UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL VALLE DE TOLUCA.

DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO INDUSTRIAL INGENIERÍA EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

DEFINICIONES DE EFICIENCIA, EFICACIA, CONTROL URGENTE, CONTROL IMPORTANTE, AGENDA EJECUTIVA Y MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Alumno: TSU. Oscar Gutiérrez Martínez. Grupo: IMI-73.

Noviembre de 2010.

Definición de Eficiencia:
Aplicada a la Administración: • • • • Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados" [1]. Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos" [2]. Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión" [3]. Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada" [4].

Aplicada a la Economía: • • • Según Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos" [5]. Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos" [6]. Simón Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos" [7].

Aplicada a la Mercadotecnia: • Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)" [8].

Según el Diccionario Porrua De La Lengua Española: • Eficiencia f. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Acción con que se logra este efecto. [10].

De lo anterior se deduce que eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para alcanzar los objetivos deseados. Por lo tanto, una empresa, producto, organización o persona es “eficiente” cuando es capaz de obtener resultados deseados aprovechando al máximo los recursos a su disposición. La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. Pero, ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa. Para llegar a ser productivos, lo mejor es procurar ser siempre eficientes y eficaces. Así tenemos a aquellos que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.

Eficiencia + Eficacia = Productividad Quien es eficiente y eficaz, es efectivo y es, por tanto, un elemento muy valioso para cualquier empresa u organización.

Definición de Eficacia:
• • • • Según Idalberto Chiavenato, la eficacia "es una medida del logro de resultados" [1]. Para Koontz y Weihrich, la eficacia es "el cumplimiento de objetivos" [2]. Según Robbins y Coulter, eficacia se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos [3]. Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia "está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado" [9]. Simón Andrade, define la eficacia de la siguiente manera: "actuación para cumplir los objetivos previstos. Es la manifestación administrativa de la eficiencia, por lo cual también se conoce como eficiencia directiva" [7]. Finalmente, el Diccionario Porrua De La Lengua Española; Eficacia: f. Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir un efecto. Aptitud. [10].

• •

Por lo que eficacia es el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuánto de los resultados esperados se alcanzó. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de un grupo en las actividades y procesos imprescindibles para llevar a término el cumplimiento de los objetivos formulados.

Efectividad:
Involucra la eficiencia y eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles. Supone hacer lo correcto con exactitud y sin ningún desperdicio de tiempo y recursos.

Conclusión:
Yo entiendo que tanto eficiencia como eficacia y, la suma de ambas, efectividad, son herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa y realista, objetivos o metas. Son medidas (de carácter cualitativo) verificables de resultados en términos de desempeño y están diseñadas para poder contar con un estándar contra el cuál evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas y así poder utilizar, facilitar, agilizar los recursos disponibles y lograr un alto índice de efectividad en alcanzar nuestros objetivos en tiempo, forma y calidad. Ahora bien, ¿cómo aplico lo anterior? Evidentemente, la mejor forma de hacerlo es planificar, teniendo control de una determinada situación, por ejemplo, llevar el programa de mantenimiento preventivo de un equipo de refrigeración basado en (1) los datos técnicos y

recomendaciones del fabricante y (2) los propios métodos, capacidades (técnicas y materiales) y sistemas de trabajo del departamento de mantenimiento, sustentados en las condiciones y necesidades que la empresa requiere. Recordemos que eficiencia + eficacia = efectividad. Por tanto, si planifico (haciendo uso y buen uso de recursos) mi programa de mantenimiento, estoy siendo eficiente. Si sumado a lo anterior, yo realizo en tiempo y forma (empleando las habilidades y destrezas del equipo de mantenimiento) este mismo programa, estoy siendo eficaz. En suma, mi trabajo será realizado con efectividad.

¿Qué es importante?
Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Ahora, ¿Qué es urgente?
El otro aspecto a integrar es la atención a lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria. Para comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que esta dividida en cuatro cuadrantes:

Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante “Lo Urgente e Importante”. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. Cuadrante 2: “Lo Importante, No Urgente”. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor futuro. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. “Lo Importante, No urgente” representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.

Los "Robatiempos". Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 ó 2. Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en: Cuadrante 3: “Lo Urgente, No Importante”: Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto". Cuadrante 4: “Lo No Urgente, No Importante”: Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante. Creo que el pequeño cuadro siguiente simplifica aún más la Matriz de Covey y es a mi parecer una “guía rápida” para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia ó Urgencia:

Conclusión:
Por lo anterior, y a manera de resumen, yo entiendo que clasificando mis actividades de acuerdo a su Importancia, se tiene que:

• • • •

Muy importante: Debe hacerse. Importante: Debería hacerse. No tan importante: Puede ser útil, pero no es necesario. Sin importancia: No se logra nada con ello.

De acuerdo a su Urgencia:

• •
• •

Muy urgente: Debe hacerse ahora. Urgente: Debería hacerse ahora. No urgente: puede hacerse después. Tiempo no es un factor.

Herramientas de planeación. Agenda Ejecutiva.
Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se puede conocer también como ‘’’las órdenes del día’’’. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser: • • • • • • • Bienvenida y apertura de la agenda. Comentarios a los puntos de la agenda. Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior. Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores. Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo. Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención Arreglos y anuncios para la próxima reunión.

La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.

Matriz de Administración del Tiempo. (Ver “¿Qué es urgente?”)

Bibliografía.
[1]: Del libro: “Introducción a la Teoría General de la Administración”, Séptima Edición, de Chiavenato Idalberto, McGraw-Hill Interamericana, 2004, Pág. 52. [2]: Del libro: “Administración Un Perspectiva Global”, 12a. Edición, de Koontz Harold y Weihrich Heinz, McGraw-Hill Interamericana, 2004, Pág. 14. [3]: Del libro: “Administración», Octava Edición, de Robbins Stephen y Coulter Mary, Pearson Educación, 2005, Págs. 7. [4]: Del libro: “Teorías de la Administración”, Oliveira Da Silva Reinaldo, International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002, Pág. 20. [5]: Del libro: “Economía”, Decimoséptima Edición, Samuelson Paul y Nordhaus William, McGraw Hill Interamericana de España, 2002, Pág. 4. [6]: Del libro: “Economía”, Tercera Edición, de Mankiw Gregory, McGraw-Hill Interamericana de España, 2004, Pág. 4. [7]: Del libro: “Diccionario de Economía”, Tercera Edición, Andrade Simón, Editorial Andrade, 2005, Pág. 253. [8]: Del libro: “Diccionario de Marketing”, Edición 1999, Cultural S.A., Pág. 106. [9]: Del libro: “Teorías de la Administración”, Oliveira Da Silva Reinaldo, International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002, Pág. 20. [10]: “Diccionario Porrua De La Lengua Española”. 33ª Edición, Editorial Porrua, S.A. México, 1992. p. 267. [11]: Covey, S. “The Seven Habits of Highly Effective People”. Ed. Running Press (2000), Estados Unidos de América. 128 páginas. ISBN 0762408332.

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