PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan

perlengkapan.dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file). temu balik. dan sejenisnya. Kepegawaian 2. seperti binatang (sapi. 1974:14). kuda. F. 1. tetapi mempunyai arti yang sama. di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan. perkawinan. keuangan. sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad. • Jenis-jenis Klasifikasi  Klasifikasi Fasilitatif Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis. dan sejenisnya). dan sejenisnya. agama. dan sejenisnya). Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah. arsip (kepegawaian. rehabilitasi sosial. dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson.  Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat. Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial. Perangkat Lunak . nomor kendaraan (B. contohnya: 1. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji. dan sejenisnya). Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod. yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. buku (sejarah. seperti bantuan sosial. dan sejenisnya). sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. jembatan dan sejenisnya. yaitu sebagai berikut. pemeliharaan dan pemusnahan Pengertian Klasifikasi Kearsipan Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis. Keuangan  Klasifikasi Substantif Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi. H. kambing.

3. 01. perlu memperhatikan banyak atau . Guide/Sekat yang terdiri dari: 1. Guide/Sekat III (Tersier). 2. Kode klasifikasi 2. Guide/Sekat II (Sekunder). sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri. Indeks 2. Folder • Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Filing cabinet 2. KU sebagai pokok masalah Keuangan. 4. Perangkat Keras 1. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut. • Kode Klasifikasi dan Penerapannya  Unsur Kode Klasifikasi Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. Kode. 3. 2. Dalam penggunaan unsur kode.1. Namun. Unsur kode adalah huruf dan angka. 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. 100. Indeks Relatif.  Pengenalan Bagan Klasifikasi Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran. Tunjuk Silang. 3.sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka. Guide/Sekat I (Primer). kabupaten/kota sampai kelurahan. 1. misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00. Indeks. klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. provinsi.

Dengan demikian. Huruf untuk kode pokok masalah. Akan tetapi. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf.sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. huruf atau abjad.  Klasifikasi Fungsional Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier).  Prosedur Penyusunan Klasifikasi . seperti arsip personal. Sebaliknya. Kode merupakan inisial. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya. Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga. arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.  Kode pada Klasifikasi Fungsional Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing. demikian pula sebaliknya. dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi. Dari unitunit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap.  Hubungan Indeks dan Klasifikasi Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya. arsip pasien/rekam medis. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. • Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip  Penyimpanan Arsip Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif. semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks.

 Penyusunan Indeks Relatif Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Untuk memudahkan penggunaannya. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali . Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat. Dengan demikian.  Penggunaan Indeks Relatif Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya. Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. • Indeks Relatif dan Daftar Indeks  Pengelolaan Manajemen Kearsipan Dalam pengelolaan kearsipan. akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi. skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas. sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful