Gestão do Tempo

GESTÃO DO TEMPO
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INTRODUÇÃO
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DIMENSÕES DO TEMPO

“Tempo é dinheiro”.

“O tempo cura feridas”

“É tudo uma questão de tempo”

“Temos tempo de sobra”-
dizem com o objectivo de nos
tranquilizar.

“Toda a gente tem todo o tempo que existe”

“Somos obrigados a gastar tempo”

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DIMENSÕES DO TEMPO

“É impossível reencontrar o tempo”

“Tudo requer tempo”

“Se não o usarmos, o tempo desaparece na

mesma”

“O tempo significa coisas diferentes ao longo da

vida”

“O tempo não é adaptável! É impossível gerirmos

o tempo”

É possível gerirmo-nos a nós próprios

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1. Dimensão monetária: o valor do 3. Dimensão

tempo de trabalho é elevado e importa racional: permite-
por isso disponibilizar e rentabilizar os nos gerir a energia
recursos por forma a maximizar os de acordo com as
resultados situações e suas
exigências. Isso
2. Dimensão subjectiva: a maior
implica que, fixar
parte de nós tem uma tendência
objectivos e definir
inconsciente para funcionar de acordo
prioridades, sejam
com uma percepção subjectiva do
os primeiros meios
tempo que nos leva a funcionar em
a utilizar para
ritmos próprios e esquemas pessoais
rentabilizar o
de organização que nem sempre são
tempo.
compatíveis com a eficácia exigida
pelas situações
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TEMPO PRODUTIVO VS TEMPO IMPRODUTIVO

TEMPO PRODUTIVO
É o tempo no qual realizamos actividades que nos
levam aos resultados desejados. Por resultados,
entendemos, não somente o atendimento das
nossas metas profissionais, como também o
atendimento das nossas metas pessoais e
familiares).

TEMPO IMPRODUTIVO
É aquele no qual realizamos actividades que não
nos levam a resultados desejados.
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EFICÁCIA VS EFICIÊNCIA

A situação de competitividade
actual, tem incidido não apenas:
• numa oferta mais diversificada de
produtos
• na melhoria da qualidade de serviços
...como também na redução dos
prazos do serviço

Melhorar a gestão pessoal do tempo é, em primeiro

lugar, uma questão de vontade e motivação e em
seguida, de prática e disciplina.

O tempo é um recurso que pode apenas

ser gerido, não pode ser comprado!
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Ser eficaz é: conseguir os resultados pretendidos

num determinado tempo
Ser eficiente é: conseguir os resultados com a
máxima qualidade, com o mínimo de energia e com
uma duração óptima

Ser eficaz é  ser eficiente

Para nos tornarmos eficazes, é necessário clarificar
as prioridades pessoais, profissionais e da
organização, identificando as tarefas realmente
importantes, que determinam os resultados mais
significativos
“Segundo a lei de Pareto, 20% das tarefas
determinam 80% dos resultados obtidos na
actividade profissional”
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Ser eficiente implica...

Aplicar o esforço onde e quando
necessário e na medida exacta
do necessário para obter o efeito
desejado

O objectivo é esforçarmo-nos por conseguir:

O melhor possível Qualidade

O mais possível Quantidade
O mínimo de energia Economia de movimentos
O melhor tempo Economia de tempo
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GERIR O TEMPO COM EFICÁCIA

A forma como os empregados de uma dada Empresa

gerem o tempo depende do ambiente e cultura
empresarial. Em muitas empresas trabalhar muitas
horas é sinónimo de trabalhar muito.
Mas
Trabalhar muitas horas não é sinónimo de que se está
a trabalhar bem, pois trabalhar muito tempo seguido
diminui a eficiência e a produtividade
Por isso...

“É muito importante fazer uma boa gestão do tempo

privilegiando a qualidade de vida. Gerir bem o tempo
traz felicidade e sensação de sermos produtivos”
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Gerir o tempo com eficácia, implica...

Reflectir sobre: “O que deveria estar a fazer

agora?”

“O que estou a fazer agora está

relacionado a quais objectivos e
prioridades?”

É necessário manter o foco nos objectivos e

interrogarmos-nos constantemente: “O que estou a
fazer, representa o melhor uso do meu tempo agora?"
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DESPERDIÇADORES DE
TEMPO
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FACTORES QUE AJUDAM A DESPERDIÇAR

O TEMPO:

Limites pouco claros de autoridade e

de responsabilidade

Desorganização do local de trabalho

Informações insuficientes ou atrasadas

Falta de formação dos próprios

colaboradores

Reuniões desnecessárias ou mal

conduzidas
Ausência de planeamento, objectivos e
prioridades
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Gestão da crise
Procrastinação
Visitas inesperadas
“Conversas de corredor”

Indecisão

Dificuldade em dizer “não”

Interrupções telefónicas
Comunicação ineficaz
Delegação ineficaz
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REUNIÕES
VANTAGENS

Facilita o trabalho em equipa através de uma maior

cooperação

Facilita a resolução de problemas, conflitos e

reclamações
Ajuda a quebrar as barreiras à comunicação

Potencia a inovação e a criatividade

Proporciona a definição/clarificação de prioridades

Contribui para a implementação de mudanças

Proporciona a aprendizagem e formação contínua

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REUNIÕES
CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Reuniões desnecessárias Limitar as reuniões às
estritamente necessárias
Deficiente preparação da
reunião Escolher os participantes
Falta de agenda ou adequados, assim como o
agenda longa dia e hora mais
convenientes
Participantes mal
escolhidos Preparar um guia da
reunião e no final definir 1
Má condução da reunião plano de acção

Respeitar os horários
Falta de método na previstos
abordagem dos temas
Controlar o tempo de
Incapacidade de controlar intervenção dos
as intervenções participantes
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3 PERGUNTAS ANTES DA REUNIÃO

1- Esta reunião tem verdadeira utilidade?
Que aconteceria se ela não se realizasse?
Quais as consequências?

2 - Não será possível substituí-la por outra coisa?

Se se trata apenas de informar, por exemplo, não bastará
redigir uma nota ou telefonar?

3 - Para que se faz esta reunião?

Trata-se de informar os participantes?
De recolher informações da parte deles?
De provocar uma troca de pontos de vista?
De se conseguir um acordo?
De tomar uma decisão?
De persuadir para um novo caminho?
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PLANEAMENTO

CAUSAS POSSÍVEIS

Falta de objectivos
Prioridades pouco claras

Mudança constante das prioridades

Estimativas irrealistas do tempo
Não contemplar os imprevistos no planeamento

Fazer em primeiro lugar tarefas secundárias ou

mais agradáveis
Ausência de um plano diário escrito
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SOLUÇÕES
Organizar o trabalho e a documentação
Fazer um plano com as rotinas e as marcações
diárias, semanais e mensais

Planear o trabalho com critérios de importância e

em função dos imprevistos, rever as prioridades

Planear as tarefas que exigem mais concentração

para períodos de tempo, em que não haja grandes
probabilidades de interrupção

Contemplar tarefas de menor duração ou que exigem

menor concentração para períodos em que ocorrem
habitualmente mais interrupções
Controlar ou filtrar as interrupções
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DECISÃO

CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES

Indecisão Planear a decisão

Receio de cometer erros Evitar a ocorrência de
e assumir riscos imprevistos em
assuntos importantes
Receio de se
comprometer
Avaliar alternativas
Adiar a decisão
Consultar os
Querer reunir todos os colaboradores
dados adequados

Não ponderar Decidir e agir, mesmo

alternativas e não avaliar com algum grau de
as consequências incerteza
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INCAPACIDADE DE DIZER “NÃO”

CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Desejo de ajudar Fechar a porta nos
períodos em que não
Necessidade de ser quer ser incomodado
aceite
Explicar ao interlocutor
Receio de melindrar que está concentrado
Receio de numa tarefa importante
responsabilidades Pedir para lhe filtrarem
as solicitações
Falta de objectivos
pessoais Identificar o assunto e o
tempo necessário para
Falta de prioridades o tratar
Perspectiva de promoção Indicar outra altura mais
ou agradecimento apropriada para tratar
do assunto
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TELEFONEMAS
CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Filtragem incorrecta dos Ter um bloco de
telefonemas recebidos apontamentos junto ao
telefone
Falta de preparação dos
telefonemas a fazer Preparar os telefonemas a
Não registar e anotar as efectuar
informações
Transferir chamadas para
Desconhecimento da outra pessoa
organização e
funcionamento do Controlar a comunicação
serviço centrando o interlocutor
no objectivo
Falta de método na Agrupar os telefonemas a
abordagem dos temas realizar
Comunicações longas e Pedir para filtrarem as
dispersas do objectivo chamadas que recebe
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COMUNICAÇÃO

CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES

Não saber ouvir Planear a comunicação

quando realiza contactos
Informação inadequada, telefónicos ou directos
imprecisa, atrasada ou Marcar e preparar as
excessiva reuniões
Falta de informação Controlar o processo de
comunicação, escutando,
Comunicação fazendo perguntas e
interpessoal ineficaz reformulando
Boatos Clarificar a informação
transmitida e recebida
Reuniões mal planeadas Pedir e dar feedback
e conduzidas sobre as acções
realizadas
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DELEGAÇÃO
CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Medo de obter resultados Escolher as pessoas
de qualidade inferior mais indicadas para
delegar determinadas
Falta de tempo para tarefas
delegar
Explicar-lhes os
Receio de parecer objectivos da tarefa e
desocupado e de
consequentemente “estar os resultados
a mais” pretendidos

Falta de confiança nas Fornecer-lhes todas as

capacidades e nas informações, planos e
competências dos meios necessários
colaboradores
Dar o apoio necessário
Delegação mal e controlar os
preparada resultados
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RESUMO DAS PRINCIPAIS IDEIAS

Guardarmos algum tempo por dia para rever a

1
forma como gerimos o tempo

2 Debruçarmo-nos sobre um assunto difícil e

resolvê-lo imediatamente

3 Pensarmos no nosso dia quando vamos para o

trabalho

4 Delegarmos sempre as tarefas que não tenham

para nós uma relação tempo-eficiência