Tercer habito

SOLUCIONE LOS PROBLEMAS DE ANTEMANO

Se concentra más directamente en los resultados.

Casi todos los problemas son el resultado de soluciones, quiere decir, todo lo que uno hace significa una diferencia,
pero no toda diferencia es intencional, ya que al poner en práctica una decisión nueva o solucionar un problema,
crea consecuencias no intencionales las mismas que se convierten en nuevos problemas.

La detección de fallas es la esencia del tercer habito ganador, que es solucionar los problemas de antemano.

La solución anticipada de problemas no se puede convertir en hábito a menos que se aprenda a detectar las fallas
en las decisiones.

También es preciso aprender a detectar las fallas en las soluciones de los problemas que se resuelven.

Este método para la solución de problemas y toma de decisiones ha sido ensayado y probado por gerentes del
mundo entero. El método constaba de siete pasos para solucionar problemas. Si solo se está tomando una
decisión, se utilizan los seis últimos pasos.

Toma de decisiones Solución de problemas

Definir el problema
Definir objetivos Definir objetivos
Generar alternativas Generar alternativas
Desarrollar plan de acción Desarrollar plan de acción
Detectar fallas Detectar fallas
Comunicar Comunicar
Implementar Implementar
Los primeros cuatro pasos se concentran en llegar a la respuesta correcta; los últimos tres pasos se concentran en
garantizar que se produzca el resultado deseado.

1. Definir el problema.- los problemas son o bien obstáculos1 o bien desviaciones2.

El primer paso es entender cuál es exactamente el problema y definirlo con claridad fin que todos podamos
entenderlo. Un problema tiene tanto una causa como un efecto.

Definición de un problema:

1
Un obstáculo impide lograr el resultado deseado.
2
Una desviación es un resultado diferente al deseado.
 A (algo)

Está causando

B (algún defecto indeseable)

A Fred no entrega oportunamente la información

B Esta causando…. Que yo no complete y presente mis informes a tiempo

2. Definir objetivos.- es decir, definir el resultado que le gustaría obtener al solucionar el problema o tomar
una decisión. El objetivo podría ser una acción que quiera emprender o que otra persona la emprenda. Un
objetivo puede seguir este formato:

Verbo de acción

Resultado clave único

En fecha

A costo

Verbo Garantizar que Fred entregue la información que requiero.

En el día diez del mes indicado.

A ningún costo adicional.

3. Generar alternativas.- generar el mayor número de alternativas para lograr los objetivos.
 Hablar sobre el problema con Fred.
 Hablar sobre el problema con mi jefe.
 Escribir un memorando a Fred solicitando su colaboración.
 Presentar los informes sin los datos de Fred.
 Presentar una queja por escrito al jefe de Fred.

A pesar de que algunas alternativas no sean buenas pueden llevarnos a otras que si lo son, solo se genera
alternativas, no se evalúa ni se selecciona alguna de ellas.
 4. Desarrollar el plan de acción.- este paso tiene dos fases. Primero, se evalúa las alternativas a fin de
escoger una o más como solución. Segundo, se modifica la alternativa, hasta que se desarrolle
plenamente un plan de acción.
 Hablar primero con mi jefe; explicarle el problema y que pienso hacer al respecto.
 Hablar con Fred; abordando el efecto negativo de su comportamiento tiene en mi y en la
empresa, el comportamiento que espero de él, las consecuencias de seguir así.
 Informarle a mi jefe de mi conversación con Fred.

5. Detectar fallas.- No es necesario utilizar las alternativas exactamente como se generaron, se utilizan como
base para elaborar un plan de acción integral, que tenga sentido según los objetivos. A menudo es posible
agregar otras alternativas. Y eso nos lleva a la detección de fallas 3 del plan de acción. Se podrían anticipar
algunos de estos problemas:
 Fred podría no hacer caso de la conversación.
 El jefe de Fred podría decir que lo estoy acosando, y lo dejara en paz.

6. Comunicar.- Se determina cuales individuos o grupos podrían afectar al éxito del plan de acción. Se define
el mejor método para darles la mejor información posible, a fin de garantizar el éxito del plan de acción.
Para esto es necesario: visitas personales, llamadas telefónicas, memorandos, videocintas y correo
electrónico.

Persona Objetivo Método

Mi jefe Pedir consejo Visita personal
Obtener apoyo
Fred Cambiar comportamiento
Cumplir fechas limite
7. Implementación.- este último paso en la solución de problemas y toma de decisiones implica mucho más
que iniciar la acción. Pues no se ha solucionado un problema o tomado una decisión hasta que se cumpla
los objetivos.

El almirante convino – es una manera práctica de organizar proyectos, también muy eficaz de diseñar propuestas
de proyectos y hacer informes para tener una mejor comunicación. Es fácil desarrollar el hábito de hacer una
pausa antes de actuar, y preguntarse que podría salir mal.

3
El hecho de detectar las fallas en el plan de acción es la tarea más eficiente y efectiva con relación al
costo para solucionar problemas.