BOLETINES DE PROCEDIMIENTO ➢ Boletines de procedimientos Ceja (1997) expresa que el boletín de procedimientos, es el documento que contiene la descripción de las

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de más o menos de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades. (Pág. 125). Valencia (2002) explica que los boletines de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa. (Pág. 247). Haroldo Herrera (2008) define los boletines de procedimientos, como documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Estos boletines de procedimientos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Para Franklin (1999) los boletines de procedimientos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, entre otros), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Sin embargo, Ponce (2004) opina que un boletín de procedimiento es de uso empírico, variable y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc.; en lo que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano de la empresa”. Mientras Kellog aludiendo a lo dicho anteriormente por Ponce (2004) y Franklin (1999), señala que los boletines de procedimientos “presentan sistemas y técnicas específicas. Señalando el proceso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”. Un boletín es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas. Los boletines de procedimientos son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos boletines pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada. ➢ ¿Qué debe contener un boletín de procedimiento? Ceja (2002) cita que estos documentos registran y transmiten, sin distorsiones, la información básica requerida referente al funcionamiento de las unidades administrativas; además, facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones. Los manuales e instructivos de procedimientos permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los

además de otras ventajas adicionales. objeto. un boletín de procedimiento debe contener: Identificación Este documento incorpora la siguiente información: ✔ Logotipo de la organización. área de aplicación e importancia de su revisión o actualización. Puede incluir un mensaje la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual. su contenido. ✔ Denominación y extensión (general o específico). Índice o contenido Relación de los capítulos que forman parte del documento. Área de aplicación o alcance de los procedimientos Esferas de acción que cubre los procedimientos. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal. ✔ Unidades responsables de elaboración. ✔ Lugar y fecha de elaboración. revisión y/o autorización. el numero de la forma. por último. reducir los costos al aumentar la eficiencia general.empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente. Responsables . Objetivo (s) de los procedimientos Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. ✔ Clave de la forma. De responder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Prologo y/o introducción Exposición sobre el documento. las siglas de la organización. ✔ Numero de revisión (en su caso). En primer término. Para Franklin (1999). ✔ Nombre oficial de la organización. en segundo lugar de las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y.

Conceptos Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento. en forma narrativa y secuencial. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso debe hacerse referencia específica de estas. con qué. aun en los casos de varias opciones en una misma operación. por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado. señalando los responsables de llevarlas a cabo. Políticas o normas de operación En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acciones que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de la responsabilidad procedimientos. de las distintas instancias que participan en los Procedimiento (descripción de las operaciones) Presentación por escrito. Cuando la descripción del procedimiento general. donde.Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. cuando. y por lo mismo comprende varias áreas. las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. de cada una de las operaciones que se realizan en procedimientos. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación. . Formularios o impresos Formas impresas que se utilizan en un procedimiento. Si se trata de una descripción detallada dentro de la unidad administrativa. tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. debe notarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. como. explicando en qué consiste. las cuales. y cuanto tiempo se hacen. para hacer más accesible al usuario la consulta manual.

o los puestos que intervienen (procedimiento detallado). Además. Diagrama de flujo Representación grafica de la sucesión en la que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales. lo que facilita su comprensión. 160). Para este efecto. brindan una descripción clara de las operaciones. suelen hacer mención del.empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados. en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general). (Pág. Glosario de términos Lista de conceptos de carácter técnico relacionado con el contenido y técnicas de elaboración de los boletines de procedimientos. Ceja (2002) expresa que el contenido de los instructivos de procedimientos se conformara por la siguiente información: ✔ Portada de identificación ✔ Índice ✔ Introducción ✔ Base Legal ✔ Objetivo del instructivo ✔ Políticas y/o normas de operación ✔ Descripción narrativa del procedimiento ✔ Diagrama de flujo del procedimiento ✔ Formularios y/o impresos ✔ Información general ✔ Glosario de términos ✔ Índice temático. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. equipo o recursos utilizados en cada caso. (Pág. . que sirven de apoyo para su uso o consulta. en cada operación descrita. 140). Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual.

Además. Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual. pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado. Ceja (1997) expresa que el Flujograma expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general). los boletines de procedimientos son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración. suelen hacer mención del equipo de recursos utilizados en cada caso. Para este efecto. (Pág. Sirve para descubrir y eliminar ineficiencias. lo que facilita su comprensión. estableciendo su secuencia cronológica. o los puestos que intervienen (procedimiento detallado). ➢ Flujograma de procedimientos Valencia (2002) expresa que los diagramas de flujo representan en forma simbólica o pictórica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales. brindan una descripción clara de las operaciones. y para tal objeto a través de los símbolos clasifica las acciones que tienen lugar durante un proceso determinado. fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución. en cada operación descrita. Franklin (1999) opina que es una representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas materiales. 218). 219). (Pág. ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de la unidades administrativas que conforman a la empresa. . es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados. (Pág.➢ Importancia de los boletines de procedimientos Para Herrera (2008). 163).

etc. como su nombre lo indica. Según Rondón (1995) los Flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición. el itinerario de las personas. puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones. bien distribuida en las personas. Se usa el término de Flujograma para designar cualquier representación grafica de un procedimiento o parte de este. las formas. El Flujograma de procedimientos. En la actualidad los Flujograma son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistema. conocidos también como diagramas de flujo. (Pág. ✔ Da las bases para escribir un informe claro y lógico. Los Flujograma de procedimientos. ✔ Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operara el nuevo procedimiento. análisis y solución del problema. formulación. la distancia recorrida.Según su formato o su propósito. representa el flujo de información de un procedimiento. Según Chiavenato (1993). satisfacen tres funciones: ✔ Permiten al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. ➢ Importancia de Flujogramas de procedimientos Según Ceja (1997). 100). representa el flujo de información de un procedimiento. sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. son importantes los Flujogramas en toda organización y departamento. el Flujograma de procedimiento o diagrama de flujo. como su nombre lo indica. es importante ya que ayuda a designar cualquier representación grafica de un procedimiento o parte de este. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos . el tiempo empleado. o sea. ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada.

con otra parte lejana . Representa una parte de una del flujo conexión o enlace de diagrama del mismo. inicio Indica de el un Conector. ➢ Simbología de fujogramas de procedimientos Ceja (1997). Conector de página. 98). Símbolos De La Norma ANSI Para Elaborar Diagramas De Flujo SIMBOLO REPRESENTA Terminal. Representa una parte de una del flujo conexión o enlace de diagrama del mismo. del flujo. además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.incluidas. le ayudara a analizas esas etapas. (Pág. conteniendo el nombre de este o el nombre de la unidad administrativa donde se da el inicio. Disparador. con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. Simbología de la Norma ANSI para elaborar diagrama de flujo. Indica puede el ser SIMBOLO REPRESENTA inicio o la terminación acción o lugar. con otra parte lejana procedimiento.

Representa una o una operación en que utiliza perforadora verificadora de tarjeta Documento. Representa entre. Representa la realización de una operación relativas o actividad a un línea de unión. Archivo. salga se del * Tarjeta tipo utilice perforadora. Decisión o alternativa. Nota forma más aclaratoria. parte bien que a o es se No del un le una * Cinta tipo utilice magnética. de en cinta el tipo de documento que procedimiento.Dirección de flujo o Operación. Representa cualquier tipo utilice perforadora que se procedimiento. genere se o cualquier utilice. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos. se con procedimiento. * Operación teclado. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. de en tarjeta el Representa cualquier perforadora que se procedimiento. * Cinta perforadora. de que en cinta se el diagrama de flujo sino elemento adiciona operación Representa cualquier magnética actividad para dar una explicación procedimiento . Representa un archivo común y corriente de oficina.

u a una en línea. Anotación.a ella. como la mención de que la información ya ha sido procesada. en para Representa el uso de dispositivo información de un lugar a otro mediante líneas telefónicas. Principio y/o terminación del diagrama. ya sea en el valor. Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada). etc. o ambos casos. . Actividad u operación. de radio. forma o disposición de la información. Nota: Los símbolos marcados con * son utilizados en combinación con el resto cuando se está elaborando un diagrama de flujo en un procedimiento en el cual interviene algún equipo de procesamiento electrónico. telegráficas. Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio. aclaración. * Teclado Línea de comunicación. Representa transmisión la de un línea proporcionar información computadora electrónica obtenerla de ella. Simbología para diagramas de flujo o Flujogramas.

0 Destrucción. 112). siempre y cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar. Este símbolo se utiliza cuando en flujo del proceso o sistemas interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado. un listado. notas exploratorias. un control. (excluidas las tarjeta perforada y la cinta magnética).Siempre que se quiera hacer algún comentario al margen. Este símbolo se utilizara cuando se desee representar un documento cualquiera. estas deberán representarse dentro del diagrama y numerarse con cero original: uno para la primera copia y asi sucesivamente. Puede ser una forma. . Transferencia. etc. ejemplo: (Pág. una ficha. aclaraciones. Siempre que un documento tenga varias copias. etc.. Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información es conveniente aclarar siempre que documento se está destruyendo.. ---------------Conector. se trazara indistintamente una línea punteada que vaya desde la nota aclaratoria hasta el símbolo en que se requiere esa nota.

SI NO Dirección ( ). según sea su flujo. o para indicar principios de alternativas.Alternativa. . 113). ejemplo: (Pág. Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes. Actividad fuera del ámbito de investigación. Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos.

o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistema muy parecidos o similares. que nada mas varia en su inicio o en su final). (Pág.Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que se realizan en otro lugar. por ejemplo: SIMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO . 114). cuando se recibe información de varias fuentes y se condesa en una sola. Canalización Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes.

Simples Símbolo Representa Combinados Símbolo Representa .

.

.

Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. Al igual que vimos en los organigramasen los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. . horas ("O") o minutos (´).993: Se rige por una serie de símbolos. rectas y angulares. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente. f. a. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.Según Chiavenato. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. temporalmente o retenido por algunos días ("D"). Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. c. secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. d. Año 1. g. normas y pautas convencionales las cuales son: El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos. h. dotadas de flechas en sus extremos terminales. Idalberto. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida. b. e. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato.

Según Gómez Cejas. k. j. l. g. Representar las formas o documentos. 5. El movimiento se presenta por una sola línea. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. Número de personas o puestos involucrados. 1. 4. de arriba hacia abajo. y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes. conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. . se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo. que van unidos. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. Cuando se transportan dos o más papeles. d. pero no unidos. Cada vez que se crea una forma. m.Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja. el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados.997: Convención para trazar los diagramas: a. Se coloca un número en la esquina superior derecha. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: b. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. 3. Nombre de la persona que preparó el diagrama. c. Nombre del proceso. f. 2. e. es h. i. Guillermo. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. Número de pasos. Para el original siempre se colocará el número uno. indicando los puntos iniciales y finales. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. i. ya sea con grapa o broche o en sobre. Cuando se muevan juntos. pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. Sin embargo como lo principal es la claridad. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. Año 1.

o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos. empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Gibbs Meyers citado por Valencia (2002) Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. o. las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. b. Presentación de las formas en el diagrama: Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. debe hacerse referencia específica de éstas. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. a. Formularios Franklin (1999) Formas impresas que se utilizan en un procedimiento. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso. indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. . se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa De oficina. d. Tipos y partes de formularios Valencia (2002) indica que Las formularios pueden clasificarse en: Generales. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. c. la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. Las formas con copias deben representarse como sigue. mediante la escritura del verbo que identifica la acción.Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. f. Toda forma debe demostrar cual fue su origen. e. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. n. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon. Valencia (2002) cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.

Según Valencia (2002) expresa que las partes del formulario son: 1.De interoficina. 3. 4. Debe ayudar a reducir la tendencia al error. generalmente consiste en el que está hablando. Se originan en una oficina y pasan a otra. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma 2. a quién está hablando y . Debe proporcionar la manera mas fácil de anotar y usar los datos en el contenido. Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo. sus copias o todos los juegos. Para rayado horizontal y vertical Introduccion: es la información que prepara la acción inmediata que se va a tomar. bien sean sus originales.

Reducir la tendencia al error. de preferencia en la parte superior. Por ejemplo. CUERPO. el contraste entre los datos estadísticos y los variables. no puede ser determinada por la evaluación de los datos estadísticos y los variables separadamente. son que debe ser medida por los valores relativos a esos dos tipos de datos. y otras condiciones que dirigen la acción que va a tener lugar en el cuerpo del formulario. Hay tres factores que interviene en la eficiencia de los datos variables: – Visibilidad de datos: es el grado el cual una cosa puede ser perceptible por los ojos. – .. Al mismo tiempo no debe existir nada que sobre. unos que representen el cuerpo y otros que representen la conclusión de la forma. el tipo de imprenta. el tamaño de cada línea. -Las líneas verticales y horizontales son excelentes ayudas visuales para agrupar las columnas. se debe omitir el nombre de la empresa. Clara asociación entre el titulo y el dato que se va a llenar. Auque no todas las formas contienen estas cinco partes.. – Legibilidad: es el grado hasta el cual una cosa puede ser leida. Está directamente relacionada con el diseño y la impresión porque juegan un papel importante los colores usados.representa la parte principal de la forma y constituye precisamente la acción que tiene lugar después de la introducción.consiste principalmente en espacios para firmas o aprobación u otro dato concluyente que le da validez formal. – Fatiga visual: es el grado en el cual los musculos visuales se fatigan al realizar el trabajo de leer. La eficiencia de una forma. En cuanto a formas internas. -CONCLUSIÓN. lo común es que al menos haya cierto grupo de datos de carácter introductorio. En general debe haber continuidad y lógica. particularmente la cantidad que de ella se puede leer en un periodo de tiempo. no tiene que existir espacio que mide entre los bloques para chequeo y el itulo que le corresponde. Para contribuir a disminuir la tendencia al error: -Los datos deben cubrir toda la información necesitada. entonces. Las formas externas deben llevar el nombre de la empresa y su dirección. las distancias entre las líneas. excepto aquellas que pueden servir de prueba en un juicio.cuándo.

Un control de formas. Existen cinco maneras fundametales de lograr economía en costos. Este requisito es muy importante ya que representa el costo de un formato y este debe ser de tal manera que no restrinja la eficacia del trabajo. – Elegir el tipo y tamaño correcto de papel. – Seleccionar el proceso de reproducción o impresión ordenado. – . duplicado. tanto de papel como de impresión: Tratar de combinar todo lo que haga el mismo trabajo. triplicado. etc. Supone un trabajo para el impresor como si fueran formas distintas. Comúnmente el hecho de que las copias tengan impreso respectivamente: original. por lo que tiene que cobrar mas por su trabajo.Ser económico en impresión y papel. Para ello es preciso obtener información con las caracterustucas de los equipos de reproducción y de impresión con especialistas. – Seleccionar el tipo de imprenta mas adecuado para el uso que tendrá el formulario. – Eliminar la impresión del numero de copias.