Proyectos tecnológicos y la relación Cliente/Proveedor

Project Management Institute

Capitulo Local Montevideo
©2004 Project Management Institute, Inc. All rights reserved
Lic. Gustavo Rodríguez Pintado, PMP
PMI Montevideo - Uruguay
Gustavo.Rodriguez@adinet.com.uy
Proyectos tecnológicos y la relación
Cliente/Proveedor
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Alternativas de organización
Cuestiones a considerar
Por dónde empezar
Agenda
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Alternativas para definir un proyecto
en una organización
Personal de la empresa
Contratación total
Personal de la empresa + Contratación
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Alternativa 1: Personal de la empresa
Ventajas
Conocen la plataforma existente
Conocen la organización y su cultura
Brindarán soporte de primer nivel en el futuro cercano
Desventajas
Natural “pereza”, “rechazo” o “resistencia al cambio”
Debe capacitarse mucho antes de comenzar
Poco tiempo por atención a eventos de producción
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Alternativa 2: Contratación total
Ventajas
Conoce la tecnología a implantar
Más sencillo trabajar sin interrupciones (sitio del cliente)
Motivación por terminar rápido para cobrar (según contrato)
Desventajas
No conocen la infraestructura ni la organización de los datos
No conocen la cultura de la empresa
No tiene poder jerárquico en la organización para impulsar el
cambio
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Alternativas 3: Personal de la empresa
+ Contratación
Ventajas
Las ventajas de una alternativa mitigan las desventajas de su
opuesta -> Éxito
Desventaja
Las desventajas de una alternativa se suman a las
desventajas de la otra -> Fracaso
La diferencia de peso está en …
El o los directores del proyecto
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Surgen una serie de interrogantes
¿Quién debe dirigir el proyecto?
¿Qué metodología utilizar?
¿Cómo organizar el proyecto (OBS)?
¿Cómo confeccionar la orden de trabajo?
¿Cómo hacer la Gestión de Riesgos?
¿Cómo cumplir plazos?
¿Cómo trabajar en equipo de modo Win/Win?
¿Cómo organizar la comunicación?
¿Cómo facilitar el cierre del proyecto?
¿Cuáles son los errores más comunes?
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¿Quién debe dirigir el proyecto?
Dirección mixta
1 PMP del cliente
1 PMP del proveedor
Cada uno tendrá influencia sobre su gente
Se tendrá una visión completa, no parcial del proyecto
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¿Qué metodología utilizar?
Las empresas tienen su propia metodología (la base es el
PMBOK)
Acordar un lenguaje común
Acordar el proceso y plantillas a utilizar
Incorporar ambos logos en documentos y presentaciones
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¿Cómo definimos el alcance?
Personal interno: tendencia a dejar “para después”
Personal externo: lo omitido está excluido
Colaboración: Documento acordado que acerca los
extremos. Prever tiempo de elaboración y acuerdo.
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¿Cómo cumplir plazos?
Problema: No hay control directo del 100% del personal
Proyectos internos: tienden a dilatarse en el tiempo por
la atención a trabajos diarios.
Proyectos externos: tienden a dilatarse en el tiempo por
sobrecarga de técnicos atendiendo muchos clientes
La dirección de proyectos mixta es la que puede
mantener un ritmo de trabajo sincronizado y constante.
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¿Qué elementos considerar respecto
del costo?
Se efectúan fuertes negociaciones para ahorrar al
momento de comprar, pero:
Se sacrifican los costos de dirección de proyectos
No se controlan debidamente los costos internos
Prever fondo de reserva de dinero
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¿Cómo organizar el proyecto?
Estructura paralela, con dirección de proyecto compartida.
El director de proyecto no sea el experto técnico del
proyecto.
Comité de dirección a nivel gerencial con presencia de las
empresas para informar y resolver conflictos
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¿Cómo confeccionar la orden de
trabajo?
Muchas veces se cae en el error de pensar que un
contrato o una orden de trabajo difusa y general es
buena para la empresa cliente puesto que cree que
frases como “y todo debe funcionar bien”.
El proyecto exitoso comienza con una buena
redacción del contrato y de las ordenes de trabajo.
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¿Cómo hacer la Gestión de Riesgos?
Es necesario que proveedor y cliente manejen la
gestión de riesgos en forma conjunta.
Cada parte tendrá la tendencia de ver y resaltar los
riesgos de la contraparte y no los riesgos propios.
La visión conjunta y la elaboración de Planes de
Respuesta a Riesgos serán pieza clave para alcanzar
el éxito.
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¿Cómo organizar la comunicación?
Este es un tema normalmente problemático en las
empresas. Cuando intervienen 2 o 3 empresas, el
problema se extiende.
Armar el Plan de Comunicaciones y permitir la
comunicación cruzada entre empresas.
Armar una lista única y completa de contactos.
Lograr una carpeta única con la documentación del
proyecto, administrando los permisos de acceso.
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El síndrome: no fue hecho por nosotros
Es un error común no realizar una adecuada “venta” del
proyecto hacia la interna de la empresa compradora.
Responder preguntas como:
¿Cuál es la razón del proyecto?
¿Porqué se contrata a la empresa X?
¿Qué efectos tendrá en nosotros?
Intranet: Resolución de la dirección, equipo de trabajo,
planificación realizada, explicación técnica del proyecto,
explicación para usuarios, notificación de avances,
preguntas frecuentes, etc.
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¿Cómo trabajar en equipo de modo
Win/Win?
En la teoría estamos de acuerdo, en la práctica nos
encontramos con directores, técnicos o usuarios cuyo
objetivo no es el éxito del proyecto sino buscar defectos o
errores y asignar culpas.
Los valores a cultivar son: Compromiso y Confianza
El aporte del Código de Ética (act in an honest and ethical
manner …, …satisfay the scope and objectives …)
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¿Cómo facilitar el cierre del proyecto?
Prever una garantía o soporte técnico para solucionar
detalles que puedan aparecer a corto o mediano plazo.
Para apurar al proveedor: deben quedar pagos
importantes para el final del proyecto.
Para apurar al cliente: con el compromiso inicial de la
alta gerencia, brindando información continua a lo
largo del proyecto (avances, dificultades y riesgos).
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Hagamos negocios .
Estamos en un excelente congreso, hay clientes
y proveedores de varias ramas de la industria.
Aprovechemos al máximo las oportunidades de
cooperación que les está ofreciendo PMI a
través del PMI Tour Cono Sur y especialmente
a través de PMI Capítulo Lima.
Making project management indispensable for
business results.
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Lic. Gustavo Rodríguez Pintado, PMP
Gustavo.Rodriguez@adinet.com.uy
MUCHAS GRACIAS !!!
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