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COMO PLANEJAR UM EVENTO

A organizacao de eventos e trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece "ao vivo" e qualquer falha comprometera 0 conceitol imagem da organizacao. Com referencia em diversos autores podemos dividir 0 evento em quatro etapas:

Planejamento; Organizacao; Execucao; Avaliacao,

o planejamento e a fase mais demorada e complexa, E nesta etapa que 0 organizador levanta todos os dados e informacoes, define os objetivos que pretende atingir eestabelece urn plano de trabalho com definicao de responsabilidades.

A organizaeao e a etapa de preparacao de todas as atividades que serao desenvolvidas. E a etapa mais exaustiva do processo, pois cada evento tern as suas particularidades e cabe ao profissional responsavel ajusta-las para sua implantacao,

A execucao e a etapa em que todas as ayoes planejadas sao acompanhadas e rnonitoradas. Nesta etapa e de extrema importancia que a comissao organizadora tenha e exercacontrole sobre cada fase, autorizando 0 seu inicio, monitorando 0 seu desenvolvimento e verificando 0 seu encerramento.

A ultima etapa e a avaliacao. Ela e a soma de todas as etapas do projeto, na quaI os objetivos, os publicos e os resultados sao avaliados qualitativamente com 0 prop6sito de identificar as falhas e corrigi-las posteriormente.

Em seguida, deve-se elaborar urn relatorio de avaliacao contendo toda a hist6ria do evento, as atividades realizadas e as consideracoes feitas pela organizacao, bern como todas as informacoes obtidas nos instruni:entos de avaliacao, pois servira como base para 0 planejamento de eventos futuros.

ETAP AS DO EVENTO

Etapa I: Estudo e Coleta de dados

Esta etapa tern como objetivo, desenvolver analises, estudos e contatos relatives aconcretizacao do evento.

1. Identifieaeao do evento

1.1. E realizada junto ao cliente, isto e, 0 promotor do evento. A finalidade deste item e definir os objetivos, 0 tipo de evento e explicitar 0 tema a ser abordado,com vistas a elaboracao do projeto.

1.2. 0 tema a ser escolhido deve ser atual, despertar interesse do publico-alvo e englobar os assuntos que serao tratados no evento.

2. Hlstorico do evento

2.1. Caracterizado 0 tipo de evento, e necessario levantar dados sobre 0 seu historico e de seus similares. Sao coletados dados sobre:

• Datas

• Locais Promotores

.. Numero e categoria dos participantes

Orcamento

.. Patrocinadores .. Apoios

.. Custo de inscricao, .. Material grafico

.. Tipo de divulgacao utilizada

3. Data do even to

3.1. A escolha da data do evento e urn aspecto importante a ser considerado nesta etapa. Por isto, sua definicao exige,por parte do organizador de eventos e do promotor, uma analise criativa dos indicadores abaixo:

.. Superposicao de datas: a coincidencia de eventos, principalmente de medic e grande porte, de acontecimentos civicos au religiosos numa mesma data ou proximo a ela, interfere na infra-estrutura necessaria a realizacao do evento;

.. Capacidade hoteleira: a data do evento deve coincidir de preferencia, com a baixa temporada turistica, para facilitar as negociacoes com os hoteis e as agencies de viagens;

• Previsao das atividades turisticas da cidade: agencia de viagens credenciada, fora da estacao turistica, tern rnelhores condicoes de atendimento na reserva e controle dos hoteis, envio de passagens aereas, operacoes de cambio, oferta de pacotes turisticos, guias, etc;

Transportes, em geral: na baixa temporada turistica, as transportadoras aereas e terrestres tern maior oportunidade para a divulgacao do evento e melhores tarifas e esquemas de financiamento;

.. Periodo de ferias escolares: apesar das ferias escolares permitirem melhores deslocamentos familiares, a realizacao de eventos nesta epoca, leva it superposicao de atividades;

.. Condicoes climaticas: e recornendavel que se faca urn levantamento das epocas de chuvas abundantes, calor ou frio intense e possibilidade de tremores de terra nas regioes onde este fenomeno e frequente.

3.2. Interferencia de fatores economico- financeiros;

3.3. Apoio do governo: e importante verificar, junto aos orgaos governamentais que liberam apoio a eventos, se a data de realizacao do evento coincide com 0 periodo de liberacao de verbas.

4. Identificaean do piiblico-alvo

4.1. E necessaria a identificacao correta do publico-alvo, Esta e uma fase importante no planejamento de urn evento, principalmente se considerarmos 0 seu motivo e os segmentos da sociedade.

4.2. A lista de convidados deve obedecer a urn levantamento criterioso

• Nome completo Cargos

Endereco completo Telefones de contatos

• E-mail

4.3. Para identificacao do publico-alvo, utilizamos, em geral, as indicadores:

.. lnteresse pelo assunto proposto; Perfil socio-economico;

Perfil socio-cultural;

Perfil tecnico-profissional.

5. Defmi~ao do porte do evento

5.1. 0 evento pode ser municipal, estadual, nacional au intemacional e, baseando-se no seu historico, pode-se fazer uma estimativa do numero provavel de participantes;

5.2. Esta estimativa k condicao para 0 organizador de eventos tamar uma sene de medidas relativasa dimensao dos loeais de' realizacao do evcnto, dos services de tereeiros que serao contratados, dos tipos de pacotes turisticos a serem oferecidos, etc.

6. Identifica~ao do local de realiza'~ao do evento

6.1. A escolha do local deve.estar de acordo com 0 tipo de evento a ser realizado .. as. eventos podem ser realizados em: • Areas abertas

Estadios Galpoes Hotels,

Parques de exposicoes Salces de festas

Associacdes Audit6ri.os

Centres de convencdes Centros esportivos Clubes

6.2. A correta identificacao do local do evento exige estudo e analise dos itens:

• Estrutura do programa tecnico-cientffieo e atividades paralelas

• Custo dos espacos

• Estimativa do numere provavel de participantes Condicoes de seguranea

Estacionamento

Acesso de transportes

• Acesso a recursos tecnologicos

Etapa II: Elaboraeao do Projeto

A partir dos levantamentos e coleta de dados realizados na primeira etapa, 0 organizador deeventes eo promotor elaboram 0 projeto de viabilidade tecnico-financeira do evento.

Este projeto e 0 documento que deve orientaro desenvolvimento das ·atividades. Por isto, nele devem estar dimensionados todos os dados necessaries para a sua implementacao. Quanto melhor especificados os itens, mais facil sera sua execucao.

Informaeoes basieas de urn projeto:

1. Justificativa ou.apresentaeaoe apresenta a finaiidade eas caracteristicas do evento;

2. Objetivos: Devem ser considerados como geral e especifico. 13 onde se determine cque se pretends com a evento, de forma ampla e especifica,

3. .Dados deidentiflcaeao: 1.1. Ediyao

3.2. Nome

3.3. Tema central

3.4. Local de realizacao 3.5. Data

3.6. Promotor 3,.7. Organizador

3.8. Apoio e patrocinios;

4. Publico-alvo: E a quem se destina 0 evento. 0 publico devera. ser criteriosamente analisado.

Qualquer erro de definicao podera afetar 0 desenvolvimento do projeto,

·5. Atividades: Apresentacao dasetapas e fases necessarias aconcretizacao do evento, Tambem mostra 0 conjunto de tarefas/operaeoes a serem executadas, distribnfdas entre as comissoes. As atividades indicam a dimensao do evento;

6. Recursos

6.1. Humanos

• Equipe

• Uniforme

• Treinamento

• Alirnerttclyao Transporte

6.2. Financeiros

Previsao de custo

• Captacao de recurs os 6.3. Materiais

• Equipamentos audiovisuais

• Decoracao

Estrutura fisica

7. Custos e on;amentos: previsao orcamentaria;

8. Cronograma: tempo necessario para as acces; etapas, tarefas e responsaveis;

9. Controle e avaliaeao:

9.1.1. Controle ~ registro das ocorrencias

9.1.2. A valiacao - verifica a efetividade do evento.

Etapa In: Captaeao de Recursos

Concluido 0 projeto do evento e discriminado 0 seu custo, passa-se a obtencao de recursos junto a empresas e entidades. Este trabalho deve ser feito em conjunto pelo promotor e pelo organizador do evento.

·0 evento pode ser viabilizado atraves de:

• Apoios Colaboracoes Patroclnios

• Permutas

• Venda de stands

• Publicidade Ingressos

Etapa IV: Operacionalizaeao das Atividades

Depois de elaborado 0 projeto e de estar viabilizado 0 evento com a consecucao de patrocinios e de apoios, 0 organizador e o.promotor passam para a etapa seguinte, ada operacionalizacao,

Esta etapa podera ser desenvolvida em 11 fases:

1. Preparaeao da Estrutura Teenico-Fmanceira: 1.1. Constituicao de comissoes:

• Comissao Organizadora Comissao Financeira Comissao Tecnico-cientifica Comissao de Divulgacao

• Comissao de Recepcao

2. Elaboraeao do Material Grafico I Programaeso Visual 2.1. Contratar profissional ou agencia

2.2. Passar briefing

2.3. Analisar lay-outs / submete-los a apreciacao 2.4. Selecionar lay-outs I solicitar orcamentos 2.5. Definir orcamentos I contratar services

2.6. Elaborar plano de distribuicao e controle

3. Elaboraeao do Regimento Interno e do Regulamento do Evento

3.1. Regulamento: conjunto de normas gerais que definem a estrutura e 0 funcionamento do

evento

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AJUDA:: ATENDIMENTO

UMA NOVA PERSPECTIVA: A~6ES DE MARKETING E EVENTOS

Fonte: VEL - Vniilersidade .Estadual de Londrina (PR.)

ASsunto: Entenda meitior quais as a,:iles de marketint1g no setor de eventos e, meltiore 0 relecionemento de sua empress com sea publico-alva. Vela tsmbern, a/guns pessos essencisis para 0 desenvolvimento de am evento: planejamento, organizat;ao, execucso e a vetie <;ao.

o estudo do evento como terramsnta do cornposto promocional e ume area aind,j pouco tocettzeda na nteratura mars recente de I'Iart.etil1g. Cllentes, como se sane, sao 0 fator-cllave para 0 sucesso de qualquer neoocto. Ernbora conselentes de que devern atralr, de modo continuo, seus cllentes, as ernpresas por vezes desconhecem a lrnportancia de uttljzar determinados recu rsos para esse fim. Embora rnantanha aproxima~ao conceitual e pretrca com a no<;ao de estrategia (no cornposto prornocionel), e Mja evidencias de que vale a pens perststir no estudo de sua organiza';Elo, caracterlstlcas e capacldade de gHar- resultados, 0 concerto deevento ainda e urna lacuna. I;ssa posi.;ao e bern ilustrada na visao de Penteado (1999, p. 399), paraquem:

[ •.. ] a organiza.;ao de eventos - artisucos, cutturals, esportlvos ou de outras naturezas - e urn d05 mats fasclnantes e pouco sstudados ternas do Marketing. Apesar cas muttas iniciativas bern-sucedides, 0 Brasil ainda vai construindo urna tradlcao profisstonel na produ<;ao de eventos, que muttes vezes sao reallzedos, Olinda, de forma amadora.

o evento no cornposto de marketing das organiza!;oes

No Brasil, 0 evento sernpre foi tratado, em seas dimens6es teortco-pretlcas, como fen6meno exclu5ivo da area de cornuntcacoes. Este rate esta !igado a conclceo de estrateqtsta que os proftssionals dessa area devern pOSS'Jir_ E inegavei, no. sntanto, que, como ferr-amenta, 0 evento - seu ptanejarnento 10 sua util,za\;ao, - orerece espaco para as a.;6es de Marketi n9. Na aruahdade, embora trmldarnente, esse integra<;l\o (om 0 Marketing tern passado a ser de interesse das ernpresas que, com a intencao de fortalecer seu cooceito e seu posioonernento perante sells pubucos, entendem que devern-se utnuar do evento.

Atualrncnte, 0 Marketing e definino de Forma mais abranqente, ao incorporar novas dtrnensoes, como por exemplo 1;1 deFrni\:ao lJa American Marketing Association conforrne apareceu em Marketing News de 1° de marco de. 1985: "!VI"rketing e 0 processo de olanejamento e execucac do concerto, preco, comuntcacao e distrlbuk;ao de ideias, bens e services, de modo a criar trocas que satisfacarn ohjetivns Individuais e orqanlzacronats".

Do ponto de vista est'·ategico, exrste urn clemente fundamental na onentacao de l'1arketing vottada para 0 cnente: a concorrencra. Tudo que se fazatualrnente para atender as necessidades e desejos do ctlente tern que ser feito rnethor que a concorrencla. Desta manelra, pode-se observer que 0 pensarnento de Marketing abranqeu no~1Ses de integra~dO do paoel desempenhado pelas empresas na sccledede. Mudou a orient'l~ao de suas <ltividades basicas, que erarn para a producao e cornerctallzacao de produtos, para as necessidades do consurrudor, ou seja, para 0 relactonarnento d8 empresa corn seus pubncos-atvo.

Hoje, as empresss estao em contato com alguem mats seleuvo, exlqente, polltizado e racional, dtsposto a ni:io se derxer levar pOI· tmputsos, escolhendo quando, onde, como e quanto gastar com o Q1Je. 0 relaclonamento deve irnplicar estorcos na cornpreensao das atitudes e comportarnentos do IlOVO consumidor.

Nao basta desenvolver bons produtos, adequados as necessldades do mercado, oferecer beneficio.s adotar estri:Jt<'igias de preco reallstas, estabelecer tipos, rormas e canals de distribtli~a6 que conduzarn 0 produto rapldarnente ao publico visado. A empresa deve cornuntcarse corn seus pubttcos de manelea eficaz, sunciente; impactante e persuas.vaments, ooedecenoo a \)111 planejarnento coerente corn os objetlvos rnercadoloqtcos tracados e utilizando as estrateqtas de comunlcacao mats adequadas.

A prornocao e parte primordial de qualquer cornposto de Marketing. 0 objctivo essenclal da prornoceo I§ efetar 0 cornportamento de cornpra, mas os objettvos bastcos de promocao sao infermar, persuadtr e lernbrar. A enfase ern caoa urn d05 rnetodos prcrnoctcnats varta.idependendo do mercado-alvo edeoutros elementos do Cornposto de Marketilig. Quando se prepera uma .estrategia de Marketing, e lmportante planejar urna cornbmacao 'de rnetodos de promocao, que trabalhara no conjunto, para atingirem objetivos promocionais especltlcos.

De urn modo geral, no entente, os sequlntes itens sao conslderedos como sendo 05 obietivos da promocao con forme. citarn Boone & KurU. (1999, p. 396): "Fomecer tntorrnacoes: aurnentar a dernanda: dite,-ellCiar um produto; acentuar 0 valor de um produto e equilibrar as vendas".

Da mesrna forma que 0 cornposto de Marketrng, 0 cornoosto prornoclonal envolva it cornbmacec de numerosas variavels para sanstazer as rrecessldades do rnercado-alvo. da ernpresa e alcancer os objetivos orqamzactonats. Cabs an adrntn istrador ·de IVtarketillg procurer atingir a cornomacao perfeita de varios elementos promocionais para akancar seus objettvos.

Falhas nessa comblnacao monvararn os entoques do charnado ]!VIC-integrated M,)rketing Cornmunicetions (Comunica~6es Integradas de I'Jarketing). 0 IMC significa 'que todas as atlvldades promoclonals - propaganda ne midia, mala direta, venda cesscat. prornocoes de venera e rela~1ies publicas sao coordenadas para produzir uma mensagem promocional unificada, focada para 0 cliente_ Esta coordena<;ao freq(ientemente resulta numa vantagem competitiva para os profissionais de Marketing em sews esforr,os de atingir e servir ao se u pu bl ico"a Iv o.

Neste aspecto, conforme sallenta Vavra (1993, p. 2.19), "os eveotos especiais, como oportu[lidade de Marketing estao seodo rapidamente reconhecidos pela maioria dasempresas de jJromor;ao de vendas, propaganda, relar;5es pLJl?llcas e' executlvos de marketing". Os eventos sao vistos corno possibilidades illcomparavelmente melhores para combinar marcas, unir empres<ls ou oportunidades de neg6cios OU, na midla, utiliza-Ios como prornOl;:ao cia imagem da empr.;sa.

Em termos mercadol6gicos, a imagem € uma referencia a que 0 consurnldor recorre para avaliar slia decisdo no processo de compra cte um pJ:oduto ou de um servi~o. Desta fortna, 0 fortalecfmento cia· imagem e 0 resultado de varias a~6es, entre elas 0 evento, que pode gerar 0 interesse dos publicos envolvidos. Uma empresa que incorpora sua marca e imagem ern eventos ten" como retorno galdntido um bom nivel de J"ec,'lll, e a consolidar;ao da sua posic;:iio no mercado que sera reproduzida nas ,)titudes e comportamento de seu publico-alvo.

Evento: Classifica-;ao e Tipotogias

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o que torn a 0 evento urna atividade de Marketing e a sua capacidade de reunlr 0 negocio do oatrocinador com os consurnldores potenciels em urn arntnente mterattvo. Esta combina~ao neqocto-consurntdor se processa por meto de ocorrencia de urn fato e de urn econtecnnento Que etrai 0 interesse das pessoas.

Segundo Giacomo (1993, p .. 45), a evento como "cornponente do mix de comumcecao, tern como objettvo rninlrruzar esrorcos, tazendo uso da capectdade sinergiCil do qual dispi5e 0 poder expressive no intuito de engajar pessoas numa ldeia ou a\:ao". E 0 fator derermlnante para 0 sucesso de. qualquer atlvldade prornoclonal que leve a urna ao:;ao ou ideia e ,0 publico-alvo a ser atinglUo. A trnportanda do publico e tao signlficante para ume ernpresa que pode decidir ate a propria exlstencta de urn "neqoclo".

Os eventos, elern de se constitulrem nurn "neqccto em, st", envolvem tarnbern uma serie de outres atlvidades - como a comerctsuzacao de produtos com sua merca, a instala~ao de cornercios e estandes nos locars de sua realiza~ao, entre outras. Reunir 0 meter numero possive: de neg6clos em tomo do evento, scm perrnitlr Que ete se descarecterlze, e urn dos trabatnosos, porem fascinantes desefios

entrentados por seusorqanizadores. .

Alem dlsso, 0 evsnro e tarnbern om poderoso velcuto pubhcitarto que deve ser explorado por empresas Que possarn vmcular positivamente suas imagens e seus produtos ou services eos artlstas 01.1 rnanlrestacoes culturais apresenrados. Trate-se, e clare, de urn velcuto relativamente etemero, Mas essa mesrna csracterfsttce ,L de qualquer modo, lim dos pontes fortes do evento como rnidra, na medida que eurnenta conslderavetmente seu irnpecto junto ao publlco.

A correta cornbl na;;ao das ferr-amentas do Marketing contnbui para 0 sucesso da reeuzacao de eventos of ere cell do ao pnouco oporturudades de usufrutr, por exemplo,de manltestacoes artfsticas e cutturais de qualidade e, para as ernpresas, espacos de gn'lnde vlslbutdade pam d[vlJlga~ao de suas marcas, Segundo Meirelles (1996, p, 3),' "evento e um lnstrumento mercadoloqlco e instttuctonal com a fiQsliciade de crlar concelto e 'estabelecer a .rnaqem de produtos, services, pessoas, entidades, ernpresas e organiza~oes, atraves da aproxrrnecao entre os partictpantes",

"Como todas as torrnas de cornuntcaceo, '0 evento tern sernpre urn objenvo a atingir. Apesar de ser uma fun;;ao-meio, essas reunifies sao freqiientemente confundidas com atlvldades com Finalidades propnes, 0 que rnultas vezes torna 0 evento urn acontecimento confuse, desqastante, com desperdicio de veroas e de esrorcos, Para concebe-lo, 0 orqamzador deve primetramente diagnosticar se 0 evento e realmente 0 rnelo mats eflcaz para se atinqir urn determlnado objetivo. Passada esse etapa, devera verificar se a oporturudade e ideal e se os recursos dtsponivels .sao suflclentes para que 0 evento tenha 0 nivel de quelldade necesserto sern 0 qual comeca <I trabalnar nurna [inha de lisco nsda econselnavel. Outra variavel que deve ser conslderada e 0 tempo necessarto para 0 cumprimento de todas as etaoas de um evento. Fazer urn evento 'sern objsnvos claros Oll conftitantes, e/ou em epoca inadequada,' e/ou em prazo reduzldo, e/ou com recursos insufldentes e, no minirno, "suicidlo profisslonal", Para fugirdesse pertqo, e precise certiftcer-se de que todos esses elementos estao dispostos de maneire aoequada" Giacomo (1993, p. 55).

Para escolher 0 evento como estrateqia, a ernpresa deve vrsar aos seguintes objenvos, lscladarnente Oll em conjunto: eproxtrnar 0 pubuco da empress e do produto: associar a marco ao evento ou ativldade crlando urn residual de. lernbranca.crtar imagern favoravel (good wiJl) junto a opiniao publica; reduzlr barreiras existentes geradas por rates, econteornentose situao;-Oes neqatlvas ocorrtdas no mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ernbientals, cutturals, socials etc. B arnpllar 0 nivel de conhedmento de rnarca, A prornocao tie eventos age em dots campos da cornunlcacao mercadclcqrca: estlmulando diretamente a a~ao de compre do. produto, denornlnada de oromocso de persuasso ou prornocao de venoas proprtarnente dita; auxiliando na divulgac;ao e na formac;ao ou sustentacao da imi;lgem de empress e do produto, tarnbern chamada de promocao de vendas com fins institucionais (ou sunplesrnente prornocao lnsutuoenal).

Do ponto de vista das organizal;oes, ha dots fnteresses centrals ne c1assifica<;ao de eventos: 0 interesse instltucionat e 0 interesse prcrnoctonel (comerdal), conforme seuenta Cesca (1997, p. 15):

• lnstitucional: Q~ando visa crtar ou firnlar 0 conceito/nneoern de ernpresa, entldade, governo ou oessoe, sern objettvos rnercadoloqlcos lmeotatos:

• prornocioaet. Quando visa a promocao de um produto da ernpresa 01.1 de um service do governo, entidade, pessoa, ern apoio a I'1arketlllg, vlsando !'ins rnercadoloqlcos.

Estrateqicarnente, pan'! os proftsstonais de Marketing·e prornocso e trnportante cornpreender 0 evento como estraaigia rnercadoloqtce: tanto ern. reiacao ao alto indice de retorno e resultados que a ernpresa e produtos podem alcancer, quanto aos cuidados a tomar para evitar disSabores, poiS uma pequer)a faJha pode prejudicar enormemente, anulando lodos os esfort;os e os resulta,los an(er[ormente obtidos, ferlnoo a [Inagem conquistada.

Cunha-se a expressao "marketing de eventos" para significar uma ferramenta Doderosa que pode pen-nitEr as empresas/produtos motivarem sua audiencia, de ullla manelra que as outras formas de midia impessoa[ n§o·alcan~"m. E uma emp,-esa poee promover e partkipar de in.umeros eventos: Felras e exposlc;6es, congresso5, seminarios, relll'lioes, vlsitas, ian<;amentos., paineis, f6runs nacionais e lnternacionais, entre outros.

A proll1o.;ao de eventos e uma area em expansao, na qual 0 ptofissionalde Marketing tem a oportunidade de atuar, seja como prestador de servi<;;o, seja como membro atllante em Ulna ernpresa. Algumas empreS<ls organizarn eventos COt1stantemente, mas a J11aioria delas descon·hece os beneficios decorrentes da promo~iio dos mesmos.

Baseado em levantamento bibliogrMico e em experienClas reais, 0 planeji;lmento basico de um e\ler\to deve seguir alguns passos essendais para seu desenvofvimento. Esses passos podern ser desoitos e reunldos em quatm grupos: p[anejamento, organiza~ao, ~xecu~ao e avalia~o, otJjetiv<mdo atender osdiversos tipQS de eventos que podem ser utilizados mercadologicamente por uma

empresa. .

Planejamento, e a fase mais demorada e comp[exa. E nesta etapa que se levillltam todos os dados e informao:;5es, 5e definem os objetivos que se pretende atiilgir e se estabelece um plano de traba[i1o, com defini;;ao de responsabi[ldade, isto e, constitLli-se uma

comissao organizadora e se del ega a ela a incurnbencia .de planejar, organizar, executar e aVi.'![iar 0 evento. '.

Ol"ganiZa~ao requer 8tell~ao especial, pOis nesl;a f.ase sao preparadas todas as atlvidades que serao desenvolvi.das. E a parte mais complexa e exaustlva do processo de rnontagem de um even to. Cada evento tem suas particularidades e cabe ao profissional respol1S<lvel pela coordena<;ao e contra Ie ajusta-Ias para sua implantao:;ao,

Execu;;ao e a terceira fase a ser desenvolvido para a realiza\;Jo de um evento e, na realidade, e a fase em que todas as a<:;6es planejadas e decidldas na Vase do planejarnento e cia organiza~ao sao aCOIllDilnhadas e monitoradas, Dependendo d.o bpo de evento, il sua implantac;iio tern etapas diferelltE!s, mas e de extrema importancia que il comissao organizadot'a .teo 11 a e exero:;a contra[e sobre cada passo, autorizando seu inlcio, rllonitorando seu desenvo[vimento e verificando seu encerramellto, de forma a alcano:;ar os objetivos propostos na I'ase do planejamento do evento.

Avalla~ao e a (tltima e e a soma de todas as fases do projeto - do planej<lrnento a execlJ(;ao final - na qual os objetivos, os publicos e os resuttados sao avallados qualitativamente, para iGlentificar as falnas cometidas e corrigHas posteriormente.

Em seguida, deve-se e[aborar um relat6rio de avaJiao:;ao contei1do toda a [., ist6ria do even to, todas as atividades que foraffl realizadas, todas as considerac;o .s feitas pela organiza\;aO, bem conio todas as inforrna<;oes obtidas nos instrumentos de avalia~ao, pOis servira como base para 0 pJa neja mento de eventos, futuros.

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