prapto@ariperwira.

com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

BAB VI

PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI SEKOLAH

Suatu organisasi, instansi, maupun lembaga tidak lepas dari kegiatan

administrasian, karena tanpa administrasi suatu kegiatan tidak akan dapat berjalan
dengan baik dan teratur begitu juga sekolah, sebagai suatu lembaga pendidikan
yang memberikan kegiatan yang berhubungan dengan sekolah baik akademis
maupun non akademis semua disertai dengan pengadministrasian yang teratur.
Adapun tugas pokok dari administrasi sekolah antara lain:
1. Membantu mengurus pengadaan dan pemeliharaan sarana dan alat-alat
pendidikan.
2. Membantu mengurus kegiatan tata usaha baik yang bersifat umum atau
khusus.
3. Membantu mengurus inventaris sekolah.

A. Pembagian Ruang
No Nama ruang Jumlah

1 Ruang Kepala Sekolah 1

2 Ruang/Kantor Guru 1
3. Ruang Kelas 9
4. Ruang Tamu -
5. Perpustakaan/UKS -
6. Ruang Lab komputer 1
7. Kantin -
8. Gudang -
9. Kamar Mandi Guru 1
10. KamarMandiSiswa 2
11. Rumah Guru 6
12. TempatParkir 1
13 TempatCuciTangan 2

57 

 
 prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

14. RumahDinasKepalaSekolah 1
15 Ruang Lab. IPA -
16 RuangKesenian -
17 Musholla 1
18 R. Agama Kristen -

Tabel 5 Pembagian ruang SDN Gumpang 01 Kartasura

B. Personalia (Administrasi)

KEPALA SEKOLAH

Program Kesiswaan Kepegawaian Keuangan Perlengkapan

Pengajaran
Gambar 6 Struktur Administrasi SDN Gumpang 01 Kartasura
Keterangan :
1. Program pengajaran
Tenaga ini mengurusi kegiatan yang berhubungan dengan pengajaran
misalnya :
a. Penyusunan jadwal pelajaran pada awal tahun pelajaran.
b. Pengisian raport, dilaksanakan setelah ujian.
c. KKKS dan KKG yang dilaksanakan tiap satu minggu sekali.
2. Kesiswaan
Tenaga ini mengurusi kegiatan yang berhubungan dengan kesiswaan,
misalnya :
a. Pendaftaran siswa.
b. Pengisian daftar induk
c. Lomba-lomba untuk siswa dan guru.

58 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

3. Kepegawaian
Kegiatan yang dilaksanakan antara lain :
a. Usulan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berskala.
b. Pembinaan kepada guru dan penjaga sekolah.
c. Penataran/pelatihan untuk kepala sekolah, guru.
4. Keuangan
Kegiatan yang dilaksanakan antara lain :
a. Penyusunan RAPBS dilaksanakan bersama antara Kepala Sekolah,
guru, dan komite sekolah.
b. Pengadministrasian keuangan.
c. Penarikan uang komite dari Wali murid.
d. Laporan Keuangan yang dilakukan setiap bulan.
5. Perlengkapan
Kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Inventaris barang yang dilakukan tiap akhir tahun.
b. Perbaikan alat.
c. Melengkapi alat peraga, buku-buku, dan lain-lain.
d. Pembelian alat.

C. Keterlibatan Guru
Dalam kegiatan adsministrasi, kepala sekolah dan guru saling membagi
tugas mereka. Adapun keterlibatan guru dalam kegiatan administrasi
mencakup segala kegiatan surat-menyurat, kesiswaan, perlengkapan,
keuangan, personalia, pengajaran, dll. Masing-masing guru bertanggung
jawab penuh terhadap tugasnya. Keterlibatan guru dalam administrasi
sekolah ini sangat membantu kelancaran arus administrasi di sekolah
sehingga akan tercapai sistem kerja yang dinamis.
Contoh-contoh keterlibatan guru dalam administrasi kelas :
1. Membuat Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP).
2. Presensi murid.
3. Mutasi murid.

59 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

4. Mengisi daftar nilai murid.

Disamping itu, guru juga dilibatkan dalam penyelenggaraan administrasi
sekolah yang telah disesuaikan dengan pembagian tugas masing-masing.
Tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Surat menyurat.
2. Kesiswaan.
3. Perlengkapan.
4. Keuangan.
5. Personalia.
6. Pengajaran.

D. Pelaksanaan Surat-menyurat
1. Surat Masuk
Dalam suatu instansi baik negeri maupun swasta pasti ada yang
menangani keluar masuknya surat. Setiap ada surat masuk maka akan
dimasukkan dalam agenda surat masuk, sedangkan surat yang
dikeluarkan oleh SD Negeri Gumpang 01 Kartasura juga akan
dimasukkan pada agenda surat keluar.
Surat yang masuk ke SD Negeri Gumpang01 Kartasura
diserahkan kepada agendaris untuk diberi nomor agenda, setelah itu
disortir dan diserahkan kepada kepala sekolah. Apabila dibutuhkan
balasaan, maka surat tersebut akan dibalas berdasarkan disposisi dari
kepala sekolah kemudian diserahkan kepada agendaris.
Cara pengagendaan yang dilakukan SD Negeri Gumpang01
Kartasura adalah surat yang masuk dibendel jadi satu, kemudian setiap
bulan surat-surat itu diagendakan.
2. Surat Keluar
Sistematika surat keluar adalah surat dikonsep kemudian diketik,
setelah diketik surat diserahkan kepada kepala sekolah untuk di
sahkan. Apabila surat sudah di sahkan, surat tersebut kemudian ditanda

60 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

tangani kepala sekolah sebagai bukti bahwa surat tersebut sudah

disahkan oleh kepala sekolah.
Setelah surat sudah ditanda tangani kepala sekolah, kemudian
surat tersebut diserahkan kepada agendaris untuk diberi nomor agenda.
Selanjutnya dikirim dengan buku ekspedisi untuk bukti bahwa surat itu
telah dikirim dan diterima oleh alamat yang dituju.

E. Daftar Nilai
Guru mempunyai pesan yang sangat penting dalam mengumpulkan data-
data tentang perkembangan siswanya termasuk juga kemajuan ataupun
kemunduran tentang hasil belajar siswa melalui nilai-nilai siswa, nilai
diperoleh peserta didik setelah mengikuti proses evaluasi yang di berikan
oleh guru.Untuk itu, dalam mengolah nilai hasil belajar, seorang guru harus
cermat dan benar sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan(siswa).
1. Cover Daftar Nilai.
2. Format Daftar Nilai.
3. Pengelolaan Nilai Hasil Belajar.
4. Ketentuan-ketentuan Lain.
a. Penulisan nilai didalam buku rapor menggunakan tinta hitam
semua,tidak diperkenenkan menggunakan tinta merah meskipun
nilainya dibawah 6.
b. Ranking diisi sampai sepuluh besar.Untuk ranking yang sama
dibedakan menurut besarnya nilai dalam urutan mata pelajaran
dirapor itu, yaitu : agama, PKn, IPS, Bahasa Indonesia,
Matematika, dan sebagainya.
c. Syarat kenaikan kelas antara lain :
 Nilai rata-rata untuk seluruh mata pelajaran minimal 5,5.
 Untuk mata pelajaran agama,PKn, IPS,dan Bahasa Indonesia
minimal 6.

61 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

F. Raport
1. Cover/Sampul Raport.
2. Petunjuk penggunaan raport
a. Buku laporan hasil belajar ini dipergunakan selama siswa
mengikuti pelajaran disekolah dasar.
b. Apabila siswa pindah sekolah, maka buku laporan hasil belajar
siswa ini di bawa oleh siswa yang bersangkutan untuk
dipergunakan di sekolah baru dengan meninggalkan arsip/copi di
sekolah lama.
c. Apabila buku raport yang bersankutan hilang,maka dapat di ganti
dengan buku raport yang baru/buku raport pengganti yang nilai-
nilainya diambil dari buku induk sekolah asal siswa dan disyahkan
oleh kepala sekolah asal.
d. Buku raport harus dilengkapi dengan pas foto hitam putih
ukuran(3cm x 4cm)dan pengisiannya dilakukan oleh guru kelas.
e. Buku raport terdiri atas halaman sampul dan 40 halaman isi yang
meliputi 1 halaman judul,1 halaman petunjuk penggunaan, 1
halaman keterangan tentang diri siswa,32 halaman lembar nilai, 2
halaman keterangan pindah sekolah dan 3halaman tentang catatan
prestasi.
3. Keterangan Nilai
86 - 100 A = Baik Sekali
71 – 85 B = Baik
56 – 70 C = Cukup
41 – 55 D =Kurang
< 40 E = Sangat Kurang
4. Nilai pada Raport
Nama siswa :
No Induk :
Nama Sekolah :
Alamat Sekolah :

62 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

Kelas :
Semester :
Tahun Pelajaran :
5. Jumlah nilai prestasi hasil belajar

G. UJian Akhir Sekolah (UAS)

Pelaksanaan UAS telah diatur oleh cabang dinas pendidikan tingkat
provinsi yang dilanjutkan oleh cabang dinas kabupaten, sedang untuk dinas
kecamatan diatur oleh kantor cabang dinas kecamatan dan dilaksanakan
sesuai dengan sasaran siswa kelas VI.

H. Ulangan Umum
Untuk mengetahui keberhasilan siswa diadakan test formatif umtuk
mengetahui keberhasilan siswa pada setiap pokok bahasan dari suatu mata
pelajaran.Dengan adanya tes formatif akan dapat diketahui mana anak yang
harus remidi dan mana anak yang mengalami peningkatan prestasi.
Untuk mengetahui keberhasilan anak dalam mengikuti satuan pelaajran
tertentu perlu dilaksankan tes sumatif.Test sumatif diadakan dengan tujuan
untuk mengetahui keberhasilan siswa dalam mengikuti proses kegiatan
belajar mengajar sampai akhir semester.Nilai dari semester nantinya akan
dimasukkan atau diperhitungkan pemilihan program dan kenaikan
kelas.Sedangkan nilai yang didapatkan dari formatif dan sumatif dimasukkan
ke dalamnilai rapot.

I. Pendaftaran Murid Baru

Pendaftaran murid baru dilaksanakan satu kali dalam satu tahun, yaitu
pada tahun ajaran baru. Namun adakalanya murid baru tersebut adalah
pindahan dari sekolah lain.
1. Cara-cara Pendaftaran.
a. Orang tua/wali datang sendiri ke sekolah.
b. Mengisi formulir pendaftaran.

63 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

c. Menyerahkan ijazah TK asli (bila ada).

d. Menyerahkan akta kelahiran/keterangan lahir.
2. Jumlah Siswa yang diterima.
Jumlah siswa saat ini tidak dibatasi.
3. Syarat-syarat pendaftaran.
a. Usia 6 tahun.
b. Sehat jasmani dan rohani.
c. Akta kelahitan/keterangan lahir.
4. Pengarsipan dokumen pendaftaran.
a. Didokumentasi oleh panitia.
b. Dimasukkan dalam buku daftar kelas.
c. Dimasukkan dalam buku induk siswa.

J. KELENGKAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH

Kegiatan pendidikan dan pengajaran perlu dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan pendidikan nasional pada
umumnya dan tujuan lembaga atau instruksional pada khususnya.Kegiatan
yang berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran meliputi berbagai hal,
salah satunya adalah kelengkapan administrasi sekolah dan
penyelenggaraannya.
Administrasi sekolah merupakan salah satu syarat penting bagi
kelangsungan hidup sebuah lembaga pendidikan. Tanpa adanya administrasi
sekolah, proses penyelenggaraan kegiatan sekolah tidak akan berjalan dengan
baik. SD Negeri Gumpang01 Kartasura melaksanakan administrasi sekolah
dengan baik sehingga proses penyelenggaraan kegiatan sekolah juga berjalan
dengan lancar. Kelengkapan administrasi SD Negeri Gumpang01 Kartasura
meliputi administrasi program pengajaran, administrasi keuangan, dan
administrasi kelengkapan/barang. Adapun rincian kelima administrasi
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Administrasi Pengajaran

64 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

Administrasi pengajaran adalah seluruh proses

penyelenggaraan kegiatan dalam setiap bidang pengajaran yang
bertujuan agar seluruh kegiatan pengajaran terlaksana secara
berhasil guna dan berdaya guna. Administrasi pengajaran berkaitan
erat dengan kegiatan belajar mengajar. Fungsi administrasi
pengajaran yaitu sebagai pedoman dalam pengelolaan pengajaran
agar terencana, terorganisasi, terlaksana, dan terawasi dengan baik.
Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah
dasar diperlukan seperangkat format yang harus diisi kepala
sekolah maupun oleh guru secara tertib, teratur, dan benar. Adapun
format-format yang digunakan sebagai kelengkapan administrasi
pengajaran adalah sebagai berikut:
a. Administarasi Program Pengajaran
1) Program Kerja/Program Tahunan.
2) PK-1 : Jadwal pelajaran sekolah.
3) PK-2 : Daftar pembagian tugas guru.
4) PK-3 : Daftar pemeriksaan persiapan mengajar.
5) PK-4 : Daftar penyelesaian kasus di sekolah.
6) PK-5 : Daftar hasil UAS/UASBN.
7) PK : Arsip UASBN/ STTB (fotocopy dijilid).
Buku Daftar Rangking UAS.
8) PK-6 : Buku rekapitulasi kenaikan kelas.
9) PK-7 : Daftar pengeluaran STTB.
10) PK-8 : Buku pelaksanaan supervisi.
11) PK-9 : Buku Hubungan kemasyarakatan.
Kalender Pendidikan.
b. Administrasi Guru Kelas/Guru mapel.
1) PG-1 : Jadwal pelajaran.
2) PG-2 : Program semester.
3) PG-3 : Persiapan mengajar harian.
4) PG-4 : Program bimbingan/penyuluhan.

65 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

5) PG-5 : Daftar nilai.

6) PG-6 : Pencapaian target dan daya serap kurikulum.
7) PG-7 : Daftar penyerahan buku nilai hasil belajar.
2. Administrasi Kesiswaan
Administrasi kesiswaan adalah bagian administrasi sekolah
yang membahas masalah/seluk beluk murid dalam hubungannya
dengan proses pendidikan di sekolah. Dalam administrasi
kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi menjadi tiga tahapan
waktu.
Dalam tiga tahapan atau tahun waktu terdapat beberapa jenis
kegiatan. Untuk setiap jenis kegiatan diperlukan beberapa format
pencatatan data, untuk itu setiap satu tahun pelajaran dibagi
menjadi tiga tahap waktu dengan tujuh jenis kegiatan (2 format).
Adapun rincian format-formatnya adalah sebagai berikut:
a. S-1 Formulir Pendaftaran Siswa Baru.
b. S-2 Daftar Calon Siswa Kelas 1.
c. S-3 Daftar Siswa Baru Kelas 1.
d. S-4 Buku Induk Siswa.
e. S-5 Buku Klaper.
f. S-6 Buku Jumlah Siswa Menurut Kelamin, Kelas, Asal.
g. S-7 Buku Jumlah Siswa Menurut Kelamin, Kelas, Usia.
h. S-8 Papan Buku Rekapitulasi Absen Bulanan Siswa.
i. S-9 Buku Rekapitulasi Absen Bulanan Siswa.
j. S-10 Surat Permohonan Pindah Sekolah.
k. S-11 Surat Keterangan Pindah Sekolah.
l. S-12 Buku Mutasi Siswa Selama 1 Semester.
m. S-13 Daftar Calon Peserta UAS.
n. S-14 Daftar Peserta UAS.
o. S-15 Buku Peserta UAS dan Prestasinya.
p. S-16 Buku Rekapitulasi Kenaikan Kelas.

66 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

3. Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian menguraikan tentang kegiatan
yang berkaitan dengan pengaturan kepegawaian, tugas dan
tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan, serta peningkatan
tata usaha kepegawaian sekolah.
Sebagai kelengkapan tata laksana kepegawaian disediakan
format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang
diperlukan sesuai dengan prinsip tata laksana dasar kepegawaian
sekolah dasar yang menyeluruh dan berkesinambungan, untuk itu
telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru
yang bertugas di sekolah tertentu, pindah tempat, sampai
bersangkutan dengan berhenti menjadi pegawai atau guru.
Penggunaan format disesuaikan dengan kebutuhan
pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan-pelayanan administrasi
dalam rangka pembinaan pegawai/guru secara berkelangsungan
berdasarkan pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Adapun format-format dalam kelengkapan administrasi
adalah sebagai berikut:
a. PEG-1 Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru.
b. PEG-2 Usulan Pengadaan Pegawai/Guru.
c. PEG-3 Fail Pegawai.
d. PEG-4 Buku Usulan Kenaikan Gaji.
e. PEG-5 Buku Usulan Kenaikan Pangkat.
f. PEG-6 Buku Catatan Penilaian PNS.
g. PEG-7 DP 3 PNS.
h. PEG-8 Daftar Urutan Kepangkatan PNS/BUK.
i. PEG-9 Buku Cuti Pegawai.
j. PEG-10 Daftar Hadir Pegawai/Guru.
k. PEG-11 Data Kepegawaian/Papan Data Pegawai.

67 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

4. Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan menjelaskan dasar atau azas dan
pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di sekolah
dasar. Dalam buku pedoman keuangan dikemukakan bahwa setiap
kepala sekolah wajib menyampaikan laporan di bidang keuangan
sekolah. Kepala sekolah setiap awal semester diwajibkan
menyampaikan laporan yang dimaksudkan sesuai dengan
mekanisme pelaporan yang telah ditetapkan dalam buku pertunjuk
administrasi keuangan. Kelengkapan administrasi keuangan antara
lain:
a. KEU-1 : Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
Sekolah (RAPBS).
b. KEU-2: Buku Kas Umum.
c. KEU-3 : Buku Kas Pembantu.
d. KEU-4: Rangkuman Penerimaan dan Pengeluaran
Keuangan Sekolah.
e. Buku Keuangan BP3/komite.
5. Adiministrasi Perlengkapan atau Barang
Administrasi perlengkapan/barang menguraikan tentang
perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pemeliharaan semua
perlengkapan sekolah. Selanjutnya dijelaskan tentang ketentuan
dan persyaratan mengenai barang inventaris, barang yang
diadministrasikan dan syarat-syarat penghapusan semua
perlengkapan/barang di sekolah.
Format-format yang ada dalam administrasi penyelenggaraan
antara lain sebagai berikut:
a. PERL-1 : Kartu Inventaris Ruang.
b. PERL-2 : Kartu Inventaris Barang.
c. PERL-3 : Buku Inventaris Perlengkapan/Barang.
d. PERL-4 : Buku Induk Perpustakaan.
e. PERL-5 : Buku Tamu Khusus/Umum.

68 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

f. PERL-6 : Buku Anter.

g. PERL-7 : Buku Agenda Surat Masuk/Keluar.
h. PERL-8 : Buku Notulen Rapat.
i. PERL-9 : Buku Catatan Prestasi/Kejuaraan.
j. PERL-10 : Arsip Laporan Bulan.

69 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

BAB VII

PENUTUP

A. Kesimpulan
Alhamdulillah, puji bagi Allah SWT atas pertolongan dan petunjuk–
Nya, penulis telah dapat menyelesaikan laporan PPL dengan baik dan lancar.
Setelah mengikuti Program Pengalaman Lapangan (PPL) di SD N Gumpang
01 Kartasura, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
Dengan adanya Program Pengalaman Lapangan ini membantu
mahasiswa dalam mengetahui seluk-beluk serta corak dan keadaan siswa di
SD N Gumpang 01 Kartasura. Sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan
diri sebelum terjun dan menghadapi segala rintangan yang timbul pada proses
belajar mengajar.
Dengan demikian sangatlah tepat program ini di adakan pada semester
menjelang akhir, sebab pengalaman nyata ini akhirnya akan bermanfaat
dibawa terjun ke dunia pendidikan.
SD N Gumpang 01 Kartasura sebagai tempat observasi sekaligus
tempat pelaksanaan merupakan suatu lembaga pendidikan negeri yang ikut
berperan serta dalam pembangunan bangsa Indonesia, yang berperan dalam
mencerdaskan bangsa yaitu pembentukan manusia Indonesia seutuhnya.

70 

 
prapto@ariperwira.com    Laporan PPL  S‐1 PGSD FKIP UMS 2010 

B. Saran – saran
Setelah penulis melakukan observasi dan kegiatan yang lain, penulis
mengetahui sedikit banyak mengenai kelebihan dan kekurangan di SD N
Gumpang 01 Kartasura.
Demi kemajuan bersama, kami hanya dapat menyampaikan saran-
saran sebagai berikut :
1. Untuk memelihara kedisiplinan sekolah, maka pelaksanaan tata tertib
di sekolah perlu di tingkatakan dan memberi sanksi bagi yang
melanggar tata tertib, baik siswa, guru dan karyawan.
2. Untuk menambah pengetahuan siswa, perlu menambah buku–buku di
perpustakaan dan berusaha meningkatkan minat baca di kalangan
siswa.

71