BAB 18

PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

PENDAHULUAN

Karena kita hidup dalam dunia yang kompetitif dan sering berubah, organisasi selalu
berhadapan dengan cara mendaparkan informasi yang baru, lebih cepat dan lebih handal. Sistem
informasi harus terus mengalami perubahan, dari penyesuaian kecil hingga pergantian besar. Kadang
kala perubahan yang dibutuhkan sangat drastis sehingga sistem yang lama dibuang dan diganti
dengan sistem yang baru. Perusahaan biasanya mengubah sistem untuk alas an-alasan berikut ini:

 Perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis. Peningkatan pesaingan, pertumbuhan bisnis atau
konsolidasi, merger dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam hubungan regional
serta global dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi.
 Perubahan teknologi. Sejalan dengan makin maju dan murahnya teknologi, organisasi dapat
memanfaatkan berbagai kemampuan baru atau lama.
 Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan yang memiliki proses bisnis yang tidak efesien
sehingga membutuhkan pembaruan.
 Keunggulan kompetitif. Peningkatan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi dapat
menghasilkan peningkatan produk atau layanan serta dapat mengurangi biaya.
 Perolehan produktifitas.Komputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi dan rutin, serta
secara signifikan mengurangi waktu untuk melakukan tugas-tugas lainnya.
 Pertumbuhan. Perusahaan berkembang lebih besar dari sistemnya sehingga harus meningkatkan
atau mengganti sistem tersebut secara keseluruhan.
 Penciutan. Perusahaan sering kali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC atau sistem
berbasis internet untuk memanfaatkan rasio harga atau kinerja mereka.

A. PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Lima langkah dalam Siklus Hidup Pengembangan Sistem meliputi :

1. Analisis Sistem
 Melakukan investigasi/pemeriksaan awal. Informasi untuk membeli atau mengembangkan
sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan atas pengembangan sistem diprioritaskan
untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan yang terbatas.
 Sistem saat ini akan disurvey untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek dan untuk
mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya.
 Studi mendalam atas sistem yang diajukan untuk menetapkan kelayakannya.
 Menetapkan kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi
serta didokumentasikan. Hal ini adalah bagian terpenting dalam analisis sistem, karena
kebutuhan-kebutuhan tersebut akan digunakan untuk mengembangkan dan
mendokumentasikan persyaratan sistem.

1|17
  Untuk meringkas pekerjaan yang telah dilakukan, sebuah laporan dibuat dan diserahkan
ke komite pelaksana sistem informasi.
2. Desain Konseptual
Di dalam desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi
kebutuhan para pemakai sistem.
 Tugas pertama yaitu mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta alternatif yang tepat,
bisa dengan cara membeli software baru, mengembangkannya sendiri atau outsourcing.
 Spesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai oleh sistem
tersebut dan bagaimana sistem tersebut akan dikendalikan, harus dikembangkan.
 Terakhir desain konseptual diberitahukan ke komite pelaksana sistem informasi.
3. Desain Fisik
Selama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada
pemakai dari sistem konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk
mengkodekan serta menguji program computer tersebut.
Dokumen input dan output didesain, program computer ditulis, file serta database dibuat,
prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam
sistem baru tersebut. Tahap ini selesai ketika desain fisik sistem yang dihasilkan
diberitahukan kepada komite pelaksana sistem informasi.
4. Implementasi dan Perubahan
Tahap ini merupakan tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut
disatukan. Sebagai bagian dari implementasi, hardware dan software baru dipasang dan
diuji. Pegawai baru mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada
direlokasi. Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan
pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi sistem
diselesaikan. Organisasi harus berubah dari sistem lama ke sistem yang baru. Setelah sistem
terpasang dan berjalan, penyesuaian diperlukan dan tinjauan pascaimplementasi dilakukan
untuk mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain. Langkah terakhir adalah
menyerahkan sistem operasional ke organisasi. Laporan akhir dibuat dan dikirim ke komite
pelaksana sistem informasi.
5. Operasional dan Pemeliharaan
Sistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai dengan keperluan perusahaan.
Sistem ini secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ada
kebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki.
Kadang perubahan besar atau penggantian sistem diperlukan dan Systems Development Life
Cycle (SDLC) dimulai dari awal kembali.

Para Pelaku

Banyak orang yang harus bekerja sama untuk dapat berhasil mengembangkan serta
mengimplementasikan SIA, diantaranya yaitu:

1. Manajemen
Peran manajemen adalah memberikan dukungan dan dorongan pada proyek pengembangan
serta menyerasikan sistem informasi dengan strategi perusahaan, membuat tujuan serta
sasaran sistem, meninjau kinerja serta kepemimpinan departemen sistem informasi,

2|17
 membuat pemilihan proyek serta kebijakan struktur organisasi, membantu analisis sistem
dengan perkiraan biaya proyek pengembangan dan mengalokasikan dana yang memadai.
2. Akuntan
Akuntan mempunyai tiga peran pada desain sistem. Pertama, sebagai pemakai SIA akuntan
dapat menetapkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem yang mereka butuhkan,
serta memberitahukannya ke pengembang sistem. Kedua sebagai anggota tim proyek
pengembang atau komite pelaksana sistem akuntan membantu mengelola pengembangan
sistem. Ketiga, akuntan harus mengambil peran aktif dalam mendesain pengendalian sistem
serta secara periodik mengawasi dan menguji sistem tersebut, memastikan sistem tersebut
mudah diaudit. Pengendalian dan kemampuan untuk diaudit, jika ditangani pada saat awal
pengembangan, dapat meminimalisir biaya dan ketidakefesienan.
3. Komite Pelaksana Sistem Informasi
Pengembangan SIA bersifat lintas fungsional dan divisi, organisasi biasanya membuat komite
pelaksana tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi.
Komite ini berisi orang-orang dari manajemen puncak, seperti kontroler, pihak menajemen
informasi dan departemen pemakai. Komite pelaksana menetapkan kebijakan, menentukan
SIA dan memastikan adanya partisipasi, bimbingan, pengendalian dari manajemen puncak,
serta memfasilitasi barbagai aktivitas sistem informasi untuk meningkatkan kesesuaian
tujuan serta mengurangi konflik tujuan.
4. Tim Pengembang Proyek
Setiap proyek memiliki sebuah tim yang terdiri dari ahli sistem, manajer, akuntan dan
auditor, serta pemakai. Mereka merencanakan setiap proyek, mangawasi untuk memastikan
penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai biaya, memastikan bahwa pertimbangan yang
wajar telah diberikan atas elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek ke
manajemen puncak dan komite pelaksana. Para anggota tim harus sering berkomunikasi
dengan para pemakai untuk mempertimbangkan berbagai ide dan membahas kemajuan
agar tidak ada hal yang menyimpang sebelum penyelesaian proyek. Pendekatan tim
biasanya memberi hasil yang efektif dan memfasilitasi penerimaan para pemakai sistem
yang diimplementasikan.
5. Analis Sistem dan Programer
Analis sistem mempelajari sistem yang ada, mendesain yang baru, dan membuat spesifikasi
yang digunakan oleh programmer. Analisi berhubungan dengan teknologi sistem dan
pegawai untuk menjembatani dengan baik jarak antara pemakai dan teknologi. Analis
bertanggung jawab untuk memastikan sistem dapat memenuhi keinginan pemakai.
Programer menulis program computer dengan menggunakan spesifikasi yang dikembangkan
analis, serta mengubah dan memelihara program computer yang telah ada.
6. Pemain Luar
Banyak orang luar organisasi yang berperan penting dalam pengembangan sistem,
diantaranya pelanggan, vendor, auditor, dan lembaga pemerintah.

B. MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM

Beberapa aktivitas harus dilakukan dalam waktu yang berbeda selama SDLC, salah satunya
perencanaan. Alasan-alasan utama perencanaan sistem adalah:

3|17
 Konsistensi. Perencanaan memungkinkan sasaran dan tujuan sistem sesuai dengan rencana
stategis keseluruhan perusahaan.
 Efesiensi. Sistem akan lebih efesien, subsistem akan lebih terkordinasi, dan terdapat sistem yang
baik untuk memilih aplikasi baru untuk pengembangan.
 Terkemuka. Perusahaan akan menjadi pemimpin dalam perubahan TI yang ada.
 Pengurangan Biaya. Duplikasi, pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan biaya serta waktu yang
tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari.
 Kemampuan Adaptasi. Manajemen dapat lebih baik bersiap-siap untuk kebutuhan di masa
mendatang, dan pegawai dapat mempersiapkan diri dari berbagai perubahan yang akan terjadi.

Ketika usaha perencanaan tidak direncanakan dengan baik, perusahaan sering harus kembali
ke tahap sebelumnya dan memperbaiki kesalahan serta kekeliruan desain. Proses ini mahal dan
mengakibatkan penundaan, frustasi, serta penurunan moral. Dua jenis rencana pengembangan
sistem dibutuhkan:

1. Rencana pengembangan proyek yang dibuat oleh tim proyek. Rencana pengembangan proyek
berisi analisis biaya/manfaat; persyaratan pengembangan dan operasional yang meliputi sumber
daya manusia, hardware, software, kebutuhan sumber keuangan; serta jadwal aktivitas yang
dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.
2. Rencana utama yang dikembangkan oleh komite pelaksana informasi. Rencana utama adalah
dokumen jangka panjang yang menyebutkan sistem tersebut akan terdiri dari apa saja,
bagaimana sistem tersebut akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya,
bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan dimana SIA akan ditempatkan.
Rencana utama juga harus memberikan status proyek dalam proses, memprioritaskan proyek
yang telah direncanakan, menjelaskan kriteria yang digunakan untuk memberikan prioritas,
serta menyediakan jadwal kerja untuk pengembangan.

Teknik-teknik Perencanaan

Dua teknik untuk penjadwalan dan supervisoran aktivitas pengembangan sistem adalah
PERT dan Gannt Charts. Program Evaluation and Review Technique mensyaratkan semua aktivitas
dan hubungan antar aktivitas sebelum serta selanjutnya dapat diidentifikasi. Berbagai aktivitas dan
hubungan tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri dari sebuah jaringan
panah dan titik yang mewakili berbagai aktivitas proyek yang membutuhkan pengeluaran sumber
daya dan waktu, serta penyelesaian dibuat dan jalur kritis (jalur yang membutuhkan waktu
terbanyak) akan ditetapkan. Apabila aktivitas dalam jalur kritis ditunda mana keseluruhan proyek
ajan tertunda. Jika memungkinkan, sumber daya digeser ke ektivitas jalur kritis untuk mengurangi
waktu penyelesaian proyek.

Gannt Charts adalah grafik batang dengan berbagai aktivitas proyek tercantum disebelah kiri
dan unit waktu disebelah atas. Setiap aktivitas diwakili oleh sebuah batang mulai yang dijadwalkan
hingga tanggal berakhirnya, sehingga dapat menetapkan perkiraan waktu penyelesaiana proyek.
Keuntungan Gannt Charts adalah kemampuan untuk memperlihatkan keseluruhan jadwal untuk
proyek besar atau kompleks, termasuk kemajuan hingga saat terakhir dan status saat ini.

4|17
C. ANALISIS KELAYAKAN

Studi kelayakan dibuat selama tahap analisis sistem dan diperbarui sesuai kebutuhan selama
tahap-tahap yang tersisa dalam SDLC. Dalam poin-poin keputusan utama, komite pelaksana
menggunaka studi tersebut untuk memutuskan apakah akan menghentikan sebuah proyek,
melanjutkan tanpa syarat, atau melanjutkan jika masalah tertentu diselesaikan. Selama proyek
dilanjutkan, studi tersebut akan diperbarui dan keberlangsungan proyek akan dinilai kembali.

Lima aspek penting dalam studi kelayakan adalah:

1. Kelayakan teknis. Dapatkan sistem yang direncanakan dikembangkan dan diimplementasikan

dengan menggunakan teknologi yang ada saat ini?
2. Kelayakan Operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain,
mengimplementasikan, serta mengoperasikan sistem yang diusulkan, dan dapatkah orang-orang
menggunakan sistem tersebut dan akankan mereka menggunakannya?
3. Kelayakan Legal. Apakah sistem tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku?
4. Kelayakan Penjadwalan. Dapatkan sistem tersebut dikembangkan dan diimplementasikan dalam
waktu yang ditetapkan?
5. Kelayakan ekonomis. Akankan menfaat sistem menjustifikasi penggunaan waktu, uang dan
sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya.

Menghitung biaya dan manfaat kelayakan ekonomis

Kerangka kerja dasar untuk analisis kelayakan adalah model penganggaran modal tempat
penghematan biaya dan manfaat lainnya. Manfaat ini dibandingkan dengan perkiraan biaya untuk
menetapkan apakah sistem ini menguntungkan dari segi biaya. Beberapa manfaat yang didapatkann
perusahaan yaitu penghematan biaya, peningkatan layanan pelanggan, produktivitas, pengambilan
keputusan, dan pemrosesan data, pengendalian manajemen yang lebih baik, serta peningkatan
kepuasan bekerja dan moral pegawai.

Penganggaran modal

Teknik pengganggaran modal digunakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memenuhi

persyaratan sistem baru yang akan dikembangkan. Tiga Teknik pengganggaran modal:

1. Periode Pengembalian. Angka ini menyajikan jumlah tahun yang dibutuhkan agar
penghematan bersih seimbang dengan biaya awal dari investasi tersebut.
2. Nilai sekarang bersih (net present value/NPV). Bila menggunakan metode NPV, semua arus
kas di masa mendatang didiskontokan kembali hingga ke saat ini. Biaya pengeluaran awal
dikurangi dengan arus kas yang didiskontokan adalah NPV.
3. Internal rate of return (IRR). IRR adalah tariff suku bunga efektif yang menghasilkan NPV nol.
Ketika membandingkan beberapa proyek, proyek dengan IRR tertinggi yang akan diterima.

5|17
D. ASPEK-ASPEK PERILAKU ATAS PERUBAHAN

Organisasi harus sensitif dan mempertimbangkan perasaan serta reaksi dari orang-orang
yang terkena dampak perubahan, serta harus menyadari jenis-jenis masalah perilaku yang dapat
berakibat dari perubahan.

Alasan Munculnya Masalah Perilaku

Pandangan seseorang bahwa suatu perubahan baik atau buruk akan tergantung dari
bagaimana dia secara personal terkena dampaknya. Alasan-alasan dari penolakan tersebut antara
lain:

1. Karakteristik dan latar belakang personal. Umumnya, orang yang lebih muda, dan
berpendidikan tinggi serta semakin nyaman seseorang dengan teknologi, lebih mudah
menerima perubahan.
2. Cara perubahan diperkenalkan. Penolakan sering merupakan sebuah reaksi dari metode-
metode yang membentuk perubahan daripada reaksi atas perubahan itu sendiri.
3. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya. Pegawai yang mengalami pengalaman buruk
pada perubahan sebelumnya akan lebih segan bekerja sama ketika terjadi perubahan di
masa depan.
4. Dukungan dari pihak manajemen puncak. Para pegawai yang merasa kurangnya dukungan
dari manajemen puncak atas perubahan akan bertanya-tanya mengapa mereka harus
menerima perubahan itu.
5. Bias dan penolakan alami atas perubahan. Orang yang memiliki hubungan emosional atas
tugas mereka atau dengan rekan kerja mungkin tidak ingin berubah jika elemen-elemen
tersebut terkena pengaruh.
6. Sifat merusak proses perubahan. Permintaan atas informasi dan wawancara akan
mengganggu dan memberikan beban tambahan ke orang-orang.
7. Ketakutan. Banyak orang yang merasa takut atas sesuatu yang tidak diketahui dan atas
ketidakpastian yang menyertai perubahan.

Cara Orang Menolak Perubahan SIA

Penolakan awal sering hamper tidak kentara, diwujudkan dalam bentuk kelambanan, kinerja
yang lebih rendah, atau kegagalan dalam memberikan informasi pada pengembang sistem.
Penolakan utama seringkali berupa agresi, ketidakinginan, atau penghindaran.

 Agresi.
Agresi adalah perilaku yang biasanya dimaksudkan untuk menghancurkan, membuat cacat,
atau memperlemah efektivitas sistem. Hal tersebut dapat berupa kenaikan tingkat
kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.
 Ketidakinginan
Ketidakinginan melibatkan sikap menyalahkan sistem baru atas kejadian yang tidak
menyenangkan.

6|17
  Penghindaran.
Salah satu cara pegawai untuk berhubungan dengan SIA yang baru adalah menghindari
penggunaannya dengan harapan bahwa sistem tersebut akan tidak dihiraukan dan
dihapuskan.

Mencegah Masalah Perilaku

Reaksi orang atas perubahan dapat diperbaiki dengan mempelajari petunjuk berikut:

 Penuhi Kebutuhan Pemakai. Bentuk, isi dan volume output sistem didesain untuk
memuaskan kebutuhan pegawai.
 Menjaga Keterbukaan Jaringan Komunikasi. Para manajer dan pemakai harus diberi tahu
perubahan apa yang sedang terjadi dan mengapa, dan harus diperlihatkan bagaimana sistem
yang baru akan memberikan manfaat bagi mereka.
 Mempertahankan Situasi yang Aman dan Terbuka. Setiap orang yang terkena dampak
pengembangan sistem harus memiliki sikap saling percaya dan bekerja sama.
 Mendapatkan Dukungan dari Pihak Manajemen. Jika mungkin, pemenang yang dapat
memberikan sumber daya untuk sistem dan dapat memotivasi orang lain agar bekerja sama
dalam pengembangan sistem, harus ditunjuk.
 Pengurangan Rasa Takut. Organisasi harus memberikan jaminan bahwa tidak ada
penghapusan pekerjaan utama atau pergeseran tanggung jawab.
 Minta Partisipasi Pemakai. Partisipasi akan menaikan ego, menantang, dan secara intrinsik
memuaskan.
 Beri Tanggapan yang Jujur. Untuk menghindari kesalahpahaman, pemakai harus diberi tahu
saran mana yang digunakan dan bagaimana, saran mana yang tidak digunakan dan
mengapa, serta saran mana yang akan digabungkan kemudian.
 Pastikan Para Pemakai Memahami Sistem. Penggunaan atau dukungan yang efektif tidak
bisa didapatkan jika pemakai bingung mengenai sistem atau tidak memahami sistem
tersebut.
 Manusiakan Sistem. Pegawai seharusnya tidak merasa bahwa computer mengendalikan
mereka atau mengambil alih posisi mereka.
 Jelaskan Tantangan dan Peluang Baru yang Ada. Sistem dapat memberikan kepuasan kerja
yang mebih besar dan meningkatkan peluang untuk maju.
 Periksa Kembali Evaluasi Kinerja. Apakah standar dan kriteria kinerja memuaskan dalam
perubahan sistem tersebut?
 Uji Integritas Sistem. Sistem harus diuji untuk meminimalkan pandangan awal yang buruk.
 Hindari Emosionalisme. Isu emosional yang berhubungan dengan perubahan harus dibiarkan
mendingin, ditangani dengan cara yang tidak konfrontatif, atau dengan cara menyingkirkan.
 Sajikan Sistem dalam Kontek yang Tepat. Penjelasan yang relevan harus disajikan untuk
menangani kekhawatiran pemakai, bukan untuk manajemen atau pengembang sistem.
 Kendalikan Harapan Pemakai. Sebuah sistem harus dipromosikan dengan realistis.
 Tetaplah membuat Sistem Sederhana. Hindari sistem rumit yang menyebabkan prubahan
radikal.

7|17
E. ANALISIS SISTEM

Ketika sistem baru yang ditingkatkan dibutuhkan, permintaan untuk pengembangan sistem
yang tertulis dibuat. Permintaan tersebut menjelaskan masalah sistem saat ini, alasan perubahan,
sasaran dan tujuan yang diusulkan, serta manfaat dan biaya yang diperkirakan. Tim pengembang
proyek melakukan analisis dalam lima langkah,

1. Investigasi Awal

Orang yang melakukan investigasi awal harus mendapatkan gambaran yang jelas tentang
masalah atau kebutuha yang ada, menetapkan keberlangsungan proyek dan perkiraan biaya serta
pengembaliaannya, mengevaluasi apakah proyek harus dilakukan sesuai usulan, diubah atau tidak
dilakukan.

2. Survey Sistem

Tujuan dari survey sistem adalah:

 Mendapatkan pemahaman yang menyeluruh atas operasi, kebijakan, dan prosedur; arus
data dan informasi; kekuatan dan kelemahan SIA; serta hardware, software dan personil
yang ada.
 Membuat penilaian awal atas kebutuhan pemrosesan saat ini dan di saat mendatang serta
menetapkan keluasan dan sifat perubahan yang dibutuhkan.
 Mengembangkan hubungan kerja dengan para pemakai dan membangun dukungan untuk
SIA.
 Mengumpulkan data yang dapat mengidentifikasi kebutuhan pemakai, melakukan analisis
kelayakan, dan membuat rekomendasi ke pihak manajemen.

Wawancara membantu mengumpulkan jawaban dari pertanyaan “mengapa”. Kuesioner

digunakan ketika jumlah informasi yang dikumpulkan kecil dan dapat ditetapkan dengan baik, tapi
harus didapatkan dari banyak orang atau dari mereka yang secara fisik jauh, atau dari mereka yang
dimaksudkan untuk memverifikasi data dari sumber lainnya. Observasi digunakan untuk
memverifikasi informasi yang dikumpulkan dengan menggunakan pendekatan-pendekatan lain dan
untuk menetapkan bagaimana sebuah sistem benar-benar bekerja, bukan untuk mengetahui
bagaimana seharusnya bekerja. Dokumentasi Sistem menjelaskan bagaimana SIA dimaksudkan
untuk bekerja.

Temuan-temuan dokumen dan pembuatan model sistem yang ada saat ini

Informasi yang dikumpulkan selama tahap analisis harus didokumentasikan agar dapat
digunakan di sepanjang proyek. Dokumentasi terdiri dari salinan kuesioner, catatan wawancara,
memo, dan salinan dokumen. Cara mendokumentasikan sebuah sistem adalah dengan membuat
modelnya. Model Fisik menggambarkan bagaimana sistem berfungsi dengan menjelaskan arus
dokumen, proses komputer yang dilakukan dan orang yang melakukannya, perlengkapan yang
digunakan, dan elemne fisik lainnya. Model Logika menggambarkan apa yang dilakukan tanpa
mempedulikan bagaimana arus tersebut benar-benar diselesaikan.

8|17
Analisis sistem yang ada saat ini

Begitu pengumpulan data selesai, tim survey akan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan
SIA untuk mengembangkan ide-ide tentang bagaimana cara mendesain serta struktur SIA yang baru.
Jika memungkinkan, kekuatan harus dipertahankan dan kelemahan diperbaiki.

Buat laporan survey sistem

Survey Sistem Diakhiri dengan adanya laporan survey sistem. Laporan ini didukung oleh
dokumentasi seperti memo, catatan hasil wawancara dan observasi, data kuesioner, file dan catatan
tata letak serta deskripsi, penjelasan input dan output, salinan dokumen, bagan alir, dan diagram
arus data.

3. Studi Kelayakan

Pada titik dalam analisis sistem ini, analisis kelayakan yang lebih menyeluruh dilakukan
untuk menetapkan keberlangsungan proyek. Hal yang sangat penting adalah kelayakan ekonomis.
Analisis kelayakan secara teratur diperbarui sewaktu proyek berjalan dan biaya serta manfaat
menjadi lebih jelas.

4. Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem

Menetapkan kebutuhan informasi dapat menjadi proses yang menantang karena banyaknya
jumlah dan keanekaragaman informasi yang harus dispesifikasi, bahkan untuk SIA yang relatif
sederhana. Mungkin merupakan hal yang sulit bagi para pegawai untuk mengungkapkan kebutuhan
informasi mereka atau sulit mengidentifikasi kebutuhan mereka dengan benar.

Tujuan dan halangan sistem

Banyak organisasi mengambil pendekatan sistem untuk menetapkan kebutuhan informasi

dan prasyarat sistem; berbagai masalah dan alternatif akan dipandang dari titik pandang
keseluruhan organisasi, bukan satu departemen atau kelompok. Tujuan sistem harus ditetapkan agar
para analis dan pemakai fokus pada elemen yang paling penting untuk keberhasilan SIA, tapi sulit
bagi sistem untuk memenuhi setiap tujuan.

Halangan organisasional biasanya membuat tidak mungkin untuk mengembangkan semua

bagian SIA secara simultan. Oleh karena itu, sistem dibagi menjadi subsistem yang lebih kecil, atau
modul, yang dianalisis, dikembangkan, dan dipasang secara independen. Keberhasilan suatu sistem
sering kali tergantung pada kemampuan tim proyek untuk mengatasi halangan tempat sistem harus
beroperasi, diantaranya persyaratan dari lembaga pemerintah, kebijakan dan petunjuk dari
manajemen, kurangnya pegawai yang berkualifikasi, kemampuan dan sikap pemakai sistem,
teknologi yang tersedia, dan keterbatasan sumber daya keuangan.

Strategi untuk Menetapkan persyaratan

1. Tanyakan kepada para pemakai apa yang mereka butuhkan

2. Analisis sistem yang ada saat ini, baik sistem internal maupun eksternal.
3. Pelajari penggunaan sistem yang ada saat ini. Pendekatan ini menetapka apakah suatu
sistem dapat diubah atau diganti.

9|17
 4. Membuat prototype. Pengembang dapat membangun sistem secara kasar untuk dikritik
oleh para pemakai dan diusulkan perubahan. Proses berulang ini mencari apa yang harus
dikembangkan dan diperbaiki hingga para pemakai sepakat dengan kebutuhan mereka.

Dokumentasi dan persetujuan persyaratan dari pemakai

Persyaratan terinci atas SIA yang baru dapat menjelaskan apa yang harus dibuat dan
didokumentasikan, agar sistem tersebut dapat membuat apa yang harus dihasilkan. Ketika
persyaratan dari pemakai telah ditetapkan dan didokumentasikan, tim proyek akan menemui
pemakai dan menjelaskan persyaratan tersebut, dan mendapatkan kesepakatan dan persetujuan
mereka. Ketika persetujuan dicapai, pihak manajemen pemakai harus menandatangani dokumen
persyaratan sistem yang benar untuk menunjukan persetujuan.

5. Laporan Analisis Sistem

Analisis sistem diakhiri dengan membuat laporan analisis sistem, untuk meringkas dan
mendokumentasikan aktivitas analisis dan berperan sebagai penampung data yang merupakan
sumber gambaran bagi para pendesain sistem. Laporan tersebut menunjukan sasaran dan tujuan
sistem yang baru, lingkup proyek dan sistem yang baru, bagaimana sistem baru tersebut sesuai
dengan rencana perusahaan, persyaratan pemrosesan dan kebutuhan informasi dari para pemakai,
analisis kelayakan, serta rekomendasi untuk sistem yang baru.

Keputusan laksanakan- tidak laksanakan biasanya dibuat tiga kali selama analisis sistem, (1)
selama investigasi awal, untuk menetapkan akan melakukan survey sistem atau tidak, (2) pada akhir
studi kelayakan, untuk menetapkan apakah akan meneruskan tahap pengumpulan informasi, (3)
pada saat selesainya tahap analisis, untuk memutuskan apakah akan meneruskan ke tahap
berikutnya.

10 | 1 7
 BAB 20
DESAIN, IMPLEMENTASI, DAN OPERASI SISTEM

PENDAHULUAN

Para akuntan harus memahami proses pengembangan, karena mereka terlibat didalamnya,
sebagai pemakai membantu menspesifikasikan kebutuhan, sebagai anggota tim pengembangan, dan
sebagai auditor setelah siste, tersebut selesai. Para akuntan harus membantu manjaga proyek
tersebut pada jalurnya dengan cara mengevaluasi serta mengukur manfaat, mengawasi biaya, dan
memastikan bahwa proyek tersebut tepat waktu.

A. DESAIN KONSEPTUAL SISTEM

Dalam tahap desain konseptual sistem, pengembang membuat sebuah kerangka kerja
umum untuk mengimplementasikan kebutuhan pemakai dan mangatasi masalah yang diidentifikasi
dalam tahap analisis. Tiga langkah penting dalam desai konseptual sistem yaitu:

1. Mengevaluasi Berbagai Alternatif Desain

Terdapat banyak cara untuk mendesain SIA, hingga akuntan dan orang-orang yang terlibat
harus terus menerus membuat keputusan atas desain. Tim desai harus mengidentifikasi berbagai
alternatif dan mengevaluasi sehubungan dengan standar-standar berikut ini:

1. Seberapa baik desain tersebut memenuhi tujuan organisasi dan sistem

2. Seberapa baik desain tersebut memenuhi kebutuha para pemakai
3. Apakah layak secara ekonomi
4. Apa keuntungan dan kelemahannya.

2 . Menyiapkan Spesifikasi Desain

Setelah alternatif dipilih, tim proyek mengembangkan spesifikasi desain konseptual untuk
elemen-elemen berikut:

1. Output. Output harus dibuat lebih dahulu karena sistem didesain untuk memenuhi
kebutuhan informasi para pemakainya.
2. Penyimpanan Data. Bagaimana cara penyimpanannya, apakah berurutan atau acak, file atau
database apa yang seharusnya digunakan, dan ukuran field yang mana yang tepat untuk
bagian data tersebut.
3. Input. Input dikembangkan hanya setelah output yang diinginkan diidentifikasi.
4. Prosedur dan operasi pemrosesan. Bagaimana memproses input dan menyimpan data agar
dapat menghasilkan laporan, dan urutan proses yang harus dilakukan.

11 | 1 7
3. Membuat Laporan Desain Konseptual Sistem

Tujuan dari laporan ini adalah untuk (1) member petunjuk pada aktivitas desain sistem, (2)
menkomunikasikan bagaimana kebutuhan pihak manajemen dan para pemakai dipenuhi, (3)
membantu komite pelaksana menilai kelayakan sistem. Komponen utama adalah deskripsi dari satu
atau lebih sistem yang direkomendasikan. Deskripsi ini berisi output, database dan input; aliran
pemrosesan dan hubungan antarprogram, file, input, dan output; hardware, software, dan
kebutuhan sumber daya; serta proses dan alur audit, pengendalian, dan keamanan.

B. DESAIN FISIK SISTEM

Selama tahap desain fisik sistem, perusahaan menetapkan bagaimana desain konseptual SIA
akan diimplementasikan.

Desain Output

Tujuan dari desain output untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari laporan
tercetak, dokumen dan tampilan layar. Output biasanya masuk ke dalam salah satu dari keempat
kategori berikut:

1. Laporan terjadwal memiliki isi dan format yang telah ditentukan terlebih dahuludan dibuat
secara teratur.
2. Laporan analisis untuk tujuan khusus tidak memiliki isi atau format yang telah ditentukan
lebih dulu, tapi dibuat hanya sebagai respon atas kondisi yang tidak biasa.
3. Laporan permintaan memiliki isi dan format yang telah ditentukan lebih dahulu, tapi dibuat
berdasarkan permintaan.

Para pengembang SIA membuat contoh output, dan para pemakai mengevaluasinya untuk
memastikan bahwa output tersebut lengkap, relevan, dan berguna. Output yang tidak dapat
diterima diubah dan ditinjau ulang sesering dibutuhkan untuk membuatnya dapat diterima.

Desain File dan Database

Merupakan hal yang penting bahwa berbagai divisi atau departemen dari sebuah
perusahaan menyimpan data dalam format yang sesuai. Pertimbangan dari desain file dan database
yaitu media, pengaturan dan akses, jenis pemrosesan, pemeliharaan, ukuran, dan tingkat aktivitas.

Desain Input

Saat mengevaluasi desain input, tim desain harus mengidentivikasi berbagai jenis input data
dan metode input yang optimal. Terdapat dua jenis prinsip input data: formulir dan tampilan layar.

Desain Formulir

Beberapa sistem informasi masih mengumpulkan data input dalam bentuk kertas dan
kemudian memindahkan data tersebut ke media komputer. Beberapa prinsip-prinsip desain formulir
yaitu:

12 | 1 7
 Pertimbangan Umum

 Apakah data yang dicetak digunakan hingga ke batas maksimum yang memungkinkan?
 Apakah berat dan kualitas kertas sesuai dengan penggunaan yang direncanakan?
 Apakah formulir tersebut ukurannya standar?
 Apakah terdapat perintah yang jelas bagaimana mengisi formulir tersebut?

Bagian Pendahuluan Formulir

 Apakah nama formulir tampak pada bagian atas, dengan huruf tebal?
 Apakah formulir tersebut diberikan nomor berurutan?
 Apakah formulir tersebut akan disebarkan ke pihak luar?
 Apakah nama dan alamat perusahaan tercetak di formulir?

Bagian Utama Formulir

 Apakah informasi yang logikanya saling berhubungan dikelompokan bersama?

 Apakah terdapat ruang yang cukup untuk menulis semua data?
 Apakah penyusunan bagian data konsisten dengan urutan kecenderungan data tersebut
diperoleh?
 Apakah penjelasan standar tercetak hingga kode atau tanda cek dapat digunakan sebagai
ganti meminta pemakai menuliskan entri data?

Bagian Kesimpulan Formulir

 Apakah terdapat ruang untuk mencatat disposisi akhir dari formulir tersebut?
 Apakah terdapat ruang tanda tangan untuk memastikan persetujuan akhir dari transaksi?
 Apakah terdapat ruang untuk mencatat total nilai uang atau numeris?
 Apakah penyebaran setiap kopi formulir tersebut disebutkan dengan jelas?

Mendesain Layar Komputer

Ketika data harus diketik ke dalam sistem, akan lebih efesien untuk memasukkannya secara
langsung dengan layar komputer daripada dengan kertas untuk entri yang selanjutnya. Prinsip-
prinsip mendesain layar komputer:

 Aturlah layar hingga data dapat dimasukkan dengan cepat, akurat, dan lengkap. Minimalkan
input data dengan menarik sebanyak mungkin informasi dari sistem.
 Masukan data dalam cara yang sama seperti yang ditampilkan dalam formulir kertas.
 Lengkapi layar dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah. Kelompokkan data yang secara logika
saling berhubungan.
 Desain layar agar para pemakai dapat melompat dari satu lokasi entri data ke lokasi lainnya
dengan menggunakan satu tombol, atau secara langsung ke lokasi layar.
 Permudah perbaikan kesalahan. Pesan kesalahan yang jelas dan eksplisit yang konsisten di
semua layar adalah hal yang penting.
 Batasi jumlah data di layar untuk menghindari kekacauan. Batasi jumlah pilihan menu dalam
satu layar.

13 | 1 7
Desain Program

Desain program adalah salah satu aktivitas yang paling memakan waktu dalam keseluruhan
SDLC. Proses pemograman terstuktur seharusnya: program harus dibagi kembali ke dalam modul
yang kecil dan jelas, modul harus berinteraksi dengan modul pengendali, setiap modul hanya
memiliki satu entri dan poin keluar untuk memfasilitasi pengujian dan perubahan. Untuk
meningkatkan kualitas software, organisasi harus mengembangkan standar pemrograman, yang
mengarah pada konsistensi di antara program, membuatnya lebih mudah dibaca dan dipelihara.
Organisasi yang melakukan uji coba program terstruktur juga menemukan logika yang salah,
kesalahan, penghilangan, atau masalah lainnya. Langkah-langkah mengembangkan software yaitu:

1. Tetapkan kebutuhan pemakai.

2. Mengembangkan rencana. Rencana pengembangan dibuat dan didokumentasikan.
3. Menulis perintah program (kode). Pendekatan keseluruhan program dan tugas pemrosesan
yang utama diidentifikasi sebelum setiap langkah program direncanakan secara lebih rinci.
Mendesain program dari atas ke bawah, yaitu ke tingkat yang lebih terinci disebut sebagai
desai pemrograman hierarkis.
4. Menguji Program. Debugging adalah proses menemukan dan meniadakan kesalahan
program. Setelah program dikodekan, tinjauan visual dan mental, yang disebut sebagai desk
checking, dilakukan untuk menemukan kesalahan pengetikan atau pemrograman.
5. Mendokumentasikan program. Dokumentasi menjelaskan bagaimana program bekerja dan
digunakan untuk membantu memperbaiki serta mengatasi kesalahan.
6. Latih para pemakai program. Dokumentasi sering digunakan untuk melatih pemakai.
7. Memasang sistem. Semua komponen sistem, termasuk program, dikombinasikan dan
perusahaan mulai menggunakan sistem tersebut.
8. Menggunakan dan mengubah sistem. Faktor-faktor yang membuat program yang ada
direvisi, yang disebut pemeliharaan program.

Desain Prosedur

Prosedur harus meliputi pembuatan input, pemrosesan transaksi, deteksi kesalahan dan
perbaikan, pengendalian, rekonsiliasi saldo, akses database, pembuatan output dan distribusi, serta
perintah operator komputer. Prosedur dapat berupa buku petunjuk sistem, kelas pemberian
instruksi bagian para pemakai, bahan pelatihan, atau layar bantuan on-line.

Desain Pengendalian

Input, pemrosesan, dan fungsi database yang tidak dikendalikan dengan benar akan
menghasilkan informasi yang bernilai rendah. Pengendalian harus dibangun ke dalam SIA untuk
memastikan efektifitas, efesiensi, dan akurasinya. Pengendalian harus meminimalkan kesalahandan
mendeteksi serta memperbaiki kesalahan ketika terjadi. Para akuntan memainkan peranan penting
dalam hal ini.

Laporan Desain Fisik Sistem

Pada akhir tahap desain fisik, tim membuat laporan desain fisik sistem. Laporan ini menjadi
dasar keputusan bagi pihan manajemen untuk meneruskan tahap implementasi.

14 | 1 7
C. IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi Sistem adalah proses pemasangan hardware dan software serta membuat SIA
jadi dan dapat berjalan. Proses ini umumnya terdiri dari pengembangan rencana, pengembangan
dan pengujian software, mempersiapkan lokasi, memasang dan menguji hardware, memilih dan
melatih personel, mengembangkan dokumentasi, serta menguji sistem.

Perencanaan Implementasi

Rencana Implementasi terdiri dari pekerjaan implementasi, perkiraan tanggal penyelesaian,

perkiraan biaya, dan orang atau orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan.
Rencana tersebut menyebutkan saat proyek tersbut harus diselesaikan dan kapan SIA harus
operasional. Tim implementasi harus mengidentifikasi faktor-faktor risiko yang menurunkan peluang
keberhasilan implementasi, dan rencana tersebut harus berisi strategi untuk mengatasi setiap faktor
risiko yang telah diidentifikasi tersebut.

Rencana untuk perubahan organisasi

Perubahan SIA bisa membutuhkan penyesuaian pada struktur organisasi perusahaan yang
ada sekarang ini. Departemen-departemen baru mungkin dibentuk dan yang ada ditiadakan atau
dikurangi ukurannya. Struktur dan status departemen pemrosesan data sendiri dapat berubah.

Persiapan Lokasi

Sistem yang besar dapat membutuhkan perubahan yang besar, seperti penambahan stop
kontak listrik, fasilitas komunikasi data, peninggian lantai, pengendalian kelembaban, penerangan
khusus, dan AC. Alat-alat keamanan seperti pelindung api dan tenaga listrik darurat, juga dapat
merupakan hal yang penting. Ruang dibutuhkan untuk peralatan, penyimpanan dan kantor.
Persiapan lokasi adalah proses yang lama dan harus dimulai dengan baik sebelum tanggal
pemasangan sistem.

Memilih dan Melatih Personel

Pegawai dapat dipekerjakan dari luar perusahaan atau dipindahkan secara internal.
Mempekerjakan dari dalam perusahaan adalah alternative yang lebih murah dan lebih efektif,
karena para pegawai telah memahami bisnis dan operasi perusahaan. Memindahkan pegawai yang
digantikan sebagai akibat dari sistem yang baru dapat meningkatkan loyalitas serta moral pegawai.

Pelatihan SIA yang efektif harus terdiri dari lebih daripada hanya keahlian hardware dan
software yang dibutuhkan untuk menggunakan SIA yang baru. Para pegawai harus diorientasikan
kepada kebijakan dan operasi yang baru, dan pelatihan harus direncanakan serta dijadwalkan hingga
dapat dilakukan sebelum pengujian dan perubahan sistem.

15 | 1 7
Dokumentasi yang Lengkap

Tiga jenis dokumentasi harus dibuat untuk sistem yang baru:

1. Dokumentasi pengembangan menjelaskan SIA yang baru. Hal ini menyangkut deskripsi
sistem; salinan output, input, dan tata letak file serta database; bagan alir program; hasil uji;
dan formulir penerimaan pemakai.
2. Dokumentasi operasi mencakup jadwal operasi; file serta database yang diakses; dan
persyaratan perlengkapan, keamanan, dan penyimpanan file.
3. Dokumentasi pemakai mengajarkan para pemakai cara mengoperasikan SIA tersebut. Hal ini
mencakup buku petunjuk prosedur dan bahan pelatihan.

Menguji Sistem

Dokumen dan laporan, input dari pemakai, prosedur operasi dan pengendalian, prosedur
pemrosesan, dan program komputer, semuanya harus diuji coba jalannya dalam lingkungan yang
sesungguhnya. Lagipula, batasan kemampuan dan prosedur pembuatan cadangan serta pemulihan
harus diuji. Berikut ini adalah tiga bentuk umum pengujian:

1. Peninjauan Langsung adalah tinjauan per tahap atas logika prosedur atau program. Tim
pengembang dan pemakai sistem melakukan peninjauan langsung di awal desain sistem.
Fokusnya adalah input, file, output, dan arus data dari organisasi. Peninjauan langsung
selanjutnya, yang dilakukan oleh programmer, menangani aspek logika dan struktur kode
program.
2. Pemrosesan transaksi uji menetapkan apakah program beroperasi seperti yang diharapkan.
Data yang valid dan salah diproses untuk menetapkan apakah transaksi ditangani dengan
benar dan kesalahan dideteksi, serta ditangani dengan tepat. Agar dapat mengevaluasi hasil
pengujian, respon sistem yang benar untuk setiap transaksi uji harus dispesifikasi
sebelumnya.
3. Uji penerimaan menggunakan beberapa salinan dari transaksi dan cacatan file yang
sesungguhnya, buka menggunakan salinan buatan. Para pemakai mengembangkan kriteria
penerimaan dan membuat keputusan akhir apakah akan menerima SIA tersebut atau tidak.

D. KONVERSI SISTEM

Konversi adalah proses perubahan dari SIA yang lama ke yang baru. Elemen-elemen yang
harus dikonversi: hardware, software, file data, dan prosedur. Prosesnya selesai ketika SIA yang baru
telah menjadi bagian yang rutin dan berjalan pada sistem.

Pendekatan Konversi

Ada empat pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem yang lama ke yang baru:

1. Konversi Langsung segera menghentikan SIA yang lama ketika SIA yang baru diperkenalkan.
2. Konversi Paparel menjalankan sistem yang lama dan yang baru secara simultan selama
periode waktu tertentu.

16 | 1 7
 3. Konversi bertahap (phase-in) secara bertahap mengganti elemen SIA yang lama dengan yang
baru.
4. Perubahan Perintis (pilot) mengimplementasikan suatu sistem hanya pada satu bagian
organisasi, seperti lokasi cabang.

Konversi Data

Konversi data dapat memakan waktu, melelahkan dan mahal. Tugas yang sulit dan berat
dapat dianggap remeh. File data mungkin perlu dimodifikasi dalam tiga cara. Pertama, file dapat
dipindahkan ke tempat penyimpanan yang berbeda; kedua, isi data dapat diubah;ketiga, format
database atau file dapat diubah.

Langkah pertama dalam proses konversi adalah memutuskan file mana yang perlu
dikonversi. Kemudian, data tersebut harus diperiksa kelengkapannya dan data yang tidak akurat
atau tidak konsisten harus dihilangkan. Selanjutnya adalah konversi data aktual. Kemudian, file-file
baru divalidasi untuk memastikan bahwa data tidak hilang selama konversi. Jika konversi file
panjang, file-file baru harus diperbarui dengan transaksi yang terjadi selama konversi data. Setelah
file dan database telah dikonversi dan diuji keakuratannya, sistem yang baru dapat berfungsi. Sistem
harus dimonitor sewaktu-waktu untuk memastikan sistem tersebut berjalan dengan lancar dan
akurat. Aktivitas akhirnya adalah mendokumentasikan aktivitas konversi.

E. OPERASI DAN PEMELIHARAAN

Langkah akhir dalam SDLC adalah mengoperasikan dan mempertahankan sistem yang baru.
Peninjauan pascaimplementasi harus dilakukan pada SIA yang baru dipasang untuk memastikan
bahwa sistem tersebut memenuhi tujuan yang direncanakan. Semua masalah yang ditemukan pada
saat peninjauan harus disampaikan ke pihak manajemen dan penyesuaian harus disampaikan. Ketika
peninjauan telah selesai, laporan peninjauan pascaimplementasi akan disiapkan. Penerimaan
pemakai terhadap laporan pascaimplementasi adalah aktivitas akhir dalam proses pengembangan
sistem. Pengendalian SIA diberikan ke departemen pemrosesan data. Tetapi, pekerjaan terhadap
sistem yang baru tidak berakhir.

17 | 1 7