P. 1
RUANG LINGKUP KEARSIPAN

RUANG LINGKUP KEARSIPAN

|Views: 4,140|Likes:

More info:

Published by: Herviantika Arissantii on Feb 07, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/28/2013

pdf

text

original

RUANG LINGKUP KEARSIPAN Setiap pekerjaan di perkantoran memerlukan data dan informasi.

Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti rekaman dari kegitan atau transaksi mulai dari kegiatan awal, sampai pada kegiatana pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah menjadi informasi untuk menyesuiakan keputusan yang akan diambil. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. a. Pengertian arsip Dalam UU No. 7 tahun 1971, arsip adalah : Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga dan badn pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun kelompok dalam rangka kegiatan pemerintahan. Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupana berbangsa. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara dan disimpan di Arsip Nasional (ARNAS). Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terapat tanda tangan asli dengan tinta, sebagai tanda keabsahan dari arsip yang bersangkutan. Arsip tidak otentik adalah arsip yang berupa foto copy, film, mikro film, print out dll yang tanpa disertai tanda tangan dengan tinta asli. Arnas adalah lembaga pemerintah yang bertugas menyimpan, menyelamatkan, mengolah dan menyediakan arsip statis sebagai bukti seluruh pertnggung jawaban pemerintah maupun bangsa. b. Ruang lingkup kegiatan Setiap kehidupan manusia, disitu pasti akan ada arsip, dan ciri kehidupan manusia modern yaitu manusia yang kegiatanya dibantu dengan informas dari berbagai media dan salah satunya adalah arsip. Penataan arsip dapat dilakukan secara manual maupun modern, yang penting pengelolaan yang benar pada arsip akan memudahkan penemuan kembali pada saat diperlukan. Ruang lingkup pekerjaan kearsipan sangat luas, yaitu bagaimana menyediakan arsip yang menunjang kegiatan kelancaran administrasi yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. c. Arsip dan sistem informasi manajemen Sistem informasi manajamen/SIM adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan. Sistem adalah suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada paran manejemen atau pengambil keputusan. Atau secara sederhana SIM adalah sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. d. Pengorganisasian arsip Dalam proses pengorgganisasian arsip, disebut File aktif dan inaktif. File aktif adalah file yang berisikan data yang masih aktif dan sangat diperlukan dalam pekerjaan. File inaktif adalah file yang berisi data dan diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tetapi frekuensi penggunaanya jarang diperlukan. Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sentralisasi dalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip. Desentralisasi adalah sistem pengolahan arsip dilakukan oleh masing-masing uni kerja sesuai dengan ketentuan organisasi yang bersangkutan atau

huruf demi huruf. Enroe Mac Enroe John b. atau jika dari nama orang akan tetapi tidak ditulis secara lengkap. nama tengah (middle name). Contoh: S. Nama tunggal yang pendek menahului nama tunggal yang lebih panjang. Praktek mengindeks ‡ Nama perusahaan Indeks dari nama perusahaan yang bukan berasal dri nama orang. Peraturan mengindeks Pengaturan mengindeks terdiri dari 20 yang digunakan secara universal. ‡ Nama orang Nama orang diindeks berdasarkan urutan : nama belakang. Contoh : Bartje Van Houtten Van Houten Bartje George St. yaitu untuk arsip aktif dikelola dan di tempatkan di unit kerja masing-masing.unit kerja bebas mengolah kearsipanya sesuai dengan kemapuan masing-masing. nama badan. Kombinasi adalah sistem yang digunakan dalam mengolah arsip untuk menjawab kelemahan sistem sentralisasi dan sistem kombinasi. Istilah nama dalam kearsipan dipakai pada nama orang dan nama badan -badan (korporasi). Soeharto Soeharto S. angka. dan nama akhir (last name). Beberapa contoh : Benny tengker Tengker benny Adnan Buyung Nassution Nasution Adnan Buyung Liem Swie King Liem swie King ‡ Mengabjad Adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menjadi urutan abjad latin. ditulisakan seperti urutan semmula. Sistem ini mengelola arsip menjadi dua bagian. Nama lengkap terdiri dari nama depan (first name). sedangkan untuk arsip inaktif di dikelola di sentral arsip sesuai dengan jadual pemindahan arsip (JRA) BAB II MENGINDEKS DAN MENGABJAD Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. John Saint John george John Mc. urutanya tetap karena nama keluarga mereka terletak di depan. Nama selalu disisipkan di label map sebagai pengenal untuk sistem penyimpanan menurut abjad. istilah subjek. singkatan mendahului kepanjanganya. a. Contoh : Ira Tarida Hutauruk Hutauruk Ira Tarida Ira Farida Hutauruk Hutauruk Ira Farida Ira Roida Hutauruk Hutauruk Ira Roida ‡ Nama tunggal dan singkatan Nama tunggal di dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama yang mempunyai singkatan. Contoh : Toko waringin Kencana Waringin Kencana Toko Tuty Beauty Salon Tuty Beauty Salon . nama depan dan nama tengah. dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing. Sigit Soeharto Soeharto Sigit ‡ Awalan nama keluarga Awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarganya sebagai unit pertama. yang semuanya tergantung pada sistem penyimpanan yang diterpkan. nama tempat. Untuk nama Cina dan Korea. Kata tangkap bisa berupa nama orang.

Ayu Mila Diah (&) Associates ‡ Kata sandang ³The Kata sandang µthe dalam mengindeks ditulis dalam kurung. dan indeksnya menjadi satu unit. Didalam indeks. H. Dr. Keagamaan. Jenis pemerintahan dan tingkat instansi ditempatkan dalam kurung sebagai bukan unit. H. Dr.) K. Nama-nama kepanitiaan diindeks sebagai nama kepanitiaan sesuai dengan unit sesuai dengan peraturan mengindeks yang berlaku . tetapi waktu mengabjad tidak perlu dilakukan. Contoh : Airport Airport Lapangan terbang Lapangan Terbang ‡ Nama tempat ganda Nama tempat ganda diindeks dalam satu unit tanpa memperhitungkan apakah berasal dari bahasa indonesia atau bahasa inggris. semua ditulisakan dala satu unit. Contoh : Andrew The Bakery Andrew (the) Bakery ‡ Nama dengan tanda hubung Kata atau nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit. dan Kepangkatan. Contoh : PT Waringin Kencana Waringin Kencana PT Toko Buku Gunug Agung Gunung Agung Toko Buku ‡ Kata majemuk Penulisan kata majemuk yang terdiri dari dua suku kata baik dalam bahasa inggris ataupun indonesia disesuaikan dengan kosa kata bahasa. ‡ Badan pemerintah pusat dan kepanitiaan Badan pemerintah pusat/departemen dan non departemen serta lembaga tinggi negara diindeks melaui nama negara diikuti lembaga/instansi yang lebih rendah. tanda kepunyaan ditandai dengan huruf µs. Sedangkan kata yang berakhiran µs cukup ditandai dengan apostrof saja. Contoh : Buss-Truck Renntal Buss-Truck Renntal John Lee-Barry Lee-Barry John ‡ Singkatan Singkatan nama diabjad sesuai dengan kepanjanganya. gelar atau pangkat bukan unit dan ditulis dalam kurung dari unit terakhir. Contoh : Prof. Contoh : PT Dian Wijaya Wijaya Dian PT Mila Diah Ayu & Ass. Contoh : The New York time Pers New York Times Corporation (The) Kuala Lumpur Bank Kuala Lumpur Bank ‡ Gelar dan Pangkat Gelar dan pangkat dibedakan menjadi empat yaitu : Kesarjanaan.Dian Electronic Dian electronic ‡ Nama perusahaan dari nama orang dalam mengindeks nam perusahaan yang berasala dari nama orang ditulisakan seperti pada peraturan 1.) ‡ Kepunyaaan Dalam Bahasa inggris. Contoh : Toko Buku ABC A B C Toko Buku ASEAN ASEAN ‡ Bentuk usaha dan kata sambung Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda diindeks sebagai unit. Huru-huruf yang bukan sigkatan diindeks dalam bentuk huruf yang berdiri sendiri sebagai unit. Ahmad Thahir Thahir Ahmad (K. Emil Salim Salim Emil (Prof. Kebangsawanan.

Map kemudian disusun sesuai dengan abjad dan kelompok sistem yang dipakai. di kuti tingkat daerah yang i bersangkutan. . makan nama tersebut diindeks menurut nama kota. dan berdiri sebagai satu unit. tetapi juga pada istem numerick. geografis. dan subjek. pemakaian penunjuk silang hanya pada arsip yang benar-benar memerlukanya. Praktek penunjuk silang Pembuatan penunjuk silang pada filing. tetapi memiliki alamat kota yang berbeda. e. ‡ Angka Angka yang terdapat dalam indeks ditulis dengan huruf sesuai bahasa yang bersangutan. Pemakaian perturan Peraturan mengindeks tidak hanya berlaku bagi penyimpanan surat sistem abjad. ‡ Gelar Nyonya Nama yang mengandung gelar. Jenis perguruan tingggi ditulis dibelakang nama dalam indeks. Untuk itu.‡ Badan pemerintah daerah dan perguruan tinggi Nama badan pemerintah daerah diindeks menurut ama daerah. ‡ Nama bank dan nama sekolah Nama bank dan sekolah diindeks menurut nama kota kemudian diikuti nama sekolah/ bank dalam tanda kurung sebagai unit terakhir. ‡ Nama sama Apabila terdapat nama yang sama dalam indeks. Selain itu. pengaturan mengindeks dipakai pada penataan kartu (filing kartu) atau formulir lain dalam bentuk warkat. Penunjuk silang pada penyimpanan arsip memiliki kelemahan yaitu menambah beban kerja dan waktu serta penggunaan penunjuk silang yang berlebihan akan menambah keruwetan. f. Dan jika terdapat nama kota yang sama maka diindeks menggunakan nama jalan yang bersangkutan. d. karena pengaturan mengindeks diperlukan untuk memberikan judul label (kata tangkap) dari map (folder). menyesuaikan abjad nama file yang tersimpan dalam map. seterusnya dari yang tertinggi sampai yang terendah dengan masing-masing tingkat ditempatkan dalam tanda kurung. Praktek penemuan kembali Penemuan kembali arsip/ warkat adalah cara mencari arsip yang telah ada dengan menggunakan petunjuk judul arsip disesuaikan dengan peraturan indeks yang akan tertulis di map/ filing arsip. c. sehingga file akan tersimpan dan tersusun sesuai dengan abjad untuk memudahkan penemuan kembali. indeksnya adalaha menurut peraturan dan gelar nyonya ditulis dibelakan unit terakhir dalama tanda kurung. Penunjuk silang (cross-reference) Penunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/ warkat.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->