Febrero de 2011

AGRONIT COAGROSOTAQUIRA COBINAGA COOMELAC GANAQUI MOTALAC

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL *RESULTADOS

PROCESO EXPLORATORIO DE NUEVAS POSIBILIDADES DE MERCADO PARA ORGANIZACIONES LECHERAS DE BOYACA

ALEXANDER FIGUEROA ACEVEDO
ECONOMISTA UPTC

Febrero de 2011

INFORME DE GESTION

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

- RESULTADOS -

PROCESO EXPLORATORIO DE NUEVAS POSIBILIDADES DE MERCADO PARA ORGANIZACIONES LECHERAS DE BOYACA

ELABORADO POR:

ALEXANDER FIGUEROA ACEVEDO
ECONOMISTA UPTC SOGAMOSO, FEBRERO 28 DE 2011
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL *RESULTADOS |ECONOMISTA. ALEXANDER FIGUEROA ACEVEDO asesorsog@yahoo.com.ar Cel.: 310 7500427

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CONTENIDO

ANTECEDENTES PRESENTACION OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS JUSTIFICACION ASPECTOS METODOLOGICOS IDENTIFICACION DE LAS ORGANIZACIONES DIAGNOSTICO EMPRESARIAL INTEGRAL MATRIZ DOFA (FACTORES INTERNOS) MATRIZ DOFA (FACTORES EXTERNOS) DIAGNOSTICO EMPRESARIAL ESPECIFICO ASPECTO FINANCIERO ASPECTO DE CLIENTES ASPECTO DE PROCESOS INTERNOS DE PRODUCCION Y OPERACIÓN ASPECTO DE RECURSOS HUMANOS RECOMENDACIONES

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El análisis fue realizado en los municipios de Aquitania, Duitama, Motavita, Nobsa, Sotaquira y Toca, los cuales son pertenecientes al sector productivo lechero del departamento. Dicho diagnostico empresarial se hizo en términos de investigación exploratoria, a favor de los interesados en efectuar un plan de acción para establecer con claridad el camino a seguir, para la consolidación de la formulación, evaluación y ejecución de un proyecto que favorezca los aspectos relacionados con la producción lechera del departamento y el mejoramiento de los niveles de desarrollo del sector en Boyacá. El diagnostico empresarial fue un proceso de varios registros realizados a las organizaciones, los cuales desarrollaban en primera parte un diagnostico integral mediante una matriz DOFA y en segunda parte, haciendo referencia al diagnostico especifico, que trataba en consideración, aspectos financieros, aspecto de clientes, aspecto de procesos internos de producción y operación, finalmente se tocaron aspectos de recursos humanos. El grado de profundidad en el cual se registro el diagnostico, se estableció a nivel informativo para caracterizar en generalidad los aspectos relevantes que permiten tener un panorama integral sobre la identificación y conocimiento de problemáticas del sector lechero boyacense y, así, establecer un plan de acción que oriente el devenir de las organizaciones para un eventual proyecto de inversión.

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El diagnostico empresarial es un proceso de varios análisis realizados en las empresas, ya sean estas, de producción de bienes o servicios. Para el caso en particular, esté fue realizado a organizaciones de producción lechera del departamento de Boyacá. El resultado inicial del diagnostico permite identificar y conocer de forma generalizada una serie de problemáticas que se presentan actualmente en el sector. Lo anterior fue hecho con el ánimo de trazar un plan de acción que oriente el devenir de las organizaciones productoras de leche del departamento en un eventual proyecto de inversión para el corto o mediano plazo que les garantice una posición altamente competitiva en el mercado a nivel regional y nacional.

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Aplicar la metodologia del diagnostico empresarial en las organizaciones lecheras de Boyacá, para indagar posibles causas y efectos de problematicas que se presentan actualmente, y que son referidas en primera parte a los aspectos de gestion empresarial internos y en segunda parte a los aspectos externos que estas mismas tienen en terminos de definir sus relaciones comerciales con otras empresas y con el mercado actual.

Identificar las organizaciones objeto de estudio Desarrollar un diagnostico integral Analizar la gestion financiera Analizar la gestion con los clientes Analizar la gestion productiva y operativa Analizar la gestion de recursos humanos Formular posibles estrategias y acciones a tomar en materia de dinamizar la produccion y comercializacion de los productos lecheros en Boyacá

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La cabeza gerencial de toda organización, debe disponer de una buena parte del tiempo de su gestion para atender a la identificacion de problematicas que afectan el curso normal de la actividad productiva en la cual dinamizan su mercado. Esta tarea, conlleva a explorar alternativas metodologicas para aplicar un diagnostico empresarial como herramienta fundamental del proceso de mejoramiento continuo de las organizaciones en miras de proyectar su actividad hacia el crecimiento productivo y economico.

El analisis se realizo a 6 organizaciones de comercializacion lechera de Boyacá Se hizo una indagacion general a manera de diagnostico empresarial a cada una de las organizaciones por separado, en miras de recolectar informacion Se aplico un diagnostico integral y uno especifico Se realizo el proceso de observacion, recoleccion, organización, descripcion, analisis e interpretacion de la serie de datos obtenidos en las visitas Se tabularon las respuestas y los calculos necesarios Se elaboro un informe escrito como forma de presentacion de los resultados obtenidos del ejercicio a las organizaciones interesadas en el diagnostico
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El inicio del diagnostico se efectuo tomando en consideracion que es indispensable para todo proceso de exploración contar con la informacion necesaria para poder identificar a las organizaciones que seran objeto de estudio, por lo tanto, la reseña de identificacion y de presentacion de cada ente, fue estructurada de tal forma que se pudiera establecer en primera medida, la formalidad de la organización ante la ley y en segunda medida, los datos especificos de localizacion y de contacto. A continuacion se presentan los datos de identificacion de las organizaciones lecheras que fueron objeto de analisis, durante la fase primaria en el proceso exploratorio de nuevas posibilidades de mercado para los productos del sector lechero de Boyacá.

IDENTIFICACION DE AGRONIT
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN REPRESENTANTE LEGAL NIT FECHA DE CONSTITUCION NUMERO DE ASOCIADOS TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE agronit@gmail.com CONTACTO(S) DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CENTRO JUVENIL CAMPESINO CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA BARRIO CAMILO TORRES NOBSA ASOCIACIÓN AGROPECUARIA DE PRODUCTORES COMERCIALIZADORES DE NOBSA, IZA Y TIBASOSA AGRONIT BELKIS EDELMIRA RAMÍREZ TRISTANCHO 900055418-6 9 DE OCTUBRE DE 2005 160 313 2834874 FIJO 7 773147- FAX 7773809 Y

IDENTIFICACION COAGROSOTAQUIRA
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN REPRESENTANTE LEGAL NIT FECHA DE CONSTITUCION NUMERO DE ASOCIADOS TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE CONTACTO(S) DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA COOPERATIVA AGROPECUARIA DE SOTAQUIRA ORLANDO PACAVITA 900012182-9 FEBRERO 5 DE 2005 45 310 3208558 orlandopacavita@yahoo.com y csotaquira@yahoo.es VEREDA BOSIGAS CENTRO DE SOTAQUIRA SECTOR LOTE 4 MUNICIPIO 8

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IDENTIFICACION COBINAGA
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN REPRESENTANTE LEGAL NIT FECHA DE CONSTITUCION NUMERO DE ASOCIADOS TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE CONTACTO(S) DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA COOPERATIVA INTEGRAL AGROGANADERA DE BOYACÁ ALBA LUCIA CORREDOR 826003807-7 MARZO 06 DE 2004 50 7611198-3203015763 cobinaga@yahoo.com CARRERA 34 NO 9-50 DUITAMA

IDENTIFICACION COOMELAC
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN REPRESENTANTE LEGAL NIT FECHA DE CONSTITUCION COOPERATIVA MULTIACTIVA DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MANUEL JOSE BAYONA 900152734-4 11 NOVIEMBRE DE 2006, CÁMARA COMERCIO 30 DE MAYO DE 2007 84 314 4427264

NUMERO DE ASOCIADOS TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE bayonamanuel@hotmail.com CONTACTO(S) DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CAMPAMENTO MUNICIPAL SALIDA A PAIPA CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA TOCA

IDENTIFICACION GANAQUI
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN REPRESENTANTE LEGAL NIT FECHA DE CONSTITUCION NUMERO DE ASOCIADOS TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE CONTACTO(S) DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA ASOCIACIÓN GANADERA DE AQUITANIA CARLOS ALBERTO BARRERA ACOSTA 900268420-6 11 ABRIL DE 2008 29 310 3066613 lidaconsuelobernal@hotmail.com VEREDA SISBACA SECTOR JUNCALES AQUITANIA 9

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IDENTIFICACION MOTALAC E.U
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN REPRESENTANTE LEGAL NIT FECHA DE CONSTITUCION NUMERO DE ASOCIADOS NUMERO DE PROVEDORES TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE CONTACTO(S) DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA MOTALAC E.U VICTORIA ELISA NIÑO 900082205-9 26 ABRIL DE 2006 1 550 310 3494153 pachopuli@hotmail.com MOTAVITA CENTRO MOTAVITA

Exhibiendo la reseña de presentacion e identificacion de cada organización, posteriormente se pasaran a exponer los resultados arrojados por parte del ejercicio de diagnostico empresarial aplicado a las organizaciones.

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Como instrumento metodologico, la matriz DOFA se aplico para identificar acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de que las acciones estrategicas deben ser ante todo posibles y que la viabilidad se debe encontrar en la realidad misma de la situacion actual de las organizaciones lecheras del departamento. Luego de estructurar la matriz DOFA, se hace una preparacion conjunta de una matriz de impacto, en la cual se muestran tres categorias, alto, medio y bajo, para con esto tener una consideracion del grado en el cual la vulnerabilidad de un futuro proyecto podria ser impactado por los aspectos tenidos en cuenta en la DOFA. Como elemento final de analisis se permite mediante estrategias cruzadas de los factores DOFA, plantear acciones que potencien entre si lo positivo resultado del analisis matricial y generar acciones de contencion para lo negativo, con el animo de minimizar sus repercusiones a nivel general en caso de optar por un proyecto a futuro. A continuacion se expone el cuadro de categorizacion de impacto para definir cual es el riesgo de vulnerabilidad de las organizaciones de manera generalizada. CATEGORIZACIÓN DE IMPACTO Un punto de alto impacto es aquel que puede llegar a poner en riesgo de fracaso inminente a una organización o proyecto, este implica factores relevantes de inviabilidad y problemáticas con un grado de dificultad alto para una posible solución Se refiere a aspectos que pueden afectar o poner en riesgo a la organización o al proyecto en determinado momento y escenario de acción, no implica un inminente fracaso, pero si un manejo planificado para cumplir con el objeto de la organización o la ejecución del proyecto Puntos que pueden entorpecer a la organización o al proyecto, pero finalmente no representan motivos de éxito o fracaso de una organización o de un proyecto

ALTO

MEDIO

BAJO

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Luego de definir la categorizacion del impacto se elabora la matriz conjunta DOFA e impacto de los factores internos.
ANALISIS INTERNO

FORTALEZAS
Trabajo asociativo Acompañamiento técnico y productivo para los productores de leche por parte de las asociaciones Apoyo en capacitación para los productores de leche por parte de las asociaciones Calidad del producto Manejo productivo por personal capacitado y calificado Vías con disponibilidad de acceso Adecuada infraestructura de acopio (almacenaje en tanques de enfriamiento) Laboratorios primarios Cooperación con la comunidad

IMPACTO
ALTO MEDIO BAJO

x x x x x x x x x

La calidad del producto por ser el punto mas importante a la hora de la comercialización en el mercado local y regional o en cualquiera otro, a nivel nacional e internacional, es el elemento empresarial-productivo que debe ser tomado con la mas alta consideración, ya que de la calidad que posean los bienes ofertados en el mercado, depende en gran medida que los productos sean consumidos por la poblacion o cualquier entidad publica o privada que desea demandarlos, por lo tanto, el factor “calidad” es considerado dentro del nivel alto de impacto, ya que una variacion que deteriore tal caracteristica en los productos lecheros en el plano de interaccion comercial de mercado, pone en gran riesgo cualquier nivel de demanda real de mercado. El alto nivel de correlación que existe entre el acopio y la calidad del producto, hace que este punto sea categorizado dentro de alto impacto, y por lo tanto, puede en determinado escenario poner en alto riesgo un futuro proyecto de inversion. La cooperacion con la comunidad es un factor definitivo que en determinado caso puede limitar o faciltar el desarrollo de los planes de acción de las organizaciones, por lo tanto su nivel es de alto impacto.

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En relación a la categoria de medio impacto, el trabajo asociativo, el acopañamiento tecnico y productivo, de capacitación por parte de las organizaciones a sus asociados y el manejo productivo por personal calificado, son elementos manejables que dentro de una buena planeación de recursos humanos, se pueden cubrir en caso de alguna falencia que pueda en determinado momento poner en riesgo al proyecto. En referencia a laboratorios primarios, el manejo que se tiene de estos por parte de las organizaciones, está enfocado a brindar un producto de calidad para los demandantes de esté (grandes empresas productoras de leche), por lo tanto, si existiere la posibilidad de que en determinado momento el proyecto estuviera en algun riesgo por parte de esté elemento, no seria inminente el fracaso, ya que se puede cubrir con un buen trabajo de apoyo en red de mas laboratorios de todas las organizaciones. Finalmente las vias de acceso aunque son importantes para la actividad de cualquier organización, debido a que la conexión que se debe hacer entre las unidades operativas (fincas) y el acopio se debe mantener con relativa facilidad para no tener traumatismos en la recoleccion del producto ni en el flujo de información directa entre los lecheros y el acopio, resulta ser categorizado en el nivel de menor impacto, debido a que no afecta en mayor medida el trabajo colectivo interno de la organización.

ESTRATEGIAS FO (de crecimiento) 

FORTALEZA Crear un programa de acciones de capacitación técnica y productiva para todos los asociados de las organizaciones, donde se manejen temáticas referidas al campo técnico, productivo, cooperativo, empresarial y financiero, en miras de estandarizar el manejo de cada unidad operativa para plantear un manejo de bloque productivo enfocado a mejorara la calidad y composición de la leche, para desarrollar una comercialización cada vez mas estructurada a nivel regional. Iniciar los procesos de gestión de la calidad en las asociaciones y cooperativas. Generar acciones que fortalezcan la cadena productiva y comercial de la leche en Boyacá
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OPORTUNIDAD

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ANALISIS INTERNO

DEBILIDADES
Falta de compromiso por adelantar acciones beneficiosas por parte de los asociados Baja implementación de buenas practicas de manejo Falta de disposición para la vía comunicativa de las organizaciones y sus asociados Falta de control interno para los productores (manejo administrativo, financiero, económico, productivo y de recursos humanos) Bajo componente tecnológico en las labores productivas Inexistencia de un laboratorio avalado por organismos de control públicos o privados, que garanticen y respalden la calidad del producto ante grandes comercializadoras de leche Bajos niveles de planes de producción principal y de derivados Poco interés en la gestión de proyectos por parte de los productores

IMPACTO
ALTO MEDIO BAJO

x x x

x x x x x

La falta de compromiso por emprender acciones beneficiosas para la asociacion, la baja implementación de buenas practicas de manejo y el bajo nivel de planeación productiva, hacen que el riesgo sea alto, debido a que en determinado momento por falta de desarrollar estos elementos dentro de la organización, se pueden ver estancados los objetivos empresariales de las organizaciones, se presentarian bajas consistentes de la producción y se comprometeria la calidad del producto a ofertar, por lo tanto, un mal manejo de los anteriores elementos, pone en alto riesgo a las organizaciones y las dejarian en mala posicion dentro de la interacción del mercado. Entre las debilidades de las organizaciones, la baja disposición para fortalecer las vias de comunicación entre la comunidad productiva de las organizaciones, los bajos niveles de sistemas de control interno, la falta de componente tecnologico incorporado a la produccion, la inexistencia de un laboratorio avalado por entes de contro publicos y/o privados y el poco interes por formular proyectos por parte de las asociaciones, hacen que cualquier tipo de proyecto que se emprenda, se someta a tener en determinado momento un mediano riesgo de fracaso, que aunque no es inminente, podria impactar importantemente en el uso de recursos del proyecto, debido a que estas debilidades se convierten en desajustes estructurales que hay que corregir al corto plazo.

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ESTRATEGIAS DA (de fuga) 

DEBILIDAD Estructurar planes de contención ante bajas de producción debido a factores climatológicos Generar un acercamiento más activo con los entes estatales, mediante propuestas de trabajo que hagan que se creen compromisos entre los productores de leche de Boyacá y las administraciones a nivel local, departamental y nacional Abrir más líneas de producción de derivados de la leche, como forma de aprovechar todo el potencial de aplicación productiva de la leche Estructurar una industria láctea boyacense que tenga una base competitiva definida y organizada Establecer una banda de precio (con un techo y un piso) para la comercialización de leche en el departamento

AMENAZA

luego de haber visto el analisis DOFA para los factores internos, a continuacion se expondran los resultados del analisis DOFA de los factores externos, asociados a las oportunidades y amenazas que enfrentan las organizaciones dentro del marco actual de producción y comercialización de leche en el departamento. El tratamiento de estos factores sera de igual forma que el referido a los factores internos.
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ANALISIS EXTERNO

OPORTUNIDAD
Mejoramiento de la calidad y la composición de la leche por medio de programas de genética Elevación de niveles óptimos de pastos mediante programas enfocados hacia el mejoramiento de praderas Posicionamiento productivo y comercial a nivel regional y nacional Facilidad en líneas de comercialización de insumos Alto nivel de colaboradores a nivel interdisciplinar disponibles para apoyo de las organizaciones Estructuración y fortalecimiento de cadena productiva y comercial de productos lácteos Implementación de procesos de gestión de la calidad Facilidad al acceso de líneas de crédito financiero Volúmenes de producción Conocimiento de los procesos productivos por parte de productores Gestión de proyectos ante entidades publicas o privadas para captación de recursos que fortalezcan a las organizaciones

IMPACTO
ALTO MEDIO BAJO

x x x x x x x x x x x

El posicionamiento de las organizaciones en el mercado lechero, el estructuramiento y fortalecimiento de la cadena productiva y comercial, la implementación de procesos de gestión de la calidad, el acceso a recursos financieros y los volumenes de produccion, son factores que tratados desde la optica de oportunidades, aseguran un nivel solido competitivo para el choque con el mercado, sin embargo, la carencia de estos mismos, determina en gran medida el éxito de la actividad de las empresas en el intercambio, por lo tanto, en este punto es importente tratar estos factores como de alto riesgo para el proyecto, debido a la importancia que estas oportunidades tienen en la tarea de emprender un plan de abastecimiento que cubra una importante porcion de la demanda de leche de la region a corto, medio y largo plazo. En terminos de mejorar la calidad y composicion de la leche y optimizar insumos para la produccion (pastos, vacunas, abonos,suplementos alimenticios, etc), se puede decir que las organizaciones deben manejar estos elementos desde un punto medio de riesgo para un eventual proyecto de inversion, ya que las implicaciones que estos tienen, no determinaran finalmente el éxito o fracaso del proyecto, pero si pueden traer paros de ejecucion de actividades, y estas tienen que ser corregidas para dar un transito dinamico- productivo eficiente.

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El apoyo interdisciplinar y el conocimento de los procesos de produccion que tienen las organizaciones, representan un nivel medio de riesgo, y puede ser manejado a corto plazo, a traves de una buena planificación de demanda de recursos humanos. Finalmente la gestión que se haga con entes estatales y privados para apoyo desde diferentes frentes como, el financiero, tecnico, productivo, etc, puede brindar elementos que en determinado momento sirvan como contencion ante anomalias del mercado, y, a partir de esta situacion lograr un mejor nivel competitivo en la industria lechera departamental y nacional. ESTRATEGIAS DO (de supervivencia)  OPORTUNIDAD Formular proyectos que tengan como finalidad la incorporación tecnológica a la producción lechera y exponerlos a entes estatales y organizaciones extranjeras que apoyen la actividad primaria de países en vías de industrialización Realizar acciones de motivación empresarial dentro de las organizaciones Crear un centro de laboratorio especializado y avalado por los entes de control, para garantizar y respaldar la calidad de la leche que se produce y comercializa.
ANALISIS EXTERNO

DEBILIDAD

AMENAZA
Factores climatológicos Políticas gubernamentales Tratado de libre comercio Fallas mecánicas en equipamiento de producción y control Fallas en infraestructura publica (energía, alcantarillado, agua, internet, telefonía, transporte, vías, etc.) Variación del nivel de precios de mercado Competencia con grandes marcas Competencia con productores de bienes derivados de la leche (quesos, yogurt, etc.)

IMPACTO
ALTO MEDIO BAJO

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Desde el plano de amenazas, estas representan un alto riesgo de fracaso de los proyecto. Pero si bien es cierto que son muy dificiles de minimizar o ontener su impacto, hay estrategias que lo hacen, lo cual demanda una planeación o una directriz bastante habil para hacerles frente, por lo tanto aunque una manera efectiva de afrontar una amenaza es anticiparla y esquivarla, a traves de un buen plan de contencion se puede salir bien librado de su impacto. A nivel de medio riesgo, la competencia y la infraestructura fisica con que se dispone, aunque es una amenaza a corto plazo, puede ser manejada igualmente con acciones que irian dentro de un plan de contencion.

ESTRATEGIAS FA (de supervivencia)

AMENAZA Formular un plan estratégico de contención para activar la demanda cuando esta se encuentre inactiva, en miras de no afectar la oferta y mantener al mercado en nivel de equilibrio para no afectar, precios, producción y comercialización de los productos

FORTALEZA

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El analisis especifico supone establecer la realidad en que está la organización desde diferentes aspectos a considerar, los cuales sirven como información para un posterior plan de mejoramiento y/o plan de acción. A continuacion se expondra la información proveniente del aspecto financiero a nivel general de las organizaciones.

