10 Lỗi cần tránh trong soạn thảo và sử dụng Bản Mô Tả Công Việc

Tháng 6/2009

Công ty Tư vấn Macconsult - P 1710, Tòa nhà 71 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
E-mail: tuvan@macconsult.vn Tel: 04. 62752326 Fax: 04. 62751946 Website: http://macconsult.vn

Lê Văn Tân Bản mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong quản trị nhân sự như tuyển dụng, giao việc, đãi ngộ, đánh giá thành tích, đào tạo…Qua kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi tổng hợp và chia sẻ với các bạn những lỗi thường gặp, cần tránh sau đây: 1. Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu: Khi tuyển dụng sẽ làm cho người lao động không hình dung được công việc. Do đó, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội tìm được ứng viên phù hợp. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc mà lại không tuyển được người như mong muốn. 2. Mô tả những việc không làm trong thực tế: sẽ làm sai lệch giá trị của công việc, dẫn đến thiếu chính xác và công bằng trong trả lương. Do vậy khi soạn thảo, bạn cần đảm bảo rằng đang mô tả đúng với thực tế, không đưa vào những việc mà họ không còn làm ở hiện tại cũng như những việc mà trong tương lai mới thực hiện. 3. Mô tả quá chi tiết và/hoặc có quá nhiều thông tin: Bạn đừng nên tham vọng bản mô tả công việc sẽ thay thế cho mọi hướng dẫn, nội quy, quy định, cam kết…vì sẽ không bao giờ là đủ. Bản mô tả công việc sẽ nhanh chóng bị lỗi thời vì các hướng dẫn, quy định… thì thường xuyên thay đổi. Mặt khác, quá nhiều thông tin trong bản mô tả làm cho người lao động khó xác định được những công việc chủ yếu mà họ phải làm là gì. Đối với các trách nhiệm công việc chủ yếu, bạn nên tóm ra từ 5 - 7 các nhiệm vụ lớn và với mỗi nhiệm vụ bạn có thể sử dụng từ 2- 3 các đầu công việc nhỏ để diễn giải, làm rõ ý. Các câu không nên dài quá 2 dòng và hãy bắt đầu bằng một động từ. 4. Mô tả các kiến thức, kỹ năng… mà người lao động đang có: Hãy nhớ bạn đang mô tả công việc chứ không phải là mô tả con người. Bạn nên xem xét kỹ các trách nhiệm công việc trước khi xác định các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng…đối với người thực hiện và đảm bảo rằng những yêu cầu đưa ra là thật sự cần thiết cho công việc. 5. Sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu: đặc biệt là về các lĩnh vực chuyên ngành….sẽ gây khó khăn cho người đọc để hiểu những gì bạn muốn truyền đạt. Trong mọi trường hợp có thể, bạn nên diễn giải, cụ thể những thuật ngữ này bằng những từ ngữ trong sáng, dễ hiểu hơn.

Nội dung của bản mô tả công việc!
• • • Thông tin chung Mục đích của công việc Các trách nhiệm chính • • Tiêu chí đánh giá hoàn thành Các yêu cầu về trình độ, kinh (KPIs) nghiệm, kiến thức, kỹ năng, khả năng (KSAs) • • • Các mối quan hệ trong công việc Điều kiện, môi trường làm việc

Cam kết và xác nhận

Nội dung công việc của từng vị trí thay đổi theo sự thay đổi của tổ chức và bản mô tả công việc cần phải phản ánh được những sự thay đổi này. nhiệm vụ của của từng bộ phận từng bộ phận • Xác định các nhiệm vụ của từng • Xác định các nhiệm vụ của từng vị vị trí chức danh trí chức danh • Viết bản mô tả công việc dự thảo • Viết bản mô tả công việc dự thảo • Trao đổi. không cao hơn hoặc thấp hơn với thực tế công việc mà mỗi vị trí đang thực hiện. bộ phận • Xác định chức năng. Tuy nhiên bạn cần cẩn trọng khi giao quá nhiều công việc cũng như đưa ra các tiêu chuẩn quá cao cho một vị trí khi mà thực tế công việc không đòi hỏi cao đến vậy. Mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng: Vẫn biết ai cũng muốn có được những nhân viên tốt nhất. đối chiếu.Trang 2 10 Lỗi cần tránh trong soạn thảo và sử dụng Bản mô tả công việc 6. chồng chéo giữa các vị trí: dẫn đến sự phân chia trách nhiệm giữa các vị trí không rõ ràng. lấy ý kiến phản hồi • Hoàn chỉnh và ban hành chính • Hoàn chỉnh và ban hành chính thức thức • Website: http://www. mất nhiều thời gian và chi phí. Bạn nên xem xét và điều chỉnh lại bản mô tả công việc ít nhất là 1 lần/năm. mô tả chính xác. tránh lãng phí. kiểm tra trong quá trình soạn thảo cũng như sử dụng bản mô tả công việc. hãy ứng dụng vào thực tế. 9. để xây dựng được một hệ thống bản mô tả công việc là rất “tốn kém”. Chúng tôi mong các bạn hãy xem đây như là một danh mục các lỗi để bạn tham khảo. bạn cũng đang vô tình tạo ra sự khó khăn trong việc tìm kiếm người phù hợp với vị trí công việc này. tham khảo một cách có hệ thống với các bản mô tả công việc khác. bộ phận Tìm hiểu cơ cấu tổ chức. nhiệm vụ • Xác định chức năng. Vì vậy. Đồng thời. Có mà không dùng: là một hiện tượng mà chúng tôi thường gặp trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp. Cho rằng bản mô tả công việc là bất biến và không thay đổi: là một quan niệm sai lầm của nhiều người quản lý. bậc lương mong muốn: sẽ tạo ra sự không công bằng trong mối quan hệ tiền lương.vn . Mô tả công việc trùng lắp. 7. khi xây dựng. Do đó. 10. Đây là một lỗi rất thường gặp trong quá trình xây dựng do người viết không có sự đối chiếu. xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” và có sự đùn đẩy trong công việc. lấy ý kiến phản hồi • Trao đổi. người viết cần phải công tâm. Trong khi đó.macconsult. khách quan. Mô tả với mục đích ép công việc vào các hạng. 8. Chúc các bạn thành công ! Các bước xây dựng hệ thống bản mô tả công việc của một tổ Cácchức: xây dựng hệ thống bước bản mô tả công việc của một tổ chức: • Tìm hiểu cơ cấu tổ chức. tổ chức cần phải trả lời được câu hỏi “Mục đích xây dựng để làm gì” và khi đã xây dựng.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful