AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção. representa o início do processo de Recebimento. conforme caracterizado anteriormente. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. constatar e providenciar.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. autorizado pela empresa. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. se for o caso. com a contagem física dos volumes em questão. campo transportador/volume transportados. . etc. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal. conforme cada caso: se existe pedido de compras. estando no prazo de entrega contratual. objeto da Nota Fiscal em análise. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. diferenciados em momentos ou locais distintos. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. estar amassada. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. deve-se recusar o recebimento. Sendo o Recebimento uma interface. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. para as quais se inicia o processo de Recebimento. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. umidade.

providencia a recontagem. Assim. após esse ato. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. após essa anotação. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. além do próprio esforço físico humano. devendo-se optar por um modelo de conferência. se possível. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. porcas ou arruelas. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. por meio do conferente. típica de contagem. com docas. portanto. . também nestes casos. resolva aceitar a mercadoria. ao pessoal. e principalmente. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. dentre os quais se destacam paleteiras. talhas. empilhadeiras e pontes rolantes. dependendo da natureza do material envolvido. é necessária a utilização de equipamentos. para dirimir as dúvidas constatadas. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada.anotando-se. como parafusos. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. até o estabelecimento fornecedor. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. não se prestando mais para nenhum outro fim. bem como nos documentos do transportador. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. não só com relação ao material em si como também. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. em retorno. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. DESCARGA Normalmente. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. o qual contempla área para descarga. sendo necessário envolver o fator segurança. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. Para a realização da descarga do veículo transportador.

sendo armazenados com os cuidados adequados. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. atividade também conhecida como Inspeção técnica. características específicas. conforme sua conveniência.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. Embalagem para transporte Embalagem final. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. após essa fase. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças.. restrições de especificação. pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. micrometros ou balanças. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. A conferência qualitativa. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. qualidade é questão de sobrevivência. Medição: em geral. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. Se. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. as medições são efetuadas por meio de trenas. quando da conferência. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. nenhuma irregularidade se constatar. paquímetros. os quais são incluídos no estoque contábil e físico.

recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor. cadastrar o fornecedor. documento da contagem efetuada. É preenchida em duas vias. . entrada do material no estoque. devolução de material ao fornecedor. reclamação de falta ao fornecedor. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. especificação da compra. como. catálogos técnicos. Se a empresa possui sistema eletrônico. envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR).Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. visando à confrontação de dados e objetivando decisões. desenhos. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. devemos antes de efetuar o lançamento. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico.Os procedimentos de Regularização. contido no relatório Técnico de Inspeção. parecer da Inspeção. conhecimento de transporte rodoviário de carga. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. por exemplo.

a contar do recebimento. repor o material em questão e. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. se for o caso. como nãocumprimento à especificação metalúrgica.A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . emitida pela empresa compradora. o Fornecedor será acionado para. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. porém. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. Em ambos os casos. pode. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. ressarcir os prejuízos causados. em seguida. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. como vida útil significativamente inferior à esperada. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. não se caracterizando a entrega do fornecedor. eventualmente. em primeiro plano.

FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. O PEPS. A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado.Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. FIFO. FILO. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. .