Ko-kurikulum MS ISO 9000

PKPA Bil 1: 99

akademik

Penceramah:
MUHD BUSTAMAN HJ ABDUL MANAF Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Kualiti Institut Aminuddin Baki Kementerian Pelajaran Malaysia 2008

BIODATA PENCERAMAH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
y

Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM
y

A. Pengalaman: Pengurus kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti y di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995. 1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan B. Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti: 1. Latihan Luar Negara: y i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996) y ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila (1998) y iii. Strategic planning in education: University of York, England (2000- 2004) (PhD) y iv. Strategy Performance Measurement (BSC): U of Adelaide, Australia (2005) C. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London. D. Bidang kepakaran lain: Benchmarking, Balanced Scorecard (KPI), Leadership Skills & Coaching.

Definisi “Benchmarking”
y

y

Benchmark : Bench/Mark “ a point of reference for making measurement” (Webster’s Dic’ )

y

Penandaarasan (BM) adalah satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalanamalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi lain untuk mencapai prestasi unggul (PKPA. Bil.1/99, m.s: 1)

Definisi
y BM

is the process of identifying, understanding and adapting outstanding practices from within the same organisation or from other business to help improve performance

y (Sarah Cook, 1995)

BM is a proses that involves:
y

y y

Comparing efficiency & processes with good examples and learning the salient features of those processes, Encouraging willingness to learn, customerperceived quality and continual improvement. Helping the organisation to identify opportunities for breakthroughs by comparing its processes with good examples. (Karlof,1998)

Pillars of BM
y Humility to recognise that

somebody else can do something better than you can. to your own situation & take benefit from it.

y Wisdom to learn the lesson, adapt it

Faedah dari Proses BM
According to Sarah Cook, 1995. (pg: 15) y 1. It sets performance goals. y 2. It helps accelerate and manage change y 3. It improve process y 4. It allows individuals to see “outside the box” y 5. It generates on understanding of WorldClass performance
y

Learning Organisation

TQM

BM

Re-engineering

Realiti & Mitos tentang BM
Adalah tidak..
y y satu perbandingan umum sek. anda dengan sek. lain satu kaedah membuat y penambahbaikan “here & there” y berasaskan kepada andaian kepada “what might work”

Adalah...

y

y

Satu kajian dan pemindahan amalanamalan khusus. Berhubung dengan misi sek. & matlamat kritikal Berasaskan kpd pengukuran prestasi sebenar.

y

y

y

y

satu tinjauan sepintas lalu program sek.lain berubah kerana orang lain berubah satu buku resipi ‘masakan’ tentang sesuatu program satu mekanisma untuk memotong kos

y

y

y

y

Satu analisis secara mendalam proses, data, amalan dan pemangkin. Berubah selepas melalui persediaan dan mengambilkira misi sek serta persekitaran. Satu penemuan dan proses pembelajaran Satu mekanisma utk mencapai kepuasan semua pihak.

Jenis BM
y y

y

y y

1. Dalaman 2. Agensi/sekolah lain yang mempunyai fungsi yang sama 3. Agensi/sekolah lain yang mempunyai fungsi yang berlainan 4. Sektor lain “Best practice/W-Class” 5. Agensi Luar Negara “Best practice/W-Class”

6. Memantau & Menilai

1. Memahami misi, kenalpasti & pilih projek BM, Tubuh & latih pasukan petugas 2. Bersetuju atas apa amalan terbaik & pilih rakan rujukan 3. Mengumpul Data & Maklumat

5. Merancang & Mengambil tindakan Penambahbaikan 4. Analisis data & kenalpasti jurang perbezaan

Benchmarking is not about making visits to other companies to ‘try to pick up one or two ideas that may useful somewhere’.Instead,it is centered around planned research which has been focused by company’s recognition that it needs to make improvements in critical business areas
Tony bendell, Louise Boulter & John Kelly (1993)

1. What is to be benchmarked?

Apakah yang terlibat dalam langkah 1
y

Jelaskan matlamat BM*
‘Define’ projek/bahagian yang akan ditambah baik Pertimbangan skop/set sempadan dan FKK Bersetuju keatas apa yang berlaku dalam proses Bina carta aliran proses

y

y y

y

Langkah 1.2: Apakah yang hendak di ukur
y Periksa

carta aliran kerja y Ujudkan proses mengukur y Sahkan yang pengukuran sesuai dengan objektif

1.3: Mewujudkan Pasukan Petugas BM
Fungsi: pilih ahli, kenalpasti projek, pemantau kemajuan & penilai keberkesanan y Kriteria ahli: faham halatuju, kompetensi, komitmen, kaitan dengan bidang, masa y Latihan: perlu dilatih keseluruhan tentang BM (well trained)
y

*Contoh Rakan BM Xerox (Define Objectives)
American Express = billing & collections y Am’Hospital Supply = automated inventory
y
y y y y y

control Florida Light & Power = overall quality processes Ford Motor Company = manufacturing floor layout General Electric = Robotics L.L. Bean = warehouse operations Mary Kay Cosmetics = World Class daily productions schedules

Langkah 2. Siapa Untuk Dibuat BM
y Sekolah

lain y Organisasi bukan sekolah y Dalaman y (Lakukan penyelidikan umum) y ( Pilih tahap untuk diBM)

3 . Mengumpul Data & Maklumat
Sumber data y Pelan tindakan mengumpul data y Berhubung dengan organisasi lain y Kaedah mengumpul maklumat: y lawatan ke ‘site’ y Soalselidik
y

4. Analisis Data dan Jurang
y Menilai

data y Guna teknik statistik y Kenalpasti jurang dan analisis

Menilai Data
y

Kaedah Kuantitatif
– Plot graf – Grid matriks – Teknik lain: carta bar, histogram carta pai, scatters diagrams

y

Kaedah Kualitatif
– Amalan sistem – amalan prosedur – amalan struktural

Analisis Jurang
y Nilai

prestasi organisasi anda y Nilai prestasi organisasi lain y Nyatakan perbezaan (+atau -)

Langkah kelima

Proses Perancangan & implementasi Perubahan
y Bina

matlamat prestasi y Bina pelan perancangan strategik untuk perubahan/penambahbaikan y Implementasi pelan tindakan

Pelan Implementasi
Tujuh faktor ynag boleh menentukan kejayaan implementasi BM: y 1. Penglibatan: Semua pihak berkaitan mesti terlibat. y 2. Komitmen y 3. Matlamat dan strategi-difahami semua. y 4. Jadual tindakan-jelas, semak progres
y

Pihak pengurusan mesti jadikan ia sebagai projek prioriti y Maklumat: Ketua projek- menyediakan maklumat; organisasi- ‘seek’ maklumat. y ‘Energy & perseverence’
y

Langkah keenam

Pemantauan
y Jadikan

amalan organisasi y Lakukan aktiviti audit dalaman y Kajian semula pengurusan y KAIZEN

Menilai
y Rekod

proses y Laporan kemajuan y Pemadanan dengan objektif dan dasar kualiti

Etika Dalam Proses BM
Berasaskan International BM Clearinghouse (Ap&Qc) y 1. Patuhi peraturan y 2. Bersedia dari mula y 3. Bersedia memberi maklumat yang sama kepada rakan BM y 4. Hormati kerahsiaan
y

Guna maklumat untuk meningkatkan proses bukan menjatuhkan rakan BM y ‘Follow the chain of command” y Jangan berkongsi nama rakan BM dengan yang lain kecuali dengan kebenaran y Jujur (be honest)
y

What were the key lessons they learnt/what is benchmarking best practice?
y

y y

y y y y y y

Recognize the effort needed to establish like-for-like efficiency metrics be driven by business needs be based on an understanding of the processes and critical success factors be based on trends be planned in detailed be conducted by managers themselves be led by a champion use a range of qualitative and quantitative measures be adopted as a TQ tool

Sekian
Bermulanya saat kegelapan kehidupan seseorang itu apabila dia mula mengatakan yang dia sudah cukup pandai dan tidak perlu belajar lagi (MBAM)

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful