You are on page 1of 4

Správa registratúry

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania a ochrany


registratúrnych záznamov, zabezpečovanie prístupu k nim a zabezpečenie ich vyraďovania.
Správu registratúry definuje zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Ukladá pôvodcom registratúry (tzn. každému, kto svojou činnosťou vytvára nejaké záznamy)
povinnosť zabezpečiť ich odbornú správu.

Pod odbornou správou sa rozumie:

• evidencia všetkých záznamov,


• ich bezpečné a účelné uloženie,
• a riadne vyradenie po uplynutí lehoty uloženia.

Obeh registratúrnych záznamov

Registratúrnym záznamom sa stáva každý dokument - ľubovoľného formátu (list, fax, e-


mail, ...), ktorý obsahuje nejakú informáciu a vznikol v organizácii, alebo bol doručený do
organizácie.

1 Príjem písomností:

 všetky došlé písomnosti preberá útvar registratúry, alebo touto agendou poverený
pracovník,
 po prebraní písomností treba prekontrolovať, či nie sú zásielky poškodené,
 listové zásielky sa otvárajú otváračom obálok, alebo nožnicami, pri otváraní sa nesmie
poškodiť obsah listu,
 skontrolujeme úplnosť priložených materiálov,
 obálky z obyčajných písomností, neodkladáme, z doporučených písomností
odkladáme obálky 3 mesiace. Obálky pripájame k písomnostiam aj vtedy, ak je veľký
časový rozdiel medzi dátumom odoslania zásielky a jej doručenia, prípadne, ak má
poštová pečiatka preukázať dátum odoslania zásielok (napr. pri faktúrach, súdnych
písomnostiach, sťažnostiach, anonymoch).

2 Označovanie a evidencia

Na účely označovania záznamov sa používa prezentačná pečiatka. V nej sa vyznačujú:


- evidenčné číslo záznamu (označuje poradie, v akom záznam do organizácie prišiel,
alebo v ňom vznikol),
- číslo spisu,
- dátum doručenia,
- počet príloh
- osobu, ktorá záznam vybavuje.

Prezentačná pečiatka má mať červenú farbu.


Názov organizácie

Dátum:

Podacie číslo: Číslo spisu:

Prílohy/listy: Vybavuje:

Záznamy musia byť od okamihu ich vzniku, resp. doručenia, presne evidované v
registratúrnom denníku. Tu im je pridelené jedinečné evidenčné číslo, pomocou ktorého je
záznam jednoznačne identifikovateľný po celý čas jeho existencie (počas jeho riešenia i po
uskladnení v príručnej registratúre útvarov alebo centrálnom registratúrnom stredisku).
Registratúrny denník sa zakladá vždy 1. januára a uzatvára 31. decembra bežného roku (tzn.
organizácia má pre každý rok nový registratúrny denník).

Spolu súvisiace registratúrne záznamy (vytvorené/prijaté v rámci riešenia jedného podnetu)


sa vkladajú do spisu (spisového obalu). Okrem evidenčného čísla sa registratúrnemu záznamu
pridelí aj číslo spisu. Po doriešení podnetu sa celý spis uzavrie.

Pri zakladaní sa registratúrne záznamy nesmú perforovať!

Uzavreté - vybavené spisy zostávajú v príručných registratúrach organizačných útvarov po


dobu 2 rokov, pre prípadné ďalšie potreby organizačných útvarov. Po uplynutí tejto lehoty sa
presúvajú do registratúrneho strediska organizácie, kde zostávajú až do uplynutia lehoty ich
uloženia.

Spisy, ktorým uplynula lehota uloženia, sú vyraďované podľa ich dokumentárnej


hodnoty:
• odovzdávané príslušným archívom do trvalej archívnej starostlivosti - ak majú trvalú
dokumentárnu hodnotu,
• zničené - ak nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu.

O dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov rozhoduje príslušný archív vo


vyraďovacom konaní. Vyraďovanie pozostáva z prípravy vyraďovacieho konania a z
vyraďovacieho konania. Vyraďovanie prebieha najmenej raz za päť rokov.

Automatizovaná alebo neautomatizovaná správa registratúry


Správa registratúry môže byť vedená dvomi spôsobmi: automatizovane alebo
neautomatizovane.

Neautomatizovaný systém používa klasickú "papierovú evidenciu" registratúrnych záznamov.

Oveľa efektívnejší je automatizovaný systém správy registratúry, ktorý používa na evidovanie


záznamov a spisov výpočtovú techniku so špecializovaným softvérom. Automatizovaná
správa môže pokrývať iba časť správy registratúry ale i celý systém správy registratúry (tzn.
zaznamenávať celý životný cyklus záznamov, od ich zaevidovania, cez priebeh vybavenia, až
po uloženie v príručnej registratúre jednotlivých útvarov a nakoniec vyradenie z
registratúrneho strediska).
Požiadavky na zabezpečenie správy registratúry
Správa registratúry musí byť organizačne, personálne, priestorovo a materiálno-technicky
dobre zabezpečená.
Spôsob manipulácie so záznamami a ich bezpečné uloženie je definované v Registratúrnom
poriadku a Registratúrnom pláne, ktoré musí mať vypracované každý správca registratúry.

Registratúrny poriadok opisuje postup jednotlivých útvarov organizácie pri manipulácii so


záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.

Registratúrny plán určuje systém ukladania spisov. Triedi registratúru do vecných skupín,
určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

Materiálno-technické vybavenie priestorov určených pre registratúry organizačných útvarov


a registratúrne stredisko organizácie musí byť :

• účelné - umožňujúce ľahkú orientáciu v archivovaných dokumentoch,


• bezpečné - zabezpečujúce dokumenty pred znehodnotením, poškodením alebo
odcudzením.

Pojmy používané pri správe registratúry


Archív odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne
dokumenty
Archívny dokument záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou
Doručovací zošit / kniha - zošit/kniha, do ktorého sa potvrdzuje prebratie zásielok
Evidenčná pomôcka pomôcky slúžiace na evidenciu registratúrnych záznamov, napríklad
registratúrne denníky, doručovacie zošity, registre, kartotéky
Lehota uloženia počet rokov, počas ktorých je registratúrny záznam potrebný pre činnosť
pôvodcu registratúry; lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v
ktorom bol spis uzatvorený
Podanie - každý podnet, ktorý organizácia prijala na úradné vybavenie
Pôvodca registratúry právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vznikla registratúra
Predarchívna starostlivosť súhrn odborných činností, ktoré vykonáva archív pri preberaní
archívnych dokumentov do archívu
Registratúra - súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti
organizácie a všetkých záznamov organizácii doručených, ktoré boli zaevidované v
registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu
Registratúrna značka - symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis - skupinu
spisov, určujúci ich miesto v registratúre
Registratúrne stredisko - miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené spisy organizácie do
uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia
Registratúrny denník - základná evidenčná pomôcka správy registratúry; obsahuje údaje o
prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, ale i o uložení a vyradení spisov a špeciálnych
druhov záznamov
Registratúrny plán - pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov.
Člení registratúru do vecných skupín, určuje spisom miesto v registratúre pridelením
registratúrnej značky, určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia
Registratúrny poriadok interná norma, ktorá upravuje postup útvarov organizácie pri
organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a
pravidelnom vyraďovaní spisov
Registratúrny záznam - informácia, ktorú organizácia zaevidovala v registratúrnom denníku
Spis - súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a organizácia
ich zaevidovala v registratúrnom denníku.
Spisový obal - neoddeliteľná súčasť spisu; zakladajú sa do neho jednotlivé registratúrne
záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami
Spracovateľ - pracovník, ktorý bol poverený vybavením registratúrneho záznamu alebo spisu
Správa registratúry - organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie,
triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie, ukladanie, ochrana), náležité a
pravidelné vyraďovanie spisov, ale i starostlivosť o personálne obsadenie, priestorové a
materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry organizácie
Správca registratúry - zamestnanec organizácie, ktorý metodicky usmerňuje jej
zamestnancov na úseku správy registratúry
Vybavenie - záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania
Zásielka - záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi
Záznam - písomná, obrazová, zvuková, alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia,
ktorá pochádza z činnosti organizácie, alebo bola organizácii doručená
Znak hodnoty znak A vyjadruje trvalú dokumentárnu hodnotu spisov; spisy bez uvedeného
znaku hodnoty nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu