P. 1
Effective Communication

Effective Communication

|Views: 201|Likes:

More info:

Published by: Marsudi Anton Maming on Sep 17, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/03/2015

pdf

text

original

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILL

Practical Guide to Deliver The Key Message Effectively

Sesi Effective Communication Skill Valentino Simanjuntak, SH. MH Exclusive Facilitator MarkPlus Institute of Marketing
MARKPLUS INSTITUTE OF MARKETING Segitiga Emas Business Park, CBD B 01/01 ▪ Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. 6 ▪ Jakarta 12940 – Indonesia Tel. +62 21 5790 2338 ▪ Fax. +62 21 5790 2339

Kemampuan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif akan memberikan manfaat, antara lain:

1. PEMECAHAN MASALAH secara lebih cepat 2. PENGAMBILAN KEPUTUSAN yang kuat 3. PRODUKTIFITAS yang meningkat 4. HUBUNGAN BISNIS yang lebih kuat 5. Meningkatkan CITRA PROFESIONAL

Kemampuan Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif dapat meningkatkan kemampuan antar divisi di perusahaan dalam menghilangkan mis-komunikasi

Meningkatkan produktivitas perusahaan secara tidak langsung

Membutuhkan penguasaan yang baik atas keahlian intrapersonal dan interpersonal, mendengarkan, mengamati, berbicara, bertanya, menganalisa, dan mengevaluasi.

Melalui komunikasi, kolaborasi yang baik dapat terjalin…

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi
1 2

Vocal/ Voice : 38 %
3

Body Language : 55 %

Verbal : 7 %

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Ekspresi Wajah

Marah

Malu

Sedih

Tertawa

Murung

Senyum

Bahagia
Ada 3 hal yang harus diperhatikan

Wajah Sumber komunikasi Cerminan suasana emosi seseorang Menandakan kondisi pikiran Membentuk persepsi

Membuat ekspresi wajah bersinar

Berpikir positif

Rileks

Berikan senyuman

Menanamkan rasa ramah pada diri sendiri

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Kontak Mata
• • Menandakan : Keterbukaan, apa adanya, terus terang. Manfaat : Meningkatkan kepercayaan lawan bicara pada kita dengan cara selalu bertatapan dengan mata lawan bicara secara hangat (senyum). • • Tatapan di daerah sekitar area mata dan hidung. Jangan main mata atau “piknik“.

Tips

Lihatlah keseluruhan wajah ketika berbicara, bukan hanya satu bagian saja. Pastikan melakukan kontak mata dengan ramah dan tanpa meninggalkan kesan negatif

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Menjaga Tatapan Mata

Business Gaze

Social Gaze

Intimate Gaze

• Business gaze: pada diskusi bisnis, usahakan pandangan mata tetap pada area segitiga di dahi untuk menunjukkan keseriusan dan kesungguhan • Social gaze: jika gerak mata jatuh antara mata, hidung dan mulut (segitiga) maka atmosfer pembicaraan akan mengarah ke pembicaraan sosial atau lebih santai dari business gaze • Intimate gaze: Jika pandangan jatuh antara mata, dagu sampai dada maka pembicaraan akan menjadi lebih intim, terutama bagi lawan jenis yang melakukannya berarti menunjukkan ketertarikan terhadap lawan bicaranya

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Postur Tubuh
CARA BERDIRI
Tegak, bahu relaks Wanita : Posisi kedua kaki merapat • Pria : Lebar kedua kaki tidak melebih bahu

• •

Benar

Salah

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Sentuhan
• • • Pastikan tangan Anda dalam keadaan kering sebelum berjabat tangan. Pegang telapak tangan lawan bicara, jangan hanya jarinya. Untuk memperoleh perhatian lawan bicara, jabat tangannya beberapa detik lebih lama, dan mulailah bicara sebelum melepaskannya. Benar Taking The Control Salah

The dead fish

Giving The Control

JABAT TANGAN

Shake Like A Man

The Hauckle Grinder

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Bahasa Tubuh

TUBUH CONDONG KE DEPAN
• Menandakan : Lawan bicara tertarik pada pembicaraan kita • Manfaat : Membuat lawan bicara merasa nyaman. • •

ANGGUKAN KEPALA
Menandakan : Persetujuan, afirmasi, akrab, suka Manfaat : Memberikan persetujuan

Posisikan menghadap lawan bicara, bila posisi anda di sampingnya, lakukan dengan agak miring

Dilakukan pada saat jeda diantara kalimat yang diucapkan oleh pihak lain Dilakukan pada saat mengucapkan kalimat untuk mendapatkan persetujuan

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Bahasa Tubuh

MENGERUTKAN DAHI DENGAN JARI

MENOPANG DAGU DENGAN JARI

Menandakan : • Kondisi seseorang sedang menganalisa pembicaraan orang lain dengan sentimen tidak puas • Hindari menopang dagu dengan tangan ketika mendengarkan pihak lain bicara

Menandakan : • Kondisi seseorang sedang menganalisa / menimbang pembicaraan orang lain dengan lebih teliti • Hindari menopang dagu dengan tangan ketika mendengarkan pihak lain bicara

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Jarak Bicara

INTIMATE ZONE 15 – 46 CM

PERSONAL ZONE 46 CM – 1,2 M

SOCIAL ZONE 1,2 – 3,6 M

PUBLIC ZONE OVER 3,6 M

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Verbal Komunikasi Verbal
1

Artikulasi Audibilitas Diksi Suara Kelancaran Intonasi Tinggi Nada

7

Langkah Suara Warna Suara Volume Nada Suara Kecepatan Suara Penekanan Suara

2 3

8

9

4

10

5

11

6

12

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Verbal
Artikulasi
• Kemampuan mengkombinasikan • kata dengan ucapan (enunciation) • Ucapan sering dipengaruhi oleh budaya atau bahasa ibu •

Audibilitas
Sebuah kondisi dimana audiens mampu • mendengar dengan baik setiap kata yang diucapkan oleh pembicara Pembicara memiliki kemampuan untuk melakukan variasi volume suaranya

Diksi Suara
Kemampuan untuk memproduksi suara jernih yang sangat menunjang kemampuan untuk berbicara dan bernyanyi

Kelancaran
• Suara dalam presentasi yang baik lahir dari fasihnya kalimat • Kegagapan dalam berbicara membuat pendengar merasa terganggu dan terusik • •

Intonasi
Kemampuan pembicara dalam mengatur nada suara menjadi naik dan turun Intonasi akan menjadi peranan penting ketika menggunakan bahasa lain, misalnya inggris • •

Tinggi Nada
Ketika Anda gugup maka suara Anda akan lebih tinggi Pembicara yang baik memiliki kemampuan untuk mengatur emosi dalam berbicara

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Verbal
Langkah Suara
• Semakin cepat Anda berbicara dapat menyebabkan pendengar tertinggal • Jadi, jangan terlalu lambat dan terlalu cepat • •

Warna Suara
Kualitas warna suara dipengaruhi oleh suasana hati Libatkan perasaan Anda dalam mengucapkan kata persetujuan dan penolakan •

Volume
Penekanan volume pada katakata akan mempengaruhi persepsi pendengar

Nada Suara
• Kualitas suara yang menunjukkan perasaan hati seorang pembicara. • Contoh : “Bagus sekali tindakan Anda.” dapat bermakna pernyataan yang tulus atau menyindir • •

Kecepatan Suara
Kecepatan dalam berbicara tergantung dari pembicara Variasi kecepatan untuk meningkatkan gejolak emosi dan penegasan poin yang • penting • •

Penekanan Suara
Cara penekanan bicara yang dilafalkan tepat pada kata sendiri. Penekanan terhadap sebuah kata diperlukan dalam presentasi Hanya poin-poin yang penting saja yang perlu penekanan

Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Cemas
Hal yang mengurangi kemampuan berkomunikasi

Hal – Hal yang menyebabkan rasa cemas :
Ketika diminta untuk memberikan presentasi kepada klien Ketika harus melakukan lobi kepada calon klien Ketika harus merespon kepada klaim/ gugatan klien Ketika diminta untuk menjelaskan produk baru di depan forum

STRESS
Perasaan cemas muncul pada saat kita sedang dalam keadaan tertekan atau mengalami stress

Efek psikologis

Efek fisik

Video : Presentasi di Depan Klien

Video

Click at theClick at middle the middle

Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tegang
Hal yang mengurangi kemampuan berkomunikasi

Hal – Hal yang menyebabkan rasa tegang :
Ketika diminta untuk memberikan laporan kepada atasan Ketika harus memberikan laporan dengan kinerja yang tidak baik Ketika harus menjelaskan laporan kepada kantor pusat Ketika diminta untuk menjelaskan program baru di depan atasan

STRESS
Perasaan cemas muncul pada saat kita sedang dalam keadaan tertekan atau mengalami stress

Efek psikologis

Efek fisik

Video : Berinteraksi dengan Partner Senior

Video

Click at the middle

Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Sungkan
Hal yang mengurangi kemampuan berkomunikasi

Hal – Hal yang menyebabkan rasa sungkan :
Ada perasaan segan kepada sesama teman kerja Tidak merasa dekat dengan teman kerja Terlalu menutup diri terhadap teman kerja Khawatir terhadap pertimbangan dari orang lain

STRESS
Perasaan cemas muncul pada saat kita sedang dalam keadaan tertekan atau mengalami stress

Efek psikologis

Efek fisik

Video : Berinteraksi dengan Sesama Teman Kerja

Video

Click at the middle

Video : Berinteraksi dengan Pegawai Kantor

Video

Click at the middle

Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tips Mengurangi Rasa Cemas dan Tegang
Persiapakan segala sesuatu yang berhubungan dengan presentasi Visualisasikan tahapan apa saja yang akan dilalui pada saat melakukan presentasi

sebelum bertemu klien atau atasan

Tarik Nafas Panjang

1

2

3

4

Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tips Mengurangi Rasa Cemas dan Tegang
Latihan dan latihan secara rutin Usahakan relaks (bebaskan pikiran dari penat dan tekanan pekerjaan)

sebelum bertemu klien atau atasan Renggangkan otot – otot yang kaku untuk mengurangi rasa tegang

Video : Persiapan yang Tidak Baik

Video

Click at the middle

Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tips Mengurangi Rasa Sungkan
Usahakan santai, dan tidak perlu terlalu banyak memikirkan hal – hal yang lain Lakukan ice breaking sebelum membicarakan sesuatu yang lebih serius mengenai pekerjaan Mulai buka pembicaraan dari hal – hal yang paling sederhana

sebelum bertemu teman kerja Berikan sedikit candaan untuk mencairkan suasana

Tukul

Humor

Lucu

Inspirasi untuk bahan humor

Mulai hari dengan senyuman,karena akan dapat memberikan dorongan yang positif dan membuat kita lebih santai

Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Mempersiapkan handout /key notes

Handout
1. Berisi poin – poin penting

2. Tidak perlu banyak pemakaian kata - kata 3. Poin tersebut dapat memudahkan kita dalam menyampaikan laporan/ presentasi 4. Dapat berupa kertas kecil atau handout ppt

Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Pembukaan

Isi Presentasi

Penutup

1.

Pembukaan

: Ceritakan tentang apa yang akan disampaikan di dalam presentasi : Sampaikan pesan tersebut : Katakan tentang pesan yang sudah disampaikan

2. 3.

Isi Presentasi Penutup

Menyampaikan Presentasi/ Laporan
Pembukaan Eye Contact

1

Dapatkan perhatian dari audiens atau peserta rapat dan buat mereka berkonsentrasi kepada pembicara Gunakan penekanan “tone of voice” yang baik Body Language

2 3 4

Lakukan Ice breaking Perkenalkan diri kepada audiens/ peserta rapat Berikan latar belakang mengenai hal - hal yang akan dibicarakan atau dilaporkan

Video : Presentasi & Bahasa Tubuh

Video

Click at the middle

Video : Pembukaan Presentasi yang Tidak Baik

Video

Click at the middle

Menyampaikan Presentasi/ Laporan
Isi Presentasi

Jika kehilangan perhatian audiens, ada beberapa cara untuk menarik kembali perhatian mereka: • Berhenti bicara • Lebih banyak bergerak, jangan terpaku pada satu posisi • Bertanya kepada audiens • Berikan break, terutama pada saat presentasi berjalan lama

Menyampaikan Presentasi/ Laporan
Isi Presentasi
Karakter dan Kualitas Suara yang Baik : • • Menyenangkan untuk didengar Dinamis, memberikan impresi penuh tenaga dan kekuatan • • • Jelas, segar, dan punya power kuat untuk didengar Ekspresif, kaya akan nuansa Mengalir wajar dan tidak dibuat-buat

“Diperlukan mengatur nafas dengan baik dalam menciptakan intonasi dan kecakapan dalam berbicara ketika melakukan presentasi” ”Perhatikan tempo perkataan yang diucapkan dengan volume nafas yang dikeluarkan”

“Diperlukan pengaturan waktu dengan seksama ketika melakukan presentasi agar pelaksanaan presentasi, mulai dari persiapan, penyampaian pengantar, isi, dan penutupan, berlangsung secara TEPAT”

“Latihan untuk Manajemen Waktu“ Untuk mengatur waktu dalam memberikan presentasi/ laporan

“If you fail to prepare, you are prepared to fail”
Barrack Obama

Menyampaikan Presentasi/ Laporan
Penutup

Jangan biarkan presentasi datar dan tidak menarik atau arah pembicaraan datar dan tidak mampu menyampaikan sesuatu

Akhiri dengan suatu kalimat yang

KUAT dan POSITIF

Terima Kasih
: vsimanjuntak@gmail.com

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->