VI.

MONITORING, SUPERVISI DAN PELAPORAN

Agar program in! berjalan lanear dan transparan maka perlu dilakukan monitoring. supervlsi dan evaluasl yang dllakukansecara efektif dan terpadu. Pada dasarnya keqlalan monitoring, supervlsl, dan evaluasi terhadap suatu program dapat dilakukan sendlri oleh pengelola program, atau dilakukan oleh lembaga selaln pengelola program. Dalam Bab VI ini akan diuralkan secara ringkas ten tang pelaksanaan monitoring dan supervisi yang dllakukan oleh pengelola program, sedangkan uraian ten tang monitoring dan evaluasi oleh lembaga di luar pengelola program (monev eksternal) akan disajlkan pada 8ab VII dalam materi pengawasan program. Penjalasan lebih rnendalarn berkaitan dsnqan kegiatan money lnl disajikan terpisah dalam Buku Petunjuk Teknis Monitoring dan Evaluasi PKPS-BBM.

A.Monltorlng dan Supervlsi

8entuk keglatan money internal inl adalah melakukan pemantauan dan supervisi, pembinaan dan penyelesaian rnasalah terhadap pelaksanaan program PKPS-BBM. secara umum tujuan kegiatan Inl adalah untuk meyakinkan bahwa dana 80S dan BKM diterima oteh yang berhak dalam jumlah, waktu, cara, dan pen9gunaan yang tepat,

Komponen utarna yang dimonltor antara lain (1) Alok.asi dana sekolah penerima bantu an, (.2) Penyaluran dan penyerapan dana, (3) Pelayanan dan penanganan pengaduan, (4) Administrasi k.euangan. dan (5) Pelaporan. Pelaksanaan kegiatan monitoring dilakukan oleh Tim PKPS-BBM Pusat, Tim PKPS-BBM Propinsi, Tim PKPS-BBM Kab/Kota.

28

a. Monitoring Pelak.sanaan Program

1, Monitoring oleh Tim PKP·S·BBM Pusat

(1) Monitoring dltujukan untuk memantau.: (a). Penyaluran dan penyerapan dana (b). Penggunaan dana di t1ngkat sekolah

(c), Penggunaan dan pengelolaan dana safeguarding dl t!ngkat proplnsl dan kabupatenf kota

(2) Responden terdirl darl: Tim PKPS-BBM Propinsl, Tim PKPS·BBM KabJKota, sekolah, murid danlatau orangtua rnurid penerima bantuan, dan Kantor PosJ Bank.

(3) Monitoring dilaksanakan pada saat persiapan

penyaluran dana, pada saat penyalura.n dana dan pasca penyaluran dana

29

b. Monitoring Kasus Pengaduan dan Penyelawengan Dana

(1) Monitoring kasus pengaduan ditujukan untuk

melakukan fact finding, lnvestlqasl, dan

menyelesaikan masalah yang muncul di lapangan.

(2) Keglatan inl dilakukan untuk meningkatkan pelayanan dan penanganan pengaduan.

(3) Kerjasama deng.an lembaga-I~mba.ga terkalt dalam menangani pengaduan dan penylmpangan akan dilakukan sesuai kebutuhan.

(4) Respondennya disesuaikan dengan kasus yang terjadi.

(5) Kegiatan monitoring kasus pengaduan akan

dllaksanakan sesuai dengan masalah dan ksbutuhan di lapanpan.

Pengaduan ke Tim PKPS-BBM Pusat dapal disampaikan ke Tim PKPS·BBM melalui Telep,onB,ebas Pulsa dengan nornor 0·800·140·1299.

2. Monitorln'g, eleh Tim PKP.s·BBM P'roplnsi

a, Monlt~Hing IPelaksanaan Program

(1) Monitoring ditujuk,an untuk memantau:

(a). Penyaluran dan penyerapan dana (b). Pengg.unaan dana di tingkat sekclah

(c). Penggunaan dan peng,e'lolaan dana safeguardIng di tingkat kabupaten/kota

(2) Responden terdiri dari Tim PKPS·BBM K:ab/Kota, sek.olah, murid dan/ata.u oranqtua murid penerlma bantuan,dan Kantor Pos/Bank.

(3) Monitoring. dilaksanakan pada saat perslapan

psnyaluran dana, pada saat penyaluran dana dan pasca penjaluran dana

b. Monitoring Kasus Pengaduan dan Penyele:wlmg.8n Cana

(1) Monitoring kasus pengaduan ditujukan untuk

melakuken fact finding, inv.estigas!, dan

menyelesaikan masalah yang muneul di lapangan,

(2) Kegiatan in! dHak.ukan untuk menillgkatkan pelayanan dan penanganan pengaduan.

30

(3) Kerjasama dengan lembaga terkait dalam menangani pe!Jlgaduan dan penyimpangan akan dllakukan sesual kebutuhan.

(4) R.espondennya disesuaikan dengan kasus yang terjadi..

(5) KegJatan monitoring kasus pengaduan akan

dilaksanakan sesual dengan masalah dan kebutuhan di lapangan.

a. MonitoringlPelaksanaan Program

(1.) Monitoring ditulukan untuk rnemantau:

(a). Penyaluran dan penyerapall dana di sekolah (b). P,enggunaan dana dj tingkat sekelah

(2) Responden terdiridari Sekolah, murid dan/atau orangtua murid penerlma bantu an i dan Kantor Pas! iB,ank.

(3) Monitoring akan dilaksanak.an padasaat penyafuran dana dan pasca penyaluran dana

b. Monit'of.ling Pel1angiUlan Penga.dua.n

(1) M~ni'toring penanganan pengadu.an berlujuan untuk mengidenUfikasi clan meny,elesaikan rnasalah yang, muncul di sekolah.

(2}K,erjasama dengan lembaga terkait dalam menangani penga.duan dan penyimpangan akan dilakukan sesuai kebutuhan.

(3) .Respondennya dtsesuaika.1l dengan kasus yang lerjadl.

31

B. Pelaporan

Sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban dalam pelaksanaan PKPS-BBM, masing-masing pengelola program di tiap tingkatan (Pusat, Propinsi, Ka'b/Kota, Sekolah) diwajibkan untu.;k me.1aporkan hasil kegiatannya kepada pihak terkalt,

Secara umum, hal-hal yang dllaporkan oleh pelaksana program adalah yang berkallan dengan slatlstlk penerima bantuan, penyaluran, penyerapan dan psmantaatan dana, hasil monitoring evaluasi dan pengaduan masalah. Adapun petunjuk penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan disajikan secara terpisah dalam Buku Petunjuk Teknis Pertanggungjawaban Keuangan Dana BOS.

1. Tim PKPS·BBM Pusat

Hal-hal yang perlu dilaporkan oleh Tim PKPS-BBM Pusa!:

a. Statlstik Penerima Bantuan

Laporan Statistlk Penerima Bantuan adalah laporan tentang penerima bantuan per Propinsi dan per kabupaten/kota. Tim PKPS-BBM Pusat membuat laporan berdasarkan data yang diterlrna dari Tim PKPS-BBM Propinsi da,nlatau Tim PKPS·BBM Kab/Kota.

b. Laporan Hasll Penyerapan Dana Bantuan

Laporan tm berisikan tentang besar dana yang dialokasikan per propinsi dan per kabupaten/kota untuk setlap jenjang pendldikan, janis sekolah, status sekolah, serta berapa yang telah dlserap. Tim PKPS·BBM Pus a! membuat laporan ini berdasarkan informasi yang diperoleh dari Tim PKPS-BBM Propinsi danlatau Tim PKPS·BBM Kab/Kota.

32

c. Laporan Hasil Monitorin'9 dan Evaluasi

Laporan monitoring ad,al.ah lapesan kegJatan pelaksanaan monitoring olen Tim PKPS-BBM Pusat, Laporan ini berisl tentang [urnlah responden, waktu pelaksanaan, hasil monitorj,ng, anallsis, keslmpulan, saran, dan rekornendasl.

d .. l.aperan Penan:ganan Pengaduan Masyarakat

Tim PIKPS-BBM Pusat merekapltulasi hasll penanganan pengaduan dan perkembangannya balk yang telah diJakulkan oleh Tim PKPS..,BBM Pusat, Tim PKPS-BBM prOPj~Si, maupun Tim P'KPS-BBM Kab/Kota. Laporan inl antara lain berlsl informasi lentang [enls kasus, skala kasus kemajuan penanqanan, dan status penyelesaian ..

e. L.aponm K.6giatan Lainnya

Tim PKPS-BBM Pusat harus membuat laporan kegiatan yang herkait dengan pelaksanaan PKPS-BBM; seperti soslallsasi, pelatihan, pengada.an ,dan keqlatan lain nya.

f. Lapo,r,an Ak'hir

Di akhir program, Tim PKPS-BBM Pusa.t hams melaporkan semua kegiatanyang berkaltan dengan perencanaan dan pelaksanaan PKPS-BBM, sejauh mana pelaksanaan PKPSBBM berjalen sesual dengal'l yang direncanakan, apa yang telah dikerjakan danapa yang tidak dikerjakan, hambatan apa saJayang terjadi dan mengap.a hal terssbut dapat terjadl, serta upaya apayang dlperlukan untuk mengatasi harnbatan tersebut, serta rekemendasi .untuk perbaikan program di mass yang akan dat~ng, balk program yang sam a rnaupun program lain yang: sejsnls.

2 .. Tim PKPS·BBM Propinsi

Hal-hal yang perlu dllaporkan oleh Tim PKPS-BBM Propinsi:

33

a. StatistikPenerlma Bantuan

Laporan Statlstilk Penerima 8antuan adalah laporan tentang penerima bantuan flap k.ab/k.ota (Format BOS-OSA dan Format BOS-O.6B) dan tiap sekolah berdasarkan jenJan~, sta:tus, dian Janis sekol'ah untuk seflap kab/kota (Format BOS-07A dan Format BOS-07B). Tim PKPS·BBM Propinsi membuat taporan berdasarkan data yang diterima dart Tim PKPS-BBM Kab/Kota. Laporan tentang data kab/kota dan sekolah (bark penerlma BOS rnaupun sekolah sekolah yang rnerrolak BOS) dikirlm ke Tim PKPS-BBM Pusat dalam bentuk soflcopy database yang telah disedlakan ..

b. Laporan IHasl! Penyerapan Dalla Bantllan

Laporan Inl berlsikan tentang besar dana yang dialokasikan tiap kab/koUl. untuksetiap jenjang pendidikan. [enls sekolah, status sekolah, serta barapa yang telah dlserap. Tim PKPS·BBM Proplnsi mernbuat laporanini berdasarkan pada lnformasl yanQl dipsroleh darl Kantor Pos/Bank Willayah Propinsi dan/atau Tim PKPS·B8M Kab/Kota. Janis laporan mengikuti stand:ar ya:ng dlsepakatl bersama-sarna Kantor Pos/8ank yang ditunjuk.

e, Laporalrl: Hasll M'oll.litoriing dan Evalll,asi

Laporan monHoring adafah laporan kegiatan p.elaksanaan monitoring oieh Tim PKPS·BBM Proplnsi. Laporan Ini berlsi tantang jumlarh responden, waktu pelaksanaan, hasil monitoring, ansflsls, keslrnpulan, saran, dan rekomendasl. Laporan monitoring rutin dikirirnkan ke Tim PKPS-BBM Pusat paling lambat 15 hart seteJiah pelaksanaan monitoring.

34

d. Laporan Penanganan Pengaduan Masyarakat

Tim PKPS-BBM Propinsi merekapitulasi hasil penanganan pengaduan dan perkembangannya baik yang lelah dilakukan oleh Tim PKPS-BBM Propinsi maupun Tim PKPS-BBM Kab/Kota. Laporan inl antara lain berisi lnformasi tentang jenis kasus, skala kasus, k.emajuan penanganan, dan status penyelesaian (Format BOS-09, Format 80S-10).

e .. Laporan Kegiatan LaiMya

Tim PKPS-BBM Propinsl Juga harus membuat laporan kegiatan yang berkalt denqan pelaksanaan PKPS-BBM, seperti kegiatan sosialisasi dan pelatihan, pengadaan, dan kegiatan lainnya.

f. Laporan Akhir

Pada akhir program, Tim PKPS-BBM Propinsi harus melaporkan semua kegiatan yang berkaitan dangan perencanaan dan pelaksanaan PKPS-BBM, sejauh mana pelaksanaan PKPS-BBM berjalan sesuai dengan yang direncanakan, apa yang telah dan tidak dikerjakan; hambatan apa saja yang terjadi dan mengapa hal tersebut dapat terjadi, serta upaya apa yang diperlukan untuk mengatasi hambatan tersebut, serta rekomendasi untuk perbaikan program di masa yang akan datang, balk program yang sama maupun program lain yang sejenis.

3. Tim PKPS·BBM Kabupaten/Kota

Hal-hal yang perlu dilaporkan oleh Tim PKPS·8BM Kab/Kota:

a. StatisUk Penerima Bantuan

Laporan Statistik Penerima Bantuan adalah laporan tentang penerima bantuan tiap sekolah berdasarkan

35

jenjang, status, dan janis sekolah (Format BOS-07 A dan Format BOS·07S). Tim PKPS·BBM Kab/Kota membuat laporan bardasarkan data yan 9 dltertrna darl Sekol-ah penerlma bantuan. Laparan tentang data sekolah penerima bantuan dikirim keTim PKP'S-BBM Propinsi dalam bentuk softcopy database yang telah dlsedlakan.

b .. L.aporan. !Hlasil P'eny,erapan Dalila Bantuan

Laporan ini berlslkan tenfalflg besar dana yang dlalokaslkan untuk setlap J:enjang pendidikan, jenrs sekolah, status sssolan, serla berapa yang telah diserap. Tim PKPS:-BBM Kab/Kota membuat Iaporen :ini berdasarkan pada lnformasl yang diperolsh dari Kantor Pas/Bank setempat dan/atal.! dari Sekolah.. Jenis laporan mengikuli standar yang dlsepakatt bersama-sarna Kantor Pos/Bank.

c. Lapora.n HuU Monitori'ngl dan IEvaluasl

Laporan monitoringadala.h laporan k.egiaf.an petaksanaan monitori,ng oleh Tim PKPS-BSM Kab/Kota. Laporan ini tJefi;si tentang jumlah respond en, waktu pelak.sana.an, hasil monitoring, anallsls, kesimpulan, saran, dan rekornendasi. laporan monitoring rutin diikirimkan ke Tim PKPS-BBM Propinsl paling lambat 10 hari setelah pelaksanaan monitoring

d, lLaporal1 Pena,nga,nail1Pengladuan Ma,syarakat

lim PKPS·,BBM Kabupaten/Kota merekapitulasi hasH p'enanganan pengaduan dan perkemba.ngannya bai:~ yang telah dllakukan oleh Tim PKPS-BBM Kab/Kota rnaupun sekclah. I..aporan inl antara lain bertsl lnformasl tentang' [enls kasus, skala kasus, kernaluan penanganan, dan status penyelesaian. (Format BOS-09', Format BOS,·10),

36

4. Sekolah

Hal-hal yang perlu dilaporkan ke Tim PKPS-BBM Kab/Kota danfatau did'okumentasi oleh Sekolah rnellpuf berkas-berkas sebagaJ berikut:

(1) Nama-nama siswa penerima bantuan sesuai deng.an Format BOS-OB

(2) Jumlah dana yang dikeJola sekolah dan catatan penggunaan dana

(3) t.embar pencatatan pertanyaan/kritik/saran (Format 80S- 09)

(4) Lembar pencatatan pengaduan (Format 808-10)

37