TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN OBAT

Oleh Ni Made Amelia Ratnata Dewi Ni Wayan Agustini Zunita Nurhais Ni Made Meirina Dwitarini Ni Komang Wetriani (1008515005) (1008515011) (1008515047) (1008515051) (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat. dan gas medik). Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS). menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien. pemilihan dan penggunaan obat yang rasional. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS. keamanan dan keefektifan penggunaan obat. penyediaan obat yang bermutu. maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. . harga yang terjangkau. Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran (Seto dkk. dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. bahan alat kesehatan habis. 2007). bahan radiologi.. 2004). jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha. Untuk itu. alat kedokteran. Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian.BAB I PENDAHULUAN Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan. penetuan kebutuhan maupun penganggaran. WHO merekomendasikan bahwa usaha pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial yaitu : keuangan yang mendukung. ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan. bahan kimia.

3 Langkah Pengadaan Obat Langkah . y Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan. serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran. adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut: y Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya.1 Definisi Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian. Di dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan (Hartono. misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI. maupun penganggaran. penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik).langkah dalam pengadaan obat adalah : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok .2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan. (2008). 2. 2008).BAB II PEMBAHASAN 2. 2. 2007). pembuatan. y Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menurut Seto dkk.. Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI. penukaran ataupun penerimaan sumbangan (hibah. 2008).

apabila ada dua atau lebih pemasok.(3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat (Maimun. Menurut Quick J. dan staff yang kuat 2. 2008) 2. tender terbatas. negosisiasi bersaing.4 Metode Pengadaan Obat Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga. harga. 2008) : 1. perhatian lebih. kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan.terbatas tidak lebih dari 3 rekanan untuk penentuan harga. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar menawar) y Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih . reputasi produsen. pengadaan / penunjukan langsung. mutu pelayanan pemasok. Tender terbuka (pelelangan umum) y Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan y Pada penentuan harga. ada empat metode pengadaan obat (Maimun. y Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga 4. Harga relatif lebih mahal Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender terbuka. apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk. berbagai syarat. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas) y Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya riwayat baik y Harga masih dapat dikendalikan. Pengadaan langsung y y Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia. dapat dipercaya.tenaga dan beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka 3. dimana . ketepatan waktu pengiriman. metode ini lebih menguntungkan tetapi memerlukan waktu yang lama. et al.

2008). Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono. Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. 2008). Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya. memperoleh harga yang murah. juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang. Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan. meliputi : 1. dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan (Maimun. Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya. 2008). 2007) : 1. pembelian tetap atau pembelian terus menerus. Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan 2. bila ada kesalahan mudah mengurusnya. 2008). Persyaratan pemasok 3. menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas. memilih supplier yang handal dengan servis memuaskan. waktu pengiriman dan beban kerja daripada kantor yang mengadakan. harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya.keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga. Menurut penelitian Sarmini. Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun. untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun. mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 4. Penyusunan rencana pemasukan obat . memperpendek lead time . pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat. sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun. Pemantauan status pesanan Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat. dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat.

2. Obat termasuk dalam katagori VEN. 7. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas. Obat Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku. Memantau status pesanan. Menerima dan mengecek obat. 2007) : 1. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak. 2. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat Menurut WHO. Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat). 2008) : 1. ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono. Memilih metode pengadaan. 5. 3. Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen Kesehatan RI. 5. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat 5. 3. Pemeriksaan mutu obat 4. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB. Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat. 6. Pencatatan harian penerimaan obat 6. Obat Program Kesehatan. 2. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier). . 4. 3. 4. 6. 2007) : 1. Penerimaan obat 3. Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana. 4. 2. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik.

Melakukan pembayaran. Gambar 2. Analisis ABC a) Definisi Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto.8. . B dan C. Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian. 10.1 Siklus pengadaan obat Pengendalian Persediaan Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah. Mendistribusikan obat. dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A. 9.

Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. penjualan dan sebagainya. Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. 2008) . Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda y antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun. sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun. inventory. y Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini. analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan.y Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. dibandingkan kelompok B yang kurang kritis. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. 2008). Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. 2008). maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Dalam organisasi penjualan. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat. sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun. Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian.

Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% 6. b. Urutan langkah sebagai berikut : a. Hitung prosentase kumulatif. d. 2008) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI. dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. c. y y y Cara Perhitungan: 1. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100% (DepKes RI. dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori.b) Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90% 7. Jumlahkan anggaran total. dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. Hitung kumulasi persennya 5. 2008) . Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil 3. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total. Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat 2. daftar harga perbekalan farmasi. dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya e. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total.

Analisis VEN Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan.1 Data analisis ABC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni : y Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital). B atau C (Maimun. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d. obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk . Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga g. yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug). Hitung persentase harga dari masing-masing item e.Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut : a. 2008) c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC Tabel 2. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c. Jumlah Harga Biaya Kumulatif % % Kelompok Persediaan Biaya Kumulatif #10286 200 12000 2400000 2400000 47 47 A #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A #12760 20 20000 400000 3550000 8 70 A #10867 20 18000 360000 3910000 7 77 B #10500 12 28000 336000 4246000 7 84 B #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B #14075 35 17000 595000 4981000 11 98 C #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C #13745 5 10000 50000 5081000 1 100 C 5081000 8. Tentukan klasifikasinya A. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f.

atau mengurangi penderitaan pasien. perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya. Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin. suplemen dan lain-lain. y Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease). obat gastrointestinal. .2 Data analisis VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. antitoksin. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin. y Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit. NSAID dan lain lain.mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Kombinasi ABC dan VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagain V (dari analisa VEN). perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya. Contoh Analisis menggunakan metode VEN Tabel 2. insulin. Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic. Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Jenis Obat Kardiotonik Antibiotika Suplemen Makanan Antitoksin Analgesik Vitamin B kompleks Adrenalin Antibiotika Vitamin C Kategori V E N V E N V E N 9. obat jantung.

bila dana masih kurang. Mekanismenya adalah sebagai berikut: y Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan. NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC. V E N Metode gabungan A VA EA NA ini digunakan B VB EB NB untuk C VC EC NC melakukan pengurangan obat. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Kelompok ABC A A A B B B C C C Kelompok VEN V E N V E N V E N Metode Gabungan VA EA NA VB EB NB VC EC NC . y Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.3 Data analisis gabungan ABC dan VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan Tabel 2. EB dan EA. NB.Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan.

BAB III KESIMPULAN 1. Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC. metode VEN. dan metode kombinasi ABC dan VEN. . jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan 2. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis.

Semarang : Universitas Diponogoro. 2004. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. S.DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. Yunita N. 2008. Suciati . 2008. Jakarta : Universitas Indonesia. Hartono. Manajemen Farmasi.B Adisasmito. Semarang : Universitas Diponegoro. dan Lily T. 2007. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. A. 2006. Seto. Joko Puji. Surabaya : Airlangga University Press. S. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. . Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Dan Wiku B. Maimun.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful