Oleh Margono Slamet

Institut Pertanian Bogor
LOKAKARYA PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN PENDIDIKAN DI UNIVERSITAS UDAYANA, 7-8 JUNI 2004

n n n n n n

Mutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu usaha khusus. Peningkatan mutu yang terus-menerus adalah hasil dari terusbudaya kerja. kerja. Budaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan jangka panjang. Agar budaya kerja yang baik tercapai perlu perencanaan jangka panjang yang bersifat strategik. Rencana jangka panjang perlu tujuan-tujuan yang jelas, yang tujuanberfokus pada kepentingan dan kebutuhan para pelanggan. Rencana jangka panjang harus realistik, berdasarkan kondisi diri dan lingkungan.
2

misi dan nilai-nilai kita ? PERSYARATAN DARI PELANGGAN Siapakah yang menjadi pelanggan-pelanggan kita ? Apa saja yang diharapkan dari kita oleh para pelanggan ? Kita perlu baik dalam hal apa saja agar mampu memenuhi hapapan-harapan para pelanggan ? Apakah yang dituntut mahasiswa dari institusi kita ? Metoda apa yang kita gunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan para pelanggan ? 4 .# Mengapa Fakultas ini ada atau diadakan ? # Untuk apa dan untuk siapa Fakultas ini ada ? # Apakah Fakultas ini sedang mengejar pencapaian tujuan-tujuan yang benar ? tujuan3 VISI dan MISI Apakah yang kita inginkan ? Apakah visi.

kelemahan-2. kesempatan-2 dan ancaman-2 yang kita miliki dan hadapi ? Faktor-2 mana yang menentukan kesuksesan kita ? Bagaimana kita akan dapat meraih sukses ? KINERJA YANG BERMUTU Standar kinerja mana yang akan kita pakai ? Bagaimana kita akan menyajikan mutu ? Mutu yang akan kita sajikan itu menuntut biaya dan pengorbanan apa dari kita ? 5 ( Lanjutan ) INVESTASI PADA SDM SDM kita harus dikembangkan menjadi bagaimana ? Apakah kita sudah cukup berinvestasi untuk mengembangkan SDM ? MENGEVALUASI PROSES Apakah kita telah menjalankan proses peningkatan mutu dengan benar ? Bagaimana kita tahu bahwa kita telah meraih suskses ? 6 .(Lanjutan) JALAN MENUJU SUKSES Apakah kekuatan-2.

Misi dan Nilai2 Bidang apa yang kita geluti. Contoh : = Menyajikan pendidikan yang bermutu tinggi = Mencari dan memberi yang terbaik = Mewujudkan masyarakat yang sadar akan kebesaran Tuhan dan alam ciptaannya. apa prinsipprinsip yang harus dipegang. Siapa pelanggan2 kita dan apa yang mereka butuhkan dan harapkan 2 3 Identifikasi Pelanggan & Kebutuhannya Analisa SWOT + FPK Kita harus mampu lebih baik dalam hal apa saja 4 5 Rencana Perguruan Tinggi Bagaimana kita akan meraih sukses Kebijakan Mutu dan Rencana Mutu Bagaimana kita akan menyajikan mutu 6 7 Biaya Mutu Apa dan berapa biaya dan pengorbanan yang diperlukan Evaluasi dan Umpan balik Bagaimana kita tahu kalau 7 kita sukses VISI . berDari pernyataan singkat itu kemudian dijabarkan agar menjadi lebih jelas. VISI adalah pernyataan tentang maksud akhir yang ingin diwujudkan oleh/dengan adanya institusi itu. MISI . apa fungsi-fungsi utama.IMTAQ dan berber-IPTEK. = Membangun masyarakat yang ber. 8 n .URUTAN LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS 1 Visi . kemana arah institusi ini. NILAI dan TUJUAN n Pemisahan secara jelas keempat hal tersebut akan membuat jelas institusi apa yang ingin dikembangkan.

(2) Fakultas Ekonomi Univ. dan memberi arah yang jelas apa yang akan ditempuh pada masa kini dan yang akan datang. maka tidak perlu khawatir misi tidak akan dapat dilaksanakan. Alamiah menyiapkan SDM yang menguasai ilmu Ekonomi dengan mutu tinggi agar bisa diamalkan dengan sebaik-baiknya. # Misi harus dapat dijabarkan menjadi tindakan-tindakan dengan memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada bagi institusinya. # Kriteria untuk menyusun pernyataan misi : J Mudah dihafal J Mudah dikomunikasikan J Sifat bidang garapan jelas J Ada komitmen pada mutu J Mengandung maksud jangka-panjang 9 J Memfokus pada pelanggan J Harus fleksibel CONTOH: (1) Fakultas Ekonomi Univ. (3) Fakultas Ekonomi Univ. # Pernyataan tentang misi ini membuat suatu institusi berbeda dengan yang lain. Semenanjung memberi pelayanan pendidikan dengan mutu yang setinggi mungkin. # Bila misi ini didukung oleh adanya strategi mutu jangka panjang.? M I S I adalah pernyataan yang berkaitan erat dengan Visi. 10 . Purbakala bermaksud mengajarkan ilmu-ilmu Ekonomi dan Manajemen kepada para mahasiswanya dengan standar mutu tinggi agar bermanfaat setelah lulus.

serta menjamin adanya maksud yang konsisten. • Tata nilai mendorong dan memberi arah bagi institusi. 11 TUJUAN TUJUAN ? VISI. ? TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang dapat diukur. 3. dan mudah dikomunikasikan. MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi tujuantujuan yang dapat dicapai. ? TUJUAN harus realistik dan mungkin untuk dicapai.TATA NILAI • Tata nilai suatu institusi adalah prinsip-prinsip yang digunakan dalam mencari dan mewujudkan visi dan misinya. • Tata nilai institusi menyatakan keyakinan-2 dan aspirasi-2 dari institusi yang bersangkutan. mudah dihafal. 12 . • Pernyataan nilai harus singkat. sehingga hasil yang dicapai dapat dievaluasi secara terukur. • CONTOH : 1. 2. Bekerja dengan jujur sesuai standar profesional yang tinggi. Mengutamakan kepentingan pelanggan. Bekerja sambil melakukan perbaikan mutu secara berkelanjutan.

13 MATRIK KEBUTUHAN PELANGGAN PERGURUAN TINGGI Pelanggan Fungsi PT Eksternal Primer Sekunder Tersier Internal Dosen Pegawai 1. Masing-masing fungsi PT (pendidikan. Pengabdian pd Masyarakat 4. Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak berarti apa-apa tanpa analisa pasar ini.IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN KEBUTUHANNYA * * * * * * Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan perguruan tinggi secara spesifik sangatlah penting. sekunder dan tersier) maupun pelanggan internal. Masing-masing kelompok pelanggan memiliki kebutuhan dan harapan. baik pelanggan eksternal (primer. pengabdian dan administrasi) memiliki kelompok pelanggan yang berbeda. Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi kebutuhan dan harapan itu. Pendidikan 2. baik aktual maupun potensial. Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan pelanggan. Penelitian 3. Administrasi K IFI ES SP RA A EC IS S DII PA SIA : 14 . penelitian.

analisis internal memfokus pada kinerja institusi: kekuatan dan kelemahan dalam berkinerja. b. maka menghasilkan identitas yang membedakan dari pesaingpesaingnya. Persyaratan yang dituntut pelanggan.ANALISIS SWOT DAN FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN * SWOT analisis merupakan alat yang paling efektif untuk mengetahui potensi institusi. Memanfaatkan secara maximal kesempatan yang ada d. Bila analisis ini dipadukan dengan misi dan nilai-nilai yang dimiliki. Strategi perguruan tinggi perlu dikembangkan sedemikian rupa agar dapat melindungi dirinya dari persaingan dan dapat meningkatkan daya tariknya terhadap pelanggannya. analisis kondisi dan situasi lingkungan: kesempatan dan ancaman yang berada dan berasal dari lingkungan eksternal. dan b. Keunggulan kompetitif dari institusi. * SWOT analisis dapat dibagi dua : a. Meminimalkan kelemahan c. Memaximalkan dan memanfaatkan kekuatan b. Mengurangi acaman 15 (Lanjutan Analisis SWOT) * * * * Aktivitas SWOT dapat diperkuat bila analisis difokuskan pada : a. Kedua hal itu (a dan b) adalah kunci untuk menyusun strategi jangka panjang. 16 . * Tujuan analisis SWOT adalah: a.

Ancaman • Kehilangan identitas dan reputasi • Kehilangan dosen senior yang berpengalaman • Munculnya perguruan tinggi baru • Berkurangnya lulusan SMU 17 FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN n n n n FPK adalah indikator yang harus ditemukan bila perguruan tinggi ingin memuaskan pelanggannya dan memenuhi misinya.ANALISIS SWOT Kekuatan • Memiliki banyak mahasiswa • Tim pimpinan yang bersemangat • Hasil ujian yang sangat baik • Jurusan Manajemen & Akuntansi kuat • Dukungan orang tua mahasiswa kuat • Moral staf baik • Dukungan Pemda Kelemahan • Gedung-gedung tua yang tak menarik • Staf pengajar kebanyakan masih muda • Anggaran yang kecil • Kurang fasiltas laboratorium • Mutu mahasiswa baru kurang • Buku di perpustakaan sangat kurang Kesempatan • Merger dengan PTS berreputasi kurang tapi punya fasilitas baik • Mengembangkan reputasi penelitian • Semangat menghadapi situasi baru • Kesempatan meningkatkan keahlian staf pengajar & staf pendukung . FPK merupakan kunci untuk bisa meningkatkan mutu kinerja. FPK adalah kegiatan-kegiatan kunci yang diidentifikasi sendiri dengan berporos pada misi yang diembannya. internal : jumlah peningkatan keprofesionalan staf dan keberhasilan kerja tim-tim yang ada. 18 . b. ketanggapan terhadap kebutuhan/kepentingan masyarakat. FPK mencakup indikator-indikator : a. eksternal : kepuasan pelanggan.

? Meningkatnya pangsa pasar. • Tim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan baik. • Melibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim perbaikan mutu. • Ambang batas kelulusan ujian yang diperbaiki. 19 FPK EKSTERNAL mencakup antara lain : • Peningkatan akses ke perguruan tinggi. • Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan mahasiswa. ? Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei. • Pembinaan nilai-nilai sosial. ? Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelom-pok minoritas dan penyandang cacat. ? Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan dan kepentingan masyarakat. 20 . ? Hubungan yang semakin baik dengan industri dan bisnis. • Kemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan pekerjaan dan meneruskan pendidikan. budaya dan etikal mahasiswa. • Perbaikan strategi pembelajaran mahasiswa.FPK INTERNAL mencakup antara lain : • Sistem penerimaan mahasiswa yang terbuka. personal.

Ë Analisis umum pelanggan dan kebutuhannya. Ì Analisis SWOT dan FPK. 10 tahun. Ñ Sistem Pemantauan dan Evaluasi. strategis inilah rencana kerja 21 ISI POKOK RENCANA STRATEGIS Ê Pernyataan tentang visi. Rencana strategis perguruan tinggi disusun untuk k. serta berdasarkan visi. Berdasarkan rencana tahunan disusun. misi. serta hasil identifikasi pelanggan dan kebutuhannya. hasil-hasil analisis SWOT dan FPK. Dalam rencana strategis dicantumkan juga tujuan-tujuan jangka panjang. Í Kebijakan Mutu. berkiat. Î Sistem Perencanaan Mutu. dan berjangka panjang.l. misi dan nilai-nilai/ prinsipprinsip. Ð Prinsip-prinsip Penyusunan Rencana Kerja Tahunan. Rencana strategis disusun berdasarkan visi. 22 . prinsipprinsip.MENYUSUN RENCANA STRATEGIS DI PERGURUAN TINGGI Rencana strategis adalah langkah-langkah kegiatan yang tersusun secara rasional. dan nilai-nilai / prinsipprinsip tertentu untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan masa kini dan masa depan. Ï Sistem Penyusunan Biaya Mutu. misi.

pentingnya mutu b. 23 N RENCANA MUTU adalah jabaran operasional dari kebijakan mutu. Kebijakan Mutu berkaitan erat dengan visi. perencanaan produk (barang atau jasa). misi dan nilainilai.KEBIJAKAN MUTU adalah ketetapan organisasi tentang mutu yang akan dicapai. yaitu menyusun disain 24 mutu menjadi suatu sistem. hubungan dengan pelanggan d. dan proses-proses terbaik untuk menghasilkan mutu yang sesuai dengan disain mutu. pengaturan bagian-bagian. . yaitu menerjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu. Kebijakan Mutu ditetapkan secara tertulis. kemampuan bersaing dengan mutu c. N QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT atau Pengaturan Fungsi Mutu adalah teknik untuk menterjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu. yang berisi terjemahan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu yang tersusun menjadi suatu sistem. N Pengaturan Fungsi Mutu terdiri dari empat fase : 1. 2. Kebijakan Mutu biasanya berisi : a. partisipasi seluruh tenaga kerja e. perbaikan mutu secara terus menerus.

yaitu penentuan proses-proses yang paling tepat untuk menghasilkan mutu sesuai dengan disain mutu. PFM biasanya dibantu oleh Diagram Rumah Mutu atau House of Quality Diagram. • BIAYA PENCEGAHAN ialah biaya yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kegagalan/kesalahan dalam proses pengadaan barang atau jasa dan dalam penyajiannya.3. # sistem dan proses yang bermutu. # pelatihan yang bermutu. Ada dua jenis biaya mutu : 1. perencanaan produksi. yang mahal adalah kesalahan” • Agar tidak terjadi kesalahan diperlukan : # SDM yang bermutu. 26 . Biaya pencegahan (prevention cost) 2. 25 • BIAYA MUTU adalah biaya atau korbanan lain yang diperlukan untuk meraih mutu. perencanaan proses. • CROSBY : “Mutu tidak mahal. 4. yaitu langkahlangkah pelaksanaan produksi dan pengendaliannya. Biaya kegagalan (failure cost). # tim kerja yang mantap.

PEMANTAUAN dan EVALUASI • PEMANTAUAN adalah kegiatan mengamati pelaksanaan rencana kerja dan mengumpulkan informasi-informasi tentang proses pelaksanaannya. • Di perguruan tinggi biaya pencegahan perlu untuk : # pimpinan yang bermutu. # dosen-dosen yang bermutu.• BIAYA KEGAGALAN ialah biaya yang timbul akibat terjadinya kesalahan dalam proses pengadaan dan penyajian barang atau jasa. pemantauan dan evaluasi pencegahan. dan jika tidak berhasil apa sebabnya. waktu yang terbuang. pemantauan dan evaluasi perbaikan. dll. karena dapat mencakup ketidak-puasan pelanggan. • Dalam jangka panjang biaya kegagalan lebih besar dari biaya pencegahan. biasanya untuk satu tahun. # tenaga administrasi yang terampil. 28 . • Biaya kegagalan sering sulit diperhitungkan secara tepat. • EVALUASI adalah kegiatan untuk mengetahui apakah pelaksanaan rencana kerja itu berhasil atau tidak. • Rencana kerja adalah jabaran rencana strategis yang menguta-makan mutu. 2. berkiat. 27 # lulusan banyak menganggur. mengulang kembali pekerjaan. dll. # disiplin yang baik. rasa kecewa. • RENCANA KERJA adalah rencana kegiatan-kegiatan operasional yang tersusun secara rasional. • Hasil-hasil pemantauan dan evaluasi sangat diperlukan dan berguna dalam usaha perbaikan mutu. # peraturan yang jelas dan sampai pada yang bersangkutan. atau akibat tidak sesuainya barang atau jasa dengan kebutuhan pelanggan. dan berjangka pendek. terlebih dalam hal jasa. # perpustakaan dan laboratorium yang lengkap. • Pemantauan dan evaluasi mempunyai dua tujuan : 1. • Biaya kegagalan diperlukan untuk : # mahasiswa gagal studi.

29 .SEKIAN SEMOGA BERMAKNA BAGI ANDA.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful