PENDAHULUAN

Sejak kita mencelikkan mata pada awal pagi sehingga kita tidur, kita sentiasa berkomunikasi untuk menyampaikan pendapat dan perasaan kita kepada orang lain sama ada melalui tulisan, pertuturan ataupun melalui gerak badan dan air muka kita. Ramai antara kita menganggap bahawa kebolehan berkomunikasi ialah satu kebolehan semulajadi yang dianugerah oleh Tuhan kepada kita. Namun begitu, tidak ramai daripada kita yang ingin cuba belajar cara berkomunikasi untuk meningkatkan keberkesanan berkomunikasi. Salah satu cara berkomunikasi adalah melalui penulisan iaitu satu kegiatan menulis atau mengarang topik tertentu. Surat-menyurat merupakan salah satu saluran penting yang digunakan dalam membuat perhubungan. Sesuatu perhubungan dibuat dengan sebab dan tujuan tertentu. Bagi mencapai tujuan yang diharapkan, kita perlulah mempunyai persediaan yang lengkap, susunan yang kemas, bahasa yang baik dan menarik, kandungan surat yang ringkas, tepat lagi jitu serta mengarah kepada perkara yang kita hendaki. Bagi orang lain. penyunting dalam Kamus Bahasa Malaysia, surat kiriman

merupakan kertas yang mengandungi berita dan lain-lain, dan dikirimkan kepada Manakala menurut Zainal Abidin pula, surat kiriman merupakan karangan yang boleh dijumlahkan kepada jenis cerita atau gambaran kerana di dalamnya ada diceritakan atau digambarkan sesuatu perkara untuk diketahui oleh orang yang menerima dan membaca surat itu.

1.0 KOMUNIKASI
1.1 PENGENALAN
“Komunikasi membabitkan perlakuan kita setiap hari. Perlakuan itu boleh berbentuk pertuturan, penulisan atau penyelidikan. Pertuturan merupakan gaya atau cara menuturkan sesuatu perkara tertentu. Penulisan merupakan kegiatan menulis atau mengarang topik tertentu, manakala penyelidikan pula merupakan perbuatan mencari dan mengumpul maklumat tertentu. kebijaksanaan kita berkomunikasi bergantung banyak kemahiran pertuturan, penulisan dan penyelidikan. Masri, 1997: 3) Takrifan komunikasi yang memberi penekanan penyebaran atau Dengan demikian, pada kemahiran-

Lebih baik kemahiran-

kemahiran ini dikuasai, maka lebih berkesanlah kita berkomunikasi.” (Sulaiman

pengiriman ialah takrifan yang diberikan oleh Theodorson. Komunikasi adalah pengiriman maklumat, pemikiran, sikap atau emosi daripada seorang individu atau kumpulan kepada individu atau kumpulan yang lain dengan menggunakan simbol-simbol (Theodorson, 1969). Menurut Emery, et.al (1965) pula, komunikasi ditakifkan sebagai seni memindahkan maklumat, idea, dan sikap daripada seseorang individu kepada individu yang lain. Sulaiman Masri mengertikan komunikasi secara ringkas iaitu proses yang bermula apabila satu mesej daripada pengirim (penutur, penulis dan sebagainya), dipindahkan menerusi alat atau saluran khas kepada penerima (pembaca, pendengar dan sebagainya) yang kemudianya memberi maklum balas (merekod dan mentafsir) terhadap mesej tersebut dengan mengembalikan isyarat dalam bentuk, sama ada mesej tersebut sudah atau belum difahami.

1.2

KOMUNIKASI BERKESAN
Keberkesanan berkomunikasi merujuk kepada sumber atau penyampai

maklumat yang dapat menyampaikan maklumat atau perutusan, idea atau pengetahuan itu kepada penerima dengan baik, tepat dan maksudnya sama tanpa menimbulkan kekeliruan atau salah faham. Keberkesanan berkomunikasi dalam bidang pendidikan misalnya, boleh dinilai daripada keupayaan seseorang guru menyampaikan isi pelajaran, ilmu pengetahuan, idea, maklumat, tunjuk ajar dan nasihat kapada murid dengan baik dan tepat tanpa menimbulkan kekeliruan, kekaburan atau salah faham dengan menggunakan bahasa yang betul, sesuai dan sempurna tatabahasanya. Demi mencapai proses komunikasi yang berkesan, penghantar perlu menyampaikan mesej dengan jelas dan tepat supaya ia senang difahami oleh penerima dan mencapai objektif komunikasi itu. Penghantar mesej juga perlu memilih saluran komunikasi yang bersesuaian untuk menyampai mesej, misalnya melalui media elektronik (televisyen, radio, Internet, telefon bimbit) dan percetakan (buku, majalah, suratkhabar, risalah, kain bentang dan sebagainya). Akan tetapi, sepanjang proses komunikasi itu, pengirim dan penerima tertakluk kepada timbunan kiu yang mempengaruhi ketersampaian mesej, seperti media. Secara amnya, terdapat tiga bentuk komunikasi yang utama iaitu: i) komunikasi lisan sehala (pengumuman, taklimat, pemberian arahan),
ii)

perwatakan

seseorang,

taraf

pengetahuannya,

persekitaran,

kesempurnaan fizikal dan mental, dan ketercapaian audien kepada bahan

komunikasi lisan dua hala (perbincangan, mesyuarat, temu bual), komunikasi bukan lisan (surat kiriman, laporan, minit mesyuarat).

iii)

Namun, dalam konteks ini, pengajian / penekanan terhadap kemahiran komunikasi bertulis lebih diberi keutamaan.

1.3

KOMUNIKASI BERTULIS
Komunikasi bertulis merupakan proses mengekspresikan idea, pendapat

atau maklumat dalam bentuk tulisan atau grafik; dan disampaikan kepada audien untuk tujuan menyalurkan mesej, berhubung atau perkongsian maklumat. Komunikasi penulisan mempunyai kelebihan tersendiri. Ia kekal dan merupakan bahan yang mudah diasimilasi, serta sesuai untuk komunikasi dengan audien yang ramai. Ia dapat menampung idea yang sukar, menyediakan ringkasan analisis dan penilaian, dapat diperbanyakkan, disahkan, diinterpretasi dan diperjelaskan; seterusnya audien boleh mengambil masa untuk memahami kandungan mesej serta dapat mengekses kembali kepada bahan penulisan yang diingini pada bila-bila masa. “Menerusi evolusi bahasa, muncullah tulisan yang digunakan sebagai sistem dan alat interaksi dan komunikasi manusia. Tulisan juga melengkapi kita dengan suatu ingatan yang luas, kekal dan umum. Dengan kekekalan tulisan, kita tidak hanya dapat menyimpan suatu rakaman berterusan daripada transaksi manusia, aktiviti dan gagasan, tetapi juga memungkinkan kita meramalkan perkara-perkara tersebut dengan cara baru, lebih tepat dan meluas.” (Sulaiman Masri, 1997: 9)

1.4

KEBERKESANAN KOMUNIKASI BERTULIS
Keberkesanan berkomunkasi merujuk kepada sumber atau penyampai

maklumat yang dapat menyampaikan maklumat atau perutusan, idea atau pengetahuan itu kepada penerima dengan baik, tepat dan maksudnya sama tanpa menimbulkan kekeliruan atau salah faham. Keberkesanan berkomunikasi dalam bidang pendidikan misalnya, boleh dinilai daripada keupayaan seseorang guru menyampaikan isi pelajaran, ilmu pengetahuan, idea, maklumat, tunjuk ajar dan nasihat kapada murid dengan baik dan tepat tanpa menimbulkan kekeliruan, kekaburan atau salah faham dengan menggunakan bahasa yang betul, sesuai dan sempurna tatabahasanya. Demi mencapai keberkesanan komunikasi bertulis, penghantar mesej memerlukan pengetahuan tatabahasa dan keupayaan menggunakan perkataan dengan mahir untuk menghasilkan penulisan yang lengkap. Oleh itu, aspekaspek bahasa yang digunakan mestilah mudah difahami dan bahasa pengantar yang digunakan perlu mampu mengemukakan setiap pengertian tentang ilmu itu tanpa menimbulkan kekaburan tafsiran kepada audien. Selain itu, penghantar mesej juga perlu mengetahui audien sasaran; menyusun idea atau mesej secara logik, menggunakan laras bahasa dan format penulisan yang betul; sentiasa menyemak mesej sama ada ia memberi makna atau impresi yang lain kepada audien; dan menyampaikan mesej dengan media yang bersesuaian. Selepas mesej disampaikan, penghantar perlu meneliti maklum balas dan kefahaman audien serta membuat pembaikan atau perubahan jika kenyataankenyataan yang dibuat telah menimbulkan reaksi yang kurang menyenangkan dalam kalangan penerima.

Apa yang jelas, komunikasi bertulis yang berkesan ditentukan oleh kesensitifan penghantar mesej terhadap tujuan penghantaran mesej, maklumat yang ingin disampaikan, penyusunan mesej yang sistematik dan jelas, serta penggunaan bahasa dan format penulisan yang sesuai.

2.0 SURAT KIRIMAN
2.1
iaitu:
1. 2.

Jenis-jenis surat kiriman

Menurut Zainal Abidin, jenis-jenis surat kiriman terbahagi kepada empat jenis

Surat rasmi atau surat pekerjaan Surat tidak rasmi atau surat biasa Surat jemputan Surat beradat

3. 4. 5. 1)

Surat rasmi atau surat pekerjaan Jenis surat ini merupakan surat yang ditulis untuk urusan yang berhubung dengan urusan pejabat kerajaan, syarikat perniagaan, perbadanan dan sebagainya. Jenis surat ini juga ditaip dengan rapi dan sempurna serta langkau satu atau dua. Surat kiriman ini boleh juga ditulis dengan alat-alat tulisan Namun menurut Ng Chan Heng dan kawan-kawan, surat rasmi antaranya ialah surat sekiranya tiada kemudahan menaip atau jika diminta berbuat demikian untuk sesuatu tujuan tertentu. dinyatakan bahawa contoh-contoh

permohonan, surat aduan, surat pesanan, surat bantahan, surat rayuan, surat perniagaan, surat notis, surat undangan / jemputan, surat rasmi kerajaan dan surat rasmi swasta. Manakala penggunaan bahasa yang digunakan ialah bahasa baku, ejaan dan tanda baca yang betul juga diutamakan. 2) Surat tidak rasmi atau surat biasa

Jenis surat ini merupakan surat yang ditulis atas nama peribadi dan ditujukan kepada seseorang secara peribadi, Umpamanya surat kepada anggota keluarga dan sahabat handai. Cara penulisan surat jenis ini adalah lebih bebas dan tidak terkongkong / terikat. Namun terdapat juga ciri-ciri yang perlu ada dalam Menurut Ng Chan Heng dan kawan-kawan, penulisan surat tidak rasmi.

dinyatakan bahawa contoh-contoh surat tidak rasmi ialah surat bertanya khabar, surat tahniah, surat takziah, kad jemputan / undangan dan kad ucapan. Manakala dalam penggunaan bahasa pula perlulah menggunakan bahasa yang padat, baku dan tepat serta digalakkan memasukkan unsur-unsur kiasan atau peribahasa supaya surat tidak rasmi menjadi lebih menarik.

3)

Surat jemputan

Jenis surat kiriman sebegini boleh digolongkan kepada empat jenis iaitu surat jemputan kahwin, surat jemputan menghadiri jamuan, surat jemputan mesyuarat dan surat jemputan menghadiri upacara. Namun menurut Ng Chan Heng dan kawan-kawan, jenis surat ini dapat digolongkan kepada jenis surat tidak rasmi dan surat rasmi.

4)

Surat beradat

Jenis surat ini merupakan surat yang boleh dikategorikan ke dalam surat persendirian / tidak rasmi serta kurang diamalkan dalam zaman moden. Walau bagaimanapun jenis surat ini juga menggunakan bahasa yang panjang atau lebih banyak bunga bahasa.

3.0 SURAT KIRIMAN RASMI
3.1 Format surat kiriman rasmi

Secara umumnya, surat kiriman rasmi adalah: 1 2 Bersifat formal dan tidak menyentuh perkara-perkara peribadi serta ditulis untuk kepentingan umum. Mempunyai format yang khusus dan mempunyai ciri-ciri teknikal tertentu.
3 Surat kiriman rasmi dibahagikan kepada beberapa jenis: (a) Surat Aduan (b) Surat Permohonan (c) Surat Bantahan (d) Surat Pesanan (e) Surat Rayuan (f) Surat Pekeliling (g) Surat Undangan menghadiri mesyuarat-mesyuarat yang penting dan rasmi 4 Penggunaan bahasa yang mudah, tepat dan padat. mestilah baku dan betul dari segi ejaan dan tanda baca. 5 Elakkan penggunaan unsur-unsur kiasan dan ungkapan peribahasa dalam penulisan surat kiriman rasmi. Bahasa yang digunakan

Lazimnya,terdapat tiga format untuk menulis surat rasmi.

3.1.1 Format pertama

Format surat rasmi berdasarkan Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri, iaitu Surat Pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980 bertarikh 1 Oktober 1980. Tujuannya adalah supaya terdapat keseragaman pada semua kementerian dan agensi kerajaan. Format ini didedahkan kepada murid-murid dan mahasiswa di institut pengajian tinggi (IPT) untuk pengetahuan dan persediaan mereka apabila berurusan dengan agensi-agensi kerajaan apabila tamat pengajian dan di IPT nanti. Kedua, format surat rasmi mengikut Surat Pekeliling Lembaga Peperiksaan, Kementerian Pendidikan Malaysia, iaitu Pekeliling Am Bil. 1 tahun 1987 bertarikh 22 Januari 1987 yang diubah suai berdasarkan format tersebut untuk tujuan peperiksaan. Format ini dikemukakan kepada murid-murid untuk tujuan peperiksaan di sekolah. Ketiga, format surat rasmi seperti format kedua dengan tambahan ciri ‘salinan kepada’ pada bahagian akhir surat. Format ini pula boleh digunakan untuk mahasiswa di institut pengajian tinggi (IPT) bagi tujuan peperiksaan dan urusan surat-menyurat dalam pentadbiran.

3.2

Ciri-ciri umum surat kiriman rasmi

3.2.1 Format Pertama Surat rasmi berdasarkan Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri, iaitu Surat Pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980 bertarikh 1 Oktober 1980. JABATAN PERDANA MENTERI, MALAYSIA, JALAN DATO’ ONN, 50502 KUALA LUMPUR.

1 October 1980 SURAT PEKELILING AM BIL. 8 TAHUN 1980 Penyeragaman Kepala Surat Kementerian-kementerian dan Jabatan-jabatan Persekutuan. 1. Tujuan 1.1 Tujuan Surat Pekeliling ini adalah untuk membatalkan Surat pekeliling Am Bil. 4 Tahun 1980 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri dan menggantikan dengan Surat Pekeliling ini. 1.2 Surat Pekeliling ini adalah bertujuan untuk melaksanakan reka bentuk baru kepala surat di Kementerian-kementerian dan Jabatanjabatan Persekutuan. 1.3 Di samping itu, format dan cara bagi menaip surat-surat juga diperkenalkan unutk dilaksanakan. 2. Latar belakang 2.1 Pada masa ini, terdapat pelbagai bentuk dan jenis kepala surat yang digunakan oleh agensi-agensi kerajaan. Ini ialah satu perkara yang tidak memuaskan kerana keadaan yang demikian tidak dapat mencerminkan imej yang seragam. 2.2 Masa yang banyak terbuang kerana surat-surat ditaip dengan menggunakan ‘indentation’. 2.3 Reka bentuk-reka bentuk kepala surat yang ada sekarang juga didapati tidak sesuai untuk penggunaan sampul jendela (window envelope) yang merupakan satu cara begi mempercepatkan penyediaan surat-surat dalm pentadbiran kerajaan 3. Reka bentuk baru

3.1

Dalam reka bentuk yang diperkenalkan, dua perkara berikut ditekankan: 3.1.1 Reka bentuk kepala surat disesuaikan untuk penggunaan sampul jendela. 3.1.2 Format dan cara baru bagi menaip surat dengan tidak menggunakan ‘indentation’ bagi penggunaan pengguna untuk menjimatkan masa.

3.2

Keterangan tentang reka bentuk baru kepala surat boleh dillihat di Lampiran 1. Contoh reka bentuk baru kepala surat boleh dilihat di Lampiran 1.1. Contoh-contoh format dan cara baru bagi menaip surat boleh dilihat di Lampiran 1.2 – 1.4.

4.

Jabatan Negeri dan Badan Berkanun 4.1 Kerajaan-kerajaan negeri dan badan-badan berkanun juga boleh mengikut reka bentuk kepala surat dan cara menaip baru yang dicadangkan. 4.2 Jika kerajaan-kerajaan negeri dan badan-badan berkanun mengikut perakuan di atas, satu penyeragaman boleh didapati bagi seluruh pentadbiran kerajaan. 4.3 Kerajaan negeri dan badan-badan berkanun yang suka dengan reka bentuk dan cara penyediaan surat baru ini sendiri bolehlah seperti menyesuaikannya dengan keperluan-keperluan

menggunakan lambang sendiri dan sebagainya. 5. Pertanyaan 5.1 Sebarang kemusykilan atau keterangan lanjut tentang pelaksanaan reka bentuk baru kepala surat seperti penggunaan lambang, warna dan saiz yang berlainan hendaklah dirujuk kepada Jabatan

Percetakan Negara, Jalan Chan Sow Lin, Kuala Lumpur atau cawangan-cawangan yang berhampiran dengannya. 6. Tarikh berkuatkuasa

6.1

Penggunaan reka bentuk baru kepala surat dan sampul jendela bolehlah dilaksanakan berperingkat-peringkat., iaitu apabila sesuatu agensi telah menghabiskan simpanan kepala surat yang digunakan sekarang.

6.2

Cara baru menaip surat-surat hendaklah dilaksanakan bermula dari tarikh Surat Pekeliling ini dikeluarkan.

Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

t.t. (TAN SRI DATO’ ABDULLAH AYUB) Ketua Setiausaha Negara.

Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Pengarah Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Badan Berkanun

Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri, iaitu Surat Pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980

2.2.2 Format kedua Lembaga Peperiksaan, Kementerian Pendidikan Malaysia mengemukakan ciriciri berikut dalam penulisan surat kiriman rasmi. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Alamat pengirim Garisan panjang melintang Nama dan alamat penerima Tarikh Panggilan hormat penerima Kepala surat / perkara Pendahuluan Isi Penutup Perakuan tanggungjawab pengirim Tandatangan pengirim Nama pengirim (huruf besar) Jawatan pengirim

Contoh rangka surat rasmi format Lembaga Peperiksaan

2.2.3 Format ketiga Format surat rasmi seperti format kedua dengan tambahan ciri ‘salinan kepada’ pada bahagian akhir surat. Format ketiga adalah pengubahan format pertama dan kedua yang mempunyai ciri-ciri berikut: a) Nama pengirim k) Kata pendahuluan b) Alamat l) Tajuk c) Nombor telefan dan kawat / m) Pendahuluan d) e) f) g) h) i) j) telefaks Garis pemisah Nama penerima Alamat Rujukan tuan dan rujukan kami Tarikh Melalui dan salinan Jawatan dan alamat n) Isi o) Penutup p) Cogan kata q) Perakuan tanggungjawab r) Tandatangan s) Nama dan jawatan t) Salinan kepada (s.k.)

2.2.3.1

Huraian ciri-ciri umum surat kiriman rasmi

1.

Nama dan alamat pengirim  Nama pengirim ialah nama pejabat, jabatan, kementerian atau sekolah dan sebagainya.  Nama pengirim dan alamat yang lengkap ditulis pada bahagian sebelah kiri halaman pertama surat, kira-kira 1½ inci dari tepi muka surat.  Tanda baca koma (,) hendaklah ditulis pada akhir setiap baris dan pada barisan akhir ditandakan noktah (.)  Contohnya:

Jabatan Pengajian Melayu, Institut Perguruan Rajang, 96509 Bintangor, SARAWAK 2. Nombor telefon dan kawat / telefaks  Nombor telefon dan kawat / telefaks pengirim ditulis pada baris yang sama dengan baris akhir alamat pengirim bagi surat yang tidak ada kepala surat. 3. Garisan panjang melintang  Satu garisan melintang dibuat selepas alamat pengirim, iaitu setelah dilangkau dua baris. 4. Nama dan alamat penerima  Nama dan alamat penerima ditulis langkau satu di bawah garisan melintang yang sejajar dengan nama dan alamat pengirim.
 Nama dan alamat penerima hendaklah ditulis dengan lengkap

termasuk gelaran dan pangkat.

Jika penerima mempunyai lebih

daripada satu gelaran, gelaran atau pangkat yang tertinggi mestilah didahulukan. Misalnya: Professor Datuk Dr. Sham Sani  Di bahagian atas nama penerima, hendaklah ditulis rujukan hormat. Misalnya: i. ii. iii. Yang Maha Mulia (Y.M.M.): bagi raja yang memerintah Yang Arif: bagi hakim Tuan Yang Terutama(T.Y.T.): bagi Duta Besar, Gabenor dan Yang Dipertua Negeri

iv. v. vi.

Yang Teramat Mulia(Y.T.M.): untuk keluarga diraja Yang Berhormat (Y.B.): bagi Wakil Rakyat Yang Amat Berhormat(Y.A.B.): untuk Perdana Menteri dan Timbalan Perdana Menteri

vii.

Yang Berbahagia: bagi orang yang mempunyai gelaran kurniaan kerajaan

viii.

Yang Mulia: digunakan secara am kepada sesiapa sahaja yang disebut dalam (i) - (vii)

ix.

Yang Berhormat Mulia: bagi Wakil Rakyat yang mempunyai gelaran Tengku atau Raja

x.

Sahibul Samahah: bagi Mufti dan pemimpin keagamaan Islam (Asmah Hj. Omar, 1982)

 Di bawah baris nama dan gelaran, perlulah ditulis nama jawatan yang disandangnya seperti Ketua Pengarah, Ketua Setiausaha, Pengurus dan sebagainya. Selepas itu barulah ditulis nama pejabat atau persatuan dan dituruti oleh perincian-perincian lain dalam alamatnya.
 Tanda baca koma (,) hendaklah ditulis pada akhir setiap baris dan

pada barisan akhir ditandakan noktah (.) dan digarisi  Contohnya: Prof. Madya Haji Ahmad Jaffni H.M. Hassan, Pengarah, Pusat Teknologi Pendidikan, Universiti Kebangsaan Malaysia,

43600 Bangi, SELANGOR DARUL EHSAN 5. Melalui dan salinan  Jika surat rasmi dikirim melalui ketua penerima, pengirm perlu menulis ‘melalui dan salinan’: langkau dua baris di bawah alamatnya dan nama serta alamat ketua penerima dituliskan di bawah.  Contohnya: Tuan Haji Radzuan bin Kadir, Jabatan Pengajian Melayu, Institut Perguruan Rajang, 96509 Bintangor, SARAWAK

Melalui dan salinan:

Pengetua, Institut Perguruan Rajang, 96509 Bintangor, SARAWAK 6. Nombor rujukan  Untuk tujuan fail dan memudahkan urusan surat-menyurat, nombor rujukan dicatatkan:

Rujukan Tuan: Rujukan Kami:  Nombor rujukan surat ditulis pada sudut kanan, dilangkau dua baris di bawah garisan melintang  Nombor fail rujukan memudahkan penerima menjawab surat dan melicinkan pengurusan pentadbiran. kesesuaian sesuatu kementerian Cara menulis nombor fail bergantung kepada cara yang ditetapkan oleh pejabat mengikut

7.

Tarikh  Tarikh ditulis di sudut sebelah kanan surat pada baris yang sama dengan baris akhir alamat penerima.  Lembaga Peperiksaan menyarankan hari bulan ditulis dalam bentuk angka, nama bulan dieja dengan huruf besar, tahun ditulis penuh dengan angka dan dibubuh tanda noktah (.) selepas itu. Misalnya: 31 OGOS 1997  Terdapat beberapa cara lain untuk menulis tarikh i. Perkataan haribulan disingkatkan menjadi hb: 31hb. Ogos 1997 ii. Perkataan haribulan ditinggalkan: 31 Ogos, 1997 iii. Tanda baca ditinggalkan: 31 gos 1997

8.

Untuk perhatian

 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan iaitu (u.p.:) sebaris dengan nama pegawai yang bertanggungjawab terhadap sesuatu unit atau bahagian tertentu dalam sesebuah organisasi. Misalnya: Setiausaha Agung, Majlis Peperiksaan Malaysia, Tingkat 1 & 4, Wisma Mirama, Jalan Wisma Putra, 50604 KUALA LUMPUR. (u.p.: En. Mohd. Fauzi bin Mohd Kassim) 9. Kata penghadapan  Kata penghadapan bermaksud panggilan atau rujukan kehormat kepada penerima. Panggilan ini mestilah sesuai dengan pangkat, darjat, gelaran dan jantina penerima. Misalnya: Tan Sri, Tuan, Dato’, Yang Berhormat dan sebagainya  Kata penghadapan mestilah ditulis langkau dua baris dan sejajar dengan alamat penerima surat  Letakkan tanda koma (,) di hujungnya 10. Tajuk  Tajuk ditulis langkau dua baris di bawah kata penghadapan, iaitu sejajar dengan nama dan alamat pengirim dan penerima  Tajuk perlu tepat, ringkas dan padat serta dapat membayangkan kandungan surat

 Gunakan huruf besar bagi semua huruf pertama setiap perkataan yang digunakan  Kalau tujuk lebih daripada satu, hanya baris akhir digariskan  Jangan ditandai noktah (.) di bahagian akhir tajuk 11. Pemerengganan  Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis langkau dua di bawah tajuk dan dimulakan sejajar dengan tajuk, nama dan alamat pengirim dan penerima  Perenggan pertama (pendahuluan) dan perenggan akhir (penutup) tidak bernombor dan dimulakan dari tepi sebelah kiri surat  Perenggan kedua dan seterusnya perlulah bernombor. Nombor-

nombor itu hendaklah ditulis di tepi iaitu pada bahagian lipatan. Tujuannya adalah supaya mudah dibuat rujukan jika timbul keperluan oleh pihak pengirim dan penerima  Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua  Bagi perenggan yang mempunyai pecahan, perlulah menggunakan (1.1), (1.2), (1.3) dan pecahan berikutnya ialah huruf abjad (a), (b), (c)... dan seterusnya

12. Penutup surat  Penutup surat perlu ringkas, tepat dan sesuai dengan tujuan dan hasrat surat berkenaan seperti: Sekian.

Terima kasih. Sekian, terima kasih. Sekian untuk makluman dan tindakan tuan.  Bahagian penutup surat tidak bernombor dan ditulis rapat ke tepi seperti perenggan pertama 13. Cogan kata  Cogan kata perlu ditulis jika surat rasmi itu atas urusan rasmi  Ditulis di bawah penutup surat, di bahagian tepi kiri lipatan surat  Ditulis menggunakan huruf besar dan menggunakan tanda bacaan pembuka dan penutup pengikat kata seperti: “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “BERSIH CEKAP AMANAH” “CINTAI BAHASA KITA” 14. Pengakuan tanggungjawab  Sebelum tandatangan diturunkan, kata-kata pengakuan

tanggungjawab yang sesuai perlu dituliskan. Misalnya: Yang benar, (individu) Yang menurut perintah, (kerajaan) Yang menjalankan tugas, (syarikat perbadanan)  Huruf pertama pada perkataan yang pertama hendaklah

menggunakan huruf besar dan perkataan lain ditulis dalam huruf kecil dan tanda koma (,) hendaklah diletakkan di akhir rangkai itu

 Ditulis pada sebelah kiri sejajar dengan penutup dan perlulah langkau dua baris ke bawah 15. Tandatangan dan nama pengirim  Tandatangan tanggungjawab  Di bawah tandatangan, hendaklah tulis nama penuh pengirim surat dengan menggunakan huruf besar dan ditulis dalam kurungan  Di bawah nama, ditulis jawatan dan bagi pihak ketua jabatan atau pengerusi jika ditulis atas nama peribadi.  Misalnya: t.t (ABD. RAZAK BIN ABD. HALIM) Pegawai Tadbir, b.p. Pengarah Bahagian Sekolah-sekolah, Kementerian Pendidikan Malaysia. 16. Salinan kepada  Sekiranya perlu dikirim salinan surat ini kepada pihak yang lain, tulis langkau dua di bawah nama pengirim  Salinan kepada atau singkatannya (s.k.:) ditulis selepas tandatangan, iaitu di sebelah kiri surat sejajar dengan tandatangan. Misalnya: s.k.: Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru, Kementerian Pendidikan, hendaklah diturunkan di bawah pengakuan

50604 KUALA LUMPUR.

Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan, Kementerian Pendidikan Malaysia, Paras 6, Blok J, Pusat Bandar Damansara, 50604 KUALA LUMPUR. Telefon Kawat : 2556900 : PENDIDIKAN

________________________________________________________________ Encik Kassim bin Selamat, Sekolah Menengah Khir Johari, 35900 Tanjong Malim, PERAK DARUL RIDZUAN Melalui dan salinan: Ruj. Tuan Ruj. Kami Tarikh : : KP (PP)5090/11315/(30) : 21 November 1989

Pengarah Pendidikan Perak, Jabatan Pendidikan perak, Jalan Tun Abdul Razak, 30640 Ipoh, PERAK DARUL RIDZUAN. Tuan, Pemberitahuan Pertukaran pegawai Perkhidmatan Pendidikan Kategori D1

Saya diarahkan memaklumkan bahawa: Encik Kassim bin Selamat, Sekolah Menengah Khir johari, Tanjong Malim, Perak, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan, Kategori DG3 Tingkatan Biasa ditukarkan sebagai Pensyarah (Bahasa Melayu), Institut Perguruan Sultan Idris, Tanjong Malim, Perak mulai 1 Disember 1989. 2. Ketua Jabatan dikehendaki melaksanakan pertukaran ini dan

mengemukakan satu salinan Penyata Perubahan ke Kementerian ini untuk rekod. 3. Ketua Jabatan juga diminta mengemukakan Sijil Gaji Akhir dan Buku

Perkhidmatan pegawai berkenaan kepada Ketua Jabatan yang baru.

Sekian. Terima kasih. ‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’ ‘CINTAI BAHASA KITA’ Saya yang menurut perintah,

t.t. (AZIZAH BINTI ABD. RASHID) Bahagian Perjawatan dsan Perkhidmatan, b.p. Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan Malaysia.

s.k.: i)

Pengarah, Bahagian Sekolah-sekolah, Kementerian Pendidikan, 50604 KUALA LUMPUR.

ii)

Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru, Kementerian Pendidikan, 50604 KUALA LUMPUR.

iii)

Pengetua, Institut Perguruan Sultan Idris, 35900 Tanjong Malim, PERAK DARUL RIDZUAN.

Contoh rangka surat rasmi format ketiga

2.3

Panduan penulisan surat kiriman rasmi

(penggunaan ayat dan frasa yang sesuai)
1. Surat rasmi jenis permohonan Contoh: jawatan pekerjaan, biasiswa, kebenaran membuat lawatan dan lainlain • sebagai ... • • bila-bila masa. • Sekiranya, tuan tidak bersetuju dengan tarikh dan masa yang kami cadangkan, tuan boleh memindanya dengan memberitahu kami segera. Kerjasama daripada pihak tuan didahului dengan jutaan terima kasih. saya berhajat untuk mendapatkan biasiswa untuk saya mengharapkan kebenaran daripada pihak tuan Saya berharap agar permohonan saya diberikan melanjutkan pelajaran ke... untuk mengadakan lawatan ke ... pertimbangan yang sewajarnya Akhir sekali saya memohon pertimbangan dan kerjasama daripada pihak tuan. Saya bersedia untuk menghadiri temu duga pada Merujuk kepada perkara di atas, saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan

2. Surat rasmi jenis pandangan / pendapat / penghargaan / teguran /

aduan (berkenaan satu keadaan, kejadian, aktiviti dan lain-lain)

Merujuk kepada perkara di atas, saya / saya sebagai
- dengan rasa kesal, saya ingin membuat teguran / aduan / melahirkan

wakil... ketidaksenangan saya berhubung dengan ...
- ingin mengemukakan pendapat / pandangan saya mengenai...

- ingin melahirkan penghargaan saya / kami kepada...


-

Jika surat dikirimkan kepada mana-mana badan media Saya harap tuan penyunting /editor akan memberikan Harapan saya agar pihak-pihak tertentu akan

cetak, contohnya surat khabar, di akhir surat boleh ditulis : pertimbangan yang sewajarnya berkenaan dengan isu yang saya ketengahkan ini. ini. • Jika pengirim memberikan saranan mengenai satu perkara, di akhir surat boleh ditulis begini: Semoga tuan akan mempertimbangkan saranansaranan yang saya berikan. mengambil langkah-langkah yang sebaiknya untuk mengatasi masalah

Peringatan: Sepanjang surat, pengirim mesti membahasakan dirinya sebagai saya dan kata nama danti diri bagi penerima ialah tuan atau puan.

2.5

Penulisan teks - surat kiriman rasmi (jenis aduan)

Sejak akhir-akhir ini anda dapati pembakaran sampah sarap di kawasan anda berlaku tanpa kawalan. Keadaan ini boleh mengganggu kesihatan penghuni yang lain. Walaupun telah banyak amaran dikeluarkan, kegiatan tersebut masih berleluasa. Sebagai wakil penduduk, tulis sepucuk surat kepada Jabatan Alam Sekitar untuk melaporkan hal tersebut.

Doris Wong Siew Ling No. 4C, Lorong 5, Jalan RTM 96000 Sibu

SARAWAK ________________________________________________________________ Pengarah Jabatan Alam Sekitar, Tingkat 3, A-4, 45030 Klang, SELANGOR 20 MAC 2008

Tuan, Laporan tentang Pembakaran Sampah Sarap Tanpa Kawalan Merujuk perkara di atas, saya sebagai penduduk di perumahan Swan ingin menarik perhatian pihak tuan terhadap masalah yang kami hadapi. mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap mereka yang terlibat. 2. Masalah yang kami maksudkan adalah tentang sikap penghuni di kawasan Kami berharap pihak tuan dapat membantu kami mengatasi masalah ini dengan

ini yang melupuskan sampah sarap dengan cara membakar secara terbuka. Pembakaran sampah sarap ini telah dilakukan tanpa kawalan. Keadaan ini jika tidak dihentikan serta merta, ia boleh mengganggu kesihatan dan seterusnya mengancam nyawa penduduk di kawasan ini. 3. Untuk makluman pihak tuan, Taman Swan merupakan kawasan perumahan

yang baru dibuka di kawasan ini. Semenjak kawasan perumahan ini didiami oleh pembelinya kira-kira empat bulan yang lalu, kegiatan pembakaran sampah sarap secara terbuka telah dijalankan tanpa mengira waktu, sama ada waktu pagi atau waktu petang. minggu. Pembakaran sampah sarap biasanya dilakukan dua minggu sekali, tetapi akhir-akhir ini pembakaran sampah-sarap telah dilakukan setiap Kami telah memberi amaran kepada penghuni kawasan ini, tetapi amaran ini tidak diendahkan oleh mereka. Kegiatan itu masih juga dilakukan malahan semakin berleluasa.

4.

Pembakaran sampah sarap tanpa kawalan ini boleh membahayakan

kesihatan penghuni kawasan ini. Sewaktu pembakaran dilakukan, asap yang tebal menyebabkan berlakunya pencemaran udara. Kami, penduduk di kawasan ini terpaksa menyedut udara yang kotor akibat daripada kesan buruk pembakaran yang tidak dikawal. Pelbagai gejala penyakit akan timbul apabila seseorang itu menyedut udara kotor. Inilah perkara yang paling membimbangkan kami. Kini, nyawa penduduk di kawasan perumahan ini

seolah-olah terancam. Setiap kali pembakaran sampah sarap, kami tidak berani membuka tingkap. Namun begitu, pembakaran yang dilakukan tanpa mengira mangsa ini menyebabkan masalah menjadi semakin rumit. 5. Selain itu, asap tebal ini juga boleh mengganggu pemandu kenderaan yang

menggunakan jalan raya di kawasan ini. Kemalangan juga kerap berlaku kerana penglihatan pemandu menjadi kurang jelas akibat asap yang terlalu tebal. Adalah dilaporkan bahawa pada bulan lepas terdapat dua kes kemalangan berlaku di kawasan ini. 6. Saya mewakili penduduk di kawasan ini amat berharap agar aduan ini

mendapat perhatian dan pertimbangan segera daripada pihak tuan. Kerjasama dan perhatian daripada pihak tuan, saya dahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, terima kasih.

Yang Benar, doris (DORIS WONG SIEW LING) Setiausaha Jawatan kuasa Kemajuan Taman Swan

3.0 3.1

SURAT KIRIMAN TIDAK RASMI Jenis Surat KirimanTidak Rasmi

Surat tidak rasmi ialah surat yang biasanya ditulis kepada ahli keluarga atau sahabat handai. Biasanya ditulis dengan tujuan untuk memberitahu sesuatu perkara seperti berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Surat ucap tahniah Surat ucap takziah bertanya khabar berita menceritakan tempat-tempat menarik di Malaysia kepada sahabat pengalaman di tempat baru seperti di sekolah baru surat minta kebenaran ibu bapa / penjaga membalas surat yang dihantar oleh orang lain dan sebagainya.

3.2
• •

Format Surat Kiriman Tidak Rasmi
Penulisan surat kiriman tidak rasmi dimulakan dengan menulis alamat pengrim di sebelah atas penjuru kanan. Tarikh boleh ditulis dalam dua cara, iaitu Cara A : Cara B : 8 Februari 1998. 8 hb. Februari, 1998.

• • •

Seterusnya,penulisan surat kiriman tidak rasmi diikuti dengan bertanyakan khabar dan menceritakan keadaan kesihatan penulis. Jika membalas surat, sebelum menanyakan sesuatu, terlebih dahulu jawab pertanyaan yang dikemukakan sebelum ini. Gunakan panggilan mengikut usia atau pangkat seperti :

nenda, ayahanda , ibunda / bonda , kakanda / kanda , adinda , anakanda , dan cucunda. *** Jangan menggunakan ganti nama aku, awak, ataupun kamu. • Akhiri surat dengan salam, penghargaan, terima kasih dan keinginan untuk berutus surat lagi.

Format Surat Kiriman Tidak Rasmi (Nama Penulis)……………... (Alamat) …………………….. ………………………………. ………………………………. Tarikh: ………………………. (Tertib menghadapkan surat kepada pihak yang menerima surat ) .................................... ............................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Saudara, (Hal-hal yang ingin disampaikan / dinyatakan. Ada baiknya sesuatu isi disampaikan dalam perenggan yang berasingan) ............................................................................................................................................... ............... ............................................................................................................................................... ............... .. ............................................................................................................................................ .................. ............................................................................................................................................... .............

............................................................................................................................................... . Yang benar, ................ ( Nama Huruf Besar )

3.3

Penulisan Teks – Surat Kiriman Tidak Rasmi

Tulis sepucuk surat kepada seorang kawan kamu untuk mengajaknya datang ke rumah kamu pada hujung bulan ini kerana buah-buahan di kebun ayah kamu sedang berbuah. Doris Wong Siew Ling, No. 4C, Lorong 5, Jalan RTM, 96000 Sibu, Sarawak. 25 March 2008. Menemui sahabatku, Syvester yang berada di Kuching, semoga berada dalam keadaan sihat sejahtera di samping keluarga tersayang. Saudara, Saya berharap saudara masih tidak melupai saya. Tujuan saya menulis surat ini adalah untuk mengajak saudara datang ke rumah saya pada cuti hujung bulan nanti. Untuk pengetahuan saudara, buah-buahan di kebun ayah saya sedang masak. Buah-buahan pada musim ini sungguh menjadi, terutamanya manggis. Ayah saya memajakkan sebahagian sahaja. Selebihnya ditinggalkan supaya keluarga serta sahabat handai kami sama-sama dapat merasainya. Saya berharap saudara tidak keberatan untuk datang ke rumah saya. Kalau saudara tidak keberatan, ajaklah keluarga serta kawan-kawan saudara datang bersama-sama. Bolehlah mereka sama-sama merasai keenakan buah manggis, rambutan, langsat serta durian di dusun ayah saya nanti. Saya berharap saudara bersetuju dan memberitahu saya secepat mungkin tentang kedatangan saudara. Saya akan menunggu kedatangan saudara. Setakat ini sajalah yang sempat saya tuliskan. Akhir kata, sambutlah salam mesra daripada saya untuk saudara sekeluarga. Semoga kita dapat bertemu nanti.

Sekian , terima kasih. Yang benar,

Doris
(DORIS WONG SIEW LING)

Kesimpulan
Surat rasmi mempunyai laras bahasa dan gaya yang tersendiri. Suasana yang ditimbulkannya ialah suasana formal yang dengan sengaja mejarakkan antara penulis denagn penerima surat. Ungkapan-ungkapan tertentu yang terdapat dalam surat rasmi boleh mencirikan laras bahasanya. Kebanyakkan laras bahasa tertentu yang digunakan dalam surat rasmi ialah terjemahan langsung daripada bahasa Inggeris. Ada ketikanya terjemahan seperti ini boleh diterima dan ada kalanya pula tidak diterima kerana kejanggalan yang ditimbulkannya. Laras bahasa yang keinggerisan itu berpunca daripada tradisi penulisan surat rasmi yang dibawa daripada tradisi Inggeris zaman penjajahan dahulu.

Bibliografi
Ibrahim Ismail. 1992. Kaedah baru: Menulis surat rasmi dan surat

perniagaan. Kuala Lumpur.

Ab. Rahman Ab. Rashid & Yap Kim Fatt. Bahasa Kebangsaan. Petaling Jaya: Longman Malaysia Sdn. Bhd.

Azlan Hamid & Ng Chan Heng.

Prestasi Unggul: Karangan UPSR.

Petaling Jaya: Longman Malaysia Sdn. Bhd.

Rozizah Md. Dom & Amir Hazlin Lin. Petaling Jaya: Sasbadi Sdn. Bhd.

Blog A: Bahasa Melayu PMR.

Zabedah Salihin, Nursidah Abdul Hamid & Fauziah Mat. Bahasa Melayu. Jahor Darul Takzim.

Fokus 2U:

http://www.tutor.com.my/tutor/arkib2002.asp? e=UPSR&s=BM&b=MEI&m=2&r=m&i=NOTA

http://tatabahasabm.tripod.com/tulisan/ksuratrasmi.htm

http://cikgucemerlang.com/FormatSKR.htm

http://www.cybermelayu.com/newriang/Minda %20Cergas/1999/Secondary/Karangan/Ker12.htm

www.pioneerss.moe.edu.sg/resource/download.asp?

http://websekolah.bharian.com.my/websekolah/pendidikan/bgsurat.html

http://www.brunet.bn/news/pelita/26apr/sasbuday.htm

www.sembawangsec.moe.edu.sg/School %20Web/Mother_Tongue/sunita/SURAT.doc -

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful