nivou organizacije zna šta se od nje očekuje svaki pojedinac
može da vidi i svoj deo obaveza.
Pitanja koja se najčešće postavljaju su:

9 1. Zadaci/aktivnosti koje su predmet nadzora


9 2. Dodatne aktivnosti koje su preduzete u posmatranom periodu
9 3. Zadaci/aktivnosti koji nisu realizovani u posmatranom periodu i razlozi
9 4. Drugi problemi u radu u posmatranom periodu
9 5 Akcije koje je personal preduzeo da bi se sprečili problemi u radu
9 6. Akcije koje je organizacija preduzela da se problemi ne jave ponovo
9 7.Zadaci za naredni period
9 8. Datum sledećeg nadzora aktivnosti
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Uloga menadžmenta:
• Da pomogne saradnicima da uspostave standarde za
produktivnošću i kvalitetom
• Da vrši monitoring perfomansi- kako se stvari odvijaju, koji
se problemi javljaju, koja postignuća zahtevaju potvrdu, šta
treba uraditi da bi se obezbedila podrška?
• Da se redovno susreću sa saradnicima da bi pratili
napredak i obezbedili povratne informacije i podršku
• Da rešavaju probleme koji nastaju.
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Monitoring
Monitoring u kontekstu akcionog plana postavlja pitanja kao što su:
• Da li su izlazi (rezultati) postignuti u okviru definisanih rokova?
• Da li su resursi efektivno i efikasno upotrebljeni?
• Da li radimo ono što smo rekli da ćemo raditi i ukoliko ne zašto?
• Da li radne jedinice realizuju svoje zadatke?
• Da li pojedinci postižu svoje zadatke?
U fazi planiranja pitanja koja se postavljaju su:
• Koja vrsta informacija nam je potrebna?
• Kako ćemo koristiti informacije?
• Kako će informacije biti prikupljene sa najmanje teškoća?
• Ko će prikupljati informacije?
• Ko će analizirati prikupljene informacije?
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

PRIKUPLJANJE INFORMACIJA O TOME KAKO NAPREDUJETE


Nema smisla prikupljati informacije nasumice.
Kada vršite planiranje potrebno je da identifikujete indikatore u vezi
informacija koje želite da prikupite. Uobičajeno je da, kada vršite
evidenciju dokaza koji pokazuju napredak na aktivnostima i koji će
biti korisni kasnije u analizi efektivnosti, efikasnosti i uticaja, da se
postavljaju pitanja kao što su:
9 Koliko nečega?
9 Koliko dobro?
9 Koliko često?
9 Ko ima koristi?
9 Kako ćemo mi imati korist?
EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

Odakle dolaze informacije


9 Iz dokumentacije kao što su pisma, izveštaji, planovi, ugovori,
liste prisutnih na skupovima, obrazaca, računa, potvrda,
zapisnika.
9 Iz upitnika, fokus grupa, izjava učesnika koje su zabeležene.
Očekivani indikator Od pozvanih 200 učesnika na tribini odazvaće se 50%
Stvarna situacija Na skupu je bilo 40 učesnika ili samo 20%.
Devijacija? Znatno manje od očekivanog broja.
Mogući razlog za Istovemeno je održan drugi skup u gradu sa interesantnom temom
odstupanje Istovremeno je bila značajna fudbalska utakmica
Naučene lekcije i Izbegavati poklapanje sa drugim skupovima
preporuke Izbegavati termine kada se održavaju značajne utakmice.