DEFINISI HARTA ATAU ASET



HARTA YANG MEMPUNYAI NILAI DAN BOLEH DIJUAL ATAU DIPINDAH MILIK ORANG YANG MEMPUNYAI KEMAHIRAN, MUTU DAN KEGUNAAN YANG BERNILAI SERTA BOLEH DIMANFAATKAN OLEH INDIVIDU/ORGANISASI 

1

SAMBUNGAN 

PROSES MENJAGA, MENGAWAL, MEMELIHARA, MENGENDALI DAN MENYENGGARA HARTA BERBENTUK FIZIKAL YANG MEMPUNYAI NILAI DAN DIPEROLEHI SAMA ADA UNTUK DIGUNAKAN TERUS ATAU BAGI MASA AKAN DATANG DALAM PENGELUARAN BARANG SIAP ATAU PERKHIDMATAN PROSES PENGENDALIAN HARTA AWAM BERMULA DARI PERINGKAT PEROLEHAN HINGGA PELUPUSAN 

2

PRINSIP PENGURUSAN ASET
TUJUAN ASET DIPEROLEHI IALAH UNTUK MEMBERI PERKHIDMATAN SEMUA ASET AKAN HAUS DAN NILAI AKAN BERKURANGAN APABILA KEROSAKAN DITEMUI IANYA TERLALU LEWAT UNTUK DIPULIHKAN KOS BERTERUSAN BAGI ASET BIASANYA JAUH MELEBIHI DARI KOS ASAL    

3

ASPEK PENGURUSAN ASET 

     

PEROLEHAN PENDAFTARAN PEMERIKSAAN PENYENGGARAAN PELUPUSAN & HAPUSKIRA KEHILANGAN PENGURUSAN STOR

4

KEDUDUKAN STOR DALAM ORGANISASI
P E R O L E H A N
PENGGUNA

PENGGUNA

STOR
PENGGUNA

PENGGUNA

(

)

5

KEDUDUKAN STOR DALAM ORGANISASI
P E R O L E H A N
PENGGUNA

PENGGUNA

STOR
PENGGUNA

PENGGUNA

6

KATEGORI ASET KERAJAAN

1.

TETAP: a) TANAH DI BAWAH BIDANG KUASA PENGARAH TANAH DAN GALIAN (KPTG) b) BANGUNAN ± DI BAWAH BIDANG KUASA JABATAN KERJA RAYA (JKR)
7

Sambungan:
2. ASET BERALIH: a) HARTA MODAL b) INVENTORI c) BEKALAN PEJABAT d) STOK DALAM STOR

8

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

9

TUJUAN

Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan Tarikh Kuatkuasa mulai 2 hb Mac 2007

10

PERLAKSANAAN (TPA)
- Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari borang lama KEW.312 dan KEW 313 kepada borang baru dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan. - Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal ( KEW PA 4)dan Senarai Daftar Inventori (KEW PA 5) yang baru.
11

- Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor.

12

PEMBATALAN :
(a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; (b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; (c) PP Bil. 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; (e) SPP Bil. 2 Tahun 1997; (f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; (g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset sahaja;
13

(h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja; (i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1)JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan (j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/ PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.

14

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

15

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL a. b. Mewujudkan Unit Pengurusan Aset Melantik : i. ii. iii. iv. Pegawai Aset di Peringkat Kementerian / Jabatan /PTJ (termasuk sekolah harian) Pegawai-pegawai menjalankan Pegawaipemeriksaan ke atas Aset Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset dan Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset
16

c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) d. Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu : i. ii. Laporan Harta Modal dan Inventori Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori iii. Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan iv. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib e. Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

17

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)

1. Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan saperti berikut: Pengerusi Setiausaha AhliAhli-Ahli : + + + Timb. KSU Kementerian ( Peringkat Kementerian ) Timb. Ketua Pengarah ( Peringkat Ibu Pejabat ) Pengarah ( Jab. Persekutuan / Negeri ) Pegawai Aset Kementerian / Jabatan Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Audit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai. Pegawai18

2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut : i. ii. iii. iv. v. Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib MasalahMasalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih

3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan. 4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali sekurangdalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun ( JPKA)
19

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya meliputi ::Bab A : Bab B : Bab C : Bab D : Bab E : Bab F : Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus Kira

20

2. 3.

Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kementerian/Jabatan Menguruskan Pelupusan aset alih Kerajaan. Menguruskan Kehilangan dan hapuskira Menyelaras penyediaan Laporan berikut:berikut:a. b. c. d. Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj / Tatatertib
21

4. 5. 6.

PENGUATKUASA

Berkuatkuasa mulai dari tarikh pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian / Jabatan dibawah kawalannya menguruskan aset alih kerajaan mengikut tatacara di dalam pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

22

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

23

PENGENALAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi:meliputi:Bab A Bab B Bab C Bab D Bab E Bab F Penerimaan Pendaftaran Penggunaan/Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapuskira

24

DEFINISI ASET:
1. ASET bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau Dibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 2. ASET ALIH bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

25

3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :
i. (a) HARTA MODAL Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

(b)

26

ii. (a)

INVENTORI Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

(b)

27

4. Kategori Harta Modal ::-

(i) (ii) (iii)

Loji/Jentera Berat; Kenderaan; dan Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/

Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/ Dapur/Sukan.

28

5. Kategori bagi Inventori
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/ Penyiaran/Perubatan/Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan (b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:(ii) Perabot; (iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan (iv) Pinggan Mangkuk
29

6. Bekalan Pejabat Harta benda/barang tak luak yang terlalu rendah nilainya serta tidak ekonomik untuk dikesan satu persatu. Contoh : Stapler,puncher,gunting,pisau,tray,pensil/pen,alat pengasah dll.

30

Stok Dalam Stor Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari semasa ke semasa mengikut keperluannya. Contoh : Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis, hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.

31

BAB A - PENERIMAAN

´ Pegawai Penerimaµ ialah pegawai yang dibertanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi ´ Pegawai Bertauliahµ ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

32

OBJEKTIF PENERIMAAN (a) Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan; (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

33

PERATURAN PENERIMAAN A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai pegawaiKerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian. C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi Langkahsemasa menerima aset:aset:i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.

34

ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan ³Diterima

dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang atau diuji´
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat PAkerosakan atau peselisihan. v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani PAoleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

35

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian pembelian vii.Pegawai vii.Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.

36

KEW.PA1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN (Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal :«««««««««««.. Alamat Pembekal :«««««««««««.. «««««««««««.. «««««««««««.. No. Telefon : «««««««««««« No. Faks : ««««««««««««
Bil. Nota Hantar No. Tarikh Nama Aset Dipesan Kuantiti Diterima Perselisihan Perihal Kerosakan Catatan

Pegawai Penerima Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

Ketua Jabatan Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

37

BAB B - PENDAFTARAN OBJEKTIF Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk a. b. c. d. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan , pelupusan dan penggantian aset

38

TEMPOH PENDAFTARAN Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod

39

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK 4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya. 4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja
.

40

PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:dirujuk:1. Aset yang dibeli:dibeli:a. b. c. d. e. f. g. Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna DokumenDokumen-dokumen lain yang berkaitan.

41

2. a. b. 3. a. b.

Aset yang disewa beli ::Surat Ikatan Perjanjian DokumenDokumen-dokumen lain yang berkaitan Aset yang diterima daripada sumber lain:lain:Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan (P.P. 3/1998) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah

c.

42

Aset yang belum berdaftar:berdaftar:Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang sumberberkaitan

43

DOKUMEN PENDAFTARAN 1. Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah seperti berikut : a. b. 2. PADaftar Harta Modal KEW. PA-2 Daftar Inventori KEW. PA-3 PA-

Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkaraperkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi : a. b. c. Format yang sama hendaklah diguna pakai Daftar hendaklah dicetak Ditandatangani oleh Ketua Jabatan
44

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH 1. Pendaftaran (a) Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset diKementerian/Jabatan/PTJ dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3; (b) Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan;

45

(c) Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan seperti berikut:(i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat. (ii) Pendaftaran di peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian. (iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

46

(d) Daftar aset hendaklah dikemaskini

apabila berlaku perkara perkara berikut:(i) Penambahan/ penggantian/penaiktarafan aset;

(ii) Pemeriksaan aset; (iii) Pelupusan; dan (iv) Hapus kira.

47

2. Pelabelan Aset (a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat.

48

(b) Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran. Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:i
Kod Kementerian/Jabatan/Pejabat Berasaskan sistem fail yang = dikeluarkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) = (H) = (I) = Diwujudkan secara berturutan
49

ii Kod Jabatan/Bahagian

iii Kod Kumpulan Aset sama ada:
Harta Modal Inventori

iv Tahun Pembelian v Nombor Siri

Contoh melabelkan aset Harta Modal adalah seperti di bawah:Kementerian Pelajaran Sek.Men.Keb.Taman Molek JB Harta Modal Tahun Pembelian Nombor Siri

KPM / JEA 1067 153 / H / 07 / 1

50

Contoh melabelkan aset Inventori adalah seperti di bawah:Kementerian Pelajaran Sek.Men.Keb.Taman Molek JB Inventori Tahun Pembelian Nombor Siri

KPM / JEA 1067 153 / I / 07 / 1

51

Pergerakan Aset Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6. Penyimpanan Daftar (a) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci; (b) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci; dan (c) Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.
52

Senarai Aset Di Lokasi (a) Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan.

(b) Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. (c) Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

53

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

54

PENJELASAN CARA PENGISIAN
1. LAPORAN PENERIMAAN KEW. PA-1 1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. A KEW. PA-2 1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. B KEW. PA-2 3.1. BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF 4. DAFTAR INVENTORI KEW. PA-3 5. SENARAI DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-4 6. SENARAI DAFTAR INVENTORI KEW. PA-5 7. DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN DAN INVENTORI KEW. PA-6 8. SENARAI ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-7 9. LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI KEW. PA-8
55

KEW PA-1

BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN (Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal : _______________________________________ Alamat Pembekal : _______________________________________ _______________________________________ No. Telefon No Faks : _______________________________________ : _______________________________________

Bil

Nota Hantaran No. Tarikh

Nama Aset Dipesan

Kuantiti Diterima Perselisihan

Perihal Kerosakan

Catatan

Pegawai Penerima Tandatangan : _____________________________ Nama : _____________________________ Jawatan : _____________________________ Tarikh : _____________________________

Ketua Jabatan Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: __________________________ : __________________________ : __________________________ : __________________________

56

KEW. PA2 (No Siri Pendaftaran : KPM/ JEA 1067 153/H/07/1 ) DAFTAR HARTA MODAL : KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA : SEK.MEN.KEB. TAMAN MOLEK , PASIR GUDANG, JOHOR BAHAGIAN A

Kementerian/Jabatan Bahagian Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis/Jenama/Model Buatan Jenis Dan No. Enjin

PERALATAN PEJABAT MESIN MESIN PENCETAK DIGITAL-RISO-RZ 330M DIGITAL-RISOJEPUN 79021558 Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima RM 3989.00 10/4/2007

No Casis/Siri Pembuat

No Pesanan Rasmi Kerajaan

PK 75572234 1/4/2007

No Pendaftaan (Bagi Kenderaan)

Tempoh Jaminan kearajaan dan tarikh Tempoh jaminan

20102010-3 Tahun

KOMPONEN / AKSESORI KABINET KAYU BERODA

Nama Pembekal Dan Alamat : SYARIKAT AKRIZ SDN.BHD KL ««««««««««««. Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : 10/4/2007 Cop : PENEMPATAN PEJABAT 10/4/2007 SANI B. MOHD

Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan

PEMERIKSAAN Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan 5/4/08 DIGUNAKAN ISA B. ABU

PENEMPATAN Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

57

KEW. PA2 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN,PENGGANTIAN DAN NAIK TARAF BAHAGIAN B
BIL Tarikh Butiran Tempoh Jaminan Kos (RM) Nama Dan Tandatangan

58

KEW. PA3 (No Siri Pendaftaran : KPM/JEA 1067 153/I/07/1-2) DAFTAR INVENTORI Kementerian/Jabatan Bahagian Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis Kuantiti Unit Pengukuran Tempoh Jaminan Nama Pembekal Dan Alamat KEDAI PERABUT BANDAR SELATAN 111 JALAN INDAH 4/2 TAMAN BUKIT INDAH 80100 JOHOR BAHRU PERABUT RAK KAYU BERTINGKAT 2 BUAH Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No Pesanan Rasmi Kerajaan RM595.00/ 1 BUAH 2/8/2007 CJB 262478/29/7/2007 : : BAHAGIAN A

«««««««««««««. Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh :2/8/2007 Cop : PENEMPATAN

Kuantiti No Siri Pendaftaran Lokasi Tarikh PEJABAT 10/8/07

1 1

1 2 MAKMAL 10/8/07

Na a Pega ai Tandatangan

Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan

Rujukan Kelulusan

¡

 

SANI BIN MOHD

MUSA BIN ALI

PEMERIKSAAN 25/7/08 DIGUNAKAN ISA BIN ABU

PENEMPATAN Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

59

KEW. PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL HARGA PEROLEHAN ASAL (RM) 3989.00

BIL 1.

NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
KPM/ JEA 1067 153/H/07/1

NAMA ASET MESIN PENCETAK DIGITAL RISO RZ 330 M

TARIKH PEROLEHAN 1/4/2007

JUMLAH

60

KEW. PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI

BIL 1

NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

NAMA ASET RAK KAYU BERTINGKAT

TARIKH PEROLEHAN 29/7/2007

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM) 1190/ 2 BUAH

KPKP-M/JEA 1067 153/I/07/1153/I/07/1-2

61
JUMLAH

KEW. PA-6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Jenis Jenama dan Model No Siri Pembuat No Siri Pendaftaran : Tarikh Bil Nama Peminjam Dikeluarkan Jangka Dipulangkan Tandatangan Peminjam Ketika Dikeluarkan Tandatangan Tarikh Ketika Dipulangkan Tandatangan Tarikh : : Catatan : Pegawai Pengeluar

62

KEW..PA-7 BAHAGIAN LOKASI
BIL 1

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN : SEK.MEN.KEB TAMAN MOLEK PASIR GUDANG, JOHOR : PEJABAT
KETERANGAN ASET KUANTITI 1 UNIT

MESIN PENCETAK DIGITAL RISO

(a)

Disediakan oleh :

(b) Disahkan oleh : ««««««««« Tandatangan Nama : ________________________ Jawatan : ________________________ Tarikh : ________________________

«««««««««.. Tandatangan Nama : ________________________ Jawatan : ________________________ Tarikh : ________________________

Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan contohnya : i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian ² disahkan oleh Setiausaha Bahagian ii) Lokasi bilik mesyuarat ² disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat. c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab

63

KEW. PA-8

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN ««««. KEMENTERIAN : _________________________________________________________

BIL

KEMENTERIAN / JABA TAN DIBAWAHNYA

BILANGAN KEW. PA-2

JUMLAH NILAI HARTA MODAL (RM)

BILANGAN KEW.PA-3

JUMLAH NILAI INVENTORI (RM)

Jumlah

««««««««««««««««««««««

Tandatangan Pegawai Pengawal Nama : _____________________________________ Jawatan : _____________________________________ Tarikh : _____________________________________
* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun semasa.

64

BAB C ± PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN OBJEKTIF Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan ::(a) Mengurangkan pembaziran; (b) Menjimatkan kos; (c) Mencapai jangka hayat; (d) Mencegah penyalahgunaan; dan (e) Mengelakkan kehilangan.

65

1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut ::(a) Bagi tujuan rasmi sahaja; (b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna; (c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; (d) Perlu direkodkan; dan (e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang AduanKerosakan Aset KEW.PA-9. KEW.PA-

66

KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset) 1. Jenis Aset : 2. Keterangan Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) : 5. Pengguna Terakhir : 6.Tarikh Kerosakan : 7. Perihal Kerosakan ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 8. Syor Pegawai Aset ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Nama:«««««««««««««««««««««««««.. Jawatan:««««««««««««««««««««««««. Tarikh:«««««««««««««««««««««««««. Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan*
67

PENGGUNAAN
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

-

68

KEW.PA-6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Jenis Jenama dan Model No. Siri Pembuat No. Siri Pendaftaran Bil. Nama Pemijam Tarikh Dikeluarkan Jangka Dipulangkan Tandatangan Peminjam Ketika Dikeluarkan Tandatangan Tarikh Ketika Dipulangkan Tandatangan Tarikh Catatan PEGAWAI PENGELUAR

69

PENYIMPANAN

1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset. 2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. 3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

70

PEMERIKSAAN 1) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:(a) Fizikal; (b) Rekod; dan (c) Penempatan. 2) Tujuan pemeriksaan adalah untuk:(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya; (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
71

PEMERIKSAAN 3) Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun. 4) Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.

72

PEMERIKSAAN 5) Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal. 6) Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA- 12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. 7) Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

73

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL (diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Kementerian / Jabatan : ____________________________________________ Bahagian : ______________________________

Bil

No Siri Pendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Mengikut Rekod Sebenar

Daftar ( KEW. PA-2) Lengkap Ya Tidak Kemaskini Ya Tidak

Keadaan Harta Modal

Catatan

N ta : «««««««««««««. (Tandatangan) «««««««««««««. (Nama Pegawai Pemeriksa 1) «««««««««««««. (Jawatan) «««««««««««««. (Tarikh Pemeriksaan) «««««««««««««.. (Tandatangan) «««««««««««««. (Nama Pegawai Pemeriksa 2) ««««««««««««« (Jawatan) ««««««««««««« (Tarikh Pemeriksaan) Lokas : Nyataka lokas harta modal me k t rekod da lokas harta modal semasa pemer ksaa Daftar : Ta daka ( / ) pada ya berke aa Keadaa Harta Modal : Nyataka samaada seda digunakan atau tidak digunakan. Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.

74

KEW. PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI (diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Daftar Bil Jenis Inventori Lengkap Ya Tidak Kemaskini Ya Tidak Lokasi Mengikut Rekod Sebenar Kuantiti Mengikut Rekod Sebenar Keadaan Inventori Catatan

«««««««««««««. (Tandatangan) «««««««««««««. (Nama Pegawai Pemeriksa 1) «««««««««««««. (Jawatan) «««««««««««««. (Tarikh Pemeriksaan)

«««««««««««««.. (Tandatangan) «««««««««««««. (Nama Pegawai Pemeriksa 2) ««««««««««««« (Jawatan) ««««««««««««« (Tarikh Pemeriksaan)

Nota : Lokasi : Nya akan lokasi har a modal mengiku rekod dan lokasi har a modal semasa pemeriksaan. Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan. Keadaan nventori : Nya akan samaada sedang digunakan a au tidak digunakan. Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.

75

KEW. PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI Tahun : «.................

Kementerian

: ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di ____________________________________________________ ( Jabatan / Bahagian / PTJ ) telah diperiksa pada ______________________ (tarikh pemeriksaan)

Tandatangan Nama Pegawai Pengawal Tarikh Cop Kementerian / Jabatan

: ««««««««««««««««. : ««««««««««««««««. : ««««««««««««««««. : ««««««««««««««««.

76

BAB D PENYELENGGARAAN

77

Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:bertujuan:(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; (b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan; (d) Mengurangkan kerosakan; (e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan; (f) Menjamin keselamatan pengguna; (g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan (h) Memelihara imej Kerajaan.

78

JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:berikut:(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

79

MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

80

PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkahberikut:langkah-langkahberikut:(a) (b) (c) (d) (e) (f) Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan KEW.PA-13. KEW.PAMerancang Penyelenggaraan Melaksanakan Program Penyelenggaraan Merekodkan Penyelenggaraan Menilai Program Penyelenggaraan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta

81

STOK BEKALAN PEJABAT 

Maklumat dalam Daftar Stok Bekala Pejabat (KEW 314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW 300 J3) dan Kad Petak (KEW 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan ² Tatacara Pengurusan Stor.

82

Bekalan Pejabat 

Harta benda/barang tak luak yang terlalu rendah nilainya serta tidak ekonomi untuk dikesan satu persatu. Contoh : Stapler, puncher, gunting, pisau, tray, pensil/pen, alat pengasah dll.

83

Stok Dalam Stor
Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari semasa ke semasa mengikut keperluannya. Contoh : Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis,hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.

84

AT 1

LAMPIRAN J-3 (Panduan 85) KAD KAWALAN STOK (3)
1919RM K 19191919Harga Keluaran Seunit Unit Terimaan/ Keluaran 1919RM K 19191919Keluaran Suku Tahun Semasa Tempat Hantaran/ No Pesanan Kerajaan DITERIN DRP B/S AT M/S 1 KEW 300 J4
INV 3005 P 2265 KEW 300 J 4 150 9.50 1425.00 150 1425.00

[Lampiran J-3] Kew 300 ² J3

Keluaran Tahunan

Paras Stok Maksima Memesan Minima Pertama RM

Unit

Unit

Kuantiti Pesanan: (Ekonomi/Tetap) No Vokeb: No Kod: Tempat :

Pembelian Tahunan

Kedua RM

Ketiga RM

Keempat RM

Tarikh

No Rujukan

Terimaan K Seunit 50 9.00 Harga Jumlah 450.00

keluaran K RM

Baki Stok K RM

Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima Tarik h No Rujukan Kuantiti Kuantiti Diterima

23/12/07

AT

50

450.00

23/12/07
2/1/08 2/1/08

50

450.00

150 -

1425.00 -

Item Stor KERTAS PHOTOSTAT PUTIH SAIZ A4 80 GSM Gerakan : Cepat No Lejar:

Kumpulan: : Alatulis No Kad: NO B 660349

85

[Lampiran J-4] LAMPIRAN J-4 (Panduan 92) KAD PETAK Nombor Kod Perihal Barang AT 1 KERTAS PHOTOSTAT PUTIH SAIZ A4 80 GSM Lokasi ..STOR PEJABAT Kumpulan ALATULIS Nombor Rujukan ........................................ No BTB atau BPPB KEW J3 B660349 1/08 2/08 KEWJ3 B660349 22/08 150 Tarikh dan tandatangan Penyelenggara Stor 23/12/07 1/1/08 2/1/08 2/1/08
KEW 300 ² J4

No Garisan

Terima

Keluar

Baki

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

50 10 30

50 40 10 160

10

150

15/1/08

Baki dipindahkan ke hadapan

86

VERIFIKASI STOK SPP KPPM BIL 4/2003

1. Perlantikan Pemverifikasi Stok Dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri daripada pegawaipegawaipegawai yang bukan bekerja dalam organisasi stor. Tempoh perlantikan 2 tahun (TPS 187,188)

87

2. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok Tugas- Membuat lawatan ke stor secara mengejut berasaskan kepada rancangan Verifikasi Stok fizikal yang disediakan (TPS 189-193) 1893. Pertimbangan Pegawai Pengawal ke atas Laporan Verifikasi Stok. - Pegawai Pengawal hendaklah memberi pertimbangan yang sewajarnya kepada syor-syor syordalam Laporan Verifikasi Stok. (TPS 194-196) 194-

88

Pengkelasan Barang-Barang BarangTidak Menarik - diverifikasi tiap-tiap dua tahun tiapsekali. b) Menarik - diverifikasi setahun sekali (Perabut,pakaian dan alat kelengkapan) c) Sangat menarik ² diverifikasi 2 kali setahun (dadah,perkakas elektrik & kain)
a)

89

Pengiraan Stok
1. Tanggungjawab Pegawai Penjaga Stor - Pegawai Penjaga Stor bertanggungjawab menjaga keselamatan stor dan barang-barang di bawah barangkawalannya. - Satu rancangan pusingan pengiraan stok yang formal yang dijalankan terus menerus sepanjang tahun dan barang-barang tersebut diperiksa secara barangfizikal sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. sekurang-

90

Laporan Tahunan Pengurusan Stor
-

Hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pelajaran sebelum 15 Februari tahun berikutnya. Lampiran N (Kew 300N) ² Penyata Kadar Pusingan Stok/Inventori Lampiran S (Kew 300S) ² Senarai Verifikasi Stok Lampiran T (Kew 300 T) ² Sijil Verifikasi Stok Lampiran U (Kew 300U) ² Laporan Verifikasi Stok Lampiran W (Kew 300W) ² Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok / Inventori

-

-

91

KEW 300-N 300LAMPIRAN N (Panduan 121) KADAR PUSINGAN STOK PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA 31hb Disember 20 ..... (a) (b) (c) (d) (e) Nilai stok pada akhir tahun lalu ................................... = RM .............................................. Nilai terimaan bagi tahun semasa ................................ = RM .............................................. Nilai keluaran bagi tahun semasa ................................ = RM ............................................... Nilai stok pada hujung tahunini (a+b-c) ..................... (a+b= RM ............................................... Kadar Pusingan : c/ ....................... = RM ............................................... A+d 2

Keterangan : Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.

92

CONTOH
KEW 300-N 300LAMPIRAN N (Panduan 121) KADAR PUSINGAN STOK PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA 31hb Disember 20 ..... (a) (b) (c) (d) (e) (f) Nilai stok pada akhir tahun lalu ................................... Nilai terimaan bagi suku tahun pertama....................... Jumlah nilai stok pada akhir suku tahun pertama (a+b) = RM 900,000 Nilai keluaran sehingga akhir suku tahun pertama Nilai baki stok pada akhir sukutahun pertama (c-d) (cNilai keluaran tahunan yang diramalkan ini diperolehi dengan mendarabkan keluaran sehingga akhir sukutahun pertama i.e (d) dengan empat (4) ; (RM 500,000 x 4) (g) Kadar pusingan : ini diperileh dengan membahagikan nilai keluaran tahunan yang diramalkan i.e (f) dengan nilai stok pada akhir sukutahun pertama (e) kadar Pusingan = RM 700,000 = RM 200,000 = RM 500,000 = RM 400,000

= RM 2,000,000

= RM 2,000,000 RM 400,000 =5

Keterangan : Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah dianggap mewakili dua penyimpanan penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.

93

KEW 300-S 300-

LAMPIRAN S (Panduan 192) SENARAI VERIFIKASI STOK Disediakan oleh pemverifikasi stok yang dilantik pada ...................................... Untuk memeriksa barang-barang di.......................... barangdi..........................
Folio Lejar Perihal Barang Stok Sebenar Stok Mengikut Rekod Lebihan Nilai Lebihan Kekurangan Nilai Kekurangan Catitan

Tandatangan : ....................................... Nama : ....................................... Jawatan : .......................................

Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar : ................... Jawatan ...................Jawatan

Tandatangan : ................................. Nama : ................................. : ................................. .................................

94

KEW 300-T 300-

LAMPIRAN T (Panduan 199) SIJIL VERIFIKASI STOK Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ....................................... Barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi Barangsaya mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut : kehendak(i) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada Barang.......................................... (ii) Barang-barang Menarik diverifikasi pada .......................................... Barang(iii) Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada Barang.......................................... Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) disertakan dalam tiga salinan

Tarikh : ..............................

......................................... Ketua Jabatan / Bahagian

* Potong yang mana tidak berkenaan.

95

LAMPIRAN U-1 U-

(Panduan 200) LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK

KEW 300 U

No Kod

Perihal Barang

Tarikh Periksa

Unit

Kuantiti

Nilai

Sebab-sebab Sebab-

Syor-syor SyorPegawai Pengawal

Ulasan Ketua Setiausaha Perbendaharaan/ Pegawai Kewangan

Catitan

A. Stok Lebih B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh Guna D. Stok Usang

Tandatangan : ....................................................... Kementerian / Jabatan : ......................................................

96

KEW 300-W 300-

LAMPIRAN W (Panduan 221,239) SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK / INVENTORI Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ................................... Semua barang-barang dalam stok / inventori di bawah baranginventori jagaan saya telah diverifikasikan mengikut kehendak-kehendak Panduan 187,198 dan 238 tidak terdapat sebarang perselisihan / kehendaklaporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) dilampirkan dalam tiga salinan *

Tarikh : ..............................

.......................................... Ketua Jabatan / Bahagian

* Potong mana yang tidak berkenaan

97

TATACARA ASET ALIH KERAJAAN PELUPUSAN - BAB E

98

DIFINISI PELUPUSAN
³Pelupusan´ ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

OBJEKTIF
Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:untuk:(a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan; (b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat; (c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan (d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu. sebab99

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:berikut:(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) Tidak Ekonomi Dibaiki; Usang/obselete; Usang/obselete; Rosak dan tidak boleh digunakan; Luput tempoh penggunaan; Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum; Tiada alat ganti; Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan; Disyor selepas pemeriksaan aset; Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan; Perubahan teknologi; dan Melebihi keperluan.

100

KUASA MELULUS
Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:berikut:1. Perbendaharaan (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan (b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti berikut:berikut:(i) Hadiah; (ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri; (iii) Tukar Beli (trade-in); (trade-in); (iv) Tukar Barang (barter-trade); dan (barter-trade); (v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.
101

KUASA MELULUS
2. Kementerian/Jabatan (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan (b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000. 3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, PegawaiAkta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan manaPerbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

102

U R U S S E T I A P E L U P U S A N

1.

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan. Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti Tugasberikut:berikut:(a) (b) (c) (d) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW. PA-15; PAMendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16; KEW.PAMendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17; KEW.PAMenyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur;

2.

103

U R U S S E T I A P E L U P U S A N

(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:Melulus:(i) Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; dan (ii) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang pegawaidiwakilkan kuasa. (f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan; (g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan; (h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan; ‡ Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;

104

U R U S S E T I A P E L U P U S A N

(j)

Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18; KEW.PA-

(k) Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 KEW.PAbagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan; (l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; KEW.PAdan

(m) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PAKEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

105

KEW. PA-15 No. Rujukan Tarikh : Kepada : ««««««««««««««««« ««««««««««««««««« (Nama Pegawai yang dilantik) LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama ««««««« (tahun) mulai dari ««««««« hingga ««««««. 2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW. PA-17) dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.

««««««««««««««« (Tandatangan Pegawai Pengawal) Nama : ««««««««««««««. Jawatan : ««««««««««««««.

106

KEW. PA-16

KERAJAAN MALAYSIA PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH KERAJAAN
Kementerian/Jabatan Alamat No Siri Pendaftaran Aset (KEW. PA-2/PA-3) No Kodifikasi Nasional Jenis,Jenama dan Model No Chasis/Siri Pembuat No Enjin No Pendaftaran (kenderaan) Tarikh dibeli Harga Perolehan Asal : : : : : : : : : : Jumlah jarak perjalanan (km)/ : Tempoh penggunaan (jam) Tahap Penyampaian Perkhidmatan (%) : Jumlah Kos Penyelenggaraan Semasa : Nilai Semasa : Anggaran Nilai Selepas Dibaiki : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :

LAPORAN PEMERIKSAAN Butir-butir penambahbaikan yang perlu : 1.«««««««««««««««««««««««««««««.. 2.«««««««««««««««««««««««««««««.. 3.«««««««««««««««««««««««««««««..
Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab-sebab berikut : 1.«««««««««««««««««««««««««««««. 2.«««««««««««««««««««««««««««««. 3.«««««««««««««««««««««««««««««. «««««««««««««««««. Tandatangan ) Nama : Jawatan : Tarikh : Cop : Ruangan inim hendaklah diisi jika PEP melebihi tempoh satu (1) tahun. Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM «««««««««.. ««««««««««««. (Tandatangan) Nama : «««««««««««« Jawatan : ««««««««««««. Tarikh : ««««««««««««. «««««««««««««« (Tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh : Cop : (

Cop :

107

KEW. PA-17

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN
KEMENTERIAN/JABATAN : _______________________________________________________________
HARGA PEROLEHAN ASAL SEU NIT (RM) JUML AH (RM)

B I L

JABATA N/ BAHAGI AN

KETERAN GAN ASET

UN IT

KUANT ITI

TARIKH PEMBELIA N

TEMPOH DIGUNA KAN/ SIMPANA N

NILAI SEMASA SEU NIT (RM) JUMLAH (RM)

NYATAKAN KEADAAN ASET DENGAN JELAS

SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI

JUMLAH KESELURUHAN

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa : ««««««««« Tarikh Pemeriksaan Tempoh pemeriksaan .«««««««««««« ««««««««««««

Tandatangan «««««««««««« (Pengerusi) Nama «««««««««««« Jawatan «««««««««««« Tandatangan «««««««««««« Nama «««««««««««««««. Jawatan ««««««««««««««. * (Ruangan boleh ditambah jika ahli LEmbaga Pemeriksa lebih daripada 2 orang)

108

KEW. PA-18 KEMENTERIAN/JABATAN : ________________________________________________________ SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN

Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan. Jenis Aset : ««««««««««««««« Kuantiti : «««««««««««««« Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam) Tarikh : ««««««««««««««« Tempat : ««««««««««««««« «««««««««««« Tandatangan Nama : «««««««««««. Jawatan : «««««««««««. Cop : «««««««««««« Tandatangan Nama : «««««««««.. Jawatan : ««««««««.. Cop :

*Pilih mana yang berkenaan

109

KEW. PA-19

KEMENTERIAN/JABATAN : ______________________________________________________ SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Merujuk surat kelulusan No. Rujukan ««««««««««««««««. bertarikh «««««««««.., saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut : 1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah Bilangan item ««««««««««««««««««. dipindahkan/hadiah kepada ««««««««««««««««««««««««.. (Sura Akuan Terima disertakan) 2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual. Bilangan item ««««««««««««.. No Resit «««««««««««« (salinan resit disertakan) 3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah Bilangan item : ««««««««««««««««««««««.. Cara dimusnahkan : ««««««««««««««««««««««.. (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan) 4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain. Bilangan item : ««««««««««««. Kaedah pelupusan : «««««««««« (Dokumen berkaitan disertakan) 5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok. Bilangan item : «««««««««««««««««««««.. (Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan ) Tandatangan Ketua Jabatan : «««««««««««««« Nama : «««««««««««««« Jawatan : «««««««««««««« Tarikh : «««««««««««««« Cop Jabatan/Bahagian : ««««««««««««««

110

KEW. PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN TAHUN : «««««««««. KEMENTERIAN/JABATAN : ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««
KEMENTERIAN/JABATA N JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM) HASIL PELUPUSA N (RM) JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL ASET SECARA (RM) JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN

BIL

Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya Tandatangan Pegawai Pengawal : ««««««««««««««««««.. Nama : ««««««««««««««««««.. Jawatan : ««««««««««««««««««. Tarikh : ««««««««««««««««««.

Cop Jabatan :

111

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
1. PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di KEMBARAN A dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B. 2. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus pakardalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP. peralatan3. PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.

112

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
4 . Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2)pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun sekurangdan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan. 5. Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Kementerian/Jabatan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.

113

LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa (a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas asetyang hendak dilupuskan. (b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:daripada:(i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai ( seorang pengerusi Sekurangdan seorang ahli ) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan;

114

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu; (iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan (iv) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

115

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
(a) Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan; (b) Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan; (c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan telah dikeluarkan; (d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17; KEW.PA(e) Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan (f) Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada KEW.PAUrus Setia Pelupusan.

116

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.

PERLANJUTAN TEMPOH
1. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. 2. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
117

PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN
Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan.

118

KAEDAH PELUPUSAN (a) Jualan secara:secara:(i) Tender (ii) Sebut harga (iii) Lelong (b) Jualan Sisa (c) Tukar Barang (Barter Trade) (d) Tukar Beli (Trade In) (e) Tukar Ganti (Cannibalize) (Cannibalize)

119

KAEDAH PELUPUSAN

(g) Pindahan (h) Hadiah (i) Musnah secara:secara:(i) Ditanam (ii) Dibakar (iii) Dibuang (iv) Ditenggelam (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

120

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.

121

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
(a) Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset hendaklah dipadamkan; (b) Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/ Jabatan dibatalkan; (c) Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa; dan (d) Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.

122

TATACARA ASET ALIH KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA BAB F

123

TAFSIRAN KEHILANGAN

KEHILANGAN bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

124

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

125

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

126

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk: Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

127

OBJEKTIF

Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:untuk:(a) (b) (c) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset; Menyelaraskan rekod aset; Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dan Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

(d)

128

KUASA MELULUS PERINGKATAN PERBENDAHARAAN

(a) (b)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000. Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(c)

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

129

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan (b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

130

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan. Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.
131

(b) (c) (d)

KEW. PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan ;1.Keterangan Aset yang hilang (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model © Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e)Harga Perolehan Asal 2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku 3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui. 4. Cara bagaimana kehilangan berlaku. 5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang. 6. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya. 7. sama ada seseorang pegawai difikirkan telah ditahan kerja. 8. No Rujukan dan Tarikh Laporan Polis. 9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku. 10.Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini. 11.Catatan : «««««««««««««. Tandatangan Ketua Jab tan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Jabatan :

132

KEW. PA-29 No Rujukan Fail : Tarikh : Kepada: ««««««««««««««««« ««««««««««««««««« (Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik) PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan «««««««««««««««««« (nama aset) di «««««««««««««««««««.. (Kementerian/Jabatan/PTJ) mulai dari tarikh surat ini. ( No Rujukan Laporan Awal ««««««««««««««««««««.) 2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan. 3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ««««««««««(tarikh). Tandatangan : ««««««««««««««««. Nama Pegawai Pengawal : ««««««««««««««««. Kementerian/Jabatan : ««««««««««««««««. s.k Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia
133

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis. (f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat. (g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur. (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

134

KEW. PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan : 1. Keterangan aset yang hilang (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model (c) Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e) Harga Perolehan Asal (f) Anggaran Nilai Semasa 2. Perihal Kehilangan (a) Tarikh diketahui (b) Tarikh sebenar berlaku (c) Tempat kejadian (d) Bagaimana kehilangan diketahui (e) Bagaimana kehilangan berlaku 3. Sama ada Laporan hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan. 4. (a) Nama pegawai yang : (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia. (iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. (b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan :(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan (ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas) (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

135

(iv) Sama ada di tahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman. (v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan (vi ) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukuman. (Jika ada,berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) (vii) Maklumat lain, jika ada. 5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut. 6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. 7. Rumusan Siasatan. 8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. Tandatangan : «««««««««««««.. (Pengerusi) Nama : «««««««««««««.. Jawatan : «««««««««««««.. Tarikh : «««««««««««««.. Tandatangan: «««««««««««««.. (Ahli) Nama : «««««««««««««.. Jawatan : «««««««««««««.. Tarikh : «««««««««««««.. Tandatangan: «««««««««««««.. (Ahli) Nama : «««««««««««««.. Jawatan : «««««««««««««.. Tarikh : «««««««««««««..

136

Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal : Syor :

Ulasan :

Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Kementerian/Jabatan

:
137

URUS SETIA KEHLANGAN DAN HAPUS KIRA
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset. (k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya. (l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira. (m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan. (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke -Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
138

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN (diisi oleh Pegawai Aset) Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil «««««««««««. Bertarikh ««««««««««« Aset berikut telah dihapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini. Bil Jenis Aset No Pendaftaran

Tandatangan Ketua Jabatan Nama Jawatan Tarikh Cop Kementerian/Jabatan

: «««««««««««««««««««««««. : «««««««««««««««««««««««. : «««««««««««««««««««««««. : «««««««««««««««««««««««. :
139

KEW. PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN ««................... KEMENTERIAN «««««««««««««««««««««««««««««««««

Bil

Ruj. Kelulusan Perbendaharaan

Kementeri an/Jabata n

Jenis Aset

Punca Kehila ngan

Nilai Perolehan Asal (RM)

Nilai Semas a (RM)

Tindakan Surcaj Amaun Surcaj (RM) Tarikh Dikena kan

Tindakan Tatatertib Jenis Huku man Tar ikh Dik ena kan

JUMLAH

Tandatangan Pegawai Pengawal : «««««««««««««««««««««««. Nama : «««««««««««««««««««««««. Jawatan : «««««««««««««««««««««««. Tarikh : «««««««««««««««««««««««.

140

PROSES HAPUSKIRA
1. Melaporkan Kehilangan (a)Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. (b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

141

2. Laporan Awal ± Kew. PA-28
(a)Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat

142

(b)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) (ii) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c)

Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

143

3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.
144

3. Jawatankuasa Penyiasat
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

145

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan, 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian, 3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan, 4 Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang, 5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi, 6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud, 7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
146

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

147

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. (d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

148

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(ii) (iii)

149

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

150

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

151

TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN
(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. (b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. (c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. (d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

152

PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

153

ISU/MASALAH PENGURUSAN ASET KERAJAAN 
  

Tiada rekod/rekod yang ada tidak sempurna Tiada sistem maklumat di jabatan atau secara bersepadu di peringkat kementerian atau agensi pusat Penyimpanan rekod rumit kerana melibatkan banyak aset Pemeriksaan tidak pernah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab atau pegawai pengawal.

154

Sambungan  

Tahap penggunaan harta modal dan inventori secara ekonomik tidak difahami dan diselaraskan. Penyelenggaraan ke atas harta modal tidak dilaksanakan mengikut jadual atau pun tidak dilaksanakan langsung.

155

156

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful