Notat

Til

Finansministeriet 5. januar 2010

Dato

Undersøgelse af sundheds-it indsats i regionerne
Danske Regioner, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, SDSD og Finansministeriet igangsatte i foråret 2009 en analyse af sundheds-it. En del af denne analyse er støttet af McKinsey i perioden maj til oktober 2009 og afrapporteret i rapport om ’Undersøgelse af sundheds it i regionerne’. Rapporten har i udkast været sendt i høring hos Danske Regioner, som har videreformidlet rapporten til regionerne. Høringsrunden har affødt en række bemærkninger, herunder i covernotat af 4. december 2009 fra Danske Regioner, samt separate notater og mundtlige tilkendegivelser fra de enkelte regioner. Sigtet med dette notat er at adressere de indkomne bemærkninger. Herudover er rapporten opdateret på de områder, hvor den gennemførte stillingtagen til regionernes bemærkninger har givet anledning til ændringer. Overordnet skal det bemærkes, at rapportens hovedkonklusion om et årligt effektiviseringspotentiale på DKK 330-490 millioner fastholdes. Samtidig skal det dog præciseres, at potentialet ikke er korrigeret for omkostningen til yderligere investeringer forbundet med at realisere potentialet, udover de investeringer, der allerede er planlagt i regionerne. Konkret falder regionernes bemærkninger i følgende kategorier, som i samme orden adresseres i notatet: 1. Sammenhængen mellem udgifter og kvalitet 2. Benchmarking 3. Anbefalinger og konklusioner 4. Kvalitetssikring af data 5. Metodevalg 6. Investeringer

7. Enkeltspørgsmål til data og konklusioner 1. Sammenhængen mellem udgifter og kvalitet Det fremhæves fra regionernes side, at rapporten ikke indeholder det forventede overblik over den aktuelle situation for sundheds-it i regionerne. Hertil skal bemærkes, at rapporten indeholder en række væsentlige analyser i forhold til at vurdere it-understøttelsen. ¶ Der er gennemført en brugerundersøgelse blandt det kliniske personale på 16 hospitaler/sygehuse. Deltagerne i brugerundersøgelsen har udfyldt et spørgeskema, hvor de har vurderet it-understøttelsen af deres arbejdsgange1. ¶ Den relevante ledelse i hver region har vurderet it-understøttelsen i de kliniske domæner – den såkaldte heat map undersøgelse. Undersøgelsen omfatter en vurdering af it-understøttelsen i de enkelte underdomæner vedrørende datafangst, processtøtte og beslutningsstøtte ¶ I forbindelse med kortlægningen af applikationslandskabet er der gennemført en analyse af i hvilken grad de væsentligste kliniske applikationer er integrerede med andre relevante applikationer. Analysen omfatter integrationen på det enkelte hospital, indenfor regionen og mellem regionerne Ovenstående er selvsagt ikke en fuldstændig kortlægning af alle egenskaber ved itunderstøttelsen i regionerne, hvilket heller ikke lå indenfor aftalegrundlaget for analysen. Det vurderes imidlertid, at analyserne samlet set giver et retvisende billede af den aktuelle situation for sundheds-it i regionerne. Afslutningsvis bemærkes, at regionernes efterlysning under dette punkt, af en vurdering af it-understøttelsen for det kliniske arbejde i sammenhæng med det økonomiske ressourceforbrug på sundheds-it, behandles i afsnit 5 i sammenhæng med de generelle metodeovervejelser, jf. neden for.

1

Undersøgelsen omfattede dog kun tre regioner, da Region Sjælland ikke ønskede at medvirke, da regionen for nylig havde gennemført en lignende analyse, og Region Midtjylland ikke udsendte spørgeskemaerne. Der er modtaget svar fra 11 hospitaler/sygehuse

2

2. Benchmarking Regionerne er af den opfattelse, at rapporten ikke indeholder de aftalte internationale benchmarks på trods af, at dette blev anført som vigtigste argument for det meget høje detaljeringsniveau i dataindsamlingen. Denne bemærkning adresseres i det følgende, idet det dog indledningsvist skal fremhæves, at der er tale om et separat forhold, der ikke er af betydning for debatten om størrelsesordenen af effektiviseringspotentialet. For så vidt angår infrastrukturområdet indeholder rapporten en række eksterne benchmarks, så som ”Total cost of ownership” (dvs. totale levetidsomkostninger) for UNIX servere, ”Total cost of ownership” for Wintel servere, ”Total cost of ownerhip” per PC, ”Total cost of ownerhsip” for lagring, antal printere per ansat og antal PCer per ansat (se f.eks. appendiks side 19 og 20). En række af de yderligere eksterne benchmarks, vi besidder på infrastrukturområdet, forudsætter detaljerede opgørelser. Det er korrekt, at dataindsamlingen i de danske regioner blev gennemført med et granularitetsniveau rettet mod at understøtte mere detaljeret benchmarking. Vi har imidlertid vurderet, at en række af regionernes detaljerede opgørelser (f.eks. på infrastrukturtårne) ikke har været tilstrækkeligt valide i forhold til at anvende eksterne benchmarks2. Dette er blandt andet forårsaget af regionernes praksis med at opgøre data på andre måder end de ønskede detaljerede dimensioner. For så vidt angår applikationsområdet skal det indledningsvis fremhæves, at det heller ikke i udgangspunktet var sigtet, at analysen skulle omfatte international benchmarking. Begrundelsen herfor er, at forudsætningen vil være, at der gennemføres komplekse opgørelser af applikationernes omfang og en nedbrydning af udgifterne per applikationsområde i henhold til standarder brugt i sundhedssektoren i andre sammenlignelige lande. Der blev tidligt i forløbet foretaget en vurdering af, om det alligevel skulle forsøges at gennemføre international benchmarking på applikationsområdet, men som ventet måtte det konstateres, at tilgængelighed og kvalitet af data i regionerne ikke muliggjorde den det fornødne granularitetsniveau og sikkerhed i datakvaliteten. Endelig bemærkes, at benchmarking indenfor et land (for eksempel på tværs af regioner) på mange måder giver en mere præcis analyse, da det ikke er nødvendigt at tage højde for forskelle i lovgivning, praksis indenfor sundhedssektoren, forskelle i regnskabspraksis mv. Den valgte metode er en standardmetode, som har givet dyb

2

Det bemærkes, at den intraregionale benchmarking, der ligger til grund for opgørelsen af effektiviseringspotentialet, ikke er gennemført på et tilsvarende detaljeret niveau.

3

indsigt i mange andre sammenhænge og etableret grundlaget for erfaringsudveksling på tværs af regioner samt store forbedringer af produktivitet. 3. Anbefalinger og konklusioner Regionerne tilkendegiver, at rapportens konklusioner og anbefalinger ikke underbygges af afsnit i rapporten eller i datamaterialet. Mere konkret fremføres, at rapporten anbefaler en større grad af tværregionalt samarbejde, og at det ikke var en del af projektets analyseomfang. Hertil skal bemærkes, at det er korrekt at rapporten er afgrænset fra fællesoffentlige projekter, ligesom centrale/nationale udgifter hertil for øvrigt heller ikke er indeholdt i den udgiftsbase, der opgøres i rapporten3. Anbefalingen om større grad af tværregionalt samarbejde forholder sig imidlertid alene til, at der er et uudnyttet potentiale for et mere forpligtende tværregionalt samarbejde for den udgiftsbase, der opgøres. Dette kunne f.eks. omfatte tværregionalt indkøb, fælles it-drift, fælles analyse og design af nye it-løsninger, fælles it-udvikling, fælles støttefunktioner mv. Der er allerede i dag konkrete projekter, hvor der foregår tværregionalt samarbejde, men dette vurderes ikke at stå i forhold til de betydelige regionale udgifter til sundheds-it, og det potentiale der er forbundet med tværregionalt samarbejde. 4. Kvalitetssikring af data Regionerne er af den opfattelse, at der har været aftalt en krydsvalidering, og at denne ikke har fundet sted. Indledningsvis skal det vedrørende valideringsproces og metode fremhæves, at der er tale om en standardmetode, der tidligere er anvendt i en lang række andre lande såvel som sektorer, herunder også sundhedssektoren. Der har været gennemført en ganske omfattende og udstrakt dataindsamlings- og valideringsproces, hvor graden af støtte til, og involvering af, de relevante aktører har været langt større end det normalt er tilfældet ved dataindsamling til gennemførelse af den tilsvarende analyse i andre virksomheder, herunder såvel private som offentlige. I det følgende opsummeres dataindsamlings- og valideringsprocessen.

3 Lokale/regionale udgifter til fællesoffentlige projekter er dog angivet for visse regioner, f.eks. for FMK projektet

4

Regionerne har udfyldt standardiserede skemaer med henblik på at kortlægge både infrastrukturen, de kliniske applikationer og projektporteføljen. Derudover er der gennemført en række spørgeskemaundersøgelser blandt f.eks. it-arkitekter og klinisk personale. Endelig er der gennemført interviews med ledelserne i de fem regioner. Typisk har disse interviews været med sundhedsdirektør, it-direktør og økonomidirektør. Metode og dataindsamlingsskabeloner er blevet tilpasset lokale forhold, herunder f.eks. sprog og kliniske domæner. Denne tilpasning er sket i samarbejde med regionsrepræsentanterne. Analysen blev introduceret for regionernes repræsentanter på et møde d. 13. maj. Den 2. juni afholdtes en træningsdag for regionsrepræsentanter i brugen af de udviklede metoder og dataindsamlingsskabeloner. Metoder og dataindsamlingsskabeloner var blevet udviklet i den mellemliggende periode, og diskuteret på flere telefonmøder/videokonferencer med regionsrepræsentanter. Træningsdagen gav anledning til mindre rettelser og præciseringer i materialet. Disse tilretninger blev gennemført, og det opdaterede materiale udsendt. Frem til d. 25. september, der var den endelige afleveringsfrist, blev der afholdt løbende telefon- og videokonferencer. En kalendergennemgang viser, at der i perioden fra d. 13. maj til d. 25. september er afholdt 38 møder (personlige, telefon-, og videokonferencer) med regionerne enkeltvis eller samlet á mere end 1½ timers varighed i gennemsnit. Hertil kommer et betydeligt antal telefonsamtaler samt emailbesvarelser. På de ovenfor nævnte møder blev det forklaret, hvordan målinger og optællinger skulle foretages med henblik på at gøre dataindsamlingen så enkel som mulig for regionerne. Desuden blev flere af møderne brugt på at gennemgå regionernes foreløbige datamateriale med henblik på at identificere eventuelle forskelle i opgørelsesmetoder mv. Endvidere blev dataindsamlingen forlænget i to uger4 med henblik på at give regionerne mulighed for at validere data. Samlet set er det derfor vurderingen, at der har været rig lejlighed til at gennemføre en krydsvalidering, hvilket er søgt faciliteret blandt andet gennem bilaterale drøftelser og sammenstilling af regionernes datapunkter, jf. f.eks. statusoversigt udsendt til regionerne og diskuteret på telefonmøde d. 23. september. Det skal desuden fremhæves, at det grundlæggende er regionernes ansvar at sikre, at egne data er korrekte. I forhold til det fremsatte ønske om at foretage en afsluttende krydsvalidering af regionernes data efter analysernes gennemførelse skal det afslutningsvis bemærkes,

4

Den oprindelige afleveringsfrist var 11. september, men blev udskudt to uger af hensyn til regionernes dataindsamling og -validering

5

at der normalt opnås en højere datakvalitet ved, at de enkelte undersøgte enheder (i dette tilfælde regioner) alene forholder sig til egne tal frem for at foretage krydsvalidering under hensyntagen til andre enheders tal. 5. Metodevalg Regionerne tilkendegiver, at rapporten ikke tager behørig højde for de kvalitetsmæssige aspekter af sundheds-it. I de mundtlige bemærkninger er det blevet præciseret, at der særligt sigtes til, at forskelle i udgifter til sundheds-it regionerne imellem kan afspejle forskelle i kvaliteten i it-understøttelsen af det kliniske arbejde. Hertil skal bemærkes, at der har været gennemført en række analyser med henblik på at undersøge, om en sådan sammenhæng mellem udgifter og kvalitet kunne eftervises. Udvalgte af disse analyser gengives i det følgende, idet det må fremhæves, at analyserne generelt ikke har indikeret den beskrevne sammenhæng. For det første er de gennemførte heat-map-målinger blevet anvendt til at vurdere sammenhængen mellem it-budget per indbygger (i en region) og it-kvaliteten i den samme regionen. Analysen viser en meget beskeden og ikke statistisk signifikant sammenhæng – med samme budget ser vi store forskelle i it-kvaliteten. For eksempel har Region Nordjylland og Region Sjælland det samme it-budget per indbygger (317 kroner), men der er observerbare forskelle i it-kvaliteten, jf. tabellen herunder. Tabel 1 – Gennemsnit over alle underdomæner
1 = lavt/dårlig; 5 = højt/god Forretningsbeslutningsstøtte Klinisk beslutningsstøtte Processtøtte Datafangst og -udveksling Kilde: Heatmap undersøgelse Nordjylland 1,8 3,4 3,1 1,8 Sjælland 2,7 3,7 3,1 3,1

Analysen indikerer således, at andre faktorer end budgettet påvirker it-kvaliteten, herunder f.eks. arkitektur, grad af fragmentering og kvalitet i styringen af itbudgettet. For det andet bemærkes, at det største potentiale kan henføres til infrastruktur, og at regionen med de højeste udgifter per indbygger er mere end dobbelt så dyr som

6

regionen med de laveste udgifter. Mellem regionerne vurderes der således ikke at være en signifikant sammenhæng mellem udgifterne til infrastruktur og kvalitet samt klinisk produktivitet. Desuden har flere af regionerne et meget fragmenteret landskab med mange datacentre, flere platforme, flere decentrale supportfunktioner mv. Det fragmenterede infrastrukturlandskab kan ikke i sig selv opfattes som udtryk for høj kvalitet eller god it-understøttelse. Den del af effektiviseringspotentialet, der vedrører de kliniske applikationer kan i en vis udstrækning godt være udtryk for en høj kvalitet eller særlig god itunderstøttelse. Dog gør nogenlunde samme forhold sig gældende her, idet den dyreste region per indbygger har knap 70% højere udgifter end regionen med de laveste udgifter, samt at der er en høj grad af fragmentering. Det forekommer derfor ikke sandsynligt, at potentialet i betydelig grad kan henføres hertil. Desuden bemærkes det, at det utilstrækkelige overblik over udgifter og tekniske forhold for både infrastruktur og applikationer typisk er indikatorer på et betydeligt effektiviseringspotentiale snarere end høj kvalitet i it-understøttelsen. For det tredje er det søgt at anvende den gennemførte brugerundersøgelse til at opstille et supplerende perspektiv på sammenhængen mellem udgifter og kvalitet, men datagrundlaget vurderes som for spinkelt, da kun tre regioner har gennemført denne del af analysen. 6. Investeringer Regionerne fremhæver, at rapporten burde have forholdt sig til hvilke investeringer der tidligere har været foretaget med henblik på at reducere de nuværende driftsudgifter, samt hvilke investeringer, der vil være forbundet med realiseringen af potentialet. For så vidt angår tidligere investeringer foretaget med henblik på at nedbringe de nuværende driftsudgifter, vurderes det, at det ville være vanskeligt at indsamle historiske tal set i lyset af udfordringerne med at indsamle de nuværende tal. Derudover er historikken på sin vis irrelevant. Uanset hvordan den enkelte region har opnået det nuværende niveau for omkostningseffektivitet, så er forbedringspotentialet i regionen uafhængig heraf. Det er vores erfaring, at de nuværende driftsudgifter er en rimelig pålidelig indikator for forskellene i den samlede effektivitet. Dette støttes i den aktuelle analyse af graden af modenhed og graden af fragmentering i it-landskabet. Det er således vores vurdering, at den nuværende effektivitet snarere skyldes i hvor høj grad it-landskaberne er blevet konsoliderede og støttefunktioner samlet mv. snarere end forskelle i investeringskrævende tiltag.

7

Endelig bemærkes vedrørende valg af metode og tilgang, at det er vores erfaring fra lignende projekter, at justering for Capex i det enkelte år har begrænset indvirkning på den relative performance og omkostningseffektivitet blandt de benchmarkede enheder. Selv om investeringsniveauet for nye projekter varierer fra år til år er denne effekt typisk begrænset sammenlignet med det totale it-budget. Det blev tidligere - i samarbejde med regionerne - undersøgt, om der kunne fremskaffes tilstrækkelig detaljerede tal til, at der kunne tages højde for afskrivninger, men det viste sig at være enten meget vanskeligt eller umuligt. Vi vurderede, at en detaljeret analyse af afskrivninger ville have beskeden effekt, og at det derfor var acceptabelt at arbejde med den information, som kunne gøres tilgængelig. I forhold til fremtidigt investeringsbehov bemærkes det, at det angivne potentiale udtrykker det fuldt implementerede effektiviseringspotentiale, mens der ikke er korrigeret for eventuelle investeringsudgifter (udover de allerede planlagte konsolideringsaktiviteter) forbundet med at realisere potentialet. En sådan vurdering skal selvsagt foretages før iværksættelse af konkrete tiltag. Givet størrelsesordenen af effektiviseringspotentialet såvel som den betydelige variation i udgifter og organisering, er det naturligt at overveje de fremtidige rammer for organisering af sundheds-it i Danmark. Dette omfatter opgavefordeling, organisering og systemlandskab (jf. rapportens anbefaling herom), siden disse faktorer vil have stor indvirkning på investeringsniveauet. Det fremadrettede investeringsbehov skal blandt andet vurderes i forhold til muligheder for omprioritering af den nuværende betydelige investeringsportefølje samt eventuelt mere effektivt indkøb som følge af eventuel samordning. 7. Enkeltspørgsmål til data og konklusioner Regionernes konkrete kommentarer kan opdeles i tre kategorier ¶ Kommentarer vedrørende konkrete formuleringer ¶ Kommentarer til data ¶ Generelle kommentarer For så vidt angår kommentarerne til konkrete formuleringer, så har regionernes kommentarer givet anledning til nogle tekstmæssige præciseringer i rapporten. For eksempel præciseres det, at det fællesoffentlige samarbejde ikke er omfattet af analysen, ligesom ovenfor beskrevne årsager til at investeringsbehovet ikke er opgjort tydeliggøres. Regionernes kommentarer til data kan opdeles i to underkategorier. For det første påpeger regionerne uoverensstemmelser i rapportens beregninger. Dette er blevet

8

undersøgt og har ikke givet anledning til væsentlige ændringer. Eksempelvis har Region Hovedstaden angivet, at antallet af ca. 3.000 servere ikke kan genkendes i rapportens figur 16. Det bemærkes, at rapportens figur angiver både antallet af fysiske og logiske servere, og at disse tal ikke kan adderes. Det angivne antal servere stemmer i øvrigt stort set overens med en tidligere optælling i STS rapporten. For det andet gør visse regioner opmærksom på, at de efter afslutningen af dataindsamlingen og efter at have gennemlæst rapporten er blevet opmærksomme på fejl i egne indrapporteringer. Vi har ikke mulighed for at vurdere, om de reviderede indberetninger er mere korrekte end de oprindelige, hvorfor der ikke er foretaget korrektioner i forhold hertil. Region Midtjylland påpeger eksempelvis, at de fejlagtigt har indregnet de samme udgifter til applikationsvedligehold og udvikling (opgjort til DKK 40 millioner) tre steder, og at regionens udgifter dermed er overvurderede med DKK 80 millioner5. Fejlindberetninger har selvsagt indvirkning på effektiviseringspotentialet, og det må derfor bero på en vurdering fra opdragsgiver, hvorvidt dette skal give anledning til opdateringer i datagrundlaget. Region Midtjylland har i brev af 2. december 2009 opsummeret regionernes opdaterede tal. Dette brev udgør det seneste og mest konsoliderede grundlag for regionernes opdateringer. Opdateringerne fremgår af nedenstående tabel.

Tabel 2 – Opdateret datagrundlag, DKK millioner
Hovedstaden Sjælland Syddanmark Midtjylland Nordjylland Udgifter til ADM og anskaffelser af kliniske applikationer Infrastrukturudgifter, inkl. anskaffelser Oprindelig 187 Opdateret 138 90 90 220 220 206 206 94 94

Oprindelig 423 Opdateret 543

171 170

182 126

432 239

91 93

Kilde: Region Midtjylland, brev af 2. december 2009 samt regionernes indrapportering af data per 25. september 2009

Såfremt dette lægges til grund for en opdateret beregning af effektiviseringspotentialet, vil det samlede effektiviseringspotentiale øges med omkring DKK 150 millioner. Årsagen hertil er blandt andet, at der i det oprindeligt

5

Jf. brev af Danske Regioner d. 19. november 2009. Tallet er ikke overensstemmende med de tal, der oplyses i senere korrespondance fra Region Midtjylland, jf. tabel 2.

9

estimerede effektiviseringspotentiale er udeladt visse datapunkter, da datakvaliteten blev vurderet for tvivlsom. Dette er ikke gjort ved genberegning af det nye potentiale, idet tallene fremhæves som mere valide, hvorfor det antages, at det ikke er nødvendigt at udelade visse datapunkter. Endelig er der en række generelle kommentarer til rapporten. Disse bemærkninger er ikke fundet konkrete nok til, at det har været muligt at forholde sig hertil.

10

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful