You are on page 1of 13

‫خرائط التدفق ‪Flow Charts‬‬

‫الهدف‬
‫وصششف العمليششات والجششراءات ومراحششل التفششتيش فششي المشششروع‪،‬‬
‫وتحديد العمليات المتكررة بهدف التحسين المستمر‪.‬‬

‫تمهيد‬
‫تعتبر خرائط التدفق ‪ Flow Chart‬من أبسط الطرق لوصف عملية أو‬
‫نشششاط‪ ،‬حيششث توضششح جميششع مكونششات العمليششة ومراحلهششا المتعششددة وسششير‬
‫خطوات العمل من البداية إلى النهاية‪ ،‬وتساعد كذلك فششي تحديششد الطريششق‬
‫الفعلي للعملية‪ ،‬وتحديد العمليات المتكررة ومراحل التفتيش من أجل رفع‬
‫درجة كفاءة العمليات المختلفة في المشروع‪.‬‬

‫وتستخدم خرائط التدفق رموزا ً بيانية الغرض منهششا تحديششد العمليششات‬


‫المختلفة في المشروع ومدى ترابطها واعتمادها على بعضها البعض‪ ،‬ونوع‬
‫المدخلت والمخرجات‪ ،‬كما بالشكل )‪.(1‬‬

‫بداية‬
‫‪A‬‬

‫عملية‪/‬خطوة‪1‬‬ ‫عملية‪/‬خطوة‪4‬‬

‫عملية‪/‬خطوة‪3‬‬

‫عملية‪/‬خطوة‪2‬‬ ‫عملية‪/‬خطوة‪5‬‬

‫ل‬ ‫قرار‬

‫نهايةلخريطة التدفق البسيطة‪.‬‬


‫شكل )‪ :(1‬نموذج‬
‫نعم‬

‫‪A‬‬
‫وتستخدم خريطششة التششدفق فششي تحديششد المشششاكل ومنششاطق الضششعف‬
‫ليتمكن الفريق من التعرف عليها وتحديد أسبابها الرئيسششة ومششن ثششم إيجششاد‬
‫الحلول المثلى‪ ،‬كذلك تساعد في تصميم عمليات جديدة أو إعششادة تصششميم‬
‫العمليات‪ ،‬وعند الرغبة في ذلششك يجششب أن ترسششم خريطششة التششدفق الحاليششة‬
‫وتحدد جميع الخطوات الفعلية ومن ثم ترسم خريطة التدفق المثالية الششتي‬
‫يجب على إدارة المشروع إتباعها وبهذا يمكن لعضاء الفريق أن يستنبطوا‬
‫مواقع الختلف وكيفية إزالتها‪.‬‬

‫خطوات تصميم خريطة التدفق‬

‫‪-1-‬‬
‫لكي نحصل على خريطة التدفق يمكن إتباع الخطوات التالية‪:‬‬

‫تحديد الموضوع أو الجراء المراد رسششم خريطششة‬ ‫‪(1‬‬


‫انسيابية لعملياته‪.‬‬

‫معرفششة حششدود العمليششة المششراد دراسششتها وتحديششد‬ ‫‪(2‬‬


‫نقطة البداية والنهاية‪.‬‬

‫استخدام أسلوب المناقشششة المفتوحششة )العصششف‬ ‫‪(3‬‬


‫الذهني(‪ ،‬وذلك لتحديد جميع النشاطات ذات العلقة بالعمليششة‬
‫ومراكز اتخاذ القرارات للعملية نفسها‪.‬‬

‫تحديد نوعية المسششتفيدين مششن خريطششة التششدفق‪،‬‬ ‫‪(4‬‬


‫فششالدارة العليششا ل تحتششاج إلششى تفصششيل كششبير وتفششي بششالغرض‬
‫العمليشششات الرئيسشششة والخطشششوط العريضشششة‪ ،‬أمشششا المسشششتوى‬
‫التشغيلي فيفضل تقسيم المهام والوظائف إلى أقل ما يمكن‬
‫من المهام الفرعية وتحديدها على الخريطششة وقيششاس مسششافة‬
‫الوقت أو الكمية لكل مهمة أو نشاط فرعي‪.‬‬

‫وضششع جميششع النشششاطات ونقششاط القششرارات فششي‬ ‫‪(5‬‬


‫شكل متتالي وبأسلوب منطقي مع الخذ في الحسبان تفششادي‬
‫التكرارات ومحاولة توصيل النقششاط الششتي تعتمششد علششى بعضششها‬
‫بعضا ً بأسلوب علمي ومنطقي‪.‬‬

‫يتم بعد ذلك تصششميم خريطششة التششدفق‪ ،‬بحيششث نضششع كششل نشششاط فششي‬
‫صندوق مربع أو مستطيل الشكل كما يتم وضع كل قرار في صندوق يأخششذ‬
‫شكل اللماس علما بأن البداية والنهايشة تأخشذان ششكل دائري أو بيضشاوي‪،‬‬
‫كما تسششتخدم السششهم للتوصششيل بيششن النقششاط لتوضششح تششدفق سششير العمليششة‬
‫واتجاهها‪.‬‬

‫وبعد أن يتم وضششع جميششع عناصششر الخريطششة فششإنه يجششب تحليلهششا عششن‬
‫طريق تفادي التكرارات والنشاطات غير الضرورية والمعوقات وطول مدة‬
‫اتخاذ القرار وذلك من أجل رفع كفاءة وفعالية العملية أو الجراء المحدد‪.‬‬

‫‪-2-‬‬
‫بعد دراسة هذه الخريطة ومعرفششة أبعادهششا يمكششن للمسششئولين اتخششاذ‬
‫قرار إما بإعادة تصميم الخريطة وإعداد تصميم جديد للعملية أو باسششتخدام‬
‫الخريطة المصشممة نفسشها مشع الخشذ فشي الحسشبان إعشادة التصشميم فشي‬
‫المستقبل‪.‬‬

‫أنواع خرائط التدفق‬


‫توجد أنواع عديدة من خرائط التدفق ‪ ،Flow Chart‬يمكن للمنشأة أن‬
‫تطورها بلغتها وتسشتخدمها فشي أغراضشها وأهشدافها‪ ،‬فيمكشن أن تسشتخدمها‬
‫اسششتخداما وصششفيا ً كوصششف عمليششة مششا‪ ،‬أو توضششيح إجششراء معيششن أو شششرح‬
‫لخطششوات إنتششاج مششا‪ ،‬وقششد تسششتخدم كششذلك فششي عمليششات تطششوير النظمششة‬
‫وتحسين العمليات‪ ،‬وذلك بمتابعة العملية من بششدايتها إلششى نهايتهششا ومعرفششة‬
‫العمليشات المتكشررة ومنشاطق الضشعف فيهشا‪ .‬وبششكل عشام يمكشن تقسشيم‬
‫خرائط التدفق إلى قسمين هما‪:‬‬

‫حسب الغرض الوظيفي‪.‬‬ ‫•‬

‫حسب حجم المعلومات ومستوى التفصيل‪.‬‬ ‫•‬

‫أو ً‬
‫ل‪ :‬حسب الغرض الوظيفي‬
‫خريطة التدفق ‪Top Down Flowchart‬‬
‫تستخدم هذه الخريطة في معرفة الخطوات الرئيسة فششي العمليششات‬
‫وتفاصيل محدودة‪ ،‬وتستخدم كذلك لمعرفة وصف عملية معينششة‪ ،‬أو إجششراء‬
‫معين دون الشدخول فشي التفصششيل ومتابعششة المششاكل‪ ،‬والمثششال ششكل )‪(2‬‬
‫يوضح عملية دخول المواد في موقع المشروع ‪.xyz‬‬

‫طبالمواد واستلمها فيالمشروع ‪xyz‬‬


‫العمالالتفصيلية ل ل‬

‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬


‫طلب المواد‬ ‫وصول المواد‬ ‫تفريغ المواد في‬
‫خروج الشحنات‬
‫والمعدات من المّورد‬ ‫موقع العمل‬ ‫المنطقة المخصصة‬

‫ورد ‪1.1‬‬
‫إرسالطلباتالمواد إلىالم ّ‬ ‫وقوفالشاحنة عندالبوابة ‪2.1‬‬ ‫وقوفالشاحنة فيالمنطقة المخصصة ‪3.1‬‬ ‫توقيع الوثائق بالستلم ‪4.1‬‬

‫ورد يأكد وجود المواد وإمكانية إرسالها ‪1.2‬‬


‫الم ّ‬ ‫تسليمنسخة منطلبالمواد ‪2.2‬‬ ‫تسليمالوثائق وتدقيقها ‪3.2‬‬ ‫خروج الشاحنة منمنطقة التخزين ‪4.2‬‬

‫جدولة وقتخروج الشاحنة وإعلمالموقع ‪1.3‬‬ ‫إعطاء الشاحنة تصريح الدخول ‪2.3‬‬ ‫تفريغ الشاحنة ‪3.3‬‬ ‫وزنالشاحنة فارغة ‪4.3‬‬

‫ملة ‪2.4‬‬
‫وزنالشاحنة مح ّ‬ ‫فحصالمواد ‪3.4‬‬ ‫إجراءاتخروج الشاحنة ‪4.4‬‬

‫استلمالمواد ‪3.5‬‬

‫تخزينالمود فيالماكنالمخصصة ‪3.6‬‬

‫شكل )‪ :(2‬مثال لخريطة التدفق ‪.(Top Down Flowchart، (Miloservic, 2003, 272‬‬

‫‪-3-‬‬
‫خريطة التدفق ‪Work Flowchart‬‬
‫يمكن استخدام خريطة التدفق ‪ Work Flowchart‬لتمثل منطقة العمل‬
‫سواء في المكتشب أو موقشع المشششروع وذلشك بوضشع رسشم تخطيطشي يتشم‬
‫إعداده حسب مقياس معين يمكن بواسششطته إظهششار مواقششع أعمششال معينششة‬
‫يجري تنفيذها والطرق التي يسلكها العمال والمششواد والمعششدات فششي تنفيششذ‬
‫تلك العمال‪ ،‬لذا فششإن هششذه الخريطششة تسششاعد علششى التحليششل الششدقيق لكششل‬
‫خطوة من خطوات العمل‪) ،‬بن سعيد‪.(241 ،1997 ،‬‬

‫وتستخدم هذه الخريطة كذلك في حالت تششدريب المششوظفين الجششدد‬


‫لتسهيل عملية تعرفهم على الماكن الجديدة‪ ،‬أو الفنيين الجدد المستعارين‬
‫من مشروع آخر‪ ،‬كششذلك تسششتخدم فششي حششالت إنتششاج المششواد فششي المصششانع‬
‫وغيششره‪ ،‬ويمثششل الشششكل )‪ (3‬خريطششة تششدفق العمششل ‪ Work Flowchart‬لحششد‬
‫المصانع‪ ،‬ويلحظ أن جميع مكائن العملية المتشششابهة مجموعششة فششي مكششان‬
‫ن أجزاء المنتج تنتقششل مششن منطقششة إلششى منطقششة‪Malaysia, 2001,) ،‬‬
‫واحد وأ ّ‬
‫‪.(171‬‬

‫مكائن الخراطة‬ ‫مكائن التفريز‬ ‫مكائن التخريم‬


‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬
‫‪2‬‬

‫منطقة الفحص‬ ‫مكائن الجلخ والشحذ‬


‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬

‫مخزن المنتجات‬
‫منطقة التجميع‬
‫‪1‬‬ ‫المنتهية‬
‫مخزن المواد الخام‬ ‫‪8‬‬
‫‪7‬‬

‫شكل )‪ :(3‬مثال لخريطة التدفق ‪.(Work Flowchart، (Malaysia, 2001, 171‬‬

‫خريطة التدفق الخطية ‪Liner Flowchart‬‬

‫‪-4-‬‬
‫توضششح خريطششة التششدفق الخطيششة ‪ Liner Flowchart‬جميششع الخطششوات‬
‫اللزمة إكمال العملية وتساعد هذه الداة على تحديششد العمليششات المتكششررة‬
‫والعمليات غير المسششتفاد منهششا كششي يتششم تقليصششها أو إزالتهششا كليششة وإعطششاء‬
‫فرصة للتحسين‪ ،‬الشكل )‪.(4‬‬

‫طلبالمواد للمشروع ‪ xyz‬واستلمها‬

‫طلب المواد والمعدات من‬


‫المصنع أو المّورد‬

‫وصول المواد موقع العمل‬

‫تفريغ المواد في المنطقة المخصصة‬


‫إنتاج برنامج ‪xyz‬‬
‫قسمالبحاثوالتطوير‬ ‫قسمالجودةوالنتاج‬ ‫قسمالتسويق‬

‫المواد‬
‫فكرة برنامج ‪xyz‬‬
‫ل‬ ‫مطابقة‬
‫رفض الشحنة‬
‫للمواصفات‬
‫تحليلالسوق‬

‫نعم‬
‫قابلللتسويق؟‬
‫نعم‬

‫ل‬

‫إلغاء المشروع‬ ‫إستلم وتوزيع المواد‬


‫على القسام‬

‫تصميمنموذج تجريبي‬

‫نعم‬
‫‪.(1997،241‬‬ ‫شكل )‪ :(4‬مثال لخريطة التدفق الخطية‪) ،‬بن سعيد‪،‬‬
‫النموذج مقبول‬

‫ل‬ ‫حسابقابليته‬
‫للبرمجة‬
‫إلغاء المشروع‬

‫خريطة التدفق النتشارية ‪ Flowchart‬ل‬


‫‪Deployment‬‬ ‫هليعتمد ؟‬

‫نعم‬

‫تتميز خريطة التدفق النتشارية بأنها تربط بيششن العمليششات الحقيقيششة‬


‫حسابقابليته‬
‫للنتاج‬
‫حسابالخطة‬
‫التسويقية‬

‫والمسششئولين أو المجموعششات الششذين لهششم علقششة وطيششدة بكششل خطششوة مششن‬


‫تصنيع وبرمجة‬
‫البرنامج‬

‫خطواتها‪ ،‬ويتم ذلششك بشششكل أفقششي إذ يوضششح كيششف يششترابط المسششئولون أو‬ ‫تسويق البرنامج‬

‫إعتماد إنتاج‬
‫البرنامج‬ ‫المجموعات مع خطوات العمليات الرئيسة‪.‬‬

‫‪-5-‬‬
‫شكل )‪ :(5‬مثال لخريطة التدفق النتشارية‪.(Brassard, 1989,268) ،‬‬
‫ولتصميم هذه الخريطة يمكن إتباع خطوات تصميم خششرائط التششدفق‬
‫المشروحة سابقا ً وبإضافة ما يلي‪:‬‬

‫تجمع كل الخطوات الرئيسة أفقيا ً علششى الجششانب‬ ‫‪(1‬‬


‫اليسر من الخريطة‪.‬‬

‫ينشر جميع المسئولين أو المجموعات في أعلششى‬ ‫‪(2‬‬


‫الخريطة‪ ،‬بحيث يفصل بين كل منهم بعامود منفصل‪.‬‬

‫كششل خطششوة مششن خطششوات العمليششة توضششع تحششت‬ ‫‪(3‬‬


‫المسئول عنها‪.‬‬

‫وصششل الخطششوات بعضششها ببعششض بحيششث تقطششع‬


‫ت ّ‬ ‫‪(4‬‬
‫العمدة وتوضح العلقات بين المسئولين‪.‬‬

‫يوضح الشكل )‪ (5‬تسلسل خطوات إنتاج أحد برامج الحاسب اللششي‬


‫وهششو برنامششج ‪ ،xyz‬وأن القسششام المسششئولة هششي قسششم البحششاث والتطششوير‪،‬‬
‫وقسششم الجششودة والنتششاج‪ ،‬وقسششم التسششويق‪ ،‬وأن الصششف الفقششي يحتششويهم‬
‫جميعًا‪ ،‬ويمكن ملحظة العلقات بين كل قسم‪.‬‬

‫خريطة تدفق الفرص ‪Opportunity Flowchart‬‬

‫‪-6-‬‬
‫وتستخدم عنشد الرغبشة فشي معرفشة التكلفشة المضشافة فشي خطشوات‬
‫العملية والتي يمكن تحسين العملية بتجنبها أو محاولة التقليل منها‪ ،‬يوضششح‬
‫الشكل )‪ (6‬تسلسل خطوات تحميل وتنصيب برنامج ‪ xyz‬السابق‪ ،‬ونلحششظ‬
‫أن المنطقششة اليمنششى هششي المنطقششة الششتي يمكششن أن نختصششر فيهششا الششوقت‬
‫لنحسن من العملية‪.‬‬

‫تحميلوتنصيببرنامج ‪xyz‬‬
‫القيمة المضافة‬ ‫التكلفة المضافة‬

‫أدخلالبرنامج‬
‫الصلي‬

‫يجبأنتحصلعلىالمنتج‬
‫هليوجدرقمللمنتج؟‬
‫ل‬ ‫ي لمزيد منالمعلومات‬
‫الصل ‪،‬‬
‫إتصلبنا‬

‫نعم‬

‫أدخلرقمالمنتج‬

‫إمسح البرامج الزائدة عن‬


‫هليوجدمساحة كافية‬ ‫ل‬ ‫الحاجة وحاولأنتوجد مساحة‬
‫لتخزينالبرنامج؟‬
‫للتخزين‬

‫نعم‬

‫شغلملفالتحميل‬

‫نعم‬ ‫أدخلبياناتكفيالنموذج ثم‬


‫جيلالن؟‬
‫هلتريدالتس‬
‫أرسلالنموذج‬

‫ل‬

‫إنتهاء عملية التحميل‬

‫سيقومالبرنامج بإعادة‬
‫نعم‬
‫إعادة تشغيلالجهاز‬
‫ل موافق؟‬
‫غي ‪،‬‬
‫التش‬

‫ل‬

‫البرنامج جاهز‬
‫للتشغيل‬

‫شكل )‪ :(6‬مثال لخريطة تدفق الفرص‪.(Brassard,1989, 268) ،‬‬


‫ثانيًا‪ :‬حسب حجم المعلومات ومستوى التفصيل‬
‫عند عملية تصميم خريطة التششدفق يجششب مراعششاة حجششم المعلومششات‬
‫التي يجب توفيرها وعرضها من خلل خريطة التدفق‪ ،‬وللوصول إلى الحالة‬
‫المثلى يجب معرفة من هم الذين سيستفيدون من تلك الخريطة‪ ،‬فتفصيل‬

‫‪-7-‬‬
‫الدارة العليا ل يتناسب مع التفصيل فششي المسششتويات التشششغيلية والعكششس‬
‫صحيح‪.‬‬

‫ولبناء مثل هذا النوع من الخرائط يمكن استعراض جميششع الخطششوات‬


‫الرئيسششة ثششم اسششتنباط الخطششوات الفرعيششة ذا المسششتوى القششل ثششم إلششى‬
‫المستوى التشغيلي التفصيلي‪.‬‬

‫ومششن الشششكل )‪ (7‬مثششال يفصششل العمششال الضششرورية لطلششب مششواد‬


‫واسششتلمها فششي المشششروع ‪ ،xyz‬والمفيششدة فششي بنششاء خريطششة مششن الخششرائط‬
‫السابقة‪.‬‬
‫العمالالتفصيلية لطلبالمواد واستلمها فيالمشروع ‪xyz‬‬
‫ورد ‪1‬‬
‫طلبالمواد والمعداتمنالم ّ‬ ‫وصولالمواد موقع العمل‪2‬‬ ‫تفريغ المواد فيالمنطقة المخصصة‪3‬‬ ‫خروج الشحنات‪4‬‬
‫ورد ‪1.1‬‬
‫إرسالطلباتالمواد إلىالم ّ‬ ‫وقوفالشاحنة عند البوابة ‪2.1‬‬ ‫وقوفالشاحنة فيالمنطقة المخصصة ‪3.1‬‬ ‫توقيع الوثائقبالستلم ‪4.1‬‬

‫جمع الطلباتمنالقسامالمختلفة ‪1.1.1‬‬ ‫العبور منالبوابة المنية ‪2.1.1‬‬ ‫حجز مكانللشاحنة ‪3.1.1‬‬ ‫تسليمالسائقالوثائقبعد توقيعها ‪4.1.1‬‬

‫فرز الطلباتودراستها ‪1.1.2‬‬ ‫إيقافالشاحنة فيالموقفالمؤقت‪2.1.2‬‬ ‫تقريبالسللم ‪3.1.2‬‬ ‫إعطاء السائق نسخة تأكيدية للبوابة ‪4.1.2‬‬

‫إرسالالطلباتإلىالموّردين ‪1.1.3‬‬ ‫تسليمنسخة منطلبالمواد ‪2.2‬‬ ‫تقريبالوناش‪3.1.3‬‬ ‫خروج الشاحنة منمنطقة التخزين ‪4.2‬‬

‫إرسالنسخة الطلبإلىقسمالمواد ‪1.1.4‬‬ ‫ذهابالسائقإلىمبنىالمن ‪2.2.1‬‬ ‫تسليمالوثائق وتدقيقها ‪3.2‬‬ ‫التجاه نحو الميزان ‪4.2.1‬‬

‫المو ّرد يأكد وجود المواد وإمكانية إرسالها ‪1.2‬‬ ‫تسليمنسخة منطلبالمعدات ‪2.2.2‬‬ ‫السائق يسلمالوثائق ‪3.2.1‬‬ ‫وزنالشاحنة فارغة ‪4.3‬‬

‫فحصالطلباتوكمياتها ‪1.2.1‬‬ ‫إعطاء الشاحنة تصريح الدخول ‪2.3‬‬ ‫تدقيقالوثائق ‪3.2.2‬‬ ‫تقفالشاحنة علىالميزان ‪4.3.1‬‬

‫مقارنة الطلباتبالمتوفر فيالمخازن ‪1.2.2‬‬ ‫فحص الوثائقالمرافقة ‪2.3.1‬‬ ‫مقارنة الوثائقبسخة الطلب‪3.2.3‬‬ ‫يذهبالسائقإلىالكشك ‪4.3.2‬‬

‫إرسالطلبإلىقسمالنقل‪1.2.3‬‬ ‫رهنبطاقة الشاحنة الصلية ‪2.3.2‬‬ ‫تفريغ الشاحنة ‪3.3‬‬ ‫تفحص أوراقه وتسجلقيمة الوزن ‪4.3.3‬‬

‫إرسالتأكيدبالكمياتوالمكانية ‪1.2.4‬‬ ‫تسليمالسائقالتصريح ‪2.3.3‬‬ ‫تحديد المساحة المؤقتة للفحص ‪3.3.1‬‬ ‫يغادر السائقبالشاحنة ‪4.3.4‬‬

‫جدولة وقتخروج الشاحنة وإعلمالموقع ‪1.3‬‬ ‫ملة ‪2.4‬‬


‫وزنالشاحنة مح ّ‬ ‫إنزالالمواد والمعدات ‪3.3.2‬‬ ‫إجراءاتخروج الشاحنة ‪4.4‬‬

‫إرسالموعد خروج الشاحنة إلىالموقع ‪1.3.1‬‬ ‫تقفالشاحنة علىالميزان ‪2.4.1‬‬ ‫فحصالمواد ‪3.4‬‬ ‫العبور منالبوابة المنية ‪4.4.1‬‬

‫التنسيق مع قسمالنقلالموعد ‪1.3.2‬‬ ‫يذهبالسائقإلىالكشك ‪2.4.2‬‬ ‫تعيينمفتشلفحص المواد ‪3.4.1‬‬ ‫تسليمنسخة مناستلمالمواد ‪4.4.2‬‬

‫التنسيق مع قسمالطلباتالخارجية ‪1.3.3‬‬ ‫تفحص أوراقه وتسجلقيمة الوزن ‪2.4.3‬‬ ‫تفحص المواد ‪3.4.2‬‬ ‫ذهابالسائقإلىمبنىالمن ‪4.4.3‬‬

‫يغادر السائقبالشاحنة ‪2.4.4‬‬ ‫استلمالمواد ‪3.5‬‬ ‫فحص الوثائقالمرافقة ‪4.4.4‬‬

‫حصر الكميات ‪3.5.1‬‬ ‫إستلمالتصريح منالسائق ‪4.4.5‬‬

‫توقيع الوثائق بالكمياتالمستلمة ‪3.5.2‬‬ ‫إعادة البطاقة المرهونة ‪4.4.6‬‬

‫تخزينالمود فيالماكنالمخصصة ‪3.6‬‬ ‫مغادرة الشاحنة ‪4.4.7‬‬

‫رفع المواد بالرافعة الشوكية ‪3.6.1‬‬

‫تخزينها فيالماكنالمخصصة ‪3.6.2‬‬

‫شكل )‪ :(7‬المعلومات التفصيلية التي تسبق عملية بناء لخريطة التدفق‪.‬‬


‫ثلث مستويات هي‪:‬‬ ‫إلى‬
‫واستلمها‬ ‫المعلوماتالمواد‬
‫طلب‬ ‫تفصيل‬ ‫ويمكن تقسيم مستوى‬
‫المشروع ‪xyz :‬‬

‫المستوى العلى )‪ :(Macro Level‬ويتناسششب مششع مسششتويات الدارة‬


‫طلب المواد والمعدات من‬
‫المصنع أو المّورد‬ ‫وقوف الشاحنة في المنطقة‬
‫المخصصة‬

‫وصول المواد موقع العمل‬


‫تسليم الوثائق وتدقيقها‬ ‫العليا ومستوى إدارة المشروع‪.‬‬
‫تعيين مفتش لفحص الموادد‬

‫تفريغ المواد في المنطقة المخصصة‬

‫المستوى المتوسسسط )‪ :(Mini Level‬وهششو مسششتوى متوسششط ليششس‬


‫المواد‬
‫تفريغ الشاحنة‬ ‫حصر الكميات‬

‫إرجاع‬ ‫ل‬ ‫مطابقة‬ ‫إرجاع‬


‫فحص الموادد‬ ‫تفحص المواد‬
‫الشحنة‬ ‫الشحنة‬

‫بالمستوى السابق ول بالمسششتوى التفصششيلي ويتناسششب مششع رؤسششاء‬


‫للمواصفات‬

‫نعم‬
‫الموادد‬ ‫المواد‬
‫وضع‬
‫إرجاع‬ ‫ل‬ ‫مطابقة‬ ‫مطابقة‬ ‫ل‬
‫إستلم وتوزيع المواد على القسام‬ ‫الشحنة‬
‫ملصقات‬
‫للمواصفات‬

‫القسام والعلقات بين الموردين والمقاولين‪.‬‬


‫للمواصفات‬ ‫حمراء‬

‫نعم‬
‫نعم‬

‫المستوى العلى لخريطة التدفق‬


‫تخزين المواد في الماكن المخصصة‬ ‫وضع ملصقات خضراء‬
‫‪Macro Level‬‬

‫المستوى التفصيلي )‪ :(Micro Level‬وهو أقل مستوى في خششرائط‬ ‫التوقيع باستلم المواد‬
‫المستوى المتوسط لخريطة التدفق‬
‫‪Mini Level‬‬

‫التدفق وفيششه تفصششيل العمليششات والقششرارات ويمكششن إدارج التكلفششة‬


‫المستوى الدقيق لخريطة التدفق‬
‫‪Micro Level‬‬

‫والقوت الزمني لعمل النشط المعين‪.‬‬

‫‪-8-‬‬
‫شكل )‪ :(8‬مستويات التفصيل في خرائط التدفق‪.‬‬
‫وبشكل عششام فيمكششن اسششتخدام خششرائط التششدفق الوظيفيششة السششابقة‬
‫بمستوى تفصيلي معين تحدده الحاجة‪.‬‬

‫يوضششح الشششكل )‪ (8‬عمليششة طلششب المششواد واسششتلمها للمشششروع ‪xyz‬‬

‫وتوضح مستويات تفصيلها الثلثة‪.‬‬

‫مثال تطبيقي‪:‬‬
‫اتفق فريق إدارة المشروع أن عملية "طلششب المقششاول مششن البششاطن‬
‫إدخال المواد والمعدات إلى موقع المشروع" تأخذ وقتا ً كبيرًا‪ ،‬وتششؤثر علششى‬
‫سير المشروع‪ ،‬فقرروا أن يحسنوا من العملية‪ ،‬فكششانت الخطششوة الرئيسششة‬
‫هشي معرفششة الخطششوات الراهنشة ثششم تأسششيس خطشوات مثاليششة‪ ،‬ثشم مقارنششة‬
‫العملية الراهنششة بالعمليششة المثاليششة لمعرفششة مجششالت التحسششين‪ ،‬ويتششم ذلششك‬
‫بالخطوات التالية‪ ،(Barkley & Taylor, 1994, 261) ،‬كما يلي‪:‬‬

‫أو ً‬
‫ل‪ :‬خطوات العملية الرئيسة‬
‫‪ (1‬يصل الطلب إلى إدارة المشروع )مدخلت(‪.‬‬

‫‪ (2‬ترسششل إدارة المشششروع الطلششب إلششى قسششم المششواد لدراسششته‬


‫وإبداء الرأي )إجراء(‪.‬‬

‫‪ (3‬يسجل الطلب بسجل الوارد في قسم المواد )إجراء(‪.‬‬

‫‪ (4‬يحشدد قسشم المشواد مشا إذا كشان الطلشب يحتشاج إلشى مراجعشة‬
‫ودراسة أم أّنه طلب روتيني )قرار(‪.‬‬

‫‪-9-‬‬
‫‪ (5‬إذا كان طلب روتيني ول يحتاج إلى مراجعة أو دراسششة ترسششل‬
‫إلى إدارة المشروع )ل(‪.‬‬

‫‪ (6‬إذا كان الطلب يحتاج مراجعة ودراسة ترسل إلششى المختصششين‬


‫في القسم )نعم(‪.‬‬

‫م يسششجلوا‬
‫‪ (7‬يششدرس المختصششون فششي قسششم المششواد الطلششب ثشش ّ‬
‫ملحظاتهم )إجراء(‪.‬‬

‫‪ (8‬يرسششل المختصششون الطلششب إلششى قسششم المششواد مششع رأيهششم‬


‫وملحظاتهم )إجراء(‪.‬‬

‫‪ (9‬يرجع الطلب إلى قسم المواد ويقششرر مششا إذا كششان يحتششاج إلششى‬
‫مراجعة إضافية )قرار(‪.‬‬

‫‪ (10‬إذا ل يلششزم مراجعششة أخششرى‪ ،‬يرسششل الطلششب )بالموافقششة أو‬


‫الرفض( إلى إدارة المشروع )ل(‪.‬‬

‫‪ (11‬ترسششل إدارة المششروع الطلشب إلشى المقشاول مشن البششاطن‬


‫سواًء بالرفض أو الموافقة )ل(‪.‬‬
‫ثانيًا‪ :‬تمثيل خطوات العملية الرئيسة بيانيا ً‬

‫يصلالطلبمنالمقاول‬ ‫التوزيع علىالمختصين‬

‫يرسلإلىقسمالمواد‬ ‫المراجعة‬

‫نعم‬

‫يصلالطلبمنالمقاول‬ ‫التوزيع علىالمختصين‬


‫‪1‬‬ ‫هلالمراجعة‬ ‫‪2‬‬
‫يسجلفيد‪h‬فتر السجلت‬ ‫إرسال‪h‬‬
‫الملحظات‬
‫‪1h‬‬ ‫ضرورية؟‬
‫‪2h‬‬

‫ل‬
‫يرسلإلىقسمالمواد‬ ‫‪3h‬‬ ‫المراجعة‬
‫‪1h‬‬ ‫‪5h‬‬
‫نعم‬
‫‪2h‬‬ ‫سْ‬
‫لإلىإدارة المشروع‬ ‫‪ 2h‬إلىالمقاول‬
‫‪ 5‬ي ُْر َ‬
‫‪h‬‬
‫هلالمراجعة‬
‫يسجلفيدفتر السجلت‬ ‫إرسالالملحظات‬
‫‪.(Barkley‬‬
‫‪1h‬‬ ‫رورية؟‪& Taylor,‬‬
‫‪1994,‬‬
‫ض‬ ‫الراهنة‪262) ،‬‬
‫شكل )‪ :(9‬تمثيل خطوات العملية ‪1h‬‬

‫ثالثًا‪ :‬تسجيل زمن خطوات العملية‬


‫‪2h‬‬
‫‪5h‬‬
‫الفعلي‬
‫ل‬
‫‪3h‬‬

‫سْ‬
‫لإلىإدارة المشروع‬‫ي ُْر َ‬ ‫إلىالمقاول‬
‫‪2h‬‬ ‫‪1h‬‬

‫‪- 10 -‬‬
‫شكل )‪ :(10‬زمن خطوات العملية الراهنة بالساعات‪.(Barkley & Taylor, 1994, 291) ،‬‬

‫رابعًا‪ :‬تقدير تكلفة خطوات العملية الراهنة‬


‫يتم تقدير التكلفة بنششاء علششى عششدد السشاعات الفعليششة لكششل إجششراء أو‬
‫يصلالطلبمنالمقاول‬ ‫التوزيع علىالمختصين‬ ‫قرار‬
‫‪$3‬‬ ‫‪$10‬‬

‫يرسلإلىقسمالمواد‬ ‫المراجعة‬
‫‪$10‬‬ ‫‪$50‬‬
‫نعم‬

‫هلالمراجعة‬
‫يسجلفيدفتر السجلت‬ ‫إرسالالملحظات‬
‫‪$10‬‬ ‫ضرورية؟‬ ‫‪$15‬‬
‫‪$15‬‬

‫ل‬

‫سْ‬
‫لإلىإدارة المشروع‬‫ي ُْر َ‬ ‫إلىالمقاول‬
‫‪$30‬‬

‫شكل )‪ :(11‬تكلفة خطوات العملية الراهنة بالدولر‪.(Barkley & Taylor, 1994, 292) ،‬‬
‫خامسًا‪ :‬تحديد مناطق ضعف العملية ومناطق التحسين‬
‫بعد دراسة الخرائط السابقة نجد أن‪:‬‬

‫متوسششط الششوقت الكلششي لنهششاء الطلششب هششو ‪41‬‬ ‫‪(1‬‬


‫ساعة‪.‬‬

‫متوسششط الششوقت الفعلششي دون انتظششار هششو ‪18‬‬ ‫‪(2‬‬


‫ساعة‪.‬‬

‫متوسط وقت النتظار هو ‪ 23‬ساعة‪.‬‬ ‫‪(3‬‬

‫التكلفة الفعلية الكلية هي ‪ 158‬دولر‪.‬‬ ‫‪(4‬‬

‫نقطة دخول وخروج الطلب هو إدارة المشروع‪.‬‬ ‫‪(5‬‬

‫سادسًا‪ :‬التوصيات‬

‫‪- 11 -‬‬
‫التركيز علششى تخفيششض وتقليششص متوسششط أوقششات‬ ‫‪(1‬‬
‫النتظار‪.‬‬

‫التركيز على عملية مراجعة الطلب الخطوة رقم‬ ‫‪(2‬‬


‫‪8 ، 7‬ومحاولة تخفيض الزمن اللزم لها‪.‬‬

‫إعطاء صلحيات أكششثر لقسششم المششواد بحيششث يتششم‬ ‫‪(3‬‬


‫إلغاء الخطششوتين ‪ ،1‬ش ‪ ،11‬وجعششل الطلششب يصششل مباشششرة إلششى‬
‫قسششم المششواد ويرسششل مباشششرة إلششى المقششاول ويتجششاوز إدارة‬
‫المشروع‪.‬‬

‫سابعًا‪ :‬النتائج المتوقعة‬


‫تخفيششض متوسششط وقششت النتظششار بنسششبة ‪%50‬‬ ‫‪(1‬‬
‫ليصبح ‪ 11.5‬ساعة‪.‬‬

‫تخفيض التكلفة بنسششبة ‪ %37‬لتصششبح ‪ 100‬دولر‬ ‫‪(2‬‬


‫فقط‪.‬‬

‫ضمان سير المشروع دون تأخير‪.‬‬ ‫‪(3‬‬

‫المراجع‬
‫بن سعيد‪ ،‬خالد بن سعد‪ ،‬إدارة الجودة الشاملة تطبيقات على القطاع الصحي‪) ،‬الرياض‪ :‬الطبعة الولى‪،‬‬ ‫‪(1‬‬
‫‪1997‬م(‪.‬‬

‫‪Barkley, Bruce T.; James H. Taylor; “Customer – Driven‬‬ ‫‪(2‬‬


‫‪Project Management: A New Paradigm in Total Quality‬‬
‫‪.(Implementation”; (McGraw-Hill; USA; 1994‬‬

‫;”‪Brassard, Michael; “The Memory Jogged Plus+‬‬ ‫‪(3‬‬


‫‪.((GOAL/QPC; USA; First Edition; 1989‬‬

‫;”‪Malaysia, Institute of; “Management in Malaysia‬‬ ‫‪(4‬‬


‫‪.((Malaysian Institute of Management; Jaya; 2001‬‬

‫;”‪Milosevic, Dragan Z; “Project Management: ToolBox‬‬ ‫‪(5‬‬


‫‪.((John Wiley & Sons; USA; 2003‬‬

‫‪- 12 -‬‬
- 13 -