Academia de Studii Economice Facultatea de Management – Administratie publica

Eseu
Subsistemul informatic – parte a sistemului informational in administratia publica

Student: Victor Marian Dumitrache Seria A – gr 220

Bucuresti 2010

Cuprins

Tema lucrarii………………………………………………………………………………..3 Prezentarea si explicarea a doua puncte de vedere ale unor autori straini de specialitate.....3 Identificarea si explicarea contributiilor si limitelor abordarilor prezentate.........................6 Prezentarea si explicarea opiniei studentului referitoare la tema aleasa...............................8 Recomandari pentru dezvoltarea stiintei managementului..................................................10 Bibliografie..........................................................................................................................12

Tema lucrarii
Subsistemul informatic – parte a sistemului informational – in administratia publica

2

Prezentarea si explicarea a cel putin doua puncte de vedere ale unor autori straini de specialitate
Perspectiva asupra careia ma voi opri mai intai apartine lui Helen Margetts si lui Leslie Willcocks, aceasta regasindu-se sub forma unui articol stiintific in lucrarea lui John Bourn – “Public sector management”, aparuta in anul 1995. Introducerea IT-ului in organizatiile publice este un proces care presupune costuri ascunse si un grad foarte mare de risc. In analiza, proiectarea si construirea de sisteme informatice, din punct de vedere al abordarii si practicii manageriale, problema riscurilor pe care inroducerea IT-ului in organizatiile publice este marginalizata. Riscurile sunt legate de insasi functionarea acestor sisteme, securitatea lor, de nevoia de back-up in cazul erorilor tehnice, de protectia datelor etc. Mai mult de atat, procesul de proiectare si introducere a unor baze de date si retele de computere la scara larga in organizatii aduce noi pericole de care majoritatea responsabililor nu sunt constineti. Acest lucru este cu atat mai puternic cu cat majoritatea nu sunt familiarizati sau chiar le este teama de tehnologie in sine. Pe langa aceste aspecte, managementul defectuos al sistemelor informationale din organizatiile sectorului public de la acea vreme era inrautatit de introducerea acestor noi riscuri – sistemele informatice. In opinia autoarelor, o multime de elemente care distingeau sectorul public de cel privat l-au impins pe cel dintai la adoptarea sistemelor informatice. Acest elemente includ : proiectele la scara larga (nationala, regionala etc.) separarea policy – makingului de administratie inclicatia catre tehnologii care nu si-au dovedit inca fiabilitatea luarea decziilor nu este interactiva (nu exista un feedback din partea clientilor) Autoarele sustin de asemenea ca toate initiativele noului management public care au la baza sustinerea IT-ului (si majoritatea o au) prezinta din start un risc mare. Autoarele prezinta si un exemplu in care proiectele desfasurate strict pe o infrastructura tehnologizata duc la situatii de nedorit. Acest exemplu face referire la situatia din 1989 a FCO(Foreign and Commonwealth Office), an in care hard disck-ul computerului pe care rula un soft ce realiza contabilitate la nivel national pur si simplu s-a stricat. Datele a 8 ani de inregistrari au fost pierdute, iar reconstituirea lor partiala a

3

durat cativa ani in care au fost cheltuite o multime de resurse. Prin acest exemplu autoarele au aratat si faptul ca managerii publici de nivel superior au ignort riscurile pe care sistemele informatice le presupun, lasandu-se exclusiv pe mana expertilor tehnici, neluandu-si nicio masura de protectie impotriva eventualelor disfunctii alte tehnicii, fapt ce demota, tot in viziunea autoarelor, o lipsa de responsabilitate a managerilor publici fata de administrarea componentei informatice a sistemului informational. Exista putine dovezi care sa sustina faptul ca FCO sau alte organizatii publice investesc in investigarea distrugerilor sistemelor informatice sau in noi modalitati de recuperare a datelor sau sistemelor de calcul, asa cum o face sectorul privat (in special bancile si alte organizatii mari din sectorul privat) atunci cand este vorba de implementarea cu increderea unor sisteme si retele informatice la scara larga. In final, facand referire la megatendintele identificate de Hood in evolutia administratiei publice, printre care se numara internationalizarea si automaizarea administratiei publice si dezvoltarea noului management public, autoarele afirma ca aceste megatendinte sunt, in principal, determinate de aparitia si dezvoltarea continua a subsistemului informatic, in calitatea sa de subsistem al sistemului informational.

Cea de-a doua perspectiva asupra careia ma voi opri apartine lui Hal G. Rainey, perspectiva prezentata in lucrarea sa “Understanding & managing public organizations” din 2003. Acesta incepe prin a marturisi ca subiectul cu dezvoltarea cea mai rapida din domeniul tehnic din ultimii ani il reprezinta IT-ul, fapt ce nu permite oricui sa se mentina mereu la curent cu toate noutatile si sa mai si elaboreze interpretari conclusive cu privire la efectele IT-ului asupra organizatiilor. Avand in vedere acest aspect, perspectiva autorului este construita pe baza mai multor studii efectuate de alti cercetatori incepand cu 1990. Bretschnider(1990) a aratat ca datorita faptului ca, fiind puse in situatia de a lucra cu o cantitate mare de date si informatii, organizatiile publice sunt mult mai bine informatizate decat firmele si au siteme informationale mult mai complexe decat acestea. Chiar si asa, el a descoperit ca managerii publici raporteaza mai mari intarzieri in procurarea echipamentelor de calcul decat cei din sectorul privat, asta datorita birocratiei si contabilitatii cerute in sectorul public.

4

Organizatiile

din

sectorul

public

au

raportat

ca

detin

mai

multe

microcomputere/salariat decat firmele private, acestui fapt standu-i la baza tot cantitatea mare de informatii cu care trebuie sa lucreze un functionar public in exercitarea sarcinilor sale. Acest lucru tinde sa contrazica ideea ca sectorul public ramane in urma celui privat in adoptarea si utilizarea IT-ului. Printr-un studiu comparativ realizat de Rocheleau si Wu in 2002 intre managerii de sisteme informationale din sectorul public si cei din sectorul privat, s-a aratat ca, cotatiile acordate IT-ului si trainingurilor pe IT de catre managerii din sectorul public au fost mai mari decat ale celor din sectorul privat. Preocuparea pentru investitiile in sistemele informatice a managerilor din sectorul public se motiveaza prin faptul ca prin acestea se reuseste o scadere a costurilor, banii putand fi astfel redirectionari catre alte sectoare. Managerii au raportat ca implementarea IT-ului are doar un mic impact asupra cresterii nivelurilor de management sau asupra numarului de decideni. In schimb, s-a inregistrat o crestere a performantelor, masurata prin usurinta cu care se comunica si prin imbunatatirea prin mijloace tehnice a luarii deciziilor. Tehnologiile bazate pe internet sunt si ele din ce in ce mai tolerate si acceptate, atat de organizatiile publice cat si de stakeholderii lor, ele facilitand dezvoltarea de ambele parti. Chiar daca aceste tehnologii se dezvolta, cu toate ca pentru organizatiile publice ele inseamna o crestere a deschiderii fata de stakeholderii externi, avantajul lor este acela ca diminueaza cu mult birocratia. Cu toate ca aceste studii arata atat fata imbucuratoare cat si pe cea mai putin imbucuratoare a adoptarii IT-ului in organizatiile publice, ele ofera o imagine realista asupra subiectului. Organizarea si managementul oricaror noi inititive si in special a celor legate de tehica, cum ar fi proiectele bazate pe IT, implica provocari majore pentru lideri si manageri.

Identificarea si explicarea contributiilor si limitelor abordarilor prezentate

5

Analiza celor doua perspective, dupa parerea mea, trebuie facuta prin comparatie, acest tip de analiza scotand in evidenta limitele si contributiile fiecareia. Inca de la inceput se poate vedea ca abordarea lui Raynei este mult mai flexibila decat a celor doua autoare, acesta recunoscand ca domeniul tehnic, si in special IT-ul, este unul mult prea dinamic pentru a-l putea cuprinde si pentru a putea trage concluzii si a formula critici. Autoarele, insa, pe baza unor exemple in care implementarea IT-ului a dus la mari pierderi, incearca sa scoata in evidenta partile negative ale acestuia. Bineinteles, subsistemul informatic reprezenta un element de noutate in cadrul organizatiilor, astfel nici managerii, nici expertii tehnici si nici cei care utilizau acele sisteme nu stiau exact la ce sa se astepte. Autoarele incearca sa acuze managerii de nivel superior de lipsa de responsabilitate in adoptarea si implementarea sistemelor informatice. Nu poate fi vorba de lipsa de responsabilitate, atata timp cat, asa cum spun si autoarele, sistemele informationale din organizatiile publice erau in declin datorita cantitatii mari de informatii cu care trebuia sa se lucreze, iar unica solutie era informatizarea. Daca aceasta s-a realizat cu mici dificultati la inceput, cu asumarea unor riscuri destul de mari si cu costuri ascunse, pentru ca era vorba, totusi, de un domeniu nou, acest lucru nu inseamna ca sistemele si utilizarea lui nu putea fi imbunatatita. Din acest punct de vedere, abordarea celor doua autoare mi se pare inflexibila si chiar impotriva progresului. Ceea ce consider realist in abordarea celor doua autoare este afirmatia potrivit careia tehnologiile moderne, si in special IT-ul, nu le erau familiare angajatilor din sectorul public, iar unii chair se temeau de ele. Poate, mai degraba, lipsa de experienta si scepticismul cu care aceste tehnologii au fost privite le-a si ingreunat implementarea la inceput. Raynei afirma, insa, ca managerii din sectorul public pun mult mai mult accent pe IT si pe trainingurile pe IT decat o fac cei din sectorul public. Acest lucru se intampla, in primul rand, pentru ca necesitatea IT-ului in sectorul public, asa cum spune Raynei, este mult mai mare parte a sectorului privat, unde nu se lucreaza cu cantitati asa de mari de date si informatii. Asa cum putem vedea la Raynei, managerii publici si-au dovedit responsabilitatea fata de problema IT-ului, pe de o parte, prin achizitionarea celor mai moderne infrastructuri de calcul si telecomunicatii si a celor mai noi softuri, iar pe de alta parte prin instruirea personalului in vederea utilizarii noilor tehnologii, lucru care s-a intamplat si in sectorul privat, dar la o scara mai mica. Autoarele incheie, totusi, intr-o nota optimista, afirmand ca megatendintele care se conturau la vreme aceea in administratia publica, pe de o parte, se datorau dezvoltarii 6

subsistemelor informatice, iar pe de alta parte, tocmai aceste megatendinte in administratie creau megatendinte si in dezvoltarea subsistemelor informatice, subliniind astfel legatura dintre administratia publica si IT. Pentru ca abordarea lui Raynei este una mai recenta, acesta face referiri si la alte aspecte ale introduerii IT-ului. Printre aceste se numara tehnologiile bazate pe internet si informatizarea luarii deciziilor. Tehnologiile bazate pe internet, asa cum arata si autorul, au redus birocratia si au eficientizat multe din procesele ce au loc in administratia publica. Crearea de web siteuri pentru institutiile publice a marit gradul de trasparenta, multe dintre informatiile pe care institutiile publice sunt obligate sa le puna la dispozitia cetatenilor prin intermediul legii trasparentei in administratia publica si a liberului acces la informatiil de natura publica fiind postate site. In raport cu pespectiva autoarelor, referirea lui Raynei la tehnologiile bazate pe internet reprezinta o contributie semnificativa. Legat de informatizarea luarii deciziilor, Raynei pune foarte bine in evidenta beneficiile pe care IT-ul le-a adus proceselor de management care, in cea mai mare parte, in prezent, sunt asistate, si in unele cazuri chiar luate, de softuri special create. Practic, s-a creat o revolutie in management cand sistemele informatice au inceput sa fie folosite in luarea deciziilor. Daca Raynei aminteste la un moemnt dat de reducerile de personal ocazionate de introducerea IT-ului si dezvolatrea subsistemului informatic in administratia publica, cele doua autoare nu fac deloc referire la acest aspect, foarte important dupa parerea mea. Chiar daca pe termen scurt investitia in IT este una destul de mare, aceasta se amortizeaza in scurt timp prin faptul ca necesarul de resurse umane se diminueaza, iar procesele se deruleaza mult mai rapid. Sa nu uitam, totusi, ca intre cele doua abordari este o diferenta de aproximativ 10 ani, timp in care cel mai dinamic(inca) subiect din management si tehnica a inregistrat progrese uluitoare.

Prezentarea si explicarea opiniei studentului referitoare la tema aleasa

7

Ultimele decenii ale secolului trecut au fost marcate de o serie de schimbari majore în domeniul tehnicii informationale, conducand la crearea si dezvoltarea unui nou tip de societate, cea informationala. Esenta societatii informationale consta in folosirea integrata, masiva si generalizata a tehnologiilor informatiilor si comunicatiilor in toate domeniile vietii economice si sociale, incluzand administratia publica, productia materiala si artistica, serviciile, petrecerea timpului liber etc. Informatizarea societatii poate fi realizata cu succes numai în conditiile unei infrastructuri informatice bine organizate si eficient dirijate. Sistemul informatic trebuie sa constituie suportul de aplicare si de simplificare a unor reguli si proceduri administrative in scopul asigurarii unui acces larg si nediscriminatoriu al publicului la servicii publice, precum si reducerii tarifelor pentru aceste servicii si a costurilor de operare si personal. In acest sens, tehnologiile bazate pe internet despre a caror expasiune vorbea Raynei, sunt din ce in ce mai des utilizare chiar si in Romania. Avand in vedere ca domeniul IT-ului este atat de dinamic, solutii pentru problemele intampinate s-au gasit foarte repede. In opinia mea, trecerea de la era industriala la cea informationala isi lasa puternic amprenta si asupra administratiei si, intr-un cadru mai larg si asupra intregului sector public, iar esecurile pe care le-a intampinat initial implementarea si adoptarea acestor sisteme in sectorul public reprezinta o problema de management al schimbarii, nu una de management a sistemului informational/informatic, asa cum cele doua autoare considera. In opinia mea, nu numai problemele de ordin tehnic au fost depasite, ci si problemele legate de protectia si securitatea datelor pe care cele doua autoare le considerau foarte importante au fost depaside prin realizarea unor acorduri internationale privind Societatea Informatioanla Globala. In alta ordine de idei, la nivel micro, si nu numai in administratia publica, asa cum arata si Raynei, exista o corelatie directa intre implementarea sistemelor informatice si eficientizarea costurilor. Pentru administratia publica, aceasta inseamna, in primul rand, o eficientizare a utilizarii banilor publici ceea ce determina si o modificare in redistribuirea veniturilor bugetare. Voi incerca prin exemplu ce urmeaza sa imi sustin acest punct de vedere. La nivel national, inlocuirea cate unui functionar public din cele 42 de prefecturi cu cate un calculator pe care sa ruleze un soft care sa realizeze automat activitatile pe care functionarul public le-ar fi realizat ar reduce costurile in felul urmator: salariul lunar unui functionar 1000 lei =>504000 lei pentru cei 42 de functionari/an 8

-

pretul unui calculator 1000 lei => valoarea celor 42 de calculatoare 42000 lei pretul unei licente de soft 1000 lei => valoarea celor 42 de liente 42000 lei scopuri.

 anula s-ar realiza o economie de 420000 lei, bani ce ar putea fi folositi in alte Aceasta estimare a fost facuta considerand ca munca unui functionar este inlocuita de un calculator. In realitate, dupa parerea mea, automatizarea activitatilor permite ca un calculator sa realizeze, prin intermediul mai multor softuri care ar putea rula in paralele, munca mai multor functionari publici, astfel crescand gradul de economisire. Intra-adevar, sistemul birocratic romanesc nu permite pe deplin utilizarea IT-ului in procesele ce au loc in special in administratia publica si, in general, in organizatiile sectorului public. Putem spune chiar ca administratia nu este pregatita din punct de vedere administrativ, managerial, procedural etc. sa absoarda si sa utilizeze tehnologia. Legat de informatizarea procesului decizional la care face referire si Raynei, consider ca acest fenomen este prezent mult mai mult in mediul privat decat in cel public. Intr-o administratie suprapolitizata cum este cea din tara noastra, unde deciziile au la baza ratiuni politice, acest lucru este aproape imposibil. In guvernele tehncrate, insa, dupa parerea mea, informatizarea procesului decizional a avut un impact considerabil in ceea ce priveste cresterea fundamentarii si calitatii deciziilor.

Recomandari pentru dezvoltarea stiintei managementului

9

Plecand de la mottoul meu „Facem compromisuri, dar fara sa ne compromitem” as putea sa spun ca niciun nou pas catre mai mule, mai bine, mai departe nu este lipsit de risc, incertitudine si momente de cumpana. Pe toate acestea trebuie sa ni le asumam in momentul in care ne dorim sa evoluam. Acestea reprezinta compromisul, chiar asumarea lor. Astfel, in situatia limita creata in anii ’80 – ’90 in care sistemele informationale ale organizatiilor din sectorul public nu mai faceau fata cerintelor impuse de lucrul cu cantitati foarte mari de date, singura solutie era chiar implementarea IT-ului. Riscul neimplementarii ar fi fost mai mare in acest caz, ducand intr-un final sistemele informationale clasice catre colaps. La vremea ei, decizia implemenatrii IT-ului a fost un compromis menit sa evite compromiterea. Legat de stiinta managementului, si mai excat de cea a managementului general, pot spune ca o consider destul de bine dezvoltata, structurata si sistematizata. La ea mai pot fi adaugate experiente particulare, concludente pe care postul de manager general ti le poate oferi. Lucrurile se schimba, insa, foarte mult cand vine vorba de specializari sau subdomenii in cadrul managementului general. Acestea sunt impuse de complexitatea tot mai mare a fiecarei functiuni in parte a unei organizatii. Acum, raportandu-ne la aceste subdomenii ale managementului, putem spune ca indiferent de subdomeniul pe care il coduc intr-o organizatie, managerii au nevoie de tot mai multe competente in IT, deoarece acest subsistem al sistemului informational are un rol din ce in ce mai important in desfasurarea proceselor de munca si management. Contextul erei informationale impune fiecarui manager pregatirea continua in domeniul IT-ului si implementarea celor mai noi aplicatii si tehnologii. Cine nu procedeaza asa se compromite, adica piata il lichideaza sau, daca e vorba de sectorul public, nu mai reuseste sa tina pasul cu nevoile cetatenilor. Deja nu mai este responsabilitatea managerilor, asa cum era in anii ’80 – ’90, de a gestiona sistemele informatice, implementarea si utilizarea lor. De acest aspect trebuie sa se ocupe expertii tehnici si firmele specializate. Responsabilitatea(in sens general) managerilor consider ca ar trebui sa fie aceea de a gestiona managementul schimbarii pe care orice schimbate in sistemul informatic il implica in intreaga organizatie, fie ea publica sau privata. In sectorul public este cu atat mai important sa se realizeze bine acest management al schimbarii datorita dimensiunilor administratiei publice si a celorlaltor institutii. In acest mediu economic si social in care traim, flexibilitatea si adaptabilitatea asigura succesul, iar pentru garantarea lor se impune un managament al schimbarii cat mai bun. In acest sens propun ca stiinta 10

managementului sa se dezvolte in directia managementului schimbarii care, prin definitie, il pune pe individ in centrul intereselor institutiei/organizatiei. Managementul este arta de a ii conduce, in primul rand, pe ceilalti, nu de a lupta cu tehnologia. De aceea consider ca este necesara degrevarea managerilor(mai ales a celor din varfurile ierariilor) de problemele pe care implemenatrea si utilizarea IT-ului le implica. Pentru acestea exisa experti tehnici si firme specializate, de consultanta. Chiar daca dispunem de resursele necesare implementarii unor astfel de sisteme, Romania nu este pregatita din alte puncte de vedere pentru implementarea si utilizarea tehnologiilor la maximul lor potential. Sistemul birocratic in care inca ne incurcam ne permite numai intr-o masura foarte mica sa utilizam IT-ul in sectorul public. Deci, decat sa ne gandim cum sa dezvoltam stiinta managementului mai bine ne-am gandi cum sa facem sa punem in practica ceea ce s-a descoperit si dezvoltat pana acum(intr-ale managementului, dar si in materie de IT).

11

Bibliografie

1. Bourn, J. – Public sector management, Dartmouth, 1995. 2. Raynei, H. – Understanding & managing public organization, San Francisco, 2003.

12

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful