BIROTICA - este o stiinta informatica carese ocupa cu activitatea de automatizare a sistemului informational birotic.

BIROTICA - Orice sistem poate fi caracteriza prin intermediul modului cum circula informatia in interiorul sistemului respective. BIROTICA - Sistemul informational este ansamblul format din fluxul circuitelor informationale.
Circuitul informational reprezinta drumul parcurs de informatie din momentul producerii unui fenomen si pana cand pe baza cunoasterii apare un nou fenomen. Fluxul este o sectiune prin circuitul informational avand directie,sens,marime si frecventa bine stabilita. Orice organizatie poate fi analizata si prin prisma sistemului informational. Schematic, o organizatie poate fi reprezentat prin existenta a minim 2 subsisteme si anume: sistemul conducator sic el condos.Intre aceste 2 subsisteme are loc un transfer de informatii sub forma deciziilor de la sistemul conducator la sistemul condus sub forma informatiei de stare de la cel conduc la cel conducator. Sistemul condus prelucreaza resursele si pe baza deciziilor se obtin bunuri sub forma de produse, servicii. Transferul de informatie cu mediul inconjurator in care primeste in mod continuu informatii de la sistemul inconjurator si trimite informatii continue catre alte sisteme. Daca in cadrul sistemului informational prelucrarea informatiei se face preponderent prin mijloace automate, avem de aface cu un sistem informatic. Sistemul informatic este ansamblul coerent structurat format din echipamente de calcul si comunicare, programe si pachete de programe,proceduri manuale si automate impreuna cu resursa umana specializata in scopul eficientizarii activitatii respective si pentru maximizarea profitului intr-o activitate economica. Birotica este stiinta care se ocupa cu automatizarea,eficientizareasistemului informational dintr-o organizatie. Termenul de birotica apare pentru prima data in 1970 in SUA, in revista informatica "Gestion". Primul congres de birotica a avut loc la Grenoble in 1982 si noi romanii am participat. Birotica reprezinta un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informatiei si a comunicarii intr-o organizatie.Se utilizeaza tehnici informationale si ale comunicatiilor de date,se asigura prin mijloace electronice functii de clasare si ordonare.Organizarea in pagina a textelor,pregatirea documentelor,a corespondentei electronice,operatiile de analiza si simulare,de integrare si consultare la distanta,vizualizarea grafica si alte functii de gestiune a datelor pentru realizarea eficienta a activitatilor din office. Activitatea de birotica se desfasoara cu preponderenta in interiorul office-ului(biroului) prin intermediul sistemului informational de birou. Acesta are 4 mari componente si anume:

y y y y

Birotica Componenta hardware formata din tatalitatea echipamentelor de calcul si comunicatii dintr-un office Birotica Componenta soft formata din totalitatea programelor si pachetelor de programe necesare procesarii de informatii Birotica Resursa umana Birotica Informatiile care se trateaza in interiorul sistemului birotic.

Exista 5 grupe de activitati principale care se desfasoara in interiorul unui office si anume: 1. 2. 3. 4. 5. culegerea de informatii, prelucrarea acestora si difuzarea lor stocarea informatiilor in fisiere coordonarea proiectelor coordonarea activitatilor independente eficientizarea activitatii umane prin reducerea efortului fizic si atingerea dezideratului de birou fara hartie.

Birotica - Obiectivul biroticii

telematica.Obiectivul general al biroticii se refera la cresterea calitatii productivitatii si flexibilitatii muncii de birou. Birotica 4. Birotica .pentru functionarea corecta a celorlalte 4 functii. Birotica 2. comunicarea informatiei. Birotica 3. 2. gestiunea. domeniul managerial. 2. Se realizeaza prin: y y y a) prelucrarea informatiei provenita din retelele de comunicatii nationale sau internationale. 3. Functia Functia Functia Functia Functia de de de de de introducere a informatiilor in sistem memorie si regasire a informatiilor prelucrare a informatiilor iesire a informatiilor din sistem control si comandaa sistemului Birotica 1.Functiile biroticii: 1. sunete etc. in arhive pentru cele mai rar. Transferul de informatie de pe diferite suporturi Crearea si incarcarea bazei informationale Actualizarea bazei informationale Tratarea informatiilor sub diferite aspecte Consultatrea in timp real a bazei informationale Punerea informatiei sub anumite forme sau rapoarte pentru operatiile de iesire a acestora.Domeniul biroticii se refera la actvitati legate de reproducerea informatiei. Se refera la operatii de tipul: y y y y y y y Conversiei din analogic in digital si reciproc. Se refera la procedeele prin care informatia este transferata la iesirea sistemului. Este reprezentata de totalitatea atributelor necesare pentru dirijarea si reglarea functiilor intregului sistem. Are un rol foarte important in functia otima a sistemului birotic printr-o capacitate maritaa informatiei. Activitatea de birotica este strans legata de activitatea de conducere a organizatiei respective.respectiv printr-o viteza de acces la date. publice sau private b) prelucrarea informatiei provenite din date c) introducerea manuala a datelor si textelor sau inregistrarea cu echipamente adecvate pentru convorbiri. . accesul la informatia curenta si la arhive. imagini. Birotica ca stiinta si ca actvitate necesita cunostinte din mai multe domenii de activitate: electrica. Informatia se poate pastra in memoria externa pentru datele care se consulta periodic. Functia sistemului birotic: 1. memoria interna pentru cele care sunt in curs de memorie. 3. 5. Functia de gestionare a documentelor Functia de transmitere a mesajelor Functia de rezolvare a problemelor grupurilor de lucru Birotica . 4. INPUT=>PROCESARE=>OUTPUT Birotica 5.

1. Din aceasta cauza studiul muncii face apel la ergonomie. Începând cu telefoanele digitale pâna la faxuri. Nu mai este o noutate faptul ca informatica. De aceea. este implicata în orice fel de activitate umana. ducând-o spre progres.a Din pacate aceste noi echipamente.Noile cuceriri ale stiintei si tehnicii. func ia de personal. spre a r spunde unei nevoi. . Toate aceste schimbari obliga structurile economice sau culturale sa se adapteze noilor tehnologii informationale printr-o dotare corespunzatoare a birourilor care prin natura lor primesc. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI ÎN STRUCTURA UNEI ORGANIZA II 1. al carei scop final este cresterea productivitatii muncii în conditiile reducerii oboselii si a stresului. la statii de lucru folosite în tehnoredactare si la echipamente moderne de arhivare si de regasire a informatiei. orice organiza ie func ioneaz ca un sistem ale c rui componente sunt în strâns leg tur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii. si în special calculatorul. multa hârtie. ale caror efecte pozitive asupra muncii sunt incontestabile. care în mare parte solicita psihicul si sistemul vizual. au avut un impact negativ asupra sanatatii omului prin amplificarea factorilor de stres si de oboseala. îndeosebi ale electronicii si tehnicii de calcul au un impact puternic asupra omenirii. pe atât de aplicate si de uzitate astazi precum: managementul. economice. func ia comercial i de marketing. este o munca în care factorii de stres sunt în numar din ce în ce mai mare. Organiza ia i structura ei organizatoric Organiza ia ± este o form concret de desf urare a activit ii umane în diferite domenii: economic. o împletire de interese generale i individuale. Birotica restrânge obiectul de studiu al informaticii la nivelul biroului. o stiinta relativ tânara. modul în care sunt constituite i grupate precum i leg turile care se stabilesc între ele. prin intermediul calculatoarelor. marketingul. cu telefoane clasice si cu multa. utilizeaza si transmit informatii în scopul fundamentarii deciziilor. cu zgomotoase masini de scris. toate si multe altele au schimbat complet aspectul traditional al birourilor cu nenumarate dosare. orice organiza ie îndepline te mai multe func ii: a) b) c) d) e) func ia de cercetare-dezvoltare. Echipamente diverse. social. Orice tip de activitate trebuie administrat . Organiza ia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective. administrative). politic etc. la copiatoare de mare viteza. Ea are o structur proprie. Munca de birou. Structura organizatoric a unei organiza ii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive. Au aparut si s-au dezvoltat stiinte pe cât de necunoscute si nebanuite la început. ergonomia. func ia de produc ie. cultural. tot mai sofisticate si mai performante ne populeaza viata de zi cu zi. determinat de scopul pentru care a fost creat . ca un ansamblu de mijloace de produc ie i de informa ii. informatica sau birotica. În vederea ob inerii obiectivelor social-economice. func ia financiar-contabil . iar bolile cauzate de acestia afecteaza astazi tot mai multe persoane.

Acest regulament intern trebuie permanent actualizat. Rela iile organizatorice 7. Reprezentarea grafic a structurii unei organiza ii poart numele de organigram . Statul de Func ii are un caracter intern i prevede num rul de posturi pentru fiecare compartiment. La rândul s u. stabilirea riguroas a dependen elor ierarhice. a unit ii între responsabilit ile unei func ii i puterea de decizie. modificat i completat în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. este completat de fi a postului care cuprinde atribu iile i obliga iile fiec rui angajat în parte. Nivelurile ierarhice 6. atribu ii i responsabilit i) i este adoptat de forul de conducere superior al organiza iei respective. precum i rela iile dintre ace tia. circula ia documentelor i este adoptat pe cale de dispozi ie de c tre conduc torul unit ii. Este o completare necesar a ROF pe baza c reia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. unit ile î i elaboreaz propriile regulamente de organizare i func ionarea adaptate la structura organizatoric . gradul i preg tirea angaja ilor. Compartimentele (compartimente func ionale i compartimente opera ionale) 5. programul de lucru. Ponderea ierarhic 4. Func ia (func ia de conducere i func ia de execu ie) 2. . Ansamblul activit ilor. Este un act normativ care reglementeaz func ionarea compartimentelor (stabile te competentele pentru fiecare compartiment în parte.O structur organizatoric ra ional este condi ia esen ial pentru: asigurarea func ion rii normale a compartimentelor de munc . Postul 3. Pe baza actelor normative de înfiin are i care le reglementeaz func ionarea (ROF). Indiferent de ramura economic sau activitatea social desf este alc tuit din urm toarele elemente: 1. atribu iilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al secretariatelor. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angaja ilor în rela iile de serviciu. Activit ile urat . ROF al organiza iei are un caracter general i este completat de Statul de Func ii. care face parte din ROF al organiza iei respective. repartizarea precis a responsabilit ilor. structura organizatoric La baza înfiin rii unei organiza ii st Regulamentul de Organizare i Func ionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competen elor unei institu ii. aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

multiplicarea. transmitere mesaje telefon. deosebit în cadrul unei organiza ii economico-sociale este Activitatea de secretariat este structurat în compartimente specializate i are o ampl generalizare. 2) Activit i prin care duc la îndeplinire sarcinile i atribu iile prev zute în fi a postului (documentare. biblioteci. atât în cadrul organelor centrale ale administra iei de stat (guvern. forma de organizare.2. înregistrarea coresponden ei). cât i la nivelul agen ilor economici. Acest grup de oameni specializa i sunt reuni i sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate. etc. Aici termenul de secretar a fost înlocuit cu cel de asistent manager. De aceea. prin preluarea la nivelul compartimentului a atribu iilor specifice. 1) Activit i cu caracter specific de secretariat (preluare. etc). având ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare. creându-i astfel condi iile necesare realiz rii principalelor sale func ii: prevedere ± organizare ± comand ± coordonare control. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activit i.efi) autoritate subordonat la rândul s u direct conducerii i care are precizate atribu ii cu caracter permanent pentru efectuarea lucr rilor specifice muncii de secretariat. Astfel secretara preia o serie de atribu ii privind personalul.Legea reglementeaz explicit c organigrama unei institu ii nu intr în vigoare pân la adoptarea ROF i a Statului de Func ii. atribu ii i sarcini individuale complexe. protocol. reprezint (în unele cazuri) o dublare a direc iilor auxiliare. redactarea înscrisurilor dictate de efi. al unit ilor de profiluri diferite (academii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de func ii i respectiv persoane care le ocup ) cu activit i. le ini iaz singure (cursuri de perfec ionare. 1. ca urmare a faptului ca însu i managementul institu iilor publice i structura organiza ional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Activitatea de secretariat Printre activit ile cu importan i activitatea de secretariat. efi de serviciu. Munca de secretariat în administra ia public prezint unele particularit i fa de secretariatul din sectorul privat. ministere). activit i administrative. coresponden . activit i de rela ii cu publicul. al organelor locale ale puterii de stat (prim rii. coli. institu ii de înv mânt superior. consilii locale). Ea se desf oar la niveluri diferite. stenografierea. structura. amploarea. num rul de func ii i unele atribu ii sunt diferite de la o organiza ie la alta. clasarea documentelor. secretari. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei institu ii cu personalul angajat i cu persoanele din afar institu iei i de asemenea. instruire a secretarelor din subordine).) 3) Activit i pe care le decid. Secretara trebuie s creeze condi ii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esen ial al conducerii. . Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii. organizarea manifest rilor.

documentarea în ceea ce prive te regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul. distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur . § atribu ii de documentare: detectarea surselor interne i externe. Atribu iile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organiza iei respective i sunt cuprinse în fi a postului.4) Activit i de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale. preg tirea coresponden ei pentru expediere. primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri. Atribu iile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat îi revin atribu ii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucr tor.) Activit ile se descompun în atribu ii. selectarea materialului. conferin ele. înregistrarea. cunoa terea unei limbi str ine de circula ie interna ional scris i vorbit. clasarea documentelor. prezentarea la conducere. § traduceri i retroversiuni de acte. dactilografierea lor. Atribu ia reprezint sfera de competen a unui compartiment. § lucr ri de coresponden primit i emis de unitate. prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele. . stenografierea dup dictare ( i la telefon). înregistrarea.. etc. întâlnirile de afaceri. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat. scheme. prezentarea la semnat a coresponden ei cu materialul de baz . cunoa terea. iar executarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune competen a membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activit i. datarea.3. folosirea imprimantei calculatorului. cunoa terea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. repartizarea i urm rirea rezolv rii coresponden ei primite. predarea la registratur sau expedierea direct . organizarea i asigurarea unei bune func ion ri a arhivei unit ii. (in cazul în care func ioneaz ca un serviciu autonom). etc. § scrierea rapid . asigurarea transportului coresponden ei prin organizarea muncii curierilor. materiale documentare. transcrierea setnogramelor. participare la discu ii cu parteneri de afaceri. § multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind ma ina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb ). lecturarea coresponden ei primite. dup caz. ea include urm toarele atribu ii i sarcini : § executarea lucr rilor de registratura general (sortarea. întocmirea unor r spunsuri pe baza document rii prealabile. corectarea gre elilor. statistici. § probleme de protocol i rela ii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desf urarea în bine condi ii a întâlnirilor cu persoane din af r institu iei. coresponden . preg tirea coresponden ei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. iar atribu iile în sarcini. stenografierea discu iilor din edin ele. 1. utilizarea ma inilor de copiat.

§ preg tirea c l toriilor de serviciu ale efului. concediilor. un bun corespondent. Competen a celor care lucreaz în compartimentele de secretariat se concretizeaz în a fi: § § § un bun stenograf ± s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz . aparatura de înregistrare-clasare. § preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilit i persoanelor din subordine. cu rapiditate. scriind f r gre eli de tastare i limb . etc. § cunoa terea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul. a deplas rilor i a evenimentelor profesionale. § un bun specialist în clasarea i arhivarea actelor. contactarea persoanelor cu care trebuie s se întâlneasc eful i stabilirea programului. interfonul.§ eviden a necesarului de consumabile i eviden a de personal (secretara întocme te referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat. eviden a delega iilor. cunoa terea tehnoredact rii computerizate i a programelor pentru aceasta. fax. § respectarea disciplinei muncii. preg tirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru. Exercitarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune exercitarea responsabilit ilor. coresponden ei i documentelor. a prerogativelor dar i competen a în a le realiza. evaluarea posibilit ilor fiec ruia i stabilirea responsabilit ilor. § § § § întocmirea contabilit ii primare a firmei primirea i transmiterea comunic rilor telefonice organizarea edin elor i a materialelor necesare. ma ina de multiplicat. § supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia. . § organizarea sistemului informa ional: primirea prelucrarea i transmiterea informa iilor. un dactilograf îndemânatic. la nevoie. difuzarea în unitate a deciziilor i instruc iunilor cu caracter de circulat . ine eviden a orelor suplimentare. capabil s le g seasc . folosind o limb corect i bogat în con inut. a camerei de hotel. ob inerea vizei (dac este cazul). rezervarea de bilete.). § perfec ionarea permanent din punct de vedere profesional.

limitând pân la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicit rilor i întreruperilor frecvente ale activit ii conducerii în anumite perioade. capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale. ma ini de multiplicat. s selecteze i s claseze materialul. s prezinte la semnat coresponden a împreun cu materialul de baz . inform ri pe baza unor directive generale i a materialului documentar. § un bun lucr tor. § un lucr tor capabil s redacteze rapoarte. De modul lor de integrare în sistem depinde eficienta aparatului administrativ.4. i s comunice acestora ideile interlocutorilor str ini f r denatur ri. s prelucreze i s transmit informa ii. § un bun cunosc tor al lucr rilor de secretariat i coresponden . s fac cunoscute ideile reprezentan ilor firmei. s le prezinte sub form de grafice i tabele. s preg teasc r spunsul la scrisorile indicate de conducere. s -l difuzeze sub form de buletine. capabil s întocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat. § un bun organizator al contactelor între conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (întâlniri de lucru. referate. 1. repartizeze i s urm reasc rezolvarea coresponden ei primite. precum i s in la zi eviden ele pentru conducere i celelalte compartimente ale unit ii. edin e. capabil s traduc cu rapiditate un text din/în limba român /limba str in . fise. aparatur de înregistrare-clasare. conferin e). § un bun specialist pentru controlul i corectura editorial materialelor în curs de multiplicare. i anume: § spa iul de lucru . secretariatele dispun de resurse umane i materiale. § un bun documentarist. s comunice acestora ideile reprezentan ilor firmei. § un bun agent de triere i transmitere a comunic rilor telefonice. s întocmeasc formele de expediere a coresponden ei. capabil s filtreze. capabil s înregistreze. Resursele umane se refer la personalul angajat în activitatea de secretariat (persoane fizice bine preg tite i capabile s se adapteze permanent la nout ile din domeniu). § un bun specialist în manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare. Organizarea secretariatelor In scopul desf ur rii activit ii specifice. § un bun traduc tor. capabil s primeasc . etc. i tipografic a . capabil s detecteze surse de documentare.§ un interpret capabil s discute cu persoane str ine. § un bun organizator al sistemului informa ional. etc). Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condi iile de munca în acest domeniu.

telex etc. mobilier. calculatoare. obiecte de micro-climat. ceea ce înseamn utilizarea lor la capacitate maxima. § în administra iile centrale i locale. izolare fonica. fax. par ial descentralizata ( efi de cabinet. . colorit.§ § obiecte de iluminat. ca i al investi iilor în ma ini de birou i al între inerii lor. Organizarea centralizat în secretariate prezint urm toarele avantaje: § concentrarea echipamentelor de birou. multiplicat. secretarii conduc torilor). de stenografiat. aparate de înregistrat. în organiza ii mari. § preg tirea noilor cadre este rapid .) In func ie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale. § ma ini i aparate moderne de birou (ma ini de scris. activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: § în unit ile administrative i firmele mici întreg nucleul de secretariat este centralizat. a ezarea fizic este par ial centralizata (birouri colective). afectarea lor pe lâng grupuri conduse centralizat influen eaz pozitiv formarea i perfec ionarea lor. deoarece sunt folosite în cadru restrâns. § posibilitatea stabilirii unor standarde comune. ca rezultat al uniformit ii metodelor de operare în munca de birou. § costul performantelor este sc zut.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful