UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMÁ

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN

ESCUELA DE PUBLICIDAD Y MERCADEO

ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA

ADMINISTRACIÓN

GRUPO:

16 DE JULIO DE 2004

PANAMÁ

INTRODUCCION:

Este libro nos introduce a la administración en una página. Fue escrito de una manera distinta a muchos libros
de administración. Riaz Khadem y Robert Lorber luego de ser convencidos por Kenneth H. Blanchard de
utilizar el mismo formato de un libro anterior Ejecutivo al minuto (también de Bob Lorber), escribieron una
trama ficticia para hacer mucho mas digerible el texto para personas no relacionadas a la administración. Este
libro nos relata la historia de Brian Scott al ser contratado por una compañía decadente, Xcorp. El reto de
darle un vuelco a esta en un lapso de 2 años. Y como conoce a un misterioso personaje, el Infoman, quien lo
introduce a el y a Xcorp a la administración de una pagina cambiando totalmente el esquema de la compañía.

Nuestro trabajo consiste en un resumen de cada una de las 4 partes de este libro y luego su análisis en base a
lo entendido y aplicable a la realidad.

Primera parte

EL PROBLEMA DE LA INFORMACION

Este capitulo es el inicio de la trama. Aquí nos plantean en la historia ficticia la situación deplorable en la que
se encuentra Xcorp y la decisión corporativa de contratar a Brian Scott. El acuerdo ha sido darle 2 años de
libertad a cargo de Xcorp. El reto darle un vuelco a la compañía.

Al llegar el primer día al trabajo el objetivo a corto plazo se ya estaba fijado, había que averiguar que había
salido mal con aquí. Khadem y Sorber nos presentan un pensamiento interesante: si usted no sabe que es lo
que anda mal no lo puede arreglar

Brian Scott ya había revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabia que las cosas estaban mal y estos no
lo ayudarían a averiguar nada. Para una investigación mas a fondo mando a si secretaria Joanne Evans a citar
a varias personas.

El primero en su lista fue el director financiero, Joe Rayner. Este le atribuyo la caída de la compañía al
antecesor de Scott, dijo que la causa es que se expandió con mucha rapidez, diversificándose en muchas áreas,
lo que los obligo a recurrir a los mercados financieros para obtener capital en una época que el costo del
dinero era bastante alto y la reputación de solvencia de la compañía se estaba deteriorando. El problema se
agravaba debido a la falta de experiencia en las áreas en las que Xcorp comenzaba a laborar y no podían

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brindarles satisfacción a los clientes. Esta fue la versión de Rayner.

Al estar algo de acuerdo con Rayner pensó que lo mejor era pasar a investigar la producción, así que mando a
llamar a Tom Brown, el director de producción, este le hecho la culpa al departamento de ventas. Así
siguieron las entrevistas durante todo el día. Los únicos adelantos pactados fueron que el jefe de información,
Ken Jonson y la directora de recursos humanos Gail Locke quedaron en entregarle informes acerca de a
compañía y su personal respectivamente para el día siguiente.

El martes tras haberle presentado los informes a Scott sobre la compañía, a este se le presento un problema
nuevo: El problema de la información. El total de hojas de papel sobre el escritorio de Brian Scott era
abrumador, no había respuestas concretas, solo toneladas de papel con exceso de información. Aunque tuviese
el tiempo para leerlo todo dudosamente conseguiría respuestas en aquel bulto. Lo único interesante que por su
escritorio había pasado eran 2 cartas cortas. Una el día anterior y una junto a todos estos informes en el día
actual. Ambas cartas eran concisas y el remitente solo decía que podía resolver el problema de información
que tenia Scott. En ambas firmaba El Infoman.

Luego de que Scott estuviese a punto de darse por vencido se dieron varios giros y término citándose con este
personaje, el Infoman. Este es quien le enseñaría como cambiar la forma de sus respuestas de un montón de
papel impreso a solo 3 informes de una página. Estos son: El informe de enfoque, el informe de
retroalimentación y el informe de administración.

En su primer encuentro se dedicaron a buscar información preeliminar. Queda estipulado que las dos palabras
claves son éxito e información. Y entonces le pregunta Infoman a Scott, que significaba el éxito para el.
Luego de ahí derivan que como se darían cuenta cuando haya alcanzado ese estado que para el era el éxito y el
status actual en referencia al éxito. Todo se escribió en una hoja sencilla que decía así:

El Éxito definido por Brian Scott

Área de Éxito: Darle un vuelco a Xcorp

Factores Clave del Éxito Status Meta
Precio por acción US $20 US $30
Participación de mercado 10% 20%
Relación Pasivo−Capital 0.9 0.5

Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupación que lo aquejaba. Esto había sido
a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El Infoman le avisa que ya tenía ese problema
premeditado y resuelto. El había escrito una guía corta de 4 pasos a seguir:

LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE ÉXITO.

Paso 1

CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES

Paso 2

DEFINA SUS AREAS DE ÉXITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA

Paso 3

IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA CADA AREA DE ÉXITO

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Paso 4

DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE ÉXITO

Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro siguiente capitulo.

ANALISIS

En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situación ficticia y a los personajes principales
de esta. El Infoman vendría siendo la parte cognoscitiva de la administración, es quien nos enseñara por el
resto del libro el proceso de la administración en una página.

En este capitulo se introduce el proceso de recopilación de información preeliminar.

El primer paso es preguntarse a si mismo que es el éxito para si mismo con respecto a la empresa que se este
llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores clave del éxito, estos son hechos que al darse
serán indicadores de éxito, con lo que nos enteraremos cada vez que nos acerquemos a nuestras metas.

Después hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razón a las metas que queremos alcanzar,
este es el estado de cada factor de éxito en la empresa en la actualidad. Después sacar la información personal
se necesita rehacerse esta pregunta del éxito pero esta vez con respecto al punto de vista de nuestras
relaciones. Estas son el contratista, el jefe y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el éxito pero
con respecto a satisfacer a cada relación. Y a cada Área de éxito se le asignaran sus propios factores clave del
éxito.

Segunda Parte

ADMINISTRACION EN UNA PÁGINA

En este segundo capitulo se nos introduce mas a un personaje, Tom Brown, el director de producción de
Xcorp. Pero por ahora continuemos donde quedamos la vez pasada.

Era jueves por la mañana y Brian Scott esperaba al Infoman, como habían acordado su cita. Este apareció
rebozante de energía y lleno de entusiasmo como siempre. El trato era que en esta ocasión el Infoman le
mostraría a Scott como hacer el primer informe de una pagina, el Informe de Enfoque, basado en la
información preeliminar que antes habían recopilado. Luego de varias explicaciones y borradores así quedo
este primer informe.

INFORME DE ENFOQUE PARA BRIAN SCOTT

AREA DE ÉXITO #1: REESTRUCTURACION FINANCIERA DE XCORP.
Precio por acción 20 25 30 35 M
Relación pasivo−capital 0.9 0.7 0.6 0.5 M
Razón Corriente 1.2 1.7 2.0 2.5 M
Identificación líneas de prod.
Planeac. Mayo 15 Mayo 1 Mar. 1
antieconómica
Reducción de personal Planeac. Mayo 1 Abril 1 Mar. 1
Reducción de costos Planeac Mayo 1 Abril 1 Mar. 1
AREA DE ÉXITO #2: REESTRUCTURACION DEL MERCADEO DE XCORP.
Posición en la industria 5 5 2 1 −
% participación de mercadeo 10 12 15 20 M

3
Plan de Reorganización Hecho Abril 1 Mar. 30 Mar. 1
AREA DE ÉXITO #3: VIABILIDAD FINANCIERA A LARGO PLAZO
Incremento en el valor
−0.5 5 10 15 M
agregado ($ Mil)
% crecimiento en la base de
1 1 3 5 M
clientes
% crecimiento en activos
4.2 4.0 6.0 8.0 M
producidos
AREA DE ÉXITO #4: VIABILIDAD DEL MERCADO A LARGO PLAZO
% obsolescencia del producto 45 50 30 10 −
Hacer alianzas externas de
Planeac. Septiembre 1 Agosto 1 Julio 1
comercialización

En este informe cada área de éxito esta basado en los distintos puntos de vista según las relaciones del
individuo. La primera columna representa los factores clave de éxito en cada área, la segunda el status actual
de la compañía. Las 3 siguientes columnas son metas que se explican así:

Meta mínima: esta es la mínima requerida para ser aceptable.

Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se va en buen camino y es
un éxito el método utilizado en dicho proyecto.

Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguirá impulsando a tener un mejor desempeño.

Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinión con respecto al desempeño actual de los proyectos en el
informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso (nótese que en esta primera plantilla no hay
ninguna B).

Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer que sus colaboradores
aplicaran la administración en una pagina también.

Culmino la cita del Infoman y Scott.

Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la administración de una pagina.
Se le ocurrió que en producción, así que cito a Tom Brown, el director de producción.

Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, decía que debían darle prioridad a otras
cosas. Luego fue su esposa quien lo convenció.

Así sigue este segundo capitulo relatándonos todo el proceso de cómo Brown junto a su equipo elaboran sus
Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban contentos con la idea de la administración de
una página. Después se hace una reunión entre Brown, el Infoman y Scott.

En esta reunión el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El informe de retroalimentación.
Esta consistía en dividir en dos una hoja y poner en la parte de arriba lo que el Infoman llamaba puntos
positivos y abajo los negativos.

Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que hasta el momento
hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que no llegaban a la meta mínima y
ponerlos abajo. De esta manera nos manteníamos al tanto de lo que estaba excelente y debíamos celebrar, y lo

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que debíamos prestarle más atención y creatividad.

Aquí termino la reunión y quedaron en que iban a implementar en la compañía el sistema.

Durante los siguientes 3 meses Scott y Brown se implantaron la administración en una pagina, el problema de
que habían muchos subordinados se resolvió siguiendo 2 métodos que el Infoman les enseño. El primero era
que ellos hicieran los informes de enfoque para sus colaboradores y el segundo era que los colaboradores
mismos lo hicieran personalmente. Luego se pusieron de acuerdo entre las metas implantadas por ellos y las
de los colaboradores mismos que resultaron ser muy similares para el futuro de la compañía.

Xcorp había adoptado la administración en una página de una manera exitosa y luego de pasados 3 meses
Scott recibió la llamada del Infoman, a quien puso al corriente de cómo iban las cosas. Este estaba complacido
y decidió acordar la próxima cita con Brian Scott. Esta seria para el próximo jueves.

ANALISIS

En el segundo capitulo nos introducen mas dentro del personaje de Tom Brown, y su relación con Scott con
respecto a la idea de la administración de una pagina. El fin de esto es comprender el papel del administrador
al querer expandir la idea y darnos datos clave de cómo hacerlo.

Primero que nada el capitulo nos indica como crear el primero de los tres informes de una página, el informe
de enfoque. Este consiste en la información que recopilamos en el capitulo uno, los factores y áreas clave del
éxito.

Consiste en algunos pocos pasos, primero rescribimos nuestras áreas de éxito con sus respectivos factores
claves. Alado de los factores clave pondremos 5 columnas, cada columna tiene si fin especifico.

En la primera columna ira escrito el Status o estado actual de cada factor clave en la empresa en relación al
área de éxito a alcanzar.

En las siguientes 3 columnas se establecerán las metas. No una, sino 3. La primera vendría siendo la meta
mínima, este es el punto mínimo aceptable que debe alcanzar el status del factor clave, si se llegase a bajar de
ahí entonces hay que prestarle atención a dicho punto. La segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la
meta a la que debemos llegar para satisfacer el factor clave y poder alcanzar las distintas áreas de éxito. La
tercera es la meta de meta sobresaliente, este es el nivel que, luego de alcanzar el satisfactorio, vamos a
trabajar para alcanzar.

Por ultimo en la quinta columna vamos a colocar una letra o un guión. Las letras son B y M. la B la
pondremos cuando el desarrollo de los factores clave vaya avanzando a un buen ritmo, y la M cuando no lo
este haciendo. El guión lo pondremos cuando simplemente es aceptable pero no esta ni bien, ni mal.

Después de crear el primero de los 3 informes de una página es útil comenzar a expandir dentro de la empresa
la idea de la administración de una página. Así se ganara tiempo y los siguientes pasos se harán mas sencillos
ya que tendremos grupos para crearlos.

Después de esto vamos a crear el segundo informe de una pagina, este es el informe de retroalimentación, este
hace el papel de informarnos a nosotros mismos a que puntos debemos dar prioridad y que puntos deben
darnos regocijo. En si este es un perfil personal de nuestro trabajo y nuestro medidor de tareas.

Consiste en dividir una hoja a la mitad. En la parte de arriba pondremos los puntos positivos de los factores
clave de éxito. En esta se incluirán exclusivamente los factores clave que dentro de las 3 metas en el informe
anterior haya alcanzado o rebasado la segunda meta, la meta satisfactoria. En la parte de abajo entonces

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pondremos los puntos negativos, aquí se incorporan los factores clave de éxito que no han llegado a alcanzar
dentro de las 3 metas la primera de ellas, la meta mínima. Todos los factores clave que están en el medio de la
primera y segunda meta son simplemente aceptables y no tienen la necesidad de aparecer en un informe por
ahora. Los informes de retroalimentación deben hacerse en lapsos de tiempo, ya sean semanales, mensuales o
la elección que tome la empresa en si.

Al terminar este segundo paso, también lo expandiremos por la empresa y de esta manera cada ejecutivo y
colaborador llevara un control de sus tareas y labores más certero.

Tercera Parte

LA CONCATENACION DE LOS INFORMES DE UNA PÁGINA

Era jueves en la mañana y Scott pensaba en como había dado un giro drástico el sistema de administración en
una pagina a la compañía. Pronto apareció el Infoman.

Scott le contó una historia de una colaboradora de varios niveles debajo de el. Su nombre era Lucy Lake. Ella
se encargaba de control de calidad, y gracias a los informes de retroalimentación su área mejoro muchísimo.
Se convirtió en el área de mejor calidad con respecto a productos que los clientes devolvían. Era un área
ejemplo.

Pronto Lucy (que era subordinada de Brown) fue ascendida. Aplico también la administración de una página a
su vida personal, perdiendo peso considerablemente.

El Infoman se sentía complacido al escuchar la historia. Y luego le pregunto a Scott que como la había
escuchado el. Brian Scott entonces le dijo que era un tema que se comento en una reunión en algún momento.
Infoman entonces propuso que era posible enterarse de todas las grandes mejoras en los trabajos de cualquier
colaborador de la compañía mediante el 3er informe de una página, el informe de administración.

Luego de venderle la idea a Scott y discutirla termino por mostrarle el esquema, que lucia así:

TERCER INFORME DE UNA PAGINA:

INFORME DE ADMINISTRACION
Personas que dependen indirectamente de usted
Colaboradores directos un nivel por debajo
varios niveles por debajo
Zona 1: Positiva Zona 2: Positiva

Rasgos notables del rendimiento excelente de Rasgos notables y de buen rendimiento de

personas varios niveles por debajo. colaboradores directos.
Zona 3: Negativa Zona 4: Negativa

Rasgos notables de problemas crónicos de Rasgos notables y problemas de rendimiento de

rendimiento varios niveles por debajo. colaboradores directos

Luego de mostrarle esto a Scott, el Infoman concluyo en que ya no lo necesitaban ahí.

Brian Scott se sintió triste al escuchar esto y en cierta forma un tanto inseguro. Entonces pregunto al Infoman
que hacer si tuviesen problemas en el futuro con este sistema y el no estuviese. Infoman respondió que el
entonces se pondría en contacto nuevamente con ellos. Luego le deseo buena suerte a Scott en su viaje al éxito
y se despidió de el.

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ANALISIS:

Con esta tercera parte concluiremos el proceso de recopilar toda la información en los 3 informes de una
página de la administración en una página.

Luego de estar acostumbrado a los informes de retroalimentación personales existe un punto más que arreglar
y tomar en cuenta. Estos son solo para nuestro propio control, pero también hay que mantener a la empresa
informada de todo lo que pasa en ella, aquí es donde entra en juego el tercer informe de una página, el informe
de administración.

Este informe consiste en una hoja dividida en 4 zonas con sus propios fines comunicativos. Estos informes
administrativos van a variar con respecto a los niveles de subordinación directa de la empresa, así cuando un
tema sea de mucha importancia o necesite atención se ira incluyendo en los informes administrativos de los
niveles superiores, dependiendo de su estado y que tanta atención necesiten puede subir mas niveles.

Las cuatro zonas van divididas así:

Los 2 recuadros de arriba son factores claves de éxito positivos mientras que los 2 recuadros de abajo son
negativos (igual que en el informe de retroalimentación). Y los 2 recuadros de la izquierda vienen siendo
factores claves de colaboradores que estén varios niveles bajo nosotros y los de la derecha los de nuestros
colaboradores directos.

Por tanto a la derecha serán informes de retroalimentación cotidianos que por lo general nos conciernen día a
día. Los de la izquierda se utilizan cuando algo se debe comunicar a los niveles superiores y toma urgencia
dicho factor clave (o algo positivo que debe ser recompensado). En fin el informe de administración vendría
siendo un informe de retroalimentación general e informativo para la empresa. Para mayor entendimiento de
este vease el ejemplo de la lectura (incluido en este resumen).

Cuarta Parte

EL PODER DE LA ADMINISTRACION DE UNA PÁGINA

El estilo de administración de una página se había vuelto el estilo adquirido por Xcorp.

Habían pasado 6 meses desde que la compañía inquirió esta forma de administración y Brian Scott se
encontraba en su oficina revisando su informe de administración.

Por primera vez apareció algo en la esquina superior izquierda del mismo. Era el nombre de un colaborador de
la fábrica de alambres de Kansas de Xcorp, Arnold Turner. Siendo Scott la punta en la escala de Xcorp en
esos momentos era obvio que llegar a su informe administrativo era toda una odisea. Brian Scott decidió
felicitar personalmente a Arnold Turner. Mando a su secretaria a que arreglara una cita. Unos días después
Turner estaba viajando a la casa matriz de Xcorp. Llego a su cita con Scott y se conocieron. Entonces Turner
le explico todo lo que había hecho a partir de la administración de una pagina, el había ahorrado millones a la
compañía bajando los porcentajes de desperdicio.

Hablaron por horas, Turner se había vuelto un campeón en la administración de una página y crecido mucho
como ejecutivo y como persona. Scott lo invito a un Cocktail esa noche y luego le puso a su disposición una
limosina para que lo llevara al aeropuerto para ir de vuelta a Kansas.

Poco después de aquella reunión se cumplió el segundo aniversario de la llegada de Scott a Xcorp. Había
alcanzado sus metas y las había rebasado. En aquel momento quiso agradecerle al Infoman. Medito lo que el
hubiese querido este en pago por aquel excito de la compañía Comparta con otros la administración de una

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pagina.

ANALISIS:

Esta cuarta parte de la lectura más que nada trata de hacernos ver lo positivo que fue usar este sistema para
una compañía grande como la ficticia Xcorp. Deja de tomar un poco la enseñanza y se enfoca en terminar la
trama ficticia creada por los autores. Lo único que creo que vale la pena destacar que tomamos de este
capitulo, es el significado que el personaje Arnold Turner le da a la administración en una página. El texto iba
así.

¿Cómo hizo usted para convertirse en un funcionario tan excelente? −le pregunto Scott.

−Se lo debo al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar a la gente en la
solución de problemas. −Respondió Turner.

Punto Final

CONCLUSION

La administración en una página es un sistema sencillo y poderoso de manejo de información que permite
organizar mejor a cualquier compañía. Es un filtro de información muy útil que a nuestros ojos debería ser
adoptado por todas las compañías a nivel mundial. Es interesante la forma como Khadem y Lorber usan un
formato distinto a los convencionales en libros de administración y logra atraer la atención de personas que
nunca se han entendido con esta.

Es un buen libro y una guía practica para el administrador actual.