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Direccion

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La Comunicación Es el proceso por el cual se unifica la actividad organizada, es un proceso esencial en el sistema organizativo que ayuda a integrar todos

sus elementos, en función de los objetivos de la organización.

Es importante destacar que una cualidad fundamental de un administrador, es su capacidad de comunicarse ya que es la forma de expresar cómo deben ser hechas las cosas, qué tareas y funciones son asignadas, y a la vez es la forma de recibir la información pertinente para la toma de nuevas decisiones que modificarán la actividad organizacional. Modelo del Proceso de Comunicación Para analizar el proceso de comunicación, éste se puede dividir en nueve componentes diferentes. Estos componentes son: 1. Fuente: Es quien necesita o desea transmitir una idea o información. Si examinamos el caso de una llamada por teléfono, la persona que marca el número es la fuente de la comunicación, inicia el proceso para comunicarse con otra persona que será el receptor del mensaje. 2. Codificador: Es aquel que pasa la idea o información a un código para tomar el mensaje. El lenguaje es uno de los códigos más utilizados para comunicarse. Frecuentemente la misma fuente de información es el codificador, que por medio del lenguaje, expresa sus percepciones mentales. 3. Mensaje: Es el producto físico que sale de la fuente y el codificador. Toma la forma de palabras, sonidos, letras, dibujos, entre otros. En el ejemplo de la llamada telefónica el mensaje toma forma de palabras habladas. 4. Canal: Es el puente o unión que conecta a la fuente con el receptor. Cuando dos personas charlan de cerca, del canal de comunicación es el aire, a través del cual viajan las ondas sonoras. 5. Receptor: Es a quien va dirigido el mensaje. Para que la comunicación sea exitosa, el receptor deberá entender claramente el mensaje. Existen muchos factores que influyen en que el mensaje sea recibido con éxito, tales como la capacidad de comunicación, las actitudes, la experiencia, el conocimiento y el medio ambiente, tanto del que recibe como del que comunica. 6. Descodificador: Es aquel que toma el mensaje y lo convierte en las ideas o en la información que ha sido transmitida. Al igual que la fuente y codificador del mensaje, el receptor y el descodificador son frecuentemente de la misma persona. Recibe el mensaje, lo descodifica e interpreta el mensaje. 7. El significado: Toda comunicación se hace para transmitir una idea o información, la cual tiene un significado propio y debe ser entendido por la persona a quien va dirigido, el receptor.

los carteles. Cada uno de los componentes producirá un mayor o menor grado de ruido. Es la respuesta del receptor para la fuente. los informes escritos. es aquella que se expresa por medio de la palabra escrita. Estos medios normales son las reuniones departamentales. Ruido: Es todo aquello que interfiere en la transmisión del mensaje y reduce la precisión o fidelidad de la comunicación. generalmente. Oral y escrita: La comunicación oral es aquella con la cual se comunican dos interlocutores. generalmente. como motivador del trabajo. Dada la gran importancia de este proceso. puede modificar su futura comunicación de acuerdo a la reacción que percibió en el receptor. son informes. sugerencias y quejas relacionadas con la ejecución del trabajo. 3. Factores que influyen en la Comunicación . órdenes y notas sobre lo que debe hacerse para el cumplimiento del trabajo. Feedback: Es un componente fundamental en la comunicación. en especial. Por otro lado la comunicación informal es aquella que nace de la organización informal. en instrucciones. 9. Ascendente y descendente: En la organización se tiene diferentes niveles jerárquicos que se comunican entre sí. que inició la comunicación. Es de gran valor en las organizaciones. Este es uno de los tipos de comunicación más importante que debe utilizar aquella persona que dirija un grupo de trabajo. Tipos de Comunicación La comunicación en la organización es de diferentes tipos. La comunicación ascendente es aquella que fluye de los niveles inferiores hacia la alta gerencia. la comunicación descendente es aquella que fluye de los altos niveles jerárquicos a los inferiores. para consultas posteriores. Generalmente la organización informal se establece entre los miembros de un mismo nivel horizontal de la organización. cuando se desea almacenar datos o detalles sobre una operación. esta se traduce.8. Por otra parte. en virtud de los intereses grupales y personales de los diferentes individuos que componen la organización. El ruido es posible encontrarlo en todo el proceso de comunicación. cada uno con características especiales. las cartas. que interfiere en la claridad del significado de lo que la fuente desea comunicar. la revista de la empresa y otros que se planifican dentro de la organización formal. especialmente cuando se requiere que la información quede a disposición. 2. ya que la buena comunicación estimula el sentido de participación y el interés por el trabajo de cada uno de los individuos que compone la organización. De esta forma la fuente conoce si el mensaje ha sido recibido e interpretado correctamente y de esta forma la fuente. en este caso analizaremos diferentes tipos de comunicación: 1. la comunicación escrita. Formal e informal: La comunicación formal es aquella que utilizan los canales establecidos y estructurados en la organización para transmitir la información.

Las barreras a la comunicación. tales como la escrita. 5. El tipo de comunicación: La comunicación es afectada por el canal por el cual se transmite. Psicológicas: Dependiendo de sus propias necesidades y proceso de pensamiento para diferentes personas. que si se da de amigo a amigo. y cuando se trata de comunicar las experiencias cada uno las asimila desde su punto de vista.1. y fidelidad a la información que transmiten. 2. 3. ya que todos los individuos están condicionados por su experiencia social. Son barreras sociales que interfieren en la comunicación. por lo tanto existen diferencias en los tipos de comunicación. La organización: La organización es afectada y modificada por la organización en la cual se desarrolla. el lenguaje de un profesor en lenguas es muy diferente al de un obrero de construcción. entre otros. ya que muchos de los problemas existentes en las organizaciones nacen de la poca capacidad de comunicarse unos con otros. las características sociales y culturales de quienes componen la organización plantean diferentes tipos de problemas en el proceso de comunicación. Semánticos: Los problemas semánticos son también de gran importancia en la comunicación. Preceptúales: Cada individuo tiene una percepción de la realidad condicionada por sus características psicológicas y sociales y su experiencia cultural. 4. Los individuos: La comunicación es afectada por diferentes factores que provienen de las características de los individuos que en ella participan. esta interferir en su comunicación. cuando las palabras tienen dos o más significados. por ejemplo. Culturales: Las barreras culturales separan a la gente y dificultan su comunicación. encuentran dificultad en comunicarse y entenderse. Social: Las barreras sociales se presentan en la organización. 4. Los sentimientos y la interpretación del mundo que nos rodea son diferentes en cada persona. generalmente. el canal de transmisión es un factor importante que influye en el proceso de comunicación. Es de gran importancia analizar algunas de estas barreras que se encuentran en el proceso de comunicación. Es de especial importancia en los . cada tipo de comunicación da diferentes características de claridad. diferente uso del vocabulario. pueden tener un significado diferente. 2. El lenguaje: Es el código por el cual se transmite una información sobre una realidad que impresiona al hombre. Individuos con diferente nivel cultural. Existe una gran diferencia entre comunicarse verbalmente o por escrito. Diferentes tipos de necesidades sociales. entre mirar la realidad a través de unas fotografías o una película. rapidez. Barreras a la comunicación Las barreras de la comunicación son todos aquellos obstáculos que interfieren para que la comunicación sea clara y precisa. la hablada o las diferentes formas audiovisuales. Las diferencias individuales. 3. son de los siguientes tipos: 1. La comunicación es afectada por factores que se relacionan con la naturaleza misma del lenguaje y sus problemas semánticos. Existe una barrera semántica. La comunicación entre dos individuos varia si se de en una relación de jefe a subordinado. el idioma. las mismas palabras dichas en diferentes momentos.

y las limitaciones de espacio. Medios de transmisión: Cada medio de comunicación tiene sus ventajas. es de fundamental importancia que quien lo transmite lo haga de forma clara y concisa. otros más precisos paro más lentos. Uso de la comunicación informal: Usar la comunicación informal. Tipos: con autoridad: Comités de línea. son las barreras físicas. al ser transmitido un mensaje. formales: Cuando se crea la sociedad se establece que se debe crear un comité para unos determinados asuntos. uno son más rápidos pero menos precisos. Las decisiones en una organización se toman en base4 a la información que fluye en los diferentes centros de responsabilidad por los canales de comunicación.documentos escritos en los cuales se debe tener especial cuidado en el uso de algunos términos. que éstos interponen cuando no son los medios más adecuados para transmitir una comunicación. 3. cuando se distorsiona la comunicación. La comunicación efectiva en la Organización La comunicación efectiva es importante para garantizar la coordinación de los grupos de trabajo y el éxito organizacional. . La deficiente organización de las ideas cuando se utiliza el medio verbal. Físicas: Muy relacionado con los medios de transmisión. La barrera a la comunicación se presenta cuando existe ruido . para que sea entendido de la mejor forma posible por la persona a quien va dirigido. 2. comparten información. Comité. para que la comunicación sea clara. objetiva y quede libre de este tipo de barreras. Integridad: La comunicación debe mantener la integridad de la empresa. La comunicación informal debe ser un instrumento al cual debe dársele la importancia preponderante que tiene para el éxito de la organización. 1. no están establecidos por la sociedad. Es un grupo de personas a las que se les asigna como grupo un determinado asunto. sus decisiones se llevan a cabo. Claridad: Toda comunicación efectiva debe poseer un alto grado de claridad y objetividad. 7. sin autoridad: Comités de staff. informales: surgen espontáneamente. 6. cuando se escribe son una muestra de que a veces el medio interfiere y obstaculiza la comunicación. es decir. es básico para el éxito administrativo.

Fases de creación de un comité: 1.Solucionar la autoridad desmembrada. cada persona puede asumir un papel diferente al que tiene en la organización.1 INTRODUCCIÓN: Individuos y organizaciones son realidades inseparables. No es lo mismo usar una mesa redonda (toda la gente son iguales) que usar una mesa cuadrada o rectangular. ¿Por qué no se debe utilizar un comité? 1. 4. 1. 4.Se establecen normas.Intercambio de información. Hoy es necesario consolidar equipos de trabajo.Coordinar un tema complicado. Razones para que se usen los comités: 1. 5. 2.Motivar al grupo.Selección acertada del asunto a tratar. Condiciones para el buen uso de los comités. 3.Se determina el objetivo de la reunión. 6. 6. 3. Para estar en un comité: Las personas deben desarrollar una serie de roles.Desempeño: se comienza a resolver la tarea.Definir claramente su misión y su autoridad. El concepto de trabajo en equipo persigue un reto: trata de satisfacer las necesidades socio culturales de todos los miembros del grupo. 3. 4.El mínimo común denominador (lo poco en que se pueden poner de acuerdo dos personas).Tiranía de las minorías.Elaborar y presentar bien los resultados.No gastar más de lo que se piensa obtener. 5.Debe tener un mínimo óptimo de miembros.División de la responsabilidad.Temor a otorgar demasiado poder a una sola persona. comisión de ventas.fijos: tienen cierta asiduidad (formales). 2.Retardar o evitar una acción.Deliberación y juicio grupal.Los miembros se conocen entre sí. 2.Reunir personas que están interesadas en un mismo asunto sobre el que la compañía tiene interés.Se tiende a la autodestrucción del comité. .. surge un líder de forma espontanea. Organización es un conjunto de personas que se reúnen para alcanzar metas que por sí solos no conseguirían. temporales: existen en un momento determinado (informales). 3. 6. 7.Son caros. 8. 4. 4. 5..Indecisión.Selección acertada de los componentes. Hay que fijarse mucho en los comportamientos no verbales. Nombres de comités: comité de dirección. 2. donde los de la cabecera tienen más importancia.

que satisfacen sus necesidades. 4. Tienen objetivos centrados en las personas y centrados en las organizaciones. controlar u mejorar la calidad. Se desarrollaron a principios de los sesenta en Japón. grupos informales pero también existen grupos establecidos por la misma organización. apoyo y reconocimiento mutuo. organización interna. participación de todos sus miembros. garantizar la interdependencia de las tareas. estables e integrados en la organización. El objetivo principal es acercar el centro de decisiones al puesto de trabajo. actúan de forma similar a los otros miembros del grupo y que tienden a reducir las diferencias. En ellas surgen. que se perciben a sí mismos como parte de un colectivo. Todos los sujetos deben disponer de las habilidades necesarias para desempeñarlas. confortable y tolerable y la productividad. se reúnen voluntaria y periódicamente. contribuir al desarrollo y crecimiento de la organización. La armonía del grupo y su cohesión se consigue mediante la reducción de las distancias sociales internas. El grupo armónico cumple una doble función: facilitar la consecución de los objetivos de la actividad del grupo hacer frente a las relaciones sociales y emocionales de los individuos dentro del grupo 4. equipo único. trabajar en un ambiente adecuado.4. generar beneficios tangibles y crear un clima organizativo agradable. Algunos autores diferencian los equipos en función de algunas características: identidad en torno a una meta. Son el desarrollo personal. Grupos autónomos : pequeños grupos. Realizan un conjunto de tareas interdependientes . tamaño adecuado del grupo. ocupan puestos interdependientes. Fase de identificación personal y la fase de validación por consenso. Los miembros tienen autoridad y responsabilidad para planificar y organizar. mejora de la comunicación y de las relaciones interpersonales fomento del autocontrol del grupo de trabajo.5 LOS EQUIPOS DE TRABAJO No todo grupo es un equipo de trabajo. Fase de contradependencia donde empiezan a exponer sus ideas.2 CONCEPTO DE GRUPO: Es un conjunto de individuos que interactúan para conseguir un objetivo. que comparten normas de conducta. Se desarrollaron a principios de los año setenta en Volvo. Fase de independencia en la que se pone en entredicho el papel del lider. La formación de los equipos de trabajo pasa por varias fases: fase de sumisión en la que los miembros se ven parte de un grupo. b) . trabajando bajo la conducción de un líder. comprensión recíproca. El grupo formal se forma para dar respuesta a necesidades técnico-económicas de la organización. Los tipos de equipos de trabajo más conocidos son: a) los círculos de calidad que son grupos pequeños con formación específica que.3 LA FUNCIÓN DEL GRUPO: Los grupos se encuentran integrados en las organizaciones. Fase de identificación de los demás en la que el grupo está fuertemente cohesionado. de la participación.

los miembros deben conocer la mecánica de este tipo de sesiones y el moderador tener una amplia experiencia en este tipo de reuniones. generación de idias por escrito de cada participante. Aspectos organizativos: busca soluciones a problemas sencillo. d) otras formas de trabajo en equipo: la sinéctica o analogía que tiene varios tipos: analogía personal. Incrementa la capacidad creativa del equipo. debate para clarificar las ideas y agrupación de los temas y formalización. no debe ser muy amplio el grupo. ausencia de crítica a las ideas y generar un gran número de ideas. La participación es obligatoria y se ponen en práctica e un corto periodo de tiempo. No suelen resolver asuntos usuales y una vez cumplido el cometido desaparecen. registro de las ideas en el panel. Desarrollo. auxiliado por un secretario y compuesto de seis a diez personas. Consiste en recoger opiniones individuales y anónimas de un grupo de expertos. un grupo de participantes. Operativos o Kaizen: son grupos de trabajadores interdisciplinares y multijerárquicos. d) TÉCNICAS DE TRABAJO EN EQUIPO: contribuyen a incrementar la calidad y productividad del equipo. Se analizan globalmente por los propios participante con el fin de obtener una respuesta. Garantiza el anonimato de las ideas. Su fín es obtener una ventaja a largo plazo Los Grupos Ad Hoc: son grupos adaptativos y temporales destinados a resolver problemas concretos mediante la participación de especialistas. c)El método Delphi: fue utilizado por primera vez en norteamerica. b)Tormenta de ideas o Brainstorming: es un método destinado a estimular las corrientes de ideas sobre un tema determinado. Están insertos en la organización formal. Elementos fundamentales: formulación de una pregunta. cuya finalidad es la resolución de determinados problemas. facilita la generación de ideas. a)La Técnica de Grupo Nominal. el análisis de problemas y el acercamiento a vías alternativas de solución. La otra forma es el análisis morfológico. Fases que debe seguir: introducción. Son más ejecutivos de los Círculos de Calidad. Condiciones: el grupo debe sentirse libre.c) Grupos de Mejora Continua. En la admón. directa. . simbólica y fantasía. Cabe destacar las comisiones de valoración de méritos en el caso de la selección de personal. Dura un tiempo limitado con un grupo dirigido por un moderador. un responsable de coordinación. Desarrollado en EEUU.

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