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时间管理

笔意资讯

2005-01-10

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你知道吗?
• 在这个社会上,你如果没有自己的目标就是在帮别人达到
目标,只有 3

2

% 的顶尖管理者才有明确的 目标。

小时的工作,我们常常花

8 小时做完,还疲劳的要命。

• 人一生 3~5 年寿命花在会议上,上班有 25 %时间开会
,但 50 - 70 %会议时间浪费了。
• 据统计,父母和子女每天只有 30 秒 ,夫妻间只有 4 分

钟 用来沟通。
只有 5 % 的人准时。

• ……
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为什么要时间管理?
• 管理时间就是管理人生,管理生命。
• 可以提高自我工作效率,然后加薪升职
• 最重要的是,只有这样才能省出更多时间
来与家人和朋友共享欢乐,做自己想做的
事情
• 时间管理一共有 21 项原则。

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1 目标


假如有 100 万;
假如只能活 6 个月;
假如知道不会失败;

•你会为自己确立什么目标?

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触目惊心
• 只有 3 % 的顶尖管理者才有明确的 目标

无目标的生活……你想
• 把目标写下来,让他们常常激励自己
要这样吗?
– 个人和家庭的目标;
– 事业目标;
– 自我成长的目标;
– ……
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2 事先 规划好 的行 动

这个是 你?
其实在这个社会上,你不是在达到自己的
目标就是在帮别人达到目标。

针对目标写下达到目标所需的所有行动
并组织好,形成行动方案。
这和学历和智力等等都无关。
没有目标就会被诅咒。


还是这 些是你 ?
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3 用清 单明确 目标

成功的人生建立在成功的每一天,而成功
的每一天在于完成工作清单上的每一个项
目。
没有清单就像没有方向盘的车

• 每天 晚上 为自 己
列出 第二 天的 工
作清 单!
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4 设定优先 次序 5 培养专 注





先做重要的、最有价值的工作
做事时要不停问自己这是不是最重要的
一口气将工作完成(反复来回做是一口气
做完花费时间的 5 倍)。
不要试图将不重要的事情做得完美。
全心全力做最有价值的事情,做完后更有
成就感。
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活用时间 的窍 门( ABCDE 法



A 必须要做 的
B 应该做的
C 做了也不 错,但在 AB

• D 可授权别 人做的
• 根据 目标, 先列 出一段 时间 内想 要完成的 事情 。
• E 可省略 的。

– 然后 将这 些事情 分为 ABC 三类,
• 再从 A 分出 A1A2A3 ,分 别代 表最重 要次
重要和 第三 重要 的事情 ,
– 然后将 这些 A 类目 标抄在 另外 一张纸
上,列 出要 达到 这些目 标必 须要做 的
工作
» 接着将 这个 新工 作清单 再分 出
ABC 等级, 把这 些工作 放到 原来
的目标 底下 ,重 新调整 结构 ,规
划步骤 ,并 执行 。
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六步
走方法 :挑 选目标 ,设 定优 先次序, 挑选 工
作, 设定优 先次 序,安 排行 程, 执行。每 天做 !

6 时间期限 与奖 励
• 人做事期待结果,反应结果或逻辑结果。
受到奖励更有动力。

把自己像训练小动物一样地训练(大
家表要打我),完成一个动作得到正
面的结果就给自己积极的奖励,比如
吃一块自己喜欢的巧克力或者饼干,
吸支烟。给自己更多心理暗示,鼓励
自己更好地按期完成预定目标。

• 帕金森定律:如果没有期限,往往 2 小时的工作
量却用 8 小时完成,自己也更疲劳。
• 所以要给自己设定时间期限,称为强迫机制。
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7 工时记 录

职位越重要,越可能以分钟作为
时间的基本单位。
首先要知道自己的时间用到哪里
去了。记录自己做每件事的时间
,并问自己这样利用时间能不能
达成我的目标呢?
如果不是把时间用在最重要的事
情上,就要调整。
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8 故意拖延的现象


大家都经常拖延事情。
正面的拖延是尽量避免做不重要的事情,负面
的拖延则是尽量避免做重要的事情。
怎样避免负面的拖延呢?

培养紧急意识,告诉自己事情早晚要做,不如

立刻去做!

学会分解,把复杂事情像切腊肠一样分成许多
简单步骤组合,然后立刻去做每一步。
设定优先顺序和迅速完成事情的能力是获得晋
升重要原因之一。
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9 授权



把自己值钱的时间解放出来,不重要的事
情给别人去做。
关键:明确 。要让被授权人有明确的指
示。
要注意:挑选合适的人;明确期望结果以
及完成时间;
及时查询对方的工作进度,不要想当然认
为对方能完成,所有出错的状况都是由错
误的假设产生的。
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10 文山 会海


人一生 3 - 5 年寿命花在会议上,上班
但是
有 25 %时间开会。
50 - 70 %会议时间浪费了。
注意:能不开会 就不开会, 如果一定
要开,则一定要 有议程,就 像工作清
单,然后按照优 先级处理。 自己的部
分结束后就离席 。会议准时 开始准时
结束。
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11 干扰 事件

电话和不速访客。经常有人和你聊个没完
没了,耽误大量时间。
解决方案:让助手代理,暂时不接电话,
事后再回复;拔掉电话插头,或者用答录
机,找借口摆脱不速访客。
说两句就问对方,有什么可以为您效劳的
?过一会他就觉得你很忙,自己不好意思
就不闲扯了。
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12 关键成 果领 域


确认关键成果领域
方法一:反复问自己公司
为什么雇用我。
方法二:列出工作清单并
把工作分成细节,排列优
先级,找出核心工作。

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•80 %的成绩,
来源于 20 %的
关键成果领域

13 分批作 业 14 利用零碎 的
时间


分批作业: 学习曲线标明,反复做类似
工作效率更高。
每天在固定时间一齐回复电话和邮件等等。
注意:同一时间 只作相同的 事情。
利用零碎时间: 上下班交通时可以用来
给客户打电话发短信沟通。将要阅读的杂
志报纸等资料撕下来放在身上随时看……

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15 连续的 工时


重要的工作需要连续的工时来处理( 60
- 90 分钟)。
成功的人都用连续的时间来工作, 2 - 3
个小时可以把一天的工作完成大半。
一个人不能同时做行政性工作和创造性的
工作,所以要把它们分开做。

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16 整洁

不要把脑力和时间花费在找东西的琐事上。

整洁的环境使工作效率可提高
TRAF 系统。






20 - 40 % 。

T :丢弃。不用的扔到垃圾桶里。
R :转手。无关的资料转手给别人。
A :行动,用暗匣保存起来然后采取行动。
F :存档,作为日后参考用。

其实对我们的电脑文件、 qq 、 msn 、邮件地址……都
适用。
文件编辑完立刻储存,东西用完就立刻放回去!

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17 电话




电话是一种商业工具。说要说的话
,说完就挂。
利用空闲时间,可以掌握主动权的
时间来打电话。
记住大部分人在浪费时间,不在乎自己的时间
和别人的时间。
准备好议程,直接切入主题。
接电话时要做笔记,做得好的人有很大竞争优
势。
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18 准时

5%

只有

要拥有自己的准时特质,准时给人自信、
可靠,可信,比较聪明,难得的人才等等
感觉。
不准时的原因:不知道准时的重要性。
龙巴比时间:提前 15 分钟到现场。不要
让部属等你。


的人准时。

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19 简化 工作

改革都是简单化,找寻更好更简单的方法
,改进工作流程。
技巧:





1 、做久一点。
2 、做快一点。
3 、不要做太多的事情,而是做重要的事情。
4 、做自己拿手的事情。(老总的特质)
5 、尽量少犯错。
6 、一起来做,发挥团队合作的力量。
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20 不




学会说不。
对和自己人生目标无关的说不。
经常说,练习说。
别人不看重自己的时间也不看重你的时间

拖延是最残忍的拒绝。最强而有力的,保
证自己节约时间
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21 为什 么要时 间管 理 again



在使用时间管理时不要忘了它的目的,要
不断问自己为什么要做时间管理。
其最重要的目的是要不断提高改善自己的
生活品质。
人际关系是衡量生活最重要的因素,要花
时间在建立人际关系上,如家人,朋友。
不要忘了家庭,父母和子女每天只有 30
秒 时间,夫妻间 4 分钟 沟通。
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后记
• 时间是世界上最充分的资源 , 每个人都拥有
24 小时的一天 , 然而时间又是世界上最稀
缺的资源,每个人只能拥有 24 小时的一天

• 高效的职业人士有一个共同特点 , 他们都是
管理时间的高手 , 而低效率的工作人员则无
一例外地都不擅于管理时间。
• 我们追求成功,我们追求卓越,我们需要
时间管理。
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后记
• 参考资料:
– 《时间管理》(书籍)
– 《博恩崔西时间管理》(录音,非常精彩,推
荐大家找来听听)

• PPT 整理:笔意国际资讯与顾问服务机构
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