JENIS KLASIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : • Arsip dinamis • Arsip statis 1.

Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : • Arsip dinamis aktif • Arsip dinamis inaktif a. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. (b) Arsip statis. atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. pelaksanaan. atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah.b. arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis. Menurut fungsi dan kegunaanya. Berdasarkan Fungsi. antara lain: 1. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam. walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. A. Nilai guna primer meliputi: . dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna. sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai. yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan. pelaksanaan. 2.

dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip. serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.  Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.  Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum . yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain. (b) Nilai guna sekunder.  Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.  Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Nilai guna sekunder. Nilai guna administrasi.  Nilai guna informasi. yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan. yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah. dikembangkan. arsip dapat dibedakan atas :  Arsip tertutup. yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya. yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. diatur fungsinya. juga meliputi:  Nilai guna pembuktian. dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

(h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya. seperti: naskah perjanjian/kontrak. tabel. Selain surat. Arsip Kepegawaian. yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. dan sebagainya.. karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip).. Arsip Pendidikan. arsip terdiri dari berbagai macam. arsip dibedakan atas: arsip asli. CD. Berdasarkan subyek atau isinya.(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Menurut keasliannya. gambar. karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum. arsip dapat dibedakan atas berbagai macam. misalnya: Arsip keuangan. misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Menurut bentuk atau wujudnya. Menurut sifat kepentingannya. akte.  Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Pemasaran. dsb. (e) Berdasarkan keasliannya. grafik atau bagan. arsip tembusan.atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.  Arsip unit. (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya. bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam. piringan hitam. arsip dapat dibedakan atas . arsip salinan. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus. (f) Berdasarkan subyeknya. mikrofilm. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. kartu pegawai. Arsip Penjualan. arsip dibagi atas :  Arsip sentral. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. dan arsip petikan.

buku induk mahasiswa. B.  Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum. yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. maka menurut fungsi dan kegunaannya. misalnya akte. arsip dinamis dapat dibedakan atas:  Arsip aktif. bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun  Arsip inaktif. arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. yaitu arsip yang bersifat permanen. sejarah. pendidikan. keuangan. Arsip vital. disimpan untuk selama-lamanya. yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor  Arsip semi aktif. dan sebagainya. Dengan demikian. dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama. ijazah.  Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup. Arsip non-esensial. akan tetapi tidak mutlak permanen.  Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. dokumentasi. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu. dsb. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Sesuai dengan ciri di atas. . yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan.

atau data dihasilkan dari komputer. sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). tape atau media lainnya. dan sebagainya. Tahap pertama. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering. arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita. administratif. peraturan atau prosedur administratif. Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. informasi diterima pada film. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum. keilmuan). Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat. Oleh karena itu. atau yang dibuat oleh instansi lain. fiskal. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip. maupun nilai . Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini. adalah merupakan tahap penciptaan. arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan. sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. serta butuh akses yang cepat. Selama masa inaktif ini. yang diterima oleh kantor kita.1.

atau ANRI. Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. fakta sejarah. Misalnya. statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap. No. Lembaga. sehingga masing-masing Fakultas. Oleh karena .. USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri. dsb. ilmiah. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979.No. dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. yayasan. UPT. dsb. akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip. dan pembuktian (hukum. C. selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. historis. yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. pemusnahan dan penyerahan. Disusutkan berdasarkan UU. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Perpustakaan dan Depo Arsip kota. Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi. penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti. karena arsip tersebut memiliki nilai informasi. warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta. dsb. beserta jangka waktu penyimpanannya.guna sekunder.

langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Oleh karena itu. sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu. dan Sistem Urutan Waktu (kronologis). Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis. penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) (b) (c) (d) (e) Sistem Abjad. Sistem Wilayah. Sistem angka/nomor (numerik). Sebaliknya. asas disentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri. penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Dengan demikian. bagaimana cara penyimpanan yang baik. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. serta langkah. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). dan tepat. hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman. banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. dan penyusutan arsip. Disamping kelima sistem di atas. merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. awet. di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan. Sedangkan asas campuran. Sistem subyek. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi. sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.itu. cepat. Dalam hal yang demikian. dan asas campuran atau kombinasi. penyimpanan. temu balik. . yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful