Google Docs

Google Docs y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con GMail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010, Google ha empezado a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento online con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS1

Características
Se puede crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz web o enviándolos utilizando el correo electrónico, además de subir cualquier tipo de archivo. Los archivos se almacenan en los servidores de Google. Los archivos almacenados pueden ser exportados en diversos formatos estándar o ser enviados por correo electrónico. Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para evitar pérdida de información. Otra característica importante es la posibilidad de colaboración de grupos de trabajo, además de poder compartirlos con múltiples usuarios al mismo tiempo. Este sitio se originó una vez comprado el editor en línea Writely por parte de Google.

Acceso móvil
Google Docs permite que los usuarios de telefonía móvil puedan navegar por sus documentos de Google Docs. Los usuarios pueden ver y desde hace muy poco pueden editar los documentos. Existe una versión de Google Docs para el iPhone que incluye la funcionalidad para la visualización y edición de presentaciones, junto con una interfaz diseñada específicamente para este dispositivo.

Limitaciones
Existen ciertos límites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de texto pueden tener hasta 500 KB más 2 MB para imágenes incrustadas. Cada hoja de cálculo puede tener hasta 10.000 filas, 256 columnas, 100.000 celdas y 40 hojas. Sólo

pueden abrirse hasta 11 hojas al mismo tiempo. Sólo pueden importarse presentaciones de hasta 10 MB. Google Docs es actualmente soportado por Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera y Safari, entre otros.

Seguridad
El acceso seguro vía SSL no está habilitado por defecto, pero existe la opción de acceder por HTTPS a Google Docs y trabajar de forma segura. La privacidad de documentos sensibles puede ser comprometida por el hecho de que mucha gente está autenticada en sus cuentas de Google de forma casi permanente (las cuentas Google se utilizan para la gran variedad de servicios ofrecidos por Google como correo electrónico, calendario, etc.). A pesar de que este login unificado tiene claras ventajas, representa un potencial riesgo para la seguridad mientras el acceso a Google Docs no requiera comprobación de contraseña.

Historia
Google Docs se originó de dos productos separados, Writely y Google Spreadsheets. Writely era un procesador de texto individual en red creado por la compañía de software Upstartle, el cual fue lanzado en agosto de 2005. Sus características originales incluían un sitio para la edición de textos en colaboración, además de controles para su acceso. Los menús, atajos en el teclado y cuadros de diálogo eran presentados de una manera muy similar a la que los usuarios suelen esperar en un procesador de texto tradicional, como OpenOffice.org o Microsoft Office. En el momento de la adquisición, Upstartle tenía 4 empleados. Writely cerró los registros a sus servicios hasta que estuviese completo el movimiento a los servidores de Google. En agosto de 2006 Writely envió invitaciones de cuentas a todos aquellos que hubieron requerido ser ubicados en una lista de espera y luego se volvió disponible al público el 23 de agosto. Writely continuó manteniendo su propio sistema de usuarios hasta el 19 de septiembre de 2006 cuando fue integrado con Google Accounts. Writely se ejecutaba originalmente sobre tecnología Microsoft ASP.NET, la cual usa Microsoft Windows. Desde julio de 2006, los servidores de Writely funcionan bajo el sistema operativo Linux. Mientras tanto, Google desarrolló Google Spreadsheets introduciendo muchas de las bondades encontradas hoy en Google Docs. Google anunció Spreadsheets el 6 de junio de 2006 e inicialmente lo puso a disposición sólo de una cantidad limitada de usuarios, según orden de llegada. El test limitado fue reemplazado después con una versión beta disponible para todos los titulares de una cuenta de Google.
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En febrero de 2007 Google Docs fue liberado para todos los usuarios de Google Apps. En junio del mismo año Google cambió la página principal para incluir carpetas en vez de etiquetas organizadas en una barra lateral.

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El 17 de septiembre del 2007 Google lanzó su programa de presentación para Google Docs. A partir de enero del 2010, Google ha empezado a aceptar cualquier archivo subido en Google Docs.

Zoho
Zoho es el nombre de un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa estadounidense AdventNet. Para poder utilizar dichas herramientas es obligatorio registrarse y la gran mayoría son de caracter gratuito, aunque muchas de las herramientas se encuentran todavía en fase beta.

Generalidades
Cada una de las aplicaciones de Zoho:
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Se ejecutan en cualquier navegador. Manejan interfaces WYSIWYG limpias, claras y fáciles de usar. Están dirigidas a cualquier tipo de usuario: El que requiere crear y/o editar documentos y no desea usar (o no tiene) una suite de oficina común. • El que tiene a su cargo una empresa y no cuenta con los medios para conseguir un paquete de software administrativo y de gestión. • El estudiante o experto en programación que desea aplicar sus conocimientos en la creación de widgets.

Clasificación
Zoho clasifica sus aplicaciones en 2 grupos, de acuerdo a sus características: "Office suite" y "Utilities".

Office suite
Reúne las aplicaciones de productividad y colaboración. Entre otras cosas, cuenta con características como la capacidad de compartir archivos (colocándolos en zonas públicas) para que otras personas puedan verlos e incluso editarlos, seguimiento de datos sobre la marcha (mientras se trabaja) con el fin de evitar la pérdida de datos, importación y exportación de archivos creados en Microsoft Office u OpenOffice.org, así como la capacidad de publicarlos en blogs o bitácoras personales. La gran mayoría de estos productos son gratuitos.

Composición

Zoho Writer: procesador de texto. Hace casi lo mismo que Microsoft Word u OpenOffice.org Writer. Cuenta con corrector ortográfico, opciones deshacer/rehacer multinivel (se pueden recargar o eliminar varias acciones realizadas, una tras otra), abre archivos DOC, ODT, SXW (los de OpenOffice), HTML, RTF, JPG, GIF, PNG, y almacenamiento ilimitado de documentos. Zoho Sheet: hoja de cálculo. Muy similar a Microsoft Excel u OpenOffice.org Calc. Permite trabajar con fórmulas, insertar gráficas, el uso de mashups, ofrece soporte al formato OpenDocument y almacenamiento ilimitado de libros de trabajo. Zoho Show: editor de diapositivas. Parecido a Microsoft PowerPoint u OpenOffice.org Impress. Cuenta con varias plantillas prediseñadas, abre archivos PPT, PPS (los de Microsoft), ODP y SXI (los de OpenOffice), y ofrece almacenamiento ilimitado de presentaciones. Zoho Wiki: editor de wikis. Permite establecer wikis públicas o privadas, facilita la creación de grupos de trabajo, y las wikis públicas serán indexadas y aparecerán en los resultados de los motores de búsqueda. Cuenta con almacenamiento ilimitado de páginas y sub-páginas. Zoho Notebook: aplicación multipropósito. Además de poder trabajar con texto e imagen, permite la inserción de video y audio a los proyectos que se realizan, al igual que fuentes RSS, permite establecer permisos de lectura y edición, y cuenta con almacenamiento ilimitado de proyectos. Zoho Meeting: aplicación de conferencias web. Permite conversar en vivo con otras personas, facilita la creación de canales para tal efecto y ofrece acceso remoto a la PC anfitriona. Zoho Projects: administrador de proyectos. Ofrece control total para gestionar proyectos de cualquier tipo; permite asignar tareas a los miembros que se encuentren vinculados, junto con el plazo para que se lleven a cabo, llevar la cuenta de las acciones que ya se han realizado y lo que falta por hacer, cargar archivos, entre otros. Es gratuito tanto para los proyectos Open Source como para 1 sólo proyecto personal. Zoho CRM: aplicación de administración y gestión. Permite llevar una agenda de contactos, cosas por hacer, gestionar grupos de usuarios, entre otros.

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Zoho Creator: aplicación que permite la creación de mini-aplicaciones web (usando el lenguaje Deluge, el mismo sitio lo explica) y mashups. Permite la inserción de éstos en blogs u otros sitios web, y almacenamiento ilimitado de creaciones. Zoho Planner: organizador personal. Combina una lista de tareas, un bloc de notas y una lista de recordatorios. Permite insertar imágenes y archivos en las notas, llevar una lista de tareas pendientes, marcarlas cuando se hayan realizado y cuenta con almacenamiento ilimitado de páginas. Zoho Chat: aplicación de chat. Zoho Mail: groupware que incluye un cliente de correo electrónico, una aplicación de sincronización de archivos, un calendario, entre otros. Es gratuito para uso personal. Zoho Polls: aplicación que permite la creación y control de encuestas y su inclusión en blogs o bitácoras, cuenta con almacenamiento ilimitado. Site 24x7: aplicación que permite el control y el seguimiento de sitios Web. Genera informes que se envían al correo del usuario (si éste lo permite) cada 3 días. Es gratuito hasta para 2 sitios WEB.

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Otras características
Zoho ofrece una amplia cartera e integrado de aplicaciones dinámicas de Internet para las empresas. Con más de 20 aplicaciones diferentes que abarcan la colaboración, de negocios y aplicaciones de productividad, Zoho ayuda a las empresas y las organizaciones de realizar su trabajo. Nuestras aplicaciones se entregan a través de Internet, que requieren más que un navegador. Esto significa que usted puede centrarse en su negocio y confiar en nosotros para mantener los servidores y mantener sus datos seguros. Zoho Invoice es un fácil de usar software de facturación en línea que le ayuda a enviar las facturas de sus proyectos y gastos de los clientes, recibir pagos y realizar el seguimiento del estado general de salud de su negocio de forma rápida y eficiente. Se hace la facturación y el seguimiento reduciendo el tiempo que le toma para manejar el papeleo y pagan, para que pueda seguir centrada en sus clientes y su negocio. Una de las opciones para realizar una facturación online, siempre accesible disponiendo de una conexión a Internet nos la proporciona Zoho, con las nuevas mejoras en Zoho Invoice, programa de facturación online dentro de la colección de programas orientados a la empresa de los cuales dispone. Se ha creado un nuevo módulo de gastos, donde podremos reflejar los gastos que generan nuestros clientes, ya sean de viaje, compras, etc Se pueden agrupar los gastos de este cliente en un sola factura que le podremos enviar directamente por correo. Sencillo y muy intuitivo en su utilización.

Se ha mejorado la forma de trabajo colaborativo con esta aplicación de facturación online. Ahora se pueden crear distintos perfiles que tendrán asociados distintos cometidos dentro de una misma organización. Para ello tenemos a nuestra disposición la pestaña de Usuarios, donde podremos administrar los permisos de los mismos. Por último se ha creado un historial de correo enviado a nuestros clientes, de forma que nos permitirá conocer cuantas veces nos hemos puesto en contacto con alguien para recordarle un pago, enviarle una factura, etc. Aunque la opción gratuita de este programa se queda un poco corta para la mayoría de pymes y autónomos, puesto que sólo permite crear 5 facturas por mes, los planes de empresas tienen un buen precio, que nos permite crear entre 25 y 1500 facturas mensuales, entre 2 y 5 usuarios con acceso al programa de facturación y alta de clientes ilimitados en todos los casos. Los precios varían entre los 6 euros al mes y los 25 euros para la opción más completa.

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