Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3

GUÍA PRÁCTICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN DE TIEMPOS EN EL MÓDULO HR DE SAP R/3
MONICA ALICIA VILLABLANCA VERGARA

Resumen
Resumen-- Este trabajo corresponde a una recopilación de las actividades desarrolladas para la puesta en marcha del submódulo Gestión de Tiempos en el marco de la implementación del módulo Recursos Humanos de SAP R/3, que permite llevar el control de asistencia del personal. El objetivo propuesto es presentar una forma de abordar un proyecto de implementación SAP, basado en la experiencia adquirida en lo que constituyó la tercera etapa del proyecto SAP en Refinería de Petróleo Concón (RPC). En este trabajo se describe la situación de RPC previa y durante el desarrollo del proyecto, la metodología utilizada, la conformación del equipo de trabajo, las etapas involucradas, el diseño conceptual con una referencia a los principales conceptos que permiten establecer los pilares del módulo Recursos Humanos (HR), como son la estructura de Desarrollo de Personal (PD) y la estructura de Administración de Personal (PA). También, se describe una forma para especificar el diseño detallado, una guía para realizar la parametrización y la construcción de esquemas de evaluación de tiempos, se mencionan los desarrollos y localizaciones efectuados, los problemas encontrados durante el avance del proyecto y sus soluciones. Una vez conformada la solución de este proyecto, se describe la forma de traspasar la parametrización y los desarrollos al entorno productivo, la puesta en marcha, los cambios y ajustes posteriores, los resultados de la evaluación de tiempos y la interacción de SAP HR con el liquidador de Nómina.

Abstract
Abstract-- This work corresponds to a summary of the activities developed for the setting in march of the Administration of Times submodule in the mark of the implementation of the Human Resources module of SAP R/3, that allows to carry off of control of the personnel's attendance. The proposed objective is to present a way of approaching an implementation project SAP, based on the experience acquired in what constituted the third stage of the project SAP in Refinería de Petróleo Concón (RPC). In this work the situation of RPC is described previous and during the development of the project, the used methodology, the conformation of the work team, the involved stages, the conceptual design with a reference to the main concepts that allow to establish the pillars of the Human resources (HR) module, like they are the structure of Development of Personal (PD) and the structure of Administration of Personal (PA). Also, a form is described to specify the detailed design, a guide to carry out the customizing and the construction of outlines of evaluation of times, the developments and localizations stablished are mentioned, the problems founded during the advance of the project and their solutions. Once conformed the solution of this project, the way is described of passing over the customizing and the developments to the productive environment, the setting in march, the changes and later adjustments, the results of the evaluation of times and the interaction of SAP HR with the payer of Payroll. Keywords--Proyecto; Implementación ; SAP ; Tiempos Humanos, correspondiente a la tercera etapa del proyecto de implementación SAP en Refinería de Petróleo Concón (RPC). Después de haber integrado el equipo de desarrollo en las etapas anteriores, en esta última se dio la posibilidad de una participación mixta, funcional y base, para el módulo Gestión de Tiempos, que permitió adquirir experiencia y conocimientos más integrales del módulo.

I.

INTRODUCCION

Este trabajo está basado en la experiencia de implementación del módulo Recursos

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El trabajo describe la situación existente en la empresa RPC anterior a la implementación de SAP, con el objetivo de insertarlo en el contexto de un proyecto SAP desde la selección hasta su puesta en marcha. Gestión de Tiempos corresponde a lo que se conoce como Control de Asistencia y la funcionalidad ofrecida por SAP, lo hace un producto muy robusto. En el tema Recursos Humanos, RPC es una empresa con alto grado de complejidad y variabilidad, por lo que requiere disponer de una herramienta flexible que permita adaptarse a los cambios. SAP cubrió los requerimientos de RPC y actualmente el módulo lleva cuatro años de funcionamiento exitoso. El objetivo principal planteado para este trabajo es describir un proyecto de implementación SAP, presentar la metodología utilizada, describir las etapas involucradas y mostrar la diferencia con respecto a un proyecto tradicional de TI. Los objetivos específicos relacionados con la implementación de Gestión de Tiempos son: describir las alternativas presentadas por SAP para cubrir los requerimientos de Gestión de Tiempos, presentar el desarrollo del proyecto de implementación en el entorno SAP y en el ámbito del módulo Recursos Humanos que sea necesario cubrir dentro del alcance del proyecto Gestión de Tiempos, generar una guía de parametrización y una introducción a la construcción de un esquema de evaluación de tiempos, presentar las herramientas que ofrece SAP para enfrentar la funcionalidad no cubierta y mostrar los problemas que se presentaron y sus soluciones.

Arquitectura Cliente/Servidor, Escalabilidad, Modularidad e Integración. Durante la selección se analizaron diversas opciones entre las cuales también se consideró mejorar los sistemas existentes. Entre los productos evaluados estuvieron algunos sistemas de empresas nacionales y sistemas del mercado de aplicaciones ERP (Planificación de Recursos Empresariales), como Oracle Financial, JD Edwards y SAP R/3. El costo de implementación y mantenimiento anual fue otro factor considerado en la evaluación. El análisis costo/beneficio arrojó a SAP como la mejor propuesta destacándose por sus ventajas funcionales y técnicas. También por comparación con sistemas similares y por recomendación de SAP, se seleccionó el producto Meta-4 Mind para cubrir la Nómina de Recursos Humanos. A. Evolución de la Implementación SAP en RPC Hasta el momento de iniciar el proyecto SAP, la empresa contaba con sistemas desarrollados internamente, algunos con mucho tiempo de funcionamiento, tales como los sistemas: Contable, Control y Gestión de Materiales, Cuentas Corrientes, Presupuesto, Facturación, Pedidos de Trabajo, Pago y Gestión de Personal, entre otras aplicaciones. La preocupación por la integración no pasaba sólo por las aplicaciones, era necesario llegar a producir un cambio cultural, pasar de una organización jerárquica a una organización trabajando por procesos. En Julio de 1996 se inicia el proceso de implementación de SAP R/3 en versión 3.1.F, con un plazo de 7 meses para su entrada en producción, contemplando los módulos Finanzas (FI), Controlling (CO) y Gestión de Materiales (MM). La implementación de SAP se organizó mediante un equipo interdisciplinario formado por profesionales de diferentes áreas: Contable Financiera, Costos, Abastecimiento e Informática, con dedicación a tiempo completo e integrados con el equipo de consultores funcionales proporcionados por la empresa implantadora. En paralelo, el área de Recursos Humanos, inició la implementación de Meta-4 para reemplazar la aplicación que efectuaba el pago de la nómina del personal, y algunas otras aplicaciones satélites como Control de Feriado, Préstamos, Cuentas Corrientes del Personal. Posteriormente en 1997 como segunda etapa del proyecto SAP, se efectuó la implementación del módulo Comercial (SD) y el submódulo de

II.

DESCRIPCION SITUACION ACTUAL

Refinería de Petróleo Concón S.A. (RPC) perteneciente al holding de empresas ENAP, define las actividades de su negocio como comprar, vender, importar, exportar, refinar, comercializar, industrializar, transportar y almacenar hidrocarburos, en especial petróleo crudo y sus derivados. En 1994, RPC preocupada por la creciente competencia que venía afectando al mercado nacional e internacional de combustibles decide desarrollar un proyecto denominado Integración liderado por la Gerencia General, que consistió en el rediseño de procesos críticos, con el objeto de hacer coincidir los procesos de gestión con la visión de negocios y la implementación de soluciones informáticas de última generación. Entonces se dio inicio al proceso de selección del software teniendo como requisitos:

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Servicios (ESM), integrándolos a los módulos que ya estaban funcionando a esa fecha. B. Decisión por la Implementación del Módulo HR de SAP A fines de 1997 como parte del plan para enfrentar el problema del año 2000, se efectuó un catastro y un plan de pruebas para todas las aplicaciones existentes y en uso, especialmente las que no se encontraban en el entorno SAP ni Meta-4, y que en su mayoría correspondían a desarrollos propios que operaban en un computador Mainframe IBM S/390 o a aplicaciones en el entorno Red PC. De las aplicaciones de Recursos Humanos, la considerada más crítica fue el Control de Asistencia residente en el computador IBM, y que también recibía información de ingreso y autorización de horas extras y ausentismos desde una aplicación en red, con llegada a un gran número de usuarios con diferentes niveles de acceso. Otra fuente de información eran las marcas del personal, extraídas de los relojes del sistema Control de Acceso. Toda esta información se procesaba con el objeto de determinar horas de ausentismo y sobretiempo, desglosada en campos denominados Tipos, los cuales son enviados al proceso de pago. La alternativa de corregir las aplicaciones del entorno mainframe fue descartada, por la decisión de eliminar la plataforma IBM, fundada en que el sistema no cumplía con el año 2000 y además porque el costo de licencias no era menor. Dado que ya se habían adquirido los producto SAP R/3 y Meta-4, la solución debía venir por una de las siguientes alternativas: • Implementar el módulo Factor Humano de Meta-4 para Desarrollo de Personal, Capacitación, Evaluación de Desempeño, y complementarlo con el desarrollo de una aplicación para el Control de Asistencia. • Implementar el módulo Recursos Humanos (HR) de SAP R/3, considerando los siguientes submódulos: Gestión de Personal (PA), Desarrollo de Personal (PD), Gestión de Tiempos (TIM), Planificación y Gestión de Actos. Meta-4 es una aplicación Cliente-Servidor parametrizable que además ofrece herramientas que permiten construir nuevos desarrollos. Si bien Meta-4, ya contaba con la nómina y su entorno de aplicaciones, esta alternativa fue descartada por no contemplar un módulo para Control de Tiempos, en este caso era necesario construir una aplicación similar al Control de Asistencia. La segunda alternativa, el módulo HR de SAP como aplicación integrada, si contempla un submódulo denominado Gestión de Tiempos

(TIM), es la opción que cuenta con la ventaja que el producto SAP y su esquema de trabajo, ya eran conocidos por muchos usuarios a través de Gestión de Materiales del módulo MM, y además ya se contaba con gran parte de las licencias que demandaría el módulo HR, razones por las cuales se optó por la implementación del módulo Recursos Humanos de SAP. C. Por qué seleccionar Gestión de Tiempos como tema del trabajo Al plantearse las posibilidades como tema para este trabajo, y por la experiencia en el entorno R/3, se pensó desarrollar un tema relacionado con SAP y entre las alternativas se seleccionó el módulo Recursos Humanos (HR) por tener una doble participación en la implementación del submódulo Gestión de Tiempos. Participación Funcional en la especificación de requerimientos, diseño y parametrización, y participación como Especialista Base responsable de los desarrollos y adecuaciones necesarias. Las siguientes razones fundamentan la decisión de efectuar este trabajo: • Participación en un equipo interdisciplinario para la implementación del módulo HR. • Desde la entrada en producción se ha dado soporte Funcional y Base al módulo HR. • Haber efectuado el desarrollo de la aplicación anterior, Control de Asistencia, la que fue reemplazada por Gestión de Tiempos de SAP. • Se considera un tema novedoso y original. Dado que pertenece a un módulo menos conocidos de SAP R/3, existe menos literatura al respecto. • Conocimientos de la interacción con el sistema Meta-4 (Nómina). • Experiencia en desarrollos para el Área Recursos Humanos. D. Objetivos del Trabajo Con la experiencia obtenida al participar en un equipo de trabajo interdisciplinario para la implementación del submódulo Gestión de Tiempos de SAP R/3, se pretende generar una guía de implementación del componente Gestión de Tiempos, mostrar las etapas por las que pasa un proyecto SAP, y transmitir la experiencia de los problemas enfrentados y las soluciones dadas. Los objetivos planteados con este trabajo son: • Describir el módulo HR y cómo se sitúa Gestión de Tiempos en el entorno SAP R/3. • Mostrar el alcance de un proyecto de implementación SAP, estrategias de

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• • •

implementación, etapas del proyecto, y las diferencias entre un proyecto de implementación SAP y un proyecto TI tradicional. Describir el proceso de implementación de Gestión de Tiempos, considerando los requerimientos de la empresa, los problemas que se presentaron y las soluciones dadas. Describir la forma de trabajo de SAP para permitir nuevos desarrollos o modificaciones al estándar. Forma en que se abordaron los requerimientos que el estándar no cubrió y que fueron requisito. Mostrar la ventaja de conocer funcional y técnicamente los componentes de SAP. y

Las aplicaciones R/3 trabajan de un modo integrado de manera que existe una conexión implícita entre los procesos logísticos y financieros, así como con los de Recursos Humanos. El flujo de datos por ende es más eficiente, ya que los datos se ingresan una única vez, encargándose el sistema de lanzar o actualizar otros datos o funciones relacionadas lógicamente. Un sistema como SAP R/3 se puede considerar como transaccional, pero también tiene un sentido estratégico, pues como es un sistema integral de administración, puede ofrecer servicios o productos diferenciados al cliente, lo que puede ser la base para que aquellas compañías que posean este recurso, logren ventajas competitivas. Además, SAP resulta muy atractivo en el ámbito de los sistemas de gestión por la rápida adaptación a los constantes cambios organizacionales, ya sea de estructura o de objetivos de la empresa, lo que puede hacer gracias a que maneja muy bien la unión inherente que debe existir entre los procesos de negocios y los sistemas de información que los soportan. F. Alcance de un Proyecto Implementación SAP R/3 de

E. SAP R/3 (Sistemas, Aplicaciones Productos para el proceso de datos)

SAP R/3 es un producto de reconocido pretigio en el mercado de productos ERP (Enterprise Resource Planning), está basado en sistemas abiertos y en el concepto cliente-servidor. Es un software de negocios que ha llegado a situarse en mercados muy diversos de empresas: fabricación, distribución, químicas, salud, servicios públicos, petróleo, telecomunicaciones, etc. Su éxito se debe en gran medida a: • Una estrategia rápida y bien orientada: software, servicios, funcionalidad, evolución, misión, objetivos, etc. • Una sólida integración de los procesos empresariales, que traspasan los tradicionales límites departamentales de las empresas. • A pesar de ser un paquete estándar se puede configurar en múltiples áreas y adaptar en gran parte a las necesidades específicas de cualquier empresa. • Una clara actitud y esfuerzo por estar presente en todos los frentes y ser una fuerza innovadora en cada una de las áreas tecnológicas, tales como Internet, Data Ware-housing, herramientas cooperativas (Workflow), integración de aplicaciones de sobremesa, orientación a objetos, etc. Los módulos funcionales de SAP se dividen en 3 grandes áreas: Financiera, Logística y de Recursos Humanos. Adicionalmente, SAP desarrolla algunos componentes especiales que interactúan con los módulos estándar destinados a determinados sectores empresariales, los que se denominan Soluciones Industriales (IS). También existe un conjunto de componentes denominados CS (Cross Applications) o componentes válidos para todas las aplicaciones que se ubican entre las áreas técnicas y funcionales del sistema, cubriendo aspectos tales como Business Workflow, Integración con sistemas CAD, Gestión documental (DMS) y SAPOffice.

Los proyectos SAP no se pueden gestionar como proyectos TI tradicionales en los que el informático interpreta las necesidades de los usuarios y diseña los sistemas. Por el contrario, los proyectos de implementación SAP son proyectos en los que los usuarios toman el control para configurar sus procesos empresariales, dejando que los departamentos informáticos presten apoyo en temas técnicos. Este es el motivo principal para que la implementación SAP deba considerarse como un proyecto empresarial, conducido e incentivado por una gestión superior, ya que puede afectar a los procesos y estructuras tradicionales de las empresas. En los proyectos de implementación de SAP, el problema es normalmente, la implementación en si misma. La implementación no se reduce solamente a la instalación de SAP R/3 en el sistema, sino que comienza desde la planificación hasta los upgrades posteriores. Existen básicamente tres tipos de estrategias de implementación: • Step by Step: Se caracteriza por la implementación del software en etapas, normalmente con módulos relacionados cada vez. • Big Bang: Se reemplazan los sistemas existentes en la compañía por el nuevo software, en una sola operación. • Roll-out: En este caso, se crea un modelo en un lugar, que luego es replicado en otros sitios. Para el desarrollo del modelo se

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puede usar cualquiera de las 2 estrategias anteriores. Un proyecto de implementación SAP, normalmente se divide en las siguientes etapas: 1. Organización del Proyecto 2. Diseño Conceptual 3. Diseño Detallado 4. Preparación para Entrada en Producción 5. Entrada en Producción y Soporte G. Descripción del Módulo Humanos (HR) de SAP R/3 Recursos

PD-RPL . Planificación y Reservas de salas. PD-SCM. Formación y Gestión de Eventos. PD-WFP. Planificación del Trabajo. G.3. Descripción de Gestión de Tiempos (TIM) El componente Gestión de Tiempos de SAP hace posible la representación flexible de todos los procedimientos de personal relacionados con el registro y la evaluación de los datos de tiempos del empleado. También permite la transferencia de datos de presencias y ausentismos hacia otras aplicaciones de SAP. El sistema SAP permite la representación de estructuras de tiempos en la empresa, según las condiciones reales y utilizando el calendario como base. Estas incluyen: • Modelos de horario de trabajo, como el horario de trabajo flexible, el horario de trabajo normal y la operación de turnos. • Horarios de trabajo teórico, planes de pausas, horas trabajadas con compensación en tiempo, etc. para los distintos modelos de horario de trabajo. • Excepciones, como por ejemplo, suplencias, disponibilidad y viajes de negocios. • Reglamentaciones para la retribución de presencias y ausentismos, pausas y trabajo en días no hábiles, etc.

El módulo HR de R/3 incluye todos los procesos de negocio requeridos para controlar y gestionar de una manera eficaz las necesidades de recursos humanos de las empresas: desde gestión de candidatos a puestos de trabajo a la elaboración de nóminas o el desarrollo de personal, así como el control de tiempos. Al igual que en el resto de las aplicaciones de R/3, el objetivo del módulo HR es que los usuarios introduzcan los datos una única vez, con lo que estarán disponibles de forma inmediata para cualquier otra aplicación relacionada, como la contabilidad, el mantenimiento de planta, el sistema de proyectos o el workflow. Los componentes del módulo HR abarcan la administración de salarios y nóminas, modelos de turnos, planificación de trabajo, gestión de actos, gestión de gastos de viajes, etc. Es bastante habitual escuchar que el módulo de HR y todos los procesos de negocio asociados están en relación directa con los países específicos, dado que el software debe ser compatible con las leyes de cada país en materia laboral, impuestos, beneficios sociales, etc. Por este motivo SAP incluye procedimientos, transacciones y variables diferentes para los distintos países. Dentro del área de HR se distinguen dos componentes o módulos principales:

III.

DESCRIPCION DE LA SOLUCION PROPUESTA

A. Metodología usada Implementar SAP R/3 significa instalar y configurar el software SAP R/3, con el objeto de satisfacer y resolver las necesidades de información que tienen las empresas para poder realizar su trabajo. La estrategia de implementación para el módulo HR fue la misma utilizada al implementar los primeros módulos de SAP en RPC, es decir, Step by Step. Para el proceso de implementación, SAP cuenta con varias metodologías, siendo las más utilizadas, el modelo de implementación SAP (Procedure Model) y el AcceleratedSAP, más conocida como ASAP. El modelo de implementación es considerado uno de los mejores métodos porque integra el conocimiento del entorno organizacional con las actividades específicas necesarias en los proyectos R/3. El segundo método, ya más fuertemente aceptado, ASAP, es especialmente útil si se desea realizar una implementación rápida cuando se requiere un menor esfuerzo en reingeniería. ASAP incluye un asistente de

G.1. Módulo PA. Administración de Personal. Comprende los submódulos: PA-APP. Reclutamiento o Gestión de candidatos. PA-BEN. Beneficios. PA-INW. Incentivos. PA-PAD. Administración de Personal. PA-PAY. Contabilidad de Salarios o nómina. PA-SAD. Administración de Compensaciones. PA-TIM. Gestión de Tiempos. PA-TRV. Gestión y Gastos de viajes.

G.2. Módulo PD. Desarrollo y Planificación Personal. Incluye los siguientes componentes: PD-OM. Gestión de la Organización. PD-PD. Desarrollo de personal.

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implementación, una base de datos de preguntas y respuestas, plantillas, herramientas y documentación. La metodología utilizada en la implementación del módulo HR fue el modelo de implementación SAP, el que se justifica ampliamente porque en especial este módulo debe contemplar muchas particularidades de la organización. El desarrollo del proyecto contempló las siguientes etapas: • Planificación del Proyecto • Diseño Conceptual General • Diseño Detallado • Parametrización • Desarrollos y Localizaciones • Pruebas • Preparación para Entrada en Producción • Entrada en Producción y Soporte B. Planificación del Proyecto En esta etapa se organizan las actividades a realizar en el proyecto de implementación, estableciendo una carta Gantt con la planificación de las actividades, recursos y tiempos contemplados. El equipo de trabajo se conformó de la siguiente forma: Por parte de la empresa implantadora: • Un Gerente de Proyecto que debe velar por el cumplimiento del contrato y por el avance del programa establecido. • Un Jefe de Proyecto encargado de coordinar las actividades del equipo de trabajo y de responder ante el Gerente de Proyecto y ante la parte Cliente. • Un Consultor especializado en el módulo Administración de Personal (PA). • Un Consultor especializado en el módulo Desarrollo y Planificación de Personal (PD). Por parte del Cliente, RPC: • Un Gerente responsable del proyecto • Se organizaron 4 equipos de trabajo con a lo menos un especialista por cada área participante en el proyecto: - Desarrollo Organizacional y Capacitación - Gestión de Tiempos - Servicio Médico y Prevención Riesgos - Seguridad • Un Especialista Base con experiencia en ABAP/4 para efectuar desarrollos y resolver problemas que el estándar no contempla.

C. Diseño Conceptual General La estructura organizacional de Recursos Humanos tiene consideraciones orientadas a dos grandes áreas, Desarrollo de Personal(PD) y Administración del Personal (PA). La primera define vínculos entre las diferentes unidades organizacionales, puestos, cargos etc., la segunda define conceptos, reglas de equivalencia referentes a nómina, tiempos, y otras gestiones. La figura 1 muestra un ejemplo de estructura organizacional con los componentes de PA y PD.
PD UNIDAD ORGANIZATIVA
REQUISITOS

GERENCIA DE VENTAS
LIDERAZGO 7 CON.VENTAS 5

FUNCION

GERENTE

PA PERSONA
INFOTIPOS PERSONALES -NOMBRE -DIRECCION

REQUISITOS

POSICION

GERENTE DE VENTAS

JUAN PEREZ

NOMINA

S.BASE 2.500 •••

TIEMPOS

VACACION 15/1/98 – 13/2/98

•••

Fig.1. Estructura Organizacional PA-PD. C.1. Estructura Organizacional de Desarrollo de Personal (PD). Corresponde al esquema organizacional en el que figuran las relaciones entre los diferentes departamentos y grupos de personas, lo que se representa mediante unidades de organización. La asignación de puestos de trabajo permite determinar donde debe desarrollarse una actividad y cada persona desempeña una función. Contempla los siguientes elementos: Unidad Organizacional: Representa a una determinada Gerencia, Unidad, Área, Departamento o División de la empresa. Función: Describe una especificación de cargo, un perfil genérico de las responsabilidades, tareas, cualificaciones. Posición: A una posición se transfieren las propiedades y asignaciones de una función. Las posiciones se asignan a unidades de organización y se conectan entre sí para la representación de instancias. C.2. Estructura Organizacional para Gestión de Personal (PA). En el área de datos maestros, se entiende por jerarquías de organización, la clasificación de una empresa en identificador de sociedad, divisiones de personal y subdivisiones de personal, quedando determinada por: • Sociedad

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• División de Personal • Subdivisión de Personal Esta estructura permite definir un rango de validez desde una sociedad a un grupo de empresas en su totalidad. La Sociedad es una definición a nivel contable, por ejemplo, el balance se elabora a nivel de sociedad. La Sociedad al igual que País, Moneda, Calendario de Festivos son definiciones globales que en el caso de la implementación en RPC, fueron definidos en la primera fase. La estructura organizacional de Gestión de Personal contempla los siguientes elementos: División de Personal: Constituye un área de la estructura de la empresa, limitada desde el punto de vista de la Gestión de Personal, de la Gestión de Tiempos y la organización del cálculo de la nómina. Las divisiones de personal en SAP generalmente se utilizan para definir una planta o bien un grupo de plantas con un denominador común que luego se vincula con el módulo Financiero. Subdivisión de Personal: Constituye una unidad que representa una parte limitada de la División de Personal, desde puntos de vista administrativos de personal, de gestión de tiempos y técnicos de la nómina. Grupo de Personal: Conjunto de personas dentro de la organización que responden a un tratamiento equivalente en lo que respecta a su ejecución de nomina, en la definición de sus horarios, tipos de ausentismos permitidos, horas extras admitidas, etc. Área de Personal: Es una conjunto común dentro de un grupo de personal para la cual se han fijado reglamentaciones de personal. Un Sistema de Gestión de Personal debe ser capaz de reproducir las jerarquías de la organización y las relaciones entre ellas y permitir la administración de los datos de los empleados. En SAP, la asignación del empleado a una posición en la estructura de la empresa es primordial en el ingreso de datos específicos de los empleados. C.3. Conceptos Relevantes en Gestión de Personal. Conceptos y Definiciones importantes de mencionar correspondientes a Gestión de Personal. Área de Nómina: Constituye un conjunto común para el cual se han fijado reglamentaciones unívocas relevantes para la nómina y la evaluación de tiempos de personal. Relación Laboral: En el caso de RPC, este campo se definió para indicar la pertenencia del funcionario a un sindicato.

Infotipo: Conjunto de información coherentemente ordenada denominada Tipo de Información, que existe para PA y PD. Los infotipos se identifican con una clave de 4 dígitos y se dividen según rangos: • Infotipo 0000-0999 Datos personales que corresponden a Administración de Personal (Datos Personales, Dirección, etc.). • Infotipo 1000-1999 Datos relativos a planificación, que pertenecen a Desarrollo de Personal (Objetos PD, Vinculaciones, etc.). • Infotipo 2000-2999 Datos de Gestión de Tiempos, (Ausentismos, Horas extras, etc.) • Infotipo 4000-4999 Datos de Candidatos, (Solicitudes de Empleo, Asignación a Vacante). Subtipo: Clasificación dentro de un infotipo para distinguir registros. Por ejemplo, para el infotipo 2001 Ausentismos, se crean subtipos para Permiso, Vacaciones, Licencia Médica, etc. Medida: Secuencia lógica de información provocada ante una acción relevante en la historia laboral de un trabajador en la empresa, Conjunto de infotipos que deben ser tratados ante un evento. Por ejemplo, Contratación de Funcionario, Baja de Funcionario, Cambio Organizacional. Status de Actividad: Define el estado en el cual se encuentra la persona en la empresa. Por ejemplo, Activo, Inactivo, Jubilado. Clase de Contrato: Define la situación contractual que tiene la persona en la empresa desde el punto de vista jurídico. Tipo de Convenio: Define el sector de la industria para el cual el acuerdo laboral es válido. Grupo Profesional: Constituye un criterio de división de la valoración del trabajo (grupo de sueldos por convenio). Un grupo profesional se divide en varios Subgrupos profesionales. C.4. Definición de Escenarios Empresariales Un escenario empresarial es un conjunto de procesos que abarca toda la funcionalidad y casuística requerida por la empresa dentro de un área en particular. A partir de cada área de la empresa dentro del alcance del proyecto, se diseñan los escenarios empresariales. Para la definición de los escenarios empresariales se puede utilizar como base el modelo de referencia de SAP R/3, y a partir de éste, se diseña la matriz de selección de escenarios que detalla los escenarios empresariales a implementar para cada área. Escenarios empresariales de Recursos Humanos inicialmente considerados en RPC:

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Gestión de la Organización: Se realiza todo el proceso de edición y cambio de la estructura organizativa, esto puede comprender el procesamiento de funciones, perfiles de requisitos, staffing, como así también alimentar datos relevantes para la planificación de costos. Gestión de Actos: Se realiza todo el proceso de creación de eventos de capacitación, comprendiendo también lo que respecta a reservas de sala, planificación de eventos y su ejecución. Desarrollo de Personal: Involucra el proceso de determinación de ascensos y suplencias según cadenas de mando lógico. Datos Maestros: Corresponde a la gestión de administración de los datos personales individuales. Contratación: Corresponde al proceso de ingreso de personal, pudiendo ser personal interno o externo. Gestión de Tiempos: Corresponde a todo el procesamiento del horario de trabajo, como ausencias y horas extras. Gastos de Viaje: Corresponde al proceso de rendición de gastos del personal dada alguna comisión fuera de su puesto de trabajo. C.5. Definición de Procesos Empresariales A partir de los escenarios seleccionados en el punto anterior, se definen los procesos de negocio para cada escenario, donde se puede utilizar como base el modelo de referencia de SAP R/3. Como el trabajo está centrado en Gestión de Tiempos, sólo se mencionarán los procesos involucrados con dicho submódulo. En escenario Gestión de la Organización: • Gestión de Organización y Personal. • Procesamiento del Plan Organizacional. En escenario Datos Maestros: • Administración de Personal. En escenario Gestión de Tiempos: • Procesamiento de Gestión de Tiempos. • Procesamiento del Status del Empleado para la Gestión de Tiempos. • Procesamiento de Datos Básicos para la Gestión de Tiempos. • Procesamiento del Calendario de Trabajo. • Procesamiento de Planes de Horario de Trabajo. • Registro de Asistencias. • Registro de Desviaciones del Plan de Horario de Trabajo Diario. • Contabilización de Tiempos con Conexión al Subsistema.

• • •

Contabilización de Tiempos: Entrada Manual de Horas. Contabilización de Tiempos: Procesamiento Final. Interfaces con Sistema de Nómina.

D. Diseño Detallado Se efectúa un análisis detallado de procesos y funciones, generando como resultado el diseño de procesos y funciones. La descripción de procesos la realizan los usuarios funcionales que conocen cada proceso, en un formato narrativo y apoyado por los elementos que desee usar como tablas, diagramas, gráficos con un formato como el de la figura 2. PROCESO:<Nombre proceso> 1. 2. Requerimientos/Expectativas. Concepto General del Proceso/Explicación de Funciones

2.1. Explicaciones Generales 2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos 2.3. Consideraciones Especiales de la Organización 2.4. Modelo de Negocio 3. Consideraciones sobre la Organización. Fig.2. Formato Descripción de Proceso En Anexo 1 se incluye un ejemplo con la descripción del proceso Procesamiento de Gestión de Tiempos. D.1. Funcionalidad requerida a Gestión de Tiempos en la implementación RPC Extraída de la descripción de procesos efectuada, se presenta la funcionalidad más relevante requerida para este proyecto y la alternativa SAP para cubrirla:
a) En Registro de Información

Registro de Ausentismos: Infotipo 2001 – Ausentismo diferenciado por subtipo, por ejemplo: 1LEC Enfermedad Común, 3ADM Permiso Administrativo, 4VAC Vacaciones. Registro de Presencias: Infotipo 2002 – Presencias diferenciadas por subtipo, por ejemplo: 2CAP Permiso Capacitación, 3CT Cambio de Turno, 2DSB Descanso Jornada Abonada.

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• • • •

• • •

Registro de Horas Extras a otro Centro de Costo: Infotipo 2005 – Horas Extras Especiales. Registro de Horas Extras al Centro de Costo del empleado: Infotipo 2007 – Horas Extras Normales. Registro de Marcas: Infotipo 2011 – Hechos Temporales. Registro de Horas Extras uso exclusivo Remuneraciones: Infotipo 2012 – Corrección de Saldos. Permite ingresar directamente horas extras sin su determinación desde el proceso de evaluación. Asignación de Horario de Trabajo: Infotipo 7 – Horario de Trabajo Teórico. Información para Relojes Control: Infotipo 50 – Información de Entrada de Tiempos. Calendario de Turnos: Consiste en jornadas de 8 horas de trabajo durante 6 días, y 1, 2 ó 3 días de descanso según la jornada realizada. Se genera con la parametrización. Calendario Administrativo: Jornada de Lunes a Viernes desde 08:00 a 17:15 ó 17:30, dependiendo de Festivos RPC. Se genera con la parametrización. Calendario de Festivos: Definido en SAP desde la primera etapa. Se incorporan días festivos RPC para personal administrativo.
En el Proceso de Evaluación de Tiempos

b)

Se considera la evaluación de tiempos sólo para personal RPC. El personal RPC tiene un área de nómina diferente del personal externo. Existe personal que marca, para quienes su asistencia se controla a través de las marcas registradas por los relojes. Se contempla un esquema de evaluación para personal que marca. Existe personal que no marca, para quienes el control de asistencia se lleva presumiendo presencia y en caso de existir ausencias, éstas son informadas. Se contempla, otro esquema de evaluación para personal que no marca. De acuerdo al régimen de trabajo debe ser capaz de determinar la forma correcta de pagar las horas extras. Por ejemplo, para régimen administrativo: Horario extra Forma de pago En día Las 2 primeras con un hábil recargo tipo 1 y el exceso con un recargo tipo 2. En sábado Todas las horas con el recargo tipo 2. En domingo o Las 8 primeras con un festivo recargo tipo 3 y el exceso con un recargo tipo 4. Para régimen de turno, la situación es más compleja porque si bien participan los 4 tipos de horas antes mencionados, su

determinación depende del horario de trabajo según calendario de turno y de la jornada en que se realizan las horas extras. Además aparece el concepto de doblona, que corresponde a 2 tipos diferentes de horas para uso exclusivo del personal de turno. Para la determinación de horas extras, SAP cuenta con 3 elementos fundamentales: ccnóminas, tipo de tratamiento y reglas de determinación de cc-nóminas, los que serán descritos en la parametrización. Para el caso de ausentismo, existen prioridades, por ejemplo, un ausentismo por licencia médica debe suspender a un ausentismo por vacación. SAP maneja el concepto de colisiones entre infotipos, para ello es importante definir diferentes enlaces temporales según las acciones que se quiera otorgar a cada infotipo- subtipo. Tanto los ausentismos como las horas extras deben quedar almacenados en forma diferenciada. Para los tipos de ausentismo que es necesario hacer llegar a Meta-4, y para todos los tipos de horas extras que deben llegar al Pago en Meta-4, se contempla la creación de cc-nóminas y para aquellos tipos de ausentismo que sólo son relevantes en SAP, se considera la creación de clases de tiempo. De acuerdo al plan de horario de cada empleado, el proceso debe ser capaz de detectar y registrar atrasos. SAP permite controlar un rango de tolerancia para la entrada y/o salida de la jornada normal de trabajo.
En la interfaz usuario

c)

Debe contemplar habilidades para algunos usuarios que ingresan información y otros que puedan liberarla, acción que se considera como autorización, con el objetivo de eliminar las autorizaciones escritas firmadas. Al ingresar un registro de ausentismo, presencia u hora extra, existe la posibilidad de crearlo con un indicador, bloqueado o liberado. Esta funcionalidad es la que se definió para distinguir un registro ingresado de uno autorizado. Para el caso de ausentismo por Permiso Administrativo, existe un tope anual de horas dependiente del estamento del empleado, el que una vez excedido debe ser asignado a otro tipo que será descontado del sueldo. SAP provee componentes llamados variables de nómina, donde es posible definir los topes establecidos y utilizando acumuladores como clases de tiempo, se dirigen las horas excedidas a una ccnómina diferente.

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Para el personal de turno es importante distinguir el motivo por el cual se realizan horas extras. SAP no provee esta funcionalidad en forma natural, se considera la utilización del campo clase de imputación para los infotipos 2005 y 2007.

Fig.5. IMG – Estructura de la Empresa, Definición Una vez creada la Divisiones de Personal es necesario asociarlas a una Sociedad FI, que corresponde a un identificador de sociedad contable definido en el módulo Finanzas (FI). La Figura 6 muestra las actividades del punto siguiente del árbol de parametrización, Asignación, después de seleccionar Gestión de Personal.

E. Parametrización La parametrización es una etapa que se trabaja en un entorno de desarrollo. Se efectúa en el Customizing de SAP, también conocido como IMG (Guía de Implementación o Implementation Guide). Es un modelo interactivo que ayuda a los usuarios y consultores a configurar el sistema introduciendo las entradas necesarias para satisfacer los parámetros y definiciones solicitados en función de las necesidades específicas del negocio. Se presenta como una estructura de árbol que se va abriendo hasta llegar a un elemento denominado Actividad. La Figura 3 muestra la Guía de Implementación de SAP, que contiene las opciones de parametrización de todos los módulos, por ejemplo, Gestión Financiera corresponde al módulo FI, Controlling al módulo CO. Las opciones destacadas serán abordadas en esta guía.

Fig.6. IMG – Estructura de la Empresa, Asignación En el caso de RPC se consideró las Divisiones de Personal como los distintos centros de trabajo (ubicación geográfica). Las Divisiones de Personal creadas son:

El campo Ag.Pai corresponde a una agrupación de países desde el punto de vista de Gestión de Personal según la legislación del país. Chile no tiene una agrupación definida, por lo tanto se utiliza la agrupación 99 Resto del mundo. La Subdivisión de Personal, dependiente de una División de Personal, se consideró como el régimen de trabajo, que corresponde a las diferentes agrupaciones de jornadas de turno existentes:

Fig. 3. Guía de Implementación La primera actividad considera parametrizar la estructura de Gestión de Personal, compuesta por: Divisiones de Personal, Subdivisiones de Personal, Grupos de Personal y Áreas de Personal. Estos elementos se crean en el grupo de actividades Estructura de la Empresa que se muestra en la Figura 4. Grupo de Personal se definió para distinguir entre Funcionarios RPC, Personal Holding ENAP, Personal Contratista y Estudiantes en Práctica:

Fig.4. IMG - Estructura de la Empresa En la opción Definición, al seleccionar Gestión de Personal aparecen las actividades que se muestran en la Figura 5, donde se define la Estructura de PA.

Área de Personal es una agrupación que va asociada a Grupo de Personal, por lo tanto se muestra sólo las áreas de personal asociadas al grupo Funcionarios. Área de Personal en el caso de los funcionarios, se utilizó para definir los estamentos, que son agrupaciones relacionadas con los contratos colectivos. La siguiente imagen muestra la asociación que se establece entre Grupo de Personal y Área de Personal:

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Unidades de tiempo, se utiliza en Gestión de Actos(Capacitación) para indicar duración de cursos y en el infotipo 22 Formación para indicar duración de estudios.
En Datos Personales

b)

• Las definiciones efectuadas hasta aquí forman la estructura de PA y son fundamentales para las actividades posteriores. Las parametrizaciones siguientes se realizan en el segundo grupo de actividades marcado en la Figura 3 y cuyo desglose se muestra en la Figura 7.

• • •

Definiciones de características asociadas a los empleados (Tratamiento Personal, Estado Civil, Religión, Datos de Dirección, etc.). Definición de características para Familiares. Fijar y Asignar a Programas un Formato de Edición de Nombre (Apellido1, Apellido2, Nombres). Definiciones para el infotipo 28, Servicio Médico de la Empresa (Clases de Reconocimiento, Áreas de Reconocimiento, Valores y Resultados posibles para cada Área de Reconocimiento.
En Datos de Organización

c)

• • Fig.7. IMG - Gestión de Personal y Cálculo de la Nómina. Antes de llegar al tema central que es Gestión de Tiempos, es necesario revisar previamente algunas definiciones que se efectúan en Gestión de Personal. E.1. Gestión de Personal Se definen los infotipos que se utilizarán para contener la información del Personal y las particularidades que cada uno requiera. Las opciones de parametrización se muestran en la Figura 8. • •

Definir Relación Laboral (aquí se definen los sindicatos existentes). Crear Área de Nómina de Personal (su definición es importante para la Evaluación de Tiempos). Crear Registro de Gestión (su definición es importante para Evaluación de Tiempos). Definir Objetos de la Organización de Estructura (Unidades de Organización, Funciones, Posiciones).

Las opciones siguientes de la Figura 8 permiten definir otros conceptos de Gestión de Personal que no afectan a Gestión de Tiempos. E.2. Gestión de Tiempos Corresponde al submódulo TIM que permite definir el control de asistencia y acceso del personal. La Figura 9 muestra los grupos de actividades que contempla Gestión de Tiempos.

Fig.8. IMG – Gestión de Personal Las principales definiciones que se realizan en Gestión de Personal son:
a) En Parametrizaciones Básicas

Fig.9. IMG – Gestión de Tiempos
a) Planes de Horario de Trabajo

• •

Rango de números de personal. Asociación de campos que harán referencia a la clave País, por ejemplo, Número de cuenta bancaria.

En este grupo de actividades se definen los componentes necesarios para la generación de los calendarios correspondientes a las jornadas de trabajo. Considera las actividades IMG que muestra la Figura 10.

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Fig.10. IMG – Gestión de Tiempos, Planes de Horario de Trabajo • La actividad Fijar Categoría de Festivos permite distinguir tipos de festivos en el calendario, festivo de día completo, como el 1 de Mayo, de un festivo de medio día, como el 24 de Diciembre. En Agrupaciones de las Subdivisiones de Personal se definen agrupaciones para plan de horario de trabajo y plan de horario de trabajo diario. En Planes de Horario de Trabajo Diario (PHTD), se crean las diferentes jornadas de trabajo, asociada a una agrupación de subdivisiones de personal con un período de validez.

Los nombres dados a los días de descanso son diferentes para poder distinguir el tiempo extra ocurrido en ese día, pues su forma de pago depende del día y horario, lo mismo ocurre para el último día de trabajo en cada turno, el que se distingue con un nombre que incluye como último caracter la letra U. Para el horario administrativo, la secuencia ocupa 7 días, es el caso del PHTP ADMN, que corresponde al horario administrativo normal que tiene 5 días laborables y 2 de descanso.

Por ejemplo, el detalle de la jornada TU16 es:

El PHTP ADME, se utiliza cuando el horario de salida se extiende en 15 minutos, por acuerdos de la empresa con el personal administrativo, se suman 15 minutos durante algún tiempo estimado para pagar días puente de descanso entre un festivo y el fin de semana. Como el cambio de horario no tiene una fecha fija, se utiliza el plan horario ADMN para la salida normal y el plan horario ADME para la salida extendida en 15 minutos. Los planes ADMX y ADMY que contemplan 5 semanas, se crearon para cubrir el mes mixto de inicio y fin del horario extendido, ya que en estos casos no existe una periodicidad. • En Tipos de Día se realizan varias definiciones: - Tipos de Día según forma de pago.

donde se pueden definir varias características como horario de trabajo teórico, rango de tolerancia de entrada, rango de tolerancia de salida, cantidad de horas de trabajo mínimo y máximo. • En Plan de Horario de Trabajo por Período (PHTP) se conforma una secuencia de planes de horario de trabajo diario (PHTD), de tal forma que se genere un período repetitivo:

Por ejemplo, tipo de día 1 significa día libre pagado, aplicable a un festivo normal y tipo de día 3 es aplicable a un festivo RPC. Reglas de Determinación Según Tipos de Día:

Por ejemplo, un Plan de Horario de trabajo por período (PHTP) es TURR que está formado por la secuencia de 6 días en Turno de 00:00 a 08:00, 3 días de descanso, 6 días en turno 08:00 a 16:00, 2 días de descanso, 6 días en turno 16:00 a 24:00 y 1 día de descanso.

Su definición considera días de semana, sábados y domingos, utilizando los tipos de día definidos previamente.

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-

Tipo de día para fechas específicas que están asociados a una regla de determinación: Fijan reglas de Plan de Horario de Trabajo (PHT) y Planes de Horario de Trabajo. Se asocia una agrupación de Áreas de Personal, con una agrupación de Subdivisiones de Personal a una Regla PHT, con un período de validez.

Por ejemplo, podría usarse para los días puente. • En Reglas de Plan de Horario de Trabajo y de Horario de Trabajo Mensual se definen las siguientes actividades: Agrupaciones de las Áreas de Personal. Asocia Grupos de Personal y Áreas de Personal. Por ejemplo, la Agrupación Área de Personal 1, está compuesta por el grupo de personal Funcionarios con sus estamentos y el grupo Holding asociado al área de Personal Administrativo.

Las reglas creadas en esta actividad son las que posteriormente se asignan a los empleados en el infotipo 7. Por ejemplo, la regla PHT TURNO-A

-

Agrupaciones para Calendario de Festivos. Asocia Divisiones de Personal, con Subdivisiones de Personal y Calendario de Festivos. Por ejemplo, la División de Personal RPC1 es asociada al régimen de trabajo y al calendario de festivos CL.

El Calendario de Festivos se define en Parametrizaciones Globales (ver Figura 3) y en él se definen los días festivos:

En Horario de trabajo se puede definir datos estadísticos como horas de trabajo por día, por semana, cantidad de días laborables. Se indica la regla de determinación para tipos de día y la agrupación para PHTD. En Plan de Horario de Trabajo por Período, se define el PHTP, que en el ejemplo es TURR y un punto de arranque, que en este caso es 08.04.2003, datos necesarios para la generación del calendario de la regla TURNO-A. Generar Manualmente Planes de Horario de Trabajo Mensual. En esta actividad se generan los calendarios para las diferentes reglas.

Por ejemplo, la definición para el festivo 26 de Diciembre de 2003 que corresponde a un Festivo RPC, con tipo de día 3, de fecha fija y tiene validez sólo para el año 2003.

El caso del festivo Viernes Santo es un festivo tipo 1, con fecha calculada y tiene una validez abierta.

Por ejemplo, los parámetros dados permiten generar 3 meses del calendario TURNO-A, asociado a la agrupación de áreas de personal 1, al calendario de festivos CL, a la agrupación de subdivisiones de personal 01, con la regla de plan de horario de trabajo TURNO-A.

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El calendario generado para el TurnoA durante el mes de Noviembre 2003 es:

En el calendario cada día tiene asociado 5 casilleros: El casillero de arriba a la izquierda corresponde al número del día dentro del mes, el casillero de arriba a la derecha indica si corresponde a una categoría de festivo, el casillero de abajo a la izquierda indica si es un tipo de día laborable, el casillero central contiene el plan de trabajo diario y el casillero de abajo a la derecha corresponde a la variante de un plan de trabajo diario.
b) Entrada de Tiempos

Ausentismos Contempla definir las siguientes actividades: - Agrupaciones para Subdivisiones de Personal. Corresponde a la agrupación de División de Personal con Subdivisión para clases de Ausentismos y Presencias. - Clases de Ausentismo. Corresponde a los subtipos del infotipo 2001, por ejemplo:

El detalle de la clase de ausentismo 3ADM es:

Se realizan las parametrizaciones necesarias para las diferentes fuentes de entrada de información. La Figura 11 muestra los grupos de actividades IMG que contempla.

Fig.11. IMG – Gestión de Tiempos, Entrada de Tiempos Los 3 primeros Items, Suplencias, Ausentismos y Presencias tienen una definición similar en el esquema de parametrización, los diferencia su orientación: Suplencia: Es utilizada para la sustitución de puestos de trabajo. Ausentismo: Para definir las faltas al trabajo por motivos personales, por ejemplo, enfermedad, vacaciones. Presencia: Corresponde a un ausentismo de su puesto habitual para estar en otros trabajos o en capacitación. Por ejemplo, capacitación, cambio de turno. Ausentismo se presenta con mayor detalle. • Suplencias Si se desea implementar este concepto, las actividades son similares a Ausentismo, con la diferencia que en este caso se definen las Clases de Suplencias, que corresponden a los subtipos del infotipo 2003, con una clase de enlace temporal y asociadas a agrupaciones de subdivisión de personal. Posteriormente se debe definir la reacción que tendrán los infotipos considerando su clase de enlace temporal cuando se produzcan colisiones. -

En la parte inferior se definen las verificaciones que se desea tenga al ausentismo, como son: Inicio no laborable: indicar una reacción si el ausentismo puede comenzar en un día no laborable. Final no laborable: indicar una reacción si el ausentismo puede finalizar en un día no laborable. Período no laborable: indicar una reacción si el ausentismo está en un período no laborable. Para los 3 casos se puede indicar una reacción que corresponde a un mensaje con los siguientes valores posibles: E: Mensaje Error, W: Advertencia, I: Información, o blanco. La validación actuará en el momento que se ingresa el ausentismo, mostrando el mensaje correspondiente. También es posible definir una cantidad mínima y máxima de días. Fijar Pantalla de Entrada y Clases de Enlace Temporal. Por ejemplo para 3ADM, se asigna la pantalla (dynpro) 2001 y la clase de enlace temporal 03.

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Presencias En forma análoga a Ausentismo se pueden crear Presencias. En tal caso, se definen: - Clases de Presencias, que corresponden a los subtipos del infotipo 2002, como por ejemplo:

Las reacciones de Colisiones son válidas para todos los infotipos de Gestión de Tiempos, como Ausentismos, Horas Extras, Hechos Temporales, etc. Es recomendable mantener una planilla para documentación de Colisiones, tipo matriz con la reacción definida para cada infotipo y clase de enlace temporal, como muestra la Figura 12.

-

Fijar Pantalla de Entrada y Clases de Enlace Temporal. Se efectúa la definición de pantalla y clase de enlace temporal.

Fig.12. Documentación de Colisiones En columnas se ubica el infotipo y clase de enlace temporal que llega y en las filas se ubica el infotipo y clase de enlace temporal que está ingresado previamente, y en cada casillero de cruce indicar la reacción que se ha establecido, que puede ser: A: Se limita el registro anterior y se muestran las colisiones. E: Error, no es posible ingresar el nuevo registro, se muestran las colisiones. W: Es posible ingresar un nuevo registro y éste no modifica el registro anterior, se muestran las colisiones. N: Es posible ingresar el nuevo registro y no se muestran las colisiones. La parametrización se ingresa por el Infotipo y Clase de Enlace Temporal que llega:

Horas Extras En este opción se pueden crear Clases de Imputación. En RPC este concepto se utilizó para definir los motivos que originan el trabajo en tiempo extra.

Servicios de Guardia Consiste en un grupo de actividades IMG, en que se define: - Agrupaciones para Subdivisiones de Personal. Corresponde a la agrupación de División de Personal con Subdivisión para Servicio de Guardia. - Clases de Servicio de Guardia. Con funcionalidad similar a Suplencias y que corresponden a los subtipos del infotipo 2004. Epecificación de Reacciones en Caso de Superposición de Infotipos de Tiempos. Permite otorgar precedencia a un ingreso de información sobre otro. Por ejemplo, esto ocurre si existe una vacación y se trata de ingresar para la misma fecha una licencia médica, ésta debe suspender la vacación desde el momento en que se origina la licencia (cortar el registro anterior).

Por ejemplo, para el Infotipo 2001 con Clase de enlace temporal 01:

La interpretación es: Si llega un ausentismo del infotipo 2001 con clase de enlace temporal 01 y se produce una colisión, es decir, ya existe previamente un registro para el empleado con la misma fecha, en alguno de los infotipos y enlaces temporales señalados en la lista, entonces

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se le indica como debe reaccionar el sistema. • Integración de Gestión de Tiempos con otras aplicaciones de R/3. En este grupo de actividades es importante mencionar: - Creación del Rango de números para los Hechos Temporales. Hechos Temporales corresponde al registro de marcas. En la medida que van ingresando registros, se le asigna un número de notificación, el que se va incrementando secuencialmente.

Entrada/Salida respectivamente en el Control de Asistencia. P15 y P25 se utiliza para distinguir Entrada/Salida del personal de Brigada. • Definir Agrupaciones para Conexión de Subsistema. Se pueden definir agrupaciones de objetos con la finalidad de hacer download a un subsistema, por ejemplo para motivos de presencia o ausentismo. En el caso de RPC, se utilizó para distinguir las posibilidades de acceso por los diferentes relojes, para control de asistencia del personal RPC:

-

Definir integración con otros módulos. Por ejemplo: Con el módulo Gestión de Actos, de tal forma que al ingresar una capacitación, automáticamente se genere una Presencia. Con el módulo Gestión de Personal, al ingresar una licencia médica desde el Servicio Médico, ingresar un ausentismo en Gestión de Tiempos.

La Agrupación 001 se definió para permitir marcar en todos los relojes destinados a Control de Asistencia, en cambio la agrupación 007 sólo permite marcar en el reloj de Quintero. Esta agrupación se define para cada empleado en el infotipo 50. • Funciones Especiales en la Terminal. Esta actividad se utiliza cuando existe una integración con un sistema de Relojes, los que son denominados relojes homologados. En el proyecto RPC se consideró continuar con el mismo sistema de relojes (no homologados), y sólo se utilizó la definición de agrupaciones para control de acceso, tanto para personal RPC, contratistas y estudiantes en práctica.

Limitar Status Empleado para Gestión de Tiempos de Personal. Se definen los posibles valores de status de tiempos, valor que es asignado a cada empleado en el infotipo 7.

c)

Captura de Datos en Producción

Este grupo de actividades se orienta a definir la interacción con sistemas de captura de información, por ejemplo, con Relojes de Acceso. La Figura 13 muestra el grupo de actividades IMG con las actividades que contempla.

Fig.13. IMG – Gestión de Tiempos, Captura de Datos en Producción • Fijar Grupos de Clase de Hecho de Horario de Trabajo. Las clases de hechos temporales pueden agruparse mediante clases de hecho de horario de trabajo.

En este caso la agrupación está orientada al Control de Acceso con un sentido similar al caso anterior. La agrupación 01 permite acceder por todos los puntos controlados por el Área de Seguridad. En cambio la agrupación 07 sólo permite acceder por Recepción. Esta agrupación se define para cada empleado en el infotipo 50.
d) Evaluación de Tiempos

La Evaluación de Tiempos permite evaluar y contabilizar los tiempos de Presencias, Ausentismos y Horas Extras de los empleados. Para el proceso de evaluación se efectúan algunas parametrizaciones adicionales propias del proceso, y se utiliza lo descrito anteriormente. La evaluación de tiempos permite constituir saldos de clases de tiempo y cc-nóminas así como actualizar contingentes de

P10 y P20 corresponden a Clases de Hecho Temporal definidos para distinguir

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presencias/ausentismos. La Figura 14 muestra los grupos de actividades contemplados.

Fig.14. IMG – Gestión de Tiempos, Evaluación Tiempos • Opciones Generales. Considera las siguientes actividades: - Fijar Parametrizaciones para la Conformación de Pares (entradasalida):

diarios, saldos acumulados por período y si se desea trasladar el saldo acumulado de un período a otro y de un año al siguiente. Una clase tiempos debe estar asociada a una agrupación de subdivisiones de personal y debe tener un período de vigencia.

-

Fijar Nivel de Retroactividad para la Conformación de Pares:

Por ejemplo, el detalle de la Clase de Tiempo 3ADM que corresponde a Permiso Administrativo, está asociada a la agrupación de Subdivisión de Personal 01 y tiene las características: grabar saldos diarios y acumular saldos en períodos.

Fijar Nivel de retroactividad significa definir hasta donde puede actuar hacia atrás el nivel correspondiente. También es posible fijar nivel de retroactividad para la Evaluación de Tiempos y para el Registro de Gestión. Crear Períodos de Liquidación: • Liquidaciones de Tiempos con Datos Subsistema. Este grupo de actividades permite realizar definiciones propias del proceso de Evaluación de Tiempos, del Esquema de Evaluación y las Reglas. Sólo se mencionarán las más relevantes: - Especificar Horario de Trabajo Máximo.

Corresponde a los períodos en los cuales se distinguirá y agrupará información de Tiempos. Por ejemplo, puede ser mensual, quincenal. Lo más común es que el período sea mensual. Las CC-Nóminas y las Clases de Tiempos ofrecen la posibilidad de totalizar por el período definido. • Opciones del Control de la Liquidación. Contempla las siguientes actividades: - Agrupar Subdivisiones de Personal para Entrada de Tiempos. Corresponde a la misma agrupación que se definió para Ausentismos y Presencias. Definir Clases de Tiempos Clases de tiempo son acumuladores que sirven para almacenar tiempos por alguna condición establecida. Su definición permite señalar si requiere contabilizar por ejemplo, saldos

Se define la cantidad máxima de horas para una jornada de trabajo. Definir Tipos de Tratamiento.

Un Tipo de Tratamiento se define para ser asignado a pares de tiempo. Es utilizado en las Reglas de Generación

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de cc-nóminas, donde se realiza la selección de cc-nóminas en función del tipo de tratamiento. También se utiliza en las reglas y esquemas de evaluación de tiempos. Crear Catálogo de CC-Nóminas Las cc-nóminas son acumuladores similares a las clases de tiempo, pero con la ventaja de manejar el concepto de retroactividad, lo que significa que ocupa mayor almacenamiento con respecto a una clase de tiempo, por lo que se recomienda que su utilización sea justificada. Para crear una cc-nómina se debe indicar un nombre, una descripción y un período de validez.

rango de horas, con límites para las horas asignadas. Es recomendable documentar las reglas definidas, en una planilla para facilitar la mantención posterior, donde en las columnas se especifican todos los campos posibles de definir en una regla de generación y en las filas se ingresan los valores de las reglas creadas, como se muestra en la Figura 15.

Fig.15. Documentación Reglas Generación de CC.Nómina.
e) Esquema Evaluación de Tiempos

La Evaluación de Tiempos se realiza a través del procesamiento de uno o más esquemas de evaluación y corresponde al cerebro de Gestión de Tiempos, porque es donde se junta y evalúa la información de las diferentes fuentes, y se determina que acontecimientos ocurrieron. Un esquema de evaluación de tiempos describe la secuencia y el contenido de un proceso programado. Se compone de una lista de instrucciones y referencias a esquemas parciales o bien funciones que se aplican mediante parámetros. Existe un driver de evaluación de tiempos, el programa RPTIME00, que procesa un esquema paso a paso, considerando que los datos de tiempos se evalúan a diario y por cada empleado. Se puede definir uno o más esquemas de evaluación de tiempos, por ejemplo, en el caso de RPC se contempló 2 esquemas, uno para el personal que marca y el otro para el personal que no marca. Construir Esquemas y Reglas no es tarea fácil, porque si bien existen muchas funciones y operaciones posibles de usar, también resulta complicado porque no es un lenguaje de programación, y tiene estructuras de decisión rígidas. Lo más común es efectuar una copia de un esquema estándar y comenzar a adaptarlo a los requerimientos. Para dar una idea de lo que es un esquema, se muestra un trozo con una breve explicación: Aquí se incorporan los elementos definidos previamente como tipo de tratamiento, condiciones de día, condiciones de hora. Puede usarse para un caso simple, por ejemplo, para un tipo de tratamiento X definir un cantidad de horas fija. Para un caso complejo, por ejemplo, con varios tipos de tratamiento, condiciones de día, condiciones de

-

Fijar Reglas de Generación. En esta actividad IMG se especifica cómo se generan las cc-nóminas para pares de tiempos. Se debe indicar un número de secuencia:

Por ejemplo, la regla de generación 610 para una cc-nómina de determinación de sobretiempo:

La función PTIP llama a la regla que tiene como argumento a su derecha. En el caso de la línea 640 corresponde a la regla ZPRR con el

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argumento GEN que le indica que no retorne valor. La función ACTIO llama a la regla que se encuentra a su derecha sin considerar si hay pares de tiempo. La función PRINT imprime un bloque estándar de datos. Un esquema puede invocar a otro esquema, usar directamente funciones o invocar reglas. • Reglas: Son utilizadas en los esquemas de evaluación de tiempos para establecer estructuras de decisión y para definir operaciones, como por ejemplo, actualizar valores en una clase de tiempo o una ccnómina. Por ejemplo, la regla ZPRR se utiliza para actualizar valores en las clases de tiempo de presencias:

F. Desarrollos, Field Exit, Localizaciones, Aplicación de Notas, PU12. Producto del diseño detallado se definen desarrollos y modificaciones a programas estándar que es necesario efectuar. F.1. Desarrollos Se entiende como Desarrollos la construcción de funcionalidad que SAP no trae incorporada y es requerimiento indispensable del cliente. Esta puede ser del tipo Interfaces, Reportes y desarrollos para nueva funcionalidad. Un tipo de desarrollo propio y especial de SAP es el Batch-Input, el que se utiliza para interfaces y que corresponde a un programa en lenguaje ABAP/4, que contempla la secuencia de pasos que realiza un usuario para ingresar información al sistema. La ventaja de utilizar la técnica del Batch-Input es que utiliza la misma forma de ingreso que efectuaría un usuario, es decir, debe pasar por las mismas validaciones que en un ingreso manual con la ventaja que se realiza en forma batch, más rápido y para un gran número de registros, y no existe la preocupación de estar poblando todas las tablas que corresponda, porque interactúa con una transacción. Se distinguen 2 tipos de desarrollos: • Desarrollos para efectuar cargas iniciales. • Desarrollos permanentes para la aplicación. Los Desarrollos para efectuar cargas iniciales, se realizan a través de Batch-Input para cargas masivas de información, que se ejecutan sólo una vez para poblar con información el módulo, como son: • Creación de Objetos PD (Unidades de Organigrama, Funciones, Posiciones). • Vinculación de Objetos PD (Posiciones a Unidades Organigrama, Personas a Posiciones). • Carga de Datos Maestros. • Historial Médico. • Historial de Capacitación. La carga de Datos Maestros se efectúa a través de una Medida de Contratación, previamente creada en la parametrización, la que contempla el paso por varios infotipos, por ejemplo en el caso de RPC, contempló el paso por los siguientes Infotipos: 0 Medidas, 1 Asignación Organizacional, 2 Datos Personales, 6 Direcciones, 7 Horario Trabajo Teórico, 8 Emolumentos Básicos, 50 Información Entrada, 37 Registro Sence y 41 Datos de Fecha. En especial los infotipos 7 y 50 son muy importantes para Gestión de Tiempos. El infotipo 7 contiene el Status de Evaluación y la Regla de Plan de Trabajo asignada al empleado.

La columna ArgVar corresponde al argumento variable que sirve para definir reglas de decisión. La columna NL se utiliza para indicar continuación de línea. La columna T permite señalar el tipo de regla, por ejemplo, el tipo de regla D indica que sigue una operación de decisión y luego vienen las columnas destinadas a las operaciones. La línea 10 a través de la operación OUTTPORIGS indica que recupere el status de origen del par de tiempos. El argumento * de la línea 20 se usa para derivar la acción de la regla si el argumento es diferente a los mencionados a continuación, el único argumento contemplado es el status P, en tal caso pasa a la operación OUTTPTYPE para recuperar el tipo de par, que si es 3, pasa a la operación OUTTPPRTYP para recuperar el tipo de presencia, que si es 2CAP, agrega la cantidad de tiempo que corresponda a la clase de tiempo 2CAP, y si es 3CT ejecuta la función FILLPVD, donde FILLP cambia información del par de tiempos, V indica cambiar el tipo de tratamiento por el valor D. La operación COLOP transferir datos de la tabla interna TIP a la tabla interna TOP.

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El infotipo 50 contiene información relacionada con el sistema relojes, como número de tarjeta y la agrupación que define en que relojes puede marcar el empleado.

longitud, etc.). Se puede crear un field-exit sobre un elemento de datos asociado a una dynpro (pantalla), por ejemplo para efectuar validaciones o para establecer un valor por defecto según el contenido de otro campo. En el caso de Gestión de Tiempos se crearon Field-Exit para la validación de fechas de inicio y fin de las autorizaciones de horas extras en los infotipos 2005, 2007 y 2012 asociadas a las pantallas para entrada individual, entrada de lista y entrada rápida. Se valida que la fecha de inicio sea igual a la fecha de fin, es decir, con este field-exit no se permite ingresar una autorización de sobretiempo para más de un día. F.3. Localizaciones Las localizaciones corresponden a modificaciones sobre el estándar de SAP. En lo posible es recomendable evitarlas, pero si es imprescindible hacerlas, es importante que sea un trabajo cuidadoso y documentado para cuando ocurran cambios de release tener presente volver a realizarlas, si es que la nueva versión no cubre la funcionalidad de la modificación. Para efectuar un cambio en el código estándar es necesario solicitar autorización a SAP, para ello SAP cuenta con un servicio denominado OSS (Online Service System), que entre otros servicios mantiene el registro de modificaciones realizadas en cada instalación. Esta petición debe efectuarla un usuario que cuente con una clave de desarrollador y debe ingresar el código del objeto a modificar (programa, pantalla, etc.), entonces OSS retorna un código de modificación que debe ser ingresado para habilitar el objeto para su modificación, acción que se denomina Reparación. En la implementación de RPC, por ejemplo algunas reparaciones fueron: • Validación de RUT en infotipo 2 Datos Personales. • Cambio de atributos en etiquetas en varios infotipos para cambiar la descripción de campo. • Traducción de Textos en Elementos de Datos. • Habilitar indicador G en campo origen de infotipo Hechos Temporales para marcas que han sido modificadas y dejar el indicador M para marcas ingresadas manualmente. • Modificación para submitir el programa de Evaluación de Tiempos RPTIME00, con parámetros obtenidos de la fecha de retroactividad CDP del infotipo 3 Status de Nómina. • Bloqueo de registro para usuario con autorización para ingreso de información. Los usuarios que tiene autorización de ingreso de información trabajan con el

Los Desarrollos Permanentes corresponden a aquellas aplicaciones, reportes e interfaces que continuarán trabajando en forma periódica. Por ejemplo: • Interfaz desde Relojes de Registro de Asistencia con las marcas del personal. • Interfaz hacia Relojes de Asistencia con las personas que pueden marcar en cada reloj. • Interfaces desde Meta-4 (Sistema de Remuneraciones). Por ejemplo, Ingreso/Baja de empleados, Cambios Organizacionales, Actualización de Ausentismos Vacaciones y Días Turno. • Reportes Gestión de Tiempos (Ausentismo según Marcas, Autorizaciones Sobretiempo, Marcas Impares, Inspectores de Paro). Una particularidad de RPC es el horario de un turno que se inicia a la 00:00 y finaliza a las 08:00. Este horario complicó la evaluación de tiempos, porque lo más común es que los empleados lleguen antes de las 00:00, lo que corresponde al día anterior. La complicación aparece porque no es posible definir un rango fijo donde se inicia y termina una jornada durante un día, por ejemplo, la persona que le corresponde trabajar de 00 a 08, puede efectuar horas extras antes de su jornada. Para este caso, la solución establecida fue particionar las marcas, por ejemplo, si una persona llega a las 23:50, entonces se crean 2 pares de marcas, una salida a las 24:00 y una entrada las 00:00. Esta solución fue aplicada en la interfaz que recibe información de los relojes. Las interfaces de salida de SAP generan archivos planos según especificación dada por el sistema destino. F.2. Field Exit Esta es una forma que SAP ofrece para efectuar adecuaciones y validaciones. Cada campo de pantalla está asociado a un Elemento de Datos, que corresponde a una definición de campo la que incluye un Dominio y textos asociados. Un dominio es la definición propiamente tal del campo (tipo de dato,

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registro desbloqueado para permitir que actúen las colisiones y en el momento de grabar el registro, éste se deja bloqueado, para permitir su liberación. Validación de Centro de Costo para usuario que libera. Se utiliza para las autorizaciones de sobretiempo ingresadas en el infotipo 2005, de tal forma que valida que el centro de costo asociado a la autorización, sea un centro de costo permitido para el usuario que está liberando.

Sobretiempos: Considera la exportación de ccnóminas para los 4 tipos de sobretiempo y 2 tipos de doblona.

IV.

VALIDACION SOLUCION PROPUESTA

En el contexto del proyecto de implementación del módulo HR, el submódulo Gestión de Tiempos fue considerado crítico, porque tiene estrecha relación con el proceso de pago. A. Pruebas En la medida que el proyecto avanzaba, se fueron realizando las parametrizaciones y los desarrollos necesarios según cada tema, y se efectuaron las siguientes pruebas: A.1. Infotipos Después de parametrizar y definir las pantallas que tendrá cada infotipo que se decidió usar, éstos se prueban ingresándoles información. Con el ingreso de información en el infotipo 1 – Asignación organizacional, además se prueba el funcionamiento de la estructura organizacional. Con el ingreso de información en el infotipo 7 se prueba la parametrización de la regla plan de horario de trabajo. A.2. Medidas Se prueba el funcionamiento de las medidas creadas, después de haber probado los infotipos en forma inidividual: • Contratación Funcionarios • Reingreso Funcionarios • Baja Funcionarios • Cambio Organizacional A.3. Desarrollos Las modificaciones y desarrollos se prueban en el entorno de desarrollo, por ejemplo, la interfaz de Marcas y la interfaz de Vacaciones y Días Turno, fueron los primeros desarrollos requeridos porque era necesario contar con las marcas y los ausentismos generados en Meta-4, para las pruebas de evaluación de tiempos. Las Localizaciones también fueron probadas en la medida que aparecía el requerimiento y se desarrollaba. Algunas interfaces y reportes como Baja de Funcionarios, Actualización Nivel de Mercado fueron requeridas estando ya en productivo. A.4. Evaluación de Tiempos Esta es la parte más complicada de probar, porque existe un gran número de casos posibles con sus variantes. Por ejemplo, para probar la generación de horas de sobretiempo, se preparó una lista de casos de prueba, contemplando

F.4. Aplicación de Notas El sistema OSS de SAP pone a disposición las Notas como herramienta de ayuda a problemas. Las Notas son soluciones SAP a problemas planteados por usuarios de las diferentes instalaciones SAP del mundo. Por lo general contienen modificaciones al estándar, con la validez de versión SAP indicada en cada nota. Por ejemplo, en RPC se aplicó la nota 80769 que actúa sobre el programa RPTMAS02 para corregir un problema en la evaluación de tiempos relacionado con el rango horario para sobretiempo. F.5. PU12 Es una aplicación dentro de SAP llamada Caja de Herramientas que permite construir interfaces tanto para Nómina como para Gestión de Tiempos, para ello se define un nombre de formato que pasa por las opciones de Definición de Datos, Conversión, Generación y Export e Import. Al generar una interfaz con PU12, el sistema genera automáticamente una serie de programas para la interfaz, los cuales pueden ser complementados por rutinas creadas con funciones específicas, por ejemplo para formatear un campo fecha o para incorporar el centro de costo por defecto cuando un sobretiempo no ha sido asignado a un centro de costo específico. Además es capaz de llevar un control retroactivo porque cada vez que se ejecuta una interfaz genera una imagen de los datos extraídos, los que junto a ejecuciones anteriores, serán considerados en la próxima ejecución de la interfaz. Por ejemplo, si en una primera ejecución PU12 detecta un sobretiempo que generó 3 horas y luego se modifica la marca de salida para que sean 2 horas y se evalúa la situación del empleado, la próxima ejecución de la interfaz PU12 generará un registro para la fecha correspondiente por la diferencia, es decir, -1 hora. En la implementación de RPC se generaron 2 interfaces: Ausentismos: Contempla la exportación de ccnóminas para atraso, permiso administrativo, motivo médico, permiso sin goce de remuneración.

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primero los más genéricos y luego casos más rebuscados, para ellos se inventaron datos de prueba. Una vez depurados los detalles que aparecían y contando con que llegaban las marcas reales de los relojes, se efectuaron evaluaciones que se comparaban con el sistema anterior. Los resultados no eran comparables exactamente porque el sistema anterior siempre contabilizaba al día del sobretiempo, en cambio SAP lo hace al día de la marca de ingreso. B. Preparación para Entrada en Producción Una vez que el proyecto está parametrizado, con sus esquemas de evaluación y desarrollos indispensables creados y probados, y se han depurado los detalles encontrados, se puede entrar a Producción. La primera preocupación para la etapa de Entrada en Producción es tener la parametrización y los desarrollos en Ordenes de Transporte, es la forma segura que ofrece SAP para actualizar el entorno productivo. También es importante realizar las siguientes actividades: • Capacitación de Usuarios: Es una tarea significativa cuando la cantidad de usuarios es relevante. En RPC se organizaron capacitaciones por grupos de trabajo. • Transporte al Entorno Productivo: Se transporta desde el entorno de desarrollo al ambiente productivo la parametrización, los desarrollos y modificaciones efectuadas. • Carga inicial de datos maestros: Una vez chequeados los transportes en el entorno productivo, el sistema está listo para recibir los datos maestros con los que debe comenzar a operar la aplicación, se procede a efectuar las cargas iniciales de los datos maestros. Para este efecto se construyeron programas batch-input que simulan las transacciones de entrada de datos, con la información extraída del sistema anterior o generada según el requerimiento SAP. Las cargas iniciales realizadas en RPC fueron: • Datos Maestros (Datos Personales, Dirección, Nivel de Mercado, Datos Acceso, etc.). • Actividades Históricas de Capacitación. • Ficha Médica de los empleados. También se efectuó la carga del contingente del permiso administrativo que lleva hasta ese momento consumido cada empleado.

C. Entrada en Producción y Soporte En esta etapa se requiere dedicación hacia los usuarios y los problemas que se van planteando, de tal forma de dar la más pronta solución. La Administración de Autorizaciones es una actividad que se inicia en el entorno desarrollo, pero tiene una fuerte demanda en el entorno productivo, en especial durante los primeros días. En el caso de Gestión de Tiempos, existen 3 tipos de autorizaciones que atender: • Las autorizaciones comunes a todos los módulos de SAP. • Las autorizaciones según estructura PD. • La autorización creada para controlar los Usuarios que liberan y los Usuario que ingresan. La Documentación es una actividad que está presente desde el inicio del proyecto y sigue acompañando al Sistema durante su vida útil. Como resultado de la Implementación debe quedar la siguiente documentación: • Diseño Conceptual. • Manual de Parametrización. • Manual de Procedimientos. • Manual del Usuario. • Diseño Técnico Detallado de Desarrollos, User Exit, Field Exit y Modificaciones al estándar. Después de la Entrada en Producción y como parte de la actividad de Soporte, se recomienda seguir documentando: • Problemas y sus soluciones. • Decisiones tomadas y su responsable. • Cambios efectuados en parametrización y Desarrollos. La actividad Soporte se inicia con la entrada en producción y sigue presente durante la vida útil del sistema. En el caso de este proyecto, tuvo un mayor soporte inicial para cubrir nuevos requerimientos, como reportes e interfaces, y posteriormente cuando aparecen cambios, ya sea por negociaciones colectivas o cambios estructurales. D. Cambios Posteriores a la Entrada en Producción Un problema que apareció estando la solución en el entorno productivo fue que inicialmente se definieron los períodos de nómina, los utilizados por el Registro de Gestión, con la misma definición dada para la Nómina de Meta-4, éstos van del día 21 de un mes al día 20 del mes siguiente. Durante los 3 primeros meses de operación en productivo, las interfaces creadas con PU12, Sobretiempos y Ausentismos, no trabajaron bien el concepto de retroactividad, lo que generó un problema crítico llegando a ser necesario realizar la retroactividad en forma manual. La solución

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consistió en cambiar la definición del período a mes calendario, es decir, de 1 a 31. Otro problema que apareció en el entorno productivo fue que no realizaba bien el corte de permiso administrativo, el que tiene un contingente anual, que si es excedido debe ir a una cc-nómina que va a descuento. La forma en que se manejó el control del permiso administrativo fue cambiada desde utilizar un contingente de permiso administrativo por empleado, a utilizar un subtipo del infotipo 2012 que pone una marca con validez, por ejemplo 21.12.2002 a 31.12.2002 para que la evaluación lo considere como inicialización del permiso administrativo del siguiente año. E. Actividades Periódicas E.1. Diario Ingreso de información a los diferentes infotipos, tanto por usuarios como por personal del área Remuneraciones. Una actividad necesaria es llevar a SAP las marcas registradas por los relojes, para ello se utiliza la interfaz que lee información desde un archivo plano que previamente dejó el sistema de relojes. Si los registros pueden ingresar a SAP, éstos son borrados del archivo plano, en caso contrario quedan en él hasta la próxima recogida. Otra actividad que se efectúa diariamente es la evaluación de tiempos con los 2 esquemas: personal que marca y personal que no marca. La evaluación entrega un reporte por cada empleado donde se muestran los pares de tiempos, un resumen de clases de tiempos, un resumen de cc-nóminas y una estadística de los empleados evaluados:

Se cierra el período en el Registro de Gestión, dejándolo en opción Libre para Nómina.

• •

Se ejecutan las interfaces PU12 de Sobretiempo y Ausentismo. Se fija la opción Final de la Nómina, y entonces se produce el desplazamiento de período.

Otra actividad mensual es ejecutar algunas interfaces de entrada a SAP provenientes de Meta-4. • Altas del Personal. • Bajas del Personal. • Cambio Organizacional. • Actualización de Niveles de Mercado. • Actualización de infotipo franquicia SENCE. • Actualización Datos Personales y Dirección. Otra actividad es ejecutar 2 batch-input para: • Desplazar fechas en infotipo 130 Procedimiento/Verificaciones, las que permiten controlar el período en el cual los usuarios pueden ingresar información. Se definió 3 meses hacia atrás. • Cambiar fechas de retroactividad en infotipo 3 para permitir el ingreso de información tanto para los usuarios, como para el personal del Área Remuneraciones. Se definió dejar 6 meses hacia atrás. E.3. Anual Anualmente es necesario generar un indicador para inicializar el conteo del permiso administrativo, porque éste no corresponde a un año calendario. Esto se definió como un sulbtipo del infotipo 2012, el que es considerado en los esquemas de evaluación de tiempos.

E.2. Mensual La principal actividad mensual es el proceso de cierre de tiempos que contempla: • Efectuar una evaluación completa para los 2 esquemas, depurando los casos que queden con la evaluación incompleta (casos rechazados y finalizados antes de tiempo).

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V.

CONCLUSIONES

La funcionalidad de SAP R/3 está basada en el concepto de Proceso de Negocio, que corresponde a una cadena funcional completa para desarrollar un proceso de gestión, sea cual sea el área que tenga que manejar dicho proceso, lo que significa que la cadena funcional puede ser procesada por diferentes módulos de aplicación. Por ello, es muy importante tener presente que un proyecto de implementación SAP debe verse como un Proyecto Empresarial. El apoyo y el compromiso de la gestión superior de la empresa, es vital para enfrentar el cambio cultural y la tendencia natural al rechazo que se produce en la organización. SAP es un sistema parametrizable, es decir, está diseñado para adaptarse a los procesos de negocios de la empresa, característica que resulta atrayente sobre el enfoque tradicional de desarrollo de sistemas, por las siguientes razones: contar con un sistema más flexible para responder en el menor tiempo posible a los cambios que exige el entorno organizacional, menor tiempo para efectuar una Implementación respecto al tiempo requerido para realizar un desarrollo equivalente, y minimizar la ocurrencia de errores por no tener que efectuar desarrollos o modificaciones en el código fuente. Un factor preponderante en un proyecto SAP es la participación de los usuarios Funcionales quienes en definitiva, son los determinantes para un correcto Diseño Conceptual. El apoyo informático en un proyecto SAP normalmente se presenta como un recurso Especialista Base, que conoce técnicamente el sistema y aporta soluciones a requerimientos que el estándar no cubre. No es de menor importancia que exista el adecuado soporte funcional, ya que los requerimientos pudieran estar cubiertos con funcionalidad estándar y así evitar desarrollos adicionales. Si el especialista informático adquiere conocimientos funcionales y técnicos del módulo, es decir, una combinación Funcional-Base, obtiene un importante valor agregado. El perfil óptimo de un Analista Informático para trabajar con SAP es, contar con la formación Informática, adquirir el adecuado conocimiento funcional y cultivar la capacidad de comunicarse con los usuarios o clientes, en el lenguaje que ellos manejan y entienden. Es común encontrarse con problemas o requerimientos de usuarios que afectan o son afectados por la acción funcional de otro módulo, por ello es importante llegar a reconocer el sistema con sus interrelaciones.

Tanto para Funcionales como Especialistas Base, la experiencia de participar en un proyecto de implementación SAP es muy valiosa, siendo recomendable, en especial para los usuarios funcionales, que sigan como responsables de sus respectivos módulos, lo que permite a la organización contar con un soporte interno y así requerir menos servicios de consultoría especializada del proveedor SAP. Un factor crítico para el éxito del proyecto, es contar con un Jefe de Proyecto con la experiencia adecuada para guiar el desarrollo del proyecto y la resolución de los problemas que se van presentando. Una tarea importante, es definir el correcto y factible alcance del proyecto. En el caso de RPC, se empleó mucho tiempo en la definición de qué contemplaría el proyecto de implementación del módulo HR y la relación con Meta-4. Es difícil establecer la frontera cuando el liquidador de nómina está fuera del proyecto, por lo tanto es importante definir claramente cuales serán las interfaces que se requiere tener y en qué sentido fluye la información. La implementación del Submódulo Gestión de Tiempos en RPC, cumplió con las expectativas establecidas previamente, siendo destacable la capacidad de cubrir los requerimientos planteados, y dejando abierta la posibilidad futura de desarrollar un proyecto para incorporar la Nómina. Algunas recomendaciones para un informático que por primera vez debe trabajar con SAP son: comprender que aunque el área de trabajo sea el Desarrollo, es necesario conocer funcionalmente la aplicación, o al menos el módulo o entorno donde se esté trabajando. Es aconsejable verlo bajo un enfoque Top-Down, primero distinguir las áreas en que se agrupan sus módulos, adquirir un conocimiento general de la funcionalidad de SAP, identificar sus componentes, familiarizarse con el estilo de trabajo que no es muy intuitivo pero si es común a toda la aplicación, luego, comenzar a reconocer las interrelaciones existentes entre los diferentes módulos y su potencialidad de uso, en definitiva el objetivo es llegar a conocer la parte de funcionalidad de SAP que se requiera, donde un buen punto de ayuda pueden ser los usuarios funcionales. Si el área de trabajo es Desarrollo, en paralelo, es aconsejable conocerlo internamente, identificando sus componentes, y los elementos que provee en este ámbito, pero que sin duda, resultan más familiares al tener una formación informática. En ambos ámbitos, lo importante es ir acumulando conocimiento y experiencia. Es muy usual que un informático se inicie trabajando en el área de desarrollo y luego derive hacia un módulo funcional.

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ANEXOS

[SAP-98] [SAP-97] [SAP-96] [PU12-97]

R/3 Online Documentation (Release 3.1H), SAP AG. "Entrada de Tiempos" Curso HR306, Sistema R/3. "Gestión de Personal". Curso HR050, Sistema R/3. "Human Resource-Interface Toolbox (NA)". Curso HR497, SAP AG. "Technical Basics of Time Evaluation". R/3 System, SAP AG.

Anexo 1: Ejemplo de Descripción de Procesos PROCESO:PROCESAMIENTO DE GESTION DE TIEMPOS 1. Requerimientos.

El procesamiento de Gestión de Tiempos tiene una gran relevancia para todos los estamentos de la Empresa, ya que éste es el que en definitiva determina los días a pagar o descontar por concepto de remuneraciones o por una bonificación determinada, así como también tiene directa implicancia en la valorización y pago de las horas trabajadas en exceso, conocidas también como horas extraordinarias. 2. Concepto General del Proceso/Explicación de Funciones 2.1. Explicaciones Generales El sistema de Gestión de Tiempos funciona por una parte con la información de ausentismo o presentismo proporcionado por los relojes electrónicos de marcada, y por otra parte, con la información de autorización de los diferentes conceptos de ausentismos (desviaciones) o sobretiempos realizados por un funcionario en una determinada jornada de trabajo. 2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos Ver HRDC16B (flujograma de Gestión de Tiempo en RPC) 2.3. Consideraciones Organización Especiales de la

[TIM-97]

GLOSARIO DE TERMINOS

Batch-Input: Técnica provista por SAP para el ingreso masivo de información Customizing: Concepto dado por referirse a parametrización. SAP para

Download: Concepto SAP para referirse a la acción de generar un archivo plano. Dynpro: Término usado por SAP para referirse a pantallas. Doblona: Tipo de hora RPC asociado a hora extraordinaria del personal de turno . Dominio: Componente del Diccionario de Datos de SAP que se asocia a Elemento de Datos. Elemento de Datos: Componente del Diccionario de Datos de Sap que se asocia a campos de tablas. Estamento: Concepto RPC para agrupación de personal relacionada con un Sindicato. Infotipo: Conjunto ordenado de información del módulo HR de SAP. Mandante: Área de información en SAP. almacenamiento de

Este proceso es único y por lo tanto es aplicable a toda la Sociedad. 2.4. Modelo de Negocio N/A 3. Consideraciones Sobre la Organización. Es importante tener en consideración que los procesos pueden sufrir modificaciones cada dos o tres años, ya que es la periodicidad con que negocian los sindicatos con la Empresa.

Nivel de Mercado: Concepto RPC que hace referencia a una escala de remuneraciones. Orden de Transporte: Esquema que provee SAP para transportar objetos del área desarrollo y parametrizaciones, desde una máquina a otra. Sociedad FI: Identificador de Sociedad dado en el módulo Finanzas de SAP. Régimen de Trabajo: Concepto RPC que hace referencia a la jornada de trabajo.

REFERENCIAS

[HER-99]

Hernández José Antonio, Roca Enric, Andreu Salvador, Sierra José Ramón. "Implementación de SAP R/3". Editorial McGraw-Hill, España, 1999.

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