PROCEDIMIENTO EGASA No 001 – REVISIÓN 1

ARQUEOS
1. OBJETIVO
La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar.

3. APROBACIÓN, IMPLANTACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Aprobación : Gerencia General Implantación : División de Contabilidad Divulgación y Actualización : Dpto. de Organización y Métodos e Información

4. BASE LEGAL
Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público – Texto Aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG (Norma Técnica 230-12 Arqueo de Fondos y Valores)

5. NORMAS GENERALES
5.1. DEFINICIONES Arqueo de Caja.- Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la Empresa. 1

cheques y giros de terceros Cheques en cartera Valores negociables Cartas Fianzas Recibos de caja ingresos Recibos de caja egresos Últimos depósitos efectuados. debiendo levantar un acta en la cual se consignará su conformidad o disconformidad y que será suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo.2. tendrá la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa. La División Contabilidad. quién deberá suscribirlos. 5. con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias. : Tesorero .2.2.Documento de Análisis : Mayores Auxiliares . Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la División de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo.1. Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas. CLASIFICACIÓN Arqueos de Caja Central . 6. Opcionalmente.2. por cuenta Chequeras Último cheque en formato continuo Última carta de orden de transferencia emitida Último presupuesto de viaje entregado 2 . 6. valores negociables y documentos en garantía.5. podrá participar un representante del Órgano de Control Institucional.1. 5. Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad.Sujeto de arqueo : Fondos en caja central.3. NORMAS ESPECIFICAS 5.Elementos de arqueo : Efectivo.Campo de aplicación .2.

Comprobantes de pago cancelados 6. letras y otros documentos por pagar girados a la empresa : Tesorero .Campo de aplicación .3. Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica .Documento de Conciliación : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica .4. Arqueos de Documentos por Cobrar .Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 6.6.Elementos de arqueo : .Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 3 .Sujeto de arqueo : Fondos asignados de caja chica : Responsables de los fondos .Vales provisionales entregados . : Tesorero .Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.Campo de aplicación .Efectivo . letras y otros documentos por cobrar emitidos por la empresa.Campo de aplicación .2. Arqueos de Documentos por Pagar .Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.

de ser el caso. conjuntamente con el sujeto de arqueo.Informa por escrito al Trabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas.. Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla. cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte a la normatividad. visando cada uno de los documentos que lo conforman.Continua en el paso N° 11 Sí existen diferencias.7. Efectúa el cierre del Acta respectiva. procede al conteo y confirmación del saldo. a la presentación de la documentación y los últimos movimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda. en presencia del trabajador responsable del arqueo. en señal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : Órgano de Control Institucional La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias 4 5 6 7 8 8A 8B 9 ¿EXISTEN DIFERENCIAS ? No existen diferencias. anotando en ella. inicia el Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario. EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO. procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyéndolo de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Gerencia de Administración y Finanzas Copia 2 : Órgano de Control Institucional 4 .. visando cada uno de los cierres. EL SUJETO DE ARQUEO. EL SUJETO DE ARQUEO. efectuando la conciliación o verificación del saldo. procede. procedimiento con la elaboración del Acta respectiva. PROCEDIMIENTO PASO 1 2 3 LABOR A REALIZAR EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO.

Término del procedimiento.PASO 10 LABOR A REALIZAR DIVISIÓN DE CONTABILIDAD. emite un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que tome las medidas correctivas que correspondan. 11 APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006 5 .

P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S TRA BAJA DO R RESPO NSA BLE DEL A RQ UEO TRABA JADO R SUJETO D EL ARQ UEO D IV IS IO N C O N T A B IL ID A D IN IC IO A p e rtu r a e l A c ta r e s p e c tiv a S o lic ita la ú ltim a d o c u m e n ta c ió n g ira d a p a ra c o rte d o c u m e n ta r io P ro c e d e a l v is a d o d e lo s d o c u m e n to s s o lic ita d o s P ro c e d e . d e C o n tr o l In s titu c io n a l E m ite In fo r m e a la G e re n c ia d e A d m in is tra c ió n y F in a n z a s s o b r e e l a rq u e o p ra c tic a d o y s u s re s u lta d o s LEYENDA A /A D /I 1 : A c ta d e A r q u e o : D o c u m e n to In t e r n o d e In f o r m e d e D ife r e n c ia s 6 . v is a n d o c a d a u n o d e lo s c ie r re s E m ite D /I d e d e s c a r g o s y lo re m ite a la D iv is ió n C o n ta b ilid a d P ro c e d e a s o lic ita r d e s c a rg o a d ife r e n c ia s p o r e s c rito 2 Si E x is te n d ife re n c ia s ? No P ro c e d e a l c ie r re d e l A c ta fir m á n d o la y h a c ié n d o la firm a r a l s u je to d e l a r q u e o e n señal de c o n fo rm id a d 1 0 E m ite e l A /A D /I Ó r g a n o d e C o n tro l In s titu c io n a l G e r e n c ia d e A d m . y F in a n z a s S u je to d e A rq u e o 2 1 0 A /A T E R M IN O In fo rm e O rg . a p re s e n ta r la d o c u m e n ta c ió n y lo s ú ltim o s m o v im ie n to s e n e l s is te m a m e c a n iz a d o 1 D e te c ta a n o m a lía s y la s d e ta lla e n e l a c ta E fe c tú a la c o n c ilia c ió n o v e r ific a c ió n d e s a ld o s P r o c e d e a l c o n te o y c o n fr o n ta c ió n d e s a ld o s .

........... ... . 1 Página 2 7 ........ANEXO NRO......................se procedió a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisión de la Sra..................................responsable de Caja...... CPC Luz María Zea Arroyo....... N° Factura Facturas Pendientes de Cobro RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 2..responsable del arqueo y el Sr. 1 Página 1 ARQUEO DE CAJA CENTRAL En la ciudad de Arequipa...................... ... a las .................... El Sr..Caja Egresos 1............... A.... horas del día .............. obteniéndose el siguiente resultado......Egresos e Ingresos........ Jefe de la División de Contabilidad........ Chequeras Banco N° de cuenta Numeración (del -al) ANEXO NRO..........

Notas de Abono RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 4.) Billete de S/. N° N/A.( . ( ) “ Total S/....) “ .. Efectivo .) Moneda .B. ------------------------------- 3. Banco Cheques N° de Cheque Monto Importe 8 . Recibos de Recaudación Fecha de Emisión N° Recibo Descripción Monto Importe Vencimiento 2.( . ..( ..- Caja Ingresos 1...

...... : . 2 9 ............. 2 Formulario 1 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN FECHA A SR (A) HORA :.....................ANEXO NRO....... ) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO.......... ) ( ...............................Arqueo de Caja Chica ........... : ...... -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ : .............Arqueo de Especies Valoradas ( ..........

................................... : ...... 2 10 ........ ) “ ( ) Moneda ( ) “ S/.......... ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ: ................... : ... -------------Total -------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO....... ) Billete de S/.....Arqueo de Caja Chica EFECTIVO : (..................... (............FORMULARIO 2 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO FECHA A SR (A) HORA : ......

: .................. : .............. COMPROBANTES Y VALES Nº Fecha Descripción Importe S/....................... CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo Total CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 11 ...........................FORMULARIO 3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA COMPROBANTES Y VALES FECHA A SR (A) HORA : ............................................

............ horas del día ..... se procedió a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del Área de Tesorería Fecha de emisión Nº Letra Girador RUC Monto Importe Vencimiento Firmando el presente..... a las ......... en señal de conformidad....... 3 ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa.....ANEXO NRO.............. ... CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 12 .....

....... en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO.... se procedió a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del Departamento de Tesorería.. Importe Vencimiento Firmando el presente.........ANEXO NRO... 4 ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa. 5 13 ......................... obteniéndose el siguiente resultado: Fecha de Emisión Factura Nº Descripción Mon........ horas del día ......... a las .

.. 6 ARQUEO DE PRÉSTAMOS AL PERSONAL 14 ........................ horas del día .... a las ........ obteniéndose el siguiente resultado: Contrato Nº Banco Nº Carta Fianza Entidad Afianzada Monto Importe Vencimiento Firmando el presente..se procedió a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del Área de Tesorería....... en señal de conformidad : CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO..............ARQUEO DE CARTAS FIANZAS En la ciudad de Arequipa..

...... en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 15 . a las ...... se procedió a efectuar el arqueo de Préstamos al Personal que obran en poder del Departamento de Recursos Humanos........ obteniéndose el siguiente resultado: Código Nº Tipo de Préstamo Saldo de Préstamo Firmando el presente....... horas del día ..................................En la ciudad de Arequipa..