DOCUMENTACION

CONTABLE

CPC Mg. Ana María Roncal Morales

 Es una rama de la contabilidad que se
encarga de estudiar en forma técnica a todos
los documentos que intervienen en la
actividad comercial y sirve de constancia
escrita de un convenio realizado.
 Estos documentos mercantiles les sirven
para que las empresas puedan respaldar las
transacciones.
DOCUMENTOS COMERCIALES
 Son aquellos comprobantes de
transacciones comerciales y/o financieras,
emitidos por comerciantes y por las
empresas.
Utilidad:
 Son constancia de que las operaciones se
realizaron
 Constituyen la base del registro contable de
las operaciones realizadas
Clasificación:
 Internos
 Externos
Comprobantes Internos
 Son los que emite la empresa pueden
entregarse a terceros o simplemente circular
solo para uso interno de la empresa.
 Ejemplo: Recibos de cobranzas,
presupuestos, vales, planillas de sueldos,
informes, Pedidos, Orden de Compra, etc.
Comprobantes Internos
 Los documentos internos pueden ser
públicos y privados.
 Los públicos. Escrituras, hipotecas
 Los privados: Contratos de arrendamiento,
depósitos, etc.
Obligados a emitir documentos
comerciales
 Quienes comercializan muebles
 Quienes prestan servicios
 Quienes se dedican a la locación de bienes
Conservación:
 Los documentos comerciales deben ser
conservados por 10 años contados desde la
fecha de emisión del documento.
Conservación:
 La documentación sobre datos que son registrados
en la contabilidad esta formada por formularios
emitidos en serie y en menos medida por otros
elementos.
 La conservación de estos documentos es
importante porque sirven para alimentación un
sistema contable “input”; además estos documentos
son importantes por:
Conservación:
 Es necesario tener esta documentación para fines
de auditoria, para organismos de fiscalización,
que puede ser interna o externa
 Se necesitan para cumplir con fines legales
(impositiva y provisional)
 Es de utilidad como medio de prueba en caso de
controversia
Importancia

 Son el sustento de la contabilización de

operaciones
 Son medios de prueba de actos realizados en
una transacción comercial
 Sirven para ordenar y organizar una empresa
 Sirven para dar a conocer al dueño de su bienes,
derechos y valores
 Sirven de prueba en caso de juicios
ALGUNOS DOCUMENTOS
INTERNOS
SOLICITUD DE COMPRA
O PEDIDO
 Es un documento interno que es emitido por
algún área de la empresa, dirigido al Area o
Departamento de Compras con el fin de solicitar
la adquisición de bienes y/o servicios
necesarios.
 En algunas empresas se establecen
presupuestos en base al cual se elabora este
pedido. Una vez entregado el documento al
departamento de Compras, es éste quién
procede al trámite de la adquisición.
SOLICITUD DE COMPRA
O PEDIDO
 En el modelo se aprecia que existen dos
casilleros para la fecha:
 La fecha de emisión: es la fecha en que se
elabora el documento o pedido.
 La fecha de entrega: es la fecha en la cual el
área debe recibir el pedido.
SOLICITUD DE COMPRA
O PEDIDO

FECHA DE EMISION
FECHA DE ENTREGA

AREA QUE SOLICITA LA COMPRA

ENCARGADO DE AREA

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION

DE MEDIDA

___________________ _________
FIRMA DEL ENCARGADO
SOLICITUD DE
COTIZACION
Es un documento parecido a una carta, que es
enviado a varios proveedores, el propósito es
solicitar datos de los productos que se quieren
comprar, con el fin de comparar y seleccionar la
mejor alternativa.
 En algunas empresas se le conoce como pro-
forma. Se puede solicitar personalmente o vía
fax o internet.
 Los datos solicitados son los precios si incluyen
o no el IGV, el plazo de entrega, las condiciones
de pago, etc.
SOLICITUD DE
COTIZACION
 Se envía este documento y se debe esperar
la respuesta del proveedor.
 En el documento es necesario detallar la
fecha máxima en la cual el proveedor debe
enviar la Cotización.
 El documento será firmado por el encargado
del departamento de Compras.
 F e c ha d e E m s ió n :
F e c h a d e E n tr e g a

M u y s e ñ o re s n u e s tro s :
M u c h o le s a g r a d e c e r e m o s s e s i r v a n r e m i t i r n o s s u c o t i z a c i o n e n t r i p li c a d o , p o r lo s i g u i e n t e :

C A N T ID A D U N ID A D D E T A L L E

D A T O S S O L IC IT A D O S : P r e c i o s - P la z o d e E n t r e g a - C o n d i c i o n e s d e p a g o - V a li d e z d e la O fe r t a -
D e s c u e n t o s e s p e c i a le s , m o d a li d a d d e e n tr e g a .

E n e s p e r a d e s u p r o n ta r e s p u e s ta , q u e d a m o s d e u s t e d e s .
M u y a te n ta m e n te .

_________________________
D e p a rta m e n to d e C o m p ra s
COTIZACION

 Este documento es enviado por el proveedor

después de haber recibido la solicitud de
Cotización,
 El proveedor deberá ser específico en la cotización,
de tal manera que otorgue la mayor información
posible a la empresa compradora.
 Para un mayor control se colocará el número y
fecha de la solicitud enviada.
 En la modalidad de pago se debe especifica si es al
contado o crédito, detallando si es crédito a 15, 30
días, etc.
 Fecha de Emsión :

NOMBRE O RAZON SOCIAL

SOLICITUD DE COTIZACION ENVIADA FECHA

Estimado(s) Sr (es):
En respuesta a la SOLICITUD DE COTIZACION enviada, le remitimos la información solicitada y las
condiciones de pago según nuestra política.

CANTIDAD UNIDAD DETALLE DEL PRODUCTO O SERVICIO PRECIO UNIT. TOTAL

Los precios no incluyen el IGV.

Modalidad de pago : _________________________________________________________________

__________________
Firma
ORDEN DE COMPRA
 La Orden de Compra es un documento emitido
al proveedor, después de haber analizado las
diversas cotizaciones y seleccionada la mejor
alternativa.
 En algunas empresas es conocido como Nota
de Pedido.
 En este documento se especifica los bienes que
se quieren adquirir, teniendo en cuenta que a
veces, no todos los bienes descritos en la
solicitud de cotización son registrados en la
Orden de Compra.
ORDEN DE COMPRA
 Se registra el número de solicitud de compra
para tener referencia sobre el área específica
que solicita los bienes.
 Así mismo se especificará la fecha en que el
proveedor debe remitir los bienes como máximo
plazo.
 Considerar que una de las copias de la orden de
compra debe ser enviada a Recepción para que
al momento de verificar los bienes recibidos,
estos estén de acuerdo al pedido realizado
P R O V E E D O R __ __ __ ___ __ __ ___ __ __ __ ___ __ __ __ FECHA
N o . D E S O L I C I T U D D E C O M P R A __ ___ __ __ __ ___ __
D I R E C C I O N __ ___ __ __ __ ___ __ __ __ ___ __ __ __ ___ __
S i r v a ( n ) U s t e d ( e s ) s u m in is t r a r l o s i g u ie n t e , a l o s p r e c i o s y c o n d i c i o n e s q u e a
c o n t in u a c io n in d i c a m o s :

C A N T ID A D U N ID A D M A T E R IA L E S P R E C IO U N IT .T O T A L

F E C H A M A X IM A D E E N T R E G A

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D e p a rta m e nto d e C o m p ra s