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GUIA PRÁCTICA DE CÓMO


ELABORAR EL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES PARA LAS
DEPENDENCIAS POLICIALES

LLaa PPaazz -- B
Boolliivviiaa
PO LICIA BOLIVIAN A

Introducción

A pesar de existir abundante bibliografía en torno a las técnicas y métodos


para la elaboración de manuales administrativos, la institución del orden, reporta en
ese contexto, un tema pendiente al que el Departamento Nacional de
Reglamentación, dependiente de la Dirección Nacional de Planeamiento y
Operaciones, pretende abordarlo a partir de una metodología simple y al mismo
tiempo práctica, que se halla inmersa en la “Guía Práctica de Cómo Elaborar el
Manual de Organización y Funciones” para las dependencias policiales.

La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO), en su


Art. 27º establece que, cada entidad del sector público debe elaborar en el marco de
las normas básicas dictadas por los órganos rectores; los reglamentos específicos
para el funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control Interno,
considerando al Ministerio de Hacienda como Órgano Rector de los Sistemas de
Administración del Sector Público.

La institución del orden, luego de transcurrida casi una década, aprueba a


través de una Resolución Administrativa (RACGPN) de 26 de julio de 2007, la
actualización del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa
de la Policía Boliviana (RESOAPN), cuyo instrumento normativo es compatibilizado
con el Órgano Rector (Ministerio de Hacienda), enmarcado en las Normas Básicas
del Sistema de Organización Administrativa (SOA).

A pesar del tiempo transcurrido entre la aprobación del primer Reglamento


Específico del Sistema de Organización Administrativa de la Policía Boliviana que
data del 01/10/98 y éste último de 26 de julio de 2007, el Manual de Organización y
Funciones, pareciera que al interior de la institución del orden, encuentra cierta
resistencia pasiva y sistemática, primero en su elaboración y/o actualización y
segundo en su implantación, lo que provoca inevitablemente la descoordinación de
los canales de comunicación, así como de los niveles jerárquicos y por supuesto de
sus funciones generales y específicas, inconvenientes que se pretende superar
paulatinamente a partir del presente trabajo y por supuesto de la internalización y
socialización de la normativa citada.

Sgto. 2do. Ubaldo I. Espino Mamani Tcnl. DEAP. Salomón Abad Sejas Tapia

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S A S T / UI E M -1- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
PO LICIA BOLIVIAN A

CAPITULO I

GRAFICA DE ORGANIZACIÓN

1. Generalidades

La inexperiencia y el desconocimiento de los procedimientos básicos en la


elaboración de los Manuales de Organización y Funciones de las dependencias
de la Policía Boliviana, al parecer, por los datos recogidos de un primer
diagnóstico llevado a cabo por el Departamento Nacional de Reglamentación;
resultan ser los primeros escollos con los que tropiezan los proyectistas o
elaboradores de las normativas, a quienes cordialmente proponemos esta guía
práctica de cómo elaborar los Manuales de Organización y Funciones de las
dependencias policiales, no sin antes sugerirles, construir con carácter previo
el organigrama, el mismo que al parecer nuestro, guiaría y tutelaría
impecablemente la elaboración del manual citado.

2. Perfilando el organigrama

Con carácter previo a la elaboración del Manual de Organización y Funciones de


las dependencia policiales, consideramos que es mucho más práctico y didáctico,
diseñar en primera instancia el organigrama, que en buenas cuentas, resulta ser
la representación simplificada de la estructura organizacional, por la que es
posible internalizar en el proyectista, los objetivos institucionales, los niveles
jerárquicos, las relaciones de dependencia, las funciones generales y específicas,
las cuales sirven para el desarrollo de la administración de la entidad operativa y/o
administrativa, cuya estructuración pasamos a considerar sin mayores
preámbulos.

3. Que es un organigrama

La generalidad de los textos consultados, coinciden en que el organigrama es la


representación gráfica de toda la estructura formal de la organización, en la que
de manera didáctica se describen funciones, tareas, responsabilidades y el nivel
de autoridad. Al mismo tiempo y como propone Miguel Duhalt Krauss, el proceso
de elaboración de los organogramas necesariamente debe partir por la
autorización y apoyo de los niveles superiores, la recopilación de la información,
el análisis y la clasificación de la información.

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S A S T / UI E M -2- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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El organigrama, es conocido con diversos nombres, como Organograma, Gráfica


de Organización, Pirámide de Cargos, Diagrama de Organización o Diagrama de
Estructura. Esta última definición es la que comúnmente la utilizan en diversos
textos, naturalmente sin cambiar en esencia la estructura organizacional
propiamente dicha.

4. Uso práctico de los organigramas

Fundamentalmente se los usa como un medio de comunicación y de análisis.

4.1. Como medio de comunicación.

Toda vez que permite discernir la relación con el resto de las dependencias
y entre los miembros que la componen.

4.2. De comunicación para terceros interesados.

Se utiliza cuando buscan llegar a la persona indicada o solicitada.

4.3. El organigrama como medio de análisis.

Las fallas de la organización o de diseño se hacen más evidentes. Por


ejemplo, se pueden detectar a primera y simple vista, fallas de control
interno que hace alusión a las funciones incompatibles. También puede
darse la departamentalización inadecuada o funciones heterogéneas. La
falta de unidad de mando se da cuando dos o más personas supervisan a
un mismo cargo, en fin, pueden darse también la superposición de
funciones, la relación de dependencia confusa y otras.

5. Restricciones del organigrama

Las limitaciones del organigrama, radican fundamentalmente en la simplicidad y


la actualización.

5.1. Simplicidad

Porque muchas veces se obvia la línea de autoridad funcional, incluso


secretarías y no se puede expresar textualmente el grado de
descentralización de la organización.

5.2. La desactualización

Podría provocar la distorsión de la comunicación, consecuentemente el


conflicto entre los miembros de la organización, por ello, es importante que
la responsabilidad de la actualización recaiga en un cargo específico de
acuerdo a las funciones que cumple.
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S A S T / UI E M -3- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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6. Diferentes clasificaciones de los organigramas

Criterios como los de Chiavenato, Ferry, Newmman, Sammer, incluso de Warren,


al que se suma Duhalt Krauss, proponen que las estructuras orgánicas se
clasifiquen de acuerdo a razones que aludan a las áreas que representan, a su
formato, a su naturaleza y a su objeto.

En todo caso, la clasificación por su objeto, de Duhalt Krauss, corresponde al


contenido que hace referencia al organigrama estructural, al que describimos en
el presente texto, no sin antes advertir y reiterar a los lectores de esta guía
metodológica y práctica, que muchos autores de las técnicas de la elaboración y/o
actualización de las normativas administrativas, como los citados con carácter
previo, proponen criterios diversos y hasta contrapuestos en torno al diseño de los
organigramas, clasificándolos y hasta subclasificándolos en esquemáticos,
analíticos, especiales, funcionales, etc., lo que al parecer nuestro, no es oportuno
teorizarlos, toda vez que esta guía práctica, no tiene el propósito de abundar en
conceptos académicos, sino más bien, ser un texto de consulta práctica.

7. Formas usuales de representación del organigrama

7.1. Representación vertical.

Es la interpretación más simple y a la vez práctica para la información a


presentar (ver cuadro Nº 1). Se presenta a las unidades orgánicas
ramificadas de arriba hacia abajo y se coloca al titular en el nivel superior.
Se recomienda el uso de este tipo de organigramas en los manuales de
organización de la Policía Boliviana, así como para otros requerimientos
institucionales.

Cuadro 1

DIRECCION

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION

SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION

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7.2. Representación horizontal.

Al igual que en las otras formas de representación, en ésta, se establecen


las relaciones complejas, la facilidad de la actualización, medio eficaz de
comunicación y otros (ver cuadro 2). Sin embargo esta estructura no es
recomendable para representar las organizaciones policiales.

Cuadro 2

SECCION
DIVISION
SECCION
DEPARTAMENTO
SECCION
DIVISION
SECCION

DIVISION
DIRECCION DEPARTAMENTO
DIVISION

SECCION
DIVISION
DEPARTAMENTO SECCION

DIVISION

7.3. Diagrama de forma circular y semicircular.

En estos diagramas, las creaciones o supresiones de las nuevas


Direcciones Nacionales, Comandos Departamentales, Divisiones y/o
Secciones de la Policía Boliviana, alterarían de sobremanera la estructura
organizacional. Se recomienda no aplicar estos diagramas en las
dependencias policiales (ver cuadros 3 y 4).

Cuadro 3 Cuadro 4

Diagrama circular Diagrama semicircular

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S A S T / UI E M -5- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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7.4. Diagrama de forma lineal.

Al igual que la representación vertical, ésta interpretación es simple y a la


vez práctica, sin embargo, no es aplicable en nuestra organización policial,
toda vez que las supresiones, fusiones o creaciones de dependencias,
obedecen a las demandas o requerimientos coyunturales (ver cuadro 5).

Cuadro 5

DIRECCION

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION

SECCION SECCION

8. Recuadro de identificación del organigrama

Se ubica en la parte superior derecha y responde al siguiente diseño (10 x 3


cms.), ver cuadro Nº 6. La ubicación del recuadro de identificación en el lugar
mencionado está motivada para el mejor aprovechamiento que se logra del
espacio disponible en la hoja del organigrama. En la parte superior lleva el
nombre de la institución (Ej. Policía Boliviana), en el subsiguiente cuadro el área
organizacional (Ej. Dirección Nacional de Identificación Personal), seguidamente,
la fecha de elaboración del organigrama, luego se coloca (en la casilla
respectiva), el nombre completo del funcionario(s) que elaboraron el organigrama,
finalmente en la ultima casilla se colocan todas la iniciales de la Dirección
Nacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa (Ej.
D.N.I.P).

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S A S T / UI E M -6- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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Cuadro 6

POLICIA BOLIVIANA
RECUADRO QUE SE UTILIZA PARA LOS CONECTORES CUANDO
EL TAMAÑO DEL PAPEL NO ES SUFICIENTE.
EJ: DIRECCION NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL

4 FECHA REALIZADO POR CODIGO


4
15/03/2009 CBO. ALEX RIOS D.N.I.P.

JERARQUIA DE CARGOS

9. Organigramas cuya extensión no permite su dibujo en el tamaño del papel

El tamaño del papel puede dar lugar a dividir en dos o más partes el organigrama.
En ese caso y para relacionar los diagramas que son continuación unos de otros,
debemos utilizar conectores con el número de código asignado a los respectivos
organigramas. Su representación se observa en los cuadros Nº 7 y 8.

Cuadro 7 Cuadro 8

DIRECCIÓN
5
DIVISIÓN

DEPARTAMENTO

SECCIÓN SECCIÓN

DIVISIÓN

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S A S T / UI E M -7- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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10.Organigramas que se pueden limitar a un solo sector

Se presenta esta figura, cuando se está estudiando modificaciones en un


determinado sector o área, en el caso concreto de la Policía Boliviana, ocurre que
una auditoria recomienda expresamente actualizar un Manual con la supresión o
creación de un Departamento, División o Sección. En ese caso, el dibujo deberá
expresar solamente la parte observada, para lo cual las líneas horizontales que
vinculan el sector con los restantes serán dibujadas con líneas de trazo partido
(ver cuadro 9).

Cuadro 9

DEPARTAMENTO

DIVISIÓN

SECCIÓN SECCIÓN

11.Recomendaciones previas para la preparación de los organigramas.

· No entrecruzar líneas
· No utilizar varios colores
· No sombrear los rectángulos o remarcarlos con doble línea
· No introducir información ajena a la estructura
· No utilizar otros símbolos que no sean los rectángulos y líneas
· Las líneas de enlace no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya
que solo indicaría autoridad y no responsabilidad que constituye el elemento
ascendente.
· No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se desciende a
los niveles inferiores
· Utilizar tipografía que sea de rápida y fácil lectura
· Utilizar un solo tipo de letra
· No sombrear las letras

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S A S T / UI E M -8- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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12.Equilibrio de los organigramas

Sin tergiversar la realidad, se deber tener cuidado de que los rectángulos estén
distribuidos de forma tal que muestren un organigrama equilibrado y simétrico (ver
cuadros Nº 10 y 11). Encontrar la simetría del organigrama, no implica sustituir
dependencias o forzar la estructura aumentando el tamaño de los rectángulos. Sin
embargo es posible observar en diferentes textos que muchos rectángulos,
incluso de la parte inferior del organigrama, resultan más grandes que el superior.
Aconsejamos que se guíen por las recomendaciones contenidas en ésta guía
práctica de cómo elaborar el Manual de Organización y Funciones, del cual forma
parte insoslayable el organigrama.

Cuadro 10 Cuadro 11
Incorrecto Correcto

Representación Grafica Desequilibrada Representación Grafica Equilibrada

13.Técnicas de diagramación

Se utilizan los rectángulos y las líneas.

13.1. Los rectángulos

Se dibujan en posición horizontal con trazo fino (0.5 mm), el tamaño está
en relación directa con la importancia del cargo, función, categoría y/o
personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar. Las
líneas de autoridad se representan a través de la ubicación del rectángulo,
es decir que el rectángulo superior evidencia una posición con autoridad
sobre la representada en un nivel inferior (ver cuadros 12 - 17).

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S A S T / UI E M -9- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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Cuadro 12 Cuadro 13

Cuadro 14 Cuadro 15

Cuadro 16 Cuadro 17

13.1.1. Contenido de los rectángulos

En algunos de ellos se pone el nombre de los cargos o funciones


y/o personas y en otros, además de los datos mencionados,
también el código del cargo, número de la cuenta y número de
personas que de él dependen. No es recomendable, su uso en la
institución del orden (ver cuadro Nº 18 y 19).

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S A S T / UI E M - 10 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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Cuadro 18 Cuadro 19

Nombre del Cargo


o función

Nº de personas
dependientes

Nº de cuenta

Código del cargo

13.1.2. Tamaño de los rectángulos

En el diagrama de estructura (organigrama), en cuyos rectángulos


figura exclusivamente el nombre del cargo o función, el tamaño
más pequeño del rectángulo no puede ser menor a dos
centímetros de base por uno de alto (2x1cm.) y así
progresivamente van aumentando conforme al cargo o función.
Visto de Arriba hacia abajo el tamaño del rectángulo más grande,
no puede ser mayor a cinco centímetros de base por dos y medio
de alto (5x2½ cm.) conforme se demuestra en el cuadro 20.

Cuadro 20

2 cm. x 1 cm.

3 cm. x 1 cm.

3 cm x 1½ cm

4 cm x 1½ cm

4 cm x 2 cm

5 cm x 2 cm

5 cm x 2½ cm

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S A S T / UI E M - 11 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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En el diagrama de estructura en cuyos rectángulos figura el


nombre del cargo, código, número de la cuenta y número de
personas que del cargo dependen, el tamaño del rectángulo se
diferencia de lo expuesto en el punto anterior, haciendo que la
altura de todos los rectángulos se aumenten en medio centímetro,
este medio centímetro está marcado por una línea más fina que la
del rectángulo y la base del rectángulo (medio centímetro) se
divide en tres partes iguales donde va el código, número de cuenta
y el número de personas que dependen del cargo, como se
demuestra en el cuadro Nº 21, esta estructura no la
recomendamos para la organización policial, puesto que los
cargos no son necesariamente anuales.

Cuadro 21

2 cm x 1½ cm
5 cm x 2½ cm

Para representar las posiciones “staff”, se utilizarán rectángulos


iguales a los que corresponden al nivel inmediato inferior de la
posición a la cual asesora (ver cuadro Nº 22).

Cuadro 22

COMANDO GENERAL

ASESORIA LEGAL

SUB COMANDO

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S A S T / UI E M - 12 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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13.1.3. En cuanto a la distancia entre rectángulos

Se establece que la separación vertical que debe existir entre


rectángulos de niveles inmediatos está dada por el alto del
rectángulo superior.

13.1.4. En cuanto a la separación horizontal

En términos generales se sugiere que la separación no sea menor


a la mitad del ancho de los rectángulos correspondientes a este
nivel.

13.2. Las líneas y las relaciones organizacionales

A través de estas líneas, se establecen las relaciones de autoridad


existentes entre los miembros de las Direcciones, Comandos
Departamentales, Organismos y/o Unidades Operativas.

13.2.1. Relación de autoridad lineal

Es la línea de trazo completo que implica una relación de


subordinación entre los responsables de las unidades orgánicas y
sus subalternos, como consecuencia de la delegación de trabajo y
de la delegación de tareas. Es la autoridad lineal clásica de origen
militar y policial. Se la conoce normalmente como relaciones de
autoridad lineal jerárquica (ver cuadro 8).

Cuadro 8

Incorrecto Correcto

Incorrecto
Correcto

Incorrecto Correcto

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13.2.2. Las relaciones de tipo “staff” o asesoría

Las relaciones de tipo “staff”, se reflejan mediante una línea de


trazo partido. Son conocidas también como relaciones de
asesoría, existen entre los órganos que tienen por objeto
aconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones no
requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser
aceptados o no por el jefe de línea a quien aconsejan. Algunos
autores de las técnicas de administración administrativa como Luís
Blanco De Tella y Ramiro Carrillo Landeros, coinciden en que la
línea de asesoría debe ser continua y de trazo fino, a fin de
uniformar criterios, sugerimos usar la línea de trazo partido para
representar las relaciones de tipo staff o también de asesoría.

13.2.3. Relaciones de autoridad funcional

Se reflejarán mediante una línea de trazo partido (ver cuadros 9 y


10). Es la línea que representa el mando especializado, y no la
relación de dependencia jerárquica, pero puede existir en forma
paralela a la autoridad lineal o en otra condición. Se presenta en
trazo partido, o como definen otros autores mediante una línea
recta, oblicua y angulada. Lo cierto es que sólo se presenta en los
órganos específicos (ver cuadro 9).

Cuadro 9 Cuadro 10

13.2.4. Relaciones de coordinación o colaboración

A través de estas líneas se interrelacionan las actividades que


realizan diversas unidades de la organización. Puede existir entre
unidades de un mismo nivel jerárquico o entre unidades del
órgano central o con las del órgano desconcentrado. En todo caso
se las representa con líneas largas de trazo discontinuo (véase
cuadro 10).

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S A S T / UI E M - 14 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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Cuadro 10

13.2.5. Relaciones de representación personal

Es la que se da entre el ayudante de un jefe y los subordinados de


éste. Puede transmitir las órdenes del jefe u ordenar a nombre de
éste en los casos concretos que haya sido autorizado. Se
representa mediante una línea horizontal que parte del lado del
rectángulo del jefe a un lado del rectángulo del ayudante, aparece
en organigramas específicos como las Fuerzas Armadas y la
Policía Boliviana. Ocurre en otras instituciones que se presenta
como la relación de asesoría.

Cuadro 23

RELACIÓN DE AUTORIDAD

RELACIÓN DE COORDINACIÓN, COLABORACIÓN Y/O (STAFF)

RELACIÓN CON LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS

SEPARACIÓN ENTRE ORGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS

14. Nociones elementales a considerar en el diseño organizacional

14.1. Nivel Jerárquico.

Un nivel jerárquico comprende todos los órganos que tienen autoridad y


responsabilidad similares, independientemente de la clase de función que
tengan encomendada. Por ejemplo, (el nivel de Dirección comprende a
todos los Directores y así sucesivamente).

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S A S T / UI E M - 15 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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14.2. Autoridad de Línea.

Se genera en la realización de subordinación, que existe entre jefes y


subalternos directos.

14.3. Autoridad Funcional.

Se forja en la relación de mando especializado que es la que existe entre


un órgano especialista en determinada función y los subordinados de otros
jefes de línea.

14.4. Relación de Asesoría.

Es conocida también como de “Staff” y existe entre los órganos que tienen
por objeto aconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones no
requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser
aceptados o no por el jefe de línea a quien aconseja.

14.5. Órgano Desconcentrado.

Este tipo de órgano posee facultad de decisión, pero sigue sujeto a la


planeación y control que de sus actividades realice el órgano superior,
entre sus características principales tenemos:

Ø Creados por una ley o reglamento.


Ø Dependen siempre del ejecutivo, o de una dirección.
Ø Su competencia deriva de las facultades del órgano superior.
Ø Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque también puede
tener presupuesto propio.
Ø Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del órgano
del cual dependen.
Ø No pueden tratarse de un órgano superior, siempre dependen de otro.

14.6. Órgano Descentralizado.


,
Es creado invariablemente por un acto legislativo se caracteriza por que:

Ø Tienen régimen jurídico propio.


Ø Tienen personalidad jurídica propia, que les otorga ese acto
legislativo.
Ø Tienen órganos de dirección, administración y representación.
Ø Cuentan con una estructura administrativa interna.
Ø Cuentan con patrimonio propio.
Ø Objeto propio.
Ø Régimen fiscal.

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S A S T / UI E M - 16 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
PO LICIA BOLIVIAN A

CAPITULO II

PREPARACIÓN DEL M ANUAL DE


ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. Clasificación de los manuales administrativos

Se clasifican por su contenido, por su función específica o por su área de


aplicación. El manual de Organización y Funciones, contiene información
detallada referente a, directorio, antecedentes, legislación, atribuciones,
estructuras y funciones de las unidades orgánicas, así como la descripción de
puestos.

2. Objetivo de los Manuales de Organización y Funciones

Sirven para explicar las normas generales, facilitar el adiestramiento y orientación


del personal y fundamentalmente, cómo se deben aplicar las decisiones
gubernamentales. Entre los objetivos a alcanzar con la normativa administrativa
citada, es posible mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, ser un
instrumento útil en la orientación al público, facilitar el reclutamiento y selección
del personal, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo,
evitando la repetición de instrucciones y directivas, etc.

3. Alcance y campo de aplicación de los manuales administrativos en la


institución del orden.

El Comando General de la Policía Boliviana, persuadido de la necesidad de


regular al interior de la institución policial, los instrumentos técnicos que exponen
con detalle la estructura de la institución del orden, así como las disposiciones
legales vigentes, los niveles jerárquicos, además de los grados de autoridad y
responsabilidad, como también de las funciones y actividades de las Direcciones
Nacionales, Comandos Departamentales, Organismos y Unidades Operativas,
provee a sus dependientes, de un instrumento práctico y didáctico que les
permitirá elaborar para la Policía Boliviana; el Manual de Organización y
Funciones.

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4. Etapas del proceso de elaboración del Manual de Organización y Funciones.

4.1. En base al organigrama

Elaborado el organigrama, la comisión redactora o proyectista, podrá utilizar


la representación gráfica (organigrama) de la Dirección Nacional, Comando
Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa de la Policía Boliviana;
como una herramienta guía, que le permita organizar y concluir con el
compilado del Manual. Simultáneamente, el mismo organigrama funcionará
como un instrumento facilitador o tutor, que ayudará a comprender a la
comisión redactora, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad,
responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación, a partir de la
descripción de puestos, evitando que los proyectistas incurran en fallas de
control interno, asignando funciones incompatibles, superposición de
funciones, falta de unidad de mando, en fin, una serie de fallas que solo el
organigrama podría localizar (por lo menos a primera vista).

Una vez que la comisión redactora se encuentre en posesión del


organigrama debidamente estructurado, debe tener en cuenta los pasos que
a continuación se proponen.

4.1.1. Tapa y contratapa

En la parte superior del diseño de la tapa o cubierta debe ir el nombre


de la institución policial, por debajo de está el emblema institucional
preferentemente de 7 cm. de alto por 5.5 de ancho. En la parte media,
debe estar inscrito el titulo completo, por ej.: Manual de Organización
y Funciones de la Dirección Nacional de Fiscalización y
Recaudaciones. Finalmente en la parte inferior media debe llevar el
nombre del Departamento y el año de elaboración del manual, ej. La
Paz – Bolivia, 2008. Bajo ningún argumento deben ser introducidos
otros diseños o inscripciones que hagan referencia al o los autores del
manual.

El lomo de la tapa y contratapa debe llevar el nombre del manual


elaborado. Asimismo en la contratapa no debe llevar ningún diseño
y/o inscripción alguna.

4.1.2. Hoja de Respeto

Se trata de la hoja en blanco que se ubica inmediatamente después


de la tapa.

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S A S T / UI E M - 18 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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4.1.3. Carátula

Su diseño es casi idéntico al de la tapa o cubierta, la diferencia estriba


en que debe llevar el nombre del autor (es) del manual elaborado, en
la parte media entre el titulo y el nombre del Departamento.

4.1.4. Resolución Administrativa del Comando General de la Policía


Boliviana.

Debe ser fijada en el manual en copia legalizada, respetando el


número de página que le corresponde.

4.1.5. Aspectos generales del área funcional (contenido del Manual de


Organización y Funciones)

· Introducción

También puede ser denominado prólogo. Contiene una explicación


al lector o consultor de la metodología adoptada en el desarrollo
del trabajo y las dificultades afrontadas por los proyectistas,
además de los temas que tratan el documento y los propósitos
básicos que se pretende alcanzar, a quién va dirigido el manual,
cómo va a usarse y cuándo se va a hacer las revisiones y
actualizaciones. La introducción va a continuación de la
Resolución Administrativa del Comando General de la Policía
Boliviana.

· Objeto del Manual

En este punto, el proyectista o autor del manual debe responder


sin extenderse demasiado “Que hizo y para que lo hizo”.

· Finalidad del Manual

La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras


simples para qué sirve el manual. Por ej. “éste manual se
constituye en un documento de referencia, orientación… para el
desempeño de las unidades organizacionales…”

· Alcance del Manual

Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe


aplicar los instrumentos normativos administrativos. Por ej: “El
contenido del presente Manual de Organización y Funciones,
alcanza a todas las Unidades Organizacionales, en los niveles de

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S A S T / UI E M - 19 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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Dirección, Asesoramiento, Nivel Operativo y de Apoyo


Administrativo…”.

· Base Legal

Describe el marco legal que respalda la elaboración y aplicación


de los Manuales, citando la normativa legal vigente, el número, la
fecha y el año. Ej: Constitución Política del Estado, ley Nº 2050 de
13 de abril de 2004; Ley Orgánica de la Policía Boliviana, Ley Nº
734 de 8 de abril de 1985.

· Organización o Estructura Organizacional

En este punto, y de acuerdo al organigrama, se debe especificar la


composición de las diferentes unidades dependientes en cada
nivel:

- Dirección y Control
- Nivel de Asesoramiento y apoyo
- Nivel Operativo

· Organigrama

Es la representación gráfica simplificada de la Estructura


Organizacional, que va a continuación, de la Organización y/o
Estructura Organizacional.

4.1.6. Funciones y atribuciones específicas de las unidades


dependientes del área funcional.

· Responde ante

Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende.

· Responde a este cargo

Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos que


se encuentran bajo su dependencia.

- A nivel Interno

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin


especificar nombres.

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S A S T / UI E M - 20 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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- A nivel Externo

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin


especificar nombres.

· Relaciones internas

Especificar dentro de la institución con quienes se tiene relaciones


de trabajo permanente, cuidando de que su función y su grado
jerárquico se encuentren en el mismo nivel funcional, es decir que
mantiene relaciones con su mismo nivel jerárquico y con los
subalternos, es una relación de dependencia.

· Relaciones externas

Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones o


entidades fuera de la institución, con los cuales se tiene relación
de trabajo permanente, observando el nivel jerárquico o funcional.

· Funciones Generales

Describir las funciones generales que debe desempeñar el


funcionario policial, en orden de importancia y del área de su
competencia.

· Funciones Específicas

Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el


funcionario designado en el área de su competencia.

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ANEXOS

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REPRESENTACIÓN SIMPLIFICADA DE LA
ESTRUCTURA ORGANICA

(ORGANIGRAMA)

NIVEL DE DIRECCION
Y CONTROL
DIRECCION

SECRETARIA ASESOR LEGAL

NIVEL DE ASESORAMIENTO
Y APOYO
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION

NIVEL OPERATIVO
SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION

Relación de autoridad

Relación de coordinación, colaboración y/o (staff)

Relación con los órganos desconcentrados

Separación entre órganos centrales y desconcentrados

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

I. ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA FUNCIONAL

1. Objeto

En este punto, el proyectista o autor del manual debe responden sin


extenderse demasiado “Que hizo y para que lo hizo”.

2. Finalidad

La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras simples


para qué sirve el manual. Por ej. “éste manual se constituye en un
documento de referencia, orientación… para el desempeño de las unidades
organizacionales…”

3. Alcance

Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar los


instrumentos normativos administrativos. Por ej: “El contenido del presente
Manual de Organización y Funciones, alcanza a todas las Unidades
Organizacionales, en los niveles de Dirección, Asesoramiento, Nivel
Operativo y de Apoyo Administrativo…”

4. Base Legal

Describir el marco legal que respalda la elaboración y aplicación de los


Manuales.

5. Organización

Para el cumplimiento de su misión y sus funciones, el Área Funcional


se debe especificar la composición de sus diferentes Unidades
dependientes en el nivel:

Ø Dirección y control
Ø Nivel de Asesoramiento y Apoyo
Ø Nivel Operativo

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6. Organigrama

Se refiere a la representación simplificada de la estructura


organizacional.

II. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS DE LAS UNIDADES


DEPENDIENTES DEL ÁREA FUNCIONAL.

RESPONSABLE DEL ÁREA


Mencionar el cargo

1. Responde Ante
Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende.

2. Responden a este cargo

Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos que se


encuentran bajo su dependencia.

2.1 A nivel Interno

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin


especificar nombres.

2.2 A nivel Externo

Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin


especificar nombres.

3. Relaciones Internas

Especificar dentro de la institución con quienes se tiene relaciones de


trabajo permanente, cuidando de que su función y su grado jerárquico se
encuentren en el mismo nivel funcional, es decir que mantiene
relaciones con su mismo nivel jerárquico y con los subalternos, es una
relación de dependencia.

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S A S T / UI E M - 25 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
PO LICIA BOLIVIAN A

4. Relaciones Externas

Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones o


entidades fuera de la institución, con los cuales se tiene relación de
trabajo permanente, observando el nivel jerárquico o funcional.

5. Funciones Generales

Describir las funciones generales que debe desempeñar el funcionario


policial, en orden de importancia y cuidando de que sea del área de su
competencia.

6. Funciones Específicas

Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el funcionario


designado en el área de su competencia. Describir las funciones
concreta y puntualmente, a fin de no abrir espacios discrecionales.

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S A S T / UI E M - 26 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN
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BIBLIOGRAFIA

Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, Resolución


Suprema Nº 217055 de 30 de mayo de 1997.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa de la


Policía Boliviana (RESOA), Resolución Administrativa CGPN Nº 0495/07, 26 de julio
de 2007.

Blanco de Tella, Luis, Simplificación del trabajo administrativo, Escuela Nacional de


Administración Pública, Madrid, 1974.

Chiavenato, Adalberto, Introducción a la teoría general de la administración, Mc-


Graw-Hill, México, 1982.

Duhalt Krauss, Miguel, Los manuales de procedimientos en las oficinas publicas,


UNAM, México, 1977.

Rausch Eduard, H., Elementos de administración de oficinas, Herrero Hnos.,


México, 1966.

Saroka Raul H.; Ferrari Etchetto Carlos A., Organigramas Diseño e Interpretación,
Buenos Aires 1971.

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INDICE

CAPÍTULO I
GRÁFICA DE ORGANIZACIÓN

1. Generalidades………………………………………………………………….. 2
2. Perfilando el organigrama…………………………………………………….. 2
3. Que es un organigrama……………………………………………………….. 2
4. Uso práctico de los organigramas……………………………………………. 3
4.1. Como medio de comunicación........................................................... 3
4.2. De comunicación para terceros interesados………………………….. 3
4.3. El organigrama como medio de análisis………………………………. 3
5. Restricciones del organigrama………………………………………………… 3
5.1. Simplicidad………………………………………………………………... 3
5.2. La desactualización……………………………………………………… 3
6. Diferentes clasificaciones de los organigramas……………………………... 4
7. Formas usuales de representación del organigrama……………………….. 4
7 .1 . Representación vertical………………………………………………….. 4
7 .2 . Representación horizontal………………………………………………. 5
7 .3 . Diagrama de forma circular y semicircular…………………………….. 5
7 .4 . Diagrama de forma lineal………………………………………………… 6

8. Recuadro de identificación del organigrama………………………………… 6


9. Organigramas cuya extensión no permite su dibujo en el tamaño
del papel…………………………………………………………………………. 7
10.Organigramas que se pueden limitar a un solo sector………………………8
11.Recomendaciones previas para la preparación de los organigramas……. 8
12.Equilibrio de los organigramas………………………………………………… 9
13.Técnicas de diagramación…………………………………………………….. 9
13.1. Los rectángulos………………………………………………………….. 9
1 3 .1 .1 . Contenido de los rectángulos………………………………... 10
1 3 .1 .2 . Tamaño de los rectángulos…………………………………...11
1 3 .1 .3 . En cuanto a la distancia entre rectángulos………………….13
1 3 .1 .4 . En cuanto a la separación horizontal……………………….. 13

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13.2. Las líneas y las relaciones organizacionales…………………………. 13


1 3 .2 .1 . Relación de autoridad lineal…………………………………..13
1 3 .2 .2 . Las relaciones de tipo “staff” o asesoría……………………. 14
1 3 .2 .3 . Relaciones de autoridad funcional…………………………...14
1 3 .2 .4 . Relaciones de coordinación o colaboración………………...14
1 3 .2 .5 . Relaciones de representación personal……………………..15

14.Nociones elementales a considerar en el diseño organizacional…………. 15


1 4 .1 . Nivel Jerárquico…………………………………………………………. 15
1 4 .2 . Autoridad de Línea………………………………………………………16
1 4 .3 . Autoridad Funcional…………………………………………………….. 16
1 4 .4 . Relación de Asesoría……………………………………………………16
1 4 .5 . Órgano Desconcentrado………………………………………………..16
1 4 .6 . Órgano Descentralizado……………………………………………….. 16

CAPÍTULO II
PREPARACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. Clasificación de los manuales administrativos…………………………………………... 17


2. Objetivo de los manuales de Organización y Funciones………………………………. 17
3. Alcance y campo de aplicación de los manuales administrativos en la institución
del orden…………………………………………………………………………………….. 17
4. Etapas del proceso de elaboración del Manual de Organización y Funciones……… 18
4.1. En base al organigrama…………………………………………………………….. 18
4 .1 .1 .
Tapa y contratapa…………………………………………………………… 18
4 .1 .2 .
Hoja de Respeto…………………………………………………………….. 18
4 .1 .3 .
Carátula………………………………………………………………………. 19
4 .1 .4 .
Resolución Administrativa del Comando General de la Policía
Boliviana……………………………………………………………………… 19
4.1.5. Aspectos generales del área funcional (contenido del manual de
organización y funciones)………………………………………………….. 24
4.1.6. Funciones y atribuciones específicas de las unidades dependientes
del área funcional…………………………………………………………… 25

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