ASPECTOS FINANCIEROS
(DOCUMENTACION Y REGISTRO)
RELACION DE UTILIDADES Y AREAS EN PRODUCCION RELACION DE UTILIDADES Y PRODUCCION RELACION DE COSTOS Y AREA EN PRODUCCION RELACION DE COSTOS Y PRODUCCION ESTRUCTURA DE COSTOS GENERALES (OPERATIVOS Y FIJOS) PROGRAMA DE PRESUPUESTOS POR AREA DE GESTION PLAN DE INVENTARIOS PLAN DE COMPRAS PLAN DE INVERSIONES FLUJO DE CAJA ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS BALANCES PERIODICOS (MENSUAL, TRIMESTRAL, SEMESTRAL) BALANCE GENERAL ANUAL

17% 17% 17% 17% 33% 33% 50% 33% 33% 67% 83% 33% 83%

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

El anterior grafico muestra que las organizaciones manejan una documentación y registro mayormente referido a balance general anual y estado de perdidas y ganancias, con una participación del 83%, lo cual indica que la mayoria de organizaciones desarrollan los mencionados estados contables durante su actividad. El 67% de las organizaciones, elaboran flujos de caja, y el 50% de las mismas llevan un plan de inventarios. El 33% de las organizaciones tienen definida su estructura de costos, programas de presupuesto por area de gestión, plan de compras, plan de inversiones y balances periodicos (mensuales, trimestrales, semestrales).
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Finalmente el 17% de las organizaciones dentro de sus unidades operativas (fincas), utilizan relaciones de utilidad/area en produccion, utilidades/produccion, costos/area en produccion y costos/produccion.

El segundo aspecto del analisis especifico, radico su estructura en la relación respecto al manejo de clientes de las organizaciones dentro de su actividad, para lo cual se tomarón en cuenta elementos del establecimiento de la base de clientes consistente en llevar un registro (escrito o en medios informáticos), de la cantidad de clientes y sus respectivos datos de ubicación y contacto, área de ubicación de clientes, número aproximado de clientes y principales necesidades que se perciben al momento de comercializar el producto y finalmente se toco la relación con el aliado o aliados comerciales y las problemáticas y principales necesidades en la comercialización con estos mismos

ASPECTO DE CLIENTES

80%

80%

BASE DE CLIENTES

CERCANIA DE CLIENTES

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

El grafico anterior muestra que el 80% de las organizaciones tienen establecida su base de clientes (productores asociados), y de estas el 80% guarda cercania con los mismos, lo cual indica que las organizaciones, en cuanto a contacto y ubicación con sus clientes pueden realizar un manejo eficiente que les permita tomar acciones con un flujo de informacion aceptable.
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En cuanto a proximidad, las organizaciones guardan relativa cercania con sus asociados, esto es relevante si se generan acciones que tengan que manejar aspectos
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de macrolocalización como factor estrategico. Aunque el 80% de los clientes de las organizaciones se ubican en cercanías a estas, existe un 20% que presenta una importante consideración en términos de distancia, lo cual influirá de manera directa en el manejo operativo que se haga con estos, además hará establecer una ponderación especial para el manejo financiero y económico a la hora de la comercialización. La informacion generalizada respecto a elementos de manejo de clientes es la siguiente: El numero aproximado de asociados que tienen las 6 organizaciones en su conjunto es de 369 y para el caso de MOTALAC E.U es de 550 provedores Las principales necesidades de los clientes son;     Control en la variabilidad de precios Errores en la medición de las cantidades de leche Mal manejo de volúmenes de leche Regular eficiencia en el transporte

Los principales aliados comerciales son;     Alqueria Algarra Colanta Parmalat

Principales necesidades de aliado comercial;     Tecnificación de la producción Sistema de información de seguimiento y control productivo Altas exigencias en los niveles de calidad Altos parámetros de aceptación del producto (acidez)

Problematicas en comercializacion con aliado  Restricción de volúmenes de producción en panoramas de oferta activa de leche  Devoluciones por no cumplimiento de estándares de compra  Variaciones en los precios de compra, algunas veces sin previo aviso
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 Medidas no comparativas entre el aliado y el productor  Diferencias del peso de la leche entre aliado y productor  Autoritarismo en la ponderación de estándares de aceptación de calidad de la leche La distribucion geografica de las organizaciones es la siguiente;  Las organizaciones tienen cubrimiento en gran parte del departamento, las ciudades y municipios integrantes son; Iza, Nobsa, Tibasosa, Sogamoso, Toca, Motavita, Duitama, Tunja, Belen, Paipa, Santa Rosa, Aquitania y Sotaquira. Así mismo integran a un numero importante de veredas aledañas a las ciudades y municipios señalados anteriormente.

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El análisis del aspecto de procesos internos de producción y operación, pretende describir en forma clara y enfática el proceso productivo, teniendo en cuenta de hacerlo en sentido sistémico, con el orden de la serie de actividades que se realizan durante todo el proceso de producción

A nivel de procesos internos de producción y operación, las organizaciones llevan actividades de acopio de forma tecnificada, utilizando tecnicas de recolección y manipulación para una adecuada labor de acopio lechero, algunas de estas cuentan con laboratorios basicos de pruebas para la calidad de la leche.
ACTIVIDADES RECEPCIÓN DE LECHE MEDICION DE CANTIDAD DE LECHE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL PROCESO PRODUCTIVO DEL ACOPIO Entrega la leche por parte del lechero

LA Con la varilla de litros se mide la cantidad de leche de las cantinas Se compara la leche que se recibe con la que el lechero entrega, PLANILLADO mediante una planilla que tiene información del productor PRUEBA DE ALCOHOL Se realiza la prueba de alcohol PRUEBA DE ACIDEZ Se realiza la prueba de acidez PESO O LACTÓMETRIA Se realiza la prueba de lactometria PRUEBA DE ANTIBIÓTICO Se realiza la prueba de antibiótico PRUEBA DE se realiza la prueba de adulterantes ADULTERANTES Luego de las pruebas se pasa a enfriar mediante placas de ENFRIAMIENTO enfriamiento y banco de hielo. La leche luego de tener un proceso de enfriamiento externo, se MANEJO DE LA LECHE EN coloca en el tanque para que esté de forma hermética, conserve EL TANQUE DE la temperatura optima de conservación de la leche, además se ENFRIAMIENTO adiciona un trabajo de revolverla para que no se deteriore su calidad Luego de enfriar se almacena en el silo o tanque, allí demora la ALMACENAJE leche aproximadamente 18 horas Se despacha la leche desde el tanque hasta el contenedor del DESPACHO DE LECHE vehículo con detergentes o agua se lava el tanque para luego desinfectar, LAVADO DE TANQUE luego el tanque vacio dura dos horas para esperar nueva leche

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En tres organizaciones visitadas se vio que llevan un manejo de acopio adecuado del producto, aunque las pruebas que se deben practicar a la leche que llega, presenta variacion a su tratamiento, es decir, algunas pruebas se realizan y otras no. En una organización se eviencio que la recepción de la leche pone en riesgo de contaminacion al producto, ya que los vehiculos que lo descargan se acercan mucho a las cantinas y no apagan los motores, razon por la cual particulas toxicas son lanzadas dentro de un ambiente que tiene que ser lo mas posible libre de contaminantes. En dos organizaciones, aunque existen acopios, estos no estan actualmente en funcionamiento. En referencia a las labores de extraccion de leche, en mayor medida se realizan de forma convencional, en estas actividades de finca, es poca la utilizacion de recurso productivo tecnologico, ya que se carece de esté.
ACTIVIDADES POSICIONAR COMIDA MANEAR PRESELLADO DESPUNTE LAVADO SECADO EXTRACCIÓN SELLADO DESMANEAR PRADERA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL PROCESO DE EXTRACCION DE LECHE Se llevan las vacas al sitio de ordeño Se le suministra alimento concentrado mientras se ordeña Se amarran las patas con guantes caucho Se lavan los pezones con solución especial Se sacan los dos primeros chorros de cada pezón Se lavan los pezones con agua Se secan los pezones con papel periódico Mediante movimientos con la mano se extrae la leche de la vaca Se pone en un recipiente especial para introducir el pezón y sellarlo en solución de yodo Se desamarra las patas Se lleva la vaca a la pradera

El establecer los factores de relevancia en la producción es una acción de análisis que determina de forma clara el manejo de las unidades de producción de las organizaciones.

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ASPECTO PROCESOS INTERNOS DE PRODUCCION Y OPERACION
(FACTORES DE RELEVANCIA EN LA PRODUCCION LECHERA)
PLAN LOGISTICO PLAN DE DSITRIBUCION Y COMERCIALIZACION PLAN DE VENTAS Y PROMOCION PLAN DE PRODUCCION PLAN DE MANEJO DE PASTOS Y SUELOS ESQUEMA DE CAPACIDAD OCUPADA E INSTALADA ESQUEMA DE MANEJO Y DE INFRAESTRUTURA FISICA ESQUEMA DE MANEJO SANITARIO PLANES DE REPRODUCCION ESTABLECIDOS PLAN DE MANEJO ALIMENTARIO DE LAS VACAS INDICES ECONOMICO-FINANCIEROS PLANEACION ESTRATEGICA

33% 33% 33% 17% 33% 33% 33% 33% 50% 50% 50% 50%

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

El grafico anterior indica que el 50% de las unidades operativas de las organizaciones realizan de forma sistematica y estructurada, el plan de manejo de pastos y suelos, esquema de manejo sanitario, plan de manejo alimentario de las vacas y pondera indicadores economicos y financieros en sus unidades. El 33% de las unidades operativas y organizaciones realizan el plan logistico, plan de distribución y comercialización, plan de ventas y promoción, esquema de capacidad instalada y ocupada, esquema de manejo de infraestructura fisica, planes de reproduccion y llevan una desarrollo de planeacion estrategica. Finalmente el 17% de las organizaciones, estructura un plan de producción general para sus unidades operativas.

El análisis del manejo de los recursos humanos de las organizaciones se enfoco en establecer las actividades del direccionamiento organizacional, el acervo de capital humano y el plan de recursos humanos, lo anterior tomando como parámetro de ponderación de resultados el sistema de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) del SGC1 para clasificar el manejo que han tenido las organizaciones respecto al factor de recursos humanos.
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Sistema de gestión de la calidad
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ASPECTO DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIONAMIENTO ASPECTO A PONDERAR ALTA PLANEACION AREA ADMINISTRATIVA AREA TECNICA DE PRODUCCION ORGANIZACIÓN AREA OPERACIONAL FUNCIONAL AREA DE VENTAS Y MERCADEO OTRAS AREAS DIRECCION CONTROL 17% 0% 17% 17% 0% 0% 67% 33% MEDIA 50% 67% 50% 67% 50% 0% 0% 50% BAJA 33% 33% 33% 17% 50% 0% 33% 17%

ALTA

Se establece con base en el ciclo PHVA de mejoramiento, en el cual se planea, se hace, se verifica y por ultimo se actúa para fijar acciones de mejoramiento Existe una consideración al ciclo PHVA, sin embargo algunas acciones no se planifican, se hacen, se verifican y se actúa de acuerdo a las recurrencias de una eventualidad No se establece ningún sistema de trabajo con base en el ciclo PHVA de mejoramiento, en el cual se planea, se hace, se verifica y por ultimo se actúa para fijar acciones de mejoramiento

MEDIA

BAJA

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

En referencia a los aspectos de recursos humanos, la gestión de planeación sobresale por tener un manejo en categoria media, seguida por una baja planeación y finalmente las organizaciones que llevan una alta planeación se ubican en el ultimo lugar. El area de organización funcional es manejada en un su mayoria por un nivel medio de gestión, seguido de un nivel bajo y por ultimo un nivel alto. Respecto al area de dirección es ejercida en la mayoria de las organizaciones en un nivel alto, y en menor proporción en nivel bajo, no hay gestion de nivel medio en este aspecto de dirección. El control de la organización es ejercido en nivel medio, seguido de un nivel alto y por ultimo del nivel bajo.
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Finalmente de acuerdo a lo anterior, sobresale en el proceso de direccionamiento de las organizaciones, que estas se ubican en un nivel medio de gestión mayormente, seguido del nivel bajo y dejando en ultimo termino la gestión que se debe realizar en el nivel
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alto, indicando que aunque las organizaciones llevan un manejo de su direccionamiento en referencia a los recursos humanos, es indispensable aplicar un manejo mas estructurado de acuerdo a la actividad que realizan. En referencia a la identificación de las personas claves para el desarrollo de la actividad productiva de las organizaciones, desde el punto de vista de capital humano, se pudo evidenciar que, estás cuentan con el suficiente apoyo profesional para elaborar planes de mejoramiento que propendan a elevar el nivel de gestión empresarial de las organizaciones. Identificacion del personal de colaboradores. Las organizaciones cuentan con un importante capital humano, lo cual indica que cualquier acción que se tome para la formulación, evaluación y ejecución de un proyecto de inversión futuro, estará respaldado por un equipo interdisciplinar como apoyo para tal finalidad, entre ellos se tienen:       Administradores de empresas agropecuarias Contadores Abogados Veterinarios Analista de control de calidad Ingenieros agrónomos

El plan de recursos humanos de las organizaciones no se establece debidamente estructurado en consideración a:  Determinar la repercusión de los objetivos organizacionales en las unidades integrantes de la organización  Definir las habilidades, conocimientos y número total de empleados que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organización  Determinar las necesidades adicionales netas de recursos humanos en contraposición a la planta de trabajadores actual  Desarrollar planes de acción de recursos humanos para las necesidades de demanda laboral
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1. Elaboración de planes de mejoramiento de gestión empresarial dentro de las organizaciones 2. Generación de una mesa de trabajo para: a. Estipular un plan de acción y cronograma de trabajo que conlleve a la discusión de un proceso formal de exploración de nuevas opciones de mercado para la producción lechera de las organizaciones de Boyacá b. Estructurar un plan de estratégico para la producción lechera en el departamento c. Formular un estudio de mercado para establecer la dinámica actual y potencial de la producción lechera a nivel regional y nacional d. Formular y evaluar un proyecto de inversión que exponga la viabilidad financiera de determinada opción de negocio

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