PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :
Nama Unit Kerja E-.mail :MULYONO : SMA Negeri 2 Probolinggo : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta.Kata Pengantar Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt. 24 Desember 2007 Penulis . Disadari bahwa faktor usia.. pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil pelatihan. Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini. Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja. Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini. Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi. Ketekunan. karena atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun. Probolinggo. Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih baik. kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu peserta. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan.

Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan pelaporan. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk bahan sarana supervisi. pengawasan. penilaian (evaluasi). Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai tenaga administrasi.BAB I PENDAHULUAN A. untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. Ada yang bersifat relative tetap dan ada yang selalu berubah. Demikian pula halnya di Tingkat Pusat (Nasional). . perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan system yang baku dalam satu system. Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. Latar belakang Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. Hal ini dimaksudkan agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang ada. melakukan pembinaan. Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prinsip efektif dan efisien. dan keperluan administrasi lainya. serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Karena itu format tata laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal.yang dilaksanakannya. kebijakan dalam melakukan pembinaan. Kepala Sekolah. Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis.

Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah Atas.B. dapat diambil rumusan sebagai berikut : 1. . Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas. 2. Perumusan Masalah Berdasar latar belakang di atas. Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah Atas. Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas. C. 2. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan : 1.

Administrasi Kesiswaan . Format-format yang digunakan b. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi.BAB II PEMBAHASAN 1. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip. Petunjuk dan aturan yang berlaku c. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (ecording system) dan pelaporan (reporting system). Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. 1. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA : Administrasi SMA yang tertib dan teratur. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi. yaitu makin meningkatkan efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain : a. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar b. Ketrampilan personil yang memadai. teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Penjabaran kebijakan tersebut juga berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan pelaksanaanya. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakankebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah. Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan administrasi. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas. Guru dan Tata Usaha.

ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR. sehingga memudahkan penyelesainnya. Administrasi Humas f. Format-format ini adalah sebagai berikut : 1. Hubungan Kemasyarakatan 10. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR: Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur dan benar. Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan 7. Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas 8. Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru 4. Kegiatan Belajar Mengajar : Jadwal Pelajaran Program Semester Persiapan mengajar Daftar hadir siswa dan guru Jurnal kelas. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru 3. Administrasi Keuangan e. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar 2..c. Program Bimbingan dan Konseling Daftar nilai Pencapaian target dan daya serap kurikulum . Daftar Hasil EBTA/EBTANAS 6. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah 5. Administrasi perkantoran A. 1. Administrasi Kepegawaian d. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang g. Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS 9.

Papan absensi harian siswa (kelas) c. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran : b. Kehadiran siswa : c.1. Surat permohonan pindah sekolah d. Daftar Siswa Baru Kelas X. Jumlah siswa menurut kelas. dan agama c.2. Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data.1. Buku Klapper b. Surat keterangan pindah sekolah d. Buku Tatip e. Selama Tahun Pelajaran : b. Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu : 1.4. ADMININTRASI KESISWAAN : Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan. . Buku tugas keluar / dispensasi e.1. Mutasi siswa selama satu semester. asal sekolah b.3.1. Buku prestasi non akademis f. Buku kegiatan siswa : e. Awal tahun pelajaran: a.- Daftar penyerahan raport B. Buku absensi siswa c.2. d.1. 2.2. Jumlah siswa menurut kelas. Surat Pendaftaran Siswa Baru a.2.2. Penyusunan Data Siswa : a.3. Papan absensi harian siswa (sekolah) c. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X a.3. Penerimaan Siswa Baru : a.2. Mutasi siswa : d. usia.1. terdapat beberapa jenis kegiatan. jenis kelamin. Buku Induk Siswa a.

Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha 2. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) . Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelangsungan. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Kenaikan Kelas 1. Tanda Peserta Ujian 3. Daftar Masuk Perguruan Tinggi b. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format. Daftar riwayat hidup 5. Usul pengangakatan CPNS 4. pindah tempat. yaitu : 1. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C) 6. Pelaksanaan Ujian Akhir : 1. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas 2. tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil 9. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha. Usul pengadaan pegawai 3. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK) 8. Usul kenaikan gaji berkala 7. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu. Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya 4. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS C.2. Akhir Tahun Pelajaran : a. Daftar Calon Peserta Ujian 2. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian.

ADMINISTRASI KEUANGAN : Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di SMA. D. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan) 22. Usul Wakasek. dan . Usul pensiun 27. Kartu Taspen 26. 28. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. Contoh surat permintaan pensiun PNS 14. Daftar hadir/tidak hadir pegawai 21. Dasar hukum b. Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda 20. Data kepegawaian/file 24. Kartu pribadi pegawai. Buku cuti pegawai 12. Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS) 3. Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4) 15. Daftar urut kepangkatan (DUK) 11. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan) 23. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama 16. 25. Asas pemisahan tugas (Otorisator. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun 13.10. Pembukuan setiap transaksi c. Pertanggungjawaban d. dan Bendaharawan 2. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali 18. Pelaporan. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak 17. Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun 19. Ordonator.

Kartu inventaris kendaraan 6. Daftar usul pengadaan barang. G. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid. penyimpanan. Pendapatan 4. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo 2. Mengadakan kerjasama dengan Komite 3. Pengawasan 5. Buku inventaris barang 8. Kartu inventaris barang gedung 5. E. 5. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6. Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait. 2. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan. Kartu inventaris ruangan 3. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta 4. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus. dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format : 1. Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo F. Kartu inventaris lahan tanah 4.e. 6. Kartu inventaris barang lain-lain 7. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain. ADMINISTRASI HUMAS : 1. ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. . Buku pemeriksaan barang 2. pengadaan.

PENUTUP : Demikian makalah ini kami buat. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian makalah ini.KESIMPULAN : Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi sekolah. . kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya. wb. akhir kata wassalamualaikum wr. SARAN : Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya dapat berjalan semakin baik dan efiesien.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful