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Fórum 3 – Análise SWOT

Organização e Gestão de Bibliotecas Escolares

Trabalho do grupo 3:

Ana Paiva Carla Fernandes Margarida Abranches Paulo Izidoro Teresa Aleixo

Universidade Aberta Fevereiro 2007

Organização e Gestão de Bibliotecas Escolares – Fórum 3

Análise SWOT Os 4 elementos de uma análise SWOT foram estruturados em 2 eixos: um ligado a factores internos (Forças/Fraquezas) e outro ligado a factores externos (Oportunidades e Ameaças) Cada um destes eixos foi então segmentado em vectores sendo que cada vector possui um conjunto de elementos para avaliação. Será das respostas a estas questões que iremos obter um posicionamento positivo ou negativo ao nível dos dois eixos. Para tal cada vector foi ponderado percentualmente e avaliado numa base de 0 (Nula importância) a 10 (Total importância) ou 0 (Ameaça) a 10 (Oportunidade) consoante o eixo em questão. A aplicação prática será apresentada num documento adicional. 1 – Eixo “Forças e Fraquezas” - Factores internos Vector / item Peso Forças Fraquezas Aqui são contabilizadas as condições de implantação, ao nível da localização na escola, qualidade e adequação das instalações bem como 1 Condições físicas 16% as condições de mobiliário e equipamentos, técnicos e informáticos. Identificará as condições materiais necessárias à obtenção de boas práticas. 1.1 Localização 1.2 Instalações Equipamentos e 1.3 Mobiliário 1.4 Parque informático Analisa a capacidade da biblioteca em se organizar internamente. Uma biblioteca envolverá uma organização interne de processos, mas igualmente 2 Gestão e Organização 18% a capacidade de se projectar de uma forma harmoniosa e coerente, desenvolvendo capacidades de reavaliação das acções. Identificará a solidez da acção da biblioteca Especificação de 2.1 procedimentos Planificação de 2.2 actividades e articulação com o PE de escola 2.3 Avaliação de actividades 2.4 Verbas geradas 2.5 Tratamento documental 2.6 Identidade própria 2.7 Plano de Marketing Práticas de avaliação do 2.8 trabalho 2.9 Horário de trabalho

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3

Produtos

18%

Analisa-se aqui os produtos e recursos materiais que a biblioteca possui. A diversidade dos fundos documentais e o seu tratamento informatizado aliado às condições do acesso Internet permitirão o surgimento de serviços de qualidade a para o seu público e sobre os quais assentará uma prática de distribuição de serviços. Identificará as possibilidades de satisfazer o utilizador

3.1 3.2 3.3

Fundos documentais Acesso Internet Catálogo informatizado Analisa a capacidade da biblioteca em transformar os produtos em informação, de tornar a biblioteca útil e diferenciada das restantes. Identificará a capacidade de introduzir valor acrescentado aos produtos da biblioteca

4

Serviços

20%

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Produção de materiais Empréstimo de obras Serviço de referência Apoio curricular Animação literária e cultural Catálogo ao público Horário atendimento Analisa os recursos humanos e a sua capacidade de interacção. Uma biblioteca necessita de uma equipa com conhecimentos e formação diversificados bem como um sentido de equipa. Identificará o elemento humano capaz de colocar em prática os objectivos da biblioteca.

5

Recursos humanos

18%

5.1 5.2 5.3

5.4

5.5 5.6

Diversidade da equipa de biblioteca Formação em biblioteconomia e ciências documentais Domínio de tecnologias de informação Liderança do Coordenador (eficiência, capacidade organizacional) Funcionários de biblioteca (qualidade e quantidade) Relações interpessoais

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6.

Institucional

10%

Analisa o modo como a biblioteca está integrada na instituição. A instituição deve sentir-se como um todo, garantindo a prossecução dos objectivos comuns Identificará o seu envolvimento institucional.

6.1 6.2

Valorização no Projecto educativo e Regulamento interno da escola Presença nas estruturas e órgãos pedagógicos

2 – Eixo “Oportunidades e ameaças” - Factores externos Vector / item Peso Oportunidades Ameaças A forma como os utilizadores acedem à biblioteca e a utilizam está ligada à sua 1 Clientes 30% história pessoal e às capacidades e objectivos académicos e pessoais Frequência e 1.1 frequentadores Desempenho académico, 1.2 nível sócio cultural dos utilizadores 1.3 Taxas de empréstimo Imagem da biblioteca nos 1.4 potenciais utilizadores Hábitos de leitura e 1.5 utilização de informática As equipas de bibliotecas necessitam apoio fora do seu círculo restrito, especialmente com os 2 Colaboradores 15% docentes, num processo que deve ser coerente entre diferentes bibliotecas Relacionamento com 2.1 docentes 2.2 Alunos-tutor Formação de utilizadores 2.3 por escolas de ciclos anteriores Os desafios e possibilidades colocados pelos recursos digitais deparam-se com problemas 3 Tecnologias 15% ligados à capacidade em acompanhar a inovação do sector Ciclo de actualização 3.1 informática 3.2 Acesso Internet na área Informatização e 3.3 reconversão dos processos de trabalho

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4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Parcerias de trabalho Redes locais de bibliotecas Relacionamento com a biblioteca municipal Relacionamento com outras instituições Apoios de estruturas nacionais ou regionais ligadas às bibliotecas Meios de comunicação regional Tendências de mercado Direitos de autor e comodato Concursos literários e científicos Bibliotecas / livrarias/clubes de vídeo na área de influência Documentos digitais Novos Media

20%

A capacidade de encontrar elementos de trabalho no exterior da biblioteca permitirá a melhoria dos conhecimentos e das práticas. Será do memo modo mais fácil justificar as práticas internas.

5

5%

A biblioteca tem de responder aos condicionalismos da expansão do seu trabalho aproveitando as oportunidades de se recriar com financiamentos externos e estar na vanguarda.

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

6.

Institucional

15%

Sendo um serviço sem capacidade para gerar receitas próprias significativas, estará dependente da situação das estruturas ligadas às bibliotecas, pelo que será preciso equilibrar elementos locais com elementos nacionais.

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

Apoio da direcção da escola Interesse da comunidade escolar pela biblioteca Orçamento da biblioteca Autonomia financeira e pedagógica da escola Projectos e apoios financeiros externos Apoio/relacionamento com o município Editores, fornecedores e vendedores Sistema educativo e situação da educação do país Situação económica do país

Anexo: Documento em Excel com aplicação prática deste modelo a uma escola

